Telearbeit (früher Homeoffice)

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

In diesem Dokument werden für die Lohnverrechnung relevante Aspekte in Bezug auf Telearbeit (früher Homeoffice) erläutert.

Im Kapitel Telearbeitstage erfahren Sie, welche Lohnarten zur Erfassung von Telearbeitstage verwendet werden und welche Auswirkungen diese auf beispielsweise die Abrechnung eines Telearbeitspauschales, Pendlerpauschales oder auf den Lohnzettel L16 haben.

Die Abrechnung eines Telearbeitspauschales ist herausfordernd, denn es sind eine betragliche Höchstgrenze und die erfassten Telearbeitstage zu beachten.

Sowohl bei Telearbeitstagen als auch beim Telearbeitspauschale sind Auslandstätigkeiten zu unterscheiden. Details dazu finden Sie in Unterkapiteln, der jeweiligen Hauptkapitel.

 

Wie Telearbeitstage in der BMD ZEIT erfasst und an den LOHN übergeben werden können, erfahren Sie im Kapitel Telearbeit in der BMD Zeiterfassung in diesem Dokument.

Die folgenden Semisystemlohnarten stehen mit den angegebenen Lohnartennummern zur Erfassung der Telearbeitstage unterschieden nach Inlands- bzw. Auslandstätigkeit in jedem Datenbestand zur Verfügung.

Die Lohnarten können sowohl manuell in der Bruttoerfassung eingegeben als auch mit dem Programm Abrechnungen importieren (beispielsweise durch einen Export aus einem Fremd-Zeiterfassungssystem) importiert werden. Eine direkte Überleitung aus der NTCS Zeiterfassung auf diese Lohnart ist ebenso möglich. Weiterführende Details zu den Einstellungen für die Ermittlung und Überleitung der Telearbeitstage aus der NTCS Zeiterfassung entnehmen Sie dem Kapitel Telearbeit in der BMD Zeiterfassung in diesem Dokument.

Hinweis 

Die Telearbeitstage müssen auch ohne Abrechnung eines Telearbeitspauschales über den Lohnzettel L16 gemeldet werden.

Die Telearbeitstagelohnart ist für das Telearbeitspauschale von grundlegender Bedeutung, da anhand dieser Lohnart die maximale lohnsteuerfreie Grenze des Telearbeitspauschales ermittelt wird.

Die Menge der Semisystemlohnarten 7590 bis 7594 wird in die Tage der Systemlohnarten 9149 bis 9154 "Telearbeit § 26 Z9" nach Auslandstätigkeit unterschieden weitergeschrieben. Die Tage der Systemlohnart 9151 werden auf Dienstnehmer-Lohnkonten in der Gruppe "Tage" angezeigt.



Im Programm Abrechnungskontrollen drucken stehen Prüfungen bezüglich des Telearbeitspauschales zur Verfügung, die ebenso die Telearbeitstage berücksichtigen.

Der Maximalwert für das nach § 26 Z 9 lit. a lohnsteuerfreie Telearbeitspauschale ermittelt sich aus den auf der Systemlohnart 9151 "Telearbeit § 26 Z9" erfassten Tagen multipliziert mit € 3, max. jedoch € 300. Dabei wird jeweils das gesamte Kalenderjahr und alle Dienstverhältnisse beachtet. Falls das nach § 26 Z 9 lit. a lohnsteuerfreie Telearbeitspauschale ungleich dem ermittelten Wert ist, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. In beiden Fällen sollte die Abrechnung kontrolliert werden. Ist das freie Telearbeitspauschale höher als der ermittelte Wert, wurde möglicherweise zu viel lohnsteuerfrei oder es wurden zu wenige Telearbeitstage abgerechnet. Ist das freie Telearbeitspauschale geringer als der ermittelte Wert, dann könnte möglicherweise ein lohnsteuerpflichtiger Anteil des Telearbeitspauschales als lohnsteuerfrei abgerechnet werden.

Die Telearbeitstage können sowohl über das Programm ​Abrechnungen importieren importiert als auch über die Bruttoerfassung eingegeben werden. Dabei ist das Feld "Menge" mit den gewünschten Telearbeitstagen zu befüllen. Falls der Dezember bereits endverspeichert ist, ist eine Aufrollung aus einem Aufrollungsmonat 13-24 sowohl über den Abrechnungsimport mit einer CSV-Datei als auch über die manuelle Eingabe in der Bruttoerfassung möglich. Wird das Programm Abrechnungen importieren verwendet, sind bei Aufrollungen vom Monat 13 in den Monat 12 die Felder "Monat" mit "13" und "Aufrollmonat" mit "12" zu befüllen.

​​Telearbeitstage können auch in Verbindung mit einer Auslandstätigkeit vorkommen und müssen als solche am jeweiligen Lohnzettel (L16) ausgewiesen werden. Folgende Semisystemlohnarten stehen zur Erfassung der Telearbeitstage je Auslandstätigkeit zur Verfügung:

Diese Semisystemlohnarten werden bei der Ermittlung des "Pendlerdrittels lt. Wochenmodell abzüglich Telearbeitstage" (Programm Lohnarten → Reiter "Name, Bruttoerfassung" → Feld Vorschlag Stammdatenfeld) wie auch die Inlands-Telearbeitstage in Abzug gebracht.

Für die korrekte Abrechnung des Telearbeitspauschales in Verbindung mit Auslandstätigkeiten wird die Ausprägung "§ 26 Z 9 lit. a (Telearbeitspauschale)" im Feld Lohnsteuer (gem. EStG) am Reiter "Pflichtigkeiten" im Programm Lohnarten für folgende Ausprägungen des Feldes Auslandstätigkeiten (begünstigt) zur Verfügung gestellt.

Folgende Systemlohnarten werden in Bezug auf Telearbeitstage bei Auslandstätigkeit verwendet:

Am Lohnset werden die Telearbeitstage sowie die nach § 26 EStG steuerfreien Bezüge im Bereich der Jahressummen angedruckt.

Werden Telearbeitstage in Verbindung mit einer Auslandstätigkeit abgerechnet, müssen die entsprechenden Semisystemlohnarten erfasst und die korrekten Auslandstage in der Bruttoerfassung über die Funktion "Monatsstammdaten" am Reiter "Ausland" hinterlegt werden.

Der § 26 Z 9 EStG besagt:

"§ 26. Zu den Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit gehören nicht:
9. Der Wert der digitalen Arbeitsmittel, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für seine berufliche Tätigkeit unentgeltlich überlässt, und ein Telearbeitspauschale nach Maßgabe folgender Bestimmungen:

a) Das Telearbeitspauschale beträgt bis zu drei Euro pro ausschließlichem Telearbeitstag im Sinne des § 2h des Arbeitsvertragsrechts-Anpassungsgesetzes (AVRAG), BGBl. I 459/1993 und steht für höchstens 100 Tage im Kalenderjahr zu, soweit die Telearbeitstage samt ausbezahltem Pauschale im Lohnzettel bzw. in der Lohnbescheinigung ausgewiesen sind. Dies gilt für sämtliche Dienstverhältnisse gemäß § 47 Abs. 2, sofern die Kriterien für Telearbeit gemäß § 2h AVRAG vorliegen.

b) Übersteigt das nicht steuerbar ausgezahlte Telearbeitspauschale insgesamt den Betrag von 300 Euro pro Kalenderjahr, stellt der übersteigende Teil steuerpflichtigen Arbeitslohn dar, der in der Veranlagung zu erfassen ist."

Hinweis 

Fachliche Informationen zum Thema Telearbeitspauschale bieten beispielsweise die Häufig gestellen Fragen zum Telearbeitspauschale (Homeoffice-Pauschale) vom Bundesministerium für Finanzen, Fachliteratur und Informationsseiten Ihrer Interessensvertretung (z. B. WKO). In diesem Artikel steht die Umsetzung im Programm im Fokus.

Für das Telearbeitspauschale sind sowohl die Telearbeitstage (Lohnart 7590) multipliziert mit € 3 als auch die maximale Obergrenze von € 300 im Kalenderjahr zu beachten. Für die Abrechnung des Telearbeitspauschales wurde ein System bestehend aus fünf Lohnarten, drei Berechnungen und einem Fixsatz im Generalkollektivvertrag entwickelt. Über die Funktion "Lohnarten für Telearbeit erzeugen" im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Extras wird dieses System im Bedarffall automatisch ab der Lohnartennummer 2750 oder der nächsten fünf freien Nummer angelegt, sollten die Lohnarten in Ihrem Datenbestand fehlen.



Nach Ausführung der Funktion erscheint eine Zusammenfassung und ein interner Parameter wird gesetzt, sodass die Funktion später nicht versehentlich noch einmal im jeweiligen Datenbestand ausgeführt werden kann.  



Diese Funktion ändert die Ausprägung des Feldes Vorschlag Stammdatenfeld all jener Lohnarten mit der Ausprägung "Ja (Pendlerdrittel laut Wochenmodell)" auf "Ja (Pendlerdrittel laut Wochenmodell abzgl. Telearbeitstage)". Üblicherweise ist diese Einstellung bei der Lohnart 7499 "INFO Pendlertage" hinterlegt.

Damit das Telearbeitspauschale nach § 26 Z 9 lit. a EStG korrekt abgerechnet und am Lohnzettel L16 korrekt dargestellt wird, wird die Ausprägung "§ 26 Z 9 lit a (Telearbeitspauschale)" in der Pflichtigkeit Lohnsteuer (gem. EStG) verwendet.

In den folgenden Unterkapiteln werden alle wichtigen Einstellungen der Lohnarten, Berechnungen und Fixwerte, die mit der oben genannten Funktion angelegt werden, im Detail beschrieben. Danach folgt in einem eigenen Kapitel ein Abrechnungsbeispiel, in dem erklärt wird, welche Lohnarten vermutlich monatlich erfasst werden und welche am Jahresende bzw. bei Austritt oder Ähnlichem. Darauf folgt ein Kapitel über Prüfungen in Bezug auf Telearbeitspauschale im Programm Abrechnungskontrolle drucken. Das Kapitel Auswertungen behandelt die Thematik, dass die nach § 26 Z 9 lit. a EStG lohnsteuerfreien Beträge zwar zur Lohnart 9400 "Brutto" gezählt werden, sofern sie die Pflichtigkeit "Brutto" eingestellt haben, aber nicht in jeder Auswertung beim Bruttoentgelt angezeigt werden sollten. Im letzten Unterkapitel dieser Ausführung zum Thema Telearbeitspauschale werden einige Optimierungs- und Anpassungsmöglichkeiten – allen voran Koppelungen und Terminlohnarten – aufgezeigt. 

Hier handelt es sich um die Eingabelohnart des Telearbeitspauschales. Es wird davon ausgegangen, dass auf dieser Lohnart die gewünschte Menge für das Telearbeitspauschale erfasst wird. Die Lohnart verfügt über einen eigenen Fixwert, genauer den Fixsatz € 3,00 im Generalkollektivvertrag. Bei Bedarf kann in einem individuellen Kollektivvertrag, bei der Lohnfirma oder im Programm Dienstnehmer ein abweichender Wert hinterlegt werden.

Da es sich bei der Lohnart 2750 um eine Eingabelohnart handelt, hat sie keine Pflichtigkeiten, wird nicht verbucht und auch nicht am Lohnset angedruckt.

Hinweis 

Die Eingabelohnart muss nicht zwingend eine Mengenlohnart sein. Sie können die Eingabelohnart Ihren individuellen Bedürfnissen entsprechend einstellen. Beispielsweise können Sie sie zu einer Betragslohnart umformen. Ob die Eingabe bei Ein- bzw. Austritten aliquotiert wird, ein Tag- oder ein Stundensatz verwendet wird, der Teilzeitprozentsatz angewandt wird oder ob der Wert aus einer Berechnung kommt, können Sie frei definieren. Damit das System funktioniert, ist sicherzustellen, dass die Eingabelohnart mit den Lohnarten 2751 und 2752 bei der Lohnart 7590 als Koppelung definiert wurden.

Diese Lohnart wird üblicherweise nicht manuell erfasst, sondern über die Lohnart 2750 via Koppelung automatisch aufgerufen. Der Betrag dieser Lohnart wird durch die Berechnung 2751 ermittelt. In der Berechnung wird zuerst anhand der Telearbeitstage aus der Lohnart 7590 und der Konstante 3 ermittelt, wie hoch der maximal nach § 26 Z 9 lohnsteuerfreie Betrag ist. Dieser maximale Betrag darf € 300,00 nicht übersteigen. Anschließend wird ermittelt, wie viel bereits in Vormonaten nach § 26 Z 9 EStG frei abgerechnet worden ist. Sofern von der Eingabe über die Lohnart 2750 noch ein freier Teil berücksichtigt werden kann, wird dieser als Berechnungsergebnis zurückgegeben.



Die Lohnart 2751 verfügt über die Lohnsteuer-Pflichtigkeit "§ 26 Z9 lit a (Telearbeitspauschale)" und über die Pflichtigkeit "Brutto". Sie wird verbucht und am Lohnset angedruckt. Ggf. ist die Kontierung zu überprüfen.

Das Telearbeitspauschale pflichtig ist lediglich die Differenz der Eingabe bei der Lohnart 2750 und des freien Telearbeitspauschales von Lohnart 2751. Auch dieser Wert wird durch eine Berechnung ermittelt.

 

Die Lohnart ist Lohnsteuer und SV/BV laufend sowie DB/DZ/Kommst-pflichtig und Jahressechsel erhöhend. Hinsichtlich Pfändungen ist sie wie ein laufender Bezug zu behandeln. Diese Lohnart wird zum Brutto gezählt, verbucht und am Lohnset angedruckt. Kontrollieren Sie auch hier die Fibu-Kontierung.

Das Telearbeitspauschale muss immer über das gesamte Kalenderjahr betrachtet werden. Die beiden Lohnarten 2753 und 2754 sind zur Umwandlung des Telearbeitspauschales von pflichtig in frei, falls dies möglich ist, am Jahresende bzw. bei Austritt gedacht. Bei den Lohnarten 2753 und 2754 ist dieselbe Berechnung hinterlegt. Allerdings hat der Betrag auf der Lohnart 2754 das gegenteilige Vorzeichen zur Lohnart 2753.

Betreffend Pflichtigkeiten, Verbuchung und Einstellung am Lohnset sollten dieselben Einstellungen wie auch für die Lohnarten 2751 und 2752 gelten. Die Lohnart 2753 ruft via Koppelung die Lohnart 2754 auf. 

Die Telearbeitstage werden auf der Semisystemlohnart 7590 "Telearbeitstage" erfasst. Zusätzlich erfolgt die Erfassung der Lohnart 2750 "Telearbeitspauschale (Eingabe)" mit der Menge an Tagen, für die ein Telearbeitspauschale anfällt. Ggf. erfolgt eine automatische Aufteilung des Eingabebetrags auf lohnsteuerfreie und lohnsteuerpflichtige Lohnarten.

Am Lohnzettel L16 werden die Telearbeitstage im oberen Bereich angedruckt. Zu beachten ist, dass die Angabe der Telearbeitstage in voller Höhe erfolgt und nicht gedeckelt ist. Der nach § 26 Z 9 lit a EStG lohnsteuerfreie Teil des Telearbeitspauschales (max. € 300,00) steht unten links. Der restliche Teil des Telearbeitspauschales muss lohnsteuerpflichtig gerechnet werden und steht logischerweise, falls vorhanden, unter der Kennzahl 210.

Hinweis 

Falls mehrere aktive Dienstverhältnisse in einem Monat abgerechnet werden (z. B. aufgrund eines Lehrabschlusses oder eines Wochenmodellwechsels), dann ist das Telearbeitspauschale nur im letzten aktiven Dienstverhältnis des Monats zu erfassen. Ansonsten funktioniert die Automatik der Splittung des Telearbeitspauschales in einen lohnsteuerfreien und -pflichtigen Teil nicht korrekt.

Hinweis 

Die Telearbeitstage müssen nicht mit der Menge des Telearbeitspauschales übereinstimmen. Der Satz des Telearbeitspauschales kann unter Umständen vom Fixsatz € 3,00 aus dem Generalkollektivvertrag abweichen.

Am Jahresende, bei Austritt oder bei einem Wechsel auf ein längeres ruhendes Dienstverhältnis sollte eine Umwandlung eines bereits als lohnsteuerpflichtig ausbezahlten Telearbeitspauschales in ein nach § 26 Z 9 lit a freies Telearbeitspauschale stattfinden. Dafür dienen die beiden Lohnarten 2753 und 2754. Der Betrag ist jeweils gleich, nur das Vorzeichen unterscheidet sich. Durch diese Umwandlung wird der jährlich maximal nach § 26 Z 9 lit a mögliche lohnsteuerfreie Betrag in Höhe von € 3,00 multipliziert mit den Telearbeitstagen bzw. werden maximal € 300,00 ausgeschöpft.

Im nachfolgenden Abrechnungsbeispiel bzw. Bild wurden während des Jahres 240 Telearbeitstage auf der Lohnart 7590 abgerechnet (Monate 1-11 220 Tage + Monat 12 20 Tage). Nach § 26 Z 9 lit a wurde ein lohnsteuerfreies Telearbeitspauschale in Höhe von € 60,00 in den Vormonaten abgerechnet. € 375,00 in den Vormonaten wurden als lohnsteuerpflichtiges Telearbeitspauschale abgerechnet. Im Dezember werden weitere € 60,00 lohnsteuerfrei erfasst. Über das Jahr betrachtet können noch € 180,00 lohnsteuerfrei umgewandelt werden, was für den Dienstnehmer einen deutlichen steuerlichen Vorteil darstellt. 

Achtung! 

Bei der Umwandlung ist darauf zu achten, dass es zu keiner negativen Bemessungsgrundlage kommt. Entsteht eine negative Bemessungsgrundlage, muss die Umwandlung in Form einer Aufrollung erfolgen.

Im Programm Abrechnungskontrollen drucken werden einige Prüfungen bezüglich des Telearbeitspauschales durchgeführt, die ebenso die Telearbeitstage (Systemlohnart 9151) berücksichtigen.

Der Maximalwert für das nach § 26 Z 9 lit a lohnsteuerfreie Telearbeitspauschale ermittelt sich aus den auf der Systemlohnart 9151 "Telearbeit § 26 Z9" erfassten Tagen multipliziert mit € 3,00, max. jedoch € 300,00. Dabei werden jeweils das gesamte Kalenderjahr und alle Dienstverhältnisse beachtet. Falls das nach § 26 Z 9 lit a lohnsteuerfreie Telearbeitspauschale ungleich dem ermittelten Wert ist, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. In beiden Fällen sollte die Abrechnung kontrolliert werden. Ist das freie Telearbeitspauschale höher als der ermittelte Wert, wurde möglicherweise zu viel lohnsteuerfrei oder es wurden zu wenige Telearbeitstage abgerechnet. Ist das freie Telearbeitspauschale geringer als der ermittelte Wert, dann könnte möglicherweise ein lohnsteuerpflichtiger Anteil des Telearbeitspauschales als lohnsteuerfrei abgerechnet werden.

Wird das Telearbeitspauschale mit dem hier präsentierten Lohnartensystem über die Eingabelohnart 2750 erfasst, dann wird in keinem Monat zu viel gemäß § 26 Z 9 lit a lohnsteuerfrei ausbezahlt.
 

Achtung! 

Beachten Sie, dass die durch die oben genannte Funktion angelegten Lohnarten KEINER Lohnartengruppe zugeordnet werden. Nehmen Sie selbstständig eine Zuordnung in die für Sie relevanten Lohnartengruppen vor. Überall dort, wo eine zu verändernde Lohnartengruppe bereits verwendet wird, zeigt die Aufnahme weiterer Lohnarten in die Lohnartengruppe eine Auswirkung. Falls Sie sich für eine neue Lohnartengruppe oder eine taxative Aufzählung in Berechnungen und Auswertungen der Lohnarten entscheiden, dann überdenken Sie sämtliche Berechnungen und Auswertungen, wo diese Ihrer Meinung nach berücksichtigt werden müssen.

Lohnartengruppen werden beispielsweise in der Berechnung des Brutto- bzw. Nettoverdienstes der Konjunkturstatistik oder anderen Auswertungen verwenden. Damit die Lohnarten 2751 und 2753 nicht zum Brutto- bzw. Nettoentgelt in der Konjunkturstatistik gerechnet werden, könnten Sie die Lohnarten in die Lohnartengruppen 290 "Barauslagen" aufnehmen. Die Lohnartengruppe 290 "Barauslagen" wird üblicherweise über die entsprechende Berechnung herausgerechnet.

Da die Zuordnung zur Lohnartengruppe 290 "Barauslagen" nicht unmittelbar auf der Hand liegt, könnten Sie alternativ eine eigene Lohnartengruppe für das nach § 26 Z 9 lit a lohnsteuerfreie Telearbeitspauschale mit den Lohnarten 2751 und 2753 anlegen und in der Berechnung in einer eigenen Zeile und natürlich in der Endergebniszeile berücksichtigen. In diesem Falle sind die zwei Berechnungen für das Brutto- und Nettoverdienst entsprechend anzupassen.

Es wurden zwei Prüfungen – Telearbeitspauschale und Telearbeitstage betreffend – im Programm Abrechnungskontrollen drucken implementiert.
 

Als weiterführende Optimierungsmöglichkeit kann eine Koppelung von der Lohnart 7590 "Telearbeitstage" auf folgende Lohnarten in Erwägung gezogen werden:

Dies ist dann sinnvoll, wenn für jeden Telearbeitstag ein Telearbeitspauschale gerechnet werden soll bzw. wenn Änderungen an der Lohnart 7590 "Telearbeitstage" vorgenommen wurden, damit diese auch richtig an die oben aufgelisteten Lohnarten weiterübergeben werden können.

Ob und in welcher Höhe und Regelmäßigkeit ein Telearbeitspauschale gerechnet wird, kann sehr frei von Firma zu Firma unterschiedlich definiert werden, weshalb keine allgemeingültige Empfehlung abgegeben werden kann.

Da über das Programm Abrechnungskontrollen drucken Hinweise ausgegeben werden, sobald eine Umschichtung notwendig bzw. möglich ist, können diese ohne Weiteres abgewartet werden. Scheint auf der Abrechnungskontrolle ein Hinweis zu einer Umschichtung auf, kann manuell die Umschichtung bei einzelnen Dienstnehmern angestoßen werden. Bei mehreren kann natürlich auch die globale Lohnarteneingabe zur Erfassung der Startlohnart 2753 genutzt werden. Durch die hinterlegte Koppelung wird die Lohnart 2754 automatisch aufgerufen.

Damit die Lohnarten 2753 bzw. 2754 für die Umwandlung des Telearbeitspauschales in der Dezemberabrechnung automatisch mit der Aktivierung der Lohnarten angestoßen werden und nicht erst die Abrechnungskontrolle abgewartet werden muss, kann die Lohnart 2753 "Umwandlung Telearbeitspauschale frei" als Terminlohnart beispielsweise im Kollektivvertrag oder in der Lohnfirma aufgenommen werden. An die Lohnart 2753 ist die Lohnart 2754 gekoppelt. Letztere wird aus diesem Grund ebenso automatisch ausgelöst. Definieren Sie beispielsweise die Terminlohnart für Monat 12 ohne Jahresangabe, damit der Termin in jedem Jahr ausgelöst wird.

Die Umwandlung des Telearbeitspauschales von pflichtig in frei sollte auch bei Austritten bzw. einem Wechsel in ein voraussichtlich längerfristiges ruhendes Dienstverhältnis (z. B. Wechsel von aktiv auf Mutterschutz/Karenz) ausgeführt werden. Bei Eingabe eines Austritts mit der gleichnamigen Funktion wird die Lohnart 7950 "Austritt" in die Bruttoerfassung geschrieben. An diese Lohnart könnten die Lohnarten 2753 "Umwandlung Telearbeitspauschale frei" und 2754 "Umwandlung Telearbeitspauschale pfl." gekoppelt werden. Bei beiden Lohnarten muss im Feld "Übergabe" die Ausprägung "Nein" gewählt sein.

   
Für den Wechsel auf ein ruhendes Dienstverhältnis ist eine derartige globale Koppelung nicht möglich. Sofern die Ruhendzeit geplant ist, könnte man sich einen Hinweis im Programm Dienstnehmer oder eine Terminlohnart bei Bekanntwerdung des beabsichtigten DV-Wechsels setzen, damit mit der Aktivierung eine Erinnerung in Form eines Hinweises oder die Lohnart in der Bruttoerfassung erzeugt wird. 

Soll ein Telearbeitspauschale für Auslandstätigkeiten abgerechnet werden, dann empfehlen wir, die Inlandslohnarten für das Telearbeitspauschale zu kopieren und die Auslandstätigkeit im Lohnartenstamm entsprechend zu ändern. Eine Kopierfunktion steht im Lohnartenstamm zur Verfügung (Funktion "Lohnarten kopieren").

Nach dem Kopiervorgang sind die Pflichtigkeiten für die Auslandstätigkeiten zu hinterlegen und die Lohnartenbezeichnungen sprechend zu ändern.

Die Eingabelohnart für ein Telearbeitspauschale mit Auslandstätigkeit hat natürlich die Ausprägung "Nein" im Feld "Auslandstätigkeit (begünstigt)", da Eingabelohnarten keine Pflichtigkeiten haben.

Sie können auch auf den Auslandslohnarten für das Telearbeitspauschale mit Berechnungen zur automatischen Betragsermittlung arbeiten. Kopieren Sie die Berechnungen der Inlandslohnarten und nehmen Sie entsprechende Änderungen vor. Im Programm LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge → Reiter "Berechnungen" steht die Funktion "Berechnung(en) kopieren..." zur Verfügung. Hinterlegen Sie die durch den Kopiervorgang neu entstehenden Auslandsberechnungen bei den jeweiligen Auslandslohnarten.

Die kopierten Auslandsberechnungen müssen in jedem Fall geändert werden, da die originalen Inlandsberechnungen die Telearbeitslohnarten für Inlandsbeschäftigung verwenden.
 
Natürlich können Sie das Eingabeverhalten der Auslandslohnarten für das Telearbeitspauschale Ihren Bedürfnissen anpassen. Wie bei jeder Auslandstätigkeit müssen am Reiter "Ausland" in der Funktion "Monatsstammdaten" im Programm Bruttoerfassung die konkreten Auslandstage für die Auslandstätigkeit erfasst werden.

Grundsätzlich ist eine eigene (Zeit-)Buchungsart für die Telearbeit (ehem. Homeoffice) nötig, um die Zeiten von den Mitarbeitern eigens darauf erfassen zu können. Eine Auswertung ist über den sog. "Auswertungsdesigner" möglich, jedoch nicht über das Monatsjournal!

Wenn Sie noch keine Buchungsart für Telearbeit im System haben, so steigen Sie für die Neuanlage im Programm ZEIT → Stammdaten → Buchungsarten ein und legen Sie mit F5 eine neue Buchungsart an.

Sollten Ihre Mitarbeiter im Ausland Telearbeit verrichten, ist es nötig, ebenfalls eine eigene Buchungsart dafür anzulegen. In diesen Fällen benötigen Sie eine Buchungsart für inländische Telearbeit und pro begünstigter Auslandstätigkeit eine eigene Buchungsart, sodass die im Kapitel "Telearbeitstage" beschriebenen Semisystemlohnarten bedient werden können.

Achten Sie bei einer Neuanlage auf alle relevanten Felder und Einstellungen! Hilfe dazu erhalten Sie, indem Sie mit dem Cursor ein Feld markieren und mit der Taste F1 die jeweilige Feldhilfe öffnen. 

Bei Neuanlage der Buchungsart "Telearbeit" beachten Sie das Feld "Telearbeit-Lohnart", welches befüllt sein muss, damit eine Überleitung von der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung möglich ist. Hinterlegen Sie die entsprechende Semisystemlohnart für die jeweiligen Telearbeitstage im Nummernbereich 7590 bis 7594.

Prüfen Sie im Zusammenhang mit der Anlage/den Einstellungen der Telearbeit-Buchungsart auch die Einstellungen der anderen Buchungsarten. So kann es z. B. bei der Prüfung der Telearbeitstage zu besonderen Fällen kommen, beispielsweise im Zusammenhang mit bezahlten Pausen. Pausen und ähnliche Buchungsarten müssen als "unproduktiv" gekennzeichnet sein, damit die Prüfung korrekt funktioniert.

Ab 2024 wird auf NTCS Programmversionen die Bezugsart 7590 mit dem Standardstammdaten von BMD ausgeliefert.

Als einfachste Möglichkeit einer schnellen Einstellung der Bezugsart bzw. Lohnart steigen Sie unter ZEIT → Stammdaten → Bewertung → Zeitbezugsarten ein.

Werden die Daten an eine BMD NTCS Lohnverrechnung übergeben, so ist die Lohnartennummer 7590 bzw. die entsprechende Semisystemlohnart für Telearbeitstage bei begünstigter Auslandstätigkeit zu hinterlegen.

Über "Funktionen" können Sie nun eine im NTCS Lohnprogramm bereits existierende Lohnart als Bezugsart in die Zeiterfassung importieren/übernehmen.

Wählen Sie hier die Lohnart 7590 "Telearbeitstage" bzw. eine Lohnart für Telearbeitstage für eine begünstigte Auslandstätigkeit aus und übernehmen Sie diese.

Achten Sie immer darauf, dass die Ausprägung "Nein" im Feld "Bei LV-Export ignorieren" gewählt ist. Die restlichen Felder können dem Standardvorschlag entsprechend belassen werden. Individuelle Einstellungen sind nicht notwendig.

Sobald Sie die Lohnart 7590  erstellt bzw. importiert haben, hinterlegen Sie diese auf der (Zeit-)Buchungsart im Feld "Telearbeit-Lohnart".

Sofern die richtige Lohnart im Feld "Telearbeit-Lohnart" hinterlegt ist, prüft das Programm automatisch beim Überleiten in die Lohnverrechnung die Telearbeitstage und exportiert diese mit. Eine manuelle Aktivierung oder Bestätigung ist nicht nötig.

Die Logik für die Ermittlung, welche Tage als Telearbeitstage zählen, findet im Programm hardkodiert bzw. automatisch im Hintergrund statt! Eine Änderung in der Bewertung ist somit im Normalfall nicht notwendig!

Auch ein Export von vergangenen Monaten ist mit den getroffenen Einstellungen aus der Zeiterfassung möglich.

 

Telearbeitstage müssen "monatsrein" ermittelt werden. Bei einem Von-/Bis-Datum, z. B. 25.05.–24.06., wird der komplette Mai berechnet und übergeben (also 01.05.–31.05.). Der Kalendermonat hat hier Vorrang!

Wird an einem Tag eine Buchung gefunden, z. B. "Normalbuchung" oder "Dienstfahrt", so kann kein Telearbeitstag gerechnet werden, da nicht ausschließlich mit Telearbeit gearbeitet worden ist.

Wird ein Tag jedoch nur mit Telearbeit verbracht, so hat dies zur Folge, dass dafür kein Pendlertag in die Lohnverrechnung übergeben wird.​

Achten Sie auch darauf, dass das Feld "Für Pendlerpauschale ignorieren" bzw. auf neueren Versionen "Vermindert Pendlerpauschale" auf den Buchungsarten wie "Telearbeit", "Dienstreise" etc. gesetzt ist!​