Berechtigungen für Projektdaten
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Leistungserfassung und -abrechnung. Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → Berechtigungen für Projektdaten CRM und DMS → Stammdaten → CRM und Kanzlei → Projekte → Berechtigung für Projektdaten TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen für ProjektdatenIn Verbindung mit den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gibt es jetzt die Möglichkeit, auch die Ansicht und Bearbeitung von Projektdaten einzuschränken. Als Projektverantwortlicher können Sie hier die Projekt-Berechtigungen genieren und verwalten. Die Projekt-Berechtigung erlaubt dem Benutzer das Ausführen der Funktion bzw. des Menüpunktes nur dann, wenn die Funktion seine eigenen Daten anzeigt oder die Daten von Projekten, die der Benutzer sehen darf.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Geben Sie die Firma an, für die Sie Berechtigungen von Projektdaten einstellen bzw. verwalten möchten.
Funktionen
In diesem Bereich finden Sie alle Programmfunktionen, für welche die Berechtigungen für Projektdaten eingestellt werden können.
Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Bereich Hintergrundinformationen, insbesondere die Informationen zu den auswählbaren Funktionen.
Berechtigungen für Projektdaten
Für alle hier gelisteten Projekte sind Projekt-Berechtigungen vorhanden. Die Berechtigungen werden immer in Bezug auf die jeweils selektierte Programmfunktion angezeigt.
Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Bereich Hintergrundinformationen.
Standardfeldauswahl Berechtigungen für Projektdaten
Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:
 Auf Projekt(e) duplizieren | Die Funktion "Auf Projekt(e) duplizieren" ermöglicht das Duplizieren von Projekt-Berechtigungen von einem auf mehrere Projekte. Wählen Sie über die Projekt-Zuordnungsmaske jene Projekte aus, auf die die Projekt-Berechtigungen dupliziert werden sollen. Für die gewählten Projekte werden dann Projekt-Berechtigungen mit derselben Datenbesitzergruppe erstellt. |
 Berechtigungen aus Projektdaten erzeugen | Die Funktion "Berechtigungen aus Projektdaten erzeugen" erzeugt auf Basis diverser Hinterlegungen in den Projektstammdaten (z. B. Projektleiter, Geschäftsführer, Abteilungsleiter, Akquisiteur) automatisiert Projekt-Berechtigungen. Durch Ausführen der Funktion können im gleichnamigen Fenster Berechtigungen aus Projektdaten erzeugen die Details festgelegt werden. Setzen Sie dazu die gewünschten Einstellungen und bestätigen Sie diese mit "Übernehmen". |
 Mitarbeiter in Datenbesitzergruppe ändern | Über die Funktion "Mitarbeiter in Datenbesitzergruppe ändern" kann über die Mitarbeiter-Zuordnungsmaske die Zuordnung von Mitarbeitern in der ausgewählten Datenbesitzergruppe geändert werden. |
 Vorlage speichern | Über die Funktion "Vorlage speichern" kann die Vorlage für die Erzeugung der Berechtigungen aus dem Projektstamm gespeichert werden. Die Einstellungen werden dann bei der nächsten Erzeugung bereits vorgeschlagen. Durch Ausführen der Funktion können im gleichnamigen Fenster Vorlage speichern die Details festgelegt werden. Setzen Sie dazu die gewünschten Einstellungen und bestätigen Sie diese mit "Übernehmen". |
Benutzer und Gruppen
In diesem Bereich sehen Sie die Benutzer, die für das selektierte Projekt bei der gewählten Funktion berechtigt sind.
Bitte beachten Sie die weiteren Informationen im Bereich Hintergrundinformationen.
Hintergrundinformationen
Projekt-Berechtigungen können manuell oder automatisiert angelegt werden.
Manuelle Erfassung von Projekt-Berechtigungen
Wenn Sie Projekt-Berechtigungen manuell erfassen, benötigen Sie zuerst entsprechende Datenbesitzergruppen, denen auch die Benutzer zugeordnet werden müssen, die berechtigt sein sollen. Diesen Schritt können Sie unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Datenbesitzergruppen durchführen.
Markieren Sie anschließend im Fenster "Berechtigungen Projektdaten" im Bereich Funktionen die gewünschte Funktion, für die Sie Berechtigungen anlegen möchten. Im Bereich Berechtigungen für Projektdaten können Sie im Anschluss mit der Funktionstaste F5 eine neue Projektberechtigung anlegen. Wählen Sie dabei die Projektnummer des Projektes, dessen Daten geschützt werden sollen, und die Datenbesitzergruppe mit den berechtigten Benutzern bzw. die Benutzergruppen aus.
Automatische Generierung der Berechtigungen Projektdaten über die Projektstammdaten
Sie können die Projekt-Berechtigungen automatisiert über die Projektstammdaten generieren, sofern die dazu notwendigen Felder am Projektstamm entsprechend gewartet sind. Sie finden die Funktion im Menü unter Funktionen → Berechtigungen aus Projektdaten erzeugen. Es öffnet sich folgendes Fenster:
Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung zu den Einstellungsmöglichkeiten:
| Zugeordnete Mitarbeiter | Jene Mitarbeiter, welche über die Funktion "Mitarbeiter zuordnen" in der Projektliste zugeordnet worden sind, werden der Datenbesitzergruppe der Projekt-Berechtigung hinzugefügt. |
| Projektleitung |
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Stellvertretung |
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| Geschäftsführung |
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Abteilungsleitung |
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| Akquisiteur |
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Vertreter 1 |
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Vertreter 2 |
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| Vertreter 3 |
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Vertreter 4 |
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Weitere Mitarbeiter | Über die Mitarbeiter-Zuordnungsmaske können beliebige weitere Mitarbeiter als Berechtigte zugeordnet werden. |
Welche Schritte von der Funktion ausgeführt werden, hängt vom Feld "Erstellungsart" ab:
| Erstellungsart "Alle Berechtigungen löschen und neu erzeugen" | Erstellungsart "Nur für Projekte ohne Berechtigung erzeugen" |
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Hinweis
 | Sie können eine Vorlage erfassen, damit dieses Fenster immer gleich mit den richtigen Einstellungen gestartet wird. Öffnen Sie dazu die Funktion Vorlage speichern. |
Hinweis
| Automatisch erstellte Datenbesitzergruppen werden unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Datenbesitzergruppen unter einem eigenen Combobox-Eintrag geführt.  Diese Berechtigungsgruppen sollen manuell nicht bearbeitet werden. Sie können ansonsten unter Umständen nicht mehr automatisch gelöscht werden, wenn sich Berechtigungen für Projektdaten ändern. |
Hinweis
| Um die Projekt-Berechtigungen überhaupt ermitteln lassen zu können, ist es notwendig, das Feld Berechtigungen für Projektdaten auf dem Projektstamm zu aktivieren. Ist dieses Feld deaktiviert, werden keine Projekt-Berechtigungen ermittelt.  Um Projekt-Berechtigungen automatisch ermitteln bzw. aktualisieren zu lassen, können Sie zusätzlich zu diesem Feld unter dem Paket Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemeine Einstellungen / Firmenbezogene Einstellungen → "Berechtigungen für Projektdaten" den Parameter "Automatisches Update" aktivieren:  Sobald das Feld am Projektstamm und der Parameter aktiviert sind, werden die Berechtigungen automatisch im Fenster "Berechtigungen für Projektdaten" mittels der vorab definierten Vorlage ermittelt bzw. aktualisiert. |
Informationen zu den auswählbaren Funktionen
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung und Informationen über die verfügbaren Funktionen:
| Funktion | Beschreibung | ||
| Leistungen ansehen | Die Funktion "Leistungen ansehen" steuert, welcher Benutzer die Leistungen von welchen Projekten ansehen darf. Diese Projekt-Berechtigung wirkt sich auf alle Ansichten der Leistungen in den Fenstern "Projektleistungserfassung", "Projektwochenerfassung" und "Projektautorisierung" aus. Hinweis
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Ausnahmen bei der Berechtigungsprüfung
Wie bei allen anderen Datenbesitzergruppen gilt auch für die Projekt-Berechtigungen die Ausnahme, dass Benutzer, welche den Berechtigungsgruppen "BMD (BMD Gruppe mit Vollzugriff)" oder "ADMIN (Administratoren)" zugeordnet sind, von den Berechtigungseinschränkungen ausgenommen sind.
Die Berechtigungen für Projektdaten für "Leistungen ansehen/bearbeiten" ermöglichen es der Projektleitung bzw. Stellvertretung eines Projekts, alle erfassten Leistungen zu diesem berechtigten Projekt einzusehen, zu bearbeiten und zu autorisieren. Auch wenn keine Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gesetzt worden sind, kann auf die Leistungen der Mitarbeiter zum berechtigten Projekt zugegriffen werden. In diesem Fall können die weiteren Leistungen der Mitarbeiter weder angesehen noch bearbeitet werden, z. B. Leistungen zu einem anderen Projekt (ohne vorhandene Berechtigung). Wird keine Projektauswahl getroffen, werden im Hintergrund alle Projekte des angegebenen Projektleiters auf die Berechtigungen geprüft.
Die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten Leistungen ansehen und Leistungen bearbeiten wirken sich nur auf die eigenen Leistungen aus, das bedeutet, man kann ausschließlich die eigenen Leistungen einsehen oder bearbeiten. Bei fehlenden "Berechtigungen für Projektdaten" werden bei der Eingabe von Projekt oder Projektleitung weiterhin nur die eigenen Leistungen angezeigt. Somit kann nicht auf die Leistungen anderer Mitabeiter zu einem konkreten Projekt zugegriffen werden.
Diese Logik ist vor allem in den Fenstern Projektleistungserfassung und Projektautorisierung ausschlaggebend.
In der Projektwochenerfassung haben "Berechtigungen für Projektdaten" keine Auswirkung!
