Überleitung PLE in NTCS LOHN
Grundlegende Informationen zum Paket Leistungserfassung finden Sie unter Erste Schritte LEA, zum Paket LOHN unter Erste Schritte LOHN und zum Paket ZEIT unter Erste Schritte ZEIT. Überblick
Dieses Hilfe-Dokument erläutert die möglichen Verbindungen zwischen ZEIT, PLE und LOHN sowie in die angrenzenden Pakete KORE und WWS, wie sie vor allem im Bau- und Bauneben-Gewerbe häufig eingesetzt werden.
Achtung!
 | Da es sich hierbei um ein facettenreiches und durchaus komplexes Zusammenspiel aller erwähnten Pakete handelt, wenden Sie sich an einen BMD Consultant, bevor Sie in dieser Dokumentation erwähnte Einstellungen treffen. Er oder sie wird Sie dabei unterstützen, die beste und effizienteste Erfassungsvariante für Ihr Unternehmen zu finden und einzustellen. |
Anhand eines Beispiel-Unternehmens wird in diesem Dokument erläutert, welche Erfassungsvarianten für welchen Zweck optimal eingesetzt werden können.
Das Beispiel-Unternehmen ist ein Unternehmen im Baugewerbe.
In diesem Unternehmen sind folgende Mitarbeiter tätig:
- Arbeiter auf den Baustellen, Vorarbeiter, Poliere ...
Diese werden als sogenannte "Stundenlöhner" geführt - der Monatslohn dieser Mitarbeiter wird auf Basis der erfassten Stunden berechnet. - Angestellte im Büro
Diese werden mit monatlichem Fixgehalt abgerechnet, darüber hinaus gibt es eine Gleitzeitvereinbarung mit diesen Mitarbeitern.
Folgende Punkte werden dabei im Detail beleuchtet:
- Erfassung der täglich geleisteten "Arbeiten" (für Stundenlöhner und Angestellte)
Leistungs- und/oder Zeiterfassung - Überleitung der Ist-Zeiten aus der Leistungserfassung in die Lohnverrechnung (für Stundenlöhner)
- Überleitung von Zulagen (für Stundenlöhner)
- Überleitung von Nichtleistungszeiten in die LOHN-Nichtleistungszeiten-Verwaltung (für Stundenlöhner und Angestellte)
Da sich die Erfassungsabläufe zwischen Angestellten und Arbeitern in diesem Kontext unterscheiden, werden die Abläufe in diesem Dokument nicht abstrakt, sondern je Mitarbeiter-Art beschrieben.
Grundvoraussetzungen
Damit diese Erfassungsabläufe problemlos funktionieren, wird Folgendes in jedem Fall vorausgesetzt:
- Die Lizenzen für den NTCS LOHN (Lizenzpaket 12) und die NTCS Projektleistungserfassung (Lizenzpaket 111) müssen vorhanden sein!
Abhängig von den unten angeführten Varianten sind zusätzlich noch weitere Lizenzen nötig. - Die Lohnverrechnung muss in der identen Datenbank abgebildet sein, in der auch die Leistungserfassung betrieben wird.
Ein datenbankübergreifender Export/Import steht nicht zur Verfügung. - Bei allen erfassenden Mitarbeitern müssen zum Zeitpunkt der Erfassung immer die passenden LOHN-Basiseinstellungen (Datenbestand und Lohnjahr) gesetzt sein.
Diese werden verwendet, um die Lohnarten-Einstellungen und Lohnsätze sowie die Ziel-Lohnverrechnung zu ermitteln. - Folgende ZEIT Parameter müssen aktiviert werden:
- Folgende LEA Parameter müssen aktiviert werden:
- Die Leistungserfassung muss mit Projekten (= Baustellen, Bauabschnitte, interne Projekte ...) erfolgen.
Für die Nichtleistungszeiten wird jedenfalls ein internes Projekt benötigt.
Erfassung von Arbeitern (Stundenlöhnern)
Grundsätzlich ist bei der Erfassung von Arbeitern zu unterscheiden, ob der betroffene Arbeiter für sich selbst erfasst (selten) oder ein Polier/eine zentrale Stelle die Erfassung für die betroffenen Arbeiter vornimmt.
Dafür gibt es vier gängige Modelle, die unten genauer beschrieben werden:
- Manuelle Überstundenerfassung in der PLE mit anschließender Überleitung PLE in LOHN
Diese stellt die einfachste Variante dar, wobei die Erfassung der Überstunden manuell auf eine gesonderte Tätigkeit erfolgen muss.
Die Bewertung (Was ist eine Überstunde und was nicht? Wofür erhalte ich wie viel an Zulagen und welche?) erfolgt also durch den Mitarbeiter, der die Leistungen erfasst!
Führendes System: Leistungserfassung - Bewertung in der PLE mit anschließender Überleitung PLE in LOHN
In diesem Fall ist nur eine einfache Bewertung möglich (Überstunden pro Tag + Berechnung von einem Depot).
Führendes System: Leistungserfassung - Bewertung in der ZEIT mit anschließender Überleitung ZEIT in LOHN
In diesem Fall ist eine komplexe Bewertung möglich wie bei einer klassischen Zeiterfassung (z. B. Gleitzeitabrechnung, mehrere Depots ...).
Zusätzlich ist dafür jedoch der Tagesbezogene Kostentypenexport für LV erforderlich.
Führendes System: Leistungserfassung (ggf. Mischung: Führendes System Zeiterfassung für Nichtleistungszeiten) - Bewertung in der ZEIT + manuelle Erfassung von Zulagen in der PLE mit anschließender Überleitung aus ZEIT in LOHN
Auch in diesem Fall ist eine komplexe Bewertung möglich, wie bei einer klassischen Zeiterfassung (z. B. Gleitzeitabrechnung, mehrere Depots ...).
Zusätzlich ist hier aber der Tagesbezogene Kostentypenexport für LV erforderlich.
Ebenso müssen die manuell erfassten Überstunden/Zulagen aus der PLE (Reiter "Lohnverrechnung") in die ZEIT geholt werden.
Führendes System: Zeiterfassung
Die nun beschriebenen Abläufe und Voraussetzungen werden ausgehend von der gewählten Zulagen-/Überstunden-Bewertung beschrieben.
Manuelle Überstundenerfassung in der PLE mit anschließender Überleitung PLE in LOHN
Ablauf im Programm
Der Erfassungsablauf sieht in diesem Fall wie folgt aus:
- Produktive (Arbeitszeiten) und unproduktive (Nichtleistungszeiten) Stunden werden in Form von Leistungen in der Leistungserfassung erfasst.
Die Überstunden-/Zulagenerfassung erfolgt manuell im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung oder über eine separate Tätigkeit (z. B. Arbeitszeit, Überstunden ...).
Die Erfassung kann (für einzelne Mitarbeiter oder ganze Bautrupps) nur via BMD NTCS am PC/Laptop über die Projektleistungserfassung in Listenform oder in der Projektwochenerfassung in einer Wochen-Tabelle erfolgen.
Über BMD Mobile oder BMD Web kann nicht erfasst werden, da in diesen Masken kein Reiter "Lohnverrechnung" zur Verfügung steht!
Da die Leistungen nicht in die Zeiterfassung übergeleitet werden, können die Funktionen der Zeiterfassung wie der "Antrag auf Abwesenheit", die Planung sowie die "Monatsjournal"-Auswertungen für diese Mitarbeiter nicht genutzt werden! - Vor der Abrechnung im LOHN und nach vollständiger Erfassung und Autorisierung der Leistungen eines Monats ist die Funktion LEA überleiten im LOHN anzustoßen.
Daraus resultiert:- Die erfassten Nichtleistungszeiten werden aus der Leistungserfassung in die Nichtleistungszeitenverwaltung der Lohnverrechnung übergeleitet.
- Die erfassten/generierten Daten zu produktiven Leistungen (inkl. Überstunden/Zulagen) werden für die Abrechnung an die Lohnverrechnung übergeleitet und können dort aus dem Importpuffer übernommen werden.
- Die erfassten Nichtleistungszeiten werden aus der Leistungserfassung in die Nichtleistungszeitenverwaltung der Lohnverrechnung übergeleitet.
Relevante Mitarbeiter-Stammdaten
Folgende Felder des Mitarbeiterstamms müssen in Hinblick auf diesen Ablauf unbedingt wie folgt konfiguriert werden, wobei es einige weitere Felder gibt, die für das jeweilige Paket zusätzlich gelten:
Feld | Ausprägung | Zusatzinfo |
Anzeige Zeiterfassung | Keine Anzeige | Diese Einstellung gewährleistet, dass Leistungen unabhängig von Zeitbuchungen erfasst werden können. |
Leistungserfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Leistungserfassung. |
Zeiterfassung | Nein | Dieser Mitarbeiter betreibt keine Zeiterfassung. |
LEA in ZEIT verbuchen | Keine Zeitbuchungen erstellen bzw. "Lt. Parameter", wenn der LEA Parameter generell deaktiviert wurde | Damit wird verhindert, dass für Angestellte aus Leistungen Zeitbuchungen erstellt werden. |
ZEIT in LEA verbuchen | Nein | Da keine Zeitbuchungen eingesetzt werden, ist diese Einstellung zu deaktivieren. |
Zusätzliche Voraussetzungen und Informationen
Beachten Sie bitte folgende Punkte (zusätzlich zu den Grundvoraussetzungen), damit die hier vorgestellten Abläufe reibungslos funktionieren:
- Auf allen gewünschten Tätigkeiten bzw. Artikeln muss die entsprechende Lohnart zugeordnet werden, damit diese im Zuge der Autorisierung automatisch im Reiter "Lohnverrechnung" generiert werden.
Alternativ kann die Lohnart auch je Leistung im gleichnamigen Feld erfasst werden.
Die Überstunden-/Zulagenerfassung erfolgt manuell im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung oder über eine separate Tätigkeit. - In den Lohnarten-Stammdaten der betroffenen Lohnart müssen die Einstellungen im Bereich LEA/PLE wie gewünscht getroffen werden.
Zum Beispiel kann hiermit festgelgt werden, ob die Stunden auf einer Lohnart "Überstunden" in den Importpuffer zur Abrechnung oder in ein Depot kommen sollen oder eine Lohnart "Urlaub" in die Nichtleistungszeiten-Verwaltung vom LOHN importiert werden soll. - Wird eine Überleitung der Leistungen in die NTCS KORE (LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig)) benötigt, so kann dies mit folgenden Varianten erfolgen:
- Kalkulatorischer Stundensatz (Selbstkostensätze/Herstellkostensätze → Stundensätze)
- Aus der Lohnverrechnung ermittelter Stundensatz (durchschnittlicher Ist-Stundensatz aus Lohn → Stundensätze aus Lohn ermitteln)
- Tatsächlicher Ist-Stundensatz aus der Lohnverrechnung (Fixwertermittlung aus dem Lohn → Lohnsätze)
- Wird eine Weiterverrechnung der tatsächlich erbrachten Leistungen via NTCS WWS (Auftragsvorerfassung) benötigt, so beachten Sie bitte die Hilfe zum Thema Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung.
Bewertung in der PLE mit anschließender Überleitung PLE in LOHN
Ablauf im Programm
Der Erfassungsablauf sieht in diesem Fall wie folgt aus:
- Produktive (Arbeitszeiten) und unproduktive (Nichtleistungszeiten) Stunden werden in Form von Leistungen in der Leistungserfassung erfasst.
Die Pausen können manuell erfasst oder über ein automatisches Pausenmodell erzeugt werden.
Die Überstunden-/Zulagenerfassung erfolgt automatisch täglich im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung oder über eine separate Tätigkeit (z. B. Arbeitszeit, Überstunden ...).
Das Mitführen eines Überstundenkontos ist möglich. Die Verwaltung des Kontos liegt in der Lohnverrechnung.
Durch die automatische Berechnung der Überstunden ist eine Zuordnung zu den Kostentypen wie folgt möglich:
- Kostentypen der letzten Buchung
- Tägliche Aliquotierung
- Ausnahme: Eigene Überstundentätigkeit
Dadurch kann der Leistungserfassende die Überstunde selbstständig auf das tatsächliche Projekt erfassen.
Die Ermittlung, welcher Zuschlag auf die erfasste Überstunde zusteht, kann im Anschluss anhand der zeitlichen Lage automatisch erfolgen.
Der Zeitausgleichskonsum (Minusstunden) muss manuell mittels einer eigenen Tätigkeit in der PLE erfasst werden.
Aus diesen Leistungen werden Datensätze im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung erstellt.
Die Auszahlung möglicher Überstunden kann manuell im Reiter "Lohnverrechnung" oder in der Bruttoerfassung im NTCS LOHN erfolgen.
Die Erfassung kann (für einzelne Mitarbeiter oder ganze Bautrupps) nur via BMD NTCS am PC/Laptop über die Projektleistungserfassung in Listenform oder in der Projektwochenerfassung in einer Wochen-Tabelle erfolgen.
Über BMD Mobile oder BMD Web kann (sofern teilweise manuell im Reiter "Lohnverrechnung" erfasst/adaptiert wird) nicht erfasst werden, da in diesen Masken kein Reiter "Lohnverrechnung" zur Verfügung steht!
Da die Leistungen nicht in die Zeiterfassung übergeleitet werden, können die Funktionen der Zeiterfassung wie der "Antrag auf Abwesenheit", die Planung sowie die "Monatsjournal"-Auswertungen für diese Mitarbeiter nicht genutzt werden! - Vor der Abrechnung im LOHN und nach vollständiger Erfassung und Autorisierung der Leistungen eines Monats ist die Funktion LEA überleiten im LOHN anzustoßen.
Daraus resultiert: - Die erfassten Nichtleistungszeiten werden aus der Leistungserfassung in die Nichtleistungszeitenverwaltung der Lohnverrechnung übergeleitet.
- Die erfassten/generierten Daten zu produktiven Leistungen (inkl. Überstunden/Zulagen) werden für die Abrechnung an die Lohnverrechnung übergeleitet und können dort aus dem Importpuffer übernommen werden.
Relevante Mitarbeiter-Stammdaten
Folgende Felder des Mitarbeiterstamms müssen in Hinblick auf diesen Ablauf unbedingt wie folgt konfiguriert werden, wobei es einige weitere Felder gibt, die für das jeweilige Paket zusätzlich gelten:
Feld | Ausprägung | Zusatzinfo |
Anzeige Zeiterfassung | Anzeige ohne Restzeitprüfung | Diese Einstellung gewährleistet, dass Leistungen unabhängig von Zeitbuchungen erfasst werden können. Die Zeitbuchungen werden dennoch angezeigt. |
Leistungserfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Leistungserfassung. |
Zeiterfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Zeiterfassung. |
LEA in ZEIT verbuchen | Zeitbuchungen mit Zeitbewertung erstellen | Damit werden die Leistungen zur Bewertung in der Zeiterfassung übergeleitet. |
ZEIT in LEA verbuchen | Nein | Da die Zeiterfassung nicht als führendes System eingesetzt wird, ist diese Einstellung zu deaktivieren. |
Zusätzliche Voraussetzungen und Informationen
Beachten Sie bitte folgende Punkte (zusätzlich zu den Grundvoraussetzungen), damit die hier vorgestellten Abläufe reibungslos funktionieren:
- Folgende Lizenz ist zusätzlich nötig, um diese Abläufe nutzen zu können: ZEIT Bewertung (Lizenzpaket 493)
Darüberhinaus muss die Bewertung entsprechend konfiguriert sein, damit die benötigten Lohn-Datensätze im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung erzeugt werden. - Auf allen gewünschten Tätigkeiten bzw. Artikeln muss die entsprechende Lohnart zugeordnet werden, damit diese im Zuge der Autorisierung automatisch im Reiter "Lohnverrechnung" generiert werden.
Alternativ kann die Lohnart auch je Leistung im gleichnamigen Feld erfasst werden.
Die Überstunden-/Zulagenerfassung erfolgt automatisch im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung oder über eine separate Tätigkeit. - In den Lohnarten-Stammdaten der betroffenen Lohnart müssen die Einstellungen im Bereich LEA/PLE wie gewünscht getroffen werden.
Zum Beispiel kann hiermit festgelgt werden, ob die Stunden auf einer Lohnart "Überstunden" in den Importpuffer zur Abrechnung oder in ein Depot kommen sollen oder eine Lohnart "Urlaub" in die Nichtleistungszeiten-Verwaltung vom LOHN importiert werden soll. - Die Leistungserfassung muss mit Von-/Bis-Zeiten erfolgen, da die Zeiterfassung zur Bewertung notwendig ist!
Über verschiedene LEA Parameter kann dies jedoch hochgradig automatisiert werden.
Hinweis
Bitte beachten Sie in diesem Zusammhang die Inhalte, Einstellungen und Voraussetzungen im Kapitel Überleitung von Leistungen in die Zeiterfassung der Hilfe zum Thema Verbindungen zwischen den Paketen LEA/PLE und ZEIT. - Wird eine Überleitung der Leistungen in die NTCS KORE (LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig)) benötigt, so kann dies mit folgenden Varianten erfolgen:
- Kalkulatorischer Stundensatz (Selbstkostensätze/Herstellkostensätze → Stundensätze)
- Aus der Lohnverrechnung ermittelter Stundensatz (durchschnittlicher Ist-Stundensatz aus Lohn → Stundensätze aus Lohn ermitteln)
- Tatsächlicher Ist-Stundensatz aus der Lohnverrechnung (Fixwertermittlung aus dem Lohn → Lohnsätze)
- Wird eine Weiterverrechnung der tatsächlich erbrachten Leistungen via NTCS WWS (Auftragsvorerfassung) benötigt, so beachten Sie bitte die Hilfe zum Thema Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung.
Bewertung in der ZEIT mit anschließender Überleitung ZEIT in LOHN
Ablauf im Programm
Der Erfassungsablauf sieht in diesem Fall wie folgt aus:
- Produktive (Arbeitszeiten) und unproduktive (Nichtleistungszeiten) Stunden werden in Form von Leistungen in der Leistungserfassung erfasst.
Die Pausen können manuell erfasst oder über ein automatisches Pausenmodell erzeugt werden.
Die Überstunden-/Zulagenberechnung erfolgt in der Zeiterfassung.
Alle Möglichkeiten der Zeiterfassung stehen zur Verfügung.
Mögliche Abrechnungsmodelle sind:
- Gleitzeitabrechnung
- Überstundenpauschalen
- Alles auf Zeitausgleich mit mehreren Depots
- usw.
Durch die automatische Berechnung der Überstunden ist eine Zuordnung zu den Kostentypen nur mehr wie folgt möglich:
- Kostentypen der letzten Buchung
- Tägliche Aliquotierung
- Prozentuelle Aufteilung
Der Reiter "Lohnverrechnung" in der Leistungserfassung wird für diese Zwecke nicht befüllt!
Es besteht aber zusätzlich die Möglichkeit, dass Zulagen manuell im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung erfasst werden, die bei der Überleitung in die Lohnverrechnung berücksichtigt werden können (z. B. Sonderzulagen).
Eine Ermittlung der tatsächlichen Kostentypen (auf welchen die Zulagen erfasst worden sind) kann für manuell erfasste Datensätze nicht durchgeführt werden.
Die Erfassung kann (für einzelne Mitarbeiter oder ganze Bautrupps) nur via BMD NTCS am PC/Laptop über die Projektleistungserfassung in Listenform oder in der Projektwochenerfassung in einer Wochen-Tabelle erfolgen.
Über BMD Mobile oder BMD Web kann (sofern teilweise manuell im Reiter "Lohnverrechnung" erfasst/adaptiert wird) nicht erfasst werden, da in diesen Masken kein Reiter "Lohnverrechnung" zur Verfügung steht!
Da die Leistungen in die Zeiterfassung übergeleitet werden, können die Funktionen der Zeiterfassung wie der "Antrag auf Abwesenheit", die Planung sowie die "Monatsjournal"-Auswertungen für diese Mitarbeiter genutzt werden! - Die Überleitung in die Lohnverrechnung erfolgt direkt aus der Zeiterfassung über die Funktion ZEIT in LOHN übernehmen.
Zusätzlich ist hier notwendig, dass der Tagesbezogene Kostentypenexport für LV oder die "prozentuelle Aufteilung" eingerichtet wird.
Ansonsten können dem LOHN keine Informationen über die Kostentypen übermittelt werden.
Der tagesbezogene Kostentypenexport für bewertete Stunden (auf Kostentypen aufteilen) erhöht nicht nur den Aufwand in der Zeiterfassung, sondern auch die Implementierung der Lohnverrechnung. In der Lohnverrechnung müssen dazu viele zusätzliche Lohnarten, die auch firmenbezogen anzulegen sind, zur Verfügung gestellt werden. Auf den betroffenen Lohnarten müssen auch diverse zusätzliche Einstellungen wie beispielsweise "addierend" getroffen werden.
Relevante Mitarbeiter-Stammdaten
Folgende Felder des Mitarbeiterstamms müssen in Hinblick auf diesen Ablauf unbedingt wie folgt konfiguriert werden, wobei es einige weitere Felder gibt, die für das jeweilige Paket zusätzlich gelten:
Feld | Ausprägung | Zusatzinfo |
Anzeige Zeiterfassung | Anzeige ohne Restzeitprüfung | Diese Einstellung gewährleistet, dass Leistungen unabhängig von Zeitbuchungen erfasst werden können. Die Zeitbuchungen werden in der Leistungserfassung dennoch angezeigt. |
Leistungserfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Leistungserfassung. |
Zeiterfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Zeiterfassung. |
LEA in ZEIT verbuchen | Zeitbuchungen erstellen | Damit werden aus Leistungen Zeitbuchungen erstellt und zur Bewertung in der Zeiterfassung übergeleitet. |
ZEIT in LEA verbuchen | Nein/Ja (siehe Zusatzinfo) | Da die Zeiterfassung nicht als führendes System eingesetzt wird, ist diese Einstellung zu deaktivieren. Sie ist hingegen zu aktivieren, wenn Nichtleistungszeiten über die Zeiterfassung geplant/gebucht werden. |
Zusätzliche Voraussetzungen und Informationen
Beachten Sie bitte folgende Punkte (zusätzlich zu den Grundvoraussetzungen), damit die hier vorgestellten Abläufe reibungslos funktionieren:
- Folgende Lizenz ist zusätzlich nötig, um diese Abläufe nutzen zu können: NTCS Zeiterfassung Basis (Lizenzpaket 22)
- Tätigkeiten bzw. Artikel dürfen keinen Lohnarten zugeordnet werden, da die Überleitung der Daten aus der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung erfolgt.
Die Sonderzulagenerfassung erfolgt optional manuell im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung. - In den Lohnarten-Stammdaten der betroffenen Lohnart müssen keine Einstellungen im Bereich LEA/PLE getroffen werden, da die Daten aus der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung übergeleitet werden.
- Die Leistungserfassung muss mit Von-/Bis-Zeiten erfolgen, da die Zeiterfassung zur Bewertung notwendig ist!
Über verschiedene LEA Parameter kann dies jedoch hochgradig automatisiert werden.
HinweisBitte beachten Sie in diesem Zusammhang die Inhalte, Einstellungen und Voraussetzungen im Kapitel Überleitung von Leistungen in die Zeiterfassung der Hilfe zum Thema Verbindungen zwischen den Paketen LEA/PLE und ZEIT.
Werden Nichtleistungszeiten aus der Zeitererfassung in die Leistungserfassung geschrieben, so beachten Sie bitte zusätzlich das Kapitel Überleitung der Zeitbuchungen in die Leistungserfassung. - Wird eine Überleitung der Leistungen in die NTCS KORE (LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig)) benötigt, so kann dies mit folgenden Varianten erfolgen:
- Kalkulatorischer Stundensatz (Selbstkostensätze/Herstellkostensätze → Stundensätze)
- Aus der Lohnverrechnung ermittelter Stundensatz (durchschnittlicher Ist-Stundensatz aus Lohn → Stundensätze aus Lohn ermitteln)
- Wird eine Weiterverrechnung der tatsächlich erbrachten Leistungen via NTCS WWS (Auftragsvorerfassung) benötigt, so beachten Sie bitte die Hilfe zum Thema Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung.
Bewertung in der ZEIT + manuelle Erfassung von Zulagen in der PLE mit anschließender Überleitung aus ZEIT in LOHN
Ablauf im Programm
Der Erfassungsablauf sieht in diesem Fall wie folgt aus:
- Produktive (Arbeitszeiten) und unproduktive (Nichtleistungszeiten) Stunden werden in Form von Zeitbuchungen in der Zeiterfassung erfasst.
Die Pausen können manuell erfasst oder über ein automatisches Pausenmodell erzeugt werden.
Die Überstunden-/Zulagenberechnung erfolgt in der Zeiterfassung.
Alle Möglichkeiten der Zeiterfassung stehen zur Verfügung.
Bei der Erfassung kann gewählt werden zwischen einer
- Online-Variante (Buchungsmaske, App) und einer
- manuellen Variante (Zeitbuchungen bearbeiten, Zeitbuchungen Schnellerfassung)
Mögliche Abrechnungsmodelle sind:
- Gleitzeitabrechnung
- Überstundenpauschalen
- Alles auf Zeitausgleich mit mehreren Depots
- usw.
Durch die automatische Berechnung der Überstunden ist eine Zuordnung zu den Kostentypen nur mehr wie folgt möglich:
- Kostentypen der letzten Buchung
- Tägliche Aliquotierung
- Prozentuelle Aufteilung
Der Reiter "Lohnverrechnung" in der Leistungserfassung wird für diesen Zweck nicht befüllt.
Es besteht jedoch zusätzlich die Möglichkeit, dass Zulagen manuell im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung erfasst werden, die bei der Überleitung in die Lohnverrechnung berücksichtigt werden (z. B. Sonderzulagen).
Eine Ermittlung der tatsächlichen Kostentypen (auf welchen die Zulagen erfasst worden sind) kann für manuell erfasste Datensätze nicht durchgeführt werden.
Da die Leistungen in die Zeiterfassung übergeleitet werden, können die Funktionen der Zeiterfassung wie der "Antrag auf Abwesenheit", die Planung sowie die "Monatsjournal"-Auswertungen für diese Mitarbeiter genutzt werden! - Die Überleitung in die Lohnverrechnung erfolgt direkt aus der Zeiterfassung über die Funktion ZEIT in LOHN übernehmen.
Zusätzlich ist hier notwendig, dass der Tagesbezogene Kostentypenexport für LV oder die "prozentuelle Aufteilung" eingerichtet wird.
Ansonsten können dem LOHN keine Informationen über die Kostentypen übermittelt werden.
Der tagesbezogene Kostentypenexport für bewertete Stunden (auf Kostentypen aufteilen) erhöht nicht nur den Aufwand in der Zeiterfassung, sondern auch die Implementierung der Lohnverrechnung. In der Lohnverrechnung müssen dazu viele zusätzliche Lohnarten - auch firmenbezogen - angelegt werden. Auf den betroffenen Lohnarten müssen auch diverse zusätzliche Einstellungen wie beispielsweise "addierend" getroffen werden.
Relevante Mitarbeiter-Stammdaten
Folgende Felder des Mitarbeiterstamms müssen in Hinblick auf diesen Ablauf unbedingt wie folgt konfiguriert werden, wobei es einige weitere Felder gibt, die für das jeweilige Paket zusätzlich gelten:
Feld | Ausprägung | Zusatzinfo |
Anzeige Zeiterfassung | Anzeige ohne Restzeitprüfung | Diese Einstellung gewährleistet, dass Leistungen unabhängig von Zeitbuchungen erfasst werden können. Die Zeitbuchungen werden in der Leistungserfassung dennoch angezeigt. |
Leistungserfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Leistungserfassung. |
Zeiterfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Zeiterfassung. |
LEA in ZEIT verbuchen | Keine Zeitbuchungen erstellen bzw. "Lt. Parameter", wenn der LEA Parameter generell deaktiviert wurde | Damit wird verhindert, dass für Angestellte aus Leistungen Zeitbuchungen erstellt werden. |
ZEIT in LEA verbuchen | Ja | Damit wird gewährleistet, dass die Leistungs- und Nichtleistungszeiten aus der Zeiterfassung in die Leistungserfassung übertragen werden. |
Zusätzliche Voraussetzungen und Informationen
Beachten Sie bitte folgende Punkte (zusätzlich zu den Grundvoraussetzungen), damit die hier vorgestellten Abläufe reibungslos funktionieren:
- Folgende Lizenz ist zusätzlich nötig, um diese Abläufe nutzen zu können: NTCS Zeiterfassung Basis (Lizenzpaket 22)
- Tätigkeiten bzw. Artikel dürfen keinen Lohnarten zugeordnet werden, da die Überleitung der Daten aus der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung erfolgt.
Die Sonderzulagenerfassung erfolgt manuell im Reiter "Lohnverrechnung" der Leistungserfassung. - In den Lohnarten-Stammdaten der betroffenen Lohnart müssen keine Einstellungen im Bereich LEA/PLE getroffen werden, da die Daten aus der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung übergeleitet werden.
- Da aus allen Zeitbuchungen Leistungen erstellt werden, muss es zumindest eine Buchungsart vom Typ "anwesend" geben. In diesem Zusammenhang sei erwähnt, dass produktive und unproduktive Leistungen übergeleitet werden und daher für die produktiven Leistungen die Eingabe auf Projekt und Tätigkeit in der Zeiterfassung zwingend notwendig ist.
Zusätzlich muss je Nichtleistungszeiten-Art eine Buchungsart zur Verfügung stehen.
HinweisBitte beachten Sie in diesem Zusammhang die Inhalte, Einstellungen und Voraussetzungen im Kapitel Überleitung der Zeitbuchungen in die Leistungserfassung der Hilfe zum Thema Verbindungen zwischen den Paketen LEA/PLE und ZEIT. - Wird eine Überleitung der Leistungen in die NTCS KORE (LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig)) benötigt, so kann dies mit folgenden Varianten erfolgen:
- Kalkulatorischer Stundensatz (Selbstkostensätze/Herstellkostensätze → Stundensätze)
- Aus der Lohnverrechnung ermittelter Stundensatz (durchschnittlicher Ist-Stundensatz aus Lohn → Stundensätze aus Lohn ermitteln)
- Wird eine Weiterverrechnung der tatsächlich erbrachten Leistungen via NTCS WWS (Auftragsvorerfassung) benötigt, so beachten Sie bitte die Hilfe zum Thema Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung.
Erfassung von Angestellten
Die Erfassung der Angestellten erfolgt in der Regel durch den/die Angestellte/n selbst.
Dabei wird in diesem Dokument folgender häufig verbreiteter Ablauf genau beleuchtet:
- Die Anwesenheit (Kommen, Gehen und Nichtleistungszeiten) werden über die Zeiterfassung gebucht.
Ergänzend kann das Ein-/Ausbuchen via Touch-Terminals und App erleichtert werden.
Der "Antrag auf Abwesenheit", die Planung sowie die "Monatsjournal"-Auswertungen können für diese Mitarbeiter genutzt werden. - Die erbrachten Leistungen (bzw. produktiven Stunden) werden in der Leistungserfassung erfasst (Projektleistungserfassung in Listenform oder Projektwochenerfassung in einer Wochen-Tabelle).
Dabei wird genauer erfasst, auf welche Tätigkeiten, Projekte und/oder Kunden sich die Anwesenheitszeit aufteilt. - Die erfassten Nichtleistungszeiten (bzw. unproduktiven Stunden) aus der Zeiterfassung werden automatisiert in die Leistungserfassung übergeleitet.
Dadurch wird verhindert, dass diese Zeiten doppelt erfasst werden müssen.
Relevante Mitarbeiter-Stammdaten
Folgende Felder des Mitarbeiterstamms müssen in Hinblick auf diesen Ablauf unbedingt wie folgt konfiguriert werden, wobei es einige weitere Felder gibt, die für das jeweilige Paket zusätzlich gelten:
Feld | Ausprägung | Zusatzinfo |
Anzeige Zeiterfassung | Anzeige mit Restzeitprüfung | Diese Einstellung gewährleistet, dass Leistungen nur im Ausmaß der gebuchten Zeitbuchungen erfasst werden können. |
Leistungserfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Leistungserfassung. |
Zeiterfassung | Ja | Dieser Mitarbeiter betreibt eine Zeiterfassung. |
LEA in ZEIT verbuchen | Keine Zeitbuchungen erstellen bzw. "Lt. Parameter", wenn der LEA Parameter generell deaktiviert wurde | Damit wird verhindert, dass für Angestellte aus Leistungen Zeitbuchungen erstellt werden. |
ZEIT in LEA verbuchen | Ja | Damit wird gewährleistet, dass die Nichtleistungszeiten aus der Zeiterfassung in die Leistungserfassung übertragen werden. |
Zusätzliche Voraussetzungen und Informationen
Beachten Sie bitte folgende Punkte (zusätzlich zu den Grundvoraussetzungen), damit die hier vorgestellten Abläufe reibungslos funktionieren:
- Folgende Lizenz ist zusätzlich nötig, um diese Abläufe nutzen zu können: NTCS Zeiterfassung Basis (Lizenzpaket 22)
- Für die Angestellten müssen Tätigkeiten zur Verfügung stehen, um ihre Leistungszeiten in einzelne Arbeitsschritte unterteilen zu können.
Die Nichtleistungszeiten, die in der Zeiterfassung als Buchungsarten zur Verfügung stehen, müssen 1:1 auch in der Leistungserfassung als Tätigkeiten zur Verfügung stehen, um diese verknüpfen und in weiterer Folge überleiten zu können (z. B. Urlaub, Pflegeurlaub, Feiertag, Arzt ...). - Es muss zumindest eine Anwesenheits-Buchungsart geben. Zusätzlich muss je Nichtleistungszeiten-Art eine Buchungsart zur Verfügung stehen.
HinweisBitte beachten Sie in diesem Zusammhang die Inhalte, Einstellungen und Voraussetzungen im Kapitel Überleitung der Zeitbuchungen in die Leistungserfassung der Hilfe zum Thema Verbindungen zwischen den Paketen LEA/PLE und ZEIT. - Wird eine Überleitung der Leistungen in die NTCS KORE (LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig)) benötigt, so kann dies mit folgenden Varianten erfolgen:
- Kalkulatorischer Stundensatz (Selbstkostensätze/Herstellkostensätze → Stundensätze)
- Aus der Lohnverrechnung ermittelter Stundensatz (durchschnittlicher Ist-Stundensatz aus Lohn → Stundensätze aus Lohn ermitteln)
- Wird eine Weiterverrechnung der tatsächlich erbrachten Leistungen via NTCS WWS (Auftragsvorerfassung) benötigt, so beachten Sie bitte die Hilfe zum Thema Übernahme aus der PLE in die Auftragsvorerfassung.
Lohnverrechnung beim Steuerberater/externen Lohnverrechner
In diesem Fall ist die direkte Überleitung aus der Leistungserfassung in die Lohnverrechnung nicht möglich!
Das Zusatzmodul "ZEIT Bewertung" muss erworben werden, wodurch Zeitbuchungen geschrieben und über die Bewertung der Zeiterfassung die notwendigen Lohnarten für die Überleitung in die Lohnverrechnung erzeugt werden können. Eine manuelle Erfassung von Lohnarten in der PLE ist möglich. Diese können für die Abrechnung des Mitarbeiters in die Zeiterfassung übergeben werden. Die erzeugten Zeitbuchungen können für die Bearbeitung in der Zeiterfassung gesperrt werden.
Die Überleitung in die Lohnverrechnung erfolgt direkt aus der Zeiterfassung über die Funktion ZEIT in LOHN übernehmen.
Zusätzlich ist hier notwendig, dass der Tagesbezogene Kostentypenexport für LV (Ausnahme: manuell erfasste Lohn-Daten im Reiter "Lohnverrechnung") oder die "prozentuelle Aufteilung" eingerichtet wird.
Ansonsten können dem LOHN keine Informationen über die Kostentypen übermittelt werden.
Das Zusatzmodul "ZEIT Bewertung" muss erworben werden, wodurch Zeitbuchungen geschrieben und über die Bewertung der Zeiterfassung die notwendigen Lohnarten für die Überleitung in die Lohnverrechnung erzeugt werden können. Eine manuelle Erfassung von Lohnarten in der PLE ist möglich. Diese können für die Abrechnung des Mitarbeiters in die Zeiterfassung übergeben werden. Die erzeugten Zeitbuchungen können für die Bearbeitung in der Zeiterfassung gesperrt werden.
Die Überleitung in die Lohnverrechnung erfolgt direkt aus der Zeiterfassung über die Funktion ZEIT in LOHN übernehmen.
Zusätzlich ist hier notwendig, dass der Tagesbezogene Kostentypenexport für LV (Ausnahme: manuell erfasste Lohn-Daten im Reiter "Lohnverrechnung") oder die "prozentuelle Aufteilung" eingerichtet wird.
Ansonsten können dem LOHN keine Informationen über die Kostentypen übermittelt werden.
Da hier notwendige Einstellungen auf den Lohnarten durchzuführen sind, muss der Steuerberater unbedingt miteinbezogen werden.
Der tagesbezogene Kostentypenexport für bewertete Stunden (auf Kostentypen aufteilen) erhöht nicht nur den Aufwand in der Zeiterfassung, sondern auch die Implementierung der Lohnverrechnung. In der Lohnverrechnung müssen dazu viele zusätzliche Lohnarten - auch firmenbezogen - angelegt werden. Auf den betroffenen Lohnarten müssen auch diverse zusätzliche Einstellungen wie beispielsweise "addierend" getroffen werden.
Der tagesbezogene Kostentypenexport für bewertete Stunden (auf Kostentypen aufteilen) erhöht nicht nur den Aufwand in der Zeiterfassung, sondern auch die Implementierung der Lohnverrechnung. In der Lohnverrechnung müssen dazu viele zusätzliche Lohnarten - auch firmenbezogen - angelegt werden. Auf den betroffenen Lohnarten müssen auch diverse zusätzliche Einstellungen wie beispielsweise "addierend" getroffen werden.
