ZEIT in LOHN übernehmen

 Einen Überblick über alle wichtigen Themen in der Zeiterfassung erhalten Sie hier.

 

 Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.

 

 

Wählen Sie die gewünschte Firma aus, für die Sie die Daten aus der ZEIT in den LOHN übergeben möchten.

Bei Firmengruppen wird in der Regel die Hauptfirma vorgeschlagen (da standardmäßig hier die Mitarbeiterdaten angelegt sind).

Lassen Sie das Feld leer, um die Daten aller Mitarbeiter der gewählten Firma zu übergeben.

Wählen Sie ansonsten einen bestimmten Mitarbeiter oder eine Gruppe mit der F8-Mehrfachauswahl/Gruppe aus. Sie können bei der Gruppenauswahl bereits zuvor im CRM Mitarbeiterstamm angelegte Personengruppen/Mitarbeitergruppen (z. B. nach Abteilung oder Bewertungsmodell) auwählen.

Sollten Sie in der ZEIT unter Stammdaten bereits Abrechnungsgruppen definiert haben, die am Mitarbeiterstamm hinterlegt sind, so können Sie diese hier auswählen, um automatisch die Daten jener Mitarbeiter der gewählten Gruppe in den LOHN zu übergeben.

Von Datum - Bis Datum 

Wählen Sie hier den korrekten Abrechnungszeitraum der Zeiterfassung aus, den Sie übergeben möchten. In der Regel ist dies ein vollständiger und kontrollierter bzw. abgeschlossener Kalendermonat.

Bei abweichenden Abrechnungszeiträumen muss das korrekte Von-/Bis-Datum eingegeben werden, das dem jeweiligen Übergabemonat entspricht, genau so wie der Abrechnungszeitraum in den Stammdaten angelegt worden ist.

Wählen Sie diese Option, um Nichtleistungszeiten (Zeitbuchungen) an die Lohnverrechnung zu übergeben.

Die Übergabe von Nichtleistungszeiten benötigt keine spezielle Bewertung, sondern es werden Zeitbuchungen mit einer Nichtleistungszeit-Buchungsart automatisch in den LOHN Dienstnehmerstamm übernommen mit dem jeweiligen Datum. Entscheidend dafür ist, dass auf der jeweiligen Buchungsart eine Zeitbezugsart hinterlegt ist, die ein Nichtleistungszeit-Kennzeichen hat.

Anmerkung: Welche Menge der jeweiligen Nichtleistungszeit genau übergeben werden (Stunden/Tage), entscheidet das jeweilige "Einheit"-Feld am Mitarbeiterstamm.

Ist z. B. das Feld "Urlaub Einheit" auf Tage gestellt, so wird der Wert 1 für einen ganzen oder 0,5 für einen halben Tag Urlaub an die Nichtleistungszeitverwaltung im LOHN Dienstnehmerstamm übergeben .

Wählen Sie diese Option, um Lohnarten, Gutstunden und (System-)Lohnarten in den LOHN zu übergeben.

Eine Auszahlungslohnart muss grundsätzlich in der jeweiligen Bewertung (im sog. Lohnblock) des Mitarbeiters enthalten sein, damit Werte übergeleitet werden können. Die für die Überleitung gewählten Lohnarten müssen im LOHN (Datenbestand) existieren und entsprechend gleich eingestellt sein (Menge/Betrag etc.).

Soll ein Mitarbeiter z. B. 10 ÜStd. ausbezahlt bekommen, so werden jeweils auf der Lohnart 3100 ÜStd.-Grundlohn und 3110 ÜStd.-Zuschlag in den LOHN übergeben.

Zusätzlich werden ggf. angefallene Telearbeitstage (7590), Pendlertage (7499), Gutstunden 1, Gutstunden 2 ... (also Zeitguthaben) usw. automatisch übergeben, wenn das Feld "Lohnarten/Gutstunden" aktiviert ist und die Einstellungen in den Stammdaten korrekt getroffen worden sind.

Wählen Sie hier den LOHN Abrechnungsmonat aus (Lohn-Basiseinstellungen), in welchen Sie die Daten übergeben möchten.

Diese Wahl hat nur für Lohnarten eine Auswirkung!

Anmerkung: Nichtleistungszeiten werden ohnehin immer mit dem jeweiligen (Tages-)Datum der Zeitbuchung übergeben, hier wirkt sich die Lohnperiode nicht aus.

Mit diesem Feld können Sie zusätzlich einen Aufrollmonat angeben, wohin die überzuleitenden Daten hineingerollt werden sollen. Diese Option ist nur für Auszahlungslohnarten vorgesehen, da die anderen Daten (wie Nichtleistungszeiten, Telearbeitstage, Pendlertage etc.) mit dem jeweiligen Datum bzw. monatsrein übergeben werden!

Mit dieser Option können Sie den gewählten Zeitraum (Von-/Bis-Datum) in der Zeiterfassung für die gewählten Mitarbeiter im Zuge der Überleitung sperren. Das hat zur Auswirkung, dass nur jene Benutzer mit ausreichenden Berechtigungen den Zeitraum wieder entsperren und Zeitdaten nachbearbeiten können.

Den Zeitraum zu sperren ist sinnvoll, wenn z. B. mehrere Benutzer in der Zeiterfassung arbeiten. So ist klar, dass die Daten bereits an die Lohnverrechnung übergeben worden sind und somit nicht mehr unkontrolliert korrigiert oder im Nachhinein bearbeitet werden dürfen, da dies sonst Auswirkungen auf die Lohnverrechnung haben könnte. 

Wird in Ihrem Unternehmen in der Zeiterfassung das Programm Abrechnungsfreigabe beantragen verwendet, so können Sie mithilfe dieses Feldes vorfiltern, von welchen Mitarbeitern genau Sie nun Daten übergeben möchten.

Zum Beispiel können Sie bei der ersten Überleitung jene Mitarbeiter bzw. Daten filtern, die noch nicht übergeleitet worden sind und wo der Vorgesetzte den Antrag bereits freigegeben hat.

 

Mit dieser Sonderfunktion können Sie eine tägliche Kostenverteilung in den LOHN überleiten.

Diese Option ist jedoch nur dann möglich, wenn die dazugehörigen CRM Parameter aktiviert worden sind und die Bewertung ganz konkret darauf eingestellt ist.

Das bedeutet, dass die tägliche Berechnung in der Buchungsebene einer bestimmten Lohnart und Kostentypen (z. B. Kostenstelle, Kostenträger ... ) eingerichtet werden müssen.

Da dies sehr aufwändig und wartungsintensiv sein kann, wird dies nur in besonderen Ausnahmefällen und für selektierte Lohnarten (z. B. Stundenlohn) genutzt.

Mit diesem Feld können Sie festlegen, dass bei der Überleitung auch eine monatliche Kostenverteilung in den LOHN mitübergeben wird. Dabei werden je Mitarbeiter die Iststunden (Monatssumme des gewählten Zeitraumes) auf die gebuchten Kostenstellen bzw. Kostenträger aufgeteilt.

Zeitbuchungen ohne gebuchte Kostenstelle/Kostenträger werden auf die ggf. vorhandene Stammkostenstelle bzw. den Stammkostenträger aufgeteilt.

Diese Option gibt an, ob bei der prozentuellen Kostenverteilung nur produktive Istzeiten übergeben werden sollen oder nicht. Alle Iststunden würden somit sonst auch z. B. Nichtleistungszeiten beinhalten.

Wenn Sie nach der Überleitung der ZEIT Daten in den LOHN genau kontrollieren möchten, welche Datensätze von der Zeiterfassung bereitgestellt worden sind, so können Sie dafür die Funktion "Protokoll ansehen" starten. Hier erhalten Sie eine detaillierte Übersicht über alle Überleitungen und deren genauen Inhalt in Form einer Tabelle.

Anmerkung: Der Aufbau dieses Protokolls bez. Informationen und Anordnung der Spalten ist ähnlich der LV060-Schnittstelle, welche beim Export der CSV-Datei zur Anwendung kommt.

Übergebene Nichtleistungszeiten und Gutstunden etc. werden automatisch im LOHN Dienstnehmer verspeichert.

Wenn Sie den Importpuffer leeren oder in der Bruttoerfassung die Funktion Lohnarten aktivieren starten, dann übernehmen Sie im LOHN die transferierten Daten der Lohnarten.

Für mehr Informationen zum Ablauf in der Lohnverrechnung lesen Sie das Thema: Bruttoerfassung bzw. die Hilfe zu Abrechnung durchführen