Tätigkeiten für den Monatsabschluss in der Zeiterfassung

Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.

In diesem Dokument erfahren Sie beispielhaft und in groben Zügen alle Schritte, die im Zusammenhang mit dem Thema "Monatsabschluss" in der Zeiterfassung relevant sein können.

Beachten Sie bitte, dass mit dem Begriff Monatsabschluss jene Tätigkeiten - auch programmübergreifend - gemeint sind, die in der Zeiterfassung monatlich durchgeführt werden, um die Daten z. B. für Ihre Mitarbeiter und die Lohnverrechnung bereitzustellen. Eventuell werden die ZEIT Daten auch für z. B. eine Kostenrechnung verwendet.

 

Das Thema beschränkt sich daher nicht auf ein spezielles Programm. Es kann je Unternehmen unterschiedliche Vorgehensweisen geben - hier wird versucht, den Standardfall abzubilden.

Es besteht daher in diesem Dokument kein Anspruch auf Vollständigkeit.

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Bevor der Abrechnungsmonat in der Zeiterfassung abgeschlossen wird, sollten auf jeden Fall zuerst nochmals (je Größe und Struktur Ihres Unternehmens) die erfassten Daten kontrolliert werden.

Je regelmäßiger dies bereits täglich/wöchentlich gemacht worden ist, desto weniger Zeit ist am Ende des Monats aufzuwenden.

Zur Kontrolle eignen sich insbesondere das Fehlerprotokoll und z. B. das Programm Zeitbuchungen Schnellerfassung wegen des Überblicks über alle Mitarbeiter.

Achten Sie aber z. B. auch auf die NLZ-Bestätigungen und andere in Ihrem Unternehmen gewünschte/vorgesehene Prüfungen!

Weitere Kontrollabläufe können Sie hier nachlesen!

Das Programm Auswertungen bzw. Auswertungsdesigner (früher: Auswertungsdesigner Alt) mit den angelegten Listen kann ebenso gut zur Kontrolle verschiedener Daten dienen, je nachdem welche Listen Sie im System angelegt haben.

Beispiele: Telearbeit-Tage (Freibetrag gem. EStG), Saldenlisten, ÜStd.-Summen o. Ä.

Sofern Ihre Mitarbeiter alle über einen eigenen Benutzer in BMD NTCS verfügen sowie die Berechtigung, ihren Monatsabschluss formal selbst zu bestätigen bzw. einzureichen, erfolgt dies über den Antrag auf Abrechnungsfreigabe.

So ist es z. B. nicht mehr nötig, extra ein ZEIT Monatsjournal zu unterschreiben bzw. auszudrucken, da der Mitarbeiter hier selbst die Möglichkeit hat, seine Daten zu prüfen (auch inkl. Bewertung - am Monatsjournal!) und zu bestätigen, dass diese richtig sind und er die Freigabe an die Lohnverrechnung akzeptiert.

Hier muss der Antrag aktiv "eingereicht" werden.

Dadurch erhält der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Vorgesetzte (AL oder GF) eine Aufgabe, wodurch die Daten einer zweiten Kontrolle unterliegen und ein Freigabe-Schritt durchzuführen ist.

Optional ist es hier auch möglich, dem Benutzer die Berechtigung zu erteilen, Lohnarten "umzubuchen", sodass z. B. eine Auszahlung von Überstunden vom Mitarbeiter beantragt bzw. eingegeben werden kann.

 

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Das Monatsjournal mit Bewertung ist die zentrale Auswertung für den Monatsabschluss, auf dem alle Zeitbuchungen und berechneten Werte (Tagessummen, Wochensummen, Monatssummen und Zeitsalden) aufscheinen.

Hinweis 

Die Bewertung wird ausschließlich von zertifizierten BMD Berater/innen bzw. Mitarbeiter/innen für Sie gemäß Pflichtenheft oder Anforderungskatalog eingerichtet!

Die Bewertung sollte somit alle Berechnungen enthalten, um eine zielführende Lohnvorbereitung zu ermöglichen. Darin enhalten sind in der Regel z. B. Überstunden, Zulagen, Zuschläge, manuell erfasste Werte (z. B. indiv. Zulage, KM-Geld, Essensbons o. ä.), Saldentöpfe (z. B. Gleitzeitkonto, Ersatzruhesaldo ...).

Wenn am Mitarbeiterstamm die jeweiligen E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter/innen hinterlegt sind, so können nach der Kontrolle der Journale diese an alle Kollegen und Kolleginnen zugesandt werden.

Beachten Sie dazu die Funktion "Archivieren/Versenden"! Somit ist ein Ausdruck ebenso nicht mehr nötig.

Unter "Buchen" finden Sie das Programm Monatsabschluss, in dem sich der jeweilige Status des Mitarbeiters und seines Abrechnungsmonats einsehen bzw. prüfen lässt.

Hierbei geht es vorrangig um die jeweiligen Status, wenn der Antrag auf Abrechnungsfreigabe verwendet wird (vom Mitarbeiter freigegeben, vom Vorgesetzten freigegeben usw.).

In der aufrufbaren Ansicht Monatsabschlussübersicht können Sie den Status im Detail noch besser nachvollziehen, sofern es bereits mehrere Änderungen (z. B. Genehmigung durch AL oder GF) gegeben hat.

 

Wenn der Antrag auf Abrechnungsfreigabe nicht genutzt wird bzw. der Mitarbeiter dort keine Berechtigung/Möglichkeit zum Beantragen von z. B. auszuzahlenden Überstunden auf einer Lohnart hat, so kann dafür seitens Zeiterfassungs-Administrator unter "Buchen" das Programm Umbuchungsübersicht verwendet werden.

Hier können Sie manuell Stunden auf einer Lohnart bzw. Zeitbezugsart eingeben, welche in den Abrechnungsmonat und auch ggf. in die Lohnverrechnung miteinfließen sollen.

Beispiel 

Manuelle Eingabe der Auszahlung von 10 Überstunden auf der Lohnart 3110 "ÜStd. 50% Zuschlag gem. § 68/2 EStG" und der Auszahlung des Grundlohns auf der Lohnart 3100 "ÜStd. Grundlohn".

Hinweis 

Das System kann so konfiguriert werden, dass durch die eingegebene Auszahlung eine automatisch Umbuchung vom ZA-Konto erfolgt (Abzug der ausbez. ÜStd. vom ZA).

Wurden alle Kontrollen sorgfältig vorgenommen, ggf. Änderungen veranlasst und sämtl. Monatsjournale aufgerufen/versendet, alle Überstunden umgebucht etc., so kann als letzter Arbeitsschritt des jeweiligen Monats die Funktion ZEIT in LOHN übernehmen durchgeführt werden.

Dieses Programm stellt dann für die gewählten Mitarbeiter und den jeweiligen Abrechnungszeitraum die ZEIT Daten für die Lohnverrechnung in NTCS bereit (Importpuffer und Bruttoerfassung).

Sollte die Lohnverrechnung extern (z. B. bei einem Steuerberater) oder noch in BMD 5.5 durchgeführt werden, so können Sie die ZEIT Daten als Exceldatei mit der Funktion Export für Lohnverrechnung exportieren. (Hinweis: Unter NTCS Lohnverrechnung extern und BMD 5.5 Lohnverrechnung wird immer dieselbe Schnittstelle dieser CSV-Datei im Aufbau LV060 verwendet!)

Bei der Überleitung bzw. dem Export haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, den Zeitraum zu "sperren". Dies stellt sicher, dass nach Überleitung bzw. Export keine ZEIT Daten (Buchungen etc.) mehr verändert werden können, außer der mit den vorgesehenen Rechten ausgestattete ZEIT Administrator gibt den Monat für einen Mitarbeiter wieder frei.