NLZ-Bestätigungen
Grundlegende Informationen zur BMD NTCS finden Sie unter Willkommen in der NTCS. Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung, finden Sie unter Erste Schritte. Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.In diesem Programmfenster bekommen Sie einen Überblick über alle bestätigungspflichtigen Zeitbuchungen.
Ob eine Zeitbuchung freizugeben bzw. bestätigungspflichtig ist, hängt von der jeweiligen, gebuchten Buchungsart ab und dem dazugehörigen Kennzeichen bestätigungspflichtig.
Zusätzlich können Sie diese, hier gelisteten, Zeitbuchungen auch mit einem Dokument versehen, sofern die Einstellungen für das Dokumentenmanagementsystem bereits getroffen wurden und Sie die Lizenz dafür nützen.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Firma
Wählen Sie hier die Firma aus, deren Mitarbeiter bzw. bestätigungspflichtigen Buchungen Sie auswerten / bestätigen möchten.
Mitarbeiter
Selektieren Sie hier die Mitarbeiter, deren Zeitbuchungen Sie ansehen bzw. bestätigen wollen.
Von-/Bis-Datum
Wählen Sie hier den Zeitraum aus in dem Sie bestätigungspflichtige Buchungen ansehen möchten.
Filter
Filtern Sie hier automatisch auf nicht bestätigte Buchungen, um die bereits Genehmigten auszublenden, oder umgekehrt.
NLZ-Bestätigung
In der Liste bzw. dem Kalender scheinen nun die Zeitbuchungen mit dem jeweiligen Status auf (Bestätigt/Unbestätigt).
Markieren Sie hier einen Datensatz und führen Sie die Funktion "Bestätigen" aus, um die Zeitbuchung automatisch zu ändern.
Um eine Änderung wieder in den Originalstand zu setzen, können Sie auf dem markierten Datensatz folgende Funktion ausführen: "'Bestätigung zurücksetzen"
Beispiel Bestätigung:
Die Buchungsart "Arzt (unbestätigt)" wurde vom Mitarbeiter aktiv gebucht (diese zählt bislang noch nicht zur Ist-Zeit) → danach erfolgt in diesem Fenster, bei Einlangen der Zeitbestätigung, die Bestätigung vom Verantwortlichen (dies kann z. B., der am Mitarbeiterstamm hinterlegte, Abteilungsleiter sein).
Beim Bestätigen wird die Zeitbuchung dann automatisch vom System auf die "richtige" Bestätigungsbuchungsart "Arzt (bestätigt)", welche zur Ist-Zeit zählt, umgeändert.
Somit ist kein manuelles Nachtragen bzw. Nachbearbeiten mehr notwendig, wenn der Mitarbeiter die Arztbestätigung bringt und die Bestätigung im System erfolgt.
Hinweis
 | Im Fenstermenü im Punkt "Extras" können Sie einstellen, ob beim Bestätigen der Zeitbuchung ein Begründungstext eingegeben werden muss bzw. auch einen Erinnerungstext definieren. |
Hinweis
| Mit einem CRM Parameter können Sie einstellen, ob bereits bestätigte Buchungen später noch einmal bearbeitet werden dürfen, oder nicht. |
Folgende Felder stehen Ihnen in der Liste standardmäßig zur Verfügung:
Ma-Nr | Mitarbeiternummer. Feld ist nicht bearbeitbar und stellt nur die bereits vergebene Mitarbeiternummer dar. | ||
Mitarbeitername | Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Abteilungsname | Bezeichnung der Abteilung. | ||
BA-Nr. | Hier sehen Sie die eingeutige Nummer der Zeitbuchungsart. Diese kann innerhalb einer Firmengruppe nur einmalig vergeben werden. Sie können bei der Neuanlage einer Buchungsart eine beliebige Nummer vergeben, je nachdem, ob Sie fortlaufende Nummern bevorzugen oder bestimmte Nummernkreise. | ||
BA-Bez. | Wählen Sie hier eine beliebige, aussagekräftige Bezeichnung der Buchungsart, z. B. Anwesend (für Kommt/Geht), Urlaub, Bereitschaft, Zeitausgleich, Arzt (unbestätigt) usw. Diese sollte möglichst eindeutig festgelegt werden, damit für die Mitarbeitenden beim Buchen klar ist, was gestempelt werden soll. | ||
Bis Datum | Bis-Datum der Buchung | ||
Bestätigt | Kennzeichen für die NLZ-Bestätigung. Damit ist ersichtlich, dass die Buchung bestätigt ist. | ||
Bearb-Kz | Kennzeichen, ob die Buchung manuell durch einen User bearbeitet worden ist | ||
Dokument | Dokument |
Folgende Funktionen können Sie in diesem Fenster ausführen:
 Zeitbuchungen bearbeiten | Markieren Sie einen Datensatz bzw. eine zu bestätigende Buchung und klicken Sie auf Zeitbuchungen bearbeiten, um die Zeitbuchungen gleich am betr. Mitarbeiter und Tag zu bearbeiten. |
 Fehlerprotokoll | Markieren Sie einen Datensatz und klicken Sie auf Fehlerprotokoll, um die Zeitbuchungen gleich am betr. Mitarbeiter und Tag zu prüfen bzw. auszuwerten. |
 Terminkalender | Markieren Sie einen Datensatz und klicken Sie auf Terminkalender, um die Termine gleich am betr. Mitarbeiter und Tag anzusehen bzw. zu bearbeiten. |
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Lernvideo: