Tägliche und wöchentliche Tätigkeiten in der Zeiterfassung
Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte. Grundlegende Informationen zur BMD NTCS finden Sie unter Willkommen in der NTCS.In diesem Dokument werden (beispielhaft) alle wichtigen Tätigkeiten in der Zeiterfassung aufgezählt, welche in der Regel täglich oder wöchentlich durchgeführt werden sollten.
Fehlerprotokoll
Um regelmäßig zu prüfen, welche Zeitbuchungen fehlerhaft sind (z. B. fehlende Buchung, offfene Buchung etc.) und korrigiert werden müssen, sollte je nach Mitarbeiteranzahl das Fehlerprotokoll (Auswertungen → Kontrollen) täglich oder zumindest einmal wöchentlich geprüft werden.
Zeitbuchungen bearbeiten
Um jene Zeitbuchungen zu bearbeiten, die noch einer Korrektur bedürfen, wechseln Sie in das Programm Zeitbuchungen bearbeiten oder in die Schnellerfassung.
Dort können Sie ebenso manuelle Werte als Tagessummen erfassen (z. B. Tagsatz, Vorarbeiterzulage o. ä.) mit der Funktion Überstunden auf Tagesebene.
Freigabe Originalzeiten
Wenn Sie Rundungsmodelle verwenden oder auf den Tagesmodellen (Beginn-/Ende-)Rundungszeiten hinterlegt haben, so können Sie in der Auswertung Abweichungen Originalzeiten die Rundungen prüfen und ggf. die gebuchte Originalzeit der Mitarbeiter/innen freigeben, wenn z. B. Überstunden angeordnet worden sind.
Zeit-Tagesabschluss
Im Normalfall wird bei Systemeinrichtung der NTCS Zeiterfassung durch zertifizierte BMD Berater/innen der Tagesabschluss in den Tools als sog. Stapel angelegt und regelmäßig via geplanter Ausführung täglich nachts am Server gestartet. Dieser automatische Job prüft aber nur den aktuellen Tag!
Wenn mehrere Zeitbuchungen geändert oder freigegeben worden sind oder Sie einfach sicher gehen wollen, dass die Daten nochmals geprüft werden, so können Sie manuell unter "Buchen" den Tagesabschluss mit "Von-/Bis-Datum" starten:
Hinweis
 | Man kann über allgemeine CRM Parameter auch einstellen, dass der Tagesabschluss beim Bearbeiten (bzw. Speichern einer Änderung) der Zeitbuchungen automatisch ausgeführt wird! |
Änderungsantrag
Wird in Ihrem Unternehmen der Änderungsantrag verwendet, so müssen die Mitarbeiter/innen ihre Zeiten selbst kontrollieren und ggf. nachtragen oder bearbeiten.
Grundvoraussetzungen dafür sind:
- Ausreichende Lizenzanzahl für das Paket NTCS ZEIT Basis
- Jeder Mitarbeiter hat seine eigene User-ID (Hinterlegung am Mitarbeiter!)
- Jeder Mitarbeiter hat einen vorgesetzten Abteilungsleiter oder Geschäftsführer am Mitarbeiterstamm hinterlegt
Um einen möglichst effizienten Ablauf für den Monatsabschluss am Monatsende zu gewährleisten, sollten die Vorgesetzten die Aufgaben der erhaltenen Änderungsanträge zeitnahe abarbeiten. Dabei kann ebenfalls der Abwesenheitsmanager im CRM behilflich sein, falls ein Vorgesetzter selbst längere Zeit abwesend ist.
Nichtleistungszeiten bestätigen
Wenn in Ihrem System die Buchungsarten der Nichtleistungszeiten (Azt, Behördenweg ...) als bestätigungspflichtig eingestellt sind, so können Sie unter Auswertungen → Kontrollen die NLZ-Bestätigungen aufrufen, wo man per Mausklick die Bestätigung durchführen kann, wenn man bereits ein Dokument vom Mitarbeiter erhalten hat.
Dies sollte ebenso regelmäßig erfolgen wie Änderungen und Korrekturen, damit zum Ende des Abrechnungsmonats alle Zeitbestätigungen eingelangt sind.
Zusätzlich ist es möglich, hier die Bestätigung digital als Dokument (für das Archiv) hinzuzufügen, damit der Bestätigungsvorgang nachvollziehbar bleibt.
Benachrichtigungssystem
Sie können unter "Buchen" das Benachrichtigungssystem nützen, um z. B.
- Ihre Mitarbeiter/innen beim Buchen zu informieren, dass noch eine NLZ-Bestätigung zu bringen ist.
- sich selbst benachrichtigen zu lassen, wenn z. B. ein bestimmter Mitarbeiter einbucht.
- einem Mitarbeiter einen Text am Monatsjournal anzeigen zu lassen.
AZG-/ARG-Auswertungen
Sofern am Mitarbeiterstamm je Dienstnehmer ein Prüfschema hinterlegt ist, so können Sie problemlos jederzeit einen gewünschten Zeitraum auswerten bzw. kontrollieren, ob Ihre Mitarbeiter/innen die Gesetze zur Arbeitszeit oder Ruhezeitregelungen eingehalten haben.
Unter Auswertungen → Kontrollen → Arbeitszeit-/Ruhezeitgesetz → ... gibt es verschiedene Möglichkeiten, um die Auswertungen anzeigen zu lassen, z. B. in kalendarischer Form, als Liste etc.
Hinweis
| Grundsätzlich können Sie aber auch über das Fehlerprotokoll (siehe Einstiegsfelder!) die AZG-/ARG-Verletzungen zusätzl. mitauswerten! |
Zeitbuchungen Schnellerfassung
Um einen guten Überblick über die Zeitbuchungen Ihrer Mitarbeiter/innen zu bekommen, können Sie unter "Buchen" in das Programm Zeitbuchungen Schnellerfassung einsteigen.
Hier können Sie durch Markieren eines Zeitraumes im Kalender z. B. schnell für mehrere Tage durch anschließendes Doppelklicken auf eine Buchungsart im rechten Fensterbereich die Sollzeit mit der gewählten Buchungsart aufbuchen.
So können Buchungen schnell für einen ganzen Zeitraum automatisch mit der hinterlegten Normalarbeitszeit nachgetragen werden (z. B. Krankenstand).
Durch Doppelklicken auf eine Buchungszeit im unteren Fensterbereich können Sie rasch eine Änderung durchführen und speichern.
Genehmigungen von Überstunden
Wenn Sie z. B.
- Kommen-/Gehen-Rundungen auf den Tagesmodellen,
- Rundungsmodelle auf den Tagesmodellen
- oder Rundungsmodelle am Mitarbeiter verwenden,
- oder andere Prüfungen bzw. Eingaben zu ÜStd. und anderen Tagessummen verwenden,
sollten diese Werte ebenso regelmäßig kontrolliert bzw. freigegeben werden, damit am Monatsende nicht zu viel Wartezeit für den Monatsabschluss dadurch entsteht.
Eine einfache und standardmäßige Möglichkeit, um Überstunden freizugeben, die zuvor weggerundet worden sind, ist z. B. die Liste Freigabe Originalzeiten oder die Freigabe der Originalzeit unter Zeitbuchungen bearbeiten.
Ebenso wäre es möglich, manuell Tagessummen (wie z. B. Taggeld) zu erfassen unter Überstunden auf Tagesebene, sofern das nicht automatisch berechnet wird und genehmigt ist.
Des Weiteren kann auf den Tagesmodellen der betreffenden Mitarbeiter/innen eine maximale Tagesistzeit hinterlegt werden. Iststunden über diese Grenze werden durch den Tagesabschluss gekürzt (und ggf. umgebucht) - immer die jeweils letzte Buchung! Somit kann die jeweilige Mehrzeit/Überstunde kontrolliert als Zeitbuchung freigegeben werden.
Ob eine Überstundengenehmigung auf Tagesebene erfolgen kann/soll, hängt meist davon ab, ob und wie häufig Überstunden genehmigt werden sollen im Unternehmen, und was passiert, wenn diese nicht genehmigt sind. (Die Bewertung muss bei dieser Lösung genau auf den Freigabeprozess abgestimmt werden! Daher wird diese Umsetzung eher selten von Kunden genützt.)
Planen/Beantragen von Buchungsarten
Tragen Sie regelmäßig, sofern die Berechtigung für die dazugehörigen Programmteile besteht, Ihre Planung ein.
Dazu gehört in der Regel Urlaub, Zeitausgleich usw. Sind diese geplanten Buchungsarten "genehmigungspflichtig" dann wird dadurch automatisch ein Workflow im System gestartet.
Ihr Vorgesetzter/Ihre Vorgesetzte (am Mitarbeiterstamm als "AL", "GF" oder "Stellvertreter" hinterlegt) kann im Bereich CRM unter Aufgaben dann die Planung genehmigen oder ablehnen.
Alternativ dazu können Sie die Planung für zukünftige Abwesenheiten auch über den Antrag auf Abwesenheit machen. Für bereits vergangene Abwesenheiten kann dies auch über den Änderungsantrag durchgeführt werden.
Der Abwesenheitsantrag bewirkt ebenso die Eintragung in der Zeit-Planung - unabhängig vom jeweiligen aktuellen Genehmigungsstatus (ob bereits genehmigt oder noch nicht genehmigt).
Je nach Einstellung wird ein, vom Vorgesetzten, abgelehnter Antrag bzw. die Planung einer Buchungsart aber ggf. gelöscht und muss somit eventuell neu beantragt/geplant werden!
Dienstplanung
Sind Mitarbeiter/innen in Ihrem Unternehmen zentral zu planen, so können Sie dies über die Planungsübersicht oder den Dienstplan durchführen.
Dies ist ebenso eine regelmäßige Tätigkeit, welche normalerweise in z. B. wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Intervallen durchgeführt wird.
Beachten Sie, dass die Ergänzung Dienstplan eine zusätzliche Lizenz-Option ist, die eigens eingerichtet werden muss, falls noch nicht ein Konzept mit Ihnen ausgearbeitet und umgesetzt worden ist.
In der zentralen Planung werden die jeweils gewünschten Tagesmodelle (Dienste) sowie auch Buchungsarten (Urlaub, Krank ...) oder ggf. Wochenmodelle für die Mitarbeiter/innen geplant.
Anschließend können Sie die Planungsausdrucke erstellen oder diese z. B. als PDF digital bereitstellen.
Aufgaben
Sofern Sie als Benutzer/in bzw. Mitarbeiter/in in der NTCS auch die Rolle einer/eines Vorgesetzten innehaben, so sind sämtliche Anträge Ihrer Mitarbeiter/innen unter Aufgaben zu prüfen bzw. zu erledigen.
Sie können die Ihnen zugeteilten Aufgaben in der Regel "erledigen", wodurch diese "genehmigt" oder "abgelehnt" werden können.
Können Sie, aus bestimmten Gründen, die Entscheidung nicht treffen, so können Sie die Aufgabe auch an Kollegen/Kolleginnen delegieren oder jemanden als Mitarbeiter/in dazu verteilen.
Bei der Bearbeitung von Aufgaben des Änderungsantrags haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Buchungen in dem Zuge auch zu bearbeiten, falls nötig.
Bei der Bearbeitung von Aufgaben des Antrags auf Abwesenheit haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die aktuellen Zeitsalden und/oder den Urlaubsstand anzuzeigen.
Beachten Sie, dass insbesondere zum Ende des Monates die Aufgaben regelmäßig kontrolliert und abgearbeitet werden müssen, damit genug Zeit für den Monatsabschluss bleibt.