Abwesenheiten beantragen
Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte.In diesem Fenster können Sie Abwesenheiten beantragen (z. B. Urlaub, ZA, Sonderurlaub ...).
Durch diesen Antrag entstehen Zeitplanungen und weiters wird eine Termingenehmigung in Form einer Aufgabe (CRM) ausgelöst.
Grundsätzlich werden die Einstellungen zum Antrag i. d. R. gemeinsam mit einem zertifizierten BMD Berater eingerichtet, da im Hintergrund einige Einstellungen zu treffen sind.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Die beantragten Planungsdatensätze können Sie (unabhängig vom Genehmigungsprozess) z. B. unter der Planung eines Mitarbeiters, der Planungsübersicht oder dem Dienstplan ansehen.
Der Tagesabschluss erzeugt aus dem Planungssatz eine Zeitbuchung. (Achtung: Die Zeitbuchung wird immer erst am beplanten Tag erstellt! Bis dahin könnte der Antrag nämlich wieder storniert werden.)
Der Antrag kann z. B. auch in der Buchungsmaske → Zeiterfassung gestartet werden.
Eingabefelder
| Mitarbeiter | Geben Sie hier mittels F4- bzw. F8-Funktion Mitarbeiter ein. |
| Buchungsart | Geben Sie hier mittels F4- bzw. F8-Funktion die Buchungsart ein. Achtung: Damit hier eine Buchungsart ausgewählt werden kann, sind einige Einstellungen notwendig. Wenden Sie sich dazu bitte an den ZEIT Support. |
| Von Datum | Von Datum (mit "Von Datum" und "Bis Datum" Zeitraum eingrenzen) |
| Bis Datum | Bis Datum (mit "Von Datum" und "Bis Datum" Zeitraum eingrenzen) |
Text | Hier kann man dem Antrag einen Text mitgeben. Achtung: Der Text wird in verschiedenen anderen Funktionen ebenfalls angezeigt, zum Beispiel in den CRM Aufgaben oder in der Planungsübersicht. So ist es beispielsweise möglich, die Kollegen über den Text zu informieren, wer die Urlaubsvertretung ist. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Tage/Stunden | Hier kann zwischen einem Antrag in Tagen oder in Stunden gewechselt werden (Standard). Auf der Buchungsart können Sie hinterlegen, dass nur eine Option möglich ist. |
| Stornieren | Soll ein Eintrag storniert (gelöscht) werden, so können Sie entweder das gewünschte Datum eintragen, das gelöscht werden soll, oder direkt unter "Geplant" den entsprechenden Datensatz markieren. Anschließend muss der Button "Storno" ausgewählt werden. |
Aktuelle Salden | Die Funktion "Aktuelle Salden" zeigt Urlaubsstände (Achtung: Es handelt sich um Urlaubsstände aus der BMD Lohnverrechnung), die Soll-/Istdifferenz ohne Übertrag beziehungsweise mit Übertrag und verplante Urlaube. |
Urlaubsstand | Mit dieser Funktion wird ebenfalls der aktuelle Urlaubsstand laut BMD Lohnverrechnung aufgerufen. |
Mit der Combobox rechts oben können Sie entscheiden, ob Sie die beantragten (geplanten) Tage einzeln oder zusammengefasst betrachten möchten.
Das ist insofern wichtig, wenn Sie z. B. von einer beantragten Woche nur einen einzelnen Tag stornieren möchten!
Mit dem Feld "Genehmigt" erhalten Sie Auskunft darüber, in welchem Zustand sich der Antrag momentan befindet (Noch in Bearbeitung, Genehmigt oder Abgelehnt).
Genehmigungsprozess
In den meisten Fällen ist mit dem Urlaubs-/ZA-Antrag ein Genehmigungsprozess verbunden, es wäre aber auch eine Antragstellung ohne Genehmigung - nur für Informationszwecke - möglich.
Wenn der Genehmigungsprozess verwendet wird, kann standardmäßig über Parameter entschieden werden, ob die/der Antragsempfänger zum Beispiel manuell ausgewählt werden sollen oder ob der Antrag an den Geschäftsführer und/oder Abteilungsleiter und/oder Hauptstellvertreter des Mitarbeiters gesendet wird.
Außerdem kann eingestellt werden, ob alle oder nur einer der Empfänger genehmigen muss.
(Unter Stammdaten → Einstellungen → "CRM Parameter" können unter "Termine" beim Punkt "Termingenehmigung" die entsprechenden Parameter gesetzt werden.)
Sollte der Genehmigungsprozess vom BMD Standard abweichen, gibt es alternativ dazu die Möglichkeit, einen sogenannten Workflow einzurichten.
Dabei handelt es sich um ein eigenständiges, kostenpflichtiges Tool, das individuelle Prozesse ermöglicht.
Die geplanten Daten aus dem Antrag werden auch im Terminkalender angezeigt, da die Genehmigungsfunktion über das Terminkennzeichen funktioniert.
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