Fertigstellungsevidenz
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
Dieses Thema behandelt die Fertigmeldung eines Arbeitspakets in der LEA. Darunter werden zusammenhängende kundenbezogene Leistungen in Form von Tätigkeiten des Mitarbeiters verstanden, damit von der fakturierenden Stelle zu einem späteren Zeitpunkt (nur) Honorarnoten für fertiggemeldete Tätigkeiten erstellt werden. Zum Beispiel soll die Buchhaltung für die Bezugsperiode 2024/01 erst abgerechnet werden, wenn auch tatsächlich alle damit erbrachten Leistungen vollständig in der Leistungserfassung erfasst sind. Das Mittel, mit dem der Status der Arbeit in der LEA evident gehalten wird, ist dabei der Arbeitsgang, der aufgrund von Regeln für Arbeitsgänge automatisch im Zuge der Leistungserfassung miterzeugt wird. Die fakturierende Stelle kann sich mithilfe dieser sogenannten Fertigstellungsevidenz jederzeit ein Bild vom Zustand der Arbeiten in der LEA machen, indem der Status der Arbeitsgänge betrachtet wird.
Der Arbeitsgang bildet jedoch diesen Vorgang (Beginn der Arbeit – laufende Arbeit – beendete Arbeit) rein in der LEA ab und ist grundsätzlich nicht in der Verwaltung der Planungsobjekte sichtbar (obwohl beide programmtechnisch gesehen auf denselben Prozess zugreifen). Interessant wird die Evidenzhaltung von Arbeitsgängen aber vor allem in Kombination mit der Planung für WT bzw. mit dem Einsatz des Klientenmonitorings, um die Iststunden aus der Leistungserfassung den Planstunden gegenüberzustellen (zum Beispiel über die Auswertung Zeitplanung je Mitarbeiter und Kunde) oder das Honorar aus der Leistungsabrechnung auszuwerten. Ist die Planung für WT eingestellt und die Regel für einen Arbeitsgang Planungsrelevant, so wird ein Arbeitsgang auch in der Verwaltung der Planungsobjekte als Planungsobjekt angezeigt. Die Anlage der Arbeitsgänge (= Planungsobjekte) findet in diesem Zusammenhang nicht mehr hauptsächlich über die Leistungserfassung, sondern bestimmungsgemäß in erster Linie über die Planung über die Funktion Planungsobjekte generieren statt. Dies zeigt sich in der Folge auch am Symbol des Arbeitsgangs (Planungsobjekt).
Diese Dokumentation behandelt vor allem den LEA Teil, also die tatsächliche Fakturierung über Arbeitsgänge. Da das Zusammenspiel mit der Planung für WT und dem Klientenmonitoring hier sehr eng ist, wird an den Stellen auf mögliche Programmabläufe eingegangen, die sich in beiden Programmteilen auswirken.
 | Hier ist es wichtig, die korrekten Begriffe zu kennen und voneinander unterscheiden zu können: Prozess: Der Prozess bildet programmtechnisch die Basis für die Anlage von Arbeitsgängen sowie von Planungsobjekten, Sie merken aber im laufenden Betrieb der LEA nichts von den Prozessen. Vier Prozesse, jeweils einer für BILANZ, FIBU, LOHN und WP, werden bereits als Standard ausgeliefert. Die Prozesse stellen hier einerseits den Bezug zu der zu leistenden bzw. zu planenden Tätigkeit her (jahresbezogene Bilanz bzw. monatsbezogene Fibu) und andererseits die Verbindung zum Kunden über den Zuständigkeitsbereich, der am Prozess hinterlegt ist, dar. LEA-seitig sind daher folgende Informationen wichtig:
Arbeitsgang: Der Arbeitsgang ist in der LEA das Mittel, ein Arbeitspaket eindeutig über mehrere Leistungen hinweg zusammenzufassen (z. B. der Arbeitsgang Buchhaltung 01/2024 für den Kunden 201001). Fakturiert und evidentgehalten wird also nach Arbeitsgängen. Planungsobjekt: Das Planungsobjekt ist in der Planung für WT das Mittel, ein Arbeitspaket einzuplanen (z. B. das Planungsobjekt Bilanz 2023 für den Kunden 201001). Ein Planungsobjekt ist im Klientenmonitoring das Mittel, den Fortschritt eines Arbeitspakets anzusehen (z. B. das Planungsobjekt Buchhaltung 2025/08 für den Kunden 201001). Das Planungsobjekt dient dazu, den Bezug zwischen zuständigem Mitarbeiter, Kunde, Tätigkeit und Planungsperiode herzustellen. Unter diesem Planungsobjekt können auch bestimmungsgemäß die Planstunden den Iststunden aus der LEA gegenübergestellt werden. Weiters ist unter dem Planungsobjekt die Anzeige des Verrechnungsstatus bzw. die Auswertung des Honorars aus der LEA möglich. Einerseits wird also mithilfe von Planungsobjekten geplant und andererseits kann der Arbeitsfortschritt überwacht werden. Um sicherzustellen, dass das Zusammenspiel ideal eingestellt ist, setzen Sie sich bitte mit BMD in Verbindung, um einen Einrichtungstermin zu vereinbaren. |
Abschließend zum Überblick muss noch erwähnt werden, dass die Iststunden aus der Leistungserfassung auch in der Planung für WT und im Klientenmonitoring verwendet werden können, auch wenn in der LEA nicht nach Arbeitsgängen fakturiert wird bzw. Arbeitsgänge nicht fertig gesetzt werden. Gleiches gilt für das Honorar und den Verrechnungsstatus aus der Leistungsabrechnung.
Als Voraussetzung besteht hier nur, dass mit der Planung / mit dem Klientenmonitoring abgestimmte und planungsrelevante Regeln für Arbeitsgänge definiert sind und das generelle Arbeiten mit Arbeitsgängen in der LEA über den LEA Parameter Arbeitsgang automatisch erstellen aktiviert ist. Somit können z. B. Leistungen aus der LEA auf den Planungsobjekten angezeigt werden und in der Planung sowie im Klientenmonitoring ausgewertet werden.
Beachten Sie, dass Sie über den LEA Parameter Leistungen für Klientenmonitoring abhängig vom Verrechnungsstatus der Leistungen bestimmen können, welche Leistungen für die Berechnung der Daten aus der LEA verwendet werden sollen.
Regeln für Arbeitsgänge anlegen
Die Regeln für Arbeitgänge werden unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Regeln für Arbeitsgänge verwaltet.
Beispiel zur Anlage
 | Folgende Regeln für Arbeitsgänge sind angelegt: 
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Hinweis Meldung beim Speichern einer neuen Arbeitsgangregel
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| Bitte beachten Sie, dass sich Arbeitsgangregeln auch als planungsrelevant definieren lassen. Werden Planungsobjekte bereits über die Planstelle erzeugt, muss die Arbeitsgangregel zwar für die LEA eingestellt sein, aber sie ist im Grunde dann nicht mehr für die Anlage der Arbeitsgänge relevant (beachten Sie hier auch bitte den Hinweis Automatische Anlage des Arbeitsgangs als Planungsobjekt). |
Parameter einstellen
Arbeitsgang automatisch erstellen
Es ist nicht vorgesehen, dass Sie im Programmablauf einen Arbeitsgang manuell anlegen (müssen). Das würde in der Praxis hinderlich sein, daher wird die automatische Anlage von Arbeitsgängen über Parameter aktiviert.
Grundsätzlich entscheidet der LEA Parameter Arbeitsgang automatisch erstellen, dass automatisch ein Arbeitsgang aus den Leistungsdaten aufgrund der passenden Arbeitsgangregel entstehen soll.
Hier gibt es zwei Varianten.
- Ohne Projekt: Es wird je Kunde eine Arbeitsgangregel erstellt.
- Mit Projekt: Es wird je Kunde und Projekt eine Arbeitsgangregel erstellt.
Hier orientieren Sie sich daran, ob Sie Ihre Leistungserfassung tatsächlich (durchwegs) mit Projekten abwickeln. Das wird fast immer zur Schlussfolgerung führen, dass Sie hier die Einstellung "Ohne Projekt" wählen.
Hinweis Mischform: Arbeitsgänge mit Projekt neben Arbeitsgängen ohne Projekt
| Wenn Sie sich für Arbeitsgänge je Kunde entscheiden, bedeutet das nicht automatisch, dass es nicht trotzdem Arbeitsgänge geben wird, die projektbezogen geführt werden! In der Praxis kommt es nämlich mehrheitlich vor, dass die Leistungserfassung grundsätzlich ohne Projekte geführt wird. Es ist aber dann durchaus üblich, bei einzelnen Kunden für ein Bezugsjahr mehrere Fibus und daher mehrere Projekte zu führen. So kann es dazu kommen, dass für einzelne Kunden die Arbeitsgänge für die Tätigkeitsgruppe "Buchhaltung" je Bezugsmonat sowie für die Tätigkeitsgruppe "Bilanzierung" je Bezugsjahr das jeweilige (Bilanz-)Projekt aufweisen. Diese werden nicht über die LEA oder über die Planung, sondern direkt über die Fibu oder die Bilanzcheckliste durch die entsprechende Funktionalität angelegt (siehe auch Kapitel Einzelne Planungsobjekte anlassbezogen generieren). Bitte beachten Sie an dieser Stelle auch den Hinweis Auswahl bei mehreren gültigen Planungsobjekten, der in diesem Zusammenhang hilft, trotzdem eine eindeutige Zuweisung einer Leistung zu einem Arbeitsgang (Planungsobjekt) abzubilden. > |
Laufendes Arbeiten / Ablauf
Wie in der Dokumentation weiter oben bereits erwähnt, ist es bestimmungsgemäß nicht vorgesehen, dass Sie sich als leistungserfassender Mitarbeiter oder als fakturierende Stelle um das laufende Erzeugen der Arbeitsgänge kümmern müssen. Die Arbeitsgänge werden entweder über die Leistungserfassung (im Hintergrund) angelegt oder über die planende Stelle mithilfe der Planungsobjekte erzeugt. In manchen Fällen werden auch vereinzelt anlassbezogen Planungsobjekte in anderen Paketen erzeugt.
Planungsobjekt über die Planung anlegen
Werden die Planungsobjekte über die Planung generiert, ist davon auszugehen, dass das relevante Planungsobjekt zum Zeitpunkt der Leistungserfassung bereits vorhanden ist. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass nicht je nach Anlassfall ein einzelnes Planungsobjekt generiert wird, sondern bestimmungsgemäß "alle" Planungsobjekte eines (Arbeits-)Jahres in einem Schritt erzeugt werden. Tritt ein Kunde unter dem Jahr ein, kann für diesen natürlich auch zu einem späteren Zeitpunkt ein Planungsobjekt generiert werden.
In diesem Kapitel wird, um auf den kompletten Ablauf einzugehen, kurz erwähnt, wie die Planungsobjekte erzeugt werden, da dies in der Praxis häufig mit der LEA kombiniert wird. Bitte beachten Sie, dass es sich hier nur um eine vereinfachte Darstellung handelt, da diese Programmfunktionalität auch über ein eigenes lizenziertes Paket abgebildet wird.
Im Programm Planungsobjekte sehen Sie alle bereits angelegten und verplanbaren Planungsobjekte. Um Planungsobjekte zu generieren, wird die Funktion Planungsobjekte generieren verwendet. In den Fenstern Planungsobjekte bzw. Planungsobjekte je Mitarbeiter können Sie den Reiter "MA-Aufzeichnung" verwenden, um die erfassten Leistungen der Mitarbeiter zum Planungsobjekt anzusehen.
Hat die Planstelle die Planung rechtzeitig durchgeführt, werden Sie die Planungsobjekte bereits in voller Anzahl im Fenster Arbeitsgänge sehen (egal, ob bereits ein Mitarbeiter eine passende Leistung erfasst hat oder nicht):
Einzelne Planungsobjekte anlassbezogen generieren
Einzelne Planungsobjekte können auch anlassbezogen über die Pakete FIBU und BILANZ angelegt werden, da das im Zusammenhang mit dem Klientenmonitoring Sinn macht. Hier soll nur ein grober Überblick gegeben werden; genauere Informationen erhalten Sie im Kapitel Planungsobjekte (Buchhaltungen, Lohnverrechnungen ...) generieren der Fensterhilfe Klientenmonitoring.
- Automatische Anlage über BilanzchecklisteEin Planungsobjekt kann auch automatisch aus dem Paket BILANZ entstehen, indem die Bilanzcheckliste zu einem Kunden abgearbeitet wird.Diese Möglichkeit besteht nur, wenn dem Bilanzprojekt über das Feld Vorlage eine Checkliste der Checklistart "mit erweiterter Funktionalität" zugewiesen ist. In diesen Checklisten ist über die "Erweiterten Einstellungen" einstellbar, ob Daten und der Fortschritt an das Klientenmonitoring verschickt werden sollen. Ist das Feld Klientenmonitoring aktiv aktiviert (= Standard für das erste Projekt Kunde/Jahr), ist somit ein Planungsobjekt (mit Projektbezug) nötig.Dieses wird erzeugt, wenn in der Checkliste der erste Punkt vollständig erledigt gesetzt worden ist.Die Planungsobjekte erhalten hier jedenfalls eine Projektzuordnung, nämlich in Form des Bilanzprojektes, das auch am Planungsobjekt aufscheint. Das Planungsobjekt wird für das jeweilige Bilanz-Jahr angelegt und ist somit auch in den Arbeitsgängen der LEA sichtbar.
- Automatische Anlage über Anlage der FibuEin Planungsobjekt kann auch automatisch aus dem Paket FIBU entstehen, indem eine neue Fibu unter einer Kundenfirma entsteht.Diese Möglichkeit besteht nur, wenn in den Firmen- und FIBU-Stammdaten das FIBU Feld Klientenmonitoring aktiv ist (= Standard) und somit auch hier Daten an das Klientenmonitoring verschickt werden. Es ist nicht relevant, auf welchem Weg die Fibu angelegt wird (manuell, im Zuge des Erzeugens der Firma bzw. über die Jahresübernahme).
Für den Fall, dass ein Kunde mehr als eine Fibu hat und alle Fibus im Klientenmonitoring evident gehalten werden, müssen bereits die Fibus anhand von Fibu-Projekten differenziert werden. In diesem Fall erhalten auch die Planungsobjekte einen Projektbezug.
Das Planungsobjekt wird für das jeweilige Fibu-Jahr und den Monat lt. Wirtschaftsjahrbeginn angelegt und ist somit auch in den Arbeitsgängen der LEA sichtbar.
Arbeitsgang aufgrund der Leistungserfassung anlegen
Wird die Planung außen vor gelassen und die Arbeitsgänge somit rein über die LEA im Hintergrund generiert, wird der Arbeitsgang nicht im Vorhinein, sondern "zeitnah" mit der ersten passenden Leistung generiert. Das Programm prüft beim Speichern der Leistung, ob sich die Leistung in einer Regel widerspiegelt und erzeugt, sobald das der Fall ist, den passenden Arbeitsgang. Erfolgt die Fertigstellung der Leistung ausschließlich bei der Autorisierung, wird auch der Arbeitsgang (sofern er noch nicht existiert) erst zu diesem Zeitpunkt angelegt.
Alle vorhandenen Arbeitsgänge werden im Fenster Arbeitsgänge gelistet und können dort recherchiert werden.
| Wenn Sie auf der Regel für Arbeitsgänge definiert haben, dass diese Regel planungsrelevant ist, wird der Arbeitsgang aber auch in diesem Ablauf nicht mehr als reiner LEA Arbeitsgang, sondern als Planungsobjekt betrachtet. In diesem Fall ist es sehr wahrscheinlich, dass der Arbeitsgang (also das Planungsobjekt) bereits über die Planung – sprich über die Funktion Planungsobjekte generieren – von der Planstelle angelegt worden ist (siehe Kapitel oberhalb Planungsobjekt über die Planung anlegen). Sie sehen das deutlich in der Verwaltung der Arbeitsgänge am Symbol, mit dem der Arbeitsgang / das Planungsobjekt gekennzeichnet ist. Das Symbol "Euro"  kennzeichnet den LEA Arbeitsgang, dieser ist über den oben beschriebenen Ablauf Arbeitsgang aufgrund der Leistungserfassung anlegen erzeugt worden und gehört zu einer Regel, die nicht planungsrelevant ist. Das Symbol "Planung"  kennzeichnet ein Planungsobjekt, gehört also zu einer Regel, die planungsrelevant ist.  Reine LEA Arbeitsgänge scheinen somit nicht in der Verwaltung der Planungsobjekte auf. Nur tatsächliche Planungsobjekte scheinen dort auf – irrelevant, auf welchen Weg diese entstanden sind. Stellt das Programm beim Speichern der Leistung trotzdem fest, dass die Leistung zu einer Regel für Arbeitsgänge gehört, die das Kennzeichen planungsrelevant gesetzt hat, und noch kein entsprechendes Planungsobjekt vorhanden ist, erhalten Sie eine Hinweismeldung. Der Hinweis "Für folgenden Vorgang gibt es noch kein Planungsobjekt. Bitte überprüfen Sie Ihre Eingaben!" soll einerseits Fehleingaben vermeiden helfen und sicherstellen, dass die Planstelle auch über fehlende Planungsobjekte informiert wird.  Mit der Schaltfläche "Speichern" erzeugen Sie das passende Planungsobjekt automatisch. Diese Meldung erhalten Sie, sofern die Anlage eines Planungsobjekts aufgrund einer Neuanlage/Bearbeitung einer Leistung in der Leistungserfassung nötig ist. Ebenso tritt die Meldung auf, wenn die Leistung in der Fakturierung neu angelegt wird und infolgedessen ein Planungsobjekt anzulegen ist. Erfordert allerdings eine Umbuchung oder eine Bezugszeitraumänderung einer bestehenden Leistung ein neues passendes Planungsobjekt, wird dieses ohne diesen Hinweis neu angelegt und der Leistung korrekt zugewiesen. |
In der täglichen Leistungserfassung müssen Sie keine separaten Felder befüllen, Sie nehmen Ihre Leistungserfassung wie gewohnt vor. Durch die Automatiken im Hintergrund ist sichergestellt, dass die Leistungen den passenden Arbeitsgängen zugeordnet werden. Durch die Angabe von Kunde, (ev. Projekt), Tätigkeit (Tätigkeitsgruppe, Tätigkeitshauptgruppe werden ermittelt) und Bezugszeitraum findet das Programm den passenden Arbeitsgang.
| Wird mit LEA Arbeitsgangregeln im Modus "Ohne Projekt" gearbeitet und werden für einen Kunden mehrere Planungsobjekte für ein Jahr unter der gleichen Tätigkeitsgruppe erzeugt, müssen Sie während des Erfassens der Leistung das passende Projekt auswählen. Es ist dabei nicht relevant, ob Sie die Leistung in der Leistungserfassung oder in der Fakturierung erfassen. Sie erhalten beim Speichern einer Leistung das Dialogfenster Projekt für Leistung festlegen, wenn das Programm feststellt, dass es mehrere gültige Planungsobjekte für die betroffene Leistung gibt und Sie die Leistung noch nicht mittels Projekteingabe dem korrekten Planungsobjekt zugeordnet haben:  Der Anwender kann an dieser Stelle entscheiden, auf welches Projekt sich diese Leistung bezieht. In weiterer Folge wird das Projekt automatisch auf die Leistung geschrieben und das entsprechende Planungsobjekt ermittelt. Ist zum Zeitpunkt des Speicherns der Leistung eine Eindeutigkeit gegeben, aber beim späteren Autorisieren der Leistung nicht mehr (etwa weil in der Zwischenzeit ein weiteres gültiges Planungsobjekt entstanden ist), erhalten Sie statt des Dialogfensters einen Hinweis. Auch im Zuge einer Umbuchung wird lediglich festgestellt, ob zur eindeutigen Identifizierung des korrekten Planungsobjekts ein Projekt nötig ist. In beiden Fällen wird Ihnen folgende Meldung ausgegeben: "Für folgende Leistunge(en) konnte kein eindeutiges Planungsobjekt (kein eindeutiger Arbeitsgang) ermittelt werden. Die Autorisierung kann nicht abgeschlossen werden. Bitte bearbeiten Sie diese Leistung(en) und wählen Sie beim Speichern das gewünschte Projekt aus."  Auch in diesen Fällen müssen Sie daher über einen Projektbezug eine Eindeutigkeit manuell herstellen, sodass das entsprechende Planungsobjekt ermittelt werden kann. |
| Der Status eines Arbeitsgangs wird nicht nur in der Rechnungsbearbeitung angezeigt (siehe Kapitel Leistungen anhand der Symbole in Rechnungsbearbeitung beurteilen). Der Status wird mit denselben Arbeitsgangsymbolen in der Spalte Vorgangs-ID in der Leistungserfassung (z. B. Tageserfassung oder Leistungsübersicht) angezeigt. Damit ist auf einen Blick auch in der Leistungserfassung ersichtlich, welche Arbeitsgänge bereits fertig bzw. abgerechnet und welche noch offen sind. Damit die Anzeige des Status so detailliert verfügbar ist, muss der LEA Parameter Vorgangsmatchcode anzeigen aktiviert sein (= Standard).  Wäre der Parameter deaktiviert, erhalten Sie nur das Arbeitsgangsymbol – ohne weitere Möglichkeit, daraus den Status zu recherchieren.  In der Wochenerfassung sowie den Leistungsdetail-Fenstern der Auswertungen und der Fakturierung steht die Spalte zur Zeit nicht zur Verfügung. Handelt es sich beim Arbeitsgang um ein Planungsobjekt, können Sie mit einem einfachen Klick auf den zugewiesenen Vorgangsmatchcode des Feldes Vorgang auch einfach anzeigen lassen, welche Leistungen bisher zu diesem Planungsobjekt zugeordnet sind. Wechseln Sie hier im Fenster "Planungsobjekt" auf den Reiter "MA-Aufzeichnung".  |
Hinweis Leistung einem konkreten Arbeitsgang zuordnen
| Das bewusste Zuordnen einer Leistung zu einem konkreten Arbeitsgang, das u. A. über den LEA Parameter Vorgang zu Leistung erfassen und Daten auf Leistung übernehmen gesteuert wird, ist im Zusammenhang mit der Evidenzhaltung von Arbeitsgängen für die Leistungserfassung und Fakturierung nicht vorgesehen. Eine manuelle Zuweisung würde sich mit der Automatik widersprechen und ist daher nicht mit der Fertigstellungsevidenz, wie sie in der vorliegenden Themendokumentation beschrieben ist, kompatibel. Wird trotzdem direkt auf der Leistung ein Vorgang über das Feld Vorgang zugeordnet, wird bei Fertigmeldung dieser ausgewählte Vorgang/Arbeitsgang auf "Fertig" gesetzt. |
Arbeitsgang fertigmelden
Damit der Arbeitsgang für die Fakturierung bereitsteht, muss er den Status "Fertig" aufweisen.
Es gibt mehrere Wege, einen Arbeitsgang fertig zu setzen:
- Direkt bei der Erfassung für die letzte zum Arbeitsgang gehörende Leistung kann die Funktion Arbeitsgang fertig setzen ausgeführt werden.
- Direkt bei der Erfassung kann die letzte zum Arbeitsgang gehörende Leistung mit der Funktion Speichern und AG fertig setzen abgespeichert werden. Diese Funktion ist im Standard allerdings nicht vorgesehen und muss bei Bedarf über den LEA Parameter Speichern und Arbeitsgang fertig setzen aktiviert werden.
- Direkt bei der Erfassung kann eine zusätzliche Leistung auf die Finaltätigkeit der zum Arbeitsgang gehörenden Arbeitsgangregel erfasst werden. Das ist das Signal dafür, den dazugehörigen Arbeitsgang beim Speichern der Leistung automatisch fertig zu setzen. Erfolgt die Fertigstellung der Leistung ausschließlich bei der Autorisierung, wird auch der Arbeitsgang erst zu diesem Zeitpunkt automatisch fertig gesetzt.
- In der Verwaltung der Arbeitsgänge kann manuell die Funktion Status fertig setzen ausgeführt werden. Da dies aber eigens einen Einstieg in diesen Programmteil erfordert, wird dieser Weg üblicherweise nicht praktiziert.
Konnte der Arbeitsgang erfolgreich auf den Status "Fertig" gesetzt werden, erhält der Anwender einen Hinweis:
Wird die Fertigmeldung irrtümlich für einen Arbeitsgang ausgeführt, der bereits den Status "Fertig", "In der Honorarnote" oder "Abgerechnet" aufweist, erhält der Anwender ebenfalls einen entsprechenden Hinweis:
Hinweis Neuanlagedialog für fehlenden Arbeitsgang
| Existiert im Zuge der Fertigmeldung über eine Leistung noch gar kein Arbeitsgang, steuert der LEA Parameter Neuanlagedialog wie das Programm reagieren soll. Das kann unter anderem auftreten, weil etwa kein passendes Regelwerk für die erfasste Leistung existiert. Mit der Ausprägung "Neuanlagedialog anzeigen" wird ein Neuanlagedialog für den Arbeitsgang geöffnet, um diesen manuell neu anlegen zu können (Standard). Dabei werden aus der Leistung bekannte Daten wie Kunde, (Projekt), Tätigkeit, Tätigkeits(haupt)gruppe als Vorschlagswerte an den Arbeitsgang übergeben.  Um zu unterbinden, dass es zu einer automatischen Anlage eines Arbeitsgangs kommt, ohne dass ein Regelwerk existiert, ist die Ausprägung "Kein Neuanlagedialog aber Meldung" oder "Weder Neuanlagedialog noch Meldung" zu wählen. Bei der ersten Ausprägung wird der Anwender hingewiesen, dass für die Leistung keine entsprechende Arbeitsgangregel gefunden werden konnte.  |
Hinweis Planungsobjekt über andere Pakete fertigmelden
| Auch für Planungsobjekte gibt es in anderen Programmteilen die Möglichkeit, diese fertigzumelden. Im Klientenmonitoring steht Ihnen dafür die Funktion Fertigmeldung Verrechnungsstatus zur Verfügung, die als weitere Alternative zur Fertigmeldung eingesetzt werden kann. |
| In der Verwaltung der Arbeitsgänge haben Sie theoretisch die Möglichkeit, den Status eines Arbeitsgangs manuell abzuändern. Beachten Sie bitte, dass diese Möglichkeit nur für Korrekturzwecke vorgesehen ist. Beachten Sie bitte weiters, dass die fakturierende Stelle unter Umständen die Möglichkeit hat, direkt in der Rechnungsbearbeitung die Fertigmeldung eines Arbeitsgangs wieder aufzuheben. Dafür steht die Funktion Arbeitsgang offen/fertig setzen zur Verfügung. Bitte informieren Sie sich bei Bedarf direkt in der Fensterhilfe Rechnung bearbeiten. |
Honorarnoten nach fertigen Arbeitsgängen aufbereiten
Um im Programm Honorarnoten aufbereiten Leistungen aufzubereiten, die zu fertigen Arbeitsgängen gehören, verwenden Sie den Aufbereitungsmodus Fertige Arbeitsgänge. Sollten Sie diesen Modus nicht im Bereich Aufbereitungsmodus auffinden, aktivieren Sie zuvor den LEA Parameter Wenn fertig. Beachten Sie jedoch, dass es nicht zwingend notwendig ist, diesen Aufbereitungsmodus zu verwenden. Die Leistungen können auch über die anderen Aufbereitungsmodi aufbereitet werden und behalten dabei ihren Bezug zum jeweiligen Arbeitsgang.
Um einen oder mehrere bestimmte Arbeitsgänge auszuwählen, steht Ihnen im Bereich Auswahl das Feld Arbeitsgänge zur Verfügung. Dieses öffnet mit der Funktion F8 das Fenster Arbeitsgänge zuordnen.
Nach Betätigen der Schaltfläche "Übernehmen" wird Ihre Zuordnung in das Feld Arbeitsgänge übernommen. Alle Leistungen, die zu den hier zugeordneten Arbeitsgängen gehören, werden bei der Aufbereitung der Honorarnoten berücksichtigt. Wenn Sie keine Einschränkung vornehmen, werden Leistungen aller fertigen Arbeitsgängen aufbereitet.
Haben Sie zusätzlich in den Regeln für Arbeitsgänge im Bereich Aufzubereitende Tätigkeitsgruppen definiert, dass weitere Tätigkeits(haupt)gruppen mitberücksichtigt werden sollen, gelangen die davon betroffenen Leistungen ebenfalls in die neu aufbereiteten Honorarnoten. Dieses Vorgehen bringt den Vorteil, dass auch Tätigkeiten, die nicht sauber erfasst werden (z. B. falscher Bezugsmonat), bei der Aufbereitung jedenfalls mitaufbereitet werden und das Fehlen solcher Leistungen somit nicht unbemerkt bleibt.
Beim Aufbereiten über diesen Modus können zudem hinterlegte Pauschalen berücksichtigt werden, sofern dies der LEA Parameter Honorarnoten aufbereiten zulässt. Auch Pauschalen ohne Leistung werden entsprechend angewendet und mitaufbereitet. Dies gilt sowohl für Tätigkeitsgruppen, für die die Regeln für Arbeitsgänge angelegt worden sind, als auch für Tätigkeitsgruppen, die in den Regeln nur als mitaufzubereitende Tätigkeitsgruppen geführt werden.
Sofern der Aufbereitungsmodus Fertige Arbeitsgänge genutzt worden ist, weisen die Arbeitsgänge anschließend nicht mehr den Status "Fertig", sondern den Status "In der Honorarnote" auf und stehen somit künftig in der Auswahl der fertigen Arbeitsgänge nicht mehr für die Aufbereitung zur Verfügung.
Hinweis "Datenbesitzer ansehen" des Kunden prüfen
| Um sicherzustellen, dass nur von jenen Kunden Leistungen aufbereitet werden, für die der Anwender auch berechtigt ist, kann der LEA Parameter Datenbesitzer-Prüfung Arbeitsgänge aktiviert werden. Bei Aktivierung werden im Fenster Arbeitsgang zuordnen nur jene Kunden angezeigt, die der Benutzer, der die Honorarnoten aufbereiten möchte, ansehen darf. Hier wird das Feld "Datenbesitzer ansehen" im Kundenstamm geprüft. Steht der Parameter auf der Standardeinstellung "Nein", bleiben jedoch alle Kunden für alle Mitarbeiter sichtbar. |
Honorarnoten nach Arbeitsgang abrechnen
Nach dem Aufbereiten der Honorarnoten sind die neu erstellten Honorarnoten im Fenster Honorarnoten im Reiter Rechnungen für die weitere Fakturierung bereit. Anhand der Spalte Erstellungstyp ist über das Symbol "Häkchen"
bzw. den Eintrag "Honorarnote wenn fertig" ersichtlich, dass es sich um eine Honorarnote handelt, die über den Aufbereitungsmodus Fertige Arbeitsgänge erstellt worden ist.
bzw. den Eintrag "Honorarnote wenn fertig" ersichtlich, dass es sich um eine Honorarnote handelt, die über den Aufbereitungsmodus Fertige Arbeitsgänge erstellt worden ist. Die darin enthaltenen Arbeitsgänge besitzen, wie oberhalb bereits erwähnt, den Status "In der Honorarnote".
Die neu erstellte Honorarnote durchläuft grundsätzlich die gleichen Rechnungsfunktionen wie eine normale Honorarnote.
Gewisse Fakturierungsvorgänge lösen eine Aktualisierung des Status des Arbeitsgangs aus. In diesem Zusammenhang gibt es jedoch Unterschiede, je nachdem, ob für das Aufbereiten der Honorarnote der Aufbereitungsmodus Fertige Arbeitsgänge verwendet worden ist oder nicht.
- Die Honorarnote ist über den Aufbereitungsmodus Fertige Arbeitsgänge erstellt worden:
Wie weiter oben erwähnt, wird durch das Verwenden dieses Modus der Status der aufbereiteten Arbeitsgänge auf "In der Honorarnote" geändert (damit diese nicht mehr in der Aufbereitung zur Verfügung stehen). Beim Verlassen der Rechnungsbearbeitung wird geprüft, welche Leistungen welcher Arbeitsgänge sich noch in der Honorarnote befinden. Sind beispielsweise alle Leistungen eines Arbeitsgangs durch Umbuchen, Ausbuchen etc. aus der Honorarnote entfernt worden, muss sich auch der Status des Arbeitsgangs aktualisieren. Ist es dementsprechend für einen Arbeitsgang nicht mehr nötig, diesen auf den Status "In der Honorarnote" zu halten, wird der Status des Arbeitsgangs auf "Fertig" zurückgesetzt.
Ist das Verwerfen der Honorarnote nötig, wird durch die Funktion Rechnung verwerfen auch der betroffene Arbeitsgang wieder auf den Status "Fertig" zurückgesetzt. Durch die Rechnungsfunktion Rechnung abschließen wird der betroffene Arbeitsgang auf den Status "Abgerechnet" gesetzt bzw. neuerlich geprüft, welche Arbeitsgänge sich überhaupt noch in der Honorarnote befinden. - Die Honorarnote ist z. B. über den Aufbereitungsmodus Kunde nach Rechnungsempfänger erstellt worden:
In diesen Fällen bleibt der Arbeitsgang weiterhin im Status "Offen" bzw. "Fertig", das Aufbereiten ändert den ursprünglichen Status nicht. Die einzige Aktualisierung, die automatisch vom Programm vorgenommen wird, ist das Setzen eines Arbeitsgangs auf den Status "Abgerechnet". Dies ist der Fall, sobald eine Honorarnote mit der erstbesten beliebigen Leistung, die dem Arbeitsgang angehört, mit der Rechnungsfunktion Rechnung abschließen abgeschlossen wird. Dieser Status wird in der Folge nicht mehr zurückgesetzt (etwa durch ein Storno). Dafür ist nur in diesen Fällen ein manuelles Rücksetzen des Arbeitsgangs auf den Status "Offen" möglich. Der Status des Arbeitsgangs kann – falls es durch den Mitarbeiter vergessen worden ist – in der Rechnungsbearbeitung mit der Funktion Arbeitsgang offen/fertig setzen nachträglich verändert werden.
Leistungen anhand der Symbole in Rechnungsbearbeitung beurteilen
Unabhängig davon, mit welchem Aufbereitungsmodus die Honorarnote aufbereitet worden ist, sehen Sie in der Rechnungsbearbeitung über Symbole, ob zu dieser Leistung ein Arbeitsgang existiert und in welchem Status dieser ist (Offen, Fertig oder Abgerechnet). Den Status "In der Honorarnote" gibt es hier als Symbol nicht eigens, weil es an dieser Stelle nicht von Interesse ist.
 | Das Symbol ohne Häkchen kennzeichnet Leistungen, die zu einem offenen Arbeitsgang gehören. |
 | Das Symbol mit grünem Häkchen kennzeichnet Leistungen, die zu einem fertigen Arbeitsgang gehören. |
 | Das Symbol mit rotem Häkchen kennzeichnet Leistungen, die zu einem bereits abgerechneten Arbeitsgang gehören. |
Wenn Sie Ihre Honorarnoten streng nach fertiggemeldeten Arbeitsgängen aufbereiten, werden Sie vor allem das Symbol für fertige Arbeitsgänge () sehen.
) sehen.Für eine saubere Arbeitsweise anhand Ihrer Evidenzhaltung empfiehlt es sich, die anderen Leistungen näher zu betrachten:
- Leistungen, die mit dem Symbol für offene Arbeitsgänge () gekennzeichnet sind, kontrollieren Sie auf Richtigkeit bzw. entfernen Sie aus der Honorarnote.
- Leistungen, die mit dem Symbol für bereits abgerechnete Arbeitsgänge () gekennzeichnet sind, kontrollieren Sie auf Richtigkeit.
Möglicherweise ist auch ein Arbeitsgang nicht korrekt fertiggemeldet worden und die Leistung über andere Wege in die Rechnungsbearbeitung gelangt, oder die Leistung wurde einfach zu einem späteren Zeitpunkt nacherfasst, umgebucht etc.
Wenn Sie die Symbole nur als Richtwert betrachten, nach anderen Kriterien abrechnen und Sie daher andere Aufbereitungsmodi nutzen, können Ihnen naturgemäß alle Symbole in der Rechnungsbearbeitung aufscheinen. Das bringt für Sie auch ohne Fakturierung nach Arbeitsgängen den Vorteil, dass das Symbol Leistungen kennzeichnet, die noch nachträglich angefallen sind und eigentlich schon zu einem abgerechneten Leistungspaket gehören.
Leistungen hinsichtlich Arbeitsgang-Zuordnung aktualisieren
Durch das Ausführen diverser Funktionen in der Rechnungsbearbeitung ist es naturgemäß so, dass der ursprüngliche Arbeitsgang eventuell nicht mehr zur geänderten Leistung passen wird. Dies kann etwa der Fall sein, wenn Sie die Funktion Ändern Bezugszeitraum oder Umbuchung ausführen.
Folgendes Regelwerk wird in diesem Zusammenhang angewendet, egal ob es sich im Hintergrund um reine LEA Arbeitsgänge oder Planungsobjekte handelt.
- Entsteht durch die Änderung eine Leistung, die einen neuen Arbeitsgang erfordert, wird der betreffende Arbeitsgang automatisch neu angelegt und die Leistung dem neuen Arbeitsgang zugeordnet, sodass die Stammdaten von Leistung und Arbeitsgang wieder übereinstimmen. Auch wenn der bisherig korrekte Arbeitsgang nun gar keine Leistung mehr zugewiesen hat, bleibt dieser weiterhin bestehen und wird nicht gelöscht. Um die Übersichtlichkeit der Evidenzhaltung sicherzustellen, können Sie diesen "leeren" Arbeitsgang im Anschluss manuell löschen.
- Ist durch die Änderung einer Leistung nicht eindeutig, zu welchem bestehenden Arbeitsgang sie aufgrund der Änderung gehört, erhalten Sie eine Meldung, die das Speichern der Leistung und somit das Ändern der Leistung unterbindet. Die Ursache kann etwa sein, weil die ursprüngliche Leistung kein Projekt aufweist und zur neuen Leistung zwei Arbeitsgänge existieren, die sich hinsichtlich des Bezugsjahrs gleichen aber ein unterschiedliches (Bilanz-)Projekt aufweisen. Sie werden hier darauf hingewiesen, dass kein eindeutiges Planungsobjekt (Arbeitsgang) ermittelt werden konnte und dass Sie eventuell ein Projekt auf der Leistung erfassen müssen.
In diesem Fall können Sie eine Lösung nur durch eine Umbuchung auf das korrekte Projekt erreichen, da Sie beim Bezugszeitraum Ändern keine Möglichkeit vorfinden, das korrekte Projekt bekanntzugeben. Tritt die Situation direkt bei der Umbuchung auf, wird Ihnen über eine Meldung angezeigt, um welche Leistung(en) es sich konkret handelt.
Bei der Umbuchung können Sie im Anschluss an diese Meldung direkt Ihre Eingaben richtigstellen, indem Sie das fehlende, korrekte Projekt ergänzen. So kann das Programm eindeutig einen Bezug zum passenden Arbeitsgang finden und diesen der Leistung zuordnen.
Bitte beachten Sie jedoch, dass eine Eingabe eines Projektes im Umbuchungsdialog immer zur Identifikation des korrekten Arbeitsgangs herangezogen wird (auch wenn bisher nur ein Arbeitsgang ohne Projektbezug für den Bezugszeitraum existiert)! Das kann unter Umständen zu manuellen Nacharbeiten/Korrekturen führen, um die Übersichtlichkeit der Evidenzhaltung und den korrekten Ausweis der Leistungen unter dem richtigen Planungsobjekt wiederherzustellen.
| Eine Bilanzleistung ist irrtümlich für das Bezugsjahr 2052 erfasst worden und muss korrekterweise auf das Bezugsjahr 2025 umgebucht werden. Durch die fehlerhafte Eingabe ist auch vom Programm ein Planungsobjekt angelegt worden.  Für das Bezugsjahr 2025 existieren allerdings zwei Planungsobjekte, da zwei Jahresabschlüsse unter demselben Kunden notwendig gewesen sind.  Wenn Sie nun im Umbuchungsdialog KEIN Projekt bekanntgeben, können Sie die Umbuchung nicht abschließen.  Erst wenn Sie das korrekte Projekt auswählen, können Sie umbuchen.  Durch die Zuweisung wird das dazupassende Planungsobjekt gefunden und die Leistung scheint korrekt unter dem Planungsobjekt auf.  Umgekehrt soll nun die Leistung, die sich auf das Bezugsjahr 2025 bezieht und daher auch ein Projekt aufweist, doch wieder auf das Bezugsjahr 2024 umgebucht werden. Da der korrekte Arbeitsgang KEIN Projekt aufweist, darf auch die Leistung nach der Umbuchung korrekterweise kein Projekt mehr aufweisen. Das muss allerdings manuell passieren! Wenn Sie nun vergessen, das Projekt im Umbuchungsdialog richtigzustellen (= zu leeren) und nur das Bezugsjahr korrigieren, kann das Programm keinen passenden Arbeitsgang finden und erzeugt daher einen neuen Arbeitsgang bzw. vervollständigt den bisherigen Arbeitsgang um das Projekt.   Aus diesem Grund ist dringend anzuraten, besondere Vorsicht beim Mehrfach-Umbuchen von Leistungen walten zu lassen. Gibt es mehrere Leistungen, die umgebucht werden müssen, müssen die Leistungen mit korrektem Projektbezug einzeln umgebucht werden. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Verrechnungsstatus im Klientenmonitoring auswerten
Der Verrechnungsstatus kann bei entsprechender Anbindung der Pakete auch im Klientenmonitoring mitverfolgt werden. Für die Statusmeldungen stehen entsprechende Funktionen und Icons zur Verfügung (Status/Verrechnungsstatus). Nähere Informationen erhalten Sie im Kapitel Verrechnungsstatus der Fensterhilfe Klientenmonitoring.
