Planung WT
Einleitung
Die Personaleinsatzplanung für Wirtschaftstreuhänder (PEP für WT) ist unter dem Menüpunkt "Planung" im Paket "CRM und DMS" zu finden.
Die Personaleinsatzplanung besteht aus zwei Bereichen:
- Planungsobjekte
Die Planungsobjekte stellen die zu erledigenden Arbeiten dar und sind Basis für die benötigten Kapazitäten.
Die Geschäftsfälle einer Kanzlei werden über das ganze Jahr (Planungsjahr) dargestellt und können hier zeitlich geplant werden (z. B. Bilanz 2024 für Kunde Allinger im Planungsjahr 2025). - Mitarbeiterkapazitäten
Die Mitarbeiterkapazitäten berechnen, wie viele Kapazitäten in einem bestimmten Zeitbereich für bestimmte Arbeiten zur Verfügung stehen. Grundlage dieser Berechnung sind die Sollarbeitszeiten der Mitarbeiter.
Diese beiden Bereiche werden im Fenster Übersicht Mitarbeiterkapazitäten gegenübergestellt, können aber unabhängig von einander genützt werden. Die Übersicht der Mitarbeiterkapazitäten bietet über das ganze Jahr einen guten Überblick über die Kapazitäten und Auslastung der jeweiligen Mitarbeiter.
Planungsobjekte
Die Planungsobjekte enthalten grundsätzlich die Informationen Kunde, zu erledigende Tätigkeit (über den Prozess dargestellt) sowie Bezugsjahr. Geplant werden die dafür benötigten Planstunden, der geplante Durchführungszeitraum und die zuständigen Mitarbeiter.
Hauptaussagen:
- Wer macht was in welchem Monat?
- Wie weit fortgeschritten sind die einzelnen Geschäftsfälle (Planungsobjekte)?
- Was muss noch gemacht werden, was muss verschoben werden?
- Zusatzinformationen für den jeweiligen Geschäftsfall (über die Karteireiter)
Mitarbeiterkapazitäten berechnen
Ausgehend von der Soll-Arbeitszeit werden die verplanbaren Zeiten der Mitarbeiter (= verfügbare Kapazitäten) ermittelt.
Diese Kapazitäten können über das Fenster Mitarbeiterkapazitäten berechnen ermittelt und bearbeitet werden. Die Berechnung erfolgt anhand eines vordefinierten Schemas und grundsätzlich unabhängig von den Planungsobjekten.
Hauptaussage:
- Wie viel Zeit haben Mitarbeitende für bestimmte Arbeiten zur Verfügung?
Stammdaten der Planung
Standards für Kanzleiplanung importieren
CRM und DMS Mit Importieren der Standards für die Kanzleiplanung werden die für die Inbetriebnahme der Kanzleiplanung benötigten Stammdaten angelegt:
- Planungsperioden
- Berechnungsschema
- Berechnungsmodell
- Bilanzprozess wird im Berechnungsschema eingetragen
- Ausprägungen für Vorgangsstatus
- Statuskombinationen
Planungsperioden
Planungsperioden gliedern die zugrundeliegenden Daten nach Zeiträumen und werden sowohl für das Generieren und Darstellen von Planungsobjekten als auch für die Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten benötigt.
Je kleiner die Planungseinheit (z. B. Tag), umso präziser ist die Planung möglich und umso größer ist die zu administrierende Datenmenge.
Von BMD wird die Planung auf Monatseinheit empfohlen, da sie übersichtlich ist und ausreichend Platz für Planungsmöglichkeiten bietet.
Grundsätzlich wäre somit für die PEP für Wirtschaftstreuhänder P1JM relevant.
Hinweis
 | Durch das Umstellen des Bearbeitungsraster-Modus auf "Ausfüllen" wird die Dauer im Gantt beim Verschieben eines Planungsobjektes automatisch in der jeweiligen Periodeneinheit "ausgefüllt", dadurch wird das Planen/Verschieben/Anpassen jedenfalls erleichtert. |
Generell ist eine Unterscheidung zwischen periodischer und rollierender Ausprägung möglich:
- Periodisch: Betrachtet immer die jeweilige Bezugsperiode, in welche das Datum/der Zeitpunkt fällt, vom 1. bis zum letzten (z. B. Monatserster bis Monatsletzter)
- Rollierend: Geht vom Datum aus, welches beim "Planungsobjekte generieren" eingestellt ist, von welchem dann direkt weggerechnet wird.
Beispiele zur Veranschaulichung
 | P1JM Planungsperiode 1 Jahr mit Monatsraster, periodische Auswertung R1JM Planungsperiode 1 Jahr mit Monatsraster, rollierende Auswertung In Verbindung mit dem Feld "Zeitpunkt" wird der Unterschied zwischen der periodischen und der rollierenden Darstellung ersichtlich: P1JM, Zeitpunkt 1.4.2025 ergibt den Zeitraum 1.1.2025 bis 31.12.2025 R1JM, Zeitpunkt 1.4.2025 ergibt den Zeitraum 1.4.2025 bis 31.3.2025 |
PEP für Wirtschaftstreuhänder arbeitet hauptsächlich mit periodischer Darstellung.
Hinweis
| Es ist für die Übersicht der Mitarbeiterkapazitäten hilfreich, zusätzlich zu den von BMD zur Verfügung gestellten Standardplanungsperioden eine weitere anzulegen, welche die Betrachtung eines ganzen Jahres (zusammgefasst) ermöglicht:  |
Prozesse
Prozesse sind das Element, um die anfallenden Arbeiten in einer Kanzlei unterscheiden zu können.
Auf den Prozessen können Tätigkeitsgruppen zugeordnet werden, um so die Verbindung zur Leistungserfassung darzustellen. Das dient dazu, um die erfassten Ist-Stunden den richtigen Planungsobjekten zuordnen zu können. Andererseits werden auf den Prozessen die Zuständigkeitsbereiche hinterlegt - damit kann beim automatischen Generieren der Planungsobjekte der für die Durchführung verantwortliche Mitarbeiter aus den Zuständigkeiten ermittelt werden.
Bei der Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten eines Mitarbeiters ist es möglich, die verfügbaren Stunden einem oder mehreren Prozessen zuzuordnen. Dazu werden die Prozesse im Berechnungsschema und in den Berechnungsmodellen für Mitarbeiterkapazitäten ergänzt.
Wichtige Felder für die Neuanlage eines Prozesses:
| Prozess-Nr. | Eindeutige Nummer des Prozesses. Die Nummer kann prinzipiell beliebig vergeben werden. BMD empfiehlt die Verwendung von alphanumerischen Prozessnummern, da somit eine eindeutige und schnellere Erkennbarkeit gewährleistet ist (z. B. "BIL" für Bilanz; "BH" oder "FIBU" für Buchhaltung). |
Bezeichnung des Prozesses. Diese wird bei Neuanlage von Vorgängen/Einsätzen auf den neu angelegten Datensatz automatisch kopiert. | |
Über dieses Feld erfolgt die Verknüpfung mit dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich (Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeitsbereiche). Damit das Zusammenspiel mit der Quotenverwaltung funktioniert, muss der Zuständigkeitsbereich 1 auf dem Prozess für die Bilanzierung hinterlegt werden. | |
Dieses Kennzeichen bestimmt die Verwendung des Prozesses für die LEA. Damit der Prozess verwendet werden kann, muss dieses Häkchen gesetzt werden. | |
Für die zum Vorgang erfassten Leistungen wird diese Tätigkeit vorgeschlagen. Die mittels BDE-Zeit erfassten Mitarbeiteraufzeichnungen werden automatisch mit dieser Tätigkeit angelegt. Ob in der Leistungserfassung der Vorschlag vom Prozess des Vorgangs oder der Mitarbeiterzuordnung erfolgt, wird über den Parameter LEA Tätigkeit: Ermittlung über MAZ(-Prozess) gesteuert. PEP für WT: Wird dieses Feld mit einer Tätigkeit befüllt, so kann das Programm in weiterer Folge (über Regeln für Arbeitsgänge) automatisch Leistungen aus der LEA dem Planungsobjekt zuordnen. Üblicherweise sind jedoch Tätigkeitshauptgruppe und Tätigkeitsuntergruppe ausreichend. | |
Gibt bekannt, zu welcher Hauptgruppe die Tätigkeit zugeordnet ist. Dem Prozess muss über dieses Feld eine Tätigkeitshauptgruppe zugeordnet werden, um das Zusammenspiel mit der LEA (Arbeitsgangregeln) zu gewährleisten. | |
Gibt bekannt, zu welcher Untergruppe die Tätigkeit zugeordnet ist. Dem Prozess muss über dieses Feld eine Tätigkeitsgruppe zugeordnet werden, um das Zusammenspiel mit der LEA (Arbeitsgangregeln) zu gewährleisten. | |
Dieses Kennzeichen bestimmt die Verwendung des Prozesses in den verschiedenen NTCS Modulen. Hier gibt es verschiedene Kennzeichen zur Auswahl:
Für die Planungsobjekte (PEP für WT) ist das Kennzeichen "Ohne Kennzeichen" zu verwenden. | |
Dieses Feld ist read-only. Wird in den Arbeitsgängen eine Arbeitsgangregel gefunden, die die gleiche Granularität aufweist wie der Prozess, so setzt sich dieses Kennzeichen automatisch (gleiche Einstellungen hinsichtlich Tätigkeit/Tätigkeitshauptgruppe/Tätigkeitsuntergruppe). | |
Ist relevant für das Zusammenspiel z. B. der NTCS FIBU mit dem Status der monatlichen Buchhaltungen (bzw. BILANZ, WP und LOHN). Nur wenn der KM-Typ gesetzt ist, kann der Prozess auch im Klientenmonitoring abgebildet werden. Jeder Typ darf nur einmal verwendet werden. | |
Dieses Feld ist read-only, d. h., es kann nicht befüllt werden. Dieses Kennzeichen setzt sich automatisch, wenn eine dazugehörige Arbeitsgangregel gefunden wird. | |
Dieses Feld ist read-only, d. h., es kann nicht befüllt werden. Dieses Kennzeichen setzt sich automatisch, wenn eine dazugehörige Arbeitsgangregel gefunden wird. |
Vorgangsstatus
Mit dem Vorgangsstatus kann der Arbeitsfortschritt eines Planungsobjekts dargestellt werden. Die Statusfarbe kann auch für die Balkenfarbe im Gantt verwendet werden.
Weiters können eigene Farben vergeben werden, wenn Sollanfang oder Sollende überschritten wurden. Das Programm erkennt automatisch anhand des aktuellen Tagesdatums, ob das Planungsobjekt durch den Status eine andere Kennzeichnung bekommt.
Weiters können eigene Farben vergeben werden, wenn Sollanfang oder Sollende überschritten wurden. Das Programm erkennt automatisch anhand des aktuellen Tagesdatums, ob das Planungsobjekt durch den Status eine andere Kennzeichnung bekommt.
Es können bei Bedarf weitere Vorgangsstatus manuell angelegt werden. Für PEP für Wirtschaftstreuhänder ist es notwendig, bei Neuanlage eines Vorgangsstatus bei der Verwendung "Allgemein" oder "Planungsobjekte" einzustellen.
Statuskombinationen
Statuskombinationen bieten die Möglichkeit, Planungsobjekte nach mehreren Ausprägungen des Vorgangsstatus zu filtern, um eine schnelle Übersicht über den aktuellen Bearbeitungsstand zu erhalten.
Hinweis
| Es können weitere Statuskombinationen angelegt werden. Wichtig ist, die Verwendung "Allgemein" oder "Planungsobjekte" zu wählen. Alle Statusausprägungen, die im Fenster "Vorgangsstatus" unter Verwendung "Allgemein" oder "Planungsobjekte" angelegt worden sind, stehen bei "Verfügbare Status" als Zuordnungsmöglichkeit zur Verfügung. Die unter "Zugewiesene Status" zugeordneten Vorgangsstatus können in weiterer Folge als Filterkriterium in den Planungsobjekten angewendet werden. |
Benachrichtigungen
Die Benachrichtigungen ermöglichen, dass für bestimmte Aktionen, wie z. B. die Überschreitung der Plandauer oder der Änderung eines Status, eine Benachrichtigung an die gewählte Person gesendet wird.
Mit der Vorgangsbenachrichtigung (je nach Einstellung in Form einer E-Mail oder SMS) definiert man eine Regel, welche durch bestimmte Testarten (= Bedingung/Ereignis) definiert wird. Mit der Bedingung wird demnach präzisiert, auf welches Feld der Planungsobjekte diese Vorgangsbenachrichtigung reagieren soll.
Mit der Vorgangsbenachrichtigung (je nach Einstellung in Form einer E-Mail oder SMS) definiert man eine Regel, welche durch bestimmte Testarten (= Bedingung/Ereignis) definiert wird. Mit der Bedingung wird demnach präzisiert, auf welches Feld der Planungsobjekte diese Vorgangsbenachrichtigung reagieren soll.
Achtung!
 | Die Combobox bei Neuanlage einer Vorgangsbenachrichtigung auf "Vorl. Planungsobjekte" oder auf "Vorl. Prozess" stellen. |
Relevante Felder:
| Bezeichnung | Bezeichnung der Benachrichtigung. Wenn das Feld "Betreff" leer ist, wird dieses Feld als Betreff in die E-Mail der Benachrichtigung übernommen. Es können in diesem Feld auch Platzhalter verwendet werden. Eine Übersicht über die Platzhalter finden Sie unter Benachrichtigungen PEP: Platzhalter & Textbausteine. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Zustand | Mögliche Einstellungen: Aktiviert, Deaktiviert, Ausgelöst, Beendet. Die Benachrichtigung wird berücksichtigt bei den Ausprägungen "Ausgelöst" und "Aktiviert". | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Die Einstellung der Combobox wird übernommen. Bei PEP für WT ist die Einstellung "Vorl. Planungsobjekt" einzustellen; oder "Vorl. Prozess", wenn die Benachrichtigung nur bei einem bestimmten Prozess ausgelöst werden soll. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Wer soll benachrichtigt werden?
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Das Feld "Auslöser" bestimmt, ob es sich um eine automatisierte Benachrichtigung handelt und, wenn ja, bei welcher Aktion die Benachrichtigung ausgelöst werden soll.
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Das Feld "Dauer" dient zum Definieren einer Dauer, die für bestimmte Auslöser (beispielsweise Auslöser "Istzeit") berücksichtigt werden soll. Die Dauer wird im Format "hh:mm" (Stunden und Minuten) eingegeben. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Das Feld "Betrag" dient zum Definieren einer Betragsgrenze, die für bestimmte Auslöser (beispielsweise Auslöser "Istkosten") berücksichtigt werden soll. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Das Feld "Prozent" dient zum Definieren einer bestimmten Prozentgrenze, die für bestimmte Auslöser (beispielsweise Auslöser "Fertig%") berücksichtigt werden soll. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Benachrichtigung als E-Mail senden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Ermöglicht die Hinterlegung zusätzlicher Empfänger für die Benachrichtigung. Die Definition erfolgt über die Eingabe nach diesem Muster:
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Parametereinstellung:
Stammdaten → Planung → Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → Allgemeine Einstellungen → 6 Vorgangsbenachrichtigung → Aktiviert
Abhängig von diesem Parameter wird generell das Versenden von Benachrichtigungen über E-Mails oder SMS aktiviert oder deaktiviert. 0 - Nein: Es werden keine Benachrichtigungen versendet. 1 - Ja: Prinzipiell ist das Versenden von Benachrichtigungen möglich, wenn die weiteren Einstellungen korrekt gesetzt sind. Siehe dazu auch Einrichten von Benachrichtigungen in der PEP.. |
Beispiel
| Der Verantwortliche soll benachrichtigt werden, wenn die geleisteten Ist-Stunden > als die Planstunden sind, z. B. Überschreitung > 5 Stunden. → Testart Plandauer Es werden hier die Felder "StDMA" und "ItDMA" verglichen. Ist im Feld "StDMA" kein Wert eingetragen, werden die geplanten Stunden vom Feld "StD" ermittelt.  |
Beispiel
| Es soll jemand benachrichtigt werden, wenn die Planstunden um 40 % überschritten werden. → Testart Plandauer  |
Notwendige Einstellungen in anderen Modulen
Relevante Felder der Stammdaten - Kundenstammdaten
Die Generierung von Planungsobjekten kann anhand von verschiedenen Kriterien eingegrenzt werden.
Einige davon sind in den Stammdaten des Kunden. Das bedeutet, dass diese Felder im Kundenstamm gepflegt werden müssen, sollte man bei der Erzeugung der Planungsobjekte nach diesen Kriterien generieren/einschränken.
- Steuerpflicht ab
- STB Firma
- Entspricht Firma
Zusätzlich kann beim Generieren auch ein Verantwortlicher mitgeschickt werden, der entweder der Sachbearbeiter, der Geschäftsführer oder der Abteilungsleiter des Kunden sein kann. Insofern ist auch die Wartung dieser Felder relevant.
Relevante Felder der Stammdaten - Mitarbeiterstammdaten
Im Mitarbeiterstamm kann die Verknüpfung mit der Planung hergestellt werden. Das heißt, wenn ein Mitarbeiter in der Planung berücksichtigt werden soll, dann muss gekennzeichnet werden, in welcher Form/mit welchen Stunden dieser berücksichtigt werden kann.
Die Kennzeichnung erfolgt durch die Zuordnung des "Kapazitätsmodells" (siehe Kapazitätsmodelle für Mitarbeiter). Dieses zeigt auf, in welcher Gewichtung der Mitarbeiter bzw. wie viele Stunden pro Bereich bzw. Tätigkeit zur Verfügung stehen kann. Natürlich kann sich dies im Laufe der Zeit verändern, aus diesem Grund ist die Zuordnung des Kapazitätsmodells historisch zu führen. Die historische Führung ist Voraussetzung zur Berücksichtigung in der Kapazitätsmatrix.
Die Kennzeichnung erfolgt durch die Zuordnung des "Kapazitätsmodells" (siehe Kapazitätsmodelle für Mitarbeiter). Dieses zeigt auf, in welcher Gewichtung der Mitarbeiter bzw. wie viele Stunden pro Bereich bzw. Tätigkeit zur Verfügung stehen kann. Natürlich kann sich dies im Laufe der Zeit verändern, aus diesem Grund ist die Zuordnung des Kapazitätsmodells historisch zu führen. Die historische Führung ist Voraussetzung zur Berücksichtigung in der Kapazitätsmatrix.
Relevante Felder der Stammdaten - Zuständigkeiten
Durch die Verknüpfung des Prozesses mit dem Zuständigkeitsbereich erfolgt die Verbindung des Mitarbeiters mit dem Planungsobjekt.
Die Zuständigkeiten sind im Paket CRM und DMS unter Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeitsbereiche Zuständigkeiten nach Kunde zu finden. Grundsätzlich kann hier je Kunde eingegeben werden, für welchen Bereich welcher Mitarbeiter zuständig ist.
Werden Zuständigkeiten ohne Kundennummer erfasst, so gelten diese für alle Kunden, für die keine konkreten Zuständigkeiten hinterlegt sind (Rückfallebene).
Diese Einstellung wird jedoch nicht empfohlen, da es dazu kommen kann, dass alle Kunden in der Planung aufscheinen (z. B. auch jene, die theoretisch nichts in der Buchhaltung zu suchen hätten).
Die zuständigen Mitarbeiter können in der Planung genutzt werden, sobald diese in den Zuständigkeiten angelegt werden. Das bedeutet, dass für die Planung automatisch die Zuständigen eines bestimmten Bereiches ermittelt werden.
Beim Generieren der Planungsobjekte werden die Zuständigen eines bestimmten Bereichs ermittelt und automatisch zugeordnet.
Zusätzlich kann über das Feld "Planstunden" bereits eine Schätzung der benötigten Stunden erfolgen.
Werden diese in das Feld "Planstunden" eingetragen, kann bei der Ermittlung der Planstunden pro Planungsobjekt (= Geschäftsfall) diese Schätzung verwendet werden.
Je nachdem, welchen zeitlichen Bezug die dahinterstehende Tätigkeit hat - z. B. monatlich bei Buchhaltung oder jährllich bei Bilanzierung, ist hier die entsprechende Stundenanzahl monatlich oder jährlich einzutragen.
Die Verwendung der Planstunden aus den Zuständigkeiten ist EINE Option bei der Generierung von Planungsobjekten. Diese könnten auch anders ermittelt werden. Siehe dazu 6.1 Planungsobjekte generieren.
Relevante Stammdaten LEA Arbeitsgangregeln
Durch Anlage von LEA Arbeitsgangregeln (siehe Regeln für Arbeitsgänge) werden die in der LEA erfassten Leistungen mit dem jeweiligen Planungsobjekt verknüpft.
Das Regelwerk wird unter Stammdaten - LEA - Arbeitsgänge definiert. Somit werden die in der Leistungserfassung eingegebenen Tätigkeiten auf das jeweilige Planungsobjekt zurückgeschrieben.
Anhand der gleichen Granularität von Arbeitsgangregel und Prozess hinsichtlich Tätigkeitshauptgruppe/Tätigkeitsgruppe/Tätigkeit/BJ/BM findet das Programm den Prozess - erkennbar am Prozess an den Kennzeichen/Feldern Regel, BJ und BM, die im Hintergrund automatisch gesetzt werden.
Arbeitsgänge müssen hinsichtlich Tätigkeitshauptgruppe, Tätigkeitsgruppe/Tätigkeit, BJ und BM genauso gegliedert sein wie auch der Prozess für eine bestimmte Leistung definiert wurde. Wenn diese wie der Prozess gegliedert werden, so werden die Leistungen der Leistungserfassung als Aufzeichnungen zum Planungsobjekt erkannt und am Karteireiter "Mitarbeiteraufzeichnung" im Fenster "Planungsobjekte" angezeigt.
Die Arbeitsgänge können auch nur als Platzhalter angelegt werden – sie setzen kein vollständiges Arbeiten mit Arbeitsgängen voraus (siehe Fertigstellungsevidenz).
Wird auf der Arbeitsgangregel auch das Häkchen bei Planungsrelevant gesetzt, so wird, falls das Planungsobjekt noch nicht im Vorhinein durch die Planstelle angelegt worden ist, das Planungsobjekt im Hintergrund angelegt. Gleichzeitig erfolgt eine Hinweismeldung, dass die Planstelle zu informieren ist.
Andernfalls muss der durch die Leistungserfassung entstandene Arbeitsgang im Nachhinein im Fenster "Arbeitsgänge" in ein Planungsobjekt umgewandelt werden.
Andernfalls muss der durch die Leistungserfassung entstandene Arbeitsgang im Nachhinein im Fenster "Arbeitsgänge" in ein Planungsobjekt umgewandelt werden.
Relevante LEA Parameter
In diesem Zusammenhang muss auch folgender LEA Parameter im Paket LEA unter Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Leistungserfassung → Arbeitsgang automatisch erstellen aktiviert werden.
- Arbeitsgang automatisch erstellen (mit oder ohne Projekt)
- Neuanlagedialog: Weder Neuanlagedialog noch Meldung
Werden für einen Kunden mehrere Planungsobjekte für ein Jahr unter der gleichen Tätigkeitsgruppe erzeugt (z. B aufgrund mehrerer FIBUs und damit einhergehender Bilanzprojekte unter einer Firma) und der LEA Arbeitsgangregel-Parameter ist im Modus "Ohne Projekt", erscheint in diesem Fall folgende Meldung, wenn das Programm feststellt, dass es mehrere gültige Planungsobjekte für die betroffene Leistung gibt:
Wählt man das entsprechende Projekt, auf das sich diese Leistung bezieht, wird in weiterer Folge das Projekt automatisch auf die Leistung geschrieben und das entsprechende Planungsobjekt ermittelt.
Im Zuge einer Umbuchung wird in weiterer Folge lediglich festgestellt, ob das Planungsobjekt noch zum ermittelten Projekt passt.
Wenn dem so ist, wird das Planungsobjekt auf der Leistung unangetastet belassen.
Andernfalls wird das Planungsobjekt geleert und nicht mehr neu ermittelt.
Im Zuge einer Umbuchung wird in weiterer Folge lediglich festgestellt, ob das Planungsobjekt noch zum ermittelten Projekt passt.
Wenn dem so ist, wird das Planungsobjekt auf der Leistung unangetastet belassen.
Andernfalls wird das Planungsobjekt geleert und nicht mehr neu ermittelt.
Hinweis
| Sobald Leistungen am Planungsobjekt sind, kann das Planungsobjekt nicht mehr gelöscht werden, nur mehr eine Bearbeitung ist möglich (z. B. hinsichtlich Planstunden, SollAnfang/SollEnde usw.) |
Hinweis
| Da die Personaleinsatzplanung für STB ein sehr umfangreiches Tool ist, können Sie die Menüführung vereinfachen: Die für die Planung wichtigsten Fenster (Planungsobjekte, Planungsobjekte/Mitarbeiter, Mitarbeiterkapazitäten berechnen, Übersicht Mitarbeiterkapazitäten) sind an der gewohnten Stelle aufrufbar. Die anderen Fenster, die für den Standardbenutzungsablauf nicht nötig sind, können Sie in einem Untermenü zusammenfassen und bei Bedarf mittels Parameter eingeblenden. Der Parameter kann im Paket CRM und DMS unter Stammdaten -> CRM und Kanzlei -> Planung -> PEP Parameter -> PEP & PM – Allgemein/BDE/KM -> Allgemeine Einstellungen -> Planungsobjekte -> Weitere Funktionen im Menü anzeigen eingestellt werden:
|
Planungsobjekte
Das "Herzstück" der Planung
Das Fenster kann in 4 Bereiche gegliedert werden:
- Einstiegsbereich (die Einstiegsfelder sind individuell einstellbar über die Feldauswahl)
- Planungsobjekte
- Gantt: Stellt die verplante Zeit des jeweiligen Planungsobjektes (SAnfang bis SEnde) als Balken dar
- Detailreiter: Bei den verschiedenen Reitern im unteren Bereich werden sämtliche Informationen zum jeweiligen Planungsobjekt angezeigt. Beispielsweise werden die dem jeweiligen Planungsobjekt zugeteilten Mitarbeiter angezeigt (Reiter MA-Zuordnung); die angezeigten Reiter können individuell eingestellt werden.
Einstiegsfelder
Im Kopfbereich stehen Felder der Planungsobjekte zur Verfügung und können über die Feldauswahl eingeblendet werden. Je nach Einstellung kann entschieden werden, nach welchen Planungsobjekten gefiltert wird.
Empfohlene Einstiegsfelder
| Firma/Firmengruppe | Firma/Firmengruppe, unter der das Planungsobjekt angelegt ist. |
Über dieses Feld kann auf einen bestimmten Kunden eingegrenzt werden. | |
| Person | Über dieses Feld kann auf einen Mitarbeiter (= Hauptmitarbeiter) eingegrenzt werden. |
| Über dieses Feld kann auf einen Verantwortlichen eingegrenzt werden. | |
Zuordnung des Prozesses (siehe Fensterhilfe →Prozesse). Prozess bzw. Tätigkeit, der/die mit diesem Planungsobjekt abgebildet wird. | |
| BJ | Bezugsjahr des Planungsobjekts |
| Planungsperiode | Dient zur Angabe des Zeitraums, für den die Kapazitätsüberwachung geladen werden soll, bzw. dessen Gliederung (Raster). Bei PEP für WT bewirkt die Eingabe der Planungsperiode in Kombination mit dem Datum, welche Planungsobjekte hinsichtlich SAnfangTg und SEnde-Tg geladen werden. |
| Statuskombinationen | |
Über dieses Feld kann der Zeitpunkt eingegrenzt werden (in Kombination mit der Planungsperiode) |
Es wird empfohlen, über die Layouteinstellungen der Feldauswahl die Spaltenanzahl der Einstiegsfelder auf 3 einzustellen, damit der Einstiegsbereich von der Höhe her nicht zu viel Platz beansprucht.
Hinweis
| Gegebenenfalls können Sie bei sämtlichen Stundenspalten ein anderes Datumsformat in den Formateinstellungen hinterlegen: HHHHH:NN (damit wird die Ansicht übersichtlich, ohne Sekunden, nur mit Stunden und Minuten)  |
Planungsobjekte - Relevante Felder
| Firma | Firma, unter der der Kunde angelegt ist. | ||||||||
KundenNr | Der Kunde, der mit diesem Planungsobjekt abgebildet wird. | ||||||||
Name des Kunden | |||||||||
Kunden-Vorname | Vorname des Kunden | ||||||||
Eindeutige Nummer des Prozesses. Die Nummer kann prinzipiell beliebig vergeben werden. BMD empfiehlt die Verwendung von alphanumerischen Prozessnummern, da somit eine eindeutige und schnellere Erkennbarkeit gewährleistet ist. (z. B. "BIL" für Bilanz; "BH" oder "FIBU" für Buchhaltung) | |||||||||
Dieses Feld ist primär für die Personaleinsatzplanung für WT und dient als Information für das Bezugsjahr des Planungsobjektes. Besonderheiten in der LEA Dieses Feld enthält jenes Bezugsjahr, für welches der Arbeitsgang/Vorgang angelegt ist. | |||||||||
Bezugsmonat | Bezugsmonat | ||||||||
Mitarbeiternummer des Hauptmitarbeiters, der dem Planungsobjekt zugeordnet ist (ergibt sich aus der Zuständigkeit). | |||||||||
Nachname | Name des Hauptmitarbeiters, der dem Planungsobjekt zugeordnet ist. | ||||||||
Soll-Anfang-Tag | Der Soll-Anfang wird hier im Tagesformat (ohne Uhrzeit) angezeigt. Gibt an, an welchem Tag mit dem Planungsobjekt begonnen werden soll. | ||||||||
Soll-Ende-Tag | Gibt das Soll-Ende im Tagesformat, ohne Uhrzeit an. | ||||||||
Soll-Durchführungszeit (StD) | Soll-Durchführungszeit des Planungsobjektes | ||||||||
Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiter-Zuordnung (StDMAZ) | Gibt bekannt, wie lange die Durchführungszeit sein soll/Solldauer des zugeordneten Hauptmitarbeiters. | ||||||||
Soll-Durchführungszeit der zugeordneten Mitarbeiter. | |||||||||
Ist-Durchführungszeit-Mitarbeiter-Zuordnung (ItDMAZ) | Zur StDMAZ (Soll Durchführungszeit Mitarbeiterzuordnung) aliquotierte Ist-Zeiten aus der LEA (Leistungserfassung). Die Ist-Zeiten des zugeordneten Hauptmitarbeiters. | ||||||||
Dieses Feld ist primär für die Fertigstellungsevidenz der LEA und für die Personaleinsatzplanung für WT vorgesehen und gibt den Verrechnungsstatus des Vorgangs in der LEA an. Besonderheiten in der LEA In diesem Feld ist der konkrete Status eines Arbeitsgangs (des Planungsobjekts) abzulesen. Mögliche Stati sind:
| |||||||||
Der Status gibt Auskunft darüber, in welchem Abschnitt des PPS-Ablaufes sich der Vorgang/Arbeitsschritt befindet. Er gibt außerdem Auskunft über den Zustand des Planungsobjektes. Die üblichen Status sind: → 1000 in Planung → 2000 freigegeben → 3000 in Arbeit → 4000 unterbrochen → 5000 angehalten → 6000 fertig Für Personaleinsatzplanung für WT ist es ebenfalls von Vorteil, wenn der Status gewartet wird, da eine einfachere Filterung erfolgen kann. |
Gantt
Das Gantt-Diagramm visualisiert die angezeigten Daten in Form von Balken. Somit ist eine optische Einschätzung der verplanten und der bereits geleisteten Zeiten der Datensätze (Planungsobjekte) möglich.
Der Zeitpunkt (Datum) mit ausgewählter Planungsperiode ist aussschlaggebend für die erste Ermittlung des Gantt-Diagramms. Es werden alle Planungsobjekte, welche in den ausgewählten Zeitraum fallen, angezeigt.
Die markierten Planungsobjekte können über das Gantt-Diagramm zeitlich verschoben werden, indem die Balken auf den gewünschten Zeitraum geschoben werden.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, über die rechte Maustaste auf der Zeitskala des Gantt-Diagramms die Anzeige abzuändern.
Der Zeitpunkt (Datum) mit ausgewählter Planungsperiode ist aussschlaggebend für die erste Ermittlung des Gantt-Diagramms. Es werden alle Planungsobjekte, welche in den ausgewählten Zeitraum fallen, angezeigt.
Die markierten Planungsobjekte können über das Gantt-Diagramm zeitlich verschoben werden, indem die Balken auf den gewünschten Zeitraum geschoben werden.
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, über die rechte Maustaste auf der Zeitskala des Gantt-Diagramms die Anzeige abzuändern.
Bereich der Detailreiter
- Mitarbeiter-Aufzeichnung: Leistungen, die der Mitarbeiter auf das Planungsobjekt erfasst hat. Damit die Leistungen automatisch im Hintergrund einem Planungsobjekt zugewiesen werden können, müssen Arbeitsgangregeln angelegt werden
- Übersicht Mitarbeiterkapazitäten: Verfügbare Zeiten aus der Berechnung der Mitarbeiterkapazitäten können hier eingeblendet werden. Dies ermöglicht einen Vergleich zwischen verfügbarer und verplanter Zeit.
- Dokumentenzuordnung: Zeigt die zu dem Planungsobjekt archivierten Dokumente an.
- Termine zu dem Planungsobjekt können über die Mitarbeiter-Zuordnung manuell angelegt werden: Rechte Maustaste Termine/Aufgaben → "Termin anlegen (verknüpft mit Vorgang)": Öffnet den Terminkalender des entsprechenden Mitarbeiters, der Termin kann händisch angelegt werden. Oder "Termin anlegen (Terminierung durch Vorgang)": Im Hintergrund wird für jeden Tag von SAnfang-Tg bis SEnde-Tg ein Termin angelegt.
- Quoten: Findet das Programm anhand von Kunde/BJ am jeweiligen Planungsobjekt einen dazugehörigen Quotenfall mit entsprechendem Abgabejahr, wird dieser Quotenfall unten angezeigt. Über die Combobox-Einstellung "Kunde" können sämtliche Quoten-Abgabejahre zum jeweiligen Kunden des Planungsobjektes gelistet werden.
- Steuererklärungen: Findet das Programm anhand von Kunde/BJ am jeweiligen Planungsobjekt einen dazugehörigen Quotenfall und Steuererklärungen, werden diese Steuererklärungen unten angezeigt. (Über die Combobox-Einstellung "Kunde" können die Steuererklärungen sämtlicher Quoten-Abgabejahre des jeweiligen Kunden angezeigt werden.)
- Beschreibung, Notiz: Ermöglicht die Anlage/Erstellung einer Beschreibung/einer Notiz zum Planungsobjekt.
- MA Statistik: Über diesen Karteireiter werden sämtliche erfasste LEA Stunden dieses Planungsobjektes je Mitarbeiter addiert. Außerdem besteht durch die Combobox die Möglichkeit, auch die gesamten LEA Stunden je Mitarbeiter der Planungsobjekte vorangegangener Bezugsjahre/-monate anzuzeigen. Durch diesen Vergleich hat man eine gute Planungshilfe hinsichtlich Planstunden.
- MA-Zuordnung: Hier können Mitarbeiter vom Mitarbeiterstamm manuell zugeordnet werden oder im Zuge der Generierung der Planungsobjekte. Die Felder "SAnfang-Tg" und "SEnde-Tg" sowie die STDMAZ werden vom ausgewählten Planungsobjekt übernommen. Diese Einträge können jedoch manuell abgeändert werden, da z. B. die Gesamtstunden eines Planungsobjektes auf mehrere Mitarbeiter aufgeteilt werden sollen.
Hinweis
| Per Klick mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Reiter können die Reiter ein- bzw. ausgeblendet oder verschoben werden. Je nachdem auf welchem Reiter der Fokus ist, sind unter "Reiter" im Fenstermenü die jeweiligen Funktionen verfügbar. Die Spalteneinstellungen im Fenster "Übersicht Mitarbeiterkapazitäten" sind über das Fenstermenü Reiter → Kapazitätsvergleich → FB Beschreibung/FB Daten einstellbar. Ad FB Beschreibung: PersNr. und ProzessNr einblenden; ad FB Daten: Verfügbare Zeit aus dem Fenster "Mitarbeiterkapazitäten berechnen" (Z. verf.), Verplante Zeit aus den Planungsobjekten (Z. plan), Differenz Verfügbare/Verplante Zeit (Z. v-p), Istzeit LEA (Z. ist) |
Hinweis
| Verbindung Planungsobjekte - Quotenverwaltung Das Feld Planfertig der Quote befüllt sich durch das Planende (Spalte Planende Tag) des Planungsobjektes. Umgekehrt schreibt sich von der Quote das Fertig-Kennzeichen auf das Feld Fertigdatum in den Planungsobjekten. Voraussetzung ist, dass der Zuständigkeitsbereich der Quote (Bereich 1 = Quotenverwaltung) dem Zuständigkeitsbereich entspricht, der auf dem Bilanzierungs-Prozess hinterlegt ist. |
Planungsobjekte generieren
Um Planungsobjekte zu generieren, wird die Funktion "Planungsobjekte generieren" verwendet.
(Funktionen → Planungsobjekte generieren (F3))
Einstellungen
| Firma/Firmengruppe | Hat keinen direkten Einfluss auf die Generierung sondern ist nur als "Kennzeichen" gedacht, unter welcher Firma das Planungsobjekt angelegt werden soll. Die Generierung selbst erfolgt für alle Kunden der Firma (bzw. Firmengruppe), sofern keine Einschränkungen auf dem gleichnamigen Karteireiter vorgenommen werden. |
| Datum | Dieses Datum in Kombination mit der Planungsperiode und der Einstellung bei SAnfang und SEnde ermitteln aus ergibt das SAnfang- und SEnde-Datum auf den zu generierenden Planungsobjekten. Für P1JM ist nur das JAHR ausschlaggebend. Sollte die rollierende Planungsperiode gewählt werden, ist auch Tag und Monat wichtig. |
| Planungsperiode | Üblicherweise beträgt die Planungsperiode ein Jahr, daher P1JM |
| Prozess | Welcher Prozess (= Tätigkeit) soll generiert werden Je nachdem, ob jährlicher oder monatlicher Prozess, sind die Felder "Von Monat" und "Bis Monat" beim Bezugszeitraum aktiv. |
| Ermittlung aus | Kundenstamm: alle Kunden, der Firma/Firmengruppe, sofern nicht Einschränkungen am gleichnamigen Karteireiter getroffen werden Vor. Bezugszeitr. LEA: Das Programm achtet beim Generieren der Planungsobjekte auf das Bezugsjahr der LEA Leistungen. Es werden aber nur jene Planungsobjekte erstellt für das Jahr minus 1, welches unter Bezugszeitraum eingetragen ist. Beispiel: Wenn beim Generieren alle Bilanzen 2020 erstellt werden sollen, schaut das Programm bei der Ermittlungseinstellung "LEA BJ-1" auf Bilanzierungsleistungen mit Bezugsjahr 2019 Vorperiode Planung Wenn man diese Einstellung wählt, werden alle Planungsobjekte, die das Planungsjahr X (d. h. SAnfang und SEnde im Jahr X) betreffen, aus dem Planungsvorjahr X-1 heraus angelegt (d. h. SAnfang und SEnde im Jahr X-1) Das Datum im gleichnamigen Feld bezieht sich auf das Planungsjahr (z. B. 2017) und die Einstellung "Vorperiode Planung" bewirkt, dass alle Planungsobjekte, die hinsichtlich SAnfang und SEnde ins Jahr 2020 gefallen sind, auch als Planungsobjekte für das Planungsjahr 2021 angelegt werden. |
| Soll-Durchführungszeit | Kein Wert Zuständigkeit:bezieht sich auf das Feld "Planstunden" im Zuständigkeitsbereich je Kunde LEA BJ-1: Stunden, die in BJ-1 in der Leistungserfassung auf den jeweiligen Kunden und die Tätigkeitsgruppe erfasst wurden. PO BJ-1, Soll: Planstunden des Planungsobjektes BJ-1 (Vorjahresbezugsjahr) PO BJ-1, Ist: Iststunden dess Planungsobjektes BJ-1 (Vorjahresbezugsjahr) |
| SAnfang und SEnde ermitteln aus | Planungseinheit: SAnfang/SEnde ergeben sich aus der Einstellung der Planungsperiode. Bei "P1JM"würde dies den ersten Monat der Planungsperiode P1JM ergeben, d. h. 1.1.-31.1. Gesamte Planungsperiode: SAnfang/SEnde ergeben sich aus der Einstellung der Planungsperiode. Bei "P1JM" würde die gesamte Planungsperiode daher 1.1.-31.12. ergeben LEA BJ-1: Das Programm ermittelt aus der LEA des Vorjahrer (BJ-1) jenes Monat, in dem die meisten Leistungsstunden der mit dem Prozess verknüpften Tätigkeitsgruppe angefallen sind, und legt SAnfang/SEnde in dieses Monat Planung BJ-1, Soll: Das Programm ermittelt SAnfang/SEnde von den Soll-Werten (Planwerten) des Planungsobjektes des Vorjahres. Planung BJ-1, Ist: Das Programm ermittelt SAnfang/SEnde von den Ist-Werten (Ist-Anfang/Ist-Ende) des Planungsobjekts des Vorjahres. |
| Verantwortlicher | Dadurch ist eine zusätzliche Kennzeichnung möglich (zum Filtern in den Einstiegsfeldern) undef./PO Vorperiode: kein Verantwortlicher bzw. Verantwortlicher des POs der Vorperiode Aktueller Benutzer. Benutzer, der die Generierung durchführt Abteilungsleiter: AL des Kunden Geschäftsführer: des Kunden Sachbearbeiter: des Kunden AL von Mitarbeiter: vom MA, der als Hauptzuständiger beim jeweiligen Kunden hinterlegt ist GF von Mitarbeiter: vom MA, der als Hauptzuständiger beim jeweiligen Kunden hinterlegt ist |
| Bezugszeitraum | |
Jahr | Für welches BJ soll das PO angelegt werden. |
Von Monat | Für welches BM soll das PO angelegt werden. (ist nur aktiv, wenn auf der Arbeitsgangregel BM eingestellt ist) |
| Bis Monat | Für welches BJ soll das PO angelegt werden. (ist nur aktiv, wenn auf der Arbeitsgangregel BM eingestellt ist) |
Einschränkungen
| Kunde | Nur für einen, für bestimmte oder für alle Kunden |
| Verantwortlicher | Wenn bei den Einstellungen ein Verantwortlicher generiert wird, kann hier auf einen bestimmten Verantwortlichen eingeschränkt werden. |
| Hauptmitarbeiter | Für einen, für mehrere oder für alle Hauptmitarbeiter |
| Nur wenn Hauptzuständiger definiert | Nur wenn ein Hauptmitarbeiter für den am Prozess hinterlegten Zuständigkeitsbereich für den Kunden hinterlegt ist. |
| Nur wenn BJ in Steuerpflicht | Nur wenn am Kundenstamm das BJ im Feld "Steuerpflicht von/bis" befüllt ist, wird das Planungsobjekt für das eingestellte BJ generiert. |
| Nur wenn STB-Firma (Kundenstamm) definiert | Nur wenn am Kundenstamm das Feld "STB-Firma" befüllt ist. |
| Nur wenn Entspricht Firma (Kundenstamm) definiert | Nur wenn am Kundenstamm das Feld "Entspricht Firma" befüllt ist. |
| LOHN-PO: Nur wenn im Lohnstamm | Nur wenn in den Lohnfirmen die "Entspricht Firma" des Kunden vorkommt. |
Optionen
| Weitere MA zuordnen | Aus LEA BJ-1 (alle MA, die auf das Planungsobjekt BJ-1 Leistungen erfasst haben) |
| Std-MAZ ermitteln | Wenn "weitere MA zugeordnet" werdenm dann können auch die jeweiligen Std-MAZ ermittelt werden. |
Gesamt-Zeit von Zeit des Hpt-MA beziehen | Die Gesamt STD berechnen sich auf die LEA Stunden des Hauptmitarbeiters des Planungsobjektes BJ-1 |
| IST Werte zu % übernehmen | Die Ist-Werte der LEA der Vorperiode können zu einem bestimmten Prozentsatz als Soll-MAZ berechnet werden. |
| Status | Bei der Anlage kann ein bestimmter Status mitgeschickt werden. |
| LEA bis BM-BJ auswerten | Die Ist-Werte der LEA der Vorperiode können wenn gewünscht nur bis zu einem best. Bezugsmonat ausgewertet werden. |
| Durchschnittswerte | Für die Ermittlung der monatl. Prozess-Stunden können Durchschnittswerte berechnet werden. |
Hauptzuständige von Planungsobjekt übernehmen | Der Hauptzuständige des PO der Vorperiode wird übernommen. |
VorlageFirma statt STB-Firma verwenden | Die Firma des Vorjahresplanungsobjekts wird übernommen; kommt zur Anwendung, wenn "Ermittlung aus Vorperiode Planung" gewählt ist. |
UVA Quartalsprüfung bei FIBU-PO | Bei FIBU-Planungsobjekten kann die Quartalsprüfung aktiviert werden. Das heißt, bei UVA steht in den Monaten Jän, Feb., April, Mai usw. "nicht notwendig". |
| Durchlaufzeit in Tagen | Funktioniert nur bei LOHN und FIBU. Stichtag laut BAO wird als SollEnde verwendet. Dann werden die DLZ Werktage abgezogen, um den SAnfang zu ermitteln. |
Aktualisieren
Die Aktion "Werte überschreiben" bedeutet, dass etwaige, bereits bearbeitete Änderungen am Planungsobjekt überschrieben werden mit den Einstellungen, die auf den jeweiligen Reitern getroffen werden.
Die Bedingungen zur Aktualisierung sind beim Generieren in jedem Fall zu treffen, ansonsten werden keine Planungsobjekte erzeugt bzw. im Hintergrund angelegte Planungsobjekte (über die LEA Leistungserfassung) werden laut Einstellungen aktualisiert.
Beispiele für das Generieren von Planungsobjekten
Beispiel
| Erstmaliges Generieren jährlicher Planungsobjekte "BILANZ für Bezugsjahr 2020" - Generierung aus dem Kundenstamm. Folgende Einstellungen sind zu treffen:  Je nachdem, wie sauber die Kundenstammdaten gewartet sind, kann auf dem Reiter "Einschränkungen" die Generierung der Planungsobjekte eingeschränkt werden. (vor allem hinsichtlich Hauptmitarbeiter, da auf jeden Fall die vollständige Führung von Zuständigkeiten empfohlen wird). Wenn die LEA schon länger (> 1 Jahr) in Betrieb ist, kann bei "Ermittlung aus" und bei "Soll-Durchführungszeit (StD)" auch die Einstelltung "LEA BJ-1) gewählt werden. |
Beispiel
| Generierung der Planung mit Übernahme der Planungsdaten aus dem Vorjahr Bei Ermittlung aus die Einstellung Vorperiode Planung wählen. Bei Datum ein Datum im Planungsjahres wählen, Planungsperiode P1JM): dann dreht das Programm alle Planungsobjekte, die es im Planungsjahr Vorjahr findet um 1 rauf - d. h., alles mit SAnfang/SEnde 2020 wird 2021 angelegt. Folgende Einstellungen sind zu treffen:  |
Beispiel
| Generierung der monatlichen Buchhaltungen zeitversetzt um 1 Monat Folgende Einstellungen sind zu treffen:  |
Beispiel
| Generierung der monatlichen Buchhaltungen zeitversetzt um 2 Monate Vorarbeiten: Anlegen einer Rollierenden Planungsperiode, mit versetztem Startdatum wie abgebildet:  Folgende Einstellungen sind zu treffen:  |
Hinweis
| Zu beachten ist, das DATUM auf 1.3.20XX einzustellen (MÄRZ) und die eigens angelegte, abweichende Planungsperiode zu wählen. SAnfang und SEnde ermitteln aus = Planungseinheit |
Beispiel
| Die laufenden Lohnarbeiten (monatlich) sollen geplant werden, Durchführungszeitraum 1 Monat zeitversetzt. Folgende Einstellungen sind zu treffen:  |
Hinweis
| Wichtig ist in diesem Fall das genaue Datum, d. h. 1.2.2021, und die Planungsperiode R1JM, so erhält man den Soll-Durchführungszeitraum (S-Anfang-Tg und S-Ende-Tg) um ein Monat zeitversetzt. |
Planungsobjekte/Mitarbeiter
Im Gegensatz zum "normalen" Planungsobjekte-Fenster werden auch die Planungsobjekte angezeigt, zu denen ein Mitarbeiter nicht als Hauptmitarbeiter am Planungsobjekt zugeordnet ist, sondern als weiterer Mitarbeiter (d. h. wenn der Mitarbeiter als weiterer Mitarbeiter über den Reiter "Mitarbeiter-Zuordnung" zugeteilt wurde).
Jede Zuordnung, egal ob als Hauptmitarbeiter oder als weiterer Mitarbeiter, wird in diesem Fenster als eigener Datensatz angezeigt.
Jede Zuordnung, egal ob als Hauptmitarbeiter oder als weiterer Mitarbeiter, wird in diesem Fenster als eigener Datensatz angezeigt.
Das Fenster wird, wie auch das Planungsobjekte-Fenster, werden in 4 Bereiche unterteilt:
Fensteraufbau:
Einstiegsfelder | Je nach Einstellung kann entschieden werden, nach welchen Planungsobjekten gefiltert wird. Die Feldauswahl bietet die Möglichkeit, die benötigten Filterfelder ein- bzw. auszublenden. |
Planungsobjekt | Hier werden die gefilterten Planungsobjekte mit den dazu erfassten Daten angezeigt und bearbeitet. |
Gantt-Diagramm | Im Gantt werden die angelegten Planungsobjekte mit dazugehörigen Zeitachsen (beziehen sich auf SAnfang und SEnde der jeweiligen Planungsobjekte) dargestellt, um eine Visualisierung der Planungsobjekte zu erhalten. |
Reiter | Die Reiter bieten die Möglichkeit, Zusatzinformationen zu den angelegten Planungsobjekten festzuhalten. Die angezeigten Karteireiter können individuell eingestellt werden. |
 Speichern | Speichern eines Planungsobjekts |
 Verwerfen | Verwerfen eines Planungsobjekts |
 Ansehen | Ermöglicht das Ansehen eines Planungsobjekts im Detail. |
 Planungsobjekt hinzufügen | Anlegen eines Neuen Planungsobjekts (F5 - Neu) |
 Bearbeiten | Ermöglicht das Bearbeiten eines Planungsobjekts im Detail. |
 Löschen | Ermöglicht das Löschen eines Planungsobjekts (sofern noch keine Leistungen darauf gebucht wurden) |
| Alle Datensätze löschen | Alle Planungsobjekte in der Listenansicht werden gelöscht. |
| Automatische Neuanlage | Automatische Neuanlage eines Planungsobjekts |
| Automatisches Bearbeiten | Automatisches Bearbeiten eines Planungsobjekts |
 Automatisch Speichern am Zeilenende | Der Datensatz wird automatisch gespeichert, sobald man das letzte Feld der Zeile bestätigt. |
| Datenfeldübersteuerung bei Neuanlage | Damit kann man festlegen, dass bestimmte Datenfeldübersteuerungen bei Neuanlage eines Planungsobjekts gesetzt oder entfernt werden. Das ist hilfreich, wenn viel manuell erfasst wird und man zusätzlich steuern will, dass bestimmte Felder automatisch berechnet werden. (Anmerkung: Ist für PEP für WT nicht relevant) |
 Vorgangsbenachrichtigung | Ermöglicht den Versand von Vorgangsbenachrichtigungen |
 Verknüpfung in Zwischenablage kopieren | Der markierte Datensatz wird in die Zwischenablage kopiert und erzeugt eine Verknüpfung, über welche man das Planungsobjekt ansehen kann. |
| Schließen | Schließt das Fenster |
 MA Statistik | Anzeige der kumulierten erfassten Leistungen je Mitarbeiter hinsichtlich Stunden |
 MA-Zuordnung | Anzeige/Neuanlage der zu einem Planungsobjekt zugeordneten Mitarbeiter |
 MA-Aufzeichnung | Anzeige der erfassten Leistungen der Mitarbeiter zu einem Planungsobjekt |
 Quoten | Anzeige des zugehörigen Quotenfalls |
 Steuererklärungen | Anzeige der zugeordneten Steuererklärungen des zugehörigen Quotenfalls |
 Dokumentenzuordnung | Anzeige/Zuordnung der zum Planungsobjekt zugeordneten Dokumente |
 Aufgaben | Anzeige/Neuanlage der zum Planungsobjekt zugeordneten Aufgaben |
 Termine | Anzeige/Neuanlage der zum Planungsobjekt zugeordneten Termine |
 Fristen | Anzeige/Neuanlage der zum Planungsobjekt zugeordneten Fristen |
 DMS - Dok (VG) | Zuordnung/Anzeige der zum Planungsobjekt zugeordneten Dokumente |
 Besprechungsprotokoll | Zuordnung/Anzeige des zum Planungsobjekt zugeordneten Besprechungsprotokolls |
| Registerkarten anzeigen | Ermöglicht das Ein- und Ausblenden des Reiterbereichs (nicht der einzelnen Reiter) |
| Anordnung | Bestimmt die Anordnung der Reiter |
| Filter: Datums-Modus | In den Einstiegsfeldern kann entweder das Von-/bis-Datum, die Kalenderwoche, die Planungsperiode oder kein Datum zur Einschränkung der Planungsobjekte eingegeben werden. |
| Filter: Vorbelegungen | In den Einstiegsfeldern kann der Mitarbeiter des Benutzers, welcher die Maske startet, als Mitarbeiter oder als Verantwortlicher eingetragen werden. |
| MAZ-Status Workflow | Hat derzeit keine Funktion. |
| Abfrage sofort starten | Beim Öffnen des Fensters wird die Abfrage sofort gestartet. |
| Filterung zulassen | Hier kann die Möglichkeit des Filterns ein- und ausgeschaltet werden, wenn diese Funktion aktiv ist. |
 Summen | Ermöglicht das Ein- und Ausblenden der gültigen und/oder aller Summenzeilen der gefilterten Planungsobjekte |
 Optionen | Ist hier nicht relevant. |
| Gantt | Ermöglicht das Ein- und Ausblenden des Gantts. Hier kann auch die Balkenfarbe definiert werden. |
| Fensteroptionen | Hier kann eingestellt werden, ob Trennleisten angezeigt werden sollen und/oder ob das Fenster "Planungsobjekte" als eigenständiges Fenster geöffnet werden soll. |
 Vorgang drucken | Ist hier nicht relevant. |
| Bildschirmliste | Ermöglicht einen Bildschirmlistendruck anhand der eingestellten Einstiegsfelder und eingeblendeten Spalten. |
| Warnen beim Schließen des Fensters | Beim Schließen des Fensters erhält der Benutzer eine Warnung "Möchten Sie das Fenster jetzt schließen?" |
 Export Textdatei - Planungsobjekt/Mitarbeiter | Planungsobjekte können als Textdatei (*.csv) exportiert werden. |
| Planungsobjekt/Mitarbeiter: Aufrollungen/Berechnungen | Aktualisiert die gefilterten Planungsobjekte der Bildschirmliste mit den LEA Daten (Ist-Werte). |
 Import Textdatei - Planungsobjekt/Mitarbeiter | Planungsobjekte können als Textdatei (*.csv) importiert werden. |
Achtung!
| Eine weitere Mitarbeiterzuordnung erfolgt immer über den dafür vorgesehenen Reiter "Mitarbeiterzuordnung". Dabei werden die Daten (StD, StDMAZ, SAnfang, SEnde usw.) vom Planungsobjekt übernommen und können/müssen beim Bearbeiten gegebenenfalls angepasst werden. |
Rechtzeitiges Planen durch Erinnerungsaufgabe
Um rechtzeitig an die Planung für das folgende Planungsjahr zu denken, haben Sie die Möglichkeit, sich durch eine Aufgabe daran erinnern zu lassen.
Sobald der Anwender die Planung durch den Dialog "Planungsobjekte generieren (über Zuständigkeiten)" ausführt, legt das Programm für diesen Anwender eine Aufgabe zur Erinnerung an die Planung des folgenden Jahres an. (Anmerkung: Pro Firmengruppe des aktuellen Anwenders wird genau eine Aufgabe pro Planungsjahr einmalig angelegt).
Da die Aufgabe erst in ferner Zukunft relevant wird, ist sie vorerst unter den "noch nicht fälligen" Aufgaben sichtbar. Sie wird mit einem Sollerledigungsdatum 30.11. des Folgejahres erstellt und ab 1.11. (= Beginndatum der Aufgabe im Feld "Beginndatum") des Folgejahres in die offenen Aufgaben verschoben.
Außerdem hängt an dieser automatisch generierten Aufgabe eine Checkliste, welche die Schritte chronologisch erläutert und das jeweils benötigte Fenster aufruft.
Nachem Sie die Schritte fertig bearbeitet haben, können Sie diese über die rechte Maustaste auf "erledigt" setzen. Sind Sie mit Ihrer Planung fertig, können Sie die Aufgabe, auf der die Checkliste hinterlegt ist, erledigen.
Voraussetzung dafür sind zwei Parameter:
Mit diesem Parameter steuern Sie, ob eine automatische Erinnerungsaufgabe für die Planung angelegt wird. |
Mit diesem Parameter können Sie die Checklistenvorlage auswählen, die bei der Erinnerungsaufgabe hinterlegt wird. |
Kapazitätssuche
Das Fenster Kapazitätssuche ermöglicht Ihnen das Suchen von Mitarbeitern mit freien Kapazitäten innerhalb eines bestimmten Zeitraums.
Das Fenster kann über das Hauptmenü oder direkt von einem Planungsobjekt aus gestartet werden. Wird die Kapazitätssuche von einem Planungsobjekt gestartet, können die Mitarbeiter gleich zugeordnet werden.
Mithilfe der Kapazitätssuche können Sie Mitarbeiter mit freien Kapazitäten rasch auf einen Blick finden. Dadurch wird das aufwendige Suchen über eine oder mehrere Planungsperioden und Mitarbeiter hinweg überflüssig. Außerdem können Sie auch gleich den "gefundenen" Mitarbeiter zuteilen, wenn Sie die Kapazitätssuche mit rechter Maustaste auf dem markierten Planungsobjekt starten.
Auswertungen
Die Standardauswertungen finden Sie unter Planung → Auswertungen → Auswertungsübersicht → Planungsobjekte.
Zur Erklärung sind in den nachfolgenden Kapiteln alle Standardauswertungen beschrieben. Sie können sich ein Bild davon machen, wie die jeweilige Auswertung nach dem Start aussieht und welche Informationen man über diese Auswertung erhält.
Hinweis
| Import der Standardauswertungen Die BMD Standardauswertungen können unter Stammdaten → Planung → Auswertungsdesigner mit der Funktion Import/Export → Standardauswertungen importieren ins System eingespielt werden. |
Zeitplanung je MA und Kunde
Gegenüberstellung der geplanten Stunden eines Mitarbeiters bei einem Kunden und den tatsächlich geleisteten Ist-Stunden aus der LEA mit Abweichung. Sobald das Planungsobjekt den Status "Fertig 6000" erreicht hat, werden auch die Ist-Stunden des fertigen Planungsobjekts in der Spalte "Ist-STD Fertig" dargestellt.
Motiv: Vergleich geplanter Stunden und tatsächlich benötigter Stunden (des fertigen Planungsobjekts)
Motiv: Vergleich geplanter Stunden und tatsächlich benötigter Stunden (des fertigen Planungsobjekts)
Spalten:
| Kd-Nr. | Kundennummer |
| Kundenname | Kundenname |
| BJ | Bezugsjahr |
| Plan-Std. MA | Planstunden Mitarbeiter |
Ist-Std MA | Ist-Stunden Mitarbeiter |
Abweichung | Abweichung Plan/Ist (ein Minus bedeutet, es wurden weniger Stunden benötigt als geplant) |
| Ist-Std Fertig | Ist-Stunden des fertigen Planungsobjekts (Status Fertig 9000) |
Terminüberschreitungen Bilanzen (= Problematische Planungsfälle)
Liste der Planungsobjekte, welche, je nach Auswertungszeitraum (Zeitpunkt, Planungsperiode - SAnfang - SEnde), eine Überschreitung hinsichtlich Sollanfang/-ende haben (Markierung in jeweiliger Spalte - je nach Überschreitungsgrad).
Motiv: Hervorhebung, welche Planungobjekte überschritten wurden bezüglich Plananfang und/oder Planende
Spalten:
| Planungsobjekt | Bezeichnung des Planungsobjekts (Kunde, Prozess, Bezugsjahr) |
| MA | Hauptmitarbeiter des Planungsobjekts |
| Planbeginn | Planbeginn des Planungsobjekts |
| Ist-Beginn | Tatsächlicher Beginn des Planungsobjekts (laut Leistungserfassung) |
| Planende | Planende des Planungsobjekts |
| Ist-Ende | Tatsächliches Ende des Planungsobjekts (= letzte/jüngste Leistung in der Leistungserfassung) |
| Plan-Std. | Planstunden |
| <2Wo | Ist der Planbeginn bereits zwei Wochen überschritten, wird hier eine Markierung gesetzt. (Vergleich SAnfang/IAnfang) |
| 2-4Wo | Ist der Planbeginn bereits 2-4 Wochen überschritten, wird hier (zusätzlich) eine Markierung gesetzt. (Vergleich SAnfang/IAnfang) |
| >4Wo | Ist der Planbeginn bereits mehr als 4 Wochen überschritten, wird hier (zusätzlich) eine Markierung gesetzt. (Vergleich SAnfang/IAnfang) |
| <2Wo | Ist das Planende bereits zwei Wochen überschritten, wird hier eine Markierung gesetzt. (Vergleich SEnde/IEnde) |
| 2-4Wo | Ist das Planende bereits 2-4 Wochen überschritten, wird hier (zusätzlich) eine Markierung gesetzt. (Vergleich SEnde/IEnde) |
| >4Wo | Ist das Planende bereits mehr als 4 Wochen überschritten, wird hier (zusätzlich) eine Markierung gesetzt. (Vergleich SEnde/IEnde) |
Plan/Verfügbar (= Übersicht Mitarbeiterkapazitäten)
Diese Auswertung stellt die je Mitarbeiter und Prozess geplanten Sollstunden auf Planungsobjekten (= Planstunden) gegenüber den zur Verfügung stehenden Stunden aus dem Fenster "Mitarbeiterkapazitäten berechnen" (= Verfstd.) je nach Auswertungszeitraum (Zeitpunkt und Planungsperiode). Entspricht der Übersicht Mitarbeiterkapazitäten.
Damit die Übersichtlichkeit gewahrt wird, empfiehlt es sich, einen kürzeren Betrachtungszeitraum zu wählen, z. B. Planungsperiode P1QM (Quartal).
Motiv: Wie sind die Mitarbeiter ausgelastet? Wer hat noch freie Kapazitäten?
Spalten:
| Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, der dem Planungsobjekt zugeordnet ist (Hauptmitarbeiter) |
| Prozess | Prozess |
| Plan-Std. Monat/Jahr | Verplante Stunden, die der jeweilige Mitarbeiter bei Planungsobjekten zugeordnet ist |
| Verf-Std Monat/Jahr | Verfügbare Stunden laut Spalte "Eff. Zeit" in der Kapazitätsberechnung beim jeweiligen Mitarbeiter/Monat/Prozess. (Stunden, die der MA laut Kapazitätsberechnung für den jeweiligen Prozess je Monat zur Verplanung auf Planungsobjekten zur Verfügung steht) |
| Diff. Monat/Jahr | Differenz PlanStd. und Verfstd. (Ein Minus bedeutet, der Mitarbeiter ist überplant, d. h., es wurden mehr Stunden verplant als verfügbar wären. Ein positiver Stundenwert bedeutet, der Mitarbeiter hat noch Reserven.) |
Kundenumsatzvorschau
Diese Auswertung ermöglicht eine Gegenüberstellung des voraussichtlichen Erlöses aufgrund der geplanten Stunden und des tatsächlichen Honorars je Kunde und Prozess.
Motiv: Wo soll ein Mitarbeiter ggf. mehr Zeit investieren und wo weniger?
Spalten:
| Nachname | Name des Kunden |
| BJ | Bezugsjahr |
| BM | Bezugsmonat |
Plan-Std. | Planstunden des Planungsobjekts |
Planerlös | Planerlös = Stunden * Verrechnungssatz (andere Honorarfaktoren wie z. B. Pauschalen ... werden nicht berücksichtigt) |
Ist-Std | Erfasste Stunden in der LEA |
| Honorar | Tatsächlich verrechnetes Honorar oder vorraussichtliches Honorar auf Basis von Ist-Stunden * Verrechnungssatz |
| DB1 | Honorar minus Selbstkosten |
Planzeit pro Planungsmonat mit Differenz
Liste aller Planungsobjekte mit Planzeit je Bezugsmonat, sortiert nach Verantwortlichem je Auswertungszeitraum (Zeitpunkt und Planungsperiode).
Motiv:
Motiv:
Für welche Monate und mit wie vielen Stunden ist die Umsetzung eines Planungsobjektes (z. B. einer Bilanz) geplant?
Wer ist dafür verantwortlich und wer ist Hauptmitarbeiter?
Wie verhalten sich bereits erbrachte Ist-Stunden zu den geplanten Stunden?
Spalten:
Wer ist dafür verantwortlich und wer ist Hauptmitarbeiter?
Wie verhalten sich bereits erbrachte Ist-Stunden zu den geplanten Stunden?
Spalten:
Verantw.: | Verantwortlicher der Planungsobjekts (sofern beim Generieren ein Verantwortlicher definiert wurde) |
Kunde | Kundennummer + Name |
Prozess | Prozess (z. B. Bilanz, Buchhaltung ...) |
| BJ | Bezugsjahr des Planungsobjekts |
| HauptMA | Zugeordneter Haupt-Mitarbeiter |
| Plan-Std./Monat/Jahr | Geplante Stunden |
| Ist-Std | Tatsächlich erfasste Stunden LEA |
| Diff. | Differenz Planstunden/Iststunden (ein Minus bedeutet, es wurde weniger Zeit benötigt als geplant) |
Mitarbeiterumsatzvorschau
Diese Auswertung stellt den voraussichtlichen Erlös aufgrund der geplanten Stunden dem tatsächlichen Honorar je Mitarbeiter und Prozess gegenüber und weist zudem den DB1 aus.
Motiv: Aufzeigen der Mitarbeiter und deren DB. Wo soll ein Mitarbeiter ggf. mehr Zeit investieren und wo weniger?
Spalten:
Nachname | Nachname |
| BJ | Bezugsjahr |
| BM | Bezugsmonat |
| Plan-Std. | Geplante Stunden (vom Planungsobjekt) |
Planerlös | Planstunden * Verrechnungssatz |
| Ist-Std | Tatsächlich erfasste Stunden LEA |
Honorar | Tatsächlich verrechnetes Honorar oder voraussichtliches Honorar auf Basis von Ist-Stunden * Verrechnungssatz |
| DB1 | Honorar auf Basis der Ist-Stunden minus Selbstkosten |
Plan/Ist-Vergleich je MA
Diese Auswertung hebt Mitarbeiter hervor, deren geplante Stunden zu einem Prozess beinahe (zu 90 %) ausgeschöpft sind.
Gegenübergestellt werden dazu die Gesamtkapazitätsstunden laut Fenster "Mitarbeiterkapazitäten berechnen" und die verplanbaren Stunden, die für den Prozess zur Verfügung stehen. Diese werden mit den Ist-Stunden aus der Leistungserfassung verglichen.
Wenn die geplanten Ist-Stunden 90 % der für den Prozess verplanten Stunden erreichen, zeigt die Abweichung eine rote Ampel.
Gegenübergestellt werden dazu die Gesamtkapazitätsstunden laut Fenster "Mitarbeiterkapazitäten berechnen" und die verplanbaren Stunden, die für den Prozess zur Verfügung stehen. Diese werden mit den Ist-Stunden aus der Leistungserfassung verglichen.
Wenn die geplanten Ist-Stunden 90 % der für den Prozess verplanten Stunden erreichen, zeigt die Abweichung eine rote Ampel.
Motiv: Gibt eine Übersicht über die Auslastung der Mitarbeiter und hebt im Falle einer 90%igen Verplanung eines Mitarbeiters diesen per roter Ampel hervor.
Spalten:
| MA | Mitarbeiter |
| Verf. Kapazität Gesamt | Gesamt verfügbar Kapazitätsstunden lt. Kapazitätsberechnung |
| Verf. Kapazität/Prozess | Gesamte verfügbare Stunden für den gewählten Prozess (z. B. Bilanz) lt. Kapazitätsberechnung |
| Ist-Std | Tatsächliche Ist-Stunden der LEA für den Prozess |
| Abweichung | Ampelsymbol grün/rot |
FAQ
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