Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP.
Benachrichtigungen dienen zur Information von bestimmten Personen über Aktionen, Zeiten, Status etc., welche in Einsätzen, Vorgängen, Planungsobjekten, Kampagnen, Prozessen ... eintreten.
Folgend finden Sie einen Leitfaden, der beinhaltet, welche Einstellungen getroffen werden müssen/sollen, damit das Versenden von Benachrichtigungen funktioniert. Es wird in dieser Dokumentation im Speziellen auf den Versand von E-Mails eingegangen, wobei die Grundeinstellungen für das Versenden von SMS als Benachrichtigung davon nicht abweichen.
Weiters finden Sie verschiedene Möglichkeiten für Benachrichtigungen mit den nötigen Einstellungen.
Folgende Ebenen von Benachrichtigungen sind möglich:
- Allgemeine Benachrichtigungen
- automatisch ausgelöst
- manuell ausgelöst
- Benachrichtigungen zu einem bestimmten Vorgang
- Benachrichtigungen zu einem bestimmten Vorgang und Mitarbeiter
Hinweis zum automatischen Versand von Benachrichtigungen |
Damit das Versenden von Benachrichtigungen per SMS funktioniert, müssen auch hier die notwendigen Einstellungen zum Versenden von SMS bereits konfiguriert sein.
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Hinweis zu den folgenden Einstellungen |
Damit die nachfolgend dargestellten Einstellungen berücksichtigt werden, ist im Anschluss das BMD Programm neu zu starten!
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Personaleinsatzplanung
→ Stammdaten
→ Einstellungen
→ Standards importieren
Im Fenster "Standards" importieren können die Standardeinstellungen für die Benachrichtigungen geladen werden.
Zusätzlich wird über das Laden der Basiseinstellungen auch eine Benachrichtigung mit dem Auslöser "Manuell ausgelöst" angelegt. Auf diese wird im nächsten Schritt weiter eingegangen.
Personaleinsatzplanung
→ Stammdaten
→ Parameter
→ PEP & PM - Allgemein/BDE/KM
→ Allgemeine/Firmenbezogene/Eigene Einstellungen
→ Benachrichtigung
Parameter | Einstellung | Begründung (für empfohlene Einstellung) |
Aktiviert | 1 - Ja | Dieser Parameter muss auf "1 - Ja" gestellt werden, damit das Versenden von Benachrichtigungen generell funktioniert. |
Absender benachrichtigen | | Diese Einstellung ist relevant, wenn der Mitarbeiter, der die Benachrichtigung auslöst (eine bestimmte Änderung vornimmt/Aktion ausführt), der gleiche Mitarbeiter ist, der die Benachrichtigung erhalten soll.
Dieser Parameter steuert, ob auch in diesem Fall eine Benachrichtigung verschickt werden soll. |
| | Die E-Mail wird im Hintergrund versendet – ohne die Möglichkeit, die Nachricht vorher noch zu bearbeiten. |
SMS | 0 - Nein | Sollen die Benachrichtigungen per SMS versandt werden, muss dieser Parameter auf "1 - Ja" gestellt werden. |
Logdatei schreiben | 1 - Ja | Ermöglicht die Nachvollziehbarkeit versandter Nachrichten. |
Hinweis zur Anpassung der HTML-Vorlage |
Der Benachrichtigungstext für E-Mails kann allgemeinen Text sowie auch Informationen zum Vorgang/Einsatz bzw. über die Änderungen liefern.
Dazu können beliebige Platzhalter im Benachrichtigungstext hinterlegt werden. Eine Anleitung für das Definieren der Benachrichtigungstexte finden Sie unter Benachrichtigungen: Textbausteine.
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Einer Benachrichtigung kann über das Feld "
Standardbriefvorlage" ein Standardbrief zugeordnet werden. Die Standardbriefvorlagen erstellen und verwalten Sie unter PEP
→ Stammdaten
→ Einstellungen
→ Standardbriefvorlagen. Weiterführende Informationen zur Einrichtung und Verwendung von Standardbriefen finden Sie in der Onlinehilfe
Standardbrief.
Damit ein Standardbrief versendet werden kann, muss mindestens ein Empfänger vorhanden sein. Dieser kann auf der Benachrichtigung über die Felder "Nachricht an" oder "Person" ermittelt werden.
Kann kein Empfänger gefunden werden, erfolgt kein Versand.
Versendete Standardbriefe können automatisch zum zugehörigen Vorgang bzw. Einsatz archiviert werden.
Die Archivierung wird über den Parameter "PEP Standardbrief zu Vorgang archivieren" gesteuert. Diesen finden Sie unter: PEP → Stammdaten → Einstellungen → PEP Parameter → PEP & PM - Allgemein / BDE / KM → Integration mit CRM.
| Dieser Parameter legt fest, ob PEP-Standardbriefe nach dem Versand automatisch beim betreffenden Einsatz bzw. Vorgang archiviert werden.
Damit Standardbriefe auch beim automatischen Hintergrundversand archiviert werden können, muss in den Briefeinstellungen eine Dokumentenkategorie hinterlegt sein. |
Der Parameter kann allgemein, firmenbezogen oder benutzerbezogen eingestellt werden.
Hinweis |
Damit Standardbriefe auch beim automatischen Versand im Hintergrund archiviert werden, muss in den Briefeinstellungen der Standardbriefvorlage eine Dokumentenkategorie hinterlegt sein.
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Personaleinsatzplanung
→ Stammdaten
→ Einstellungen
→ Benachrichtigungen
Die über das Laden der Basiseinstellungen (siehe oben) angelegte Benachrichtigung wird durch folgende Eigenschaften definiert:
Feld | Ausprägung | Beschreibung |
| | Zur kurzen Beschreibung der jeweiligen Benachrichtigung. |
| Aktiviert | Steuert, ob die Benachrichtigung verwendet wird. |
| Manuell ausgelöst | Steuert, dass die diese Benachrichtigung beim Ausführen der Funktion "Benachrichtigung → Als E-Mail senden" verwendet wird. |
| Nicht definiert | Der E-Mail-Empfänger ist manuell bekanntzugeben. |
| [%MCU_VOB_IDENT_SHORT%] [$MCA_PCK_EINSATZLFDNR$]: [$MCA_PCK_AG_BEZ$] | Der hier hinterlegte Text wird als E-Mail-Betreff übernommen und setzt sich aus mehreren Platzhaltern zusammen:
[%MCU_VOB_IDENT_SHORT%] ... liefert die Information "Vorgang" oder "Einsatz" - je nachdem auf welchem Objekt die Benachrichtigung ausgeführt wird. [$MCA_PCK_EINSATZLFDNR$] ... liefert die Einsatz-laufende-Nummer [$MCA_PCK_AG_BEZ$] ... liefert die Vorgang-/Einsatz-Bezeichnung.
Die Bezeichnung kann beliebig abgeändert werden und wirkt sich im Programmablauf selbst nicht aus. |
Wurde diese Benachrichtigung nicht automatisch angelegt, kann sie auch manuell angelegt werden.
Beispiel "Manuell ausgelöste Benachrichtigung"
Hinweis | Die manuell ausgelöste Benachrichtigung kann zur Kontrolle verwendet werden, ob die zuvor getroffenen Einstellungen korrekt sind. Wenn der manuelle Versand nicht korrekt ausgeführt wird, funktionieren auch automatisch ausgelöste Benachrichtigungen nicht.
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Wenn Sie eine Benachrichtigung zu einem Vorgang, Einsatz oder Planungsobjekt manuell versenden möchten, rufen Sie im Menü unter Funktionen die Funktion "als E-Mail senden" auf.
Es öffnet sich eine E-Mail, welche die Merkmale aufweist, die zuvor in den Einstellungen getroffen worden sind (es wird unter anderem die zuvor definierte HTML-Vorlage verwendet). Gibt es mehrere Benachrichtigungen, die mit dem Auslöser "Manuell ausgelöst" definiert worden sind, öffnet sich vor der E-Mail ein Fenster zur Auswahl der gewünschten Benachrichtigung.
Beispiel | Die Funktion "Als E-Mail senden" öffnet eine neue E-Mail mit den Informationen zum ausgewählten Vorgang/Einsatz.
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Bei manuell ausgelösten Benachrichtigungen, bei welchen das Feld "
Mail" auf "Nein" gesetzt ist, wird beim Versand die hinterlegte Standardbriefvorlage im Fenster "Standardbrief" geöffnet.
Beim Öffnen des Standardbriefs werden die in der Benachrichtigung beim Feld "Nachricht an" definierten Empfänger automatisch in die Adressantenliste übernommen. Sind mehrere Empfänger hinterlegt (z.B. bei MAZ-Benachrichtigungen), werden diese ebenfalls an den Standardbrief übergeben.
Ist das Feld "
Mail" auf "Ja" gesetzt, wird beim manuellen Versand einer Benachrichtigung mit Standardbrief die Benachrichtigung nach Auswahl der Benachrichtigung ohne weitere Abfragen versendet. Voraussetzung ist, dass ein Empfänger ermittelt werden konnte.
Konnte für diesen Fall kein Empfänger ermittelt werden, erscheint nach dem Ausführen der Funktion "als E-Mail senden" die Hinweismeldung:
"Es wurde keine E-Mail versendet, weil kein Empfänger ermittelt werden konnte. Bitte prüfen Sie die Einstellungen der Benachrichtigung."
Neben der manuell ausgelösten Benachrichtigung gibt es eine Vielzahl an automatisch ausgelösten Benachrichtigungen. Aufgrund der großen Menge wird hier nur grundlegend auf die relevanten Einstellungen eingegangen.
Die Benachrichtigungen können auch für andere Zwecke verwendet werden (u. a. das Schreiben von Basline-Werten, das Starten eines Workflows etc.) - auf diese Aktionen wird in diesem Dokument nicht näher eingegangen, sie werden in eigenen Dokumenten beschrieben.
Ist einer Benachrichtigung ein Standardbrief zugeordnet, wird beim automatischen Versand der Benachrichtigung der entsprechende Standardbrief im Hintergrund per E-Mail versendet.
Der Versand erfolgt an jene Empfänger, die im Feld "Nachricht an" bzw. in den weiteren Feldern (Person, URL) definiert wurden.
Der Versand von Standardbriefen kann über den PEP Parameter "Standardbrief Asynchron verschicken" im Hintergrund ausgeführt werden. Den Parameter finden Sie unter: PEP → Stammdaten → Einstellungen → PEP Parameter → PEP & PM - Allgemein / BDE / KM → Benachrichtigungen.
| Legt fest, ob Standardbriefe bei direkt ausgelösten Benachrichtigungen asynchron im Hintergrund versendet werden. Ist die Option aktiviert, muss der Versand nicht abgeschlossen werden, bevor die weitere Verarbeitung fortgesetzt wird.
Hinweis | Wird die Benachrichtigung über BMD Web ausgelöst, erfolgt die Verarbeitung unabhängig von dieser Einstellung immer asynchron. |
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Ist der Parameter aktiviert, werden Standardbriefe über einen Hintergrundjob erstellt und versendet. Dadurch können Sie ohne Wartezeit in der Anwendung weiterarbeiten, während die Aufbereitung und der Versand des Standardbriefs im Hintergrund erfolgen.
Hinweise zur Bearbeitung bzw. zum Versand im Web | Wird eine Benachrichtigung mit Standardbrief über eine automatische Auslösung versendet, erfolgt der Versand immer ohne weitere Bearbeitungsmöglichkeit. Der PEP Parameter " Direkt versenden" für Benachrichtigungen wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.
Beim Versand von Standardbriefen über Benachrichtigungen im Web erfolgt die Ausführung grundsätzlich asynchron. In diesem Fall ist keine zusätzliche Parametereinstellung erforderlich.
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Die Definition von Benachrichtigungen kann in unterschiedlicher Granularität erfolgen und diese werden dementsprechend öfter oder diffiziler ausgelöst.
Die Benachrichtigungen funktionieren nicht über Rückfallsebenen, sondern jede Benachrichtigung, die für einen speziellen Fall zutrifft, wird versendet. Dies kann bedeuten, wenn zu großzügig mit Benachrichtigungen umgegangen wird, dass bei einer Änderung im Projektplan beispielsweise 100 Mails versendet werden.
Über die Felder "Art (Benachrichtigung)", "Firma (Benachrichtigung)", "Vorgangs-Typ (VG-Typ)" und "ProzessNr" können die Benachrichtigungen auf bestimmte Vorgänge/Einsätze eingeschränkt werden:
| Feld | Beschreibung |
| Art (Benachrichtigung) | Die Einstellung der Combobox wird übernommen. Bei PEP für WT ist die Einstellung "Vorl. Planungsobjekt" einzustellen; oder "Vorl. Prozess", wenn die Benachrichtigung nur bei einem bestimmten Prozess ausgelöst werden soll.
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| Firma (Benachrichtigung) | Firma (Benachrichtigung)
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| Vorgang-Typ (VG-Typ) | Das Feld kann dazu verwendet werden, um Benachrichtigungen für einen bestimmten Vorgangstyp zu definieren. Mögliche Ausprägungen sind: - Undefiniert - die Benachrichtigungen werden bei allen Vorgangstypen versendet.
- Vorgang
- Meilenstein
- Vorgangspaket
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| Über die Prozessnummer kann die Benachrichtigung für bestimmte Prozesse definiert werden. Damit das Feld bearbeitet werden kann, ist das Feld Art auf "Vorl. Prozess" zu stellen. |
Beispiel | Über die ersten Spalten werden die Benachrichtigungen auf bestimmte Einsätze/Vorgänge eingeschränkt:
Diese Felder müssen gegebenenfalls in Ihrer Feldauswahl ergänzt werden!
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Neben den allgemeinen Benachrichtigungen gibt es zusätzlich Benachrichtigungen, die genau für einen Vorgang definiert werden. Diese können wiederum allgemein oder mitarbeiterbezogen sein.
Diese Benachrichtigungen für einen Vorgang können auf zwei unterschiedliche Varianten erfasst werden.
- Neuanlage im Reiter "Benachrichtigung" zu einem Vorgang/Einsatz
- Ausführen im Menü unter Funktionen → Benachrichtigung
Wann die Benachrichtigung versendet werden soll, wird über das Feld
Auslöser auf der Benachrichtigung gesteuert.
| Das Feld "Auslöser" bestimmt, ob es sich um eine automatisierte Benachrichtigung handelt und, wenn ja, bei welcher Aktion die Benachrichtigung ausgelöst werden soll.
Auslöser für Vorgänge und Einsätze
Art der Auslösung | Auslöser | Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn ... | Beschreibung | | Vorgang aktualisieren (lt. Prüffeldern) | ... sich bestimmte Daten am Vorgang geändert haben. | Jene Felder, bei deren Änderung eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll, werden im Feld Feldzuordnung-Id hinterlegt.
| | | ... ein neuer Vorgang erfasst wird. | | | Vorgang löschen | ... ein Vorgang gelöscht wird. | | | Vorgang splitten (Zeit) | | | Wertänderungen | Vorgang Änderung Bezugszeitraum | ... der Bezugszeitraum am Vorgang ändert. | Der Bezugszeitraum wird über die Felder "Bezugsjahr" bzw. "Bezugsmonat" am Vorgang definiert. | | | ... sich die Notiz am Vorgang ändert. | | | Vorgang Änderung Planungsdaten | ... gewisse Planungsdaten am Vorgang geändert wurden. | Folgende Felder des Vorgangs werden dabei geprüft: - Soll-Anfang
- Soll-Ende
- Bezeichnung
- Kurzbezeichnung
- Projekt
- Soll-Durchführungszeit
- Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiter
- MAZ-Soll-Durchführungszeit
Sobald eines der Felder geändert wurde, wird die Benachrichtigung ausgelöst. | | Vorgang Änderung Beschreibung | ... sich die Beschreibung am Vorgang ändert. | |
| Vorgang Änderung Status | ... sich der Vorgangsstatus ändert. |
| | Vorgang Terminverschiebung | ... sich Soll-Anfang oder Soll-Ende des Vorgangs ändern. | | Wertprüfungen | Vorgang Fertig% >= Fixwert | ... der Fertigstellungsgrad des Vorgangs einen gewissen Wert erreicht/übersteigt. | Der Fertigstellungrad, ab dem die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Prozent erfasst. | | Vorgang Fertig% >= Fixwert - Nachfolger | Derzeit ohne Funktion! | Der Fertigstellungrad, ab dem die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Prozent erfasst. | | Vorgang Ist-Dauer > Fixwert | ... die Ist-Stunden des Vorgangs einen fix hinterlegten Wert erreichen/übersteigen. | Die Ist-Dauer, ab der die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Dauer erfasst. | | Vorgang Ist-Dauer >
Soll-Dauer | ... die Ist-Stunden die Soll-Stunden des Vorgangs überschreiten. | Die Benachrichtigung kann ausgelöst werden, wenn - die Ist-Stunden um einen fixen Stundenwert die Planstunden überschreiten - dieser fixe Stundenwert ist im Feld Dauer einzugeben.
- die Ist-Stunden um einen fixen Prozentwert die Planstunden überschreiten - dieser Prozentwert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
Die Solldauer ermittelt sich folgendermaßen – es gilt hier dieselbe Ermittlungsreihenfolge wie für das Berechnen des Fertigstellungsgrades anhand der Soll-/Ist-Dauer:
Prio 1: Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiter (StDMA)
Prio 2: Stunden lt. Mitarbeiter-Zuordnungen (MAZ-StD)
Prio 3: Soll-Durchführungszeit (StD)
Das heißt: Ist im Feld "StDMA" kein Wert eingetragen, werden die geplanten Stunden lt. Feld "MAZ-StD" ermittelt. Ist dort auch kein Wert hinterlegt, werden die geplanten Stunden lt. StD ermittelt.
| | Vorgang Soll-Dauer > Fixwert | ... die Solldauer des Vorgangs einen fix hinterlegten Wert erreicht/übersteigt. | Die Soll-Dauer, ab der die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Dauer erfasst.
Dabei werden diese Felder geprüft: - Soll-Durchführungszeit-Mitarbeiter (StDMA)
- Stunden lt. Mitarbeiter-Zuordnungen (MAZ-StD)
- Soll-Durchführungszeit (StD)
Sobald eines dieser Felder die erlaubte Solldauer überschreitet, wird benachrichtigt.
| | Vorgang Soll-Dauer offen < Fixwert | ... die noch nicht verbrauchte Soll-Dauer einen fix hinterlegten Wert erreicht/unterschreitet. | Die offene Soll-Dauer ermittelt sich aus Soll-Dauer minus Ist-Dauer.
Die Benachrichtigung kann bei Unterschreiten: - eines Absolutwerts ausgelöst werden - es ist die Restzeit in Stunden im Feld Dauer einzugeben.
- eines relativen Werts ausgelöst werden - dieser Wert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
ACHTUNG: Es muss ein Wert in den Feldern "Dauer" ODER "Prozent" eingegeben werden. Der Eintrag "0" ist erlaubt - es wird dann benachrichtigt, wenn die Ist-Stunden die Soll-Stunden überschreiten (die Restzeit kleiner 0 wird). | | Vorgang Ist-Kosten > Fixwert | ... die Ist-Kosten des Vorgangs einen bestimmten Fixwert erreichen/überschreiten. | Die Istkosten, ab der die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Betrag erfasst. | | Vorgang Soll-Kosten > Fixwert | | | | Vorgang Ist-Kosten >
Soll-Kosten | ... die Ist-Kosten die geplanten Kosten überschreiten. | Die Benachrichtigung kann ausgelöst werden, wenn - die Ist-Kosten um einen fixen Betrag die Soll-Kosten überschreiten - dieser fixe Stundenwert ist im Feld Betrag einzugeben.
- die Ist-Kosten um einen fixen Prozentwert die Soll-Kosten überschreiten - dieser Prozentwert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
| | Vorgang Status lt. Statuskombination | ... der Vorgang einen bestimmten Status erlangt. | Jene Vorgangsstatus-Ausprägungen, bei denen benachrichtigt werden soll, werden im Feld Statuskombinationen über eine Statuskombination definiert. | | Vorgang Status = Fertig | ... der Vorgangsstatus auf "Fertig" gesetzt wird. | Die Benachrichtigung erfolgt bei allen Status-Ausprägungen mit Status 60... | | Vorgang Status = In Arbeit | ... der Vorgangsstatus auf "in Arbeit" gesetzt wird. | Die Benachrichtigung erfolgt bei allen Status-Ausprägungen mit Status 30... | Wertprüfungen Stapel | Stapel Soll-Anfang-Überschreitung | ... der Soll-Anfang-Termin des Vorgangs erreicht/überschritten, allerdings ein bestimmter Status am Vorgang nicht erreicht wurde. |
Der Status, der zum Soll-Anfang erreicht werden sollte, wird über das Feld Status auf der Benachrichtigung definiert. | | Stapel Soll-Ende-Überschreitung | ... der Soll-Ende-Termin des Vorgangs erreicht/überschritten, allerdings ein bestimmter Status am Vorgang nicht erreicht wurde. |
Der Status, der zum Soll-Ende erreicht werden sollte, wird über das Feld Status auf der Benachrichtigung definiert. |
Auslöser für Mitarbeiterzuordnungen und Leistungserfassung
Damit diese auslösen, ist der Parameter Benachrichtigung auf MAZ-Ebene zu aktivieren!
Art der Prüfung | Auslöser | Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn ... | Beschreibung | Allgemeine Aktionen | MAZ aktualisieren (lt. Prüffelder) | ... sich bestimmte Daten auf der Mitarbeiterzuordnung geändert haben. | | | | ... eine neue Mitarbeiterzuordnung erfasst wird. | | | MAZ löschen | ... eine Mitarbeiterzuordnung gelöscht wird. | | Wertänderungen | MAZ Änderung Mitarbeiter | ... der Mitarbeiter auf einer Mitarbeiterzuordnung geändert oder neu hinzugefügt wird. | Die Benachrichtigung wird auch verschickt, wenn eine neue Mitarbeiterzuordnung angelegt wird. | | MAZ Änderung Notiz | ... sich die Notiz auf der Mitarbeiterzuordnung ändert. | | | MAZ Änderung Planungsdaten | ... gewisse Planungsdaten auf der Mitarbeiterzuordnung geändert wurden. | Folgende Felder der Mitarbeiterzuordnung werden dabei geprüft: - Soll-Anfang
- Soll-Ende
- Soll-Durchführungszeit
Sobald eines der Felder geändert wurde, wird die Benachrichtigung ausgelöst. | | MAZ Änderung Status | ... sich der Status der Mitarbeiterzuordnung ändert. | | | MAZ Terminverschiebung | ... sich Soll-Anfang oder Soll-Ende einer Mitarbeiterzuordnung ändern. | | Wertprüfungen | | ... die Ist-Durchführungszeit eines Mitarbeiters einen fix hinterlegten Wert übersteigt. | Die Ist-Dauer, ab der die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Dauer erfasst. | | MAZ Ist-Dauer > Soll-Dauer | ... die Ist-Stunden einer Mitarbeiterzuordnung die Soll-Stunden der Mitarbeiterzuordnung überschreiten. | Die Benachrichtigung kann ausgelöst werden, wenn - die Ist-Stunden um einen fixen Stundenwert die Planstunden überschreiten - dieser fixe Stundenwert ist im Feld Dauer einzugeben.
- die Ist-Stunden um einen fixen Prozentwert die Planstunden überschreiten - dieser Prozentwert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
Wenn ein Mitarbeiter Ist-Stunden für einen Vorgang erfasst, wo der Mitarbeiter nicht zugeordnet ist, dann wird als Soll-Dauer 0 angenommen.
MA-Zuordnungen ohne hinterlegten Mitarbeiter werden nicht geprüft. | | MAZ Soll-Dauer offen < Fixwert | ... die noch nicht verbrauchte Soll-Dauer einer Mitarbeiterzuordnung einen fix hinterlegten Wert unterschreitet. | Die offene Soll-Dauer ermittelt sich aus Soll-Dauer minus Ist-Dauer.
Die Benachrichtigung kann bei Unterschreiten: - eines Absolutwerts ausgelöst werden - es ist die Restzeit in Stunden im Feld Dauer einzugeben.
- eines relativen Werts ausgelöst werden - dieser Wert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
ACHTUNG: Es muss ein Wert in den Feldern "Dauer" ODER "Prozent" eingegeben werden. Der Eintrag "0" ist erlaubt - es wird dann benachrichtigt, wenn die Ist-Stunden die Soll-Stunden überschreiten (die Restzeit kleiner 0 wird). | | MAZ Status lt. Statuskombination | ... die Mitarbeiterzuordnung einen bestimmten Status erlangt. | Jene MAZ-Status-Ausprägungen, bei denen benachrichtigt werden soll, werden im Feld Statuskombinationen über eine Statuskombination definiert. | | | ... der MAZ-Status auf "Fertig" gesetzt wird. | Die Benachrichtigung erfolgt bei allen Status-Ausprägungen mit Status 60... | | | ... der MAZ-Status auf "in Arbeit" gesetzt wird. | Die Benachrichtigung erfolgt bei allen Status-Ausprägungen mit Status 30... | | MAZ Berufsgruppe
Ist-Dauer > Fixwert | ... die Ist-Stunden aufsummiert über eine Mitarbeitergruppe einen fix hinterlegten Wert übersteigt. | Die Ist-Dauer, ab der die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Dauer erfasst.
Die zu prüfende Berufsgruppe wird durch den Mitarbeiter bestimmt, für den die Leistung erfasst wird. | | MAZ Berufsgruppe
Ist-Dauer > Soll-Dauer | ... die Ist-Stunden aufsummiert über eine Mitarbeitergruppe die Soll-Stunden überschreiten. | Die Benachrichtigung kann ausgelöst werden, wenn - die Ist-Stunden um einen fixen Stundenwert die Planstunden überschreiten - dieser fixe Stundenwert ist im Feld Dauer einzugeben.
- die Ist-Stunden um einen fixen Prozentwert die Planstunden überschreiten - dieser Prozentwert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
Die Soll-Stunden werden dabei anhand der Mitarbeiterzuordnung und der Berufsgruppe ermittelt.
Wenn ein Mitarbeiter Ist-Stunden für einen Vorgang erfasst, wo der Mitarbeiter nicht zugeordnet ist, dann wird als Soll-Dauer 0 angenommen. | | MAZ Berufsgruppe
Soll-Dauer offen < Fixwert | ... die noch nicht verbrauchte Soll-Dauer einer Berufsgruppe einen fix hinterlegten Wert unterschreitet. | Die offene Soll-Dauer ermittelt sich aus Soll-Dauer minus Ist-Dauer.
Die Benachrichtigung kann bei Unterschreiten: - eines Absolutwerts ausgelöst werden - es ist die Restzeit in Stunden im Feld Dauer einzugeben.
- eines relativen Werts ausgelöst werden - dieser Wert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
ACHTUNG: Es muss ein Wert in den Feldern "Dauer" ODER "Prozent" eingegeben werden. Der Eintrag "0" ist erlaubt - es wird dann benachrichtigt, wenn die Ist-Stunden die Soll-Stunden überschreiten (die Restzeit kleiner 0 wird). | Wertprüfungen Stapel | Stapel MAZ Soll-Anfang-Überschreitung | ... der Soll-Anfang-Termin der Mitarbeiterzuordnung erreicht/überschritten, allerdings ein bestimmter Status auf der Mitarbeiterzuordnung nicht erreicht wurde. |
Der Status, der zum Soll-Anfang erreicht werden sollte, wird über das Feld Status auf der Benachrichtigung definiert. |
| Stapel MAZ Soll-Ende-Überschreitung | ... der Soll-Ende-Termin der Mitarbeiterzuordnung erreicht/überschritten, allerdings ein bestimmter Status auf der Mitarbeiterzuordnung nicht erreicht wurde.
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Der Status, der zum Soll-Ende erreicht werden sollte, wird über das Feld Status auf der Benachrichtigung definiert. |
Auslöser für Pläne
Es handelt sich hier um Wertprüfungen.
| Auslöser | Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn ... | Beschreibung | | Planfertig% > Fixwert | ... der Fertigstellungsgrad des Plans einen gewissen Wert erreicht/übersteigt. | Der Fertigstellungrad, ab dem die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Prozent erfasst. | Plan MAZ Ist-Dauer > Fixwert | ... die Ist-Stunden des Plans einen fix hinterlegten Wert erreichen/übersteigen. | Die Ist-Dauer, ab der die Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Dauer erfasst. | Plan MAZ-Ist-Dauer > Soll-Dauer | ... die Ist-Stunden die Soll-Stunden des Plans überschreiten. | Die Benachrichtigung kann ausgelöst werden, wenn - die Ist-Stunden um einen fixen Stundenwert die Planstunden überschreiten - dieser fixe Stundenwert ist im Feld Dauer einzugeben.
- die Ist-Stunden um einen fixen Prozentwert die Planstunden überschreiten - dieser Prozentwert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
Es werden hier die stets die Soll-Stunden der Mitarbeiterzuordnungen ausgewertet. | Plan MAZ Soll-Dauer offen < Fixwert | ... die noch nicht verbrauchte Soll-Dauer einer Mitarbeiterzuordnung einen fix hinterlegten Wert unterschreitet. | Die offene Soll-Dauer ermittelt sich aus Soll-Dauer minus Ist-Dauer.
Die Benachrichtigung kann bei Unterschreiten: - eines Absolutwerts ausgelöst werden - es ist die Restzeit in Stunden im Feld Dauer einzugeben.
- eines relativen Werts ausgelöst werden - dieser Wert ist dann im Feld Prozent einzugeben.
ACHTUNG: Es muss ein Wert in den Feldern "Dauer" ODER "Prozent" eingegeben werden. Der Eintrag "0" ist erlaubt - es wird dann benachrichtigt, wenn die Ist-Stunden die Soll-Stunden überschreiten (die Restzeit kleiner 0 wird). |
Weitere Möglichkeiten, die Auslösung einzustellen
| Auslöser | Benachrichtigung wird ausgelöst, wenn ... | Beschreibung | Manuell ausgelöst | ... der Benutzer diese bewusst auslöst. | Die hier hinterlegte Benachrichtigung wird verwendet, wenn der Anwender für einen Vorgang/Einsatz die Funktion "Benachrichtigung → Als E-Mail senden" ausführt. | Nicht definiert | Das Auslösen ist hier nicht vorgesehen. | | Extern ausgelöst | ... die Benachrichtigung über eine externe Makro-Funktion ausgelöst wird. | | | ... ein Makro die Daten des Vorgangs prüft und die Rückmeldung gibt, dass benachrichtigt werden soll. | Das Makro zur Prüfung, ob eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Makro-Test hinterlegt. Das Makro hier wird bei allen Änderungen des Vorgangs ausgeführt. | | ... ein Makro die Daten der Mitarbeiterzuordnung prüft und die Rückmeldung gibt, dass benachrichtigt werden soll. | Das Makro zur Prüfung, ob eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Makro-Test hinterlegt. Das Makro hier wird bei allen Änderungen von Mitarbeiterzuordnungen ausgeführt. | Makro LEA | ... ein Makro die Daten der Leistung/Mitarbeiterzuordnung/des Vorgangs prüft und die Rückmeldung gibt, dass benachrichtigt werden soll. | Das Makro zur Prüfung, ob eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Makro-Test hinterlegt. Das Makro hier wird beim Erfassen/Ändern/Löschen von Leistungen ausgeführt, sofern die Leistungen einem Vorgang zugeordnet sind. | Makro Plan | ... ein Makro die Daten des Plans prüft und die Rückmeldung gibt, dass benachrichtigt werden soll. | Das Makro zur Prüfung, ob eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll, wird im Feld Makro-Test hinterlegt. Das Makro hier wird beim Erfassen/Ändern/Löschen von Plänen ausgeführt. |
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Wer konkret eine Benachrichtigung erhalten soll, wird über folgende Felder auf der Benachrichtigung gesteuert:
| Feld | Beschreibung |
| Nachricht an | Wer soll benachrichtigt werden?
Empfänger | Beschreibung | Kunde | Der am Vorgang/Einsatz/ Planungsobjekt eingetragene Kunde erhält die Nachricht. | Verantwortlicher | Der am Vorgang/Einsatz/ Planungsobjekt eingetragene Verantwortliche erhält die Nachricht. Ist kein Verantwortlicher hinterlegt, erhält der Ersteller die Benachrichtigung. | Verantwortlicher 2 | Der am Vorgang/Einsatz/ Planungsobjekt eingetragene Verantwortliche 2 erhält die Nachricht. | Kontaktperson | Die am Vorgang/Einsatz/ Planungsobjekt eingetragene Kontaktperson erhält die Nachricht. | Aktive MAZ | | Betroffene MAZ | Der Mitarbeiter, bei dessen Zuordnung etwas geändert wird, erhält eine Nachricht. | Abteilungsleiter (Mitarbeiter) | Der Abteilungsleiter des Verantwortlichen/Erstellers erhält die Nachricht, wenn der betroffene Mitarbeiter nicht selbst Abteilungsleiter/Geschäftsführer ist. | Abteilungsleiter (Alle) | Der Abteilungsleiter des Verantwortlichen/Erstellers erhält die Nachricht, egal welche Position der betroffene Mitarbeiter einnimmt. | Betroffene MAZ AL (M) | Der Abteilungsleiter des betroffenen Mitarbeiters erhält die Nachricht, wenn der betroffene Mitarbeiter nicht selbst Abteilungsleiter/Geschäftsführer ist. | Betroffene MAZ AL (A) | Der Abteilungsleiter des betroffenen Mitarbeiters erhält die Nachricht, egal welche Position der betroffene Mitarbeiter einnimmt. | Aktive MAZ AL (M) | Die Abteilungsleiter der aktiven Mitarbeiter erhalten eine Nachricht, wenn der aktive Mitarbeiter nicht selbst Abteilungsleiter/Geschäftsführer ist. | Aktive MAZ AL (A) | Die Abteilungsleiter der aktiven Mitarbeiter erhalten eine Nachricht, egal welche Position der aktive Mitarbeiter einnimmt. | Leistungsempfänger | Der am Vorgang/Einsatz/ Planungsobjekt eingetragene Leistungsempfänger erhält die Nachricht. | Rechnungsempfänger | Der am Vorgang/Einsatz/ Planungsobjekt eingetragene Rechnungsempfänger erhält die Nachricht. | Auftragnehmer | Der am Vorgang/Einsatz/ Planungsobjekt eingetragene Auftragnehmer erhält die Nachricht. |
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| Dient zur Auswahl einer E-Mail-Adressart. Falls die Benachrichtigung via E-Mail erfolgt und im Feld "Nachricht an" eine Empfänger-Auswahl getroffen wird, wird die Benachrichtigung zusätzlich zu der Standard-E-Mail-Adresse auch an die hier hinterlegte E-Mail-Adressart gesendet.
Diese E-Mail-Adressart wird für die Benachrichtigung einer fixen Person über das Feld Personen-Nr nicht berücksichtigt. |
| Dient zur Auswahl einer fixen Person, welche die Benachrichtigung erhalten soll. Im Falle einer Benachrichtigung per E-Mail wird die Standard-E-Mail-Adresse der hier ausgewählten Person verwendet. Die Benachrichtigung an diese Person erfolgt zusätzlich zur Benachrichtigung an jene Personen, die über die Hinterlegung im Feld Nachricht an ermittelt werden. |
| Ermöglicht die Hinterlegung zusätzlicher Empfänger für die Benachrichtigung. Die Definition erfolgt über die Eingabe nach diesem Muster: |
Die Benachrichtigung wird an alle Empfänger versendet, die über die oben genannten Felder definiert worden sind.
Nachfolgend wird ein einfaches Beispiel für eine Benachrichtigung angeführt.
Beispiel
| Anforderung Eine Benachrichtigung soll - an alle zugeordneten Mitarbeiter eines Vorgangs ergehen, sofern sich der Status bei einem der zugeordneten Mitarbeiter ändert.
- Zusätzlich soll der Projektleiter (Verantwortliche) informiert werden.
Diese Anforderung bedingt zwei Benachrichtigungen, die sich lediglich durch den Empfänger der Benachrichtigung (im Feld "Nachricht an") unterscheiden.
Übereinstimmende Einstellungen
Feld | Einstellung | Auswirkung | Bezeichnung (optional) | Statusänderung: Information Mitarbeiter | Die Bezeichnung der Benachrichtigung wird in den Betreff der E-Mail übernommen. | Zustand | Aktiviert | Diese Benachrichtigung soll bei Eintreffen der restlichen Einstellungen versendet werden. | Auslöser | MAZ Änderung Status | Wird eine Statusänderung in der Mitarbeiterzuordnung durchgeführt, wird diese Benachrichtigung ausgelöst | Mail/SMS | Dieses Feld ist automatisch aktiviert | Die Benachrichtigung wird per E-Mail an die entsprechende Person gesendet Soll eine SMS anstelle von Mails versendet werden, so muss "Mail" deaktiviert und "SMS" aktiviert werden. |
Spezifische Einstellungen
| Feld | Einstellung | Auswirkung | Benachrichtigung 1 | Nachricht an | | Alle Mitarbeiter, welche dem Vorgang zugeordnet sind, werden von der Statusänderung informiert. | Benachrichtigung 2 | Nachricht an | Verantwortlicher | Der Mitarbeiter, welcher als Verantwortlicher am Vorgang, Einsatz ... hinterlegt ist, wird von der Statusänderung informiert. |
Versendete Benachrichtigungen beim Ändern des Status am Vorgang eines Projektplans
E-Mail an einen der zugeordneten Mitarbeiter:
E-Mail an den Projektleiter:
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Für weitere Anforderungen zu Benachrichtigungen siehe folgende Onlinehilfe-Dokumente:
