FAQ Tagesabschluss und Autorisierung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Was bedeutet die Meldung: "Es konnte kein Verrechnungssatz ermittelt werden" oder "Es konnte kein Selbstkostensatz ermittelt werden"?
Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Stundensätze können Stundensätze angelegt werden.
Dabei kann es zwei Probleme geben:
Dabei kann es zwei Probleme geben:
- Bei einem neuen Mitarbeiter ist noch kein Stundensatz angelegt worden. Grundsätzlich gibt es aber für jeden Mitarbeiter einen eigenen Stundensatz. Dadurch kann beim Speichern der Leistung keine Bewertung durchgeführt, also das Honorar (oder die Selbstkosten oder Herstellkosten) nicht berechnet werden.
- Es existiert ein Stundensatz, der allerdings mit "Gültig bis" beendet worden ist, und es existiert noch kein neuer Stundensatz.
Es ist daher nötig, dahingehend die Stundensätze zu überprüfen.
Diese Meldungen gibt das Programm beim Speichern der Leistung aus, weil entsprechende Prüfungen aktiviert sind. Wird die Leistung aufgrund des deaktivierten LEA Parameters Leistung beim Speichern fertigstellen noch nicht beim Speichern der Leistung fertiggestellt, erhalten Sie die Meldungen spätestens beim Durchführen der Autorisierung bzw. beim Durchführen des Tagesabschlusses (wenn die Autorisierung im Zuge des Tagesabschlusses mit ausgeführt wird).
Folgende LEA Parameter, die unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → LEA Parameter → Leistungserfassung → Tagesabschluss gesetzt werden können, sind hier ausschlaggebend:
Mit den LEA Parametern Prüfung Selbstkostensatz und Verrechnungssätze prüfen sind sinnvolle Prüfungen aktiviert, welche das Speichern der Leistung (bzw. die Autorisierung) nicht zulassen, wenn kein entsprechender Selbstkostensatz bzw. Verrechnungssatz ermittelt werden kann. Diese können bei Bedarf deaktiviert werden (ist aber nicht empfehlenswert, da Ihnen somit ein Warnsystem ausfällt).
Mit dem LEA Parameter Prüfung Herstellkostensatz kann eine zusätzliche Prüfung aktiviert werden, welche das Speichern der Leistung (bzw. die Autorisierung) nicht zulässt, wenn kein entsprechender Herstellkostensatz ermittelt werden kann. Diese Parameter berücksichtigen jeweils Leistungen, die auf Tätigkeiten erfasst sind. Der Parameter wird äußerst selten eingesetzt, da die Wartung von Herstellkostensätzen wenig in Gebrauch ist.
Achtung!
 | Bei bereits bestehenden Mitarbeiter-Stundensätzen sollten Sie mit F5 eine Neuanlage durchführen, falls sich der Stundensatz ab einem gewissen Datum ändert. Hier muss man das "Gültig ab"-Datum und den entsprechenden Mitarbeiter eingeben. Wird ein Stundensatz gefunden, der genau in dieser Kombination (z. B. Mitarbeiter und Tätigkeitsgruppe) existiert, erscheint beim Speichern die Meldung "Gültigkeitszeitraum von bisher gültigen Stundensätzen wird automatisch geändert". Nach Bestätigung mit "Ok" wird das "Gültig bis"-Datum des alten Datensatzes automatisch ergänzt und muss nicht gesondert eingegeben werden.  Ändern Sie einen bestehenden Stundensatz NIE ab. Dadurch können Sie und das Programm die historische Veränderung des Stundensatzes nicht mehr nachvollziehen. |
Wie können Barauslagen (Artikel) unabhängig vom Tagesabschluss der Zeitleistungen erfasst und autorisiert werden?
Sofern folgende LEA Parameter entsprechend kombiniert sind, können Barauslagen erfasst und autorisiert werden, obwohl bereits die Zeitleistungen abgeschlossen worden sind:
- Tagesabschluss mit der Ausprägung "Tagesabschluss nur mit Zeitleistungen"
- Autorisierung mit der Ausprägung "Automatisch bei Tagesabschluss"
Durch Ausführen des "Tagesabschlusses" werden Zeitleistungen im gleichen Schritt auch autorisiert. An abgeschlossenen Tagen können Barauslagen (Artikel) weiterhin erfasst werden. Durch diese Einstellungen wird zusätzlich der Menüpunkt "Autorisierung Barauslagen" sichtbar. Barauslagen müssen mit diesen Funktionen entsprechend getrennt von den Zeitleistungen autorisiert werden.
In folgenden Leistungserfassungs- und Tagesabschlussfenstern steht der Menüpunkt "Autorisierung Barauslagen" mit der gleichen Funktionalität wie "Autorisierung" zur Verfügung:
- Tageserfassung
- Projektleistungserfassung
- Tagesabschluss Mitarbeiter
- Tagesabschluss Geschäftsführung
- Tagesabschluss Abteilungsleitung
- Tagesabschluss Abteilung
In der Leistungsübersicht können in diesem Fall die markierten Leistungsdatensätze autorisiert oder aufgelöst werden. Standardmäßig ist das Autorisieren von Leistungen oder Durchführen von Tagesabschlüssen in der Leistungsübersicht nicht möglich.
Kann der Tagesabschluss mit gesperrten Projekten durchgeführt werden?
Bei gesperrten Projekten ist der Tagesabschluss nicht mehr möglich. Bei Durchführung wird mit einer Hinweismeldung in der Leistungserfassung ein möglicher Sperrgrund erläutert.
Folgende Varianten gibt es, um Projekte in der Leistungserfassung und für den Tagesabschluss zu sperren (Einstellungen im Projektstamm):
- Projektsperre: Aktiviertes Feld Gesperrt
- Beschränkung des Leistungszeitraums: Beschränkung durch die Felder Leistung ab und/oder Leistung bis (ausgehend vom Leistungsdatum)
- Beschränkung des Erfassungszeitraums: Einschränkung durch das Feld Eingabe bis (ausgehend vom Aktions- bzw. Tagesdatum)
Neben dem Tagesabschluss sind auch die Erfassung von Leistungen, das Einfügen von kopierten Leistungen oder der Import aus anderen Programmteilen, z. B. der LOHN-Dienstreise, davon betroffen. Die Autorisierung kann jedoch weiterhin ausgeführt werden!
Zusätzlich können weitere Details beim Feld Sperrgrund angegeben werden.
Genauere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Behandlung der Projektsperre in der NTCS LEA.
