Um Auswertungsdaten aus der LEA zu erhalten, steht im Paket LEA der paketbezogene Auswertungsdesigner mit seinen vielzähligen Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Neben der Möglichkeit, die LEA Standardauswertungen STB bzw. die LEA Standardauswertungen UNT zu nutzen, können auch Auswertungen angepasst und/oder selbst entworfen werden.

Grundsätzlich werden die Auswertungen im LEA Auswertungsdesigner verwaltet, die konkrete Auswertung wird aber meistens mithilfe sogenannter Smart-Interfaces, welche dem Benutzer vordefinierte Filterabfragen stellt, an anderen passenden Stellen im Programm gestartet. Die Anwender der Auswertung erhalten somit ein einfach gehaltenes Abfragefenster und nicht die Einstellungen zur Auswertung selbst, welche somit vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

Diese Ablaufdokumentation soll helfen, zu einer individuell angepassten Auswertung zu gelangen, Auswertungen einfach warten zu können und dem Anwender an sinnvollen Stellen Zugang zu den Auswertungen zu erlauben.

2. Vorbereitungen

BMD stellt viele Standardauswertungen zur Verfügung, welche man jedenfalls importieren sollte. Es ist nämlich oft weniger aufwändig, eine bereits bestehende Auswertung anzupassen oder mit einer Kopie zu arbeiten, als diese von Grund auf neu zu designen.

Sind im LEA Auswertungsdesigner (Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner) im Bereich "Auswertungen" noch keine Auswertungen vorhanden, können diese importiert werden.

Eine Möglichkeit, die Auswertungen zu importieren, finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export → Import. Links ist die Gruppe "LEA" auszuwählen und rechts ist die Option "Auswertungen" durch Auswahl der Auswertungen mit der F8-Funktion

zu aktivieren.

Mit F8 gelangen Sie in das Fenster Standardauswertungen importieren, in dem Sie links die Auswertungen anhaken können, die Sie gerne importieren möchten.

Eine weitere Möglichkeit befindet sich direkt im LEA Auswertungsdesigner unter Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen importieren. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, links die Auswertungen anzuhaken, die Sie importieren möchten.

Da Standardauswertungen mit dem Kennzeichen BMD Standard gekennzeichnet sind, ist es ausgeschlossen, dass durch einen Import selbst entworfene Auswertungen überschrieben oder gelöscht werden. Standardauswertungen weisen im Formularkopf das BMD Logo auf, um diese eindeutig als solche zu kennzeichnen. Bitte beachten Sie, dass durch eine programmweite Anpassung auch die BMD Standardkopfzeile um das BMD Logo ergänzt worden ist. Werden die Standardauswertungen neu importiert, kann es sein, dass das BMD Logo auch auf Ihren individuellen Auswertungen und Auswertungskopien angezeigt wird. Möchten Sie das BMD Logo aus Ihren selbst entworfenen Auswertungen wieder entfernen, beachten Sie bitte folgende Anleitung: Wie kann ich das BMD Logo aus meiner individuellen Auswertung entfernen?

Bei den Standardauswertungen selbst können nur Einstellungen gewisser Felder abgeändert werden. Diese änderbaren Einstellungen beziehen sich nicht auf den generellen Aufbau der Auswertung, sondern behandeln eher organisatorische Details (z. B. handelt es sich um eine aktive Auswertung, ist sie mit einem Datenbesitzer geschützt etc.). Haben Sie diese Einstellungen geändert, bleiben die Änderungen der Auswertung erhalten, auch bei einem neuerlichen Import bleiben sie also wie sie zuvor vom Administrator gesetzt worden sind. Im Auswertungsdesigner können Standardauswertungen nicht mit eingeschränktem Filter gestartet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie im Hinweis Standardauswertungen dauerhaft anpassen.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zu folgenden Fragen:

Welche Standardauswertung benötige ich?

Grundsätzlich müssen Sie sich zu diesem Zeitpunkt noch nicht entscheiden, welche Standardauswertung Sie benötigen. Für einen Start ist es sicher empfehlenswert, alle Standardauswertungen für Ihren Bereich zu importieren (LEA Standardauswertungen STB bzw. LEA Standardauswertungen UNT). In einem späteren Schritt können Sie nicht benötigte Standardauswertungen einfach wieder aus Ihren System entfernen (oder auf inaktiv setzen), um den raschen Überblick zu bewahren.

Mithilfe des Bereichs Dokumentenvorschau können Sie anhand einer Musterauswertung bereits einen Eindruck davon gewinnen, welche Daten welche Auswertung liefern wird.

Diese Musterauswertung können Sie auch nach dem Import betrachten. Hilfreich dabei ist die Funktion Musterauswertung (unter Funktionen).

Weiters finden sich Informationen über den Zweck und die Motive einer Standardauswertung in den Themen LEA Standardauswertungen STB bzw. LEA Standardauswertungen UNT.

3. Neuanlage und Aufbau einer Auswertung

3.1. Überblick

Im LEA Auswertungsdesigner (Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner) werden die Auswertungen erstellt, designt und verwaltet. Es handelt sich hierbei um das zentrale Fenster für den Administrator der Auswertungen.

Jede Auswertung ist unter einem Auswertungstyp angelegt, dieser ist ausschlaggebend für die Datenbasis. Die Datensortierung und Datendarstellung einer Auswertung wird zunächst festgelegt, indem im Neuanlage- oder Bearbeitungsmodus einer Auswertung zuerst mithilfe des Spaltendesigners wesentliche Einstellungen zum Aufbau und Aussehen der Auswertung getroffen werden. Optionen zum gewünschten Layout werden je Auswertung wieder im Neuanlage- oder Bearbeitungsmodus der Auswertung eingestellt. Entscheiden Sie im Anschluss daran, welche Optionen zum Druck des Deckblatts für Sie wünschenswert sind. Zum Abschluss kann mithilfe einer Datenfilterung die Datengrundlage eingeschränkt werden (dies ist aber meistens erst im späteren Verlauf, d. h. beim tatsächlichen Start der Auswertung, wichtig).

In den nachfolgenden Kapiteln finden Sie die Details dazu.

Da es erfahrungsgemäß vom ersten Entwurf einer Auswertung bis zum fertigen Entwurf hinsichtlich des Layouts oft mehrere Versuche und unterschiedlich vorgenommene Einstellungen benötigt, möchten wir Sie dabei auch mit unserem

Seminar "LEA Auswertungen" und unserem

Webinar "WebAkademie: LEA Auswertungen" unterstützen. Hier wird genau darauf eingegangen, wie Sie diesen Prozess ideal gestalten können.

3.2. Datenbasis

Jede Auswertung ist einem Auswertungstyp zugeordnet. LEA Auswertungstypen werden von BMD bereits mitausgeliefert und sind unveränderbar. Auswertungstypen beeinflussen die Datenermittung und bestimmen die Datenbasis mit: Am Auswertungstyp erkennt das Programm selbständig, welche Daten für die Auswertung benötigt werden.

Sofern Sie - wie im Kapitel Vorbereitungen ausgeführt - die LEA Standardauswertungen importiert haben, finden Sie im Fenster LEA Auswertungsdesigner bereits unter den Auswertungstypen die einzelnen, untergeordneten Auswertungen. In einem weiteren Fensterbereich sehen Sie bereits vorhandene Smart-Interfaces.

Die Unterschiede der Auswertungstypen im Detail:

Arbeitsberichte	Die Daten für Auswertungen vom Typ "Arbeitsberichte" ermitteln sich aus allen erfassten Leistungen - unabhängig davon, in welchem Leistungsstatus sie sich befinden. Es ist also nicht notwendig, dass die Leistungen bereits autorisiert sind, d. h. die Autorisierung durchlaufen haben. Ebenso ist dabei unerheblich, ob diese Leistungen aus Sicht der Fakturierung noch offen, bereits abgerechnet oder ausgebucht sind. Aufgrund der Besonderheit, dass tatsächlich "alle" Leistungen ermittelt werden, muss Folgendes beachtet werden: Unvollständige Leistungen können nicht auswertet werden, wenn auf der Leistung selbst jener Leistungsbestandteil fehlt, nach dem die Auswertung sortiert wird (z. B. wenn nach Kunde sortiert wird, der Kunde jedoch auf der Leistung selbst noch nicht erfasst ist). Filterfelder dieses Auswertungstyps dürfen nur befüllt werden, wenn diese Daten auch tatsächlich für die Leistung eingegeben oder beim Speichern (= "Fertigstellung") der Leistung bereits automatisch ermittelt werden. Daher ist es sinnlos, z. B. nach Abteilungsleiter zu filtern, wenn dieser erst bei der Autorisierung ermittelt wird. (Beachten Sie hierzu auch die Ausführungen zum LEA Parameter Leistung beim Speichern fertigstellen.)
Leistungsstatistiken	Der Unterschied zum Typ "Arbeitsberichte" liegt darin, dass die Leistungen, die in Auswertungen vom Typ "Leistungsstatistiken" fließen, bereits autorisiert sein müssen. Das bedeutet, dass die Leistungen bereits die Autorisierung durchlaufen haben müssen. Dies schließt aus, dass unvollständige Leistungen in diese Auswertungen miteinbezogen werden.
Offene Leistungen aktuell	Für den Auswertungstyp "Offene Leistungen aktuell" werden alle Leistungen herangezogen, die zum aktuellen Zeitpunkt noch nicht abgerechnet oder nicht ausgebucht sind. Sie müssen jedoch autorisiert sein, sprich die Autorisierung durchlaufen haben.
Offene Leistungen per	Mithilfe des Auswertungstyps "Offene Leistungen per" können Sie ermitteln, welche Leistungen zum Ende einer Periode nicht abgerechnet oder nicht ausgebucht gewesen sind. Damit ist es möglich, offene Leistungen zu einem bestimmten Stichtag zu rekonstruieren. Bedingung: Die Leistungen müssen autorisiert sein, sprich die Autorisierung durchlaufen haben.
Honorarvorschläge	Alle Leistungen, die in einer Honorarnote enthalten sind, können mit dem Auswertungstyp "Honorarvorschläge" ausgewertet werden. Der Zustand der jeweiligen Honorarnote ist dabei unerheblich. Das heißt, man erhält mit den Auswertungen dieses Auswertungstyps Roh-Honorarvorschläge ebenso wie Leistungsverzeichnisse, Leistungsnachweise für Kunden oder auch Honorarnotenlisten. Beachten Sie folgende Besonderheit dieses Auswertungstyps: Auch die Geschäftsfälle Teilrechnung, Akonto, Gutschrift, Storno und Ausbuchung gelten auswertungstechnisch als "Honorarvorschlag". Um sicherzugehen, dass nur Leistungen der gewünschten Honorarnoten in diese Auswertungen hineinfließen, sollten Sie Auswertungen dieses Auswertungstyps nicht aus dem Auswertungsdesigner starten. Besser ist es, direkt mit den Aufrufen aus der Verwaltung der Honorarnoten zu arbeiten, da Sie hier genau die gewünschten Honorarnoten vor dem Aufruf markieren können.
Honorar- und DB-Statistiken	Die Daten für Auswertungen des Typs "Honorar- und DB-Statistiken" umfassen alle Leistungen, die (in einer Periode) abgerechnet oder ausgebucht worden sind. Abgerechnet sind Leistungen für die Auswertungslogik erst, wenn sie mit der Rechnungsfunktion Rechnung abschließen mit dem Rechnungsabschluss versehen sind.
Bestandsveränderungen	Der Auswertungstyp "Bestandsveränderungen" vereint die Gesichtspunkte der Auswertungstypen "Offenen Leistungen per" und "Honorar- und DB-Statistiken". Sie können damit einerseits ermitteln, welche Leistungen zum Ende einer Periode nicht abgerechnet oder nicht ausgebucht gewesen sind und andererseits auch, welche Leistungen in einer bestimmten Periode abgerechnet oder ausgebucht wurden.
Weitere Auswertungstypen	Weitere Auswertungstypen werden von BMD für Individualauswertungen vergeben. Sie werden nur für diejenigen Kunden sichtbar bzw. verwendbar sein, für die Auswertungen angefertigt worden sind.

Eine Beschreibung zu den Funktionen des LEA Auswertungsdesigners finden Sie in unserem Hilfesystem in der Fensterhilfe LEA Auswertungsdesigner im Bereich Funktionen im Fenster.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zu folgenden Fragen:

Welche Auswertung kann ich für meine Anforderung verwenden?
Wie kann ich eine Standardauswertung dauerhaft anpassen?
Wie kann ich eine neue Auswertung anlegen, wenn keine passende Standardauswertung verfügbar ist?

Ist eine Neuanlage einer Auswertung nötig, muss man sich im ersten Schritt im Klaren sein, unter welchem Auswertungstyp diese anzulegen ist.

In der Regel ist es sinnvoll, die bestehenden Auswertungen durchzusehen, ob bereits eine Standardauswertung für den beabsichtigten Bestimmungszweck existiert. Hilfreich dabei ist die Funktion Musterauswertung (unter Funktionen). Diese zeigt beispielhaft anhand einer generierten PDF-Datei, wie die Auswertung mit Musterdaten aussieht.

Weiters finden sich Informationen über den Zweck und die Motive einer Standardauswertung in den Themen LEA Standardauswertungen STB bzw. LEA Standardauswertungen UNT. Hier können Sie mit Klick auf den jeweiligen Auswertungstyp jede einzelnen Standardauswertung näher betrachten.

Standardauswertungen können Sie grundsätzlich sofort verwenden und in einigen Punkten, die nicht den Aufbau oder eine fixe Filterung von Daten der Auswertung betreffen, auch dauerhaft anpassen (siehe Hinweis Standardauswertung dauerhaft anpassen).

Ist eine passende Auswertung dabei, bei der Sie kleine Änderungswünsche am Aufbau (wie zusätzliche Spalte, andere Sortierung etc.) haben, ist es ratsam, die bestehende Auswertung zu kopieren und mit der Kopie weiterzuarbeiten. Dies gilt ebenso, wenn das Layout oder gestalterische Elemente (wie Kopfzeile etc.) angepasst werden sollen oder Sie eine fixe Filterung hinterlegen möchten. Dazu bieten sich die Funktionen Kopieren und Einfügen an (z. B. unter der rechte Maustaste auf der importierten Standardauswertung).

Beachten Sie jedoch: Ist einer Standardauswertung im Feld Reportdesign ein eigener Report zugewiesen, ist eine Anpassung des Aufbaus der Auswertung nur bedingt möglich und muss im Einzelfall geprüft werden. Dies zieht nämlich auch Anpassungen am Reportdesign nach sich.

Nach dem Einfügen der Kopie der Standardauswertung sehen Sie diese neu erstellte Auswertung unter dem gleichen Auswertungstyp wie die Standardauswertung. Vorläufig erhält sie die Bezeichnung der Standardauswertung ergänzt um "- Kopie".

Für die Auswertung, welche dabei entsteht, sind im ersten Schritt zwingend die Pflichtfelder einer Auswertung - konkret die Bezeichnung und das Spaltendesign - festzulegen. Das Spaltendesign wird über den Spaltendesigner vorgenommen (siehe Kapitel Datensortierung und Datendarstellung).

Nach dem Festlegen der Pflichtfelder der Auswertung können Sie Ihre Auswertung bereits abspeichern.

Erst in den nachfolgenden Schritten bearbeiten Sie die Auswertung weiter, um das Layout wie gewünscht anzupassen und einzustellen (siehe Kapitel Layout).

Hinweis Standardauswertung dauerhaft anpassen

Bei Standardauswertungen ist die Bearbeitung einer Auswertung mit der Funktion F6 für "Bearbeiten" nicht gesperrt. Es soll damit dem Administrator ermöglicht werden, minimale Anpassungen, die meist organisatorische Aspekte behandeln (wie z. B. Datenbesitzer und Druckereinstellungen), direkt auf der Standardauswertung dauerhaft festzulegen.

Felder, die somit direkt für eine Standardauswertung geändert werden dürfen, sind folgende:

Auch ein neuerlicher Import einer Standardauswertung verändert den Wert dieser Felder nur, wenn im neu festgelegten BMD Standard der Standardwert geändert worden ist und das Feld bisher noch unverändert den alten Standardwert aufweist. Vom Anwender abweichend vom Standard getroffene Einstellungen dieser Felder bleiben somit erhalten.

Jene Felder, die strukturelle Änderungen bewirken könnten (z. B. Einstellungen zum Report) sind nicht bearbeitbar. Das Ansehen der im Spaltendesigner getroffenen Einstellungen ist erlaubt, daher ist der Aufruf des Spaltendesigners über das Feld Spaltendesigner mit der Funktion F8 möglich.

Es ist nicht möglich, eine Standardauswertung aus einem paketbezogenen Auswertungsdesigner mit verschiedenen Filtereinstellungen, die direkt in der Auswertung in den Feldern hinterlegt worden sind, zu starten. Die Filterfelder sind aus diesem Grund gesperrt.

Alle Felder, die aus diesem Grund nicht abänderbar sind, erhalten die Begründung "Bei BMD Standardauswertungen nicht zulässig" als Hinweis und als Information in der Statuszeile rechts unten am Bildschirm.

Das Feld Notiz ist bei Standardauswertungen nicht abänderbar - es öffnet sich schreibgeschützt, da manche Pakete in der Notiz Informationen zur Anwendung der Standardauswertung mitausliefern und diese Informationen erhalten bleiben sollen.

Das Löschen einer BMD Standardauswertung ist ebenfalls erlaubt (sofern auch etwaig vorhandene dazugehörige Smart-Interfaces zuvor gelöscht werden). Einer neuerlicher Import der BMD Standardauswertung ist dann jederzeit problemlos möglich.

3.3. Datensortierung und Datendarstellung

Das wesentliche Element der Auswertungsgestaltung ist der Spaltendesigner. Sie rufen diesen je Auswertung auf und erreichen diesen am schnellsten über die Funktion Spaltendesigner im LEA Auswertungsdesigner.

Der Bereich Spalten enthält alle verfügbaren Spalten, die in die Gruppen Spezial, Sortierung (nach Datenherkunft gruppiert) und Daten eingeordnet sind. An erster Stelle ist immer die Spalte Gesamt platziert, die Einstellungsmöglichkeiten für die Gesamtsummenzeilen bietet.

Sortierung (gelb)	Die gewählten Sortierspalten (= Sortierkriterien) ergeben zusammen die Sortierung: Sie gibt Auskunft darüber, nach welchen Merkmalen die Leistungen für diese Auswertung sortiert werden sollen.
Daten (blau)	Die gewählten Datenspalten sind zusammen mit den Spezialspalten die eigentlichen Informationsspalten, in welchen man die Auswertungsergebnisse ablesen kann. Die Datenspalten sind Spalten, bei welchen die Datenermittlung vorgegeben ist ...
Spezial (violett)	... wohingegen die Spezialspalten für Berechnungen mithilfe von Formeln, Makros, Kennzahlen etc. herangezogen werden können.

Jene Spalten, die konkret in dieser Auswertung in Verwendung stehen, sind im Bereich Spaltenübersicht angeführt. Im Bereich Spalteneinstellungen kann je Spalte das Format und speziell die für die jeweilige Spalte verfügbaren Optionen eingestellt werden. Im Bereich Layout finden Sie eine Vorschau mit fiktiven Daten.

Eine Beschreibung zu den Funktionen des Spaltendesigners finden Sie in unserem Hilfesystem in der Fensterhilfe Spaltendesigner im Bereich Funktionen im Fenster.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zu folgenden Fragen:

Wie kann ich den Aufbau meiner Auswertung bestimmen?
Was muss ich beim Aufbau meiner Auswertung beachten?
Wie kann ich Sortierspalten und Datenspalten bestimmen?
Wie kann ich Summen festlegen?

Zuerst ist die Sortierung festzulegen, indem aus dem Bereich Spalten unter dem Knoten "Sortierung"

passende, sinnvoll kombinierte Sortierspalten (= Sortierkriterien) gewählt werden. Die Anordnung der Spalten spielt insofern eine Rolle, da zuerst nach dem an der ersten Stelle stehenden Kriterium sortiert wird. Verfeinert wird die Sortierung mit jedem nachfolgenden Kriterium.

Dann sind dem Programm die gewünschten Datenspalten bekanntzugeben, indem diese ebenfalls aus dem Bereich Spalten unter dem Knoten "Daten"

ausgewählt werden. Auf demselben Weg können auch, falls für eigene Berechnungen erforderlich, die Spezialspalten unter dem Knoten "Spezial"

in die Übersicht geholt werden.

Entscheiden Sie im Anschluss, welche Einstellungen für die Spalte "Gesamt" für Ihre Auswertung zutreffen sollen.

Je nach Art der folgenden Spalte sind anschließend die Formateinstellungen für alle Spalten zu treffen und, falls gewünscht, weitere Einstellungen für Sortierspalten bzw. Einstellungen für Spezial- und für Datenspalten zu vergeben.

Die Auswahl der Sortierung und die getroffenen Optionen haben zum Teil erhebliche Auswirkungen auf die Aussagekraft und die Lesbarkeit der Auswertung, da sie das Bild der Auswertungstabelle mitbestimmen. Daher kann es zweckmäßig sein, dieselbe Auswertung einmal mit einer gröberen, übersichtlicheren Sortierung anzulegen und ein zweites Mal mit einer detaillierteren, informativeren Sortierung.

Achten Sie auch auf ideale Spaltenüberschriften (Verwendung von aussagekräftigen Abkürzungen oder Umbrüchen für die Spaltenüberschrift im Feld Spalte), dies erleichtert eine optimale Darstellung der Auswertung.

Bitte beachten Sie auch, dass die gewählte Breite der einzelnen Spalten mitentscheidend für das Layout der Auswertung ist. Orientieren Sie sich dabei grundsätzlich an den zu erwartenden Inhalten der Auswertungszellen, da Informationen, die nicht Platz finden, abgeschnitten dargestellt werden. Achten Sie daher besonders bei Spalten, die einen längeren textlichen Inhalt aufweisen könnten (z. B. Leistungstext), auch auf die Informationen zu den Feldern Maximale Textlänge und Zeilenumbruch.

Informationen dazu finden Sie auch im Kapitel Layout (speziell beim Hinweis Ideale Spaltenbreite/Schriftgröße festlegen), weil manche Einstellungen, die Sie für eine Spalte vornehmen, erst mit Layouteinstellungen in den Feldern der Auswertung das Erscheinungsbild der Auswertung mitbestimmen.

3.4. Layout

Der erste Schritt des Layouts (= Darstellung der Daten in der Tabelle) ist bereits mit dem Einstellen der Spalten und der Vergabe eines passenden Formates im Spaltendesigner vorgenommen worden (siehe Kapitel Datensortierung und Datendarstellung). Alle weiteren Optionen zum Layout sowie das Format und die Ausrichtung des zugrunde liegenden Reports werden im Bearbeitungsmodus der Auswertung eingestellt.

Beachten Sie jedoch, dass für bestimmte Felder im Auswertungstyp, unter dem die Auswertung angelegt wird, bereits Standardeinstellungen existieren und diese wiederum von den paketbezogenen Standardeinstellungen abhängig sind. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in den Feldhilfen der jeweiligen Felder.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zu folgenden Fragen:

Welche Einstellungen kann ich in Bezug auf das Layout setzen?
Wie kann ich eine ideale Spaltenbreite und Schriftgröße erreichen?
Wie kann ich den Formularkopf bzw. den Formularfuß beeinflussen?
Wie kann ich eine optimale Lesbarkeit sicherstellen?

Da bei einer Auswertung nicht nur auf die Richtigkeit der Daten, sondern auch auf die Darstellung der Daten Wert gelegt werden muss, ist es notwendig, sich die möglichen Optionen in den Layoutfeldern dahingehend durchzusehen, ob eine/mehrere davon für ein "schöneres" und leichter lesbares Erscheinungsbild sinnvoll eingesetzt werden können.

Die Einstellungsmöglichkeiten zielen in mehrere Richtungen:

Nehmen Sie zuerst die Einstellungen zur idealen Spaltenbreite/Schriftgröße vor, falls hier die von BMD vorgeschlagenen Werte der Felder für Ihre Anforderungen nicht passend sind (siehe Hinweis Ideale Spaltenbreite/Schriftgröße festlegen).
Regeln Sie im Anschluss daran, ob und welcher Formularkopf und Formularfuß auf der Auswertung angedruckt werden soll (siehe Hinweis Formularkopf und Formularfuß andrucken).
Selten in Gebrauch bzw. nur für bestimmte Anwendungsfälle: Mit dem Feld Detaildruck können Sie noch die Kumulierung, mit dem Feld Darstellung Detaildaten die Darstellung der Daten beeinflussen.
Optional stehen weitere Felder hinsichtlich Layoutgestaltung zur Verfügung, die beispielsweise Summenzeichen, Linien, einzelne Nullwerte oder komplette Zeilen mit Nullwerten unterdrücken oder wiederholte Texte in der Sortierung automatisch entfernen. Diese dienen vor allem der Optik.

Detaillierte Informationen zu diesen Feldern finden Sie im Kapitel Layoutfelder der ergänzenden Themendokumentation Feldauswahl Auswertungsdesigner: Alle Felder mit Unterteilung nach Bereichen. Bei den wichtigsten Layoutfeldern finden Sie auch jeweils ein Beispiel, wie sich die Darstellung in der Auswertung ändert, wenn die Felder entsprechend eingesetzt werden.

Erreichen Sie trotz dieser Arbeitsschritte keine zufriedenstellende Darstellung bzw. Lesbarkeit, können Sie die Verwendung eines selbst designten Reports andenken. Der Einsatz vervielfacht jedoch die Komplexität beim Erstellungs- und Wartungsaufwand. Der Report ist beispielsweise komplett neu zu erstellen, wenn Sie nachträglich feststellen, dass noch eine Änderung z. B. in der Anzahl der Spalten vorzunehmen ist.

Daher gilt hier die eindeutige Empfehlung: Das Hinterlegen eines selbst designten Reports im Feld Reportdesign ist nur sinnvoll (da komplexer in Erstellung und Wartung), wenn mit den anderen Optionen kein Auslangen gefunden wird.

Hinweis Formularkopf und Formularfuß andrucken

Mithilfe der Felder Formularkopf/-fuß-Druck, Formularkopf und Formularfuß bestimmen Sie, ob und welcher Formularkopf und Formularfuß angedruckt wird.

Die Ermittlungslogik verläuft hier mehrstufig (hier am Beispiel des Formularkopfs erklärt, dasselbe gilt aber auch für den Formularfuß):

Ist im Feld Formularkopf der Auswertung kein Formularkopf hinterlegt, gilt die Standard Kopfzeile (der Standardkopf) des Auswertungstyps.
Ist weder in der Auswertung noch für den Auswertungstyp eine Kopfzeile vorhanden, gilt die Standard-Kopfzeile aus dem allgemeinen Standard. Dieser ist im LEA Auswertungsdesigner im Bereich "Auswertungstypen" unter Funktionen → Standard-Kopfzeile/Standard-Fußzeile aufrufbar.
Mit dem Feld Formularkopf/-fuß-Druck ist festzulegen, ob der Druck für diese Auswertung tatsächlich erfolgen soll.

BMD liefert auch für Formularköpfe und Formularfüße Standards aus, die auch derart gekennzeichnet sind.

Bitte beachten Sie, dass durch eine programmweite Anpassung die BMD Standardköpfe um das BMD Logo ergänzt worden sind. Dies dient dazu, BMD Standardauswertungen eindeutig als solche zu kennzeichnen. Werden die Standardauswertungen neu importiert, kann es sein, dass das BMD Logo auch auf Ihren individuellen Auswertungen und Auswertungskopien angezeigt wird, wenn diese auf den BMD Standardkopf zugreifen. Möchten Sie das BMD Logo aus Ihren selbst entworfenen Auswertungen wieder entfernen, beachten Sie bitte folgende Anleitung: Wie kann ich das BMD Logo aus meiner individuellen Auswertung entfernen?

Standardköpfe sowie Standardfüße dürfen nicht abgeändert werden. Sie können aber auch hier Kopien anfertigen und diese nach Ihren Wünschen abändern und an den passenden Stellen hinterlegen.

Die Formularköpfe und Formularfüße basieren jeweils auf eigenen Reports, das bedeutet, hier können Texte, Felder etc. ergänzt werden. In den Formularköpfen können Felder des Firmenstamms eingefügt werden (z. B. auch das Firmenlogo). Dabei ist jedoch zu beachten, dass hier immer die Daten der Hauptfirma der eigenen Firmengruppe angeführt werden, da in einer LEA Auswertung auch mehrere verschiedene Firmen vorkommen können (Ausnahme: Arbeitsschein).

Hinweis Ideale Spaltenbreite/Schriftgröße festlegen

Besonders die ideale Spaltenbreíte samt der passenden Schriftgröße spielen eine wesentliche Rolle: Wenn Sie nicht im Vorfeld darauf achtgeben, kann es passieren, dass die Schriftgröße vielfach kleiner ist als unbedingt nötig (und die Daten daher schwer lesbar werden) oder rechts liegende Spalten abgeschnitten werden (und deshalb fehlen).

Folgende Einflüsse spielen hier eine Rolle:

Überlegen Sie, welches Format und welche Ausrichtung Ihr Ausdruck benötigt. Standard für neu erstellte Auswertungen ist DIN A4 im Hochformat. Das ergibt den verfügbaren Platz am "Papier", der für Ihre gewählten Spalten zur Verfügung steht.
Für die Aufteilung der Spalten an die Breite des "Papiers" wird zuerst auf die Breite der im Spaltendesigner enthaltenen Spalten Rücksicht genommen. Versuchen Sie daher die Spaltenüberschriften im Feld Spalte im Spaltendesigner so knapp wie möglich (aber trotzdem aussagekräftig) zu halten, und die Spaltenbreite an sich nicht an der Überschriftenlänge, sondern an die Breite der erwartbaren Inhalte der Auswertung auszurichten. Inhalte von Auswertungszellen wie ein Datum oder ein Betrag werden sonst jedenfalls abgeschnitten. Berücksichtigen Sie auch die Schriftgröße an sich, im normalen Anwendungsfall ist der Standardwert gut lesbar (Feld Schriftart im Spaltendesigner). Um längere textliche Inhalte besser aufzuteilen, können Sie mit den Feldern Maximale Textlänge und Zeilenumbruch im Spaltendesigner arbeiten.
Da das Feld Autom. Spaltenbreite bei neu erstellten Auswertungen die Option "Ja, ohne Mindestvorspann" aufweist, werden die Spalten im zweiten Schritt automatisch an die Breite des "Papiers" im Verhältnis wie im Spaltendesigner festgelegt angepasst. Breitere Spalten bekommen daher verhältnismäßig mehr Platz als schmälere Spalten. Durch diese Einstellung finden automatisch alle Spalten Platz. Nicht berücksichtigt wird bei der Aufteilung des Platzes hingegen der Inhalt der Spaltenüberschrift, also wie lang die Spaltenüberschrift selbst ist. Auch die Länge der Auswertungsdaten innerhalb einer Spalte spielt hier keine Rolle!
Um zu verhindern, dass aufgrund ungünstig eingestellter Spaltenbreiten die gesamte Auswertung bezüglich der Schriftgröße kleiner als nötig dargestellt wird, können Sie das Feld Schriftgröße automatisch verkleinern in der Auswertung nutzen. Unterschiedliche Anforderungen können mit diesem Feld umgesetzt werden:

Die Aktivierung des Feldes führt dazu, dass die Schriftgröße aller Spaltenüberschriften einheitlich so weit verkleinert wird, bis die Spalten im Verhältnis gedruckt werden und alle Spaltenüberschriften vollständig dargestellt werden können. Die Mindestgröße 4 pt. wird jedoch jedenfalls eingehalten. Dies führt zwar zu einer vollständigen Anzeige der Spaltenüberschrift, aber bestimmungsgemäß zu einer Verkleinerung der Schriftgröße für die gesamte Auswertung.

Bleibt das Feld wie im Standard deaktiviert, erreicht man, dass die Spaltenüberschriften in der im Spaltendesigner bereits gewählten Schriftgröße im Verhältnis der Spaltenbreite gedruckt werden (ohne, dass eine Anpassung/Verkleinerung der Schriftgröße erfolgt). Die Spaltenüberschriften, die nicht zur Gänze Platz finden, werden abgeschnitten, aber um drei Punkte (...) zur Kennzeichnung ergänzt.

Idealerweise haben Sie zuvor bereits im Spaltendesigner ideale Überschriften (Verwendung von aussagekräftigen Abkürzungen oder Umbrüchen in der Überschrift) gewählt, sodass es irrelevant ist, wie das Feld eingestellt worden ist, da bereits alle Spalten plus deren Spaltenüberschriften vollständig Platz finden.

Sollte sich nicht erklären lassen, wie die Spalten aufgeteilt werden bzw. wie sich die Spaltenbreite ergibt, können Sie ein detailliertes Logging aktivieren und die dortigen Informationen an BMD zur Analyse senden.

3.5. Deckblatt

Einstellungen zum Deckblatt können Sie ebenfalls im Bearbeitungsmodus der jeweiligen Auswertung im Auswertungsdesigner vornehmen.

Beim Deckblatt handelt es sich um einen vorgegebenen Report, der entweder als eigener Bereich oder als eigene Seite vor der eigentlichen Auswertung angedruckt wird. Es handelt sich um einen relativ "starren" Report, bei dem nur manche Details beeinflusst werden können.

Als Informationen für das Deckblatt werden neben dem Auswertungsnamen auch noch Filterdetails herangezogen. Daher eignet sich der Deckblattdruck auch zur Analyse, ob Filterwerte gesetzt worden sind.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zur folgenden Frage:

Welche Einstellungen kann ich in Bezug auf das Deckblatt setzen?

Die Einstellungen zum Deckblatt werden je Auswertung individuell gesetzt. Ein Deckblattdruck ist im Standard nicht vorgesehen und muss - falls gewünscht - mithilfe der Deckblattdruckfelder entsprechend eingestellt werden.

Mit dem Feld Deckblattdruck entscheiden Sie, ob grundsätzlich ein Deckblatt gedruckt werden soll, und ob das Deckblatt eine eigene Seite erhalten soll. Mit den Feldern Filtermenge und Anzahl Filterausprägungen beeinflussen Sie den Andruck der Filterwerte. Mit dem Feld Notiz drucken können Sie zudem auch noch die Notiz, die zur Auswertung erfasst ist, am Deckblatt mitandrucken.

Detaillierte Informationen zu diesen Feldern finden Sie im Kapitel Deckblattdruckfelder der ergänzenden Themendokumentation Feldauswahl Auswertungsdesigner: Alle Felder mit Unterteilung nach Bereichen. Bei den Deckblattdruckfeldern finden Sie auch jeweils ein Beispiel, wie sich die Darstellung am Deckblatt ändert, wenn die Felder entsprechend eingesetzt werden.

3.6. Datenfilterung

Die Datenmenge, welche in die Auswertung fließt, ist - wie im Kapitel Datenbasis beschrieben - in erster Linie vom Auswertungstyp abhängig. Weitere Beschränkungen der Datenmenge können direkt in der Auswertung vorgenommen werden.

Wesentlich bestimmen hier die Leistungsartfelder mit, ob bestimmte Leistungen in die Auswertung miteinbezogen oder davon ausgenommen werden sollen. Diese werden jedoch im Standard passend ausgeliefert und müssen nur im Bedarfsfall umgestellt werden.

Häufiger tritt der Wunsch auf, die Daten genau auf bestimmte Leistungsmerkmale einzuschränken. In diesem Fall werden die Filterfelder benötigt. Ebenso häufig besteht der Wunsch, nur Leistungen bestimmter Perioden/Zeiträume auszuwerten. Dies wird mithilfe von Perioden-/Zeitraumfeldern erreicht.

Filterfeldern sowie Perioden-/Zeitraumfeldern begegnet man mehrfach im Programm, wobei ergänzt werden muss, dass dies nicht durchgängig für alle diese Felder gilt. Alle diese Felder stehen bereits in der Auswertung im Bearbeitungsmodus selbst zur Verfügung, Sie finden die Mehrzahl der Felder aber auch an allen Stellen, wo die Auswertung vom Anwender aufgerufen werden kann, und eine Einschränkung an dieser Stelle nach diesem Feld sinnvoll ist.

Bei den Filterfeldern ist zu beachten, dass für manche davon eine Mehrfachauswahl von Filterkriterien verfügbar ist. Dies ist erkennbar daran, dass die Funktion F8 bzw. das Symbol "F8"

neben dem Filterfeld zur Verfügung steht.

Filterfelder, Perioden-/Zeitraumfelder und Leistungsartfelder können beliebig miteinander kombiniert werden und ergänzen sich.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zu folgenden Fragen:

Wie kann ich die Datenmenge einschränken?
An welchen Stellen soll ich eine Einschränkung hinterlegen?

Wie oben erwähnt, ist das Abändern der Leistungsartfelder nicht üblich. Diese werden passend ausgeliefert und werden nur eingesetzt, um spezielle Anforderungen abzudecken.

Folgende Filterfelder und Perioden-/Zeitraumfelder werden ausschließlich in der Auswertung selbst gewartet, da diese ebenfalls die Datengrundlage massiv beeinflussen können, gleichermaßen nur bei speziellen Anforderungen anzuraten sind und diese Möglichkeit daher dem Anwender nicht zur Verfügung stehen soll:

Periodenfilter
Klassischer Filter
Leistungstausch
Makrofilter
Makrofilter auf Aggregat

Daneben gibt es aus dem Kreis der Filterfelder und Perioden-/Zeitraumfelder die sogenannten "klassischen Filterfelder". Diese werden - wie oben erwähnt - sehr häufig zum Einschränken auf eine bestimmte Datenmenge genutzt und sind nach den Leistungsbestandteilen benannt (z. B. Kunde, Leistungsdatum von, Leistungsdatum bis). Viele davon stehen daher nicht nur in der Auswertung selbst zur Verfügung, sondern an allen entsprechenden Programmstellen in der LEA. Für die Befüllung der "klassischen Filterfelder" müssen Sie folgende Systematik berücksichtigen:

Befüllen Sie ein Filterfeld direkt in der Auswertung mit Werten, so werden diese fix berücksichtigt, wenn dasselbe Filterfeld bzw. Perioden-/Zeitraumfeld nicht auch bei Start des Auswertung durch den Anwender im Dialog zur Befüllung vorgeschlagen wird.
Befüllen Sie ein Filterfeld direkt in der Auswertung mit Werten, so werden diese übersteuert, sobald der Anwender bei Start der Auswertung keine oder andere Filterwerte im selben Filterfeld bzw. Perioden-/Zeitraumfeld bekannt gibt.
Filterwerte, die Sie direkt in der Auswertung eintragen, können Sie in dieselben Filterfelder bzw. Perioden-/Zeitraumfelder als Vorschlag übergeben, sofern Sie diese Auswertung über ein Smart-Interface aufrufen und in diesem das Feld Auswertungsfilter vorschlagen aktivieren.

So ist also die Befüllung von klassischen Filterfeldern mit Werten in der Auswertung selbst nur sinnvoll, wenn diese Filterung dauerhaft und bei jedem Aufruf die Datenmenge beeinflussen soll. Ist es zweckmäßig, die Auswertung fix mit Einschränkung auf bestimmte Leistungsmerkmale starten zu lassen, wird diese Filterung bereits vom Administrator im Bearbeitungsmodus der Auswertung eingestellt und dem Anwender in weiterer Folge nicht mehr als Filterfeld zur Verfügung gestellt.

Ausnahme: Beim Testen einer Auswertung oder wenn die Eingabe in die Filterfelder anschließend nicht abgespeichert wird, kann die Filterung immer auch an dieser Stelle vorübergehend eingestellt werden.

Detaillierte Informationen zu allen Feldern, welche die Datenfilterung betreffen, finden Sie in den Kapiteln Filterfelder, Perioden-/Zeitraumfelder und Leistungsartfelder der ergänzenden Themendokumentation Feldauswahl Auswertungsdesigner: Alle Felder mit Unterteilung nach Bereichen.

Wie Sie dem Anwender die passenden Auswertungen mit den notwendigen klassischen Filterfeldern an den geeigneten Stellen zur Verfügung stellen, erfahren Sie im Kapitel Auswertung an passenden Stellen platzieren.

Hinweis Betragsfilter einsetzen

In der Auswertung selbst sowie beim Aufruf einer Auswertung wird immer nach bestimmten Leistungsmerkmalen gefiltert. Nur im Spaltendesigner ist es möglich, zusätzlich fix eine Betragsfilterung einzustellen. Dazu wählen Sie die betreffende Datenspalte oder Spezialspalte aus, stellen für diese im Feld zuerst eine Betragssortierung ein und geben anschließend im Feld Betragsfilter die gewünschte Filterung bekannt. Wie viele X Werte/Prozent angedruckt werden, wird mit den Feldern Betragsfilter Anzahl/Prozent und Betragsfilter Anzahl/Prozent 2 bestimmt.

4. Administration einer Auswertung

In diesem Kapitel finden Sie Informationen darüber, welche weiteren Schritte zur Administration Ihrer Auswertungen nötig sind, um diese einfach administrierbar zu machen und gut damit arbeiten zu können.

Weitere Felder auf der Auswertung helfen Ihnen, bestimmte administrative Anforderungen abzudecken.

Als abschließenden Schritt müssen Sie sich noch darum kümmern, dass die Auswertungen an den für die Anwender passenden Stellen zur Verfügung stehen.

4.1. Auswertung warten

Für die Administration von Auswertungen stehen viele weitere Felder in der Bearbeitungsansicht zur Verfügung, die nach Ihrem Einsatzzweck nach wie folgt eingeteilt werden können:

Felder, die für die Steuerung von Berechtigungen vorgesehen sind
Felder zur näheren Beschreibung und Schnellsuche von Auswertungen
Felder zur Klassifizierung und Wartung von Auswertungen
Felder zur Steuerung bestimmter Anzeigeeigenschaften am Ausdruck und in der Vorschau
Felder zur Steuerung von nachgelagerten Abläufen (E-Mail-Versand, Export)
Felder zur Steuerung von internen Abläufen

Diese sind nicht zwingend zu warten, erleichtern aber das Arbeiten mit den Auswertungen bzw. ermöglichen erst bestimmte Abläufe.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zur folgenden Frage:

Welche administrativen Einstellungen kann ich für Auswertungen setzen?

Am wichtigsten ist es, die Auswertung zu schützen, um zu verhindern, dass vorgenommene Einstellungen geändert oder zurückgesetzt werden. Speziell die Felder Datenbesitzer für Ansehen und Datenbesitzer für Bearbeiten sind hier in diesem Zusammenhang empfehlenswert. Daneben gibt es auch weitere Schutzkonzepte, die Sie im Kapitel Schutz einer Auswertung nachlesen können.

Empfehlenswert ist es, über das Feld Notiz Besonderheiten und den Einsatzzweck der Auswertung festzuhalten. Möchten Sie die Ansicht auf jene Auswertungen einschränken, die in Verwendung sind, warten Sie das Feld Aktiv. Mit der Deaktivierung können Sie derzeit nicht benötigte Auswertungen (auch Standardauswertungen) aus der Ansicht der aktiven Auswertungen ausschließen. Haben Sie viele Auswertungen im Einsatz, kann, um eine bessere Übersicht zu bewahren, mithilfe der Felder Kategorie und Matchcode die Filterung und Suche vereinfacht werden.

Mithilfe spezieller Felder wie Mit Leistungsdetail bei Vorschau, Druckereinstellung oder Exporteinstellung können Sie das Programmverhalten bei Ansicht, Druck oder Export einer Auswertung mitbeeinflussen.

Detaillierte Informationen zu diesen Feldern und allen weiteren Feldern finden Sie in den Kapiteln Berechtigungsfelder, Weitere allgemeine Felder und Systemfelder der ergänzenden Themendokumentation Feldauswahl Auswertungsdesigner: Alle Felder mit Unterteilung nach Bereichen.

4.2. Auswertung an passenden Stellen platzieren

Als letzten Schritt muss die Auswertung an den passenden Stellen zur Verfügung gestellt werden, um den Anwendern den Aufruf der Auswertung zu ermöglichen.

An manchen wenigen Stellen steht eine Auswertung sofort zur Auswahl, sobald sie angelegt ist (z. B. eine Auswertung vom Typ "Honorarvorschläge" im Fenster Honorarnoten).

In nahezu allen anderen Fällen ist aber zuerst ein sogenanntes Smart-Interface für die Auswertung zu definieren. Das bedeutet, Sie stellen eine Auswertung für den Anwender zur Verfügung, indem Sie ein Smart-Interface zur Auswertung erstellen. Das Smart-Interface wird in Form eines Smart-Interface-Dialogfensters sozusagen vor eine bestehende Auswertung gelegt.

Damit kann man die Auswertung für den Anwender mit bestimmten, vom Administrator definierten Filterfeldern praktikabel aufrufen lassen. Die Auswertung selbst sollte - wie im Kapitel Administration einer Auswertung empfohlen - bereits vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.

Die vorhandenen Smart-Interfaces sind automatisch innerhalb des Pakets LEA an den passenden Stellen sichtbar (z. B. eine Auswertung vom Typ "Arbeitsberichte" im Fenster Tageserfassung). Die Anwender sehen damit immer nur das Smart-Interface sowie bei Start des Smart-Interface das Dialogfenster, aber nie die Einstellungen zur Auswertung selbst.

Je Auswertung können beliebig viele Smart-Interfaces angelegt werden.

Für die BMD Standardauswertungen existieren bereits Standard-Smart-Interfaces, die grundsätzlich sofort verwendet werden können. Sie können in einigen Punkten auch dauerhaft anpassen (siehe Hinweis Standard-Smart-Interface dauerhaft anpassen).

Haben Sie passende Smart-Interfaces angelegt, sind alle Voraussetzungen gegeben, damit der Anwender bei Start der Auswertung über ein Dialogfenster alle weiteren wesentliche Einstellungen für das Erzeugen der benötigten Auswertung vornehmen kann.

Beachten Sie, dass erst der Anwender beim Start der Auswertung entscheidet, ob die Auswertung sofort im Vordergrund oder im Hintergrund aufbereitet wird. Als Administrator können Sie jedoch Auswertungen auch per Stapel starten lassen.

Alle weiteren Informationen dazu finden Sie im Kapitel Aufruf einer Auswertung.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zur folgenden Frage:

Wie kann ich am einfachsten ein Smart-Interface zur Auswertung erstellen?

Um ein Smart-Interface zur Auswertung zu erstellen, müssen Sie die jeweilige Auswertung im LEA Auswertungsdesigner markieren und anschließend im Bereich "Smart-Interfaces" eine Neuanlage vornehmen. Nun können Sie alle weiteren Einstellungen zum Smart-Interface tätigen.

Für jede Auswertung kann über das Menü oder über die rechte Maustaste die Funktion "Smart-Interface erstellen" ausgeführt werden, die ebenfalls im Anschluss daran sofort ein Smart-Interface zur Auswertung erstellt.

Hinweis Smart-Interface automatisch anlegen

Haben Sie eine Auswertung von Grund auf neu erstellt, erhalten Sie beim Speichern eine Abfrage, ob Sie nun ein Smart-Interface zur Auswertung erstellen möchten.

Beim Bestätigen mit "Ja" wird sofort die Neuanlage des Smart-Interface gestartet.

Fehlt die Berechtigung für die Neuanlage des Smart-Interface, erhalten Sie zwar noch die Abfrage, aber in der Folge wird die Neuanlage des Smart-Interface nicht erlaubt und die Auswertung selbst mit Hinweis auf die fehlende Berechtigung gespeichert.

5. Neuanlage eines Smart-Interface

5.1. Überblick

Im LEA Auswertungsdesigner (Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungsdesigner) werden auch die Smart-Interfaces zur Auswertung erstellt, designt und verwaltet.

Jedes Smart-Interface ist genau einer Auswertung zugeordnet. Alle Einstellungen zu Aufbau, Layout sowie Datenherkunft der Auswertung sind daher bereits bekannt.

Über das Smart-Interface erhält der Anwender die Möglichkeit, beim Start einer Auswertung eine genaue Datenfilterung einzustellen und die gewünschte Ausgabeform und Verarbeitungsform zu wählen.

Demnach muss der Administrator nur sicherstellen, dass das Smart-Interface korrekt angelegt ist und die richtigen Filterfelder zugeordnet hat.

In den kommenden Kapiteln finden Sie die Details dazu.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zu folgenden Fragen:

Wann benötige ich ein Smart-Interface zur Auswertung?
Wie kann ich am einfachsten ein Smart-Interface zur Auswertung erstellen?
Welches Smart-Interface kann ich für meine Anforderung verwenden?
Wie kann ich ein Smart-Interface dauerhaft anpassen?
Wie kann ich ein neues Smart-Interface anlegen, wenn kein passendes Smart-Interface verfügbar ist?

Um ein Smart-Interface zur Auswertung zu erstellen, müssen Sie die jeweilige Auswertung im LEA Auswertungsdesigner markieren und anschließend im Bereich Smart-Interfaces eine Neuanlage vornehmen. Nun können Sie alle weiteren Einstellungen zum Smart-Interface vornehmen. Für jede Auswertung kann über das Menü oder über die rechte Maustaste die Funktion Smart-Interface erstellen ausgeführt werden, die ebenfalls im Anschluss daran sofort ein Smart-Interface zur Auswertung erstellt.

Wägen Sie ab, welche Auswertungen an welchen Stellen zur Verfügung stehen sollen. Beachten Sie, dass Sie nicht benötigte Auswertungen auch inaktiv setzen können.

Wird ein neues Smart-Interface erstellt, sind folgende drei Schritte zwingend nötig:

Im Feld Bezeichnung ist zwingend eine passende Bezeichnung zu vergeben.
Über das Feld Auswertungen ist die Auswertung, die dem Smart-Interface zugrunde liegen soll, auszuwählen.
Über das Feld Feldauswahl sind die Filterfelder zuzuordnen (siehe Filterfelder zuordnen).

Weitere Informationen zu den Pflichtfeldern eines Smart-Interface finden Sie im Hilfedokument Feldauswahl Smart-Interfaces: Standardfelder.

Hinweis Standard-Smart-Interface dauerhaft anpassen

Bei einem Standard-Smart-Interface ist die Bearbeitung mit der Funktion F6 für "Bearbeiten" nicht gesperrt. Es soll damit dem Administrator ermöglicht werden, minimale Anpassungen, die meist organisatorische Aspekte behandeln (wie z. B. Datenbesitzer), direkt auf dem Standard-Smart-Interface dauerhaft festzulegen.

Felder, die somit direkt für ein Standard-Smart-Interface geändert werden dürfen, sind folgende:

Auch ein neuerlicher Import einer zugrundeliegenden Standardauswertung verändert den Wert dieser Felder nur, wenn im neu festgelegten BMD Standard der Standardwert geändert worden ist und das Feld bisher noch unverändert den alten Standardwert aufweist. Vom Anwender abweichend vom Standard getroffene Einstellungen dieser Felder bleiben somit erhalten.

Jene Felder, die strukturelle Änderungen bewirken könnten (z. B. Feldauswahl) sind nicht bearbeitbar. Das Ansehen der in der Feldauswahl getroffenen Einstellungen ist jedoch erlaubt.

Das Feld Notiz ist bei einem Standard-Smart-Interface nicht abänderbar - es öffnet sich schreibgeschützt, da manche Pakete in der Notiz Informationen zur Anwendung des Standard-Smart-Interface mitausliefern und diese Informationen erhalten bleiben sollen.

Das Löschen eines BMD Standard-Smart-Interface ist ebenfalls erlaubt. Ein neuerlicher Import der zugrundeliegenden BMD Standardauswertung, welche auch das Standard-Smart-Interface wieder importieren würde, ist jederzeit problemlos möglich.

5.2. Filterfelder zuordnen

Der wesentliche Zweck des Smart-Interface besteht darin, dem Anwender eine Möglichkeit zur Datenfilterung zu geben, um genau zur benötigten Auswertung zu gelangen. Die Feldauswahl der Filterfelder erreicht man über das Feld Feldauswahl im Bearbeitungsmodus eines Smart-Interface.

In der Liste links befinden sich alle verfügbaren Filterfelder, die durch Anhaken nach rechts übernommen werden können. Diese Auswahl an Filterfeldern wird anschließend in das Smart-Interface übernommen. (Zusätzlich wird automatisch das Feld Im Hintergrund verarbeiten eingeblendet, wobei es sich aber nicht um ein Filterfeld handelt.)

Bei den Filterfeldern ist zu beachten, dass für manche davon eine Mehrfachauswahl von Filterkriterien verfügbar ist. Dies ist erkennbar daran, dass die Funktion F8 bzw. das Symbol "F8"

neben dem Filterfeld zur Verfügung steht.

Die Filterfelder können beliebig miteinander kombiniert werden und ergänzen sich.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zur folgenden Frage:

Wie stelle ich dem Anwender Filterfelder zur Verfügung und was muss hier beachtet werden?

Es ist empfehlenswert, auf die Reihenfolge der Filterfelder zu achten und diese sinnvoll zu kombinieren.

Speziell bei den Perioden-/Zeitraumfeldern ist darauf zu achten, dass diese im Smart-Interface in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind - zuerst das betreffende Von-Feld und anschließend das dazugehörige Bis-Feld. Ansonsten kommt es durch die Autovervollständigung zu unerwünschten Filtereingaben.

Zu beachten ist, dass die Auswahl von Filterwerten im Smart-Interface gegenüber der Auswahl von Filterwerten direkt in der Auswertung (im LEA Auswertungsdesigner) vorrangig ist. Das gilt jedoch nur für Filterfelder, die dem Anwender auch tatsächlich im Smart-Interface zur Verfügung gestellt worden sind, wie auch ausführlich im Kapitel Datenfilterung dargestellt.

Mit dem speziellen Feld Auswertungsfilter vorschlagen können Sie aktivieren, dass Filterwerte, die bereits in der Auswertung fix hinterlegt worden sind, in die Filterfelder des Smart-Interface als Vorschlag übergeben werden.

Weitere Informationen zu den möglichen Filterfeldern eines Smart-Interface finden Sie im Hilfedokument Feldauswahl Filterfelder Smart-Interfaces: Alle Felder.

5.3. Smart-Interface administrieren

Für die Administration von Smart-Interfaces stehen viele weitere Felder in der Bearbeitungsansicht zur Verfügung, die nach Ihrem Einsatzzweck nach wie folgt eingeteilt werden können:

Felder, die für die Steuerung von Berechtigungen vorgesehen sind
Felder zur näheren Beschreibung und Schnellsuche von Smart-Interfaces
Felder zur Klassifizierung und Wartung von Smart-Interfaces
Felder zur Anzeige des Smart-Interface in weiteren Programmteilen abseits der NTCS LEA
Felder zur automatischen Ermittlung von Filterwerten
Felder zur Steuerung von nachgelagerten Abläufen
Felder zur Steuerung von weiteren Ausgabeformen (E-Mail je)

Diese sind nicht zwingend zu warten, erleichtern aber das Arbeiten mit den Auswertungen bzw. ermöglichen erst bestimmte Abläufe.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zur folgenden Frage:

Welche administrative Einstellungen kann ich für Smart-Interfaces setzen?

Auch das Smart-Interface kann geschützt werden, um zu verhindern, dass vorgenommene Einstellungen geändert oder zurückgesetzt werden. Speziell die Felder Datenbesitzer für Ansehen und Datenbesitzer für Bearbeiten sind hier in diesem Zusammenhang empfehlenswert. Daneben gibt es auch weitere Schutzkonzepte, die Sie im Kapitel Schutz einer Auswertung nachlesen können.

Empfehlenswert ist es, über das Feld Notiz Besonderheiten und den Einsatzzweck des Smart-Interface festzuhalten. Möchten Sie die Ansicht auf jene Smart-Interfaces einschränken, die aktuell in Verwendung sind, warten Sie das Feld Aktiv. Mit der Deaktivierung können Sie derzeit nicht benötigte Smart-Interfaces (auch Standard-Smart-Interfaces) aus der Ansicht der aktiven Smart-Interfaces ausschließen. Haben Sie viele Smart-Interfaces im Einsatz, kann, um eine bessere Übersicht zu bewahren, mithilfe der Felder Kategorie und Matchcode die Filterung und Suche vereinfacht werden.

Mithilfe eigener Felder wie Im Kunden-Navigator anzeigen, Am Handy anzeigen oder Freigabe BMD Com können Sie das Smart-Interface auch in bestimmten weiteren Programmteilen (abseits der NTCS LEA) zur Verfügung stellen.

Die Felder Makro und Makro automatisch starten steuern eine automatische Befüllung der Filterfelder mit Filterwerten.

Mithilfe weiterer spezieller Felder wie E-Mail je oder Feldauswahl Showprogramm können Sie das Programmverhalten hinsichtlich der Erweiterung der Ausgabeformen bzw. Definition einer abweichenden Filterfeldauswahl beeinflussen.

Detaillierte Informationen zu diesen Feldern und allen weiteren Feldern finden Sie im Hilfedokument Feldauswahl Filterfelder Smart-Interfaces: Alle.

6. Aufruf einer Auswertung

6.1. Überblick

Die erstellten Auswertungen stehen nicht nur im LEA Auswertungsdesigner, sondern auch an anderen Stellen für einen schnellen, sinnvollen Aufruf zur Verfügung. Da der Auswertungsdesigner nur für Administratoren konzipiert ist (siehe Kapitel Schutz einer Auswertung), gibt es noch eine Reihe von Aufrufen bzw. Funktionen, die dem Anwender helfen sollen, die passende Auswertung in der richtigen Form (Vorschau am Bildschirm, Ausdruck, Datenexport etc.) zu erhalten:

Programmstellen mit Zugriff auf die Auswertungen:

Ausgabeformen:

Verarbeitungsformen:

Die Erstellung der Auswertung selbst wird grundsätzlich im Vordergrund abgewickelt. Wird eine Auswertung als Smart-Interface (Dialogfenster) über die Fenster LEA Auswertungsdesigner, LEA Auswertungen oder deren Untermenüs gestartet, kann diese mit den Ausgabeformen Vorschau anzeigen und Exportieren auch im Hintergrund verarbeitet werden. Dies ist vor allem für Auswertungen mit vielen auszuwertenden Daten nützlich, da eine Erzeugung im Programmhintergrund ein sofortiges Weiterarbeiten in der NTCS ermöglicht. Eine Abwicklung im Vordergrund würde bedeuten, dass NTCS für die Dauer der Aufbereitung blockiert ist und erst ein Weiterarbeiten erlaubt, wenn z. B. der Report mit der Auswertung fertig erzeugt und am Bildschirm angezeigt wird. Näheres zu diesem Thema finden Sie im Kapitel Auswertung im Hintergrund verarbeiten der Fensterhilfe Smart-Interface (Dialogfenster).

Davon unabhängig ist es auch möglich, alle Auswertungen der LEA stapelgesteuert aufbereiten zu lassen. Detaillierte Informationen zur Verwendung von Smart-Interfaces in einem Stapel finden Sie unter Stapel LEA Auswertungen.

Hier finden Sie eine Hilfestellung zur folgenden Frage:

Für welchen Anwendungsfall verwende ich welche Auswertung?

Wenn Auswertungen samt deren Smart-Interfaces vom Administrator angelegt worden sind, können die LEA Auswertungen sofort vom Anwender an den passenden Stellen gestartet werden. Zum Beispiel erhalten Sie in den Leistungserfassungsfenstern nur Auswertungen vom Typ "Arbeitsberichte" zur Auswahl.

Hilfreich zum Identifizieren der passenden Auswertung ist es, wenn der Administrator darauf geachtet hat, dass das Smart-Interface (bzw. die Auswertung) mit einer passenden Bezeichnung angelegt ist und eventuell in der Notiz weitere Hinweise zur Verwendung eingetragen sind (falls es sich nicht um ein Standard-Smart-Interface bzw. eine Standardauswertung handelt).

Ob eine Auswertung im Vordergrund oder im Hintergrund aufbereitet werden soll, ist dem Anwender selbst überlassen und muss von diesem je Aufbereitung entschieden werden. Dies hängt davon ab, ob die Auswertung sofort im Arbeitsablauf benötigt wird und auch davon, ob Sie mehrere Auswertungen kurz hintereinander starten möchten. Zweiteres ist mit der Hintergrundabwicklung praktikabel und sehr schnell möglich. Eine Abwicklung im Programmhintergrund wird mittels einer weiteren Programminstanz sofort angestoßen und es dauert daher nicht wesentlich länger, die Auswertung im Hintergrund aufbereiten zu lassen. Hier sind allerdings unter Umständen mehr Klicks erforderlich, bis Sie zur Auswertung selbst gelangen.

Für Auswertungen, die in regelmäßigen Abständen benötigt werden, können Sie Stapel einrichten.

6.2. Programmstellen

6.2.1. Leistungserfassung

In den Programmen der Leistungserfassung (Leistungserfassung → Leistungserfassung → z. B. Tageserfassung) ist es unter Ausdruck → Auswertung möglich, sämtliche Auswertungen des Auswertungstyps Arbeitsberichte aufzurufen. Dieselbe Möglichkeit steht in den Programmen der Tagesabschluss-Übersichten (Leistungserfassung → Tagesabschluss/Autorisierung → z. B. Tagesabschluss Mitarbeiter) zur Verfügung. Für den Anwender wird nach dem Aufruf eine Einschränkungsmöglichkeit auf bestimmte Mitarbeiter und einen bestimmten Leistungszeitraum angeboten.

Damit kann sich jeder Mitarbeiter seine Leistungen in Form einer Auswertung in einer Vorschau auf dem Bildschirm ausgeben lassen bzw. diese ausdrucken.

6.2.2. Honorarnoten und Rechnungsbearbeitung

In der Verwaltung der Honorarnoten bzw. im Fenster Rechnung bearbeiten können Auswertungen gestartet werden, um Leistungsnachweise zu erzeugen, einen Überblick über die offenen Leistungen zu erhalten oder um mittels Showprogramm Honorarpositionen zu vergleichen und analysieren zu können.

6.2.2.1. Leistungsnachweis erzeugen

In der Verwaltung der Honorarnoten bzw. im Fenster Rechnung bearbeiten können alle Auswertungen des Auswertungstyps Honorarvorschläge unter Ausdruck → Honorarvorschlag/Leistungsnachweis aufgerufen werden. Üblicherweise werden an dieser Stelle Leistungsverzeichnisse als Leistungsnachweis (und Honorarvorschlagslisten für Abstimmarbeiten) ausgedruckt. Es werden immer genau jene Honorarpositionen ausgewertet, welche zuvor in der Liste der Honorarnoten markiert sind (Multi-Select ist möglich). Wird die Auswertung aus der Rechnungsbearbeitung gestartet, so wird selbstverständlich nur die in Bearbeitung befindliche Honorarnote ausgewertet.

Wenn Sie in der Bearbeitung einer Auswertung im LEA Auswertungsdesigner direkt Filter gesetzt haben, werden diese Filterkriterien auch beim Auswertungsstart aus dem Fenster Honorarnoten bzw. aus der Rechnungsbearbeitung berücksichtigt. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, bestimmte Leistungen aus dem Leistungsnachweis für den Rechnungsempfänger auszublenden. Bitte beachten Sie aber, dass durch das Ausblenden bestimmter Leistungen das errechnete Honorar des Leistungsnachweises von jenem der Honorarnote abweichen kann (wenn Sie das Honorar in der Auswertung andrucken).

Hinweis

Auswertungstechnisch gelten auch Geschäftsfälle wie Teilrechnung, Akonto, Gutschrift, Storno und Ausbuchung als "Honorarvorschlag", welche bei einem pauschalen Start der Auswertung miteinfließen würden. Um sicherzugehen, dass nur Daten der gewünschten Honorarpositionen ausgewertet werden, ist an anderer Stelle im Programm kein Aufruf von Auswertung des Auswertungstyps "Honorarvorschläge" vorgesehen.

Nach dem Aufruf der Funktion erhält der Anwender zuerst die Möglichkeit über die zwei Reiter, eine Auswertung oder ein Smart-Interface einer Auswertung zu wählen. Üblicherweise genügt die Auswahl einer Auswertung. Möchten Sie aber innerhalb der zuvor gewählten Honorarpositionen auf bestimmte Leistungen einschränken, dann ist der Aufruf eines Smart-Interface der passendere Weg.

Hinweis

Beim Versenden des Leistungsnachweises über den Zeitverzögerten Rechnungsversand (per Mail) kann nicht auf diese Smart-Interfaces zugegriffen werden. Wenn Sie in diesem Fall bestimmte Leistungen im Leistungsnachweis ausblenden möchten, setzen Sie bitte die entsprechenden Filter in der Bearbeitung der Auswertung im LEA Auswertungsdesigner.

Die Schaltfläche "Übernehmen" startet die aktuell markierte Auswertung bzw. das akuell markierte Smart-Interface. Über den Hinweisdialog "Auswertung" wählen Sie im nächsten Schritt die gewünschte Ausgabeform aus.

Aus folgenden Optionen können Sie wählen:

Vorschau	Die Option "Vorschau" startet die Aufbereitung der Auswertung am Bildschirm.
Drucken	Die Option "Drucken" startet den Ausdruck der Auswertung am Drucker.
Exportieren	Die Option "Exportieren" öffnet das Fenster Datenexport. Mit den hier getätigten Eingaben werden die Daten der Auswertung in eine CSV-, XLSX-, HTML-, XML- oder BMDSP-Datei exportiert. In der Bearbeitungsmaske der Auswertung haben Sie über das Feld Exporteinstellung die Möglichkeit, Einstellungen zu definieren, welche nur für die jeweilige Auswertung angewandt werden können.
Abbrechen	Die Option "Abbrechen" bricht die weitere Aufbereitung der Auswertung ab.

Werden Honorarnoten über den Rechnungsstapel erstellt, ist hier eine praktikable Funktion vorgesehen, um in einem Arbeitsgang zur Honorarnote auch Leistungsnachweise auszudrucken.

In den Feldern der Gruppe Honorarvorschlag/Leistungsnachweis werden diesbezüglich Optionen angeboten, im Feld Auswertung ist jede Auswertung vom Auswertungstyp "Honorarvorschläge" verfügbar.

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6.2.2.2. Offene Leistungen auswerten

In der Rechnungsbearbeitung können unter Ausdruck → Offene Leistungen alle Auswertungen des Auswertungstyps Offene Leistungen aktuell aufgerufen werden. Damit kann jener Anwender, der die Honorarnoten bearbeitet, sofort einen Report der Offenen Leistungen des Rechnungsempfängers am Bildschirm erhalten oder einen Ausdruck am Drucker starten.

6.2.2.3. Honorarpositionen über Showprogramm vergleichen und analysieren

In der Verwaltung der Honorarnoten können Sie durch Einblenden des Bereichs Abrechnungsstatistik über das Layout in einem eigenen Bereich eine Abrechnungsstatistik oder dergleichen mithilfe des eingebetteten Showprogramms anzeigen lassen. Dies ermöglicht Ihnen beispielsweise, die Daten früherer Honorarnoten eines Rechnungsempfängers zur aktuell markierten Honorarnote auf einen Blick zu sehen (z. B. Honorar, DB, Selbstkosten). Da jedes Showprogramm sehr flexibel und auf Ihren Bedarf angepasst designt werden kann, ist es möglich, hier schnelle und aussagekräftige Vergleiche und Analysen auf einen Blick zu tätigen.

6.2.3. LEA Auswertungen samt Untermenüs

Je Auswertungstyp gibt es einen eigenen gleichlautenden Menüpunkt, von wo aus die Smart-Interfaces der Auswertungen ebenfalls gestartet werden können (Ausnahme: Auswertungstyp "Honorarvorschläge" - siehe Hinweis). Das Smart-Interface wird hier in Form eines Smart-Interface-Dialogfensters gestartet. Die Anwender des Smart-Interface sehen damit nur das Dialogfenster, aber nicht die Einstellungen zur Auswertung selbst, welche ja im LEA Auswertungsdesigner getroffen worden sind.

Das Fenster LEA Auswertungen (Leistungserfassung → Auswertungen → Auswertungen) bietet eine Übersicht über alle Smart-Interfaces - wie im LEA Auswertungsdesigner nach Auswertungstypen (aber nicht nach zugewiesener Auswertung) getrennt. Hier können die Smart-Interfaces nicht nur gestartet, sondern auch erstellt und verwaltet werden.

Damit Sie als Anwender nicht notwendigerweise wissen müssen, unter welchem Auswertungstyp die benötigte Auswertung zu finden ist, werden alle Auswertungen auch unter dem erstgereihten, weiteren Auswertungstyp "Alle Auswertungen" gelistet.

Direkt darunter im Menü angeordnet sind die Smart-Interfaces je Auswertungstyp (z. B. Honorar- und DB-Statistiken unter Leistungserfassung → Auswertungen → Honorar- und DB-Statistiken). Auch hier können die Smart-Interfaces aufgerufen, erstellt und verwaltet werden.

Die vorhandenen Smart-Interfaces sind da wie dort sichtbar, d. h., es ist nicht relevant, an welcher Stelle man sie erstellt, auch wenn die Neuanlage bereits im LEA Auswertungsdesigner erfolgt ist. Die unterschiedlichen Aufrufmöglichkeiten begründen sich nur darin, dass man über Berechtigungen bestimmte User von einer bestimmten Aufrufmöglichkeit aussperren könnte.

6.2.4. Navigatoren

Im Mitarbeiter-Navigator, im Kunden-Navigator und im Projekt-Navigator (unter CRM und DMS → CRM → Navigatoren und Cockpits) können im Ordner "LEA" Statistiken aufgerufen werden, deren Daten im Hintergrund von einer LEA Leistungsstatistik geliefert werden. Konkret handelt es sich dabei um das Smart-Interface "Kundenshowprogramm" für den Kunden-Navigator (und den Projekt-Navigator, falls gewünscht) und das Smart-Interface "Mitarbeitershowprogramm" für den Mitarbeiter-Navigator. Diese Smart-Interfaces sind von BMD vordefiniert und im BMD Auslieferungsstandard der Auswertungen dabei.

Damit kann jeder Anwender eine schnelle Statistik mit grafischer Darstellung zu einem bestimmten Mitarbeiter, Kunden oder Projekt erhalten.

Im Prinzip kann jedes Smart-Interface auch als Kundenstatistik, Projektstatistik oder Mitarbeiterstatistik gestartet werden. Dazu sind lediglich die Felder Im Kunden-Navigator anzeigen, Im Projekt-Navigator anzeigen und/oder Im Mitarbeiter-Navigator anzeigen im Smart-Interface entsprechend zu aktivieren.

Zu beachten ist: Sobald mehr als ein Smart-Interface derart gekennzeichnet ist, dass es im Navigator angezeigt werden soll, erhält der Anwender beim Start der Statistik eine Auswahl der verfügbaren Smart-Interfaces.

6.2.5. Schnellstartleisten

Jede Auswertung, für welche ein Smart-Interface definiert worden ist, kann auch in die Schnellstartleiste Meine Schnellstartleiste aufgenommen werden.

Für die Zuweisung eines Smart-Interface in die Schnellstartleiste stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung:

Per Drag & Drop
Ziehen Sie das gewünschte Smart-Interface einfach in den gewünschten Ordner der Schnellstartleiste.

Danach öffnet sich das Fenster Schnellstartleiste Parameter, in welchem Sie alle weiteren Einstellungen dazu bekannt geben müssen.
Per Funktion "Neu"
In der Schnellstartleiste können Sie über das Symbol "Zahnrad" das Fenster "Favoriten" aufrufen. Oder Sie erstellen innerhalb der Schnellstartleiste einen neuen Ordner, wenn Sie den Aufruf außerhalb der Favoriten platzieren möchten.

In beiden Fällen ordnen Sie zuerst die gewünschte Funktion "Auswertungen" (MCS_MDZLEAUSWERTINPUTSMIMGR_CREATE) zu. Das funktioniert über eine Neuanlage, wobei Sie über das Feld "Parameter" das Fenster Schnellstartleiste Parameter manuell mit der Funktion F4 aufrufen müssen.

Im Fenster Schnellstartleiste Parameter ist bekannt zu geben, welche Auswertung konkret über die Schnellstartleiste gestartet werden soll. In beiden Fällen sind zusätzlich auch Einstellungen zu treffen, in welcher Ausgabeform die Auswertung wunschgemäß gestartet werden soll. Bitte beachten Sie für weitere Informationen die Fensterhilfe Schnellstartleiste Parameter.

Nach dem Treffen der Einstellungen und dem Abspeichern kann die gewünschte Auswertung mit einem Mausklick gestartet werden.

6.2.6. Stapelauswertungen

Unter Leistungserfassung → Auswertungen → Stapelauswertungen können Stapelauswertungen eingerichtet und gestartet werden. Eine Stapelauswertung ist eine Zusammenfassung von Smart-Interfaces, die in der täglichen Arbeit immer wieder gemeinsam gestartet und benötigt werden. Somit kann mit einer Filterfeld-Abfrage zeitgleich ein Start mehrerer Smart-Interfaces (unabhängig vom Auswertungstyp) erfolgen.

Eine vordefinierte Stapelauswertung ist im Auslieferungsstand nicht vorgesehen. Diese ist somit individuell zu erstellen.

Wird eine neue Stapelauswertung erstellt, ist zwingend eine Bezeichnung zu vergeben und eine Feldauswahl einzustellen (zur Verfügung stehen alle Filterfelder). In der Feldauswahl wird wie beim Smart-Interface bestimmt, welche Filterfelder beim Start der Stapelauswertung erscheinen sollen.

Dabei ist besonders zu beachten, dass eine Filterfeld-Auswahl nur für jene Smart-Interfaces der Stapelauswertung gilt, welche auch dasselbe Filterfeld im ursprünglichen Smart-Interface zugeordnet haben.

Im Anschluss sind die gewünschten Smart-Interfaces mit der Funktion Auswertungen zuordnen zuzuordnen.

Die Auswertungen werden in der Reihenfolge, wie sie im Stapel definiert sind, gestartet (siehe Spalte "Reihenfolge"). Zur Ansicht geöffnet wird die zuletzt gestartete Auswertung, zum Umschalten auf die anderen Auswertungen wird am besten die Schnellstartleiste genutzt.

6.2.7. BI-Auswertungen

Mithilfe von "Business Intelligence" (abgekürzt "BI") ist es möglich, bestehende Auswertungen, die unterschiedliche Aspekte auswerten, jedoch miteinander in Verbindung gebracht werden sollen, in einer gemeinsamen BI-Auswertung darstellen zu lassen. Die Auswertungen können dabei aus unterschiedlichen Fachbereichen der NTCS stammen (LEA, WWS, LOHN ...). Somit lassen sich auch paketübergreifende BI-Auswertungen gestalten. Eine BI-Auswertung kann aber auch mehrere Auswertungen eines Pakets verknüpfen.

Eine detaillierte Beschreibung, wie BI-Auswertungen erstellt, konfiguriert und genutzt werden können, finden Sie in der Themendokumentation BI-Auswertungen erstellen und anwenden. BMD stellt zurzeit drei BI-Standardauswertungen für das Paket LEA zur Verfügung. Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation LEA BI-Standardauswertungen STB bzw. LEA BI-Standardauswertungen UNT. Bitte beachten Sie, dass für die Nutzung von BI-Auswertungen eine eigene Lizenz nötig ist.

6.3. Ausgabeformen

Eine Auswertung wird grundsätzlich über die dafür vorgesehene Start-Funktion gestartet. Abgesehen davon gibt es aber auch die Möglichkeit, die Auswertung über das Showprogramm starten zu lassen.

Da der Start einer Auswertung im LEA Auswertungsdesigner nur in seltenen Fällen erfolgt, ist die dafür nötige Funktion

Starten unter den Funktionen zu finden. Nach dem Starten der Funktion erhalten Sie eine Meldung, in der Sie bekannt geben, welche der möglichen Ausgabeformen Sie wählen möchten (Vorschau, Drucken, Exportieren). Diese Ausgabeformen werden alle im Vordergrund abgewickelt. Das bedeutet, für die Dauer der Aufbereitung der Auswertung ist kein Weiterarbeiten in der NTCS an anderer Stelle möglich.

Erfolgt der Start der Auswertung über ein Smart-Interface, können Sie direkt im Fenstermenü die Funktion

Starten nutzen. Erst im darauffolgenden Dialogfenster des Smart-Interface entscheiden Sie, welche der möglichen Ausgabeformen Sie wählen möchten (Vorschau anzeigen, Drucken, Exportieren).

Im Standard ist hier ebenfalls vorgesehen, dass diese Ausgabeformen im Vordergrund abgewickelt werden. Mithilfe der Ausgabeformen Vorschau anzeigen und Exportieren ist es aber möglich, eine Auswertung im Hintergrund aufbereiten zu lassen. Für diesen Zweck kann das Feld Im Hintergrund verarbeiten aktiviert werden.

In den folgenden Kapiteln erfahren Sie Details zu den möglichen Ausgabeformen.

6.3.1. Vorschau anzeigen

Wenn Sie eine Vorschau der Auswertung am Bildschirm (= Auswertungsvorschau) benötigen, gehen Sie nach dem Starten der Auswertung wie folgt vor.

Findet der Ausdruck über den LEA Auswertungsdesigner statt (selten) dann wählen Sie in der Meldung die Option "Vorschau":

Findet der Ausdruck über ein Smart-Interface statt, gelangen Sie zur Vorschau, indem Sie direkt im Dialogfenster des Smart-Interface das Symbol (die Funktion)

Vorschau anzeigen aufrufen.

Wählen Sie vor dem Ausführen der Funktion, in welcher Form die Verarbeitung der Auswertung vor sich gehen soll:

Bleibt beim Ausführen der Funktion das Feld Im Hintergrund verarbeiten deaktiviert, wird die Auswertung im Vordergrund verarbeitet und die Vorschau wird Ihnen in Form eines Reports am Bildschirm ausgegeben. An dieser Stelle kann die Auswertung wie jeder BMD Report als Ausdruck, E-Mail-Anhang etc. weiterverwendet bzw. archiviert werden.
Wird beim Ausführen der Funktion das Feld Im Hintergrund verarbeiten aktiviert, erfolgt die Verarbeitung der Auswertung im Hintergrund. Nach Beendigung der Aufbereitung erhalten Sie die Auswertung über eine interne Nachricht zugestellt, worüber Sie auch benachrichtigt werden. An dieser Stelle kann die Auswertung im PDF-Format angesehen und weiterverwendet, archiviert etc. werden.

Hinweis Mit Leistungsdetail in Vorschau

Wird die Auswertung am Bildschirm in Form eines Reports geöffnet, kann eine nützliche Funktion bei der Datenanalyse hilfreich sein. Dafür muss für die betreffende Auswertung das Feld Mit Leistungsdetail bei Vorschau aktiviert werden. Auswertungszeilen werden dann bei Mouseover mit farbigem Hintergrund angezeigt. Das bedeutet, dass ein weiterer Mausklick auf die Auswertungszeile ein Leistungsdetail startet, in welcher je Auswertungszeile dargestellt wird, aus welchen Leistungen sich diese Auswertungszeile konkret zusammensetzt.

Hinweis Archivierung

Über die Schaltfläche "Archivieren" haben Sie die Möglichkeit, die angezeigte Auswertung zu archivieren. Am DMS-Vorschlagswert mit der Dokumentenherkunft "LEA Auswertungen" können Sie dafür eine Person im gleichnamigen Feld hinterlegen, wenn Sie Ihre Auswertungen gesammelt auf einen bestimmten Kunden archivieren möchten (z. B. einen internen Kunden).

6.3.2. Drucken

Wenn Sie einen Ausdruck der Auswertung am Drucker benötigen, gehen Sie nach dem Starten der Auswertung wie folgt vor.

Findet der Ausdruck über den LEA Auswertungsdesigner statt (selten) dann wählen Sie in der Meldung die Option "Drucken":

Findet der Ausdruck über ein Smart-Interface statt, erhalten Sie einen Ausdruck, indem Sie direkt im Dialogfenster des Smart-Interface das Symbol (die Funktion)

Drucken aufrufen.

In beiden Fällen können Sie im Dialogfenster "Drucken" Ihres Druckers weitere Einstellungen zum Druck vornehmen:

Für den Druck einer Auswertung ist nur eine Verarbeitung im Vordergrund vorgesehen, die Abwicklung kann nicht im Programmhintergrund vorgenommen werden.

6.3.3. Exportieren

Wenn Sie einen Export von generierten Auswertungsdaten benötigen, gehen Sie nach dem Starten der Auswertung wie folgt vor.

Soll der Export über den LEA Auswertungsdesigner stattfinden (selten) dann wählen Sie in der Meldung die Option "Exportieren":

Nehmen Sie im Anschluss daran im Fenster Datenexport weitere Einstellungen zum Datenexport vor. Haben Sie für die Auswertung selbst eine Exporteinstellung getroffen (siehe Hinweis Exporteinstellung je Auswertung definieren), wird diese übernommen.

Soll der Export über ein Smart-Interface stattfinden, gelangen Sie zu den benötigten Daten, indem Sie direkt im Dialogfenster des Smart-Interface das Symbol (die Funktion)

Exportieren aufrufen.

Wählen Sie vor dem Ausführen der Funktion, in welcher Form die Verarbeitung der Auswertung vor sich gehen soll:

Bleibt beim Ausführen der Funktion das Feld Im Hintergrund verarbeiten deaktiviert, wird die Auswertung im Vordergrund verarbeitet.

Zuerst erhalten Sie das Fenster Datenexport, um weitere Einstellungen zum Datenexport vorzunehmen. Beachten Sie insbesondere die Einstellungen zum "Dateiformat" und zum "Dateinamen". Haben Sie für die Auswertung selbst eine Exporteinstellung getroffen (siehe Hinweis Exporteinstellung je Auswertung definieren), wird diese übernommen.

Gemäß diesen Einstellungen wird die Zieldatei mit den Auswertungsdaten erstellt. In der Zieldatei können die Daten weiter bearbeitet, sortiert etc. werden.

Wird beim Ausführen der Funktion das Feld Im Hintergrund verarbeiten aktiviert, erfolgt die Verarbeitung der Auswertung im Hintergrund.

Auch auf diesem Weg nehmen Sie im Anschluss daran im Fenster Datenexport weitere Einstellungen zum Datenexport vor. Beachten Sie insbesondere die Einstellungen zum "Dateiformat" und zum "Dateinamen". Haben Sie für die Auswertung selbst eine Exporteinstellung getroffen (siehe Hinweis Exporteinstellung je Auswertung definieren), wird diese übernommen. Beachten Sie, dass die Einstellungen des Bereichs "Nach dem Exportieren" ("Datei öffnen", "Verzeichnis öffnen") für diesen Vorgang irrelevant sind - Datei wie auch Verzeichnis werden nicht geöffnet.

Nach Beendigung der Aufbereitung erhalten Sie einerseits eine Kopie der exportierten Originaldatei der Auswertung über eine interne Nachricht zugestellt, worüber Sie auch benachrichtigt werden. Andererseits erfolgt auch eine Ablage der exportierten Originaldatei mit den Auswertungsdaten am zuvor festgelegten Exportpfad.

In den Interne Nachrichten kann die Auswertung im zuvor gewählten Dateiformat angesehen werden. Achtung: Mit der Funktion "Dokument ansehen" können Sie zwar Bearbeitungen durchführen und unter einem anderen Namen abspeichern, Sie arbeiten jedoch nicht auf der Originaldatei. Im Bereich Text finden Sie die Information, auf welchem Exportpfad und unter welchem Namen die Originaldatei abgelegt ist. Von dort aus kann sie weiterverwendet, archiviert etc. werden.

Hinweis Formatierte Werte exportieren

In der Auswertung können Sie über das Feld Formatierte Werte exportieren festlegen, ob die im Spaltendesigner eingestellten Sonderformate, z. B. Rundungen und spezielle Datumsformate, beim Export in die CSV-Datei bzw. in die XLSX-Datei übergeben werden sollen.

Hinweis Exporteinstellung je Auswertung definieren

In der Bearbeitungsmaske der Auswertung im LEA Auswertungsdesigner können Sie über das Feld Exporteinstellung Einstellungen für den Export definieren, die für die jeweilige Auswertung angewandt werden sollen. Dieser Vorschlag wird sowohl beim Export der Auswertung über den LEA Auswertungsdesigner als auch über das Smart-Interface berücksichtigt. Die Ausnahme bildet nur der Start der Auswertung über den Stapel Auswertungen Spezial, in dem Sie eine separate Exporteinstellung definieren müssen.

Bei Auswertungen ohne eigene Exporteinstellung wird im Exportdialog wie bisher die zuletzt getroffene Einstellung vorgeschlagen.

6.3.4. Fox-Analytics

Dieses Kapitel ist derzeit in Arbeit.

6.3.5. Showprogramm

Das Showprogramm zu einer Auswertung erhalten Sie sowohl im LEA Auswertungsdesigner als auch bei den Smart-Interfaces über die Funktion Showprogramm. Es bietet eine grafische Darstellung der Auswertungsdaten in Diagrammform, wobei am Bildschirm die Filterung bis in die Details hinein möglich ist.

Eine Anleitung für das Arbeiten mit dem Showprogramm einer Auswertung finden Sie in der Fensterhilfe Showprogramm.

6.3.6. Organigramm

Das Organigramm zu einer Auswertung erhalten Sie sowohl im LEA Auswertungsdesigner als auch bei den Smart-Interfaces über die Funktion Organigramm. Es bietet eine grafische Darstellung der Auswertungsdaten in Organigrammform, wobei am Bildschirm eine Einschränkung auf gewisse Details möglich ist.

Eine Anleitung für das Arbeiten mit der Organigrammansicht einer Auswertung finden Sie in der Fensterhilfe Organigramm.

6.3.7. Bericht

Die Ergebnisse von Auswertungen können auch in Berichte integriert werden, sowohl in Tabellenform als auch in Diagrammform. Es ist auch möglich, in einen Bericht mehrere unterschiedliche Auswertungen einzulagern. Die Berichte selbst werden entweder im Programmpaket

BILANZ oder

KORE angelegt und können mit bestimmten Einstellungen in den Navigatoren als Aufruf unter Berichte bereitstehen.

Eine Anleitung für das Einfügen von Tabellen in Berichten finden Sie in der Themendokumentation Berichte mit LEA Auswertungen bzw. im Kapitel Auswertung in Standardbrief / Bericht integrieren der Fensterhilfe Smart-Interface (Dialogfenster).

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7. Schutz einer Auswertung

7.1. Überblick

Es gibt zwei unterschiedliche Motive, wenn man vom Schutz einer Auswertung spricht.

Motiv 1 – Auswertungsschutz: Die Auswertung selbst soll nicht verändert werden können.
Motiv 2 – Datenschutz: Gewisse Auswertungsdaten dürfen nur von bestimmten Mitarbeitern aufgerufen werden.

Für beide Motive gibt es Einstellungen und Optionen – alle Optionen können auch miteinander kombiniert eingesetzt werden. Informieren Sie sich diesbezüglich auch in der Themendokumentation Spezielle Datenbesitzerkonzepte in der LEA.

7.1.1. Auswertungsschutz

Programmberechtigungen - Sperre LEA Auswertungsdesigner

Durch die Verwendung von Smart-Interfaces ist es möglich, dass die Anwender nur Auswertungen starten (und daher nicht abändern) können. Das Fenster LEA Auswertungsdesigner wird dabei generell für diese Anwender über die normalen Berechtigungen gesperrt, nur Administratoren sollten Zugriff auf den LEA Auswertungsdesigner erhalten, um die Auswertung selbst mitsamt deren Einstellungen vor Zugriff zu schützen.

Ein Nebeneffekt des Smart-Interface ist, dass die Anwender durch die voreingestellten Filterfelder mit möglichst wenig Aufwand den Start einfach und schnell durchführen können.

Programmberechtigungen - Sperre Smart-Interfaces

Auch die Smart-Interfaces (z. B. Offene Leistungen per) können vor Abänderung durch normale Anwender geschützt werden. Zu diesem Zweck gibt es je Auswertungstyp wiederum die Möglichkeit, die Bearbeitung über normale Berechtigungen zu sperren und nur das Ansehen (und damit den Start) des Smart-Interface zuzulassen.

Achtung: Über das Fenster LEA Auswertungen wäre ein Zugriff trotzdem noch möglich. Daher ist es sinnvoll, in diesem Fall auch dieses Fenster sperren zu lassen.

7.1.2. Datenschutz

Datenbesitzergruppen

Sowohl bei den Auswertungen als auch bei den Smart-Interfaces ist es möglich, auf die Datensätze Datenbesitzergruppen (Felder Datenbesitzer für Ansehen und Datenbesitzer für Bearbeiten) zu hinterlegen. Damit können einzelne Auswertungen für bestimmte Personenkreise gesperrt werden.

Jene Personen, die mittels Datenbesitzergruppe vom Ansehen der Auswertung ausgeschlossen sind, sind in weiterer Folge auch nicht dazu berechtigt, eine Auswertung zu starten.

Sperre Auswahl "Alle" für schützenswerte Filterfelder

Sie können steuern, dass eine Eingabe für bestimmte schützenswerte Filterfelder (Kunde, Mitarbeiter ...) eines Smart-Interface vorgenommen werden muss. Dazu können Sie das Feld Eingabe Smart-Interface im Auswertungstyp auf die Einstellung "Eingabe 'Alle' ist nicht zulässig" stellen. Diese Einstellung gilt dann für alle Smart-Interfaces, die für Auswertungen dieses Auswertungstyps angelegt worden sind. Infolgedessen muss in Filterfeldern des Smart-Interface, die zuvor auch mit der Option "Alle" (= keine Auswahl) gestartet werden konnten, eine Auswahl getroffen werden.

Filterfeld als Pflichtfeld

Wie in jeder Feldauswahl besteht auch die Möglichkeit, ein Filterfeld als Pflichtfeld zu deklarieren. Damit lässt sich auch über diesen Weg die Auswahl "Alle" für ein Smart-Interface-Filterfeld verhindern. Weiters kann damit auch eine Datenbesitzergruppen-Prüfung verknüpft werden.

Filterfelder mit Berechtigung

Jene Smart-Interface-Filterfelder, welche in Klammer die Bezeichnung (mB) für "mit Berechtigung" aufweisen, besitzen eine eigene Berechtigungslogik. Es sind dies folgende Filterfelder:

Einerseits ist bei Verwendung sichergestellt, dass eine Eingabe erfolgen muss - das Belassen der Auswahl "Alle" ist nicht möglich. Das gilt übrigens auch für alle anderen Filterfelder, welche im selben Smart-Interface eingestellt sind. Der Anwender wird auf diesen Umstand hingewiesen, wenn keine Einschränkung stattfindet.

Andererseits kann zusätzlich über die Verwendung von Datenbesitzervorschlagswerten die Auswahl von bestimmten Mitarbeitern als Filterwerte unterbunden werden. Dazu muss für die User-ID des Mitarbeiters, den nur eine bestimmte Datenbesitzergruppe als Filterwert auswählen darf, ein Datenbesitzervorschlagswert angelegt werden. Als Funktion ist hier LEA Honorarnote zu wählen. Der solcherart "gesperrte" Mitarbeiter ist zwar für alle Anwender sichtbar, allerdings erhält ein nicht berechtigter Anwender einen Hinweis, dass die Berechtigung zur Auswahl des Mitarbeiters fehlt. Die Datenbesitzervorschlagswerte befinden sich unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Datenbesitzerzuordnung → Datenbesitzervorschlagswerte.

Filterfeld Projektleiter

Das Smart-Interface-Filterfeld Projektleiter besitzt die Eigenschaft, dass es immer read-only mit jenem Mitarbeiter befüllt wird, der die Auswertung startet (Ermittlung über User-ID). Somit kann der Anwender immer nur jene Projekte auswerten, bei welchen er selbst als Projektleiter im Projektstamm eingetragen ist.

8. Tipps und Hintergrundinformationen

8.1. Auswertungen in Fremdsprache

Auswertungen können auch für ausländische Kunden in einer Fremdsprache übersetzt ausgedruckt werden. Nähere Informationen finden Sie im Spezialthema Fremdsprachige Auswertungen.

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9. FAQ

Welche Auswertungstypen bringen welche Leistungen?

Wie kann bei einer Auswertung das Smart-Interface (Filterfeld) angepasst werden?

Wie können bei einer Auswertung Spalten hinzugefügt oder entfernt bzw. deren Breite verändert werden?

Wie lassen sich eigene Auswertungen erzeugen bzw. BMD Standardauswertungen anpassen?

Warum sind manche Funktionen im Spaltendesigner inaktiv?

LEA Auswertungen erstellen und anwenden