BI-Auswertungen erstellen und anwenden
Grundlegende Informationen zu den Auswertungen finden Sie unter dem paketbezogenen Auswertungsdesigner (z. B. in der LEA unter LEA Auswertungsdesigner).Überblick
BI-Auswertungen (Business-Intelligence-Auswertungen) sind paketübergreifende Auswertungen. Um diese verknüpfen zu können, steht der BI-Auswertungsdesigner in einigen Paketen der NTCS mit seinen vielseitigen Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Einsetzbar ist "Business Intelligence" nur mit der Lizenz "BMD NTCS Berichtswesen".
BI-Auswertungen werden im BI-Auswertungsdesigner erstellt und verwaltet. Hier können Auswertungen aus einzelnen Paketen, welche mindestens ein gemeinsames Sortierkriterium enthalten, miteinander zu einer BI-Auswertung verknüpft werden. Im Neuanlage- oder Bearbeitungsmodus einer Auswertung ist der Spaltendesigner für BI-Auswertungen das wesentliche Element zur Gestaltung des Auswertungsaufbaus. Zudem gibt es hier die Möglichkeit, fixe Filterungen vorzunehmen und Optionen rund um das Auswertungslayout zu konfigurieren.
Beispiel
 | Eine LEA Auswertung mit der Sortierspalte "Kunde" und eine Mandantenanalyse Auswertung mit der Sortierspalte "Mandant" können miteinander in einer BI-Auswertung verknüpft werden, da die Spalte "Mandant" und die Spalte "Kunde" den gleichen Inhalt aufweisen: Die Kundennummer. |
Die BI-Auswertung selbst wird mithilfe sogenannter BI-Smart-Interfaces, welche dem Benutzer vordefinierte Filterabfragen stellt, im Menüpunkt BI-Auswertungen gestartet. Die Benutzer der BI-Auswertungen erhalten hier ein in der Handhabung einfach gehaltenes Dialogfenster zum Start der gewünschten Auswertung.
BI-Auswertung erstellen
In der nachfolgenden Ablaufdokumentation erhalten Sie eine Beschreibung, wie Sie als Administrator eine BI-Auswertung und ein BI-Smart-Interface am Beispiel eines Anwendungsfalls aus der LEA erstellen können.
BI-Auswertung im BI-Auswertungsdesigner erstellen
Eine BI-Auswertung erstellen Sie im BI-Auswertungsdesigner. Natürlich ist es möglich, eine BI-Auswertung quasi von Grund auf neu zu erstellen, oftmals ist es aber zweckmäßiger, eine bestehende BI-Auswertung zu kopieren und diese anzupassen.
Beachten Sie für weitere Informationen zu den BI-Standardauswertungen die paketspezifischen Dokumentationen (z. B. die Themendokumentationen LEA BI-Standardauswertungen STB und LEA BI-Standardauswertungen UNT für das Paket LEA).
Informationen zu den Funktionen des BI-Auswertungsdesigners erhalten Sie direkt in der Fensterhilfe BI-Auswertungsdesigner.
Einstellungen im BI-Auswertungsdesigner treffen
Im BI-Auswertungsdesigner sind alle Einstellungen zum Aufbau und zur Layoutgestaltung der BI-Auswertung vorzunehmen.
Quell-Auswertungen zuordnen
BI-Auswertungen brauchen Auswertungen eines anderen Pakets (z. B. LEA, FIBU, WWS) als Basis. Diese werden als Quell-Auswertungen bezeichnet. Stellen Sie sicher, dass diese paketspezifischen Auswertungen bereits existieren. Alle Quell-Auswertungen der BI-Auswertung müssen jedenfalls mit dem paketspezifischen Spaltendesigner gestaltet worden sein.
Beim Erstellen einer BI-Auswertung sind zuerst im BI-Auswertungsdesigner über das Feld Auswertungen die Quell-Auswertungen auszuwählen. Dazu wird das Fenster BI-Auswertungszuordnung geöffnet, das alle Auswertungen aller Pakete anzeigt.
Beachten Sie bitte, dass diese Auswahl eine Auswirkung auf den nächsten Schritt – das Anordnen und Designen der Auswertungsspalten im Spaltendesigner (BI-Auswertungen) – hat. Stellen Sie daher sicher, dass die Auswahl und Anordnung bereits passt, bevor Sie weitere Einstellungen vornehmen! Eine nachträgliche Änderung an dieser Stelle bewirkt unter Umständen, dass Sie auch die Folgeschritte nochmals neu vornehmen müssen.
Links werden die Auswertungen je Paket in Baumstruktur gelistet, rechts werden die zugeordneten Auswertungen angezeigt. Grundsätzlich können auch Auswertungen von ein und demselben Paket in einer BI-Auswertung zusammengefasst werden.
Über den Funktionsbaum können Sie die gewünschte(n) Auswertunge(n) der jeweiligen Bereiche wählen (Häkchen setzen). Sobald mehr als eine Auswertung zugeordnet worden ist, kann die Reihenfolge dieser mithilfe der gelben Pfeile verändert werden.
Benötigen Sie für die Anwender spezielle Filterfelder beim späteren Starten der Auswertung, die nur paketspezifisch zur Verfügung stehen, müssen Sie an dieser Stelle noch ein eigens erstelltes, paketspezifisches Smart-Interface über die Spalte Smart-Interface zuordnen.
Mithilfe der Funktion Auswertung bearbeiten können die zugeordneten Quell-Auswertungen über dieses Fenster auch bearbeitet werden. Das hat auch Auswirkungen auf die Originalauswertung – jede Änderung erfolgt auf dem Original. Wie üblich können auch an dieser Stelle von BMD ausgelieferte Standardauswertungen nicht verändert werden.
Für weitere Informationen beachten Sie bitte die Fensterhilfe BI-Auswertungszuordnung.
Einstellungen im Spaltendesigner treffen
Das wesentlichste Element der Auswertungsgestaltung ist der Spaltendesigner für BI-Auswertungen. Diesen erreichen Sie über das Feld Spaltendesigner im Bearbeitungsmodus einer Auswertung. Der Spaltendesigner bietet die Möglichkeit, den Aufbau (Sortierspalten) und den Inhalt (Datenspalten) der BI-Auswertung aufgrund der in den Quell-Auswertungen enthaltenen Sortier- und Datenspalten zu definieren.
Der Spaltenbaum zeigt sämtliche Spalten, die in den Quell-Auswertungen zugeordnet worden sind.
Unter dem Ordner "Sortierungen (zusammengefasst)" werden die Sortierspalten, die in mindestens zwei der zugeordneten Auswertungen enthalten sind, als gestaffelte Sortierspalte angeführt.
Sortierspalten, die den gleichen Inhalt aufweisen, müssen wie folgt eingefügt werden, wenn diese nicht bereits unter "Sortierung (zusammengefasst)" durch das Programm vorgeschlagen werden:
- Einfügen der Sortierspalte aus der ersten Auswertung (z. B. Nachname):
- Einfügen der Sortierspalte aus der zweiten Auswertung per Drag & Drop (z. B. Kun-Nr) - jedoch nicht als eigene Spalte, sondern durch ein Ziehen und Loslassen auf der bereits eingefügten Sortierspalte der ersten Auswertung.
- Das Ergebnis muss so aussehen, dass Sie beide Sortierspalten, die gleiche Inhalte aufweisen, aufeinander gestapelt vorfinden.
Sollten noch weitere Sortierspalten mit gleichen Werten (z. B. aus einer dritten Auswertung) ebenfalls in eine Auswertungszeile einfließen, so ist der Prozess für die dritte Spalte nach gleichem System zu wiederholen.
Die Formatierung wird von den Quell-Auswertungen vorgeschlagen, muss aber bei Bedarf im gemeinsamen BI-Spaltendesigner angepasst werden – diese Einstellungen gelten dann für die BI-Auswertung.
Detailliertere Informationen finden Sie direkt in der Fensterhilfe Spaltendesigner für BI-Auswertungen.
Datenfilterung einstellen
Die Datenmenge, welche in die Auswertung fließt, wird mithilfe der zur Verfügung stehenden Filterfelder dauerhaft eingeschränkt. Die Befüllung der Filterfelder direkt im BI-Auswertungsdesigner ist nur sinnvoll, wenn diese Filterung dauerhaft sein soll, weil dadurch die Datenmenge bei jedem Aufruf beeinflusst wird.
Layoutgestaltung finalisieren
Der erste Schritt des Layouts (= Aussehen der Tabelle) ist bereits mit dem Einstellen der Spalten und der Vergabe eines passenden Formats im Spaltendesigner für BI-Auswertungen vorgenommen worden. Weitere Tabellenoptionen sowie Formatoptionen, die den gesamten Ausdruck betreffen, werden im Bearbeitungsmodus der Auswertung eingestellt.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang folgende Punkte:
- Generelle Einstellungen wie Ausrichtung, Format, Deckblattdruck usw. werden ausschließlich vom BI-Auswertungsstamm verarbeitet. Die Einstellungen auf den einzelnen Quell-Auswertungen sind irrelevant.
- Es ist empfehlenswert, im Feld "Autom. Spaltenbreite" eine der Ja-Optionen zu wählen, da das Programm in diesen Fällen bereits für eine automatische Anpassung der Spaltenbreiten sorgt.
- Das Feld "Reportdesign" ist nur in seltenen Fällen anzuwenden (da komplexer in Einstellung und Wartung), wenn mit den anderen Optionen kein Auslangen gefunden wird.
BI-Auswertung schützen
Im Anschluss an das Erstellen der BI-Auswertung wird empfohlen, die BI-Auswertung mit Datenbesitzergruppen zu schützen, damit die Anwender nicht direkt die Auswertung starten dürfen.
Für den Anwender erstellen Sie im nächsten Schritt über die Funktion Smart-Interface erstellen ein Smart-Interface mit Filterfeldern, um den Anwendern genau definierte Auswertungsergebnisse mithilfe der BI-Smart-Interfaces zu ermöglichen.
Die über die oben genannte Funktion erstellten BI-Smart-Interfaces stehen anschließend im Menüpunkt BI-Auswertungen zur Verfügung.
BI-Smart-Interface erstellen
Für den Anwender erstellen Sie im nächsten Schritt über die Funktion Smart-Interface erstellen ein Smart-Interface mit Filterfeldern, um den Anwendern genau definierte Auswertungsergebnisse mithilfe der BI-Smart-Interfaces zu ermöglichen. Alternativ können Sie direkt im Menüpunkt BI-Auswertungen ein BI-Smart-Interface mittels einer manuellen Neuanlage erstellen.
Für weitere Informationen beachten Sie bitte die Fensterhilfe BI-Auswertungen.
BI-Auswertung anwenden
In der nachfolgenden Ablaufdokumentation erhalten Sie am Beispiel aus dem Anwendungsbereich der LEA eine Beschreibung, wie eine BI-Auswertung aufgerufen und verwendet werden kann.
Die erstellten BI-Auswertungen stehen nicht nur im BI-Auswertungsdesigner, sondern auch im Fenster BI-Auswertungen zur Verfügung, sofern ein Smart-Interface für die Business-Intelligence-Auswertung definiert worden ist.
Da der Auswertungsdesigner für Administratoren konzipiert ist, hat der Anwender im Fenster BI-Auswertungen durch das Smart-Interface ein einfach gehaltenes Dialogfenster und die Einstellungen selbst können somit geschützt werden.
Das Dialogfenster des BI-Smart-Interface wird mit Klick auf das Symbol über die Funktion Starten aufgerufen.
Im Anschluss an die Befüllung der Felder kann über die Funktionen im Fenstermenü die gewünschte Ausgabeform gestartet werden.
Vorschau anzeigen
Ausdruck
Exportieren
Es ist auch für BI-Smart-Interfaces möglich, diese über das Showprogramm aufzurufen. Dazu nutzen Sie, ausgehend vom markierten BI-Smart-Interface, die Funktion Showprogramm.
 | Sollten Sie jedoch je Quell-Auswertung ein spezifisches Smart-Interface hinterlegt haben (siehe Kapitel Quell-Auswertungen zuordnen), so ist es nicht zwingend nötig oder evtl. auch nicht sinnvoll, ein gemeinsames Smart-Interface der BI-Auswertung anzufertigen. In diesem Fall sind die einzelnen Smart-Interfaces in Reitern beim Auswertungsstart zu befüllen. Die Filterwerte werden in diesem Fall je Auswertung gesetzt.  |
Praktische Beispiele
LEA/WWS
In Bezug auf die Warenwirtschaft kann ein Vergleich zwischen den erfassten Leistungen in der Projektleistungserfassung und den Aufträgen der Auftragserfassung sowie den abgerechneten Positionen in Rechnungen je Projekt sinnvoll sein. Dafür wird die BI-Auswertung "Vergleich zwischen Leistungen und Aufträgen" als LEA BI-Standardauswertung UNT zur Verfügung gestellt:
