Spaltendesigner (BI-Auswertungen)
Grundlegende Informationen zu den BI-Auswertungen finden Sie unter BI-Auswertungsdesigner.
Leistungserfassung → Auswertungen → Business Intelligence → BI-Auswertungsdesigner → Spaltendesigner Leistungserfassung → Auswertungen → Business Intelligence → BI-Auswertungsdesigner → F6 Bearbeiten einer Auswertung → Feld "Spaltendesigner"Das Fenster "Spaltendesigner" bietet die Möglichkeit, den Aufbau der BI-Auswertung mithilfe der in den Quell-Auswertungen enthaltenen Spalten zu definieren.
Dieser Spaltendesigner steht in dieser Form nur für BI-Auswertungen (Business-Intelligence-Auswertungen) zur Verfügung, da nur in BI-Auswertungen mehrere Auswertungen (auch verschiedener Pakete) miteinander verknüpft werden. Die der BI-Auswertung zugrundeliegenden Auswertungen bilden die Quell-Auswertungen der BI-Auswertung.
Für Informationen zum Spaltendesigner der Quell-Auswertungen beachten Sie daher bitte die Fensterhilfe Spaltendesigner.
Weitere Informationen zu den BI-Auswertungen generell finden Sie in der Fensterhilfe BI-Auswertungsdesigner bzw. in der Themenhilfe BI-Auswertungen erstellen und anwenden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Spalten
Der Bereich "Spalten" bietet mithilfe einer Baumdarstellung eine Übersicht über alle Spalten der Gruppe Spezial und der Gruppe Sortierungen (zusammengefasst). Weiters finden Sie je eine Gruppe je Quell-Auswertung, die auch deren Namen trägt.
Diese Gruppen können Sie ausklappen. In voll ausgeklapptem Zustand zeigt der Spaltenbaum alle Möglichkeiten für das Designen der Feldauswahl im Spaltendesigner. Aus dieser Auswahl wählen Sie mit Doppelklick oder mit der Funktion Einfügen jene Spalten aus, die Sie in der BI-Auswertung verwenden möchten. Ihre Auswahl sehen Sie sofort im Bereich Spaltenübersicht sowie in der Vorschau mit Demodaten befüllt im Bereich Layout.
Spalten, die in dieser konkreten BI-Auswertung verwendet werden, sind grün und fett markiert und es wird in Klammer angezeigt, wie oft die Spalte bereits in der Auswertung vorhanden ist. Wenn das Feld Darstellungsformat für eine Spalte eingestellt werden kann, wird dies im Hinweis angezeigt, den Sie sehen, wenn die Maus über die Spaltenbezeichnung bewegt wird.
Im Anschluss werden die unterschiedlichen Gruppen Spezial, Sortierungen (zusammengefasst) und die Spalten der Quell-Auswertungen näher erläutert.
Spezial
Die Gruppe "Spezial" beinhaltet die Spezialspalten. Diese stehen immer zur Verfügung und können sowohl aus der Quell-Auswertung stammen, als auch neu in die BI-Auswertung eingefügt werden.
Folgende Spezialspalten können für eine BI-Auswertung eingesetzt werden:
(Bitte beachten Sie, dass es sich bei den Beispielen in den Links um stark vereinfachte Beispieldaten aus der LEA handelt.)
| Formel auf Aggregat | Mit der Spalte "Formel auf Aggregat" können Sie Formeln erstellen, die auf bereits in der Auswertung bestehende Spalten zugreifen. Nähere Informationen zur Funktionsweise finden Sie unter der Funktionshilfe Formel auf Aggregat. |
| Makro auf Aggregat | Mit der Spalte "Makro auf Aggregat" können Sie Makros erstellen, die auf bereits in der Auswertung bestehende Spalten zugreifen. Nähere Informationen zur Funktionsweise finden Sie unter der Funktionshilfe Makro auf Aggregat. |
| Abweichung | Die Spalte "Abweichung" dient dazu, Differenzen und prozentuelle Abweichungen abzubilden. Es kann hier die Abweichung (prozentuell oder absolut) zwischen zwei Spalten, die bereits in der Auswertung vorkommen, ermittelt werden. Bitte beachten Sie auch die Erläuterungen zur Funktionsweise unter der Funktionshilfe Abweichung. |
| Laufende Summe | Die Spalte "Laufende Summe" bildet eine laufende Summe in Bezug auf eine bereits in der Auswertung vorhandenen Reverenzspalte. Bitte beachten Sie auch die Erläuterungen zur Funktionsweise unter der Funktionshilfe Laufende Summe. |
| Prozent von Teilsumme | Die Spalte "Prozent von Teilsumme" weist in Bezug auf eine Referenzspalte deren Wert als Prozentanteil in Relation zu ihrer Reverenzsumme aus. Bitte beachten Sie auch die Erläuterungen zur Funktionsweise unter der Funktionshilfe Prozent von Teilsumme. |
| Prozent von Gesamtsumme | Die Spalte "Prozent von Gesamtsumme" weist in Bezug auf eine Reverenzspalte deren Wert als Prozentanteil in Relation zu ihrer Gesamtsumme aus. Bitte beachten Sie auch die Erläuterungen zur Funktionsweise unter der Funktionshilfe Prozent von Gesamtsumme. |
| Summe Gruppierung | Die Spalte "Summe Gruppierung" dient zur Berechnung des Durchschnitts oder der Summe von bereits definierten Gruppierungen. Bitte beachten Sie auch die Erläuterungen zur Funktionsweise unter der Funktionshilfe Summe Gruppierung. |
| Anzahl | Die Spalte "Anzahl" kann Datensätze, die hinter einer Auswertungszeile stehen, oder die Elemente einer vorab definierten Referenzspalte als Anzahl ausgeben. Bitte beachten Sie auch die Erläuterungen unter der Funktionshilfe Anzahl. |
Sortierungen (zusammengefasst)
Die Gruppe "Sortierungen (zusammengefasst)" beinhaltet die möglichen gemeinsamen Sortierspalten der BI-Auswertung. Nur Sortierspalten aus Quell-Auswertungen, die in mindestens zwei dieser Quell-Auswertungen enthalten sind, werden hier automatisch zur Auswahl angeführt. Sie erhalten dabei jene Bezeichnung, die der Datenbanktabelle entspricht, aus welcher die Werte kommen.
Das bedeutet: Um die Funktionsweise einer BI-Auswertung sicherzustellen, ist es unbedingt notwendig, dass jede Quell-Auswertung zumindest eine Sortierspalte beinhaltet, die überall dieselbe Information liefert. Es ist dabei nicht relevant, ob die Sortierspalte in der Quell-Auswertung überall gleich benannt ist! Zweckmäßig ist es, diese gemeinsame Sortierspalte dann in der Folge auch mit der Funktion Einfügen als Sortierspalte einzusetzen. Ansonsten müssen Sie die entsprechenden Sortierspalten der Quell-Auswertungen manuell staffeln (siehe Kapitel Quell-Auswertungen).
Durch Übernahme der gemeinsamen Sortierspalte werden automatisch die entsprechenden Sortierspalten der einzelnen Quell-Auswertungen gestaffelt. Diese sind unter den Quell-Auswertungen anschließend grün und fett markiert, damit gut sichtbar ist, dass diese Spalten in der BI-Auswertung als gestaffelte Spalte eingesetzt ist.
Beispiel
 | Die BI-Standardauswertung Honorar-Buchungszeilen-Analyse fußt auf den Quell-Auswertungen "Journalzeilen und Umsatzerlöse je Mandant (BI)" und "Buchhaltungshonorar je Mandant (BI)". In der einen Quell-Auswertung (aus der Mandantenanalyse) wurde die Sortierspalte "Nachname" aus dem Ordner "Mandant" verwendet.  In der anderen Quell-Auswertung (aus der LEA) ist die Sortierspalte "Kunde" aus dem Ordner "Leistung" in Verwendung.  Da beide Quell-Auswertungen damit den Kunden (= Mandanten) liefern können, ist diese Spalte unter dem Namen "Kunde/Lieferant" in der BI-Auswertung als zusammengefasste Sortierung einsetzbar (Kunden bzw. Mandanten werden in der Datenbanktabelle "Kunde/Lieferant" gespeichert). Die in den Quell-Auswertungen eingesetzten Sortierspalten "FIBU-Nr" und "Sachbearbeiter" finden jeweils kein entsprechendes Pendant in der jeweils anderen Quell-Auswertung und werden daher nicht im Ordner Sortierungen (zusammengefasst) angezeigt. |
Quell-Auswertungen
Im Anschluss an den Ordner Sortierungen (zusammengefasst) werden je Quell-Auswertung, die der BI-Auswertung zugeordnet ist, Details gelistet. Diese Details entsprechen konkret jenen Spalten, die der Quell-Auswertung im Spaltendesigner der Quell-Auswertung zugewiesen sind. Diese bilden damit die Auswahl an Sortierungen und Daten, die die BI-Auswertung liefern kann. Hier werden sämtliche Spaltenarten gelistet, also Sortierspalten, Datenspalten und Spezialspalten. Da im BI-Spaltendesigner keine Untergliederung nach Spaltenart stattfindet, erkennen Sie speziell die Datenspalten an dem Symbol "Daten" 
und die Spezialspalten am Symbol "Formel" 
.
und die Spezialspalten am Symbol "Formel" .
Es ist an dieser Stelle sinnvoll, als Sortierspalten vorrangig jene zu verwenden, die unter dem Ordner Sortierungen (zusammengefasst) angeführt sind, damit Sie die betreffenden Sortierspalten nicht manuell staffeln müssen.
Möchten Sie aber eine manuelle Staffelung vornehmen, ist für Sortierspalten, die den gleichen Inhalt aufweisen, wie folgt vorzugehen:
- Einfügen der Sortierspalte aus der ersten Auswertung (z. B. Nachname):
- Einfügen der Sortierspalte aus der zweiten Auswertung per Drag & Drop (z. B. Kun-Nr) – jedoch nicht als eigene Spalte, sondern durch ein Ziehen und Loslassen auf der bereits eingefügten Sortierspalte der ersten Auswertung.
- Das Ergebnis muss so aussehen, dass Sie beide Sortierspalten, die gleiche Inhalte aufweisen, aufeinander gestapelt vorfinden.
Sollten noch weitere Sortierspalten mit gleichen Werten (z. B. aus einer dritten Auswertung) ebenfalls in eine Auswertungszeile einfließen, so ist der Prozess für die dritte Spalte nach gleichem System zu wiederholen.
Die Formatierung wird von den Quell-Auswertungen vorgeschlagen, muss aber bei Bedarf im gemeinsamen BI-Spaltendesigner angepasst werden – diese Einstellungen gelten dann für die BI-Auswertung.
Bitte beachten Sie für weitere Informationen zu einzelnen Spaltenarten folgende Kapitel der Fensterhilfe Spaltendesigner der Quell-Auswertungen:
- Kapitel Sortierspalten
- Kapitel Datenspalten
- Kapitel Spezialspalten
Für Hilfestellungen zu den verfügbaren Sortier- und Datenspalten je Paket beachten Sie folgende Hilfen:
Spaltenübersicht
Im Bereich "Spaltenübersicht" sehen Sie fix eingeblendet die Spalte Gesamt (grau hinterlegt) sowie jene Spalten, die Sie der BI-Auswertung hinzugefügt haben. Gemeinsam bestimmen die Spalten den Aufbau der Auswertung. An der Hintergrundfarbe der Spaltenüberschrift ist auf einen Blick erkennbar, ob es sich bei der jeweiligen Spalte um eine Sortierspalten (gelb hinterlegt), Datenspalte (blau hinterlegt) oder Spezialspalte (violett hinterlegt) handelt. Weiters sehen Sie an den gelb hinterlegten erweiterten Zellen, bei welcher Spalte es sich um eine gemeinsame Sortierspalte handelt, und welche Quell-Auswertungen hier zugrunde liegen.
Jene Spalte, die Sie aktuell markiert haben, wird ...
- im Bereich Spalten ebenfalls markiert,
- im Bereich Spalteneinstellungen mit sämtlichen Einstellungen angezeigt und
- im Bereich Layout mit einer orangen Umrahmung gekennzeichnet.
Mit unterschiedlichen Symbolen werden bestimmte Einstellungen, die für die Spalte in den Spalteneinstellungen getroffen worden sind, angezeigt:
 | Das Symbol "Nicht drucken" zeigt, dass das Feld Drucken für die Sortierspalte bzw. das Feld Drucken für die Datenspalte/Spezialspalte deaktiviert ist. |
 | Das Symbol "Formel" zeigt eine Formelspalte an (= Spezialspalten Formel, Formel auf Aggregat oder Formel als Sortierung). |
 | Das Symbol "Makro" zeigt eine Makrospalte an (= Spezialspalten Makro, Makro auf Aggregat oder Makro als Sortierung). |
 | Das Symbol "Kopf" zeigt, dass das Feld Kopf für die Spalte aktiviert ist und diese Sortierspalte somit nicht als Spalte, sondern im Kopfbereich angesiedelt ist. |
 | Das Symbol "aufsteigende Sortierung" zeigt, dass das Feld Sortierung für die Sortierspalte aktiviert ist und die Sortierung damit in dieser Spalte aufsteigend erfolgt. |
 | Das Symbol "absteigende Sortierung" zeigt, dass das Feld Sortierung für die Sortierspalte deaktiviert ist und die Sortierung damit in dieser Spalte absteigend erfolgt. |
 | |
 | Das Symbol "Ampel" zeigt für Spezial- sowie Datenspalten an, dass das Feld Ampel für die Spalte eingesetzt worden ist. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
Speichern und Schließen (Name der Funktion in eigens erstellten Auswertungen) Schließen (Name der Funktion in BMD Standardauswertungen) | Die Funktion "Speichern und Schließen" speichert die eben getroffenen Einstellungen des Spaltendesigners und schließt diesen. Rufen Sie den Spaltendesigner ausgehend von einer BMD BI-Standardauswertung (siehe z. B. LEA BI-Standardauswertungen STB) auf, heißt diese Funktion "Schließen". In diesem Fall kann der Spaltendesigner nur für Recherchezwecke genutzt werden und nicht zum Abändern der Einstellungen, daher ist auch nur das Schließen möglich. |
Die Funktion "Einfügen" fügt die aktuell im Bereich Spalten markierte Spalte in die Auswertung ein. Die Funktion ist nicht ausführbar, wenn Sie den Spaltendesigner ausgehend von einer BMD BI-Standardauswertung (siehe z. B. LEA BI-Standardauswertungen STB) aufgerufen haben. Sie ist in diesem Fall gesperrrt, da der Spaltendesigner hier nur für Recherchezwecke und nicht für Anpassungen genutzt werden kann (beachten Sie dazu auch die Information in der Statuszeile). | |
Entfernen | Die Funktion "Entfernen" entfernt die aktuell im Bereich Spaltenübersicht markierte Spalte aus der Auswertung. Die Funktion "Entfernen" ist für eine Spalte auch unter dem Kontextmenü der rechten Maustaste ausführbar. Die Funktion ist nicht ausführbar, wenn Sie den Spaltendesigner ausgehend von einer BMD BI-Standardauswertung (siehe z. B. LEA BI-Standardauswertungen STB) aufgerufen haben. Sie ist in diesem Fall gesperrrt, da der Spaltendesigner hier nur für Recherchezwecke und nicht für Anpassungen genutzt werden kann (beachten Sie dazu auch die Information in der Statuszeile). |
Bearbeiten (Name der Funktion in eigens erstellten Auswertungen) Ansehen (Name der Funktion in BMD Standardauswertungen) | Die Funktion "Bearbeiten" bzw. "Ansehen" kann nur für Spalten mit Konfigurationsdialog (wie Formel, Makro, Kennzahl ...) verwendet werden. Mit der Funktion "Bearbeiten" kann der Inhalt folgender Spezialspalten bearbeitet werden:
Mit der Funktion "Bearbeiten" öffnet sich für Formel- bzw. Makrospalten zu diesem Zweck der Formeleditor bzw. für Kennzahlspalten das Fenster "Suchen".  Für alle anderen Spalten ist die Funktion nicht aktiv (beachten Sie dazu auch die Information in der Statuszeile). Die Bearbeitungsmöglichkeit besteht allerdings nur, wenn es sich bei der aktuellen Auswertung um keine BMD BI-Standardauswertung (siehe z. B. LEA BI-Standardauswertungen STB) handelt, da hier generell keine Abänderung der Einstellungen im Spaltendesigner möglich ist. Aus diesem Grund heißt die Funktion in BMD BI-Standardauswertungen "Ansehen". Für die oben aufgeführten Spalten kann mit der Funktion "Ansehen" der Inhalt recherchiert werden, der Formeleditor bzw. das Fenster "Suchen" wird aus diesem Grund nur schreibgeschützt geöffnet  |
 Gesamtsumme aktivieren / Gesamtsumme deaktivieren | Die Funktion "Gesamtsumme aktivieren" bestimmt, ob am Ende der Auswertung die Gesamtsummenzeile über alle addierbaren Daten der Datenspalten bzw. Spezialspalten angedruckt werden soll. Alternativ dazu kann die Gesamtsumme über das Feld Gesamtsumme, das für die Spalte Gesamt zur Verfügung steht, aktiviert/deaktiviert werden. Egal auf welchem Weg die zentrale Einstellung gesetzt worden ist: Einzelne Daten- bzw. Spezialspalten können über das Feld Summe, das für die jeweilige Spalte gesetzt werden kann, davon ausgenommen werden. |
| Gesamtsumme 2 aktivieren / Gesamtsumme 2 deaktivieren | Die Funktion "Gesamtsumme 2 aktivieren" bestimmt, ob am Ende der Auswertung die Gesamtsummenzeile 2 über alle addierbaren Daten der Datenspalten bzw. Spezialspalten angedruckt werden soll. Alternativ dazu kann die Gesamtsumme 2 über das Feld Gesamtsumme 2, das für die Spalte Gesamt zur Verfügung steht, aktiviert/deaktiviert werden. Egal auf welchem Weg die zentrale Einstellung gesetzt worden ist: Einzelne Daten- bzw. Spezialspalten können über das Feld Summe 2, das für die jeweilige Spalte gesetzt werden kann, davon ausgenommen werden. |
| Gesamtsumme 3 aktivieren / Gesamtsumme 3 deaktivieren | Die Funktion "Gesamtsumme 3 aktivieren" bestimmt, ob am Ende der Auswertung die Gesamtsummenzeile 3 über alle addierbaren Daten der Datenspalten bzw. Spezialspalten angedruckt werden soll. Alternativ dazu kann die Gesamtsumme 3 über das Feld Gesamtsumme 3, das für die Spalte Gesamt zur Verfügung steht, aktiviert/deaktiviert werden. Egal auf welchem Weg die zentrale Einstellung gesetzt worden ist: Einzelne Daten- bzw. Spezialspalten können über das Feld Summe 3, das für die jeweilige Spalte gesetzt werden kann, davon ausgenommen werden. |
| Gesamtsumme 4 aktivieren / Gesamtsumme 4 deaktivieren | Die Funktion "Gesamtsumme 4 aktivieren" bestimmt, ob am Ende der Auswertung die Gesamtsummenzeile 4 über alle addierbaren Daten der Datenspalten bzw. Spezialspalten angedruckt werden soll. Alternativ dazu kann die Gesamtsumme 4 über das Feld Gesamtsumme 4, das für die Spalte Gesamt zur Verfügung steht, aktiviert/deaktiviert werden. Egal auf welchem Weg die zentrale Einstellung gesetzt worden ist: Einzelne Daten- bzw. Spezialspalten können über das Feld Summe 4, das für die jeweilige Spalte gesetzt werden kann, davon ausgenommen werden. |
Hinweis Funktionen der rechten Maustaste
 | Bitte beachten Sie, dass sämtliche Funktionen, die im Kontextmenü der rechten Maustaste angeboten werden, an dieser Stelle keine Funktionalität besitzen. Davon ausgenommen ist die Funktion "Entfernen" - diese kann auch im Kontextmenü für die akuell im Fokus stehende Spalte ausgeführt werden.  |
Hinweis Statuszeile
| In diesem Fenster wird bei inaktiven Funktionen in der Statuszeile unterhalb oder mit Mouseover über die betreffende Funktion eine Begründung angezeigt, warum ein Ausführen nicht zulässig ist. Zum Beispiel ist das Einfügen oder Entfernen von Spalten in BMD Standardauswertungen nicht möglich oder die Funktion Bearbeiten bzw. Ansehen ist nur bei Spalten der Gruppe Spezial (z. B. Formeln, Makros etc.) ausführbar. Eine Begründung wird dann wie in den beiden Abbildungen unterhalb dargestellt:   |
Spalte "Gesamt"
Die Spalte "Gesamt" ist immer automatisch an erster Stelle vorhanden und ist keine Spalte im wörtlichen Sinne, da sie auf den Auswertungen niemals in Form einer Spalte angedruckt wird. Sie dient nur dazu, sämtliche Einstellungen für die Gesamtsummenzeilen wie z. B. Schriftart oder Schrift- und Hintergrundfarbe treffen zu können. Weiters lassen sich hier die einzelnen Summen aktivieren (kann aber auch im Menü unter Funktionen vorgenommen werden). Die Spalte "Gesamt" kann weder entfernt noch an eine andere Stelle verschoben werden.
Spalteneinstellungen
Der Bereich "Spalteneinstellungen" erhält seinen aktuellen Namen immer von jener Spalte, die aktuell in der Spaltenübersicht markiert ist. Hier können neben der Benennung der Spalte und einigen Formatierungsoptionen viele weitere Einstellungen getätigt werden.
Die unten beschriebenen Felder/Einstellungen stehen abhängig von der gewählten Spalte zur Verfügung. So sind die befüllbaren Felder z. B. auf einer Sortierspalte anders als auf einer Datenspalte. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang folgende Besonderheiten:
- Felder, die grau hinterlegt sind, betreffen Einstellungen, die für die gewählte Spalte nicht gesetzt werden können.
- Manche Felder heißen je nach gewählter Spalte anders (und besitzen auch andere Ausprägungen).
Nähere Informationen finden Sie in der entsprechenden Feldhilfe.
Standardfeldauswahl Gesamtspalte (= Spalte "Gesamt")
Standardfeldauswahl Sortierspalten
Standardfeldauswahl gruppierte Sortierspalten
Standardfeldauswahl Daten- und Spezialspalten
Layout
Im Bereich "Layout" befindet sich die Vorschau der BI-Auswertung mit fiktiven Daten, um sich sofort ein Bild vom Layout aufgrund der aktuell getroffenen Einstellungen machen zu können.
Tipps und Hintergrundinformationen
Bitte beachten Sie dazu das Kapitel Tipps und Hintergrundinformationen der Fensterhilfe Spaltendesigner. Die dortigen Informationen gelten auch für den Spaltendesigner der BI-Auswertungen.
