Stapel Leistungen autorisieren (je Geschäftsführer)

 Grundlegende Informationen zum Stapel finden Sie unter Stapel definieren. 

MCS_AUTHORIZATION_GF_STAPEL

 

 

Mithilfe dieses Stapels können Sie die Autorisierungsfunktion Zeitraum autorisieren für jene Mitarbeiter, welche organisatorisch bestimmten Geschäftsführern zugeordnet sind, bis zu einem beliebigen Tag im Hintergrund ausführen lassen. Im Stapelparameter muss jener Geschäftsführer - es sind auch mehrere Geschäftsführer möglich - festgelegt werden, für dessen Mitarbeiter die Leistungen autorisiert werden sollen. Voraussetzung ist, dass der Tagesabschluss und die Autorisierung in getrennten Schritten ausgeführt werden - dies steuert der LEA Parameter Autorisierung. Ist der Tagesabschluss in Ihrer Organisationsform vorgesehen, muss dieser - wie auch ohne Stapel üblich - vor der Autorisierung vorgenommen werden.

Der Zweck des Stapels ist somit, dass der dafür zuständige Mitarbeiter bei zentraler Organisation der Leistungskontrolle und -freigabe die Autorisierung via Stapel im Hintergrund laufen lassen kann, da damit eine Zeitersparnis erreicht wird.

Weitere Details zur Funktion selbst finden Sie unter Zeitraum autorisieren. Allgemeine Informationen zur Autorisierung finden Sie in der Themendokumentation LEA Tagesabschluss und Autorisierung (speziell im Kapitel Organisationsformen der Autorisierung).

Achtung! 

Bitte beachten Sie bezüglich des geplanten Ausführungszeitpunktes, dass der Stapel unbedingt zu Randzeiten ausgeführt werden soll, an denen keine Leistungserfassung betrieben wird.

Anders als bei der manuellen Autorisierung erhalten Sie hier im Vordergrund keine Hinweise über nicht erfolgte Autorisierungen. Wenn einzelne Leistungen nicht autorisiert werden können, werden diese Leistungen "übersprungen" und die Autorisierung der weiteren Leistungen läuft bis zur letzten Leistung weiter.

Hinweis Erfolgs- und Fehler-E-Mail 

Wenn Sie den Stapel mithilfe der Geplanten Ausführung starten, ist die Aktivierung der Erfolgs-E-Mail empfehlenswert. In dieser E-Mail können Sie beim Feld "Ausgabe" ablesen, ob und welche Tage eines Mitarbeiters, der dem Geschäftsführer zugeordnet ist, nicht autorisiert worden sind. Sind beispielsweise nicht alle Tage eines Zeitraumes eines Mitarbeiters autorisiert worden, könnte dies wie folgt aussehen:   Ein Mitarbeiter wird nach dem Wechsel zu einem anderen Geschäftsführer in der Erfolgs-E-Mail weiterhin auch beim vorherigen Geschäftsführer mit dem Hinweis "übersprungen" angeführt, auch wenn bereits alle Tage beim vorherigen Geschäftsführer autorisiert worden sind. Bitte beachten Sie, dass die Erfolgs-E-Mail nur versendet wird, wenn der Stapel selbst erfolgreich durchgeführt werden konnte. Einträge in der E-Mail mit dem Hinweis "nicht durchgeführt" beziehen sich immer auf den jeweiligen Leistungsdatensatz. Daher wird ein Eintrag angeführt, wenn die Autorisierung der Leistung selbst z. B. aufgrund eines fehlenden Stundensatzes (bei aktivierter Stundensatz-Prüfung), fehlenden Tagesabschlusses oder einer fehlenden Berechtigung für Mitarbeiterdaten nicht durchgeführt werden konnte. In folgender Tabelle finden Sie mögliche Einträge der Erfolgs-E-Mail mit den möglichen Gründen (gesammelt für alle Autorisierungsstapel): "Mitarbeiter (Firma/Nummer) erfolgreich autorisiert"  Der Zeitraum des Mitarbeiters wurde erfolgreich autorisiert.  "Die Autorisierung wurde am "Datum" nicht durchgeführt"  Der Tag wurde bereits vorher autorisiert. Der Tagesabschluss fehlt. Die Stundensatz- oder Tagesabschluss-Prüfungen melden einen Fehler.  "Mitarbeiter (Firma/Nummer) übersprungen"  Der Mitarbeiter ist bereits ausgetreten. Der Mitarbeiter ist noch nicht Mitglied der Abteilung / der Abteilungsleitung oder Geschäftsführung. Die Tage wurden bereits unter dieser Abteilung bzw. der Abteilungsleitung/Geschäftsführung autorisiert. "Mitarbeiter nicht autorisiert, keine ausreichenden Rechte" Die benötigten Berechtigungen für Mitarbeiterdaten fehlen. Der Tag wird in der Liste grundsätzlich nicht angeführt.  Der Tag wurde bereits vollständig autorisiert. Der Tag wurde in diesem Stapellauf autorisiert.   Wenn der Stapel aufgrund von Basis-Einstellungen nicht gestartet werden konnte, erhalten Sie anstatt der Erfolgs-E-Mail eine Fehler-E-Mail. Gründe hierfür sind z. B. fehlende Funktionsberechtigungen oder wenn der Tagesabschluss und die Autorisierung gleichzeitig durchgeführt werden.

Empfehlenswert ist es an dieser Stelle, auch zusätzlich den Stapelschritt "MCS_SENDMAIL" (Mailversand über Stapel) zu nutzen. Dieser versendet nach erfolgreichem Durchlaufen aller vorigen Stapelschritte eine Informations-E-Mail. Ist die Autorisierung durch den Stapel beendet, kann damit z. B die Logdatei BMDLEISTUNG_TAGESAB.LOG per E-Mail übermittelt werden.  

Möchten Sie die Stapelfunktion nicht auf Geschäftsführer-Ebene ausführen, können Sie stattdessen folgende Stapel verwenden: