ER-Buchung
Grundlegende Informationen zur ER-Kontrolle finden Sie in der Onlinehilfe ER-Kontrolle und zum ER-Workflow in der Onlinehilfe ER-Workflow.
Finanzbuchhaltung → Buchen und Vorerfassungen → ER-KontrolleIm Menüpunkt "ER-Kontrolle" können Eingangsrechnungen erfasst, bearbeitet, freigegeben und verbucht werden.
Einstiegsfelder
Es kann nach Firma, FIBU, Von/Bis Datum, Mitarbeiter und Filiale eingeschränkt werden.
Zusätzlich kann auch nach der Lieferschein-Nummer gefiltert werden. Dazu kann das Feld "LieferscheinNr" eingeblendet werden.
Über das Auswahlmenü kann zusätzlich ausgewählt werden, ob z. B. nur "Neu erfasste", "Zum Buchen freigegebene", "Verbuchte" usw. angezeigt werden sollen.
| Mit Mitarbeiterauswahl | Ohne Mitarbeiterauswahl | |
| Alle | Es werden alle Rechnungen angezeigt, die dem Mitarbeiter zugeordnet sind ( = wie Status "Rechnungen zum Bearbeiten" mit Mitarbeiter). | Es werden alle Rechnungen angezeigt, egal welchem Status sie zugeordnet sind. |
Neu erfasste | - | Es werden alle Rechnungen angezeigt, die neu erfasst wurden und noch keinem Mitarbeiter zur Freigabe zugeteilt wurden. |
Rechnungen zum Bearbeiten | Es werden alle Rechnungen angezeigt, die dem Mitarbeiter zur Freigabe zugeordnet sind ( = wie Status "Alle" mit Mitarbeiter). | Es werden alle Rechnungen angezeigt, die im Moment einem Mitarbeiter zur Freigabe zugeordnet sind. |
Rechnungen bearbeitet historisch | Es werden alle Rechnungen angezeigt, die jemals von einem bestimmten Mitarbeiter freigegeben worden sind. (aktuelle Rechnungen zur Freigabe werden hier nicht angezeigt) | - |
Zum Buchen freigegebene | - | Es werden alle Rechnungen angezeigt, die über die Freigabe den Status "zum Buchen freigegeben" erhalten haben (z. B. manuelle Freigabe oder über Workflow). Dieser Punkt bedeutet jedoch nicht, dass die Rechnung vollständig ist. |
Abgelehnte | Es werden alle Rechnungen angezeigt, bei denen beim Abbruch der Mitarbeiter eingegeben wurde. | Es werden alle Rechnungen angezeigt, bei denen der Workflow abgebrochen wurde. |
Alle nicht verbuchten | Es werden alle Rechnungen angezeigt, die noch nicht verbucht wurden und dem Mitarbeiter zur Genehmigung zugeordnet sind. | Es werden alle Rechnungen angezeigt, welche noch nicht verbucht wurden, egal welchen Status sie zugeordnet sind. |
Skontofällige, Nettofällige, Überfällige | Es werden die nicht verbuchten Rechnungen, sowie die verbuchten Rechnungen, welche sich noch lt. Workflow im Umlauf befinden unter der jeweiligen Combobox angezeigt - unabhängig davon, ob diese schon bezahlt sind. Die Fälligkeit wird vom Tagesdatum berechnet. | Es werden die nicht verbuchten Rechnungen, sowie die verbuchten Rechnungen, welche sich noch lt. Workflow im Umlauf befinden unter der jeweiligen Combobox angezeigt - unabhängig davon, ob diese schon bezahlt sind. Die Fälligkeit wird vom Tagesdatum berechnet. |
Verbuchte | - | Es werden alle verbuchten Rechnungen angezeigt. |
Eingangsrechnungen
Bei jeder Rechnung wird ein Kennzeichen gesetzt, ob die Rechnung vollständig bzw. zum Buchen freigegeben ist:
 | Rechnung ist vollständig und zum Buchen freigegeben. |
 | - Rechnung ist vollständig, aber noch nicht zum Buchen freigegeben. - Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus - Alt+S), aber zum Buchen freigegeben. |
 | Rechnung ist unvollständig (siehe Buchungsstatus - Alt+S) und noch nicht zum Buchen freigegeben. |
 | Unklarer Status der Verbuchung Wenn bei der Verbuchung aus der ER-Kontrolle Probleme auftreten und danach abgebrochen wird, wird der Buchungsstatus der betroffenen Rechnungen automatisch auf "unklar" gesetzt. Wird die Verbuchung erneut gestartet, wird folgende Hinweismeldung angezeigt:  Es wird geprüft, ob es zu den betroffenen Rechnungen bereits Buchungen in der FIBU gibt, oder ob die Verbuchung fehlgeschlagen ist. Entsprechend dem Ergebnis wird der Status der Buchungen korrigiert (bereits verbucht/zur Verbuchung freigegeben). |
 | Rechnung ist verbucht. |
Hinweis
 | Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit der Funktion "Buchungsstatus (Alt+S)" kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ansehen (F2) | Öffnet für die markierte Rechnung das Erfassungsfenster im Ansichtsmodus. |
 Neu (F5) | Funktion zum manuellen Anlegen einer neuen Eingangsrechnung. Es öffnet sich ein leeres Erfassungsfenster. |
 Bearbeiten (F6) | Öffnet für die markierte Rechnung das Erfassungsfenster im Änderungsmodus. |
 Löschen (F7) | Löschen eines bereits angelegten Datensatzes. |
| Alle Datensätze löschen | Löscht alle angezeigten Datensätze. |
 Neu aus elektronischer Rechnung | Mit dieser Funktion können ausschließlich XML-Rechnungen in die ER-Kontrolle übernommen werden. Nähere Informationen finden Sie unter Elektronische Rechnung. |
| Neu aus BMD DMS | Hier kann eine ER-Erfassung zu einem bereits archivierten Dokument vorgenommen werden. Wird eine Rechnung mit dieser Funktion erfasst, wird im Archiv auf dem Dokument im Feld "Key extern" ein Key (Erfassnummer) verspeichert. Damit ist es möglich, aus der Dokumentenübersicht mit der Funktion "Quelldaten öffnen" in die ER-Kontrolle zu verzweigen. Der Key setzt sich zusammen aus "FirmenNr;FIBUNR;BelegID(Erfass-Nr in der ER-Kontrolle)" |
 Buchungen importieren | Eingangsrechnungen können in der ER-Kontrolle über die Funktion "Buchungen importieren" mit unserer Standard-Import-Schnittstelle importiert werden. Nähere Informationen finden Sie im Punkt "Buchungen importieren in der ER-Kontrolle". |
| Finmatics-Download | Mit dieser Funktion können Dateien automatisch von Finmatics heruntergeladen und verarbeitet werden. Näheres dazu finden Sie unter "Import aus Finmatics". |
 Verbuchen | Die Rechnungen, die in der ER-Kontrolle den Status haben, können in die Buchhaltung verbucht werden. Details siehe Verbuchen. | |||
 Buchungsstatus | Hier kann der Status bzw. die Zuordnung einer Eingangsrechnung abgerufen werden. Ist eine Rechnung unvollständig, kann mit dieser Funktion kontrolliert werden, welche Daten fehlen bzw. fehlerhaft sind. | |||
Mit dieser Funktion können die Zahlungsinformationen zu den Eingangsrechnungen ermittelt werden. Diese sind dann in den Feldern Summe Skonto, Summe Zahlungen und letzte Zahlung ersichtlich.  Mit einem einfachen Klick auf eines der Felder kann die Auszifferung aufgerufen werden. Diese Funktion kann auch automatisch innerhalb eines Workflows als eigene Aktion aufgerufen werden. | ||||
Mit dieser Funktion kann die Eingangsrechnung freigegeben werden. | ||||
 Delegieren | Die Freigabe kann an einen anderen Mitarbeiter delegiert werden. Die Funktion ist nur bei dem Mitarbeiter aktiv, bei dem die Rechnungen gerade zugeordnet sind. | |||
Mit dieser Funktion kann das Kontoblatt aufgerufen werden. | ||||
 Kontostammdaten | Wurde ein Konto erfasst, können Sie mit dieser Funktion in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen. | |||
 Teil-. und Schlussrechnungen | Mit dieser Funktion kann die TR/SR-Übersicht aufgerufen werden. | |||
 BMD Scan | Mit dieser Funktion kann in das BMD Scan gewechselt werden. | |||
| Anzeige Teilrechnungen | Die zu den Schlussrechnungen gehörenden Teilrechnungen oder die einer Teilrechnung vorangegangenen Teilrechnungen (also jene mit einer kleineren Teilrechnungs-lfd-Nr.) können angezeigt werden. Voraussetzung dafür ist die Erfassung der Projektnummer (bei Verbuchung in BMD 5.5) bzw. der TR/SR-AblaufNr. (bei Verbuchung in BMD NTCS) bei den einzelnen Buchungen. Es werden auch - wenn vorhanden - die Teilrechnungen der Vorjahre angezeigt. | |||
Die Eingangsrechnung wird kopiert und in der Liste hinzugefügt. Der Buchungsstatus und der Workflowstatus werden wie bei der gewöhnlichen Neuanlage gesetzt. Das bedeutet, dass der Freigabeprozess von vorne durchlaufen werden muss. Wird eine Rechnung mit dieser Funktion kopiert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordneten Dokumente, die Notizen und die Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die kopierten Buchungen übernommen werden sollen. Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen, und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (Stammdaten → FIBU-Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr Vergabe) Folgende Daten werden nicht kopiert (es erscheint eine Hinweismeldung):
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Prinzipiell wird beim Storno eine Kopie der Eingangsrechnung mit gedrehten Vorzeichen erzeugt. Soll die ER nur buchhalterisch storniert werden, dann soll dies über die bestehenden Funktionen im Buchen bzw. im Kontoblatt gelöst werden. Hinweis
Wurde zu der zu stornierenden ER eine WE-Zuordnung erfasst, so wird diese wieder gelöscht. Wird eine Rechnung mit dieser Funktion storniert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordneten Dokumente, die Notizen und die Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die Stornobuchung übernommen werden sollen.  Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen, und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr Vergabe) Bei der Verbuchung werden die Original-Rechnung und die Storno-Rechnung automatisch miteinander ausgeziffert! | ||||
Setzt den OCR-Status des ausgewählten Belegs oder der Belege (mittels multiselect) bei Finmatics-Verarbeitung oder BMD OCR-Verarbeitung zurück. Diese Funktion wird verwendet, wenn die OCR-Erkennung für Belege in der Belegablage Databox nicht funktioniert oder nicht gestartet ist. Eine eventuell vorhandene Zuordnung in der Belegablagedatabox bleibt aufrecht. Nachdem der OCR-Status zurückgesetzt wurde, kann die OCR-Erkennung erneut für die betreffenden Belege gestartet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie bei der Funktionsbeschreibung "OCR-Erkennung einplanen und starten". | ||||
Neustart der OCR-Erkennung bei Finmatics-Verarbeitung oder BMD OCR-Verarbeitung. Wurde die Funktion "OCR-Status zurücksetzen" ausgeführt, kann die jeweilige Verarbeitung hiermit neu gestartet werden. Der Datensatz wird wieder vorübergehend für die Verarbeitung gesperrt. Nach erfolgreichem Finmatics-Download bzw. erfolgter BMD OCR-Verarbeitung wird der Datensatz entsperrt und kann weiter bearbeitet werden. Wurden die Einstellungen für einen automatischen Start eines Workflows bei Import getroffen, wird auch dieser bei der Ausführung der Funktion "OCR-Erkennung einplanen und starten" wieder automatisch gestartet. FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → ER-Kontrolle → Allgemeine oder Firmenbezogene Einstellungen → Allgemein: Standardworkflow bzw. Workflow bei Import autom. starten | ||||
 DMS |  Dokument ansehen (Umsch+Strg+O) | Das Dokument wird zum Ansehen geöffnet. | ||
 Dokument bearbeiten (Umsch+Strg+Q) | Das Dokument wird zum Bearbeiten geöffnet. | |||
 Dokument in Vorschau anzeigen (Umsch+Strg+P) | Das Dokument wird in der Dokumentenvorschau angezeigt. | |||
 Dokumente zuordnen (Umsch+Strg+K) | Die Dokumentenzuordnung kann bearbeitet werden. Über die gelben Pfeile können zusätzliche Dokumente zugeordnet werden. Voraussetzung dafür ist, dass diese Dokumente bereits archiviert sind. | |||
 Zu Dokument in DMS (Umsch+Strg+U) | Das Dokument wird in der Dokumentenliste geöffnet. | |||
 Dokument versenden (Umsch+Strg+M) | Mittels dieser Funktion kann das Rechnungsdokument per E-Mail an die hinterlegten E-Mail-Adressen des Lieferanten gesendet werden. Es öffnet sich ein Auswahlfenster. Wird die Auswahl der Adressen abgebrochen, kann diese selbst im E-Mail-Programm eingegeben werden. | |||
Neues Dokument | Mittels dieser Funktion kann ein neues Dokument zum Datensatz hinzugefügt werden.
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OCR Status rücksetzen
OCR-Erkennung einplanen und starten
Dateisystem (Umsch + Strg + I)
BMD Scan (Umsch + Strg + N) WE-Zuordnung | Mit dieser Funktion wird der Wareneingang (Warenannahme) der Eingangsrechnung zugeordnet. Wird die ER storniert, dann wird die WE-Zuordnung wieder gelöscht. Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS-Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WE-Zuordnung. |
 WE-Kontrolle | Mit dieser Funktion wird der Wert des Wareneingangs dem Betrag der Eingangsrechnung gegenübergestellt. Etwaige Differenzen durch Spesen, Transportkosten oder zur Bestellung abweichende Preise werden hier manuell bzw. durch eine automatische Differenzaufteilung ausgeglichen. Nähere Informationen entnehmen Sie der WWS-Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS bzw. WWS ER-Kontrolle (WE-Kontrolle). |
 Vorkontierung | Mit dieser Funktion kann die Vorkontierung aus der WWS übernommen werden. Wenn der Parameter Automatische Vorkontierung aktiviert ist und Betragsgleichheit zwischen ER und Bestellung besteht, wird automatisch die Vorkontierung aus der WWS übernommen. Nähere Informationen zur Vorkontierung aus der WWS entnehmen Sie der WWS-Onlinehilfe ER-Kontrolle mit WWS. |
 Rechnungsplan | Mit dieser Funktion kann einer Eingangsrechnung ein Rechnungsplan zugeordnet werden. Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS-Onlinehilfe Rechnungsplan. |
 Auftragsvorerfassung | Für die Weiterverrechnung von Eingangsrechnungen in der WWS steht der Punkt "Auftragsvorerfassung" zur Verfügung. Danach öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Positionen erfasst werden können. Nähere Informationen dazu finden Sie in der WWS-Onlinehilfe Auftragsvorerfassung. |
Nähere Informationen dazu finden Sie unter Warenannahme.
Hier kann ein Ausdruck der erfassten Rechnungen inkl. Status, Betrag, Belegnummern etc. gedruckt werden. Im Reiter ER-Ausdruck kann eingestellt werden, welche Daten gedruckt werden sollen (z. B. Workflowstatus, Datum, Lieferantenkonto, Mitarbeiter ...). Zusätzlich kann ausgewählt werden, wie der Ausdruck sortiert werden soll (z. B. Belegnummer, Kontonummer, aktueller Mitarbeiter ...).  Im Reiter Feldauswahl kann eingestellt werden, welche Felder auf der Liste angedruckt werden sollen. Unter Ausdruck kann ausgewählt werden, ob nur die Rechnungen oder auch die Gegenkonten bzw. die Kostenstellen angedruckt werden sollen. Zusätzlich kann noch ausgewählt werden, ob die Abzüge, Raten sowie das Aktionsprotokoll mitgedruckt werden sollen. Unter Ausdruck Summe kann die Summe der Eingangsrechnungen angedruckt werden.  Sollen jedoch nur bestimmte Erfassungen gedruckt werden, ist über die rechte Maustaste - auf der jeweiligen Position stehend - ER Journal für markierte Rechnungen auszuwählen. | |
 Rechnungsdeckblatt | Diese Funktion (Alt + 1) ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv auf "Ja" eingestellt ist, und eine Rechnung markiert wurde, bei der eine TR/SR-AblaufNr erfasst wurde. Im anschließenden Ausdrucksfenster kann in die Reportgestaltung verzweigt werden (F8 im Feld Reportname) und diese bei Bedarf angepasst werden. |
| Rechnungsdeckblatt vor Rechnung einfügen | Diese Funktion ist nur aktiv, wenn der Parameter Ausdruck Deckblatt aktiv auf "Ja" eingestellt ist, und eine Rechnung markiert wurde, bei der eine TR/SR-AblaufNr erfasst wurde. |
| Etikett drucken | Bei diesem Ausdruck handelt es sich um eine Individualprogrammierung! Wenn in einer Buchung ein Barcode erfasst wird, dann kann dieser Barcode als Etikett ausgedruckt werden. Wird der Parameter Automatischer Etikettendruck auf "Ja" gestellt, dann wird der Ausdruck der Etiketten automatisch gestartet, sobald eine Buchung mit Barcode gespeichert wird. Für den Ausdruck der Etiketten steht in den Ausdrucksmodellen eine eigene Ablaufart "Fibu-Etikett" zur Verfügung. |
Im Aktionsprotokoll werden sämtliche Stationen der Eingangsrechnung mitprotokolliert. Beispiel
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| Kontoblatt | Das Kontoblatt des Lieferanten kann angezeigt werden. | ||
| Kontostammdaten | Wurde ein Konto erfasst, können Sie mit dieser Funktion in die Kontenstammdaten des jeweils angegebenen Kontos verzweigen. | ||
 Erzeuge Kopie | Die Eingangsrechnung wird kopiert und in der Liste hinzugefügt. Der Buchungsstatus und der Workflowstatus werden wie bei der gewöhnlichen Neuanlage gesetzt. Das bedeutet, dass der Freigabeprozess von vorne durchlaufen werden muss. Wird eine Rechnung mit dieser Funktion kopiert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordneten Dokumente, die Notizen und die Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die kopierten Buchungen übernommen werden sollen. Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen, und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr Vergabe) Folgende Daten werden nicht kopiert (es erscheint eine Hinweismeldung):
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 Erzeuge Storno | Prinzipiell wird beim Storno eine Kopie der Eingangsrechnung mit gedrehten Vorzeichen erzeugt. Soll die ER nur buchhalterisch storniert werden, dann soll dies über die bestehenden Funktionen im Buchen bzw. im Kontoblatt gelöst werden. Hinweis
Wurde zu der zu stornierenden ER eine WE-Zuordnung erfasst, so wird diese wieder gelöscht. Wird eine Rechnung mit dieser Funktion storniert, dann erscheint die Abfrage, ob die interne Belegnummer beibehalten werden soll und zugeordneten Dokumente, die Notizen und die Kostendaten-Notizen ebenfalls auf die Stornobuchung übernommen werden sollen. Soll die interne Belegnummer nicht mit der gleichen Nummer storniert werden, ist das Häkchen zu setzen, und die Einstellung in den Parametern betreffend Belegnummernvergabe zu beachten! (FIBU → Stammdaten → FIBU-Parameter → ER-Kontrolle → Allgemein → Interne Beleg-Nr Vergabe) Bei der Verbuchung werden die Original-Rechnung und die Storno-Rechnung automatisch miteinander ausgeziffert! | ||
Für diese Funktion ist die Lizenz "FIBU Anzahlungsautomatik für Baugewerbe" und die Berechtigung "ER-verbuchte Rechnungen zum Bearbeiten öffnen" erforderlich. Diese Funktion steht nur bei TR mit dem TR/SR-Schema "beinhaltend/FIBU auflaufend" und nur bei direkter Verbuchung in die Fibu zur Verfügung. Sobald die Rechnung auf diese Weise geöffnet wurde, bleibt sie im Bearbeitungsmodus und es stehen Ihnen zwei weitere Funktionen mittels rechter Maustaste zur Verfügung:  Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchenWenn die Rechnung bearbeitet und gespeichert wurde, kann man diese mittels rechter Maustaste und der Funktion "Nachbearbeitete Rechnung erneut verbuchen" die Rechnung erneut verbuchen lassen. Die Rechnung wird mit dem neuen Betrag verbucht und die Originalrechnung storniert. Der Workflowstatus bleibt unverändert. Wurde zu dieser TR bereits eine SR erfasst, so kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Bei der erneuten Verbuchung kann die Rechnung auch in das Folgejahr verbucht werden. Wird in die gleiche FIBU verbucht, wird geprüft, ob die Eingangsrechnung bereits ins Folgejahr verbucht wurde.  Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen) Um Rechnungen, bei denen sich im Nachhinein herausstellt, dass doch keine Änderung erforderlich ist, nicht erneut verbuchen zu müssen, wurde die Funktion "Nachbearbeitete Rechnung schließen (ohne verbuchen)" geschaffen. Dabei wird geprüft, ob die Rechnungsdaten mit der bereits verbuchten Rechnung übereinstimmen, und die Rechnung wird wieder geschlossen. |
