Checkliste - Zeilenverrechnung analysieren

Dieses Hilfedokument soll als Hilfsmittel dienen, wenn es im Zuge der Zeilenverrechnung zu Fällen kommt, wo Lohnabrechnungen und/oder Buchungszeilen über die Schnittstelle Zeilenverrechnung nicht bzw. nicht in der erwarteten Anzahl übernommen werden.

Diese Checkliste ist als Step-by-Step-Anleitung zu betrachten, die genau beschreibt, was zu kontrollieren ist, wenn einer der folgenden Umstände vorliegt:

Eine genaue Anleitung und Beschreibung des gesamten Ablaufs finden Sie in den Themendokumentationen Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen, Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen und Zeilen aus BMD 5.5 Fibu oder Lohn ermitteln.

Folgende Schritte sind auszuführen, wenn keine Buchungszeilen/Lohnabrechnungen aus NTCS übernommen werden:

Im ersten Schritt ist zu kontrollieren, ob wirklich keine Buchungszeilen/Lohnabrechnungen übernommen worden sind, denn theoretisch könnten diese bereits von einem anderen Anwender importiert worden sein.

Dazu starten Sie die Leistungsübersicht und führen eine Kontrolle der Barauslagen durch. Stellen Sie dazu die Combobox im rechten oberen Fensterbereich auf "Barauslagen" und filtern Sie nach dem betroffenen Bezugsjahr (BJ) und Bezugsmonat (BM). Zusätzlich kann der betroffene Kunde in den Einstiegsfeldern befüllt werden.

Achtung! 

Auch ein Rechnungsempfänger kann Thema sein, denn dann werden die Barauslagen nicht für Rechnungen unter dem Kunden, sondern unter dem Rechnungsempfänger aufbereitet! Sollte das der Fall sein, so ist dieser Aspekt zu berücksichtigen.

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Anschließend sind die Stammdaten des betroffenen Kunden zu kontrollieren:

Die Felder "Verrechnung Fibu" bzw. "Verrechnung Lohn" müssen für eine Übernahme auf eine der folgenden Optionen gestellt sein - je nachdem, ob eine Bewertung mit Verrechnungspreisen und eventuell vorhandenen Selbstkostenpreisen oder keine Bewertung mit Verrechnungspreisen gewünscht ist: "Ja", "Ja, ohne Bewertung", "Ja (NTCS + BMD 5.5)" oder "Ja, Ohne Bewertung (NTCS + BMD 5.5)". Ansonsten wird der Kunde für die Übernahme nicht berücksichtigt!

Es ist unbedingt nötig, dass der Kunde einer Kundenfirma zugeordnet ist! Dazu kontrollieren Sie am Kundenstamm im Feld "Entspricht Firma", ob die korrekte Kundenfirma eingetragen ist. 

In den Stammdaten der Kundenfirma müssen folgende Felder überprüft werden:

Im Firmenstamm der Kundenfirma (Lohnfirma) müssen die Felder 294 "Datenbestand Lohn" und 295 "Aktuelles Lohnjahr" befüllt sein, da nur aus Firmen mit gültigem Lohnjahr und Datenbestand Lohnabrechnungen übergeleitet werden.

Im Kundenstamm der Kundenfirma darf das Feld 415 "Testfirma" nicht gesetzt sein, wenn Buchungszeilen aus dieser FIBU übergeleitet werden sollen.

Weiters werden nur Buchungszeilen aus einer FIBU übergeleitet, wenn in den Stammdaten der FIBU das Feld 144 "LEA-Zeilenverrechnung" aktiv ist!

Hinweis 

Dieses Feld ist grundsätzlich automatisch aktiv, wenn eine neue Fibu angelegt wird. Es ist jedoch inaktiv, wenn für ein Jahr eine zusätzliche Fibu angelegt wird und die dabei auftretende Abfrage mit "Buchungszeilen für diese FIBU NICHT verrechnen" bestätigt wurde. Motiv der automatischen Abfrage ist, dass diese zweite Fibu rein zu Testzwecken dienen könnte. Außerdem ist es bei einer Fibu automatisch inaktiv, wenn die Jahresübernahme von einer Fibu durchgeführt worden ist, bei der das Feld "LEA-Zeilenverrechnung" auch inaktiv gewesen ist. Seitenanfang

Anschließend muss eine entsprechende Kontrolle im Programmpunkt Zeilenverrechnung vorgenommen werden.

Sollen Buchungszeilen und Lohnabrechnungen übernommen werden, so muss auch beides im Zuge der Übernahme angehakt sein:

Beim LEA Parameter Zeitraum zur Ermittlung von Buchungszeilen soll überprüft werden, ob dieser bis zu jenem Bezugsjahr/Bezugsmonat zurückweist, ab dem Daten übernommen werden sollen.

Eine weitere mögliche Fehlerquelle ist der Ermittlungszeitraum, der unter Umständen nicht richtig eingestellt ist. VOR dem in den LEA Parametern Buchungszeilen ermitteln ab (Jahr) und Buchungszeilen ermitteln ab (Monat) eingestellten Ermittlungsstart werden keine Buchungszeilen übernommen.

Im LEA Parameter Benutzersperren gibt es die Möglichkeit, bestimmte NTCS User von der Übernahme der Zeilenverrechnung auszunehmen. (Typisches Beispiel: User, der für einen Kunden angelegt worden ist, welcher selbst in der Datenbank des Steuerberaters bucht.) Die Hinterlegung eines Users sperrt alle Buchungszeilen, welche von diesem User gebucht worden sind, für die Zeilenübernahme.

Folgende LEA Parameter können Sie direkt unter dem Punkt "Lohn" setzen:

Beim LEA Parameter Zeitraum zur Ermittlung von Lohnabrechnungen soll überprüft werden, ob dieser bis zu jenem Bezugsjahr/Bezugsmonat zurückweist, ab dem Daten übernommen werden sollen.

Eine weitere mögliche Fehlerquelle ist der Ermittlungszeitraum, der unter Umständen nicht richtig eingestellt ist. VOR dem in den LEA Parametern Lohnabrechnungen ermitteln ab (Jahr) und Lohnabrechnungen ermitteln ab (Monat) eingestellten Ermittlungsstart werden keine Lohnabrechnungen übernommen.

Eine Analyse der Daten aus NTCS ist über die Funktion "Zeilenverrechnungsdaten analysieren" möglich (direkt im Menü der Zeilenverrechnung aufrufbar). Im Fenster Zeilenverrechnungsdaten analysieren ist mit einem Blick auf den Reiter "Kundenbezogene Daten" ersichtlich, wenn bestimmte Stammdaten fehlen oder nicht korrekt eingegeben worden sind. Auf den weiteren Reitern "NTCS Fibu" und "NTCS Lohn" werden jene Daten angezeigt, welche das Programm zum aktuellen Zeitpunkt ermitteln würde bzw. bereits durch durchgeführte Übernahmen ermittelt hat.

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Sollten dennoch keine Lohnabrechnungen übernommen werden, ist noch zu kontrollieren, ob die Abrechnungen der Dienstnehmer des Kunden überhaupt "abgerechnet" oder "endverspeichert" sind. Haben die Abrechnungen einen anderen Status, so werden sie nicht bei der Zeilenübernahme berücksichtigt.

Dies kann grundsätzlich je Dienstnehmer im Fenster Dienstnehmerstamm geprüft werden. Durch die Abrechnung wird bei den jeweiligen Mitarbeitern der Abrechnungsstatus auf "L" für "abgerechnet" umgestellt. In weiterer Folge wird durch die Endverspeicherung bei den jeweiligen Mitarbeitern der Abrechnungsstatus auf "F" für "endverspeichert" umgestellt. Im Einstiegsfeld ist die Lohnfirma des betreffenden Kunden einzutragen, damit die Dienstnehmer angezeigt werden:



Eine schnelle Gesamtübersicht über relevante Lohnabrechnungen erhält man auch im Fenster Abrechnungsstatistiken ansehen. Dort ist ersichtlich, wie viele Lohnabrechnungen je Lohnfirma und Abrechnungsmonat abgerechnet/endverspeichert worden sind. Diese Zahlen werden auch für die Zeilenübernahme verwendet.

Eine Hilfestellung dazu finden Sie in der Themendokumentation Lohnabrechnungen über LEA weiterverrechnen - siehe Kapitel Datenvergleich LEA und LOHN.

Eine Gesamtübersicht über relevante Buchungen erhält man im Fenster Journal. Dort ist ersichtlich, wie viele Buchungen je FIBU und Buchungsmonat gebucht worden sind. Um auf die relevante Zahl an Buchungen zu kommen, ist eine genaue Filterung entsprechend der getätigten LEA Parameter durchzuführen und die Combobox rechts oben auf die relevante Option zu stellen. Da es hier eine Vielzahl von möglichen Kombinationen gibt, kann an dieser Stelle keine exakte Filtervorlage vorgelegt werden. Es existieren allerdings Hilfestellungen in der Themendokumentation Buchungszeilen über LEA weiterverrechnen, die Sie sich als Beispiel ansehen können – siehe Kapitel Datenvergleich zwischen LEA und FIBU.

Folgende Schritte sind auszuführen, wenn keine Buchungszeilen/Lohnabrechnungen aus BMD 5.5 übernommen werden:

Im ersten Schritt ist zu kontrollieren, ob wirklich keine Buchungszeilen/Lohnabrechnungen übernommen worden sind, denn theoretisch könnten diese bereits von einem anderen Anwender importiert worden sein.

Dazu starten Sie die Leistungsübersicht und führen eine Kontrolle der Barauslagen durch. Stellen Sie dazu die Combobox im rechten oberen Fensterbereich auf "Barauslagen" und filtern Sie nach dem betroffenen Bezugsjahr (BJ) und Bezugsmonat (BM). Zusätzlich kann der betroffene Kunde in den Einstiegsfeldern befüllt werden.

Achtung! 

Auch ein Rechnungsempfänger kann Thema sein, denn dann werden die Barauslagen nicht für Honorarnoten unter dem Kunden, sondern unter dem Rechnungsempfänger aufbereitet! Sollte das der Fall sein, so ist dieser Aspekt zu berücksichtigen.

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Anschließend sind die Stammdaten des betroffenen Kunden zu kontrollieren:

Die Felder "Verrechnung Fibu" bzw. "Verrechnung Lohn" müssen für eine Übernahme auf eine Option ungleich der Option "Nein" gestellt sein - je nachdem, ob eine Bewertung mit Verrechnungspreis und eventuell vorhandenem Selbstkostenpreis oder keine Bewertung mit dem Verrechnungspreis gewünscht ist. Ansonsten wird der Kunde für die Übernahme nicht berücksichtigt!

Die Standardwerte der Felder sind folgende:

Im Reiter "INFO01" muss für die Übernahme von Buchungszeilen das Feld "Fibu-Name" befüllt sein.

Im Reiter "INFO01" muss für die Übernahme von Lohnabrechnungen das Feld "Lohnklientennummer" befüllt sein. Weiters wird auch das Feld "Lohnverzeichnis" berücksichtigt, welches aber üblicherweise leer ist, da im Normalfall keine kundenspezifischen Lohnverzeichnisse geführt werden. Existiert aber berechtigterweise ein Eintrag, muss dieses Verzeichnis auch in den Lohnverzeichnissen in den Einstellungen 5.5 eingetragen sein. (Beispiel: Standardverzeichnis ist LV2022, aber der Kunde XY wird im Lohnverzeichnis LV2022A abgerechnet!)

Sowohl der Fibu-Name als auch die Lohnklientennummer entspricht in der Regel der NTCS Kundennummer. Weicht diese/r von der Kundennummer ab, ist zu hinterfragen, ob das beabsichtigt ist. Ist hier eine falsche Nummer (z. B. Ziffernsturz des Sachbearbeiters) eingetragen worden, werden die Lohnabrechnungen vom falschen Kunden importiert!

Außerdem ist hier noch das Feld "Sperrcode" (gilt für Buchungszeilen und Lohnabrechnungen) zu überprüfen - es muss die Option "Keine Sperre" aufweisen.

Wenn die Punkte 3.1. und 3.2. kontrolliert worden sind, muss in weiterer Folge direkt in BMD 5.5 gesucht werden. Hier ist im Programm "INT43" zu prüfen, ob überhaupt Buchungszeilen/Lohnabrechnungen für den Kunden im betroffenen Zeitraum angefallen sind.

Dafür muss beim Programmaufruf "int43" eingegeben werden und die Einstiegsfelder müssen mit der korrekten ILV-Datei befüllt sowie anschließend bestätigt werden. Auf der Hauptmaske ist Punkt "3 - Übersicht Zeilenverrechnung" zu wählen.

Im oberen Bereich der Maske ist das FIBU- und Lohnverzeichnis auswählen und zu bestätigen. Es sollten im Anschluss alle Kunden aufscheinen, für die gebucht bzw. abgerechnet worden ist. Fehlt hier der betreffende Kunde, kann man davon ausgehen, dass in der gewählten ILV-Datei für diesen Kunden noch nichts gebucht/abgerechnet worden ist.

Anschließend muss eine entsprechende Kontrolle im Programmpunkt Zeilenverrechnung vorgenommen werden.

Sollen Zeilen aus FIBU und Lohn übernommen werden, so muss auch beides im Zuge der Übernahme angehakt sein:

Über die Funktion "Allgemeine Einstellungen (5.5)" (unter "Extras") gelangen Sie in das Fenster Einstellungen 5.5. Hier soll überprüft werden, ob jene Fibu-Verzeichnisse und/oder Lohn-Verzeichnisse auf den jeweiligen Reitern eingetragen sind, aus denen Daten übernommen werden sollen.

Zu beachten ist, dass es durchaus reicht, nur z. B. bh23 und lv23 (also ohne gesamten Pfad) einzutragen, da der gesamte Pfad selbstständig aufgrund des in den TOOLS Parametern eingetragenen Datenverzeichnisses der BMD 5.5 zusammengesetzt wird. Gibt das Programm eine Warnung aus, ist das Verzeichnis tatsächlich nicht korrekt bzw. kann vom derzeit verwendeten PC nicht aufgefunden werden.

Eine weitere mögliche Fehlerquelle ist der Ermittlungszeitraum, der unter Umständen nicht richtig eingestellt ist. Beachten Sie: Dieser wird auch für Übernahmen aus BMD 5.5 berücksichtigt, obwohl die Einstellungen zum Ermittlungszeitraum in den LEA Parametern für die Übernahme aus NTCS angesiedelt sind. Die Kontrolle ist daher im Fenster LEA Parameter (Zeilenverrechnung) möglich, welches über "Extras" mit der Funktion "Allgemeine Einstellungen" gestartet wird.

VOR dem in den LEA Parametern Buchungszeilen ermitteln ab (Jahr) und Buchungszeilen ermitteln ab (Monat) eingestellten Ermittlungsstart werden keine Buchungszeilen übernommen.

Eine Analyse der Daten aus BMD 5.5 ist über die Funktion "Zeilenverrechnungsdaten analysieren" möglich (direkt im Menü der Zeilenverrechnung aufrufbar). Im Fenster Zeilenverrechnungsdaten analysieren ist auf einen Blick auf den Reitern "Allgemeine Daten" und "Kundenbezogene Daten" ersichtlich, wenn bestimmte Stammdaten fehlen oder nicht korrekt eingegeben worden sind. Auf den weiteren Reitern "BMD 5.5 Lohn" und "BMD 5.5 Fibu" werden jene Daten angezeigt, welche das Programm zum aktuellen Zeitpunkt ermitteln würde bzw. bereits durch durchgeführte Übernahmen in die NTCS übernommen hat.

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Weiters sind die Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung wichtig, damit überhaupt eine Übernahme erfolgen kann (d. h. kein Kostenfaktor = keine Übernahme). Eine Kontrolle kann direkt aus dem Fenster Zeilenverrechnung unter Funktionen → Kostenfaktoren erfolgen.

Zu beachten ist, dass es bei den Kostenfaktoren immer eine Rückfallebene auf den nächsthöheren Hauptknoten gibt. Beispielsweise braucht man nicht zwingend für Angestellte und Arbeiter separate Kostenfaktoren haben, sondern es reicht, wenn beim Hauptpunkt "Dienstnehmer" ein Kostenfaktor angelegt ist.

Ein Kostenfaktor muss zwingend einen Artikel enthalten und für diesen muss mindestens ein gültiger Verrechnungspreis hinterlegt sein. Selbstkostenpreise werden auch berücksichtigt, diese werden allerdings im Bereich der Artikelpreise nicht angezeigt. Bitte kontrollieren Sie in diesem Fall direkt im Fenster Artikelpreise, ob es für den Kunden einen speziellen Artikelpreis gibt oder ob eventuell ein Staffelpreis vorhanden ist.

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