Hintergrundinformationen: Artikelumlagen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.Überblick
Die Verwaltung der Artikelumlagen befindet sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Artikelumlagen.
Die Artikelumlage ist eine Verknüpfung ("Umlage") beliebiger Artikel mit beliebigen Tätigkeiten, mit der erreicht wird, dass an den Kunden fixe Preise (Verrechnungspreis pro Einheit) verrechnet werden können und dennoch Kostenwahrheit über den tatsächlichen Aufwand (Selbstkosten der tatsächlichen Tätigkeit) herrscht. Die Artikelumlage kann somit zur Kombination stundenbezogener Selbstkosten mit mengenbezogenen Fixhonoraren eingesetzt werden.
Die Artikelumlage lässt sich auch auf die Berücksichtigung von Projekten erweitern (siehe Kapitel Artikelumlage mit Projekt).
Für die tatsächliche Anwendung des Umlageverfahrens muss der LEA Parameter Umlage berechnen auf die Option "Ja" (bzw. auf die Option "Mit Projekt") gesetzt werden.
Für die Artikelumlage kann daher eingestellt werden, welcher Artikel auf welche Tätigkeit/en umgelegt und ob Bezugszeiträume bei der Berechnung der Umlage berücksichtigt werden sollen.
Die Artikelumlage muss über der LEA Parameter Umlage berechnen aktiviert werden, damit die Artikel laut den hier definierten Regeln auf die Tätigkeiten umgelegt werden.
In der NTCS kann jeder Artikel auf jede Tätigkeit umgelegt werden.
Folgende Regeln für die Artikelumlage können eingestellt werden:
- Welcher Artikel wird auf welche Tätigkeit(en) umgelegt?
- Sollen Bezugszeiträume bei der Berechnung der Umlage berücksichtigt werden?
- Für welche Kunden sollen abweichende bzw. keine Artikelumlagen berechnet werden?
Mit der Funktion Tätigkeiten zuordnen können im Fenster Artikelumlagen der markierten Artikelumlage mit den Pfeiltasten weitere Tätigkeiten für die Umlage zugeordnet werden. Für diese weiteren Tätigkeiten werden alle Einstellungen der bereits existierenden zugeordneten Tätigkeit übernommen. Passen Sie daher gegebenenfalls vor dem Bestätigen der Übernahme mit der Funktion "Bearbeiten" noch das Feld Umlage auf an. Dies kann auch nachträglich noch gemacht werden, indem das Fenster für diesen Zweck erneut geöffnet wird. Zugeordnete Tätigkeiten können über diese Funktion mit den Pfeiltasten auch wieder entfernt werden, wenn diese nicht mehr in die Artikelumlage einfließen sollen.
Die Regeln der Artikelumlage werden hier eingestellt, die Umlage selbst wird beim Honorarnoten aufbereiten oder auch bei der Funktion Honorarnote neu erstellen in der Rechnungsbearbeitung angewendet.
Beispiel Fahrtpauschale
 | Ausgangssituation: Durch eine Dienstfahrt zum Kunden ist der Artikel "Fahrtpauschale" zu verrechnen, der mit € 60,- pro Fahrt verrechnet werden soll. Reine Fahrtzeit (hin und retour) beträgt 3,5 Stunden, diese ist für die Leistungserfassung mit der Leistung "Dienstfahrt" zu erfassen. (Der Verrechnungssatz für die Tätigkeit "Dienstfahrt" liegt bei € 160,-, der interne Stundensatz liegt bei € 50,80.) In der Leistungserfassung werden somit beide Positionen erfasst – diese kommen auch beide in die Honorarnote. Dem Kunden soll aber nur die Fahrtpauschale in Höhe von € 120,- in Rechnung gestellt werden. Für die Statistik sollen trotzdem von der Tätigkeit die Selbstkosten in Höhe von € 177,80 bestehen bleiben. Auswirkung:
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Tipps und Hintergrundinformationen
Neuberechnung Artikelumlage
Die Artikelumlage selbst wird beim Honorarnoten aufbereiten angewendet. Für die Fakturierung bedeutet das: Sobald sich Daten ändern, die Auswirkungen auf die Umlageberechnung haben (also auf den Artikel, die Tätigkeit(en) und den Bezugszeitraum), erscheint eine Meldung, die Sie darüber entscheiden lässt, ob die Umlagen gemäß Umlagestammdaten neu gebildet werden müssen.
Die Prüfung erfolgt im Zuge der folgenden Funktionen:
- Umbuchung
- Ausbuchung
- Neue Leistung
- Neue Barauslage
- Offene Leistungen hinzufügen
- Ausbuchungen stornieren
- Ändern Bezugszeitraum
Wird bei oben angeführten Aktionen festgestellt, dass die markierte(n) Leistung(en) von einer definierten Umlage betroffen sind, wird in einer Meldung ausgegeben, dass sich in Ihrer Auswahl Leistungen befinden, die eine Artikelumlage auslösen könnten:
Bei Bestätigung mit der Schaltfläche "Umlagen neu erstellen" werden alle Umlagen aufgelöst und neu gebildet. Dabei wird für alle betroffenen Leistungen der Honorarbetrag sowie die Rechnungsgruppe als auch das Kennzeichen "Ausdruck Gruppe" neu ermittelt, so wie es auch bei einer Neuaufbereitung der Honorarnote der Fall wäre. Manuell erstellte Umlagen müssen gegebenenfalls neu gebildet werden.
Bei Bestätigung mit der Schaltfläche "Umlagen nicht berücksichtigen" werden die Umlagen nicht verändert - sie werden so belassen, wie sie vor Ausführen der Aktion waren bzw. auch nicht neu erstellt.
Prüfungen hinsichtlich Übereinstimmung des Bezugszeitraums
Artikelumlagen, die auf den Bezugszeitraum Rücksicht nehmen, vergleichen Bezugsjahr und Bezugsmonat von der erfassten Barauslage und von der erfassten Leistung. Folglich muss in diesem Fall bei Artikel und Tätigkeit die Eingabe vom Bezugszeitraum möglich sein, was im Artikel- und Tätigkeitsstamm im Feld Eingabe Bezugszeitraum entschieden wird.
Prüfungen gewährleisten, dass die getroffene Einstellung am Artikelstamm, am Tätigkeitsstamm und in der Umlageregel selbst stimmig ist.
- Beim Speichern einer Artikelumlage wird überprüft, ob die zuvor gewählte Einstellung im Feld Umlage auf passend hinsichtlich Artikelstamm/Tätigkeitsstamm eingestellt ist. Sowohl der Artikel, der umgelegt wird, als auch die Tätigkeit, auf die umgelegt wird, müssen passende Einstellungen im Feld Eingabe Bezugszeitraum aufweisen. Ist beispielsweise in der verwendeten Tätigkeit "Bezugsjahr muss eingegeben werden" gesetzt und die Artikelumlage auf "Tätigkeit, Bezugsjahr, Bezugsmonat" gestellt, erhalten Sie beim Speichern folgenden Hinweis:
"Die Bezugszeitraum-Einstellung "Bezugsjahr muss eingegeben werden" der Tätigkeit passt nicht eindeutig zur gewählten Umlageoption (Feld "Umlage auf") "Tätigkeit, Bezugsjahr, Bezugsmonat". Bitte passen Sie das Feld "Eingabe Bezugszeitraum" der Tätigkeit oder die Umlageoption entsprechend an."
- Ebenso wird eine Meldung ausgegeben, wenn Einstellungen, die Eingabe Bezugszeitraum betreffend, am Tätigkeiten- oder Artikelstamm verändert werden, die in einer oder mehreren Umlagen Verwendung finden. In diesem Fall erscheint der Hinweis:
"Die Bezugszeitraum-Einstellung dieses Artikels passt nicht eindeutig zu den gewählten Umlageoptionen (Feld "Umlage auf") der Artikelumlagen dieses Artikels. Bitte passen Sie das Feld "Eingabe Bezugszeitraum" des Artikels oder die Einstellung "Umlage auf" der betroffenen Artikelumlage(n) entsprechend an."
Somit ist bereits bei der Anlage der Artikelumlage sichergestellt, dass die Stammdaten diesbezüglich korrekt angelegt sind, Folgeprobleme vermieden werden und die Artikelumlage in der Rechnungsbearbeitung angewendet werden kann.
Ampelsystem in der Honorarnote
Man kann mithilfe der Artikelumlage in der Rechnungsbearbeitung sofort feststellen, ob der gültige Verrechnungspreis bezogen auf den Stundenaufwand der Mitarbeiter richtig kalkuliert ist, um die Kosten zu decken, indem man den Deckungsbeitrag II betrachtet. Ist dieser positiv, ist der Leistungsaufwand geringer als der verrechnete Honorarerlös.
Bei der Artikelumlage wird ein zusätzliches Ampelsystem zum Hinweis auf problematische Honorarpositionen aktiviert, wenn im Stamm des umgelegten Artikels die Kostenart "Zeilenverrechnung" und ein Fibu- oder Lohn-Zeilenverrechnungstyp hinterlegt ist. Die grüne Ampel 
zeigt an, dass die Abrechnung nach Menge * Stückpreis (Artikel) ein gleiches oder höheres Honorar ergibt als die Abrechnung nach Stunden * Verrechnungssatz (Tätigkeit). Die rote Ampel 
leuchtet auf, wenn die Alternativverrechnung nach Stunden ein höheres Honorar ergibt als durch die Normalverrechnung nach Menge erzielt wird – in diesem Fall wird eine Problemposition in der Rechnungsbearbeitung der Honorarnote angezeigt.
zeigt an, dass die Abrechnung nach Menge * Stückpreis (Artikel) ein gleiches oder höheres Honorar ergibt als die Abrechnung nach Stunden * Verrechnungssatz (Tätigkeit). Die rote Ampel leuchtet auf, wenn die Alternativverrechnung nach Stunden ein höheres Honorar ergibt als durch die Normalverrechnung nach Menge erzielt wird – in diesem Fall wird eine Problemposition in der Rechnungsbearbeitung der Honorarnote angezeigt.Eine noch detailliertere Aufschlüsselung ergibt die Zeilenauswertung in der Rechnungsbearbeitung, um auch in anderen Alternativhonorar-Berechnungen Vergleiche anzustellen.
Anzeige der Artikelumlage in der Honorarnote
Ein Artikel, der umgelegt wird, weist in der Rechnungsbearbeitung in der Spalte "Stunden" das Umlage-Symbol "Umlage" 
auf. Die Tätigkeit(en), auf die umgelegt wird, werden in derselben Spalte mit dem Pfeilsymbol "Pfeil" 
dargestellt.
auf. Die Tätigkeit(en), auf die umgelegt wird, werden in derselben Spalte mit dem Pfeilsymbol "Pfeil" dargestellt.Sollte die Artikelumlage aktiv sein, aber zum Artikel keine Tätigkeit (oder umgekehrt) in der Rechnungsbearbeitung der Honorarnote vorhanden sein, weist das Programm mit dem Symbol "Glühbirne" 
auf diese Unstimmigkeit hin.
auf diese Unstimmigkeit hin.Manuelle Umlage
Auch eine manuelle Artikelumlage ist möglich. In der Rechnungsbearbeitung gibt es dafür die Funktion Manuelle Umlage (Strg & E), welche für noch nicht umgelegte Barauslagen eine Auswahl aller Zeitleistungen der Honorarnote ermöglicht, auf welche umgelegt werden soll. Für die Zuordnung öffnet sich das Fenster Manuelle Umlage.
Die Funktion Umlagen auflösen (Strg & F) löst alle Umlagen der Honorarnote auf, auch solche, die im Zuge der Honorarnotenaufbereitung aufgrund aktiviertem LEA Parameter Umlage berechnen bzw. der Artikelumlagen-Stammdaten entstanden sind.
Artikelumlage mit Projekt
Wenn Sie Leistungen mit/nach Projekten abrechnen, können Sie entscheiden, ob die Umlagen der Honorarnote je Projekt gebildet werden sollen (oder wie im Standard vorgesehen nur je Kunde). Stellen Sie den LEA Parameter Umlage berechnen auf die Option "Mit Projekt", wird die Umlage nur gebildet, wenn das Projekt des Artikels mit dem Projekt der Tätigkeit übereinstimmt. Damit erreichen Sie, dass der Deckungsbeitrag je Leistung stimmt, auch wenn Sie mehrere Projekte in einer Honorarnote abrechnen.
Berücksichtigung von Artikelumlagen vor der Honorarnotenaufbereitung
Artikelumlagen werden erst im Zuge der Honorarnotenaufbereitung wirksam. Das bedeutet, dass im Normalfall erst ab diesem Zeitpunkt das Honorar aufgrund der Artikel berechnet und das Honorar der Tätigkeiten auf 0 gestellt wird (genauer: Das Honorar der Artikel wird auf das Honorar der Tätigkeit umgelegt).
Will man aber auch vor diesem Zeitpunkt über den Ausdruck von Auswertungen z. B. die offenen Leistungen mit dem Honorar sehen, das sich aufgrund der Artikelumlage ergibt, ist die Aktivierung des LEA Parameters Umlageleistungen mit 0 bewerten empfehlenswert. Mit aktiviertem Parameter werden beim Speichern der Leistung, unabhängig vom hinterlegten Stundensatz, Leistungen, die das Leistungskennzeichen Ist Sollzeitumlage = 1 aufweisen, mit 0 bewertet. Dieses Leistungskennzeichen erhalten alle Tätigkeiten (ebenfalls beim Speichern der Leistung), wenn für die Tätigkeit eine Artikelumlage eingestellt ist. Erfolgt die Fertigstellung der Leistung ausschließlich bei der Autorisierung, werden beide Vorgänge erst zu diesem Zeitpunkt durchgeführt.
Tätigkeiten, welche nicht (oder nicht für den Kunden) umgelegt werden, werden mit dem "normalen" Stundensatz bewertet.
Gruppenbildung aus Umlage-Stammdaten
Für nähere Informationen zum Thema "Gruppenbildung in Verbindung mit den Umlagen" beachten Sie bitte das Kapitel Bildung einer Gruppe in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Gruppenbildung.
