Hintergrundinformationen: Gruppenbildung
Grundlegende Informationen zur NTCS LEA finden Sie unter Erste Schritte.Überblick
Bei der Gruppenbildung handelt es sich um eine Beeinflussung des Honorarnotenausdrucks, indem verschiedene Leistungen über sogenannte "Gruppen" für den Rechnungsausdruck zusammengefasst und aufsummiert werden.
Nützlich ist das zum Beispiel, wenn man dem Kunden die Leistungen nicht wie üblich detalliert nach Tätigkeitsgruppen aufschlüsseln will, jedoch die nach Tätigkeitsgruppen getrennte Ansicht in der Rechnungsbearbeitung oder in den Auswertungen erhalten bleiben soll. Leistungen, welche man nicht gesondert drucken, sondern zusammenfassen möchte, müssen nur dieselbe Gruppe zugewiesen bekommen.
Die Gruppenbildung kann folglich auch mit der Abrechnung nach Pauschalen bzw. mit der Abrechnung von Artikelumlagen kombiniert werden: Unabhängig davon, wie viele Leistungen angefallen sind, der Kunde erhält auf der Rechnung eine Position mit einem Betrag ausgewiesen.
Somit ermöglicht es eine Gruppenbildung, die normale Reihenfolge des Andrucks von Tätigkeitsgruppen (bzw. anderer Rechnungsebenen) zu umgehen und statt der üblichen Texte eigene Gruppentexte anzudrucken.
Zu diesem Zweck gibt es eine Reihe von Einstellungen, Andruckvarianten und Programmabläufen, welche in diesem Spezialthema vorgestellt werden.
Beispiel
 | Dem Kunden soll auf der Honorarnote nicht explizit ausgewiesen werden, welche Tätigkeitsgruppen mit welchem Betrag verrechnet wurden, sondern ein Text und ein Honorarbetrag, der die beiden Positionen zusammenfasst. Die Ansicht der Rechnungsbearbeitung ergibt folgendes Bild:  Das würde vor Gruppenbildung folgenden Rechnungsausdruck ergeben:  Verwendet man nun die Gruppen, lassen sich beide Tätigkeitsgruppen und ihre Honorarbeträge für den Ausdruck zusammenfassen. Durch die Hinterlegung eines Gruppentextes kann auch ein beliebiger Text angedruckt werden:  Durch die Verwendung der Option "Ausdruck Gruppe" (= Druckersymbol) werden sowohl die Gruppe (bzw. der Gruppentext) als auch die Tätigkeitsgruppen zur Information angedruckt. Der Honorarbetrag wird nur in Summe ausgewiesen.  |
Die Möglichkeit, Gruppen zu bilden, besteht also aus der eigentlichen "Gruppennummer", die die Klammer für die Zusammenfassung bildet, und der Einstellung "Ausdruck Gruppe", die bei Aktivierung die üblichen Rechnungsebenen zusätzlich zur Gruppe andruckt. Zu der Gruppennummer kann optional noch ein Rechnungstext hinterlegt werden.
Hinweis
 | Das Gruppenband (und alle Bänder, die darunter kommen würden wie Tätigkeitsgruppenband, Tätigkeiten-/Artikelband usw.) kann nur angedruckt werden, wenn die Gruppensumme <> 0 ist. Ist die Gruppensumme 0, so scheint die Gruppe nicht am Ausdruck der Honorarnote auf. Beispiel
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Bildung einer Gruppe
Die Gruppenbildung wird in der Rechnungsbearbeitung oder im Leistungsdetail manuell vorgenommen. Sie kann allerdings auch bereits beim Aufbereiten der Honorarnote anhand Regeln in den Stammdaten vordefiniert und mitgegeben werden. Dies ist dann sinnvoll, wenn es sich immer oder großteils um dieselben Tätigkeiten, Artikel oder Tätigkeitsgruppen handelt, die zusammengefasst werden sollen.
Dazu ist zuerst der LEA Parameter Gruppenbildung zu setzen: Diese bestimmt, ob die Gruppennummer und die Einstellung Ausdruck Gruppe vom Tätigkeits- und Artikel-Stamm oder vom Tätigkeitsgruppen-Stamm ermittelt werden soll. Je nach Einstellung sind dann die Felder "Gruppennummer" und "Ausdruck Gruppe" im Tätigkeits- und Artikelstamm oder im Tätigkeitsgruppenstamm zu warten.
Wird eine Artikelumlage eingesetzt, um Tätigkeiten mit dem Honorar eines Artikels abzurechnen, kann auf dieser Umlage ebenfalls eine Gruppennummer hinterlegt werden. Die im Feld Rechnungsgruppe hinterlegte Gruppe und das im Feld Ausdruck Gruppe hinterlegte Kennzeichen überlagern die Gruppeneinstellungen aus dem Tätigkeits- und Artikelstamm oder im Tätigkeitsgruppenstamm.
Wird eine Pauschale eingesetzt, um mehrere unterschiedliche Tätigkeiten/Artikel/Tätigkeitsgruppen pauschal abzurechnen, kann dieser Pauschale ebenfalls eine Gruppennummer zugeordnet werden. Die im Feld Rechnungsgruppe hinterlegte Gruppe und die im Feld Ausdruck Gruppe hinterlegte Einstellung ("Ja" oder "Nein") überlagern allfällige andere Gruppennummern und Ausdruckseinstellungen (auch die der Artikelumlage).
Unabhängig davon, ob bereits eine Gruppennummer durch das Aufbereiten der Honorarnote in die Rechnungsbearbeitung gelangt ist oder nicht - hier kann die Gruppenbildung überarbeitet oder neu gesetzt werden.
Rechnungsbearbeitung mit Gruppe
Arbeitet man mit Gruppen, ist es sinnvoll, die Spalte "Gruppe" in die Rechnungsbearbeitung hinzuzufügen. Hier ist sowohl die Gruppennummer als auch das Druckersymbol auf einen Blick sichtbar.
Es ist auch möglich, nach dieser Gruppe zu sortieren. Dazu muss die Gruppennummer in die entsprechende Sortierung der LEA Parameter Summenfeld 1 bis Summenfeld 3 aufgenommen werden.
Unter Funktionen → Gruppenbildung (Funktionstaste G) wird das Gruppenbildungsfenster geöffnet. Dieses zeigt für alle Tätigkeitsgruppen, welche in dieser Honorarnote abgerechnet werden, alle getroffenen Einstellungen bzgl. der Gruppenbildung (siehe ausführlicher dazu auch Gruppenbildung).
Hinweis Tastenkombinationen
| Alternativ zur Bildung der Gruppen im Fenster "Gruppenbildung" können Sie die Gruppen auch direkt im Fenster Rechnung bearbeiten mit folgenden Tastenkombinationen bilden, falls Sie nicht extra das Fenster "Gruppenbildung" aufrufen möchten:
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Hinweis
| Wird mit einer automatischen Bildung von Gruppen anhand von Stammdaten (Pauschale, Artikelumlage, Tätigkeitsgruppe, Tätigkeit/Artikel) gearbeitet, so ist zu beachten, dass die Rechnungsgruppen durch die Bearbeitung der Rechnung laufend neu gebildet werden. Werden zusätzlich oder ausschließlich manuelle Gruppen gebildet, so sollte der LEA Parameter Gruppe beim Auflösen von Umlagen neu ermitteln auf "Nein" gestellt werden, damit das Programm nicht bei jeder strukturellen Änderung die manuell hinterlegten Gruppen verwirft. |
Ausdrucksgestaltung mit Gruppe
Allgemeines
Sobald eine Gruppennummer vergeben ist, wird für den Ausdruck das Band Gruppentext angesprochen (zur Gestaltung siehe Themendokumentation Honorarnoten drucken). In diesem Band wird üblicherweise der Rechnungstext der Gruppe und der aufsummierte Betrag der gesamten Gruppe gedruckt.
Zur Gestaltung des Gruppenrechnungstextes stehen die Gruppentexte zur Verfügung. Es wird genau jener Text für eine Gruppe herangezogen, der mit derselben Gruppennummer wie die Gruppe angelegt ist.
Ist das Band "Gruppentext" nicht aktiviert oder ist kein Gruppentext vorhanden, findet aufgrund der Gruppenbildung trotzdem eine Aufsummierung der Honorarbeträge statt. Der Andruck dieser Summe erfolgt in diesem Fall im Betragsfeld des Bandes der nächsten Rechnungsebene.
Ob die nächsten Rechnungsebenen bei Gruppenbildung überhaupt gedruckt werden, entscheidet das Programm anhand der Einstellung "Ausdruck Gruppe" (= "Druckersymbol"). Ist es bei den einzelnen Positionen vorhanden, werden die Bänder der nächsten Ebenen für diese Position angedruckt. Wenn nicht, werden die Bänder der nächsten Ebenen für diese Position unterdrückt. Unabhängig davon entfällt jedenfalls der Andruck der Nettosumme der einzelnen Positionen.
Falls gewünscht, kann der aufsummierte Betrag auch in Höhe der letzten Zeile der gesamten Gruppe angeführt werden. Mit der gesamten Gruppe ist das Band "Gruppentext" und alle Bänder der nächsten Rechnungsebenen gemeint. In diesem Fall ist der LEA Parameter Summe in letzter Zeile der Gruppenbildung zu aktivieren: Der Andruck findet im Betragsfeld des Bandes der letzten Rechnungsebene statt.
Das Band Gruppentextsumme (welches nur parametergesteuert über den LEA Parameter Summierungsebenen aktiv zur Verfügung steht) bietet eine Möglichkeit, am Ende einer Gruppe noch ein abschließendes Band mit einem Text und nochmaligem Andruck der Gruppensumme einzufügen. Die Summe wird in diesem Band jedoch nicht angedruckt, wenn die Summe in der nächsten Rechnungsebene angedruckt wird.
Somit lässt sich über die Gruppenbildung kombiniert mit den Rechnungstextbändern das Erscheinungsbild des Ausdrucks sehr flexibel steuern. Nachfolgend ein paar Verwendungsbeispiele mit den Motiven.
Verwendungsbeispiele / Motive
Zusammenfassung Honorarbetrag
Wenn kein zusammenfassender Gruppentext benötigt wird und man nur die Honorarpositionen einzeln angedruckt haben möchte, jedoch nur einen zusammengefassten Betrag ausweisen will, empfiehlt sich folgende Einstellung:
- Deaktivierung Gruppentextbänder (Anm. Es funktioniert grundsätzlich auch mit aktiven Gruppentextbändern, es ist jedoch nicht empfehlenswert - es kann in Einzelfällen an unerwünschten Stellen zum Andruck der Summe kommen.)
- Vergabe Gruppennummer mit Option "Ausdruck Gruppe"
- Es darf kein Gruppentext vorhanden sein
Zusammenfassung Honorarbetrag - Option "Nur Gesamtbetrag"
Siehe 4.2.1. allerdings soll gar kein Rechnungsbetrag, nur die Gesamtsumme ausgewiesen werden. Hier kann man sich mit folgender Einstellung behelfen:
- Statt keinen Gruppentext anzulegen, muss ein Gruppentext mit Leerzeichen angelegt werden
- Für die Optik sollte aus dem Gruppentextband "Gruppentext" das Währungs- und das Nettosummenfeld gelöscht werden.
Zusammenfassung Rechnungspositionen mit Überschrift
Wenn Rechnungspositionen mit einer Art Überschrift zusammen ausgewiesen werden sollen, empfiehlt sich folgende Einstellung:
- Aktivierung Gruppentextband "Gruppentext"
- Vergabe Gruppennummer mit Option "Ausdruck Gruppe"
- Es muss ein Gruppentext vorhanden sein
Zusammenfassung Rechnungspositionen mit Überschrift - Option "Mit Gruppentextsumme"
Siehe 4.2.3. zusätzlich soll die Gruppe auch mit einer Art Klammer und einem Endtext versehen werden. Hier empfiehlt sich zusätzlich folgende Einstellung:
- Aktivierung Gruppentextband "Gruppentextsumme"
- Für die Optik sollte aus dem Gruppentextband "Gruppentext" das Währungs- und das Nettosummenfeld gelöscht werden.
Zusammenfassung Rechnungspositionen mit Überschrift - Option "Summe in letzter Zeile der Gruppenbildung"
Siehe 4.2.3. aber die Summe soll nicht am Beginn, sondern am Ende der Gruppe ausgewiesen werden. Hier empfiehlt sich zusätzlich folgende Einstellung:
- Aktivierung LEA Parameter "Summe in letzter Zeile der Gruppenbildung"
- (Für die Optik sollte in diesem Fall ev. ohne Detaildruck der Leistungen gearbeitet werden.)
Zusammenfassung Rechnungspositionen durch Ersatztext
Wenn Honorarpositionen zusammengefasst werden sollen und statt den Honorarpositionen ein bestimmter Text angedruckt werden soll, empfiehlt sich folgende Einstellung:
- Aktivierung Gruppentextband
- Vergabe Gruppennummer ohne Option "Ausdruck Gruppe"
- Es muss ein Gruppentext vorhanden sein
Tipps und Hintergrundinformationen
Gruppenbildung in Auswertungen
In den Auswertungen kann über die Sortierspalte Gruppenbildung Spezial eine Sortierung von Leistungen mithilfe des Matchcodes jener Tätigkeitsgruppe erfolgen, welche die Eigenschaft "Ausdruck Gruppe" aktiviert hat.
Gruppenbildung in Stornorechnung
Der LEA Parameter Gruppennummer für Storno erleichtert die Erstellung eines Stornos, wenn je Honorarnote nur eine Gruppe angedruckt wird und kein weiterer Andruck der nächsten Ebene erfolgt. Dieser übergibt die eingetragene Gruppennummer auf die Stornorechnung, sodass die manuelle Nachbearbeitung der Stornorechnung entfällt.
 | Siehe auch: |