Neuanlage eines Klienten für Steuerberater
Diese Prozessdokumentation zeigt Ihnen einen möglichen Standardablauf, wie Sie als Steuerberater einen neuen Klienten anlegen.
Allgemeines
In dieser Prozessdokumentation wird ein möglicher Standardablauf zu folgender Frage beschrieben: "Wie kann ich einen Klienten anlegen und welche Schritte sollte ich dabei beachten?" Neben einer visuellen Darstellung des Standardablaufs finden Sie hier eine Beschreibung der einzelnen Schritte und einen Verlinkung auf entsprechende Themendokumentationen. Abschließend stehen Ihnen weiterführende Informationen in der Onlinehilfe bzw. Videos zur Verfügung.
Voraussetzungen
Welche Voraussetzungen notwendig sind, finden Sie im Dokument Erste Schritte (Paket CRM und DMS). Dort werden grundsätzliche Voraussetzungen für die Verwendung des Programmpakets beschrieben.
Überblick über den Ablauf
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, kann mit der tatsächlichen Neuanlage eines Klienten begonnen werden. Folgende Übersicht zeigt den Ablauf in grafischer Form. Klicken Sie auf die entsprechenden Kacheln, um zur jeweiligen Beschreibung zu springen.
Neuanlage eines Klienten
Der Standardablauf für die Neuanlage eines Klienten startet bei der Herstellung eines Erstkontakts. Ist der Kunde bereits gewonnen und der Kunde hat Ihr Angebot angenommen, springen Sie bitte direkt weiter zum Ablaufpunkt Anlage eines Kunden.
Erstkontakt/Anbahnung
Interessentenanlage und Stammdaten vervollständigen
Beginnen Sie damit, einen Interessenten anzulegen. Interessenten werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Kunden verwaltet. Stellen Sie in diesem Fenster über die Combobox rechts oben zuerst die entsprechende Personenart ein.
Starten Sie anschließend eine Neuanlage mit F5. Sollte der Interessent bereits angelegt sein, vervollständigen Sie an dieser Stelle ggf. dessen Stammdaten. Beachten Sie, dass es unter Umständen zu diesem Zeitpunkt noch nicht erforderlich ist, bereits alle Gesellschafter und Kontaktpersonen anzulegen. Zusätzliche Informationen zu den Funktionen rund um die Interessentenanlage finden Sie in der Hilfe zum Fenster Kunden.
Hinweis
 | Personenstammdaten können bequem über die Compass-Firmensuche geladen werden. Klicken Sie beim Feld "Nachname" auf das Compass-Symbol, um die Firmensuche zu starten. Die Funktionen zu Compass-Diensten erfordern eine eigene Lizenz. Alle Informationen zum Thema finden Sie in der Themendokumentation Compass-Realtime & -Finance. Einen kurzen Überblick über die Compass-Firmensuche erhalten Sie auch in folgendem Lernvideo:  Lernvideo: Wie arbeite ich mit der Compass-Firmensuche? |
Hinweis
| BMD stellt für die Neuanlage eines Klienten auch eine Standard-Checklistenvorlage zur Verfügung. Checklisten werden verwendet, um Tätigkeitsabfolgen in Form von Aufrufen verschiedener NTCS Funktionen übersichtlich darzustellen und deren Status zu dokumentieren. So können Arbeitsabläufe standardisiert und das Vergessen von Ablaufschritten vermieden werden. Die Vorlage "Vorlage Tätigkeiten neuer Klient" beinhaltet im Wesentlichen alle hier beschriebenen Abläufe. Hinterlegen Sie die Checklistenvorlage auf der Person, um den Prozess der Klientenneuanlage strukturiert und standardisiert zu bearbeiten. Details zur Verwendung von Checklisten finden Sie unter Checklistvorlagen. Folgendes Lernvideo gibt Ihnen ebenso einen Überblick: Lernvideo: Wie verwende ich Checklisten auf Personen? |
Vereinbarung und Fixierung eines Erstgesprächs
Dieser Punkt führt Sie in den Terminkalender, wo Sie einen Termin für ein Erstgespräch mit den betreffenden Mitarbeitern und dem Interessenten anlegen können. Öffnen Sie CRM → Termine → Terminkalender. Erstellen Sie mit F5 einen neuen Termin und ordnen Sie die entsprechenden Personen zu. Informationen zu den Funktionen rund um die Terminanlage finden Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.
Hinweis
| Mit dem Besprechungsprotokoll (CRM → Kommunikation → Besprechungsprotokolle) haben Sie die Möglichkeit, Besprechungen zu planen, durchzuführen und zu protokollieren. Sie können Aufgaben, Termine, Ressourcen, Einsätze, Teilnehmer und Dokumente der jeweiligen Besprechung zuteilen. Termine und Aufgaben, die im Zuge der Besprechung entstehen, werden direkt an die betreffende(n) Person(en) verteilt bzw. delegiert. |
Geldwäsche-Richtlinie
Sofern Sie dies zu diesem Zeitpunkt für erforderlich halten, können Sie die Prüfungen im Rahmen der Erfüllung der auftraggeberbezogenen Sorgfaltspflichten zur Geldwäsche-Richtlinie durchführen. NTCS bietet Ihnen Funktionen, um diese Prüfungen zu dokumentieren und zu überwachen.
Öffnen Sie Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen → Geldwäsche → Geldwäsche-Richtlinie. Informationen zur Anwendung finden Sie in der Hilfe zum Fenster Geldwäsche-Richtlinie.
Dokumente archivieren
Archivieren Sie die erforderlichen Unterlagen im DMS.
Für die Konfiguration und Anwendung des DMS stehen umfangreiche Themendokumentationen zur Verfügung. Informationen zur einfachen Anwendung der Menüfunktionen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenliste. Zusätzlich stehen Ihnen auch hilfreiche Lernvideos zur Verfügung. Unter anderem:
Angebot erstellen
Sie können den Standardbrief verwenden, um für den Interessenten ein Angebot zu erstellen.
Öffnen Sie CRM → Kommunikation → Standardbrief. Mit dem BMD NTCS Standardbrief können Einzelbriefe, Serienbriefe, E-Mails, aber auch Etiketten einfach erstellt werden. Dabei werden die Daten der Empfänger aus der Datenbank in die Briefe geladen. Unter der Verwendung von wiederverwendbaren Adressatenlisten können Sie Dokumente einzeln oder als Serienbriefe wahlweise ausdrucken, per E-Mail versenden und/oder im BMD DMS ablegen.
Für Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder besteht die Möglichkeit, eine Vorlagensammlung käuflich zu erwerben, die neben einem vorgefertigten Schreiben für ein Angebot für Steuerliche Betreuung auch Vorlagen für die verschiedensten Bereiche abdeckt:
- Buchhaltung
- Finanzamt
- Jahresabschluss
- Lohnverrechnung
- Sekretariat
Informationen zur Anwendung finden Sie in der Themendokumentation Standardbrief kurz und bündig oder in der Hilfe zum Fenster Standardbrief. Zusätzlich können Ihnen unter anderem folgende Lernvideos helfen:
Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Standardbrief?Anlage eines Kunden
War der Kunde bereits gewonnen und haben Sie den Prozess des Erstkontakts in dieser Dokumentation übersprungen, legen Sie an dieser Stelle im Kunden-Fenster (Stammdaten → Personen → Kunden) mit F5 einen neuen Kunden an. Alternativ stellen Sie den bereits existierenden Interessenten auf einen Kunden um.
Interessent auf einen Kunden umstellen
Sollte sich zu einem von Ihnen bereits angelegten Interessenten eine Geschäftsbeziehung entwickeln, wird aus Ihrem Interessenten ein Kunde. Diese Änderung lässt sich auch im Programm abbilden - Sie müssen die Person nicht neu anlegen.
Öffnen Sie dazu die Kundenliste und wechseln Sie in der Combobox rechts oben auf "Interessenten".
Selektieren Sie die betreffende Person. Im Fenstermenü finden Sie unter "Extras" die Funktion "Interessent auf Kunde umstellen". Wenn Sie das Umstellprogramm über diesen Kontext aufrufen, sind die Felder bereits überwiegend vorausgefüllt. Sie müssen lediglich eine Kundennummer aus dem entsprechenden Nummernkreis wählen und können die Umstellung starten.
Weitere Details und Hintergrundinformationen zum Umstellprogramm finden Sie in der Hilfe Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen.
Stammdaten des Kunden vervollständigen
Vervollständigen Sie die wichtigsten Personendaten des Kunden (z. B. Finanzamtsdaten, UID-Nummer etc.), um in der Folge alle gewünschten Programmfunktionen nutzen zu können. Wir empfehlen, zusätzlich an dieser Stelle schon einen Sachbearbeiter am Personenstamm zu hinterlegen. Dieser dient als Rückfallebene für automatisch erstellte Aufgaben, falls noch keine Zuständigkeiten erfasst worden sind.
Hinweis
| Personenstammdaten können bequem über die Compass-Firmensuche geladen werden. Klicken Sie beim Feld "Nachname" auf das Compass-Symbol, um die Firmensuche zu starten. Die Funktionen zu Compass-Diensten erfordern eine eigene Lizenz. Alle Informationen zum Thema finden Sie in der Themendokumentation Compass-Realtime & -Finance. Einen kurzen Überblick über die Compass-Firmensuche erhalten Sie auch in folgendem Lernvideo: Lernvideo: Wie arbeite ich mit der Compass-Firmensuche? |
Hinweis
| BMD stellt für die Neuanlage eines Klienten auch eine Standard-Checklistenvorlage zur Verfügung. Checklisten werden verwendet, um Tätigkeitsabfolgen in Form von Aufrufen verschiedener NTCS Funktionen übersichtlich darzustellen und deren Status zu dokumentieren. So können Arbeitsabläufe standardisiert und das Vergessen von Ablaufschritten vermieden werden. Die Vorlage "Vorlage Tätigkeiten neuer Klient" beinhaltet im Wesentlichen alle hier beschriebenen Abläufe. Hinterlegen Sie die Checklistenvorlage auf der Person, um den Prozess der Klientenneuanlage strukturiert und standardisiert zu bearbeiten. Details zur Verwendung von Checklisten finden Sie unter Checklistvorlagen. Folgendes Lernvideo gibt Ihnen ebenso einen Überblick: Lernvideo: Wie verwende ich Checklisten auf Personen? |
Mandantenfirma erstellen
Als Steuerberater benötigen Sie zu Ihrem Klienten eine Mandantenfirma. Abhängig von Ihren Einstellungen haben Sie womöglich bereits beim ersten Speichern des Kunden einen Dialog zur Firmenanlage erhalten. Haben Sie die Firma dabei schon erstellt, ist dieser Abschnitt für Sie schon erledigt. Die Erstellung der Mandantenfirma lässt sich aber auch nachträglich jederzeit in der Kundenliste starten: Funktionen → Sonderfunktionen → Firma erstellen.
Sie können dabei wählen, ob Sie für die Mandantenfirma auch gleich eine Fibu, einen Lohn und ein Mandantenarchiv erstellen möchten.
Alle Informationen zur Anlage einer Mandantenfirma finden Sie in der Dokumentation Firma/Fibu/Lohnfirma erstellen.
Zusätzlich können Sie sich folgendes Lernvideo ansehen:
Stammdatenupdate
Wenn Sie einen Kunden mit einer dazugehörigen Mandantenfirma angelegt haben, besteht die Möglichkeit, ein Stammdatenupdate vom Kundenstamm in den Firmenstamm zu aktivieren. Dadurch werden wichtige Felder aus den Kundenstammdaten bei der Neuanlage bzw. bei der Bearbeitung im Kundenstamm automatisch in die dazugehörigen Firmenstammdaten upgedatet. Alle Informationen zum Stammdatenupdate finden Sie in der Themendokumentation Update von Person auf Firma.
Geldwäsche-Richtlinie
Sofern Sie dies zu diesem Zeitpunkt für erforderlich halten, können Sie die Prüfungen im Rahmen der Erfüllung der auftraggeberbezogenen Sorgfaltspflichten zur Geldwäsche-Richtlinie durchführen. NTCS bietet Ihnen Funktionen, um diese Prüfungen zu dokumentieren und zu überwachen.
Öffnen Sie Stammdaten → Personen → Kunden → Funktionen → Geldwäsche → Geldwäsche-Richtlinie. Informationen zur Anwendung finden Sie in der Hilfe zum Fenster Geldwäsche-Richtlinie.
Wartung der Chronik
Möchten Sie zusätzliche Sonderinformationen zum Kunden erfassen, die in NTCS ständig verfügbar sein sollen, aber keinen Platz in den Kundenstammdaten finden (z. B. div. Vereinbarungen), verwenden Sie am besten die Chronik.
Tipps zum Umgang mit der Chronik:
- Bezeichnen Sie neue Informationen mit Benutzer und dem Tagesdatum.
- Löschen Sie alte Informationen nicht, sondern streichen Sie diese durch und kennzeichnen Sie den Grund dafür mit Datum + Benutzer.
Beachten Sie dazu folgendes Lernvideo:
Lernvideo: Wie führe ich die Chronik richtig?Standardbrief: Vollmachtserklärung
Sie können den Standardbrief verwenden, um für den Interessenten eine Vollmachtserklärung zu erstellen.
Öffnen Sie CRM → Kommunikation → Standardbrief. Mit dem BMD NTCS Standardbrief können Einzelbriefe, Serienbriefe, E-Mails, aber auch Etiketten einfach erstellt werden. Dabei werden die Daten der Empfänger aus der Datenbank in die Briefe geladen. Unter der Verwendung von wiederverwendbaren Adressatenlisten können Sie Dokumente einzeln oder als Serienbriefe wahlweise ausdrucken, per E-Mail versenden und/oder im BMD DMS ablegen.
Für Steuerberater und Wirtschaftstreuhänder besteht die Möglichkeit, eine Vorlagensammlung käuflich zu erwerben, die neben einer vorgefertigten Vollmachtserklärung auch Vorlagen für die verschiedensten Bereiche abdeckt:
- Buchhaltung
- Finanzamt
- Jahresabschluss
- Lohnverrechnung
- Sekretariat
Informationen zur Anwendung finden Sie in der Themendokumentation Standardbrief kurz und bündig oder in der Hilfe zum Fenster Standardbrief. Zusätzlich können Ihnen unter anderem folgende Lernvideos helfen:
Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Standardbrief?WiEReG-Auszug
Starten Sie die Abfrage eines WiEReG-Auszuges.
BMD stellt in NTCS eine Schnittstelle zum WiEReG-Webservice des Unternehmensserviceportals (USP) zur Verfügung. Zur Feststellung der wirtschaftlichen Eigentümer können in NTCS WiEReG-Auszüge als PDF aufgerufen werden. Sie finden die Menüfunktionen wie folgt:
- In der Kundenliste unter Funktionen → WiEReG → WiEReG-Auszug.
- In der Geldwäsche-Richtlinie unter Funktionen → Wirtschaftliche Eigentümer → WiEReG-Auszug.
- In der Bilanz-Checkliste (Abschluss-Navigator (Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität)) unter Mandatsmanagement-Vorbereitungen → Auftrags- und Mandatsmanagement → Mandantenstamm → WiEReG-Auszug.
Die Menüfunktionen zu WiEReG sind nur verfügbar, wenn als Betriebsland Österreich eingestellt ist.Hinweis
| Die Verwendung der WiEReG-Funktionen setzt im Sinne des Bundesgesetzes ein Einsichtsrecht in das Register als Verpflichteter gemäß § 9 WiEReG voraus! |
Tiefergehende Informationen zu den Funktionen rund um WiEReG finden Sie in der Themendokumentation Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG).
Insolvenzprüfung
Führen Sie für Ihren neuen Kunden eine Insolvenzprüfung durch.
Zu diesem Zweck steht Ihnen direkt in der NTCS Kundenliste eine Funktion zum Aufruf der Ediktsdatei der Republik Österreich zur Verfügung. Öffnen Sie Funktionen → Kontrolle → Edikte. Das Programm startet im NTCS Browser die Ediktsdatenbank des Justizministeriums und sucht dort nach der Firmenbuchnummer des Kunden.
Hinweis
| Für diese Prüfung muss bereits eine Firmenbuchnummer in den Kundenstammdaten hinterlegt sein. |
Sollten Sie über das Modul Compass-Finance verfügen, können Sie die Insolvenzen in der Kundenliste über die Funktion "Insolvenzmeldungen" neben Firmen auch für Gewerbe und Privatpersonen prüfen. Die täglichen Insolvenzmeldungen werden mit den eigenen Kunden- und Lieferantendaten verglichen. Die Insolvenzprüfungen können auch mit Kunden und Lieferanten von Mandanten erfolgen. Außerdem kann die Insolvenzprüfung manuell oder über Stapel gestartet werden. Die Compass-Insolvenzmeldungen finden Sie in der Kundenliste unter Funktionen → Compass → Insolvenzmeldungen.
Alle Informationen zu Compass-Insolvenzmeldungen finden Sie in der Themendokumentation Compass-Realtime & -Finance unter dem Punkt Insolvenzmeldungen.
Prüfung der UID-Nummer
Unternehmer sind angehalten, die Richtigkeit der UID-Nummern ihrer Geschäftspartner regelmäßig zu prüfen. Sie können die UID-Nummer Ihres neuen Kunden direkt in NTCS im Stufe-2-Verfahren prüfen. Klicken Sie dazu direkt im Kundenstamm beim Feld "UID-Nummer" auf das F8-Symbol 
. Im folgenden Fenster finden Sie unter "Funktionen" die Option "Prüfung UID-Nummer im Stufe-2-Verfahren".
. Im folgenden Fenster finden Sie unter "Funktionen" die Option "Prüfung UID-Nummer im Stufe-2-Verfahren".Je nach Arbeitsweise ist abzustimmen, bei welchen Aktionen eine Prüfung nach Stufe 2 durchgeführt werden soll. UID-Prüfungen können im CRM und in der FIBU durchgeführt werden, z. B. bei Personenanlage, manuell nach Bedarf, Import Buchungen, Kontenimport, Buchen, Rechnungsdruck). Somit können doppelte Prüfungen vermieden werden.
Es besteht auch die Möglichkeit, die UID-Nummern aller Personen in regelmäßigen Abständen automatisch über Stapel im Stufe-2-Verfahren zu prüfen.
Hinweis
| Wir bitten um Verständnis, dass wir keine Rechtsauskünfte dazu geben können, wie oft und in welchen Fällen eine UID-Prüfung durchzuführen ist. Auskünfte erhalten Sie gegebenenfalls bei der Kammer bzw. bei Ihrem Finanzamt. |
Beachten Sie dazu folgendes Lernvideo:
Alle Informationen zur UID-Prüfung in NTCS finden Sie unter Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern.
Dokumente archivieren
Fordern Sie fehlende Unterlagen vom Kunden ein (z. B. Steuererklärungen, Vorjahresabschlüsse etc.) und legen Sie diese im Mandantenarchiv (DMS) ab.
Hinweis
| Über das Modul Compass-Finance haben Sie Zugriff auf sämtliche Bilanzen der Vergangenheit, den Firmenreport und das Firmenorganigramm. Zusätzlich können Sie über die Urkundenliste sämtliche elektronischen Urkunden, die in der Firmenbuchdatenbank der Republik zu diesem Unternehmen verfügbar sind, abfragen. Folgende Urkunden können dabei enthalten sein:
Informationen zur Anwendung finden Sie in der Themendokumentation Compass-Realtime & -Finance unter den Punkten Bilanzen, Firmenreport, Firmenorganigramm und Urkundenliste. |
Zusätzliche Stammdaten
Erfassen Sie nun zusätzliche Stammdaten, die Sie für Ihre Tätigkeiten benötigen.
Kontaktpersonen
Hinterlegen Sie die weiteren Ansprechpersonen des Kunden unter den Kontaktpersonen. Alle Informationen zum Arbeiten mit Kontaktpersonen finden Sie in der Themendokumentation Kontaktpersonen.
Beachten Sie auch folgendes Lernvideo:
Hinweis
| Bei Kontaktpersonen kann zwischen zwei Arten unterschieden werden:
In der späteren Anwendung besteht zwischen diesen beiden Arten kein Unterschied. Vermeiden Sie daher, wenn möglich, die mehrfache Anlage von Personenstammdaten! Es empfiehlt sich, dass es sich bei einer Kontaktperson immer um eine natürliche Person handelt, da sie bei der Zugehörigkeit als direkte Ansprechperson dient, an die Sie sich wenden können. |
Hinterlegen Sie anschließend den Hauptansprechpartner des Kunden im Feld "Ansprechpartner" am Kundenstamm.
Gesellschafter
Hinterlegen Sie die Gesellschafter des Kunden. Vor der Neuanlage von Gesellschaftern sollten Sie überprüfen, ob die Personen schon als Gesellschafter bei anderen Firmen existieren.
Zur Erfassung von Gesellschaftern stehen Ihnen folgende Varianten zur Verfügung:
| Neue Gesellschafter anlegen |
Hinweis
| ||
| Bestehende Gesellschafter zuordnen | Verwenden Sie im Fenstermenü unter Funktionen → "Gesellschafter zuordnen", um der im Einstiegsfeld ausgewählten Kundennummer bestehende Gesellschafter anderer Kunden zuzuordnen. Sie erstellen damit eine weitere Beteiligung derselben Person. |
Im Anschluss müssen die Beteiligungsverhältnisse definiert werden.
BMD empfiehlt, Gesellschafter auch als Kunden zu führen, sobald Leistungen für diese erbracht werden (z. B. die Erstellung von Steuererklärungen).
Zuständigkeiten
Ordnen Sie die zuständigen Mitarbeiter für Quotenverwaltung/Jahresabschluss, Buchhaltung, Personalabrechnung etc. zu:
Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeiten nach Kunde
Informationen zum Arbeiten mit Zuständigkeiten erhalten Sie in folgendem Lernvideo:
Lernvideo: Wie arbeite ich mit Zuständigkeiten?Beachten Sie zusätzlich die Hilfe zum Fenster Zuständigkeiten nach Kunde.
Firmen- und FIBU-Stammdaten
Die Buchhaltung für den Klienten wurde normalerweise bereits im Zuge der Anlage der Mandantenfirma erstellt. Öffnen Sie im Paket FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten. Wählen Sie im Bereich "Firmen" die entsprechende Mandantenfirma. Im Anschluss sehen Sie im Bereich "Dazugehörige Buchhaltungen" die erstellte Buchhaltung. Ist der Bereich leer, starten Sie eine Neuanlage mit F5. Ist die benötigte Buchhaltung bereits vorhanden, vervollständigen Sie ggf. die Daten und nehmen Sie die benötigten Einstellungen vor.
Unterstützende Informationen finden Sie in der Themendokumentation Firmen- und FIBU-Stammdaten.
Lohnverrechnung
Die Lohnfirma für den Klienten wurde normalerweise bereits im Zuge der Anlage der Mandantenfirma erstellt. Informieren Sie den/die Lohnverrechner/in mittels einer Aufgabe, dass nun die ergänzenden Daten bezüglich Lohnverrechnung erfasst werden können.
Soll die Anlage erst zu einem späteren Zeitpunkt vorgenommen werden, kann dies im Paket LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen über die Funktion "Neuanlage (F5)" erfolgen.
Informationen zur Anlage einer Lohnfirma finden Sie unter Neuanlage Lohnfirma und in der Themendokumentation Lohnfirmen.
Leistungserfassung
Erfassen Sie kundenspezifische Daten für die Leistungserfassung (LEA).
Stundensätze: Kunden-Verrechnungssätze
Wurden individuelle Stundensätze vereinbart, können diese entsprechend im Paket LEA erfasst werden. Öffnen Sie Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise → Stundensätze.
Die Verrechnungssätze werden für die Berechnung des Honorars benötigt, das an die Klienten verrechnet wird.
Unter den Firmen-Verrechnungssätzen werden jene Stundensätze angelegt, die für den "Standard"-Kunden jener Firma gelten sollen. Unter den Kunden- und Kundenkonzern-Verrechnungssätzen können davon abweichende, nur für spezielle Kunden(konzerne) gültige Stundensätze angelegt werden. Weiters können für spezielle Projekte unter den Projekt-Stundensätzen eigens gültige Stundensätze hinterlegt werden.
Da Stundensätze unter Berücksichtigung von mehreren Rückfallebenen ermittelt werden und historisch geführt werden müssen, beachten Sie bitte folgende weiterführenden Links:
Beachten Sie folgendes Lernvideo zum Thema:
Lernvideo: Wie lege ich neue Stundensätze korrekt an?Zusätzliche Informationen finden Sie auch in der Hilfe zum Fenster Stundensätze.
Artikelpreise: Kunden-Verrechnungspreise und Kunden-Selbstkostenpreise
Wurden individuelle Artikelpreise vereinbart, können diese entsprechend im Paket LEA erfasst werden. Öffnen Sie Stammdaten → Stundensätze und Artikelpreise → Artikelpreise.
Zu den Artikelpreisen zählen die Verrechnungspreise sowie die Selbstkostenpreise. Beide Artikelpreisarten können klientenspezifisch angelegt werden. Die Verrechnungspreise legen fest, welcher Artikel zu welchem Preis an den Klienten verrechnet wird. Die Selbstkostenpreise bestimmen mit, in welcher Höhe Selbstkosten für einen bestimmten Artikel anfallen.
Unter den Firmen-Verrechnungspreisen werden jene Verrechnungspreise angelegt, die für den "Standard"-Kunden jener Firma gelten sollen. Unter den Kundenkonzern-Verrechnungspreisen und den Kunden-Verrechnungspreisen können davon abweichende, nur für spezielle Kunden(konzerne) gültige Verrechnungspreise angelegt werden. Weiters können für spezielle Projekte unter den Projekt-Verrechnungspreisen eigens gültige Verrechnungspreise hinterlegt werden.
Unter den Firmen-Selbstkostenpreisen werden bei Bedarf Selbstkostenpreise angelegt, die für den "Standard"-Kunden jener Firma gelten sollen. Unter den Kunden-Selbstkostenpreisen können davon abweichende, nur für spezielle Kunden gültige Selbstkostenpreise angelegt werden.
Da Artikelpreise unter Berücksichtigung von mehreren Rückfallebenen ermittelt werden und historisch geführt werden müssen, beachten Sie bitte folgende weiterführenden Links:
- Rückfallebenen für die Ermittlung von Verrechnungspreisen
- Rückfallebenen für die Ermittlung von Selbstkostenpreisen
- Historische Führung von Artikelpreisen
Zusätzliche Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Artikelpreise.
Honorar-Pauschalen anlegen
Wenn Pauschalen vereinbart wurden, können diese entsprechend im Paket LEA erfasst werden. Öffnen Sie Stammdaten → Honorarfaktoren → Pauschalen.
Neben Kundenpauschalen, die für bestimmte Klienten definiert werden, ist auch die Anlage von Projektpauschalen, die für spezielle Projekte gelten sollen, möglich.
Pauschalen sind Honorar-Berechnungsregeln, die vom Programm bereits beim Honorarnoten aufbereiten angewendet werden. Dadurch ist es möglich, unabhängig von der erfassten Leistung regelmäßige Fixbeträge für bestimmte Leistungen zu verrechnen. Der Pauschalbetrag wird dabei mit einem über den LEA Parameter Teiler bestimmbaren Teiler auf die Leistungen aufgeteilt.
Informationen zur Anlage und der Anwendung von Pauschalen lesen Sie in der Fensterhilfe Pauschalen.
Beachten Sie zusätzlich folgendes Lernvideo:
Teilrechnungen
Wurden mit dem Klienten Teilrechnungen vereinbart, kann dies entsprechend im Paket LEA erfasst werden. Öffnen Sie Stammdaten → Honorarfaktoren → Teilrechnungen.
Beachten Sie dabei die Hilfe zum Fenster Teilrechnungen.
Informationen zur Anlage und zur späteren Fakturierung der Teilrechungen finden Sie in der Themendokumentation Teilrechnung/Akonto/Zahlung (LEA).
Unterstützung finden Sie auch in folgendem Lernvideo:
Akonto
Wurden mit dem Klienten Akontos vereinbart, kann dies entsprechend im Paket LEA erfasst werden. Öffnen Sie Stammdaten → Honorarfaktoren → Akontos.
Beachten Sie dabei die Hilfe zum Fenster Akontos.
Informationen zur Anlage und zur späteren Fakturierung der Akontos finden Sie in der Themendokumentation Teilrechnung/Akonto/Zahlung (LEA).
Unterstützung finden Sie auch in folgendem Lernvideo:
Monatsrechnungen
Arbeiten Sie mit Monatsrechnungen, legen Sie im Paket LEA für den Klienten entsprechende Monatsrechnungsvorlagen an. Öffnen Sie Stammdaten → Honorarfaktoren → Monatsrechnungsvorlagen.
Beachten Sie dabei die Hilfe zum Fenster Monatsrechnungsvorlagen.
Informationen zur Anlage und zur späteren Fakturierung der Monatsrechnungen finden Sie in der Themendokumentation Monatsrechnungen.
Kanzleiverwaltung
Kontrollieren Sie die relevanten Punkte in der CRM Kanzleiverwaltung.
Quotenverwaltung
Steigen Sie in die Quotenverwaltung ein: Paket CRM → Kanzlei → Quotenverwaltung → Quotenverwaltung. In diesem Fenster werden Ihnen im Bereich "Quotenverwaltung" die Details zu den Quotenfällen angezeigt. Kontrollieren Sie, ob der Mandant nach dem erstmaligen Befüllen des Feldes "Steuerpflicht ab" bereits als Quotenfall aufscheint. Über "Quote erzeugen" können fehlende Quotenfälle ergänzt werden.
Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Quotenverwaltung.
Folgende Lernvideos stehen Ihnen unterstützend zur Verfügung:
Firmenbuchverwaltung
Steigen Sie in die Firmenbuchverwaltung ein: Paket CRM → Kanzlei → Firmenbuchverwaltung. Die Firmenbuchverwaltung dient der für Kapitalgesellschaften verpflichtenden Verwaltung der einzureichenden Bilanzen beim Firmenbuchgericht. Sie erzeugt und zeigt Ihnen die Fristen für die Einreichung von Bilanzen an.
Kontrollieren Sie in diesem Fenster, ob die nächste fällige Frist für die Bilanzeinreichung bereits erstellt ist. Über "Firmenbuchfristen erzeugen" können fehlende Fristen erstellt werden.
Details finden Sie in der Hilfe zum Fenster Firmenbuchverwaltung.
Folgende Lernvideos stehen Ihnen unterstützend zur Verfügung:
Klientenmonitoring
Steigen Sie in das Klientenmonitoring ein: Paket CRM → Kanzlei → Klientenmonitoring. Das Klientenmonitoring bietet einen aktuellen Status aller monatlichen Buchhaltungen/Lohnverrechnungen bzw. jährlichen Bilanzen und Wirtschaftsprüfungen.
Stellen Sie hier vergangene Monate, die nicht mehr relevant sind, gegebenenfalls auf "nicht notwendig".
Details finden Sie in der Themendokumentation Klientenmonitoring.
Prozess-Automatisierung
Optional kann der Prozess der Neuanlage eines Klienten auch in einem CRM Workflow abgebildet und damit automatisiert werden.
In folgenden Parametern können Sie einen Workflow hinterlegen, der automatisch bei der Neuanlage einer Person gestartet wird: Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow:
Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, der automatisch gestartet wird, wenn ein neu angelegter Kunde gespeichert wird. Der Workflow wird auch ausgelöst, wenn ...
Sie können damit verschiedenste nachgelagerte Aufgaben koordinieren, die von diversen Mitarbeitern abzuarbeiten sind. Detailinformationen zur Verwendung von Workflows lesen Sie in der Themendokumentation Workflow. | |
Hinterlegen Sie einen CRM Workflow, der automatisch gestartet wird, wenn ein neu angelegter Interessent gespeichert wird. Sie können damit verschiedenste nachgelagerte Aufgaben koordinieren, die von diversen Mitarbeitern abzuarbeiten sind. Detailinformationen zur Verwendung von Workflows lesen Sie in der Themendokumentation Workflow. |
Zusätzlich können Sie in der Kundenliste mit folgender Funktion einen Ad-hoc-Workflow zur selektierten Person starten: Funktionen → Workflow → Workflow starten.
Wie ein Workflow in diesem Kontext aussehen könnte, ist stark von den individuellen Bedürfnissen der Kanzlei abhängig.
Hinweis
| Folgende Darstellungen dienen als Beispiel und sind nicht zwangsläufig für Ihre Kanzlei passend. Gerne unterstützen wir Sie im Rahmen eines Fernwartungstermins bei der Erstellung und Einrichtung. |
Folgend finden Sie Beispiele für einen einfachen und einen komplexen Ablauf.
Beispiel
 | Einfacher Workflow:  |
Beispiel
| Komplexer Workflow:  |
Umfassende Informationen zu Workflows und deren Anwendung finden Sie in der Themendokumentation Workflow.
Weiterführende Informationen
Informationen in der Onlinehilfe
In der Onlinehilfe gibt es viele Informationen zu weiterführenden Themen rund um die Neuanlage von Klienten. Zum hier beschriebenen Prozess der Neuanlage eines Klienten stehen Ihnen folgende Dokumentationen zur Vertiefung zur Verfügung. Beachten Sie gegebenenfalls auch die Dokumentationen zu daran anknüpfenden Themen.
Personenstammdaten und Dokumente:
- Compass-Realtime & -Finance
- Checklistvorlagen
- Geldwäsche-Richtlinie
- Dokumentenliste
- Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen
- Firma/Fibu/Lohnfirma erstellen
- Update von Person auf Firma
- Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG)
- Prüfmöglichkeiten für UID-Nummern
- Zuständigkeiten nach Kunde
- Firmen- und FIBU-Stammdaten
- Lohnfirmen
Kommunikation:
Leistungserfassung:
Kanzleiverwaltung:
Automatisierung:
Lernvideos
Zum hier beschriebenen Prozess der Neuanlage eines Klienten stehen Ihnen folgende Lernvideos zur Vertiefung zur Verfügung. Beachten Sie gegebenenfalls auch die Lernvideos zu daran anknüpfenden Themen. Sie finden diese in der Clientsinfo bzw. über Verlinkungen in den jeweiligen Dokumentationen.
Personenstammdaten und Dokumente:
- Lernvideo: Wie hängen Kunden, Firmen und Firmengruppen zusammen?
- Lernvideo: Wie verwende ich Checklisten auf Personen?
- Lernvideo: Wie arbeite ich mit der Compass-Firmensuche?
- Lernvideo: Wie kann ich Kunden/Lieferanten aus anderen Firmen zeitsparend erfassen?
- Lernvideo: Wie verwende ich die Dublettenprüfung bzw. wie kann ich sichergehen, dass Kunden nicht mehrfach erfasst werden?
- Lernvideo: Wie kann ich Mandantenfirmen komfortabel aus dem Kundenstamm erstellen?
- Lernvideo: Wie führe ich die Chronik richtig?
- Lernvideo: Welche Wege bietet NTCS, um ein Dokument zu archivieren?
- Lernvideo: Wie kann man aus einem Dokument eine Aufgabe erzeugen?
- Lernvideo: Was sind Kontaktpersonen und wo erstelle ich diese?
- Lernvideo: Wie arbeite ich mit Zuständigkeiten?
- Lernvideo: Was ist die UID-Nummern-Prüfung Stufe 2 und wie starte ich diese?
Kommunikation:
- Lernvideo: Wie arbeite ich mit dem Standardbrief?
- Lernvideo: Wie erstelle ich eine Briefvorlage im Standardbrief?
Leistungserfassung:
- Lernvideo: Wie lege ich neue Stundensätze korrekt an?
- Lernvideo: Was ist eine Pauschale und wie hinterlege ich diese im Programm?
- Lernvideo: Wie kann ich Akontos oder Teilrechnungen und deren Schlussrechnungen ausstellen?
Kanzleiverwaltung:
- Lernvideo: Wie bekomme ich einen Kunden richtig in die Quote bzw. beende ich das Quotenverhältnis?
- Lernvideo: Was bedeutet quotenrelevant und welche Möglichkeiten bietet NTCS, damit zu arbeiten?
- Lernvideo: Wie kann ich in der Quotenverwaltung eigene Ausdrucke designen?
- Lernvideo: Wie funktioniert der Workflow zwischen Post, Frist und Quote?
- Lernvideo: Wie funktioniert die Firmenbuchverwaltung?
- Lernvideo: Wie kann ich in der Firmenbuchverwaltung eigene Ausdrucke designen?
FAQ
Häufige Fragen zum Thema finden Sie unter folgenden Links: