FAQ Quotenverwaltung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Warum wird für ausgeschiedene Kunden weiterhin ein Quotenfall erzeugt?
Es wurde das Stammdatenfeld "Steuerpflicht bis" nicht befüllt oder nicht korrekt befüllt.
Um dieses Feld richtigzustellen, öffnen Sie den Kunden unter Stammdaten → Personen → Kunden, wechseln Sie im gelben Menü oben unter "Ansicht" auf "Ausgeschiedene Personen" und filtern Sie nach dem Kunden.
Öffnen Sie diesen mit F6 zum Bearbeiten und geben Sie in das Feld "Steuerpflicht bis" das entsprechend korrekte Jahr ein.
Um dieses Feld richtigzustellen, öffnen Sie den Kunden unter Stammdaten → Personen → Kunden, wechseln Sie im gelben Menü oben unter "Ansicht" auf "Ausgeschiedene Personen" und filtern Sie nach dem Kunden.
Öffnen Sie diesen mit F6 zum Bearbeiten und geben Sie in das Feld "Steuerpflicht bis" das entsprechend korrekte Jahr ein.
Wie bringt man einen Kunden in die Quotenverwaltung bzw. wie verhindert man, dass ein Kunde in die Quotenverwaltung kommt?
Damit ein Kunde in die Quotenverwaltung gelangt, ist es grundsätzlich zwingend nötig, dass folgende Felder in den Stammdaten der Person befüllt sind:
- Finanzamt
- Steuernummer
- Steuerpflicht ab
Folgende Felder haben ebenfalls eine Auswirkung auf die Erzeugung des Quotenfalls:
- Quotenrelevant: Das Feld "Quotenrelevant" wird beim Eintragen des Feldes "Steuerpflicht ab" automatisch auf "Ja" gestellt, kann aber manuell auf eine der anderen Ausprägungen umgestellt werden. Es entscheidet, wie der Kunde in der Quotenverwaltung aufscheint und ob er als quotenrelevant gezählt wird. Sie haben hier zusätzlich zu "Ja" und "Nein" die Optionen "Ja - Feststellung" für quotenrelevante Mandanten mit Feststellungserklärung und "Nein - Pflichtveranlagung" für nicht quotenrelevante Mandanten, für die Sie eine Pflichtveranlagung einreichen.
- Steuerpflicht bis: Ist das Feld "Steuerpflicht bis" mit einem Jahr kleiner dem Quotenerzeugungsjahr befüllt, wird keine Quote für diese Person erzeugt!
- STB-Firma: Wenn Sie beispielsweise mehrere eigene Firmen haben, können Sie im Feld "STB-Firma" entscheiden, für welche eigene Firma die Quote erzeugt werden soll (auch für den Eintrag im Feld "Steuerliche Vertretung" in den Steuererklärungen ist dieses Feld entscheidend). Tragen Sie hier keine eigene Firma ein, wird jene Firma herangezogen, unter welcher der Kunde angelegt ist.
- Sachbearbeiter: Der Sachbearbeiter vom Kundenstamm kann per Parameter auf den Zuständigkeitsbereich 1 übergeben werden. Dieser befindet sich unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Update Sachbearbeiter.
Um den Sachbearbeiter auf die jeweiligen Quotenfälle zu bringen, ist die Hinterlegung des zuständigen Mitarbeiters im Zuständigkeitsbereich "1 - Quotenverwaltung" (für die Quotenverwaltung reserviert und sollte nicht umbenannt werden) beim jeweiligen Kunden notwendig: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zuständigkeiten → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Quotenfälle aktualisieren.
Automatische Anlage eines Kunden als Quotenfall
Es befindet sich unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Quotenverwaltung → Allgemeine Einstellungen ein Parameter namens "Automatische Neuanlage". Wenn dieser Parameter auf "Ja" steht, dann wird bei der erstmaligen Eingabe von "Steuerpflicht ab" der Kunde automatisch in der Quote angelegt.
Für diese automatische Anlage muss im Feld "Steuerpflicht ab" das aktuelle Quotenjahr eingegeben werden und der Kunde wird in diesem Jahr in der Quote angelegt. Wird ein Vorjahr eingegeben, so wird der Kunde einmalig in dieses Vorjahr in die Quote eingetragen, jedoch nicht automatisch in das aktuelle Quotenjahr. Falls dieser Parameter auf "Nein" steht, hat man mit der Funktion "Quote erzeugen" in der Quotenverwaltung jederzeit die Möglichkeit, Kunden als Quotenfall im ausgewählten Quotenjahr anzulegen.
Änderung des Finanzamtes bzw. der Steuernummer
Erfolgt eine Änderung in den Stammdaten der Person, ist es mittels Parameter (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemeine Einstellungen → Allgemein → Quotenfälle aktualisieren) möglich, eine geänderte FA/Steuernummer in die Quotenverwaltung upzudaten. Wenn Sie nun auf einer Person, die sich bereits in der Quote befindet, in den Stammdaten das Finanzamt oder die Steuernummer ändern, bekommen Sie folgende Abfrage:
In diesem Fenster können Sie das Abgabejahr festlegen, ab dem die Quotenfälle dieser Person aktualisiert werden sollen. Das heißt, geben Sie hier im Feld "Abgabejahr" das Jahr 2020 ein, wird der Quotenfall dieser Person für 2020 und alle Folgejahre aktualisiert, sofern dieser schon erzeugt worden ist.
Spezialfälle
1. Spezialfall Arbeitnehmerveranlagungen
Das Feld "Quotenrelevant" entscheidet darüber, ob der Kunde als quotenrelevant gezählt wird oder nicht. Das bedeutet, dass zwar ein Quotenfall für diesen Kunden erzeugt wird, dieser jedoch nicht als Quotenfall beim jeweiligen Finanzamt gerechnet wird. Dies verwendet man typischerweise, wenn man eine Arbeitnehmerveranlagung in der Quotenverwaltung zwecks Evidenzhaltung führen möchte. Der Quotenfall wird in der Quotenverwaltung mit einem roten Stopp-Symbol gekennzeichnet.
Sollte es sich bei der Arbeitnehmerveranlagung um eine Pflichtveranlagung handeln, haben Sie die Möglichkeit, dies durch die Ausprägung "Nein - Pflichtveranlagung" am Kundenstamm bzw. in der Quotenverwaltung zu kennzeichnen.
Mit dieser Ausprägung erhält der Quotenfall in der Quotenliste ein separates Kennzeichen (Paragraf + Rufzeichen). Sie können auch mit der entsprechenden Combobox nur nach Pflichtveranlagungen filtern. Weiters ist eine Pflichtveranlagungs-Quote in der Combobox-Auswahl "Nicht Quotenrelevante" und "Alle" enthalten.
2. Spezialfall Quotenfall verhindern
Um dezidiert zu verhindern, dass ein Kunde in die Quotenverwaltung kommt, kann man das Feld "Steuerpflicht ab" leer lassen. Somit wird dieser Klient nicht für die Erzeugung der Quoten herangezogen.
3. Spezialfall Steuernummer nicht bekannt
Falls Ihnen die Steuernummer eines Kunden noch nicht bekannt ist bzw. noch nicht übermittelt wurde, so reicht es auch, wenn nur das Feld "Finanzamt" befüllt wird. Der Quotenfall wird auch dann erzeugt, wenn keine Steuernummer vorhanden ist und ist bei Erhalt am Kundenstamm nachzuwarten.
Wie kann ein Kunde aus der aktuellen Quote entfernt werden bzw. wie ist das Feld "Steuerpflicht bis" im Kundenstamm zu verwenden?
Wird im Kundenstamm im Feld "Steuerpflicht bis" ein Wert der Vergangenheit eingegeben (z. B. 2020) und sind bereits aktuellere Quoten erzeugt worden (z. B. 2021), so wird folgende Meldung beim Speichern des Kunden angezeigt:
Bei "Ja" werden aktuelle Quotenfälle, die bereits erstellt worden sind, gelöscht. Bei "Nein" bleiben alle Quotenfälle in der Quotenverwaltung erhalten, obwohl der Kunde aktuell kein Quotenfall mehr wäre.
Auch beim Löschen eines Quotenfalls kommt eine Abfrage, ob das Feld "Steuerpflicht bis" aktualisiert werden soll.
Wählen Sie hier aus, ob die Quote gelöscht werden soll oder ob die Quote gelöscht werden soll und das Feld "Steuerpflicht bis" im Kundenstamm upgedatet werden soll.
Wie können alle Arbeitnehmerveranlagungen in einer Liste gewartet werden?
Um für Kunden eine Arbeitnehmerveranlagung in einer Liste zu verwalten, eignet sich die Quotenverwaltung ideal.
Die Stammdatenfelder "Finanzamt" und "Steuerpflicht ab" müssen am Kundenstamm befüllt sein und das Feld "Quotenrelevant" darf nur mit "Nein" oder, im Fall eine Pflichtveranlagung, mit "Nein - Pflichtveranlagung", befüllt sein, damit der Kunde nicht als Quotenfall in der Quotenliste mitgezählt wird.
Wenn Sie nun die Quote erzeugen, so scheint der Fall zwar auf, jedoch als "Nicht Quotenrelevant". Der Kunde kann in der Quotenliste mit "überwacht" werden, allerdings wird er nicht als Quotenfall gezählt und kann mittels Auswahl "Nicht Quotenrelevante" in der Combobox oben rechts gesondert verwaltet werden.
Mit dem Feld "Quotenrelevant" direkt am Quotenfall können Sie noch zusätzlich jene Kunden berücksichtigen, die zwar grundsätzlich zu Ihrer Quote zählen würden, allerdings in diesem bestimmten Jahr nicht dazugezählt werden dürfen.
Mit dem Feld "Quotenrelevant" direkt am Quotenfall können Sie noch zusätzlich jene Kunden berücksichtigen, die zwar grundsätzlich zu Ihrer Quote zählen würden, allerdings in diesem bestimmten Jahr nicht dazugezählt werden dürfen.
Wofür werden die Felder "Steuerpflicht ab" bzw. "Steuerpflicht bis" benötigt?
Die Befüllung des Feldes "Steuerpflicht ab" ist bei den Kunden notwendig, um eine Quote zu erzeugen.
"Steuerpflicht bis" ist das Ende der Steuerpflicht und darf nicht befüllt werden, solange der Kunde ein Quotenfall ist.
Zusätzlich sind diese beiden Felder für die Firmenbuchverwaltung maßgeblich, sofern der Parameter "Steuerpflicht ab/bis berücksichtigen" unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 13 Fristen → 2 Firmenbuch auf "1 – Ja" gestellt ist. Die Hinterlegung einer gültigen Finanzamtsnummer und einer gültigen Steuernummer ist in diesem Zusammenhang notwendig.
Wir empfehlen, vorwiegend Kunden in der Quotenverwaltung zu führen. Programmfunktionell wäre es möglich, mit denselben Einstellungen wie beim Kunden einen Gesellschafter als Quotenfall zu führen. Sollten Sie einen Gesellschafter führen wollen, so empfehlen wir, diesen zuerst als Kunden anzulegen und im Anschluss diesen Kunden als Quotenfall zu führen.
- "Steuerpflicht ab" bedeutet, dass ab diesem Jahr der Kunde als Quotenfall geführt wird.
- "Steuerpflicht bis" bedeutet, dass in dem hier ausgewählten Jahr der Kunde das letzte Mal in der Quote erzeugt wird.
 | Siehe auch: Bitte beachten Sie die Hilfe zum Fenster Quotenverwaltung. BMD empfiehlt rund um dieses Thema folgende Seminare:
Diese und noch weitere Seminare finden Sie unter www.bmd.com → Akademie → Seminarangebot → CRM & LEA bzw. WebAkademie CRM & LEA. |