Teilrechnung/Akonto/Zahlung (LEA)
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Überblick Abrechnungsvarianten der NTCS LEA.
Inhalt
Überblick
Neben der Abrechnung von Honoraren über "normale" Honorarnoten ist es in der NTCS LEA möglich, die Rechnungsarten Teilrechnung und/oder Akonto zu verwenden.
Dabei handelt es sich um gleichbleibende Beträge, die dem Kunden in Rechnung gestellt werden. "In Rechnung gestellt" bedeutet, dass der Kunde eine Rechnung mit dem vorgeschriebenen Betrag aus der LEA erhält. Die Leistungen selbst, welche für den Kunden erbracht wurden, werden zu diesem Zeitpunkt noch nicht verrechnet, sondern erst später in Form einer "Schlussrechnung" (= normale Honorarnote abzüglich Akonto und/oder Teilrechnung).
Damit kann erreicht werden, dass der Kunde regelmäßige Zahlungen in gleichbleibender Höhe leistet und diese dann vom Honorar lt. tatsächlichem Leistungsumfang abgezogen werden. Das ist der Vorteil gegenüber einer Pauschale - dafür spricht, dass am Ende des Abrechnungszeitraumes die tatsächlichen Leistungen mit den bereits bezahlten Teilbeträgen abgerechnet werden und der Kunde genau die Differenz schuldet. Es kann sich somit nicht herausstellen, dass der regelmäßig verrechnete Betrag zugunsten des Kunden zu niedrig angesetzt war.
Es gibt auch eine weitere Möglichkeit, eine Schlussrechnung, worin bereits erfolgte Zahlungen abgezogen werden, auszustellen. Bei dieser Form des Abzugs von Beträgen in einer Schlussrechnung hat es zuvor jedoch keine Rechnungen aus der LEA gegeben - es handelt sich hierbei also um bereits erfolgte Zahlungen ohne Rechnung.
Unterschiede Teilrechnung/Akonto/Zahlung
Der größte Unterschied zwischen Teilrechnung und Akonto besteht in der Verbuchung (Kontierung und Fälligkeit der Versteuerung) und der Erlöswirksamkeit. Die Begriffe "Teilrechnung" und "Akonto" sind in der LEA üblich, in der FIBU gilt das gleiche Vokabular für diese Rechnungsarten nicht! Die Zahlung wird hier nur zum Vergleichszweck angeführt.
Zahlung | |||
Motiv | Die Teilrechnung steht für eine Zwischenrechnung für eine abgeschlossene Leistung (z. B. Buchhaltung für einen best. Monat) mit Endabrechnung. Buchhalterisch wird diese Form auch Teilrechnung genannt (Ausnahme: Variante "Teilrechnung vor netto" stellt für die FIBU eine normale Rechnung dar) | Das Akonto kann für eine Teilrechnung für Leistungen im Laufe der Arbeit (z. B. Abschlussprüfung) verwendet werden bzw. wird diese eher typischerweise VOR Erbringung der Leistungen (als Anzahlungsrechnung) verwendet. Wobei die Leistungen erst endabgerechnet werden, wenn diese vollständig abgeschlossen sind. Buchhalterisch wird diese Form "Anzahlungsrechnung" genannt. Die BMD FIBU kennt diese auch als Ablauf "Teilrechnung". (Ausnahme: Variante mit Ablauf "Akontoforderung" = Spezieller Ablauf XAF-Storno) | Siehe Zahlung |
Rechnung wird ausgestellt | Ja (Teilrechnung) | Ja (Akonto) | Nein |
| Abzug erfolgt in Schlussrechnung | Ja | Ja | Ja |
Verbuchung: Kontierung und Versteuerung | Verbuchung wie eine "normale" Rechnung
| Separate Verbuchung
| Keine Auswirkung auf Verbuchung |
| Varianten | Die Teilrechnung kann von der Schlussrechnung so abgezogen werden, dass der Abzug nicht als eigene Position ersichtlich, sondern bereits beim Nettobetrag eingerechnet ist. Somit wird auch nur mehr der verminderte Betrag verbucht (es erfolgt kein Storno der Teilrechnung). | Es ist möglich, das Akonto sofort bei Zahlungseingang und nicht erst im Zuge der Schlussrechnung zu stornieren (Storno in Höhe der Zahlung). Dieser besondere Geschäftsfall ist in der NTCS FIBU als Ablauf Akontoforderung bekannt. (Der veraltete Ausdruck für diesen Geschäftsfall lautet "XAF-Storno" und stammt von dem Namen des Parameters, welcher in BMD 5.5 diesen Ablauf auslöste.) Dieser Ablauf wird dann verwendet, wenn mit dem Kunden Anzahlungen vereinbart wurden, um ...
In diesem Fall wird bei der Zahlung des Akontos diese in Höhe der Zahlung storniert, sodass nur mehr die Zahlung am Debitorenkonto stehen bleibt. Ein ev. nicht bezahlter Rest des Akontos wird im Zuge der Schlussrechnung storniert. Es wird somit auch nicht das Akonto, sondern die tatsächlich geleistete Zahlung zum geforderten Akonto in der Schlussrechnung abgezogen. | Siehe Zahlung |
| Betrag gilt in LEA Statistik als Erlös | Ja, der Betrag der Teilrechnung zählt ab dem Status "abgeschlossen" als Erlös. (Siehe Auswertungen mit Teilrechnung) | Nein, der Betrag des Akontos zählt nicht als Erlös (siehe Auswertungen mit Akonto). | Nein |
Einstellungen für Teilrechnung
Wenn mit Teilrechnungen gearbeitet werden soll, ist zuerst sicherzustellen, dass folgende zwei LEA Parameter wie im Standard vorgesehen aktiv sind:
- LEA Parameter Teilrechnungen: Dieser zeigt den Aufbereitungsmodus Teilrechnungen im Fenster Honorarnoten aufbereiten an.
- LEA Parameter Anzeige Teilrechnung in "Honorarnoten": Dieser blendet den Reiter Teilrechnungen im Fenster Honorarnoten ein.
Hinweis
 | Im weiteren Verlauf dieser Dokumentation werden ebenso die notwendigen Einstellungen für die Erstellung und Verbuchung der anschließenden Schlussrechnung mit Teilrechnungsabzug genau beschrieben. Bitte vergessen Sie nicht, auch diese entsprechend zu konfigurieren, bevor Sie die erste Teilrechnung erstellen (siehe Einstellungen für Schlussrechnung mit Teilrechnungsabzug). |
Artikel Teilrechnungen
Der Ausweis des Teilrechnungsbetrags in der Teilrechnung bzw. der Abzug des Teilrechnungsbetrags in der Schlussrechnung erfolgt programmtechnisch über einen Artikel.
Die Artikelfelder für diesen Teilrechnungsartikel sind je nach Zweck zu befüllen (siehe Artikel). Für folgende Felder gibt es jedoch spezielle Empfehlungen:
- Die Artikelnummer sollte außerhalb des üblich verwendeten Bereichs liegen (z. B. 99).
- Die Tätigkeitsgruppe bleibt in den meisten Fällen leer, da die Zuordnung zur Tätigkeitsgruppe entweder in den Stammdaten der Teilrechnungen oder direkt bei der Neuanlage der Teilrechnung erfolgt. Wird erst bei der manuellen Neuanlage der Teilrechnungsleistung im Fenster Teilrechnung entschieden, unter welcher Tätigkeitsgruppe der Artikel verrechnet werden soll, darf hier keine fixe Zuordnung zu einer Tätigkeitsgruppe erfolgen. Nur wenn der verwendete Artikel immer unter derselben Tätigkeitsgruppe verrechnet wird, kann letztere bereits fix im Artikelstamm hinterlegt werden.
LEA Parameter "Artikel Teilrechnungen"
Um sich die Eingabe des Teilrechnungsartikels bei manueller Neuanlage der Teilrechnung zu ersparen, kann der Artikel im LEA Parameter Artikel Teilrechnung hinterlegt werden. Damit wird der Artikel immer sofort im Neuanlagedialog der Teilrechnungsleistung im Feld "Artikel" vorgeschlagen. Weist dieser Artikel im Stamm auch eine Tätigkeitsgruppenzuordnung auf, wird auch die Tätigkeitsgruppe sofort im Neuanlagedialog ermittelt und im Feld "Tätigkeitsgruppe" eingetragen.
Rechnungsformular für Teilrechnung
Da die Teilrechnung üblicherweise einen leicht abgeänderten Text im Rechnungskopf des Honorarnotenformulars erfordert, ist es zweckmäßig, das normale Rechnungsformular zu kopieren, die Kopie umzubenennen und hier die Anpassungen vorzunehmen (Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare).
Das neue Rechnungsformular kann unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten den Ablaufarten "Teilrechnung" und "Teilrechnung Kontrollausdruck" hinterlegt werden. Im Übrigen empfiehlt es sich, sich beim Festlegen der anderen Felder an den Einstellungen der normalen Honorarnote bzw. deren Kontrollausdruck zu orientieren.
Einstellungen NTCS FIBU
Für eine korrekte Verbuchung der Teilrechnungen und der Schlussrechnungen in die Fibu ist es unbedingt notwendig, korrekte Teil- und Schlussrechnungsabläufe anzulegen und diese der LEA auch korrekt zuzuweisen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass diese JE Verrechnungsfirma (!) angelegt und zugewiesen werden müssen.
Weiters kontrollieren Sie bitte die Einstellungen bezüglich Anzahlungsautomatik am FIBU-Stamm Ihrer Verrechnungsfirmen.
Achtung!
 | Wurde bereits mit einer BMD 5.5 FIBU und Teilrechnungen gearbeitet, so beachten Sie beim Umstieg auf die NTCS FIBU bitte das Kapitel Übernahme FIBU 5.5 auf NTCS. |
Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs
Die Teil- und Schlussrechnungsabläufe werden in der FIBU unter Stammdaten → Buchungseinstellungen → Teil- und Schlussrechnungsabläufe verwaltet.
Für die Anlage selbst stehen Ihnen zwei Wege offen. Da der gebräuchlichste Teil- und Schlussrechnungsablauf bereits beim Import der Rechnungseinstellungen bei Inbetriebnahme der LEA mitimportiert und unter der Hauptfirma angelegt wird, kann es sein, dass der korrekte Teil- und Schlussrechnungsablauf bereits in Ihrer Programmumgebung vorhanden ist. Fehlt dieser, können Sie also entweder den Import der Rechnungseinstellungen nutzen (Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export →
Import → LEA) oder Sie legen den Teil- und Schlussrechnungsablauf manuell an. Für weitere Verrechnungsfirmen ist zwingend die manuelle Anlage notwendig.
Import → LEA) oder Sie legen den Teil- und Schlussrechnungsablauf manuell an. Für weitere Verrechnungsfirmen ist zwingend die manuelle Anlage notwendig.
Der Teil- und Schlussrechnungsablauf sollte - egal ob importiert oder manuell angelegt - wie folgt definiert sein:
- Ablaufnummer = 0
- Ablaufbezeichnung = LEA Akonto/Teilrechnung
- Rechnungsschema = LEA Akonto/Teilrechnung
- Auftragsdatum = Tag der Einrichtung
- Man. Auswahl bei SR = Ja (zwingend)
Das Rechnungsschema, welches für den Ablauf mitimport wird, hat folgende Einstellungen:
- Schemabezeichnung = LEA Akonto/Teilrechnung
- Art der Teilrechnung (FIBU) = Teilrechnungen
- Ablauf der Teilrechnung/Anzahlung = Auflaufend
- Versteuerungsart = Erst bei Bezahlung TR
Hinterlegung eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs
Vor dem Ausdruck der ersten Teilrechnung muss die zwingend die Hinterlegung der Nummer des Teil- und Schlussrechnungsablaufs im CRM Parameter Ablaufnummer je Verrechnungsfirma (!) erfolgen. Um mögliche Komplikationen oder manuelle Nachbearbeitungen zu vermeiden, sollte die Ablaufnummer "0" ebenfalls/zusätzlich unter den allgemeinen Einstellungen des Parameters hinterlegt werden. Den CRM Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Firmenbezogene Einstellungen / Allgemeine Einstellungen → LEA. (Nur im Modus Teilrechnung vor Nettosumme ist keine Hinterlegung nötig.)
Hinweis
| Fehlt die Hinterlegung, weist Sie das Programm im Zuge der Verbuchung in die Fibu mit der Meldung "Sie verbuchen eine Teilrechnung ohne Teil-/Schlussrechnungs-Ablauf [...]" auf diesen Umstand hin, unterbindet die Verbuchung der Teilrechnung aber nicht! Fehlt die firmenbezogene Hinterlegung der Ablaufnummer, greift das Programm auf die allgemeinen Einstellungen zurück. |
Anzahlungs-Automatik am FIBU-Stamm
Die Felder zur Anzahlungs-Automatik (AZ-Automatik) am FIBU-Stamm sollten passend eingestellt werden. Diese steuern, ob bei der Buchung einer Zahlung automatisch eine Anzahlungsbuchung (z. B. 2070/3292) lt. Hinterlegung in den Steuerkonten vom Programm durchgeführt wird.
- Für IST-Versteuerungsprinzip wird die AZ-Automatik nicht benötigt.
Das Feld 152 "AZ-Automatik bei IstSteuer" ist auf den Wert "AZ-Automatik nicht anwenden" zu setzen. - Für SOLL-Versteuerungsprinzip wird die AZ-Automatik nicht benötigt, da die Teilrechnungen bereits bei Rechnungslegung versteuert werden müssen.
Das Feld 131 "AZ-Automatik" ist auf den Wert "Bei allen TR/SR-Abläufen mit Versteuerung bei Bezahlung" zu setzen.
Achtung!
| In den Kontentabellen für die Teilrechnungen dürfen niemals die in den Steuerkonten verwendeten Konten für die Verbuchung von Teilrechnungen hinterlegt werden. Diese werden bereits von der AZ-Automatik verwendet und dürfen daher nicht auch aus der LEA bebucht werden. |
Erstellungsvarianten einer Teilrechnung
Manuelle Neuanlage
Die Teilrechnung kann im Fenster Honorarnoten am Reiter Teilrechnungen manuell mit der Funktionstaste F5 angelegt werden.
Im Regelfall muss nur der Rechnungsempfänger eingegeben werden.
Nach dem Speichern öffnet sich das Fenster Teilrechnung, damit die Details der Teilrechnungsleistung eingegeben werden können.
Zu vervollständigen sind zumindest folgende Felder:
Artikel | Jener Artikel, mit dem der Teilrechnungsbetrag verrechnet und ausgewiesen werden soll (siehe Artikel Teilrechnungen). Der Artikel kann auch automatisch vorgeschlagen werden (siehe LEA Parameter Artikel Teilrechnung). |
Tätigkeitsgruppe | Jene Tätigkeitsgruppe, unter welcher der Teilrechnungsbetrag verrechnet und ausgewiesen werden soll. Diese wird direkt vom Artikel ermittelt, wenn im Artikelstamm des Artikels bereits fix eine Tätigkeitsgruppe hinterlegt ist. Beachten Sie, dass von der gewählten Tätigkeitsgruppe auch die Einstellungen bezüglich einer etwaigen Gruppenbildung (also Ausdruck Gruppe und Gruppennummer) auf die Teilrechnungsleistung übergeben werden. |
Bezugsjahr / Bezugsmonat | Jener Bezugszeitraum, der auf der Teilrechnung angegeben werden soll. |
Honorar | Hier ist der Teilrechnungsbetrag einzugeben. |
Aufbereitung anhand angelegter Stammdaten
Eine Aufbereitungsautomatik ersetzt die manuelle Anlage, wenn die Teilrechnung periodisch gleichbleibend ausgestellt werden soll.
In diesem Fall kann unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Teilrechnungen ein Datensatz mit Informationen, für welchen Kunden in welcher Höhe und zu welchen Intervallen eine Teilrechnung zu erzeugen ist, angelegt werden.
Mit diesen Informationen kann im Fenster Honorarnoten aufbereiten mit dem Aufbereitungsmodus Teilrechnungen eine Teilrechnung erzeugt werden.
Diese steht anschließend im Fenster Honorarnoten am Reiter Teilrechnungen zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
Fakturierung Teilrechnung
Eine Rechnungsbearbeitung ist nicht nötig. Man sieht, die Teilrechnung selbst besteht nicht aus den bisher für den Kunden erbrachten Leistungen, sondern nur aus dem Datensatz mit dem Teilrechnungsartikel. Die Teilrechnung ist im Anschluss an die Erstellung wie die normale Rechnung mit Rechnungsnummer zu drucken, in die Fibu zu verbuchen und abzuschließen. Im Anschluss werden die Besonderheiten erläutert.
Die Teilrechnung gleicht im Wesentlichen der normalen Honorarnote, bis auf textliche Anpassungen im Formular. Es werden die Druckereinstellungen für Ablaufarten "Teilrechnung" bzw. "Teilrechnung Kontrollausdruck" herangezogen, für welche die passenden Formulare zu hinterlegen sind.
Es ist nicht möglich, für die Vergabe der Rechnungsnummer bei Teilrechnungen einen separaten Nummernkreis anzuwenden!
Verbuchung Teilrechnung
Die Teilrechnung wird im Normalfall wie eine normale Honorarnote kontiert und verbucht. Für die Versteuerung gelten dieselben Regeln wie bei einer normalen Honorarnote.
Beispiel (Ist-Versteuerer)
 | Verbuchung Teilrechnung auf Konto 4000 "Erlöse 20%" (Journalzeilen 85 bis 88)  Alle Buchungsbeispiele inklusive Zahlung sind hier aufzurufen. |
Falls gewünscht, ist es möglich, die Teilrechnung mit einer anderen Erlöskontentabelle zu versehen, indem man die entsprechende Erlöskontentabelle unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Kontentabellen anlegt und diese dann dem Fakturatyp "Teilrechnungen" unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fakturatypen im Feld "Erlöstabelle" hinterlegt. Diese Hinterlegung wird auch beim Storno der Teilrechnung im Zuge der Schlussrechnung berücksichtigt.
Einstellungen für Schlussrechnung mit Teilrechnungsabzug
Relevante FIBU Parameter
Der FIBU Parameter Storno der AZ-Automatikbuchungen regelt, wie Anzahlungsbuchungen (AZ) in der Fakturierung automatisch verarbeitet werden. Es kann entschieden werden, ob diese Buchungen entweder nur bis zur Höhe der Schlussrechnung oder komplett storniert werden.
Der FIBU Parameter Anzahl der VJ-FIBUs für Storno bei SR und Auswertung TR/SR ist notwendig, wenn TR/SR-Abläufe über mehr als 3 Jahre geführt werden. Der Parameter wird standardmäßig mit 2 (Jahren) ausgeliefert. Sollten diese Abläufe länger als zwei Jahre in Verwendung sein, ist eine manuelle Anpassung erforderlich. Dieser Parameter übersteuert das hinterlegte Auftragsdatum von Teil- und Schlussrechnungsabläufen.
LEA Parameter "Zahlungen/TR/AK ausweisen"
Auf der Honorarposition der Schlussrechnung existiert das Feld "Zahlungen ausweisen". Der Zweck dieses Feldes ist es, einzustellen, ob der Abzug der zugewiesenen Teilrechnungen in einer Zeile als Summe dargestellt werden soll, oder ob jede Teilrechnung für sich als eigene Zeile aufscheinen soll. Auch eine Kombination ist möglich. Um diese Einstellung bei Erstellung der Schlussrechnung nicht mehr manuell setzen zu müssen, kann im LEA Parameter Zahlungen/TR/AK ausweisen die passende Variante gewählt werden. Die Variante wird auf die Honorarposition übertragen. Eine manuelle Übersteuerung auf der Honorarposition bleibt weiterhin möglich, falls im Einzelfall eine andere Darstellung nötig ist.
Rechnungsformular
Im Rechnungsformular für die normale Rechnung sind, um den Abzug von Teilrechnungen sichtbar zu machen, folgende Bänder zu aktivieren bzw. mit den passenden Feldern zu versehen:
Dieses Band wird angedruckt, sobald Teilrechnungen zugeordnet sind. Hier könnte man beispielsweise eine Tabelle mit der Überschrift Netto (und bei Bedarf auch mit den Überschriften "USt" und "Brutto") einfügen. | |
Band Teilrechnung | Dieses Band wird angedruckt, sobald Teilrechnungen zugeordnet sind und das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition die Einstellung "Detailliert" oder "Detailliert mit Summe" aufweist. Hier wird im Normalfall die Tabelle mit den Feldern "Belegnummer", "Belegdatum" und "Nettobetrag" fortgeführt, sodass die Details zu den abzuziehenden Teilrechnungen Platz finden. |
| Band Summe Teilrechnungen/Akontos | Dieses Band wird angedruckt, sobald Teilrechnungen zugeordnet sind und das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition die Einstellung "In Summe" oder "Detailliert mit Summe" aufweist. Hier wird im Normalfall die Tabelle mit dem Feld "Nettosumme Teilrechnungen/Akontos" fortgeführt, sodass die abgezogenen Teilrechnungen in Summe angedruckt werden können. |
Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos und Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Teilrechnungen die nach Abzug verbliebene Nettosumme der Honorarnote auszuweisen. Ist ein Ausweis der Rest-Umsatzsteuer nicht nötig, kann das Band Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet und auf die anderen beiden Bänder verzichtet werden. In diesem Fall nutzen Sie das Band, um das "Gesamtsummen"-Band bei Honorarnoten mit Abzug von Teilrechnungen (textlich) anders zu gestalten als bei normalen Honorarnoten. | |
Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos und Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Teilrechnungen die nach Abzug verbliebene Umsatzsteuer auszuweisen. Das ist zumindest immer dann unbedingt notwendig, wenn in einer Schlussrechnung Teilrechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgezogen werden. | |
Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos und Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Teilrechnungen die nach dem Abzug verbliebene Bruttosumme der Honorarnote auszuweisen. Ist das Band nicht aktiviert bzw. ist das Band ohne Inhalt, wird stattdessen automatisch das Band "Gesamtsumme" verwendet. | |
Band Details Teilrechnung | Dieses Band wird angedruckt, sobald Teilrechnungen zugeordnet sind und es sich um eine XML-Rechnung handelt. Hier werden Steuerdetails zu in Schlussrechnungen abgezogenen Teilrechnungen dargestellt. Dies wird ausschließlich für XML-Rechnungen benötigt. |
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Honorarnotengestaltung.
Erstellung einer Schlussrechnung mit Teilrechnungsabzug
Um zur Schlussrechnung zu gelangen, werden im ersten Schritt die Leistungen normal zu einer Honorarnote aufbereitet. Sowohl im Fenster Honorarnoten als auch in der Rechnungsbearbeitung gibt es die Funktion Teilrechnungen zuordnen. Das Fenster Teilrechnungen zu Schlussrechnung zuordnen listet alle Teilrechnungen des Kunden, die bereits eine Belegnummer aufweisen und noch nicht schlussgerechnet sind. Aus dieser Liste kann nun ausgewählt werden, welche Teilrechnungen in dieser Honorarnote abgezogen werden sollen und welche diese somit zu einer Schlussrechnung machen.
Achtung!
| Wenn nach Geschäftsführung oder Abteilungsleitung fakturiert wird und die Notwendigkeit besteht, eine Teilrechnung eines abweichenden GF/AL zuzuordnen, besteht die Möglichkeit, über die Funktion "AL/GF der Schlussrechnung <-> Alle AL/GF" auf alle Teilrechnungen der GF/AL umzuschalten. |
In der Rechnungsbearbeitung ist die zugeordnete Teilrechnung sofort erkennbar. Da die Teilrechnung bereits als Erlös gilt, wird der Honorarbetrag der Honorarnote bereits in der Rechnungsbearbeitung um den Teilrechnungsbetrag vermindert dargestellt.
Im Fenster Honorarnoten wird in der Spalte TR/AK über ein Symbol erkenntlich gemacht, dass es sich um eine Schlussrechnung handelt.
Fakturierung Schlussrechnung
Die Schlussrechnung kann anschließend wie eine normale Honorarnote bearbeitet und abfakturiert werden.
Ausdruck Schlussrechnung
Die Schlussrechnung gleicht im Wesentlichen der normalen Honorarnote, bis auf die zusätzlichen Ebenen der Teilrechnung. Es werden auch die Druckereinstellungen für Ablaufarten "Honorarnote" bzw. "Honorarnote Kontrollausdruck" herangezogen.
Die Ebenen der Teilrechnung können parametergesteuert entweder vor oder nach der Nettosumme angedruckt werden. Entschieden wird das Programmverhalten mit dem LEA Parameter Abzug Akonto/Teilrechnung vor USt.
Verbuchung Schlussrechnung
Im Zuge der Verbuchung der Schlussrechnung werden die Honorare aufgrund der Leistungen normal auf die Erlöskonten gebucht. Gleichzeitig erfolgt auch ein Storno der Teilrechnungen.
Fortführung Beispiel (Ist-Versteuerer)
| Verbuchung Teilrechnung auf Konto 4000 "Erlöse 20%" (Journalzeilen 85 bis 88) Verbuchung Schlussrechnung auf Konto 4000 "Erlöse 20%" (Journalzeilen 89 bis 92) Automatisches Storno Teilrechnung (Journalzeilen 93 bis 96)  Auf die Verbuchung der Zahlungen wurde im Beispiel verzichtet. Alle Buchungsbeispiele inklusive Zahlung sind hier aufzurufen. |
Hinweis
| Da mit der NTCS FIBU und mit Teil- und Schlussrechnungsabläufen der Fibu gearbeitet wird, wird hier der FIBU Parameter "Belegdatum bei TR-Storno" (Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → TR/SR/AZ) berücksichtigt. Dieser steuert, ob das Belegdatum für das Storno von der ursprünglichen Teilrechnung oder von der Schlussrechnung übernommen wird. |
Variante - LEA Parameter "Abzug Teilrechnung"
Im Normalfall werden die Teilrechnungen - wie weiter oben angeführt - als eigenständige Positionen auf der Honorarnote im Anschluss an den Leistungsnachweis ausgewiesen. Als Variante ist es möglich, die Beträge der Leistungen bereits um die Teilrechnungen vermindert auszuweisen. In diesem Fall ergeben sich auch Auswirkungen auf die Verbuchung der Schlussrechnung, denn es findet kein Storno der Teilrechnungen, sondern ein Verbuchen der verminderten Beträge statt. Dazu muss der LEA Parameter Abzug Teilrechnung auf die Option "Vor Nettosumme" gestellt werden.
Beispiel
Die Teilrechnung in Höhe von € 100,00 wird von einer Rechnung mit Leistungen in Höhe von € 720,00 abgezogen.
Da der Andruck der Teilrechnungen direkt bei der Position der Leistungen erfolgen soll (= vor Nettosumme), scheint die Teilrechnung nicht eigens auf, wird jedoch bereits beim Honorar der Leistungen abgezogen.
Damit fällt auch das Stornieren der ursprünglichen Teilrechnung (Journalzeilen 32 bis 35) weg - bei der Schlussrechnung wird nur der Restbetrag verbucht (Journalzeilen 36 bis 39).
Variante - LEA Parameter "Abzug Akonto/Teilrechnung vor USt"
Mit dem LEA Parameter Abzug Akonto/Teilrechnung vor USt kann gesteuert werden, dass der Abzug bereits direkt nach der Summe der Nettopositionen der Leistungen, sprich vor der Umsatzsteuer, netto erfolgt.
Diese Einstellung wirkt nur auf den Ausdruck und nimmt keinen Einfluss auf die Verbuchung.
Achtung!
| Der LEA Parameter Ausdruck Teilrechnung vor Nettosumme wird vorrangig berücksichtigt. |
Auswertung mit Teilrechnung
Eine Teilrechnung gilt ab dem Status "abgeschlossen" in den LEA Auswertungen als Erlös.
Für die Auswertung der Teilrechnung selbst können die speziellen Spalten "Teilrechnung" (entspricht den Teilrechnungsbeträgen) und "Teilrechnung bezahlt" (entspricht den Zahlungen zur Teilrechnung) im Spaltendesigner verwendet werden. Diese Spalten kann man als Entscheidungsgrundlage, ob dem Kunden bereits eine Schlussrechnung gestellt werden soll, verwenden.
Eine Teilrechnung scheint als "Offene Leistung" auf, sobald sie den Status "abgeschlossen" hat. Sie ist nicht mehr in den "Offenen Leistungen" enthalten, wenn die zugehörige Schlussrechnung den Status "Mit Rechnungsnummer" erhalten hat.
Beispiel
In dieser Auswertung vom Typ "Offene Leistungen" sind Leistungen einer normalen, offenen Honorarnote (Fakturatyp 10) und einer Teilrechnung (Fakturatyp 50) enthalten.
Die Teilrechnung hat den Status "abgeschlossen", daher werden die Beträge der Teilrechnung in der Spalte "Honorar" ausgewertet. Da die Teilrechnung zwar der Schlussrechnung zugeordnet und die Schlussrechnung selbst noch nicht mit Rechnungsnummer ausgedruckt ist, sind die Leistungen der Teilrechnung noch in den offenen Leistungen enthalten. Der Teilrechnungsbetrag wird von den offenen Leistungen in der Spalte "Honorar" abgezogen, weil man davon ausgeht, dass die Leistungen schon erbracht worden sind, und die offenen Leistungen sonst einen verfälschten Wert ausgeben würden.
In der Spalte "Teilrechnung" wird der Teilrechnungsbetrag angeführt, in der Spalte "Teilrechnung bez." die Zahlung zur Teilrechnung.
Akonto
Einstellungen für Akonto
Wenn mit Akontos gearbeitet werden soll, ist zuerst sicherzustellen, dass folgende zwei LEA Parameter wie im Standard vorgesehen aktiv sind:
- LEA Parameter Akontos: Dieser zeigt den Aufbereitungsmodus Akontos im Fenster Honorarnoten aufbereiten an.
- LEA Parameter Anzeige Akonto in "Honorarnoten": Dieser blendet den Reiter Akontos im Fenster Honorarnoten ein.
Hinweis
| Im weiteren Verlauf dieser Dokumentation werden ebenso die notwendigen Einstellungen für die Erstellung und Verbuchung der anschließenden Schlussrechnung mit Akontoabzug genau beschrieben. Bitte vergessen Sie nicht, diese entsprechend zu konfigurieren, bevor Sie das erste Akonto erstellen (siehe Einstellungen für Schlussrechnung mit Akontoabzug). |
Artikel Akonto
Der Ausweis des Akontobetrags im Akonto bzw. der Abzug des Akontobetrags in der Schlussrechnung erfolgt programmtechnisch über einen Artikel.
Die Artikelfelder für diesen Akontoartikel sind je nach Zweck zu befüllen (siehe Artikel), für folgende Felder gibt es jedoch spezielle Empfehlungen:
- Die Artikelnummer sollte außerhalb des üblich verwendeten Bereichs liegen (z. B. 99).
- Die Tätigkeitsgruppe bleibt in den meisten Fällen leer, da die Zuordnung zur Tätigkeitsgruppe entweder in den Stammdaten der Akontos oder direkt bei der Neuanlage des Akontos erfolgt. Wird erst bei der manuellen Neuanlage der Akontoleistung im Fenster Akonto entschieden, unter welcher Tätigkeitsgruppe der Artikel verrechnet werden soll, darf hier keine fixe Zuordnung zu einer Tätigkeitsgruppe erfolgen. Nur wenn der verwendete Artikel immer unter derselben Tätigkeitsguppe verrechnet wird, kann letztere bereits fix im Artikelstamm hinterlegt werden.
LEA Parameter "Artikel Akonto"
Um sich die Eingabe des Akontoartikels bei manueller Neuanlage des Akontos zu ersparen, kann der Artikel im LEA Parameter Artikel Akonto hinterlegt werden. Damit wird der Artikel immer sofort im Neuanlagedialog der Akontoleistung im Feld "Artikel" vorgeschlagen. Weist dieser Artikel im Stamm auch eine Tätigkeitsgruppenzuordnung auf, wird auch die Tätigkeitsgruppe sofort im Neuanlagedialog ermittelt und im Feld "Tätigkeitsgruppe" eingetragen.
Rechnungsformular für Akonto
Da das Akonto üblicherweise einen leicht abgeänderten Text im Rechnungskopf des Honorarnotenformulars erfordert, ist es zweckmäßig, das normale Rechnungsformular zu kopieren und die Kopie umzubenennen und hier die Anpassungen vorzunehmen (Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Rechnungsformulare).
Das neue Rechnungsformular kann unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten bei den Ablaufarten "Akonto" und "Akonto Kontrollausdruck" hinterlegt werden. Im Übrigen empfiehlt es sich, sich beim Festlegen der anderen Felder an den Einstellungen der normalen Honorarnote bzw. deren Kontrollausdruck zu orientieren.
Für eine korrekte Verbuchung der Akontos und der Schlussrechnungen in die Fibu ist es unbedingt notwendig, korrekte Teil- und Schlussrechnungsabläufe anzulegen und diese der LEA auch korrekt zuzuweisen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass diese JE Verrechnungsfirma (!) angelegt und zugewiesen werden müssen.
Weiters kontrollieren Sie bitte die Einstellungen bezüglich Anzahlungsautomatik am FIBU-Stamm Ihrer Verrechnungsfirmen.
In sehr seltenen Fällen, in denen für Verrechnungsfirmen, die dem Soll-Versteuerungs-Prinzip unterliegen, auch Akontos nach dem Soll-Versteuerungs-Prinzip versteuert und verbucht werden sollen, muss zudem der CRM Parameter Soll-Versteuerung Akonto vor dem Ausdruck des ersten Akontos aktiviert werden.
Achtung!
| Wurde bereits mit einer BMD 5.5 FIBU und Teilrechnungen gearbeitet, so beachten Sie beim Umstieg auf die NTCS FIBU bitte das Kapitel Übernahme FIBU 5.5 auf NTCS. |
Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs
Die Teil- und Schlussrechnungsabläufe werden in der FIBU unter Stammdaten → Buchungseinstellungen → Teil- und Schlussrechnungsabläufe verwaltet.
Für die Anlage selbst stehen Ihnen zwei Wege offen. Da der gebräuchlichste Teil- und Schlussrechnungsablauf bereits beim Import der Rechnungseinstellungen bei Inbetriebnahme der LEA mitimportiert und unter der Hauptfirma angelegt wird, kann es sein, dass der korrekte Teil- und Schlussrechnungsablauf bereits in Ihrer Programmumgebung vorhanden ist. Fehlt dieser, können Sie also entweder den Import der Rechnungseinstellungen nutzen (Leistungserfassung → Stammdaten → Import und Export →
Import → LEA) oder Sie legen den Teil- und Schlussrechnungsablauf manuell an. Für weitere Verrechnungsfirmen ist zwingend die manuelle Anlage notwendig.
Import → LEA) oder Sie legen den Teil- und Schlussrechnungsablauf manuell an. Für weitere Verrechnungsfirmen ist zwingend die manuelle Anlage notwendig.
Der Teil- und Schlussrechnungsablauf sollte - egal ob importiert oder manuell angelegt - wie folgt definiert sein:
- Ablaufnummer = 0
- Ablaufbezeichnung = LEA Akonto/Teilrechnung
- Rechnungsschema = LEA Akonto/Teilrechnung
- Auftragsdatum = Tag der Einrichtung
- Man. Auswahl bei SR = Ja (zwingend)
Das Rechnungsschema, welches für den Ablauf mitimport wird, hat folgende Einstellungen:
- Schemabezeichnung = LEA Akonto/Teilrechnung
- Art der Teilrechnung (FIBU) = Teilrechnungen
- Ablauf der Teilrechnung/Anzahlung = Auflaufend
- Versteuerungsart = Erst bei Bezahlung TR
Achtung!
| Der Teil- und Schlussrechnungsablauf sollte, wenn er manuell angelegt wird und der XAF-Storno-Parameter im Programm "PR03" (BMD 5.5) aktiv war, wie folgt definiert sein:
Das Rechnungsschema muss in diesem Fall folgende Einstellungen aufweisen:
 |
Hinterlegung eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs
Vor dem Ausdruck des ersten Akontos muss die zwingend die Hinterlegung der Nummer des Teil- und Schlussrechnungsablaufs im CRM Parameter Ablaufnummer je Verrechnungsfirma (!) erfolgen. Um mögliche Komplikationen oder manuelle Nachbearbeitungen zu vermeiden, sollte die Ablaufnummer "0" ebenfalls unter den allgemeinen Einstellungen des Parameters hinterlegt werden. Den CRM Parameter finden Sie unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Firmenbezogene Einstellungen / Allgemeine Einstellungen → LEA.
Hinweis
| Fehlt die Hinterlegung, weist Sie das Programm im Zuge der Verbuchung in die Fibu mit der Meldung "Sie verbuchen ein Akonto ohne Teil-/Schlussrechnungs-Ablauf [...]" auf diesen Umstand hin, unterbindet die Verbuchung des Akontos aber nicht! Fehlt die firmenbezogene Hinterlegung der Ablaufnummer, greift das Programm auf die allgemeinen Einstellungen zurück. |
Anzahlungs-Automatik am FIBU-Stamm
Die Felder zur Anzahlungs-Automatik (AZ-Automatik) am FIBU-Stamm sollten passend eingestellt werden. Diese steuern, ob bei der Buchung einer Zahlung automatisch eine Anzahlungsbuchung (z. B. 2070/3292) lt. Hinterlegung in den Steuerkonten vom Programm durchgeführt wird.
- Für IST-Versteuerungsprinzip wird die AZ-Automatik nicht benötigt.
Das Feld 152 "AZ-Automatik bei IstSteuer" ist auf den Wert "AZ-Automatik nicht anwenden" zu setzen. - Für SOLL-Versteuerungsprinzip wird die AZ-Automatik benötigt, wenn die Akontoforderungen bei Zahlung versteuert werden (abhängig vom CRM Parameter Soll-Versteuerung Akonto).
Das Feld 131 "AZ-Automatik" ist auf den Wert "Bei allen TR/SR-Abläufen mit Versteuerung bei Bezahlung" zu setzen. - Für die Art der Teilrechnung (FIBU) = "Akontoforderung (dann Teilrechnung)" (= XAF-Storno) wird die AZ-Automatik zwingend benötigt!
Für IST-Versteuerungsprinzip wird in diesem Fall das Feld 152 "AZ-Automatik bei IstSteuer" auf den Wert "AZ-Automatik anwenden" gesetzt.
Für SOLL-Versteuerungsprinzip wird in diesem Fall das Feld 131 "AZ-Automatik" auf den Wert "Bei allen TR/SR-Abläufen mit Versteuerung bei Bezahlung" gesetzt.
Achtung!
| In den Kontentabellen für die Akontos dürfen niemals die in den Steuerkonten verwendeten Konten für die Verbuchung von Akontos hinterlegt werden. Diese werden bereits von der AZ-Automatik verwendet und dürfen daher nicht auch aus der LEA bebucht werden. |
Erstellungsvarianten eines Akontos
Manuelle Neuanlage
Das Akonto kann im Fenster Honorarnoten am Reiter Akontos manuell mit der Funktionstaste F5 angelegt werden. Im Regelfall muss nur der Kunde eingegeben werden.
Im Regelfall muss nur der Rechnungsempfänger eingegeben werden.
Nach dem Speichern öffnet sich das Fenster Akonto, damit die Details der Akontoleistung eingegeben werden können.
Zu vervollständigen sind zumindest folgende Felder:
Artikel | Jener Artikel, mit dem der Akontobetrag verrechnet und ausgewiesen werden soll (siehe Artikel Akonto). Der Artikel kann auch automatisch vorgeschlagen werden (siehe LEA Parameter Artikel Akonto). |
Tätigkeitsgruppe | Jene Tätigkeitsgruppe, unter welcher der Akontobetrag verrechnet und ausgewiesen werden soll. Diese wird direkt vom Artikel ermittelt, wenn im Artikelstamm des Artikels bereits fix eine Tätigkeitsgruppe hinterlegt ist. Beachten Sie, dass von der gewählten Tätigkeitsgruppe auch die Einstellungen bezüglich einer etwaigen Gruppenbildung (also Ausdruck Gruppe und Gruppennummer) auf die Akontoleistung übergeben werden. |
Bezugsjahr/ Bezugsmonat | Jener Bezugszeitraum, der auf dem Akonto angegeben werden soll. |
Honorar | Hier ist der Akontobetrag einzugeben. |
Aufbereitung aufgrund angelegter Stammdaten
Eine Aufbereitungsautomatik ersetzt die manuelle Anlage, wenn das Akonto periodisch gleichbleibend ausgestellt werden soll.
In diesem Fall kann unter Leistungserfassung → Stammdaten → Honorarfaktoren → Akontos ein Datensatz mit Informationen, für welchen Kunden in welcher Höhe und zu welchen Intervallen ein Akonto zu erzeugen ist, angelegt werden.
Mit diesen Informationen kann im Fenster Honorarnoten aufbereiten mit dem Aufbereitungsmodus Akontos ein Akonto erzeugt werden.
Dieses steht anschließend im Fenster Honorarnoten am Reiter Akontos zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.Fakturierung Akonto
Eine Rechnungsbearbeitung ist nicht nötig. Man sieht, das Akonto selbst besteht nicht aus den bisher für den Kunden erbrachten Leistungen, sondern nur aus dem Datensatz mit dem Akontoartikel. Das Akonto ist im Anschluss an die Erstellung wie die normale Honorarnote mit Rechnungsnummer auszudrucken, in die Fibu zu verbuchen und abzuschließen. Im Anschluss werden die Besonderheiten erläutert.
Das Akonto gleicht im Wesentlichen der normalen Honorarnote, bis auf textliche Anpassungen im Formular. Es werden die Druckereinstellungen für Ablaufarten "Akonto" bzw. "Akonto Kontrollausdruck" herangezogen, für welche die passenden Formulare zu hinterlegen sind.
Es ist nicht möglich, für die Vergabe der Rechnungsnummer bei Akontos einen separaten Nummernkreis anzuwenden!
Verbuchung Akonto
Die Akontos wird im Normalfall auf ein eigenes Erlöskonto mit 20 % Umsatzsteuer verbucht, um diese von den bereits versteuerten Erlösen unterscheiden zu können.
Es ist möglich, statt des eigenen Erlöskontos ein eigenes Verbindlichkeitskonto zu bebuchen. Bitte wenden Sie sich an Ihre interne Buchhaltung, um zu klären, welches Konto am besten verwendet werden soll. Es dürfen jedoch keinesfalls die als Steuerkonten verwendeten Konten für die Verbuchung von Akontos hinterlegt werden. Diese werden bereits von der AZ-Automatik verwendet und dürfen daher nicht auch aus der LEA bebucht werden.
Diese Erlöskontentabelle ist unter Leistungserfassung → Stammdaten → Tätigkeiten und Artikel → Kontentabellen anzulegen und anschließend dem Fakturatyp "Akonto" unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Fakturatypen im Feld "Erlöstabelle" zu hinterlegen. Betreffend Versteuerung gilt im Fall des Akontos, dass die Umsatzsteuer jedenfalls erst bei Zahlung fällig ist, egal, ob es sich um einen Ist- oder Sollversteuerer handelt.
Beispiel (Ist-Versteuerer)
| Verbuchung Akonto auf Konto 4080 "Erlöse Teilrechnungen noch nicht fällige Umsatzsteuer" (Journalzeilen 2770 bis 2773)  Alle Buchungsbeispiele inklusive Zahlung sind hier aufzurufen. |
Einstellungen für Schlussrechnung mit Akontoabzug
LEA Parameter "Akontoabzug"
Der LEA Parameter Akontoabzug steuert, ob der Akontoschlussrechnung geforderte Akontos oder bezahlte Akontos zugeordnet werden sollen.
Mit der Option Bezahltes Akonto abziehen (Standardvariante) ist eine Zuordnung mit der Funktion "Akontos zuordnen" nur möglich, wenn das Akonto in der Fibu (teil)bezahlt ist. In diesem Zuge werden die Zahlungen zum Akonto in das Fenster Erhaltene Zahlungen importiert. (Alternativ kann mit dem LEA Parameter Prüfung Zahlungstabelle aber auch eine manuell zum Akonto (!) angelegte Zahlung im Fenster Erhaltene Zahlungen als gültige Zahlung angesehen werden.) Ausgewiesen und abgezogen wird die Summe aller Zahlungseingänge, welche die Akontos betreffen.
Weist der LEA Parameter hingegen die Option Gefordertes Akonto abziehen auf, dann können alle Akontos, die demselben Rechnungsempfänger ausgestellt worden sind, der Schlussrechnung mit der Funktion "Akontos zuordnen" zugeteilt werden. Diese werden dann auch auf der Schlussrechnung mit dem Nettobetrag lt. Akontoforderung abgezogen und ausgewiesen.
LEA Parameter "Zahlungen/TR/AK ausweisen"
Auf der Honorarposition der Schlussrechnung existiert das Feld "Zahlungen ausweisen". Der Zweck dieses Feldes ist, einzustellen, ob der Abzug der zugewiesenen Akontos in einer Zeile als Summe dargestellt werden soll oder ob jedes Akonto für sich als eigene Zeile aufscheinen soll. Auch eine Kombination ist möglich. Um diese Einstellung bei Erstellung der Schlussrechnung nicht mehr manuell setzen zu müssen, kann im LEA Parameter Zahlungen/TR/AK ausweisen die passende Variante gewählt werden. Die Variante wird auf die Honorarposition übertragen. Eine manuelle Übersteuerung auf der Honorarposition bleibt weiterhin möglich, falls im Einzelfall eine andere Darstellung nötig ist.
Relevante FIBU Parameter
Der FIBU Parameter Storno der AZ-Automatikbuchungen regelt, wie Anzahlungsbuchungen (AZ) in der Fakturierung automatisch verarbeitet werden. Es kann entschieden werden, ob diese Buchungen entweder nur bis zur Höhe der Schlussrechnung oder komplett storniert werden.
Der FIBU Parameter Anzahl der VJ-FIBUs für Storno bei SR und Auswertung TR/SR ist notwendig, wenn TR/SR-Abläufe über mehr als 3 Jahre geführt werden. Der Parameter wird standardmäßig mit 2 (Jahren) ausgeliefert. Sollten diese Abläufe länger als zwei Jahre in Verwendung sein, ist eine manuelle Anpassung erforderlich. Dieser Parameter übersteuert das hinterlegte Auftragsdatum von Teil- und Schlussrechnungsabläufen.
Rechnungsformular
Im Rechnungsformular für die normale Rechnung sind, um den Abzug von Akontos sichtbar zu machen, folgende Bänder zu aktivieren bzw. mit den passenden Feldern zu versehen:
Dieses Band wird angedruckt, sobald Akontos zugeordnet sind. Hier könnte man beispielsweise eine Tabelle mit der Überschrift "Netto" (und bei Bedarf auch mit den Überschriften "USt" und "Brutto") einfügen. | |
Band Akonto | Dieses Band wird angedruckt, sobald Akontos zugeordnet sind und das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition die Einstellung "Detailliert" oder "Detailliert mit Summe" aufweist. Hier wird im Normalfall die Tabelle mit den Feldern "Belegnummer", "Belegdatum" und "Nettobetrag" fortgeführt, sodass die Details zu den abzuziehenden Akontos Platz finden. |
| Band Summe Teilrechnungen/Akontos | Dieses Band wird angedruckt, sobald Akontos zugeordnet sind und das Feld "Zahlungen ausweisen" auf der Honorarposition die Einstellung "In Summe" oder "Detailliert mit Summe" aufweist. Hier wird im Normalfall die Tabelle mit dem Feld "Nettosumme Teilrechnungen/Akontos" fortgeführt, sodass die abgezogenen Akontos in Summe angedruckt werden können. |
Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos und Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Akontos die nach Abzug verbliebene Nettosumme der Honorarnote auszuweisen. Ist ein Ausweis der Rest-Umsatzsteuer nicht nötig, kann das Band Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet und auf die anderen beiden Bänder verzichtet werden. In diesem Fall nutzen Sie das Band, um das "Gesamtsummen"-Band bei Honorarnoten mit Abzug von Akontos (textlich) anders zu gestalten als bei normalen Honorarnoten. | |
Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos und Bruttosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Akontos die nach Abzug verbliebene Umsatzsteuer auszuweisen. Das ist zumindest immer dann unbedingt notwendig, wenn in einer Schlussrechnung Akontos mit unterschiedlichen Steuersätzen abgezogen werden. | |
Dieses Band kann in Kombination mit den Bändern USt-Details bei Teilrechnungen/Akontos und Nettosumme bei Teilrechnungen/Akontos verwendet werden, um nach dem Abzug von Akontos die nach dem Abzug verbliebene Bruttosumme der Honorarnote auszuweisen. Ist das Band nicht aktiviert bzw. ist das Band ohne Inhalt, wird stattdessen automatisch das Band "Gesamtsumme" verwendet. | |
Band Details Akonto | Dieses Band wird verwendet, sobald Akontos zugeordnet sind und es sich um eine XML-Rechnung handelt. Hier werden Steuerdetails zu in Schlussrechnungen abgezogenen Akontos dargestellt. Dies wird ausschließlich für XML-Rechnungen benötigt. |
Nähere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Honorarnotengestaltung.
Erstellung einer Schlussrechnung mit Akontoabzug
Um zur Schlussrechnung zu gelangen, werden im ersten Schritt die Leistungen normal zu einer Honorarnote aufbereitet. Sowohl im Fenster Honorarnoten als auch in der Rechnungsbearbeitung gibt es die Funktion Akontos zuordnen. Das Fenster Akontos zu Schlussrechnung zuordnen listet alle Akontos des Kunden, die bereits eine Belegnummer aufweisen.
Aus dieser Liste kann nun ausgewählt werden, welche Akontos in dieser Honorarnote abgezogen werden sollen und welche diese somit zu einer Schlussrechnung machen.
Wird der LEA Parameter Akontoabzug wie im Standard mit der Option "Bezahltes Akonto abziehen" verwendet, so wird ...
- ein Akonto nur zur Zuordnung in einer Schlussrechnung zugelassen, wenn eine Zahlung zum Akonto ermittelt werden kann.
- in der Schlussrechnung das zugeordnete Akonto nicht in Höhe der Forderung, sondern in Höhe der tatsächlich geleisteten Zahlung abgezogen.
Mit dieser Einstellung wird beim Zuordnen des Akontos in der Schlussrechnung geprüft (beim Öffnen des Fensters), ob eine Zahlung zum Akonto gebucht worden ist. Wenn ja, wird die Zahlung automatisch im Fenster Erhaltene Zahlungen eingetragen, und das Zuordnen des Akontos ist erlaubt. Ist keine Zahlung vorhanden, wird das Zuordnen unterbunden und der Anwender erhält den Hinweis, dass das Akonto noch nicht bezahlt ist.
Beim Zuordnen von Akontos zu Schlussrechnungen wird zusätzlich überprüft, ob sich die automatisch aus der Fibu importierten Zahlungen der Akontos, die zu dieser Schlussrechnung zugeordnet werden könnten oder bereits zugeordnet worden sind, seit dem letzten Start des Zuordnungsfensters verändert haben. Wenn ja, werden die Zahlungsbeträge neu aus der Fibu ermittelt.
Diese Prüfung erfolgt nur dann, wenn der LEA Parameter Akontoabzug den Wert "Bezahltes Akonto abziehen" aufweist, und die Schlussrechnung noch nicht mit Rechnungsnummer gedruckt worden ist. Wenn das Programm feststellt, dass ein bereits zugeordnetes Akonto beim aktuellen Fensterstart nicht mehr als bezahlt gilt (weil beispielsweise die Zahlung in der Fibu storniert worden ist), so wird dieses wieder von der Schlussrechnung entfernt und in einer Meldung angezeigt, welche Akontos davon betroffen sind:
Hinweis Alternative Prüfung anhand einer manuell erfassten erhaltenen Zahlung
| Mit dem LEA Parameter Prüfung Zahlungstabelle kann eine manuell im Fenster Erhaltene Zahlungen des Akontos eingetragene Zahlung die Prüfung, ob eine Zahlung zum Akonto in der Fibu eingelangt ist, ersetzen. Dies ist beispielsweise empfehlenswert, wenn man das Akonto in Zahlungshöhe abziehen will, allerdings keine BMD FIBU in Verwendung hat. Beachten Sie, dass hier die Zahlung zum Akonto, nicht zur Schlussrechnung, erfasst werden muss. (Hier besteht Verwechslungsgefahr mit dem Geschäftsfall "Abzug einer Zahlung (ohne vorangegangener Rechnung)", in der nur Zahlungen zur Schlussrechnung eine Rolle spielen.) Zahlungen zum Akonto können im Bereich / am Reiter Erhaltene Zahlungen des Fensters Honorarnoten, sofern Sie aktuell das betroffene Akonto markiert haben, erfasst werden. Als Alternative steht Ihnen in der Rechnungsbearbeitung des abgeschlossenen (!) Akontos unter Extras → Erhaltene Zahlungen das Fenster Erhaltene Zahlungen zur Verfügung. Hier ist ebenfalls die Neuerfassung einer Zahlung möglich. Eine manuell erfasste Zahlung wirkt sich nicht in der Fibu aus. |
Achtung! Fakturierung nach Geschäftsführung oder Abteilungsleitung
| Wenn nach Geschäftsführung oder Abteilungsleitung fakturiert wird und die Notwendigkeit besteht, ein Akonto eines abweichenden GF/AL zuzuordnen, besteht die Möglichkeit, über die Funktion "AL/GF der Schlussrechnung <-> Alle AL/GF" auf alle Akontos der GF/AL umzuschalten! |
In der Rechnungsbearbeitung sind die zugeordneten Akontos sofort erkennbar. Da das Akonto nicht als Erlös gilt, wird der Honorarbetrag der Honorarnote in der Rechnungsbearbeitung nicht um den Akontobetrag vermindert dargestellt.
Im Fenster Honorarnoten wird in der Spalte TR/AK über ein Symbol erkenntlich gemacht, dass es sich um eine Schlussrechnung handelt.
Fakturierung Schlussrechnung
Die Schlussrechnung kann anschließend wie eine normale Honorarnote bearbeitet und abfakturiert werden.
Ausdruck Schlussrechnung
Die Schlussrechnung gleicht im Wesentlichen der normalen Honorarnote, bis auf die zusätzlichen Ebenen des Akontos. Es werden auch die Druckereinstellungen für Ablaufarten "Honorarnote" bzw. "Honorarnote Kontrollausdruck" herangezogen.
Die Ebenen des Akontos können parametergesteuert entweder vor oder nach der Nettosumme angedruckt werden. Entschieden wird das Programmverhalten mit dem LEA Parameter Abzug Akonto/Teilrechnung vor USt.
Verbuchung Schlussrechnung
Im Zuge der Verbuchung der Schlussrechnung werden die Honorare aufgrund der Leistungen normal auf die Erlöskonten gebucht. Gleichzeitig erfolgt auch ein Storno des Akontos (sowie beim Soll-Versteuerer ein Storno der Anzahlungsversteuerungsbuchung).
Fortführung Beispiel (Ist-Versteuerer)
| Verbuchung Akontoforderung auf Konto 4080 "Erlöse Teilrechnungen noch nicht fällige Umsatzsteuer" (Journalzeilen 2770 bis 2773) Verbuchung Zahlung des Akontos (Journalzeilen 2774 bis 2778) Verbuchung Schlussrechnung auf Konto 4000 "Erlöse 20%" (Journalzeilen 2779 bis 2782) Automatisches Storno Akonto (Journalzeilen 2783 bis 2786)  Alle Buchungsbeispiele inkl. aller Zahlungen sind detaillierter hier aufzurufen. |
Hinweis
| Da mit der NTCS FIBU und mit Teil- und Schlussrechnungsabläufen der Fibu gearbeitet wird, wird hier der FIBU Parameter "Belegdatum bei AZ-Storno" (Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → TR/SR/AZ) berücksichtigt. Dieser steuert, ob das Belegdatum für das Storno vom ursprünglichen Akontos oder von der Schlussrechnung übernommen wird. Daher wird der WWS Parameter "PLE-Akontoabzugsdatum bei Schlussrechnung" (Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verbuchung → Erfassungsdatei) an dieser Stelle nicht berücksichtigt. |
Variante: Gefordertes Akonto abziehen
Mit dem LEA Parameter Akontoabzug und der Option "Gefordertes Akonto abziehen" kann gesteuert werden, dass Akontos bereits abgezogen werden können, auch wenn diese noch nicht bezahlt sind. Als weitere Auswirkung ergibt sich, dass in der Schlussrechnung das zugeordnete Akonto immer in Höhe der Forderung (und nicht in Höhe einer eventuell vorhandenen Zahlung) abgezogen wird.
Variante: FIBU-Ablauf "Akontoforderung" mit eigenem Rechnungsschema (XAF-Storno)
Dieser Ablauf war in der BMD 5.5 FIBU unter dem Namen XAF-Storno (wegen des gleichnamigen Parameters im Programm PR03) bekannt.
Bei dieser Variante wird das Akonto nicht bei der Schlussrechnung storniert, sondern bereits bei Zahlungseingang in der Fibu. Dazu musste dem Fakturatyp "Akonto" dasselbe Belegsymbol hinterlegt werden, welches man dann auch im PR03-Parameter XAF-Storno einträgt.
Bei diesem Ablauf ist es auch in der NTCS FIBU notwendig, dass einerseits mit "bezahlten Akonto abziehen" gearbeitet wird, und andererseits Anzahlungsbuchungen bei Zahlung ausgelöst werden.
Im Normalfall wird das Akonto (und die vorhandene Anzahlungsbuchung) erst bei der Schlussrechnung storniert (siehe weiter oben). Wenn am Teil- und Schlussrechnungsablauf aber im Rechnungsschema im Feld "Art der Teilrechnung (FIBU)" die Einstellung "Akontoforderung, dann Teilrechnung" gesetzt ist, dann wird das Akonto einerseits brutto für netto verbucht und andererseits bereits bei der Buchung der Zahlung in Höhe der Zahlung storniert.
Beispiel
| Buchung Akonto brutto € 120,00:  Buchung Zahlung (Beispiel Gesamtzahlung 120,00):  Das Akonto wird mit der Storno-Buchung des Akontos abgestattet und die Anzahlungsbuchung löst die Versteuerung aus.   Alle Buchungsbeispiele inkl. aller Zahlungen (am Beispiel Ist-Versteuerer) sind detaillierter hier aufzurufen. |
Achtung!
| Diese Variante darf nur in Verbindung mit der Option "Bezahltes Akonto abziehen" (LEA Parameter Akontoabzug) und Anzahlungsbuchungen in der Fibu (Anzahlungsautomatik oder manuelle Anzahlung beim Buchen) verwendet werden, da die Schlussrechnung die Zahlungsinformationen benötigt. |
Variante: LEA Parameter "Abzug Akonto/Teilrechnung vor USt"
Mit dem LEA Parameter Abzug Akonto/Teilrechnung vor USt kann gesteuert werden, dass der Abzug bereits direkt nach der Summe der Nettopositionen der Leistungen, sprich vor der Umsatzsteuer, netto erfolgt.
Diese Einstellung wirkt nur auf den Ausdruck und nimmt keinen Einfluss auf die Verbuchung.
Auswertung mit Akonto
Ein Akonto gilt nicht als Erlös.
Für die Auswertung des Akontos selbst können die speziellen Spalten "Akonto" (entspricht den Akontobeträgen) und "Akonto bezahlt" (entspricht den Zahlungen zum Akonto) im Spaltendesigner verwendet werden. Diese Spalten kann man als Entscheidungsgrundlage, ob dem Kunden bereits eine Schlussrechnung gestellt werden soll, verwenden.
Ein Akonto scheint als "Offene Leistung" auf, sobald sie den Status "abgeschlossen" hat. Sie ist nicht mehr in den "Offenen Leistungen" enthalten, wenn die zugehörige Schlussrechnung den Status "Mit Rechnungsnummer" erhalten hat.
Beispiel
| In dieser Auswertung vom Typ "Offene Leistungen" sind normale offene Leistungen ohne Fakturatyp (noch in keiner Rechnung), eine normale Honorarnote (Fakturatyp 10) mit offenen Leistungen, ein Akonto (Fakturatyp 30) und auch eine Teilrechnung (mit Fakturatyp 50) enthalten. Das Akonto hat den Status "abgeschlossen", der Betrag des Akontos wird nicht in der Spalte "Honorar" angeführt. Sie ist abgeschlossen und der Schlussrechnung zugeordnet, allerdings ist die Schlussrechnung noch nicht mit Rechnungsnummer ausgedruckt - daher ist sie noch in den Offenen Leistungen enthalten. In der Spalte "Akonto" wird der Akontobetrag angeführt, in der Spalte "Akonto bezahlt" die Zahlung zum Akonto:  |
Übernahme FIBU 5.5 auf NTCS
Achtung!
| Es wird aufgrund einiger spezifischer Punkte empfohlen, die Übernahme einer Fibu von BMD 5.5 auf NTCS von einem zertifzierten BMD Berater der NTCS FIBU durchführen zu lassen! |
VOR der Übernahme FIBU
Worauf es vor der Übernahme auf die NTCS FIBU zu achten gilt, entnehmen Sie bitte dem Dokument Umstellung FIBU von BMD 5.5 auf NTCS.
Im Grunde ist bei der Verwendung von Teilrechnungen und/oder Akontos vor der Übernahme Folgendes zu beachten:
- Schließen Sie vor der Übernahme sämtliche Fakturierungsläufe ab. Alle fertigen Rechnungen sollten also gedruckt, in die Fibu verbucht und mit dem Rechnungsabschluss in der LEA versehen sein!
- Vor der Übernahme wird empfohlen, dass alle Schlussrechnungen, die abgerechnet werden können, auch noch abgerechnet (verbucht und abgeschlossen!) werden. Dies minimiert die zu übernehmenden offenen Teilrechnungen/Akontos aus FIBU 5.5 und verbessert den Überblick in der Fibu.
- Zusätzlich ist es mitunter ratsam, die offenen Teilrechnungen/Akontos der FIBU 5.5 mit der LEA abzugleichen.
NACH der Übernahme FIBU
Anpassung Erlöskonto n.n.f.USt
Bei der Verwendung von Akontos in der LEA muss nach der Übernahme der Fibu das Erlöskonto "Erlöse Teilrechnungen n.n.f.USt" (Standardkonto 4080) nachbearbeitet werden. Steuercode und Prozentsatz müssen am NTCS FIBU-Konto hinterlegt werden (was in der BMD 5.5 FIBU nicht nötig war für die Verbuchung).
CRM Parameter Ablaufnummer
Nach der Übernahme von der Fibu in die NTCS ist die Hinterlegung des Teil- und Schlussrechnungsablauf im CRM Parameter unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Firmenbezogene Einstellungen → LEA zwingend notwendig.
Achtung!
| Es muss die Ablaufnummer verwendet werden, welche in BMD 5.5 als Projekt verwendet wurde! Wurde kein Projekt verwendet, ist die Ablaufnummer "0" einzutragen. Der Ablauf ist IMMER zu hinterlegen, AUSSER es wurde mit Teilrechnungen vor Nettosumme gearbeitet!
|
Tipps und Hintergrundinformationen
Programmhinweis bei fehlendem Teil- und Schlussrechnungsablauf
In manchen Fällen ist die Hinterlegung eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs im CRM Parameter Ablaufnummer zwingend erforderlich, um das korrekte Verbuchen von Teilrechnungen, Akontos und Schlussrechnungen sicherzustellen. Sollte diese Hinterlegung noch nicht erfolgt sein, erhalten Sie bei der Verbuchung in die Fibu eine Hinweismeldung.
Diese sieht z. B. bei Verbuchung eines Akontos wie folgt aus:
Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung nach dieser Hinweismeldung trotzdem ausgeführt wird und eine zeitnahe Kontrolle/Korrektur in der Fibu sowie eine korrekte Zuweisung des Teil- und Schlussrechnungsablaufs nötig sind!
Details zu den Einstellungen rund um den Teil- und Schlussrechnungsablauf finden Sie oberhalb im jeweiligen Kapitel der von Ihnen eingesetzten Variante:
- Teilrechnung: Einstellungen NTCS FIBU
- Akonto: Einstellungen NTCS FIBU
Spezialfälle
Akonto/Teilrechnung in Kombination mit NTCS FIBU E/A-Rechner-Automatik
Grundsätzlich gelten für die Verwendung von Akontos/Teilrechnungen die gleichen Voraussetzungen für E/A-Rechnung und Bilanzierung. Jedoch ist es zwingend notwendig, für die Verbuchung des Akontos/Teilrechnung immer exakt das gleiche Erlöskonto zu verwenden wie für die Verbuchung der Schlussrechnung (siehe Kontentabellen).
Ist dies nicht der Fall, so kann der Geschäftsfall über die E/A-Rechner-Automatik in der NTCS FIBU nicht vollständig im Zuge der Schlussrechnungs-Verbuchung aufgelöst werden.
Ist dies nicht der Fall, so kann der Geschäftsfall über die E/A-Rechner-Automatik in der NTCS FIBU nicht vollständig im Zuge der Schlussrechnungs-Verbuchung aufgelöst werden.
Unterschiedliche Rechnungsempfänger bei Teilrechnung und Schlussrechnung (Faktura nach Sammelprojekt)
Die Rechnungsempfänger können sich zwischen Teilrechnungen und der Schlussrechnung unterscheiden. Zum Beispiel kann eine Teilrechnung, die an den Rechnungsempfänger A ausgestellt wurde, einer Schlussrechnung mit Rechnungsempfänger B zugeordnet und in dieser Schlussrechnung abgezogen werden. Dies gilt jedoch NUR, wenn mit Sammelprojekten fakturiert wird. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an einen BMD LEA Consultant!
Rechnung für Dauerleistungen im Sinne des § 11 UStG 1994
Das Ausstellen einer Rechnung für Dauerleistungen im Sinne des § 11 UStG 1994 (auch als Wiederholfaktura bzw. monatliche Akontozahlungen bezeichnet) darf nicht mit dem Ausstellen eines NTCS Akontos verwechselt werden.
Hier bekommt der Kunde eine einmalige Information, welcher Betrag in welchen Abständen zu zahlen ist. Diese "Rechnung" wird ausgestellt, damit der Kunde vorsteuerabzugsberechtigt ist. Der Kunde bekommt, bis sich dieser Betrag ändert, keine neuerliche Rechnung, muss den Betrag aber monatlich bezahlen. Nach einer bestimmten Abrechnungsperiode wird dem Kunden eine Schlussrechnung gestellt, in welcher die geleisteten Zahlungen abgezogen werden. Der Umsatzsteuerausweis erfolgt somit nur vom Restbetrag.
Hierzu beachten Sie bitte die Dokumentation zum Thema Dauerrechnung mit der NTCS LEA.
Lernvideo: