Akontos zu Schlussrechnung zuordnen
Grundlegende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Rechnung bearbeiten.
Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Funktionen → Akontos zuordnen Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Funktion "Rechnung bearbeiten" → Honorarnote → Akontos zuordnenIm Fenster "Akontos zu Schlussrechnung zuordnen" werden Akontos eines Kunden zur aktuell markierten Honorarnote zugeordnet. Letztere wird dadurch zu einer Schlussrechnung, in der das/die zugeordnete(n) Akonto(s) abgezogen werden.
Dieses Fenster kann sowohl aus dem Fenster Honorarnoten für die aktuell markierte Honorarnote (unter Funktionen → Akontos zuordnen) als auch aus der Rechnungsbearbeitung einer Honorarnote (unter Bearbeiten → Akontos zuordnen) gestartet werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Akontos
Hier scheinen alle Akontos, die bereits mit Belegnummer ausgedruckt worden sind, mit den wesentlichen Informationen auf. Ein Rechnungsabschluss der Akontos wird für das Zuordnen nicht vorausgesetzt.
Mithilfe der Pfeiltasten 
wird das links markierte Akonto zugeordnet bzw. die Zuordnung eines Akontos rechts entfernt. An dieser Stelle wird über die LEA Parameter Akontoabzug bzw. Prüfung Zahlungstabelle die Zuordnung/Berücksichtigung von noch nicht bezahlten Akontos standardmäßig unterbunden (siehe Prüfung des Akontos auf erfolgte Zahlung).
wird das links markierte Akonto zugeordnet bzw. die Zuordnung eines Akontos rechts entfernt. An dieser Stelle wird über die LEA Parameter Akontoabzug bzw. Prüfung Zahlungstabelle die Zuordnung/Berücksichtigung von noch nicht bezahlten Akontos standardmäßig unterbunden (siehe Prüfung des Akontos auf erfolgte Zahlung). Standardfeldauswahl Akontos
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
AL der Schlussrechnung <-> Alle AL GF der Schlussrechnung <-> Alle GF | Standardmäßig können bei Fakturierung nach Geschäftsführung oder nach Abteilungsleitung (LEA Parameter Abrechnung nach) nur Akontos zugeordnet werden, die dieselbe Abteilungsleitung oder Geschäftsführung aufweisen. Über diese Funktion kann jedoch auf alle Akontos umgeschaltet werden. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn die Schlussrechnung auch tatsächlich eine Abteilungsleitung oder eine Geschäftsführung zugewiesen hat. Welche Einstellung gerade aktiv ist, wird oberhalb der Liste mit einem Zusatztext angezeigt.  |
 Ansehen | Die Funktion "Ansehen" öffnet die Honorarposition des aktuell markierten Akontos zur genaueren Ansicht, indem sich das Fenster "Akonto" öffnet. |
 DMS | Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. |
Zugeordnete Akontos
Die zugeordneten Akontos werden in der Schlussrechnung berücksichtigt, sobald sie mit der Schaltfläche "Übernehmen" 
in die aktuelle Honorarnote übernommen worden sind.
in die aktuelle Honorarnote übernommen worden sind. Standardfeldauswahl Zugeordnete Akontos
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ansehen | Die Funktion "Ansehen" öffnet die Honorarposition des aktuell markierten Akontos zur genaueren Ansicht, indem sich das Fenster "Akonto" öffnet. |
| DMS | Die Beschreibung der Funktionen zur Dokumentenzuordnung finden Sie unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. |
Ablauf Akonto erstellen und schlussrechnen
Wie Sie ein Akonto erstellen und worauf Sie bei der Erstellung des Akontos und der Schlussrechnung achten müssen, lesen Sie bitte in der Themendokumentation Akontos in der LEA. Hier erfahren Sie auch, welche Unterschiede zwischen der Verwendung von Teilrechnungen/Akontos/Zahlungen bestehen und beachtet werden müssen.
Sobald die Akontos in der Rechnungsbearbeitung der Rechnung aufscheinen, bedeutet das für den Honorarnotendruck und für die Fibu-Verbuchung:
- Die Zahlungen der Akontos (oder die Akontos bei inaktiver Prüfung des Akontos auf erfolgte Zahlung) werden beim Honorarnotendruck von der Gesamtsumme durch Andruck in eigenen Rechnungsbändern sichtbar abgezogen.
- Die Akontos werden bei der Fibu-Verbuchung der Schlussrechnung storniert.
Bei der Zuordnung des Akontos wird die Zahlung bzw. werden die Zahlungen zum Akonto ermittelt und in die Erhaltenen Zahlungen des Akontos eingetragen, da diese Informationen wesentlich für die Schlussrechnung sind. Daher wird bereits beim Zuordnen eines Akontos geprüft, ob eine Zahlung zum Akonto in der FIBU gebucht worden ist. Wenn ja, ist das Zuordnen des Akontos erlaubt. Möchten Sie auch manuell in die Erhaltenen Zahlungen des Akontos eingetragene Zahlungen bei der Prüfung zulassen, können Sie den LEA Parameter Prüfung Zahlungstabelle einsetzen (dies ist aber der Ausnahmefall).
Ist im Fenster Erhaltene Zahlungen keine (automatisch oder manuell eingetragene) Zahlung zum Akonto vorhanden, wird das Zuordnen unterbunden und der Anwender erhält einen Hinweis darauf, dass das Akonto noch nicht bezahlt ist.
Zusätzlich wird aber auch überprüft, ob sich die automatisch aus der FIBU importierten Zahlungen der Akontos, die zu dieser Schlussrechnung zugeordnet werden könnten oder bereits zugeordnet worden sind, seit dem letzten Start des Zuordnungsfensters verändert haben. Wenn ja, werden die Zahlungsbeträge neu aus der FIBU ermittelt.
Diese Prüfung erfolgt nur dann, wenn nur bezahlte Akontos zugeordnet werden dürfen und die Schlussrechnung noch nicht mit Rechnungsnummer gedruckt worden ist. Wenn das Programm feststellt, dass ein bereits zugeordnetes Akonto beim aktuellen Fensterstart nicht mehr als bezahlt gilt (weil beispielsweise die Zahlung in der FIBU storniert oder die Zahlung im Fenster Erhaltene Zahlungen gelöscht worden ist), so wird dieses wieder von der Schlussrechnung entfernt. Eine Meldung weist Sie darauf hin, dass Akontos aufgrund fehlender Zahlungen aus der Rechnung entfernt worden sind - mit einem Hinweis darauf, um welche Akontos es sich handelt.
Sämtliche Prüfungen werden nicht durchgeführt, wenn der LEA Parameter Akontoabzug vorsieht, dass statt den bezahlten Akontos die geforderten Akontos abgezogen werden. Das bedeutet aber auch weiters, dass auch auf dem Rechnungsdokument die Zahlungen der Akontos nicht mehr berücksichtigt werden, sondern nur mehr die geforderten Akontos. Das hätte wiederum Auswirkungen auf den gesamten Ablauf - informieren Sie sich dazu bitte in der Themendokumentation Akontos in der LEA.
Prüfung Rechnungsdokument bei Akonto zuordnen/entfernen
Beim Zuordnen/Entfernen eines Akontos erscheint eine Meldung, sobald bereits ein Rechnungsdokument vorhanden ist und somit bereits eventuell vorgenommene textliche Änderungen automatisch verworfen werden müssen.
Sie haben somit die Möglichkeit, durch Betätigung der Schaltfläche "Fortfahren" 
zu entscheiden, ob die Änderungen verworfen und die Zuordnung durchgeführt werden soll. Wird die Schaltfläche "Abbrechen" 
betätigt, so erfolgt keine Zuordnung und die textlichen Änderungen bleiben erhalten.
zu entscheiden, ob die Änderungen verworfen und die Zuordnung durchgeführt werden soll. Wird die Schaltfläche "Abbrechen" betätigt, so erfolgt keine Zuordnung und die textlichen Änderungen bleiben erhalten.
Lernvideo: