Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, die im Auslieferungsstandard im Bereich Akontos bzw. Zugeordnete Akontos des Fensters Akontos zu Schlussrechnung zuordnen eingeblendet sind:

VerrechFirm-Nr
Dieses Feld beinhaltet jene eigene Firma, unter welcher die Honorarposition verrechnet wird bzw. welcher dieser Geschäftsfall zugerechnet wird.

Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Honorarnote, wird die Verrechnungsfirma beim Honorarnoten aufbereiten von der Verrechnungsfirma der Leistungen, die zu diesem Honorarnote gehören, ermittelt und ist immer eindeutig (siehe auch Ermittlung der Verrechnungsfirma).

Wenn Sie die Verrechnungsfirma bei einer bestehenden Honorarnote ändern und abspeichern, wird die neue Verrechnungsfirma auch auf die Leistungen der Honorarnote gesetzt. Der Grund dafür ist, dass die Verrechnungsfirma der Honorarnote immer mit jener Firma der darin abzurechnenden Leistungen übereinstimmen muss. Bitte beachten Sie, dass sich die Verrechnungsfirma der Leistungen nicht automatisch auf den ursprünglichen Zustand aktualisiert, wenn Sie die Honorarnote löschen. 

Sobald sich die Verrechnungsfirma im gleichnamigen Feld ändert, wird - falls die Honorarnote bereits in der Honorarnoten-Vorschau angesehen worden ist - das Rechnungsdokument automatisch gelöscht.

Ändern Sie die Verrechnungsfirma am Honorarnotendatensatz, obwohl am Rechnungsdokument bereits textliche Änderungen vorgenommen worden sind, erhalten Sie die Meldung, dass durch das Ändern des Feldes die bereits manuell getätigten textlichen Änderungen verworfen werden und das Rechnungsdokument neu generiert wird. Zusätzlich wird eine eventuell bereits zugeordnete Eigene Bankverbindung gelöscht, da diese von der Verrechnungsfirma abhängig sind. Zu diesem Zeitpunkt kann das Löschen des bestehenden Rechnungsdokuments nur verhindert werden, wenn das Bearbeiten des Honorarnotendatensatzes mit "Abbrechen" beendet wird. Ein etwaiges Zurückstellen der Verrechnungsfirma auf den ursprünglichen Wert und das Speichern der Bearbeitung verhindern das Löschen des bestehenden Rechnungsdokuments nicht.

Das Ändern der Verrechnungsfirma ist nur im Status Offen möglich, danach ist das Feld für eine Änderung gesperrt. 

Weiters wird eine Änderung der Verrechnungsfirma unterbunden, wenn mindestens ein Akonto oder eine Teilrechnung zugeordnet ist. In diesem Fall erhalten Sie beim Versuch, die Verrechnungsfirma zu ändern, eine Hinweismeldung.

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Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Ausbuchung, stornierte Ausbuchung oder Umbuchung, wird die Verrechnungsfirma beim Ausführen der jeweiligen Funktion von der Verrechnungsfirma der Leistungen, die zum Geschäftsfall gehören, ermittelt.
Belegnummer
Dieses Feld enthält die eindeutige Belegnummer, die die Rechnung bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken erhält.

Aufgrund des gewählten Rechnungsdatums, das im Feld Rechnungsdatum im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken eingegeben worden ist, entscheidet das Programm automatisch, welcher Rechnungsnummernkreis angesprochen wird. Das Programm erzeugt in der Folge die korrekte, fortlaufende Rechnungsnummer für die Rechnung (siehe Thema Rechnungsnummernkreise).

UmbuchungsNr
Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Umbuchung, heißt dieses Feld UmbuchungsNr und wird nur befüllt, wenn der LEA Parameter Umbuchungsnummer aktiviert ist. In diesem Fall wird je Umbuchung eine fortlaufende Nummer, beginnend mit 1, erzeugt und auf dem Umbuchungsgeschäftsfall gespeichert. Ansonsten erhält der Geschäftsfall die Nummer 0.
Belegdatum
Dieses Feld enthält das Belegdatum, das die Rechnung bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken erhält.

Das Belegdatum ist frei wählbar und ist im Feld Rechnungsdatum im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken einzugeben. Dieses Datum entscheidet weiter, welcher Rechnungsnummernkreis angesprochen wird und somit, welche Rechnungsnummer in das Feld Belegnummer für die Rechnung fix erzeugt wird (siehe Thema Rechnungsnummernkreise).

Da das Rechnungsdatum im Normalfall weiters auch die Buchungsperiode der Rechnung entscheidet (sprich der LEA Parameter Periodisierung Rechnung weist die Standardeinstellung Rechnungsdatum auf), ist die Vergabe des "richtigen" Rechnungsdatums auch in Kombination von den Periodeneinstellungen (siehe Thema Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung) zu sehen. Das bedeutet, auch die Felder Buchungsmonat und Buchungsjahr werden für die Rechnung aufgrund des Rechnungsdatums ergänzt und unabänderbar gespeichert.
Honorar
Dieses Feld zeigt das Honorar der Honorarposition an.

Die Höhe des Honorars wird berechnet aus dem gesamten Honorar der Leistungen, die in diesem Geschäftsfall enthalten sind. Ausnahmen: Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Ausbuchung, wird das Honorar auf den Wert Null gestellt, da dem Rechnungsempfänger aufgrund der Ausbuchung kein Honorar in Rechnung gestellt wird. Handelt es sich bei der Honorarposition um eine stornierte Ausbuchung, wird das Honorar ebenfalls auf den Wert Null gestellt.

Hinweis
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Das Honorar wird im Fenster Honorarnoten mit dem Nettobetrag angezeigt. Um Informationen zum Bruttobetrag und zu der Gesamt-Umsatzsteuer der Honorarposition zu erhalten, können Sie sich die Spalten Summe inkl. USt und USt-Betrag einblenden. Diese beiden Spalten werden für alle Honorarnoten, die bereits in der Honorarnoten-Vorschau angesehen worden sind bzw. bereits eine Rechnungsnummer (Belegnummer) aufweisen, mit den entsprechenden Werten befüllt.

Bezahlt
Diese Spalte beinhaltet die Summe der Nettobeträge der Erhaltenen Zahlungen, die der Rechnung zugeordnet sind. Es wird jedoch höchstens der Betrag angezeigt, der auch dem Honorarbetrag der Rechnung entspricht.

Dieses Feld wird immer dann aktualisiert, wenn in den Erhaltenen Zahlungen ein Import, eine Zuordnung oder eine manuelle Anlage einer Zahlung vorgenommen wird (unabhängig davon, durch welches Programm / über welchen Zugang genau der Eintrag erfolgt).

Für nähere Informationen zu den Zahlungen beachten Sie bitte das Hilfethema Zahlungen (LEA).

Hinweis
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Wird für eine bereits bezahlte Rechnung (egal welcher Art: Akonto, Teilrechnung, Schlussrechnung, Honorarnote ...) ein interner Storno-Geschäftsfall gemacht, so wird für interne Storno-Geschäftsfälle die Spalte "Bezahlt" mit dem Wert der Originalrechnung, multipliziert mit -1, befüllt und ausgewiesen. Somit kann gewährleistet werden, dass bei periodenübergreifenden Auswertungen immer der aktuell gültige Zahlungsbetrag ausgewiesen wird.

Buchungstext
Dieses Feld enthält den Buchungstext des Geschäftsfalls. Der Buchungstext kann für die Verbuchung der Honorarnote in die Fibu verwendet werden, wenn der LEA Parameter Buchungstext entsprechend hinterlegt ist.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Honorarnote, kann das Feld entweder manuell befüllt werden oder ermittelt werden.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Ausbuchung oder eine stornierte Ausbuchung, ist dieses Feld immer leer, da keine automatische Ermittlung oder manuelle Befüllung vorgesehen ist.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Umbuchung, wird hier jener Umbuchungstext angezeigt, der im Zuge der Umbuchung manuell als Notiz zum Geschäftsfall vergeben wird.

Wenn man eine Leistung im Umbuchungsmanager (Rechnungsbearbeitung) oder Umbuchungsmanager (Leistungserfassung) betrachtet, heißt dieses Feld Umbuchungstext. Hier wird ebenso der Buchungstext des Umbuchungsgeschäftsfalls angezeigt.
Fibu
Dieses Feld gibt an, ob die Honorarnote bereits über die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen verbucht worden ist. Das Feld gibt somit an, ob die Ausgangsrechnung in die kanzleieigene Fibu verbucht bzw. ob der Beleg der Ausgangsrechnung bereits als Eingangsrechnung in die Belegablage Databox der Mandantenfirma übergeben worden ist.

Das Feld besitzt vier Ausprägungen:
  • Nein: Für diese Honorarposition ist die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen noch nicht durchgeführt worden. Die Honorarposition kann daher in die Fibu verbucht werden, wenn sie bereits eine Belegnummer aufweist (also den Status "Mit Rechnungsnummer" oder "Abgeschlossen" besitzt).

  • Ja: Für diese Honorarposition ist bereits die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen erfolgreich durchgeführt und die Buchung der Ausgangsrechnung in der kanzleieigenen Fibu daher automatisch erstellt worden. Ist für den Beleg der Honorarnote auch vorgesehen, diesen als Eingangsrechnung in die Belegablage Databox der Mandantenfirma zu übergeben, ist auch dieser Vorgang abgeschlossen. Eine nochmalige Verbuchung ist für die Honorarposition nicht möglich.

  • Nicht notwendig: Für diese Honorarposition ist die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen nicht notwendig und sie wird daher beim Ausführen dieser Funktion nicht berücksichtigt. Diese Ausprägung muss - falls gewünscht - manuell gesetzt werden. Es ist ein Hilfsmittel, um bestimmte Honorarpositionen von der Fibu-Verbuchung auszuschließen (etwa weil sie bereits manuell in der Fibu gebucht worden sind). Beachten Sie, dass Sie diese Ausprägung erst dauerhaft auf "Nicht notwendig" stellen können, wenn die Honorarnote bereits eine Belegnummer aufweist (also den Status "Mit Rechnungsnummer" oder "Abgeschlossen" besitzt).

  • Ja, aber Fehler in Belegablage Databox: Für diese Honorarposition ist bereits die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen erfolgreich durchgeführt und die Buchung der Ausgangsrechnung in der kanzleieigenen Fibu daher automatisch erstellt worden. Dieser Status weist Sie jedoch darauf hin, dass für den Beleg der Honorarnote grundsätzlich vorgesehen ist, diesen als Eingangsrechnung in die Belegablage Databox der Mandantenfirma zu übergeben. Dieser Vorgang konnte aber aufgrund fehlerhafter Einstellungen nicht abgeschlossen werden. Aus diesem Grund ist die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen weiterhin möglich, die aber beim nochmaligen Ausführen nach Vornahme der nötigen Einstellungskorrekturen nur mehr die Belegübergabe vorsieht und keine neuerliche Buchung in der kanzleieigenen Fibu vornimmt.
Hinweis    Weitere Informationen zum Feld "In Fibu verbucht"
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Dieses Kennzeichen auf der Honorarposition gleicht sich nicht automatisch ab, wenn Sie die dazugehörige Buchung in der Fibu löschen.

Weiters ist es nicht möglich, die Verbuchung rückgängig zu machen, indem Sie das Kennzeichen von "Nein" auf "Ja" ändern - besitzt das Feld die Ausprägung "Ja" oder "Ja, aber Fehler in Belegablage Databox", ist es für eine Änderung gesperrt.

Ein manuelles Umsetzen auf die Ausprägungen "Ja" oder "Ja, aber Fehler in Belegablage Databox" wird mit der Meldung "Ungültige Eingabe" unterbunden.

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Für weitere Informationen zu diesem Thema beachten Sie bitte die Themendokumentation Honorarnoten in Fibu verbuchen. Genaueres zur Übergabe des Belegs als Eingangsrechnung in die Mandantenfibu finden Sie im dortigen Kapitel Ausgangsrechnungen als Eingangsrechnungen übergeben.
Status
Dieses Feld zeigt den Bearbeitungsstatus der Honorarnote an.

Hier wird zwischen folgenden Ausprägungen unterschieden:
 
UnbearbeitetDiese Honorarnote wurde erstellt und noch nicht bearbeitet. 
GeändertFür diese Honorarnote wurde mindestens eine aktive Bearbeitung mit der Funktion Rechnung bearbeiten vorgenommen.
FertigZeigt alle Honorarnoten, die mit der Funktion Als fertig markieren (unter Funktionen) versehen sind. 
Mit RechnungsnummerZeigt alle Honorarnoten, die mit der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken gedruckt, aber noch nicht abgeschlossen sind.
AbgeschlossenZeigt alle Honorarnoten, die mit der Rechnungsfunktion Rechnung abschließen abgeschlossen sind.
VerworfenZeigt alle Honorarnoten, die mit der Rechnungsfunktion Rechnung verwerfen verworfen worden sind. 

Dok
In diesem Feld können Sie der Honorarposition bereits im DMS abgelegte Dokumente zuordnen. Bitte beachten Sie dazu die Funktionsbeschreibungen unter Dokumentenzuordnung - Funktionen. Manuell zugeordnete Dokumente werden beim Rechnungsdruck nicht verarbeitet (z. B. werden die zugeordneten Dokumente niemals mit der Honorarnote per E-Mail verschickt).

In der Zuordnung werden außerdem folgende beim Rechnungslauf automatisch erzeugte Dokumente abgelegt:
Wenn Sie versuchen, diese Dokumente manuell aus der Zuordnung zu entfernen, erhalten Sie folgenden Hinweis, dass diese Dokumentenzuordnung nicht entfernt werden kann, da sie bereits fixiert wurde. Das Entfernen der Zuordnung wird aus Gründen der Nachvollziehbarkeit unterbunden.

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SR
Dieses Feld zeigt bei Teilrechnung oder Akonto an, ob diese bereits einer Schlussrechnung zugeordnet worden sind. Bei einem Storno ist diese Feld immer angehakt.
GS
Dieses Feld zeigt über ein Symbol an, ob zu dieser Honorarposition eine Gutschrift existiert.

Das Häkchen-Symbol A_CHECKED_MASKED.bmp wird eingetragen, sobald über Extras → Storno/Gutschrift entweder eine Gutschrift oder eine Teilgutschrift erstellt worden ist. Werden sämtliche Gutschriften zur Honorarnote gelöscht, entfernt das Programm auch das Symbol bei der Ursprungs-Honorarnote.
Storniert
Dieses Feld zeigt über ein Symbol an, ob zu dieser Honorarposition ein Storno existiert.

Das Häkchen-Symbol A_CHECKED_MASKED.bmp wird eingetragen, sobald über Funktionen → Storno/Gutschrift/Verwerfen ein Storno erstellt worden ist. Wird das Storno gelöscht, entfernt das Programm auch das Symbol bei der Ursprungs-Honorarnote.
Rechnung per E-Mail
Stellen Sie ein, ob Honorarnoten gedruckt, oder doch über E-Mail bzw. BMD Com an den Kunden versendet werden sollen.

Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:

Nein
Der Versand der Honorarnoten erfolgt postalisch. Aus diesem Grund wird keine E-Mail erzeugt, sondern ein Ausdruck der Honorarnote angefertigt.

Die Ausprägung "Nein" ist der Standard, wenn ein Kunde unter einer Mandantenfirma neu angelegt wird, um keine unerwünschten Wartungseffekte in der Mandanten-Fibu zu erzeugen.
E-Mail (PDF mit Signatur)
Der Versand der Honorarnoten erfolgt per E-Mail mit elektronischer Signatur.
E-Mail (PDF ohne Signatur)
Der Versand der Honorarnoten erfolgt per E-Mail ohne elektronische Signatur.

Die Ausprägung "E-Mail (PDF ohne Signatur)" ist der Standard, wenn ein Kunde unter der eigenen Firma neu angelegt wird. Das ist der Fall, wenn die Firma als Ist eigene Firma gekennzeichnet ist. Voraussetzung dafür ist weiters das Vorhandensein des Lizenzpakets 16 "Leistungserfassung und Abrechnung" und/oder des Lizenzpakets 13 "BMD NTCS Warenwirtschaft".
BMD Com (PDF ohne Signatur)
Die Zustellung der Honorarnoten erfolgt via BMD Com.

Die Ausprägung "BMD Com (PDF ohne Signatur)" steht nur dann zur Verfügung, wenn die Firma, unter welcher der Kunde angelegt ist, als Ist eigene Firma am Firmenstamm gekennzeichnet ist. 

Ist der Versand per E-Mail in diesem Feld aktiviert, erfolgt eine Prüfung, ob eine entsprechende E-Mail-Adresse am Kunden hinterlegt ist, die für den Rechnungsversand per E-Mail verwendet werden kann. Es wird eine E-Mail-Adresse mit der E-Mail-Adressart "3-Rechnung" bzw. zumindest eine Haupt-E-Mail-Adresse benötigt. Sind beide E-Mail-Adressen nicht vorhanden, erhalten Sie einen Hinweis, dass eine E-Mail-Adresse erforderlich ist.

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Dieser Hinweis erscheint in folgenden Fällen:
  • Wenn weder eine Rechnungs-E-Mail-Adresse noch eine Haupt-E-Mail-Adresse am Kundenstamm hinterlegt ist und das Feld "Rechnung per E-Mail" auf "Ja" gesetzt worden ist.

  • Wenn der Rechnungsversand per E-Mail bereits aktiv ist und nachträglich die Haupt- sowie die Rechnungs-E-Mail-Adresse gelöscht werden.
Bitte beachten Sie, dass es sich dabei nur um einen Hinweis handelt. Die Änderungen können trotzdem gespeichert werden.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Beachten Sie, dass nicht nur dieses Feld, sondern auch generell die Druckereinstellungen für Ablaufarten entscheidend dafür sind, ob ein Druck oder ein E-Mail-Versand von Honorarnoten angestoßen wird. 

Das Feld "Rechnung per E-Mail" können Sie sowohl im Kundenstamm als auch in den Kundeneinstellungen warten – die Information wird wechselweise aktuell gehalten.

Näheres zu diesem Thema finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA – Fenster Honorarnoten
In der Verwaltung der Honorarnoten zeigt diese Spalte an, ob der Kunde eine Rechnung per E-Mail oder via BMD Com erhalten soll. Es wird also angezeigt, welche Einstellung das Feld "Rechnung per E-Mail" am Kundenstamm aktuell hat. Daher ist an dieser Stelle keine Übersteuerung je einzelner Honorarnote möglich.

E-Mail verschickt
Dieses Feld enthält die Information, ob die Honorarnote per E-Mail bzw. die Freigabe-E-Mail bei BMD Com-Zustellung an den Kunden verschickt wurde.

Rechnungsversand per E-Mail:
Beim Rechnungsversand per E-Mail kann dieses Feld unterschiedliche Werte enthalten.
Dies ist abhängig von der Art des Versandes, jedoch unabhängig davon, ob der Versand mit oder ohne Belegfreigabe erfolgte:

Nein
Dieser Wert bedeutet, dass die E-Mail noch nicht versendet worden ist.
Ja - VordergrundDieser Wert signalisiert, dass die E-Mail im Vordergrund versendet worden ist.
Ja - HintergrundDieser Wert signalisiert, dass die E-Mail im Hintergrund versendet worden ist.

Details finden Sie in den Themen-Dokumentationen Rechnungsversand per E-Mail und Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail).

Rechnungszustellung via BMD Com
Wird die Honorarnote via BMD Com freigegeben, so enthält dieses Feld immer den Wert "Ja, BMD Com" sobald die Honorarnote zugestellt wurde.

Details finden Sie in der Themen-Dokumentation Honorarnoten-Zustellung via BMD Com.
E-Mail-Adresse
Dieses Feld enthält die E-Mail-Adresse, an welche die Honorarnote per E-Mail bzw. die Freigabe-E-Mail bei BMD Com-Zustellung gesendet wurde.

Die Ermittlung der Empfänger-E-Mail-Adressen berücksichtigt viele Hinterlegungen im Programm, unter anderem kann auch die E-Mail-Adresse der Kontaktperson herangezogen werden. Details finden Sie in den Themendokumentationen Rechnungsversand per E-Mail, Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) und Honorarnoten-Zustellung via BMD Com.

Durch Einstellungen in der FIBU können Sie zudem erreichen, dass die Mahnung, die in der FIBU erstellt wird, an dieselbe E-Mail-Adresse wie die Honorarnote gesendet wird. Beachten Sie dazu bitte den Hinweis Kontaktpersonen-Daten bei Mahnung verwenden in der Feldhilfe zum Feld Kontaktperson. 
E-Mail-Versanddatum
Dieses Feld enthält den Zeitpunkt, zu welchem die Honorarnote per E-Mail bzw. die Freigabe-E-Mail bei BMD Com-Zustellung versendet wurde.

Versanddatum
Dieses Feld beinhaltet das Versanddatum des Poststücks zur Honorarnote.

In den Druckereinstellungen für Ablaufarten wird festgelegt, ob im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken zusätzlich zur Archivierung im DMS auch ein Poststück (versandfertig oder Postausgang) in der Post angelegt werden soll. Sobald dieses Poststück versendet worden ist, wird das Versanddatum auf die Honorarposition übertragen.

Die wichtigste Auswirkung dieses Feldes ist, dass die Rechnungsurkunde der Honorarnote in der Honorarnoten-Vorschau solange textlich bearbeitet werden kann, solange eine Honorarnote noch kein Versanddatum besitzt (da man davon ausgehen kann, dass die Honorarnote dem Kunden noch nicht zugestellt worden ist). Ausnahme: Die Honorarnote ist bereits abgeschlossen.
Erst-Dat
Dieses Feld gibt an, zu welchem Zeitpunkt die Honorarposition/der Geschäftsfall im Programm entstanden ist.

Handelt es sich um eine Ausbuchung, ist in diesem Feld das Datum der Ausbuchung ersichtlich (Ausbuchungsdatum).
 
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