Ausbuchungen
Grundlegende Informationen zur Rechnungsbearbeitung finden Sie unter Rechnung bearbeiten.
Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Weitere Funktionen → AusbuchungenDas Fenster "Ausbuchungen" beinhaltet Honorarpositionen aller Ausbuchungen und aller stornierten Ausbuchungen, die im Zuge der Leistungserfassung und -abrechnung entstanden sind.
Jeder Ausbuchungsvorgang bzw. Storno-Ausbuchungsvorgang erzeugt hier programmtechnisch einen eigenen Eintrag (eine eigene Honorarposition). Mit dieser Honorarposition wird somit ein Geschäftsfall abgebildet, der nachvollziehbar im System gespeichert bleibt und nicht im Nachhinein veränderbar ist.
Die Leistungen, welche ausgebucht worden sind, können allerdings wieder in die Abrechnung rückgeholt (= storno-ausgebucht) werden. Es ist auch möglich, storno-ausgebuchte Leistungen abermals auszubuchen, falls das erforderlich ist.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Die Liste der Ausbuchungen/Storno-Ausbuchungen ist mithilfe des Einstiegsfelds "Kunde" nach Kunden einschränkbar, um eine schnellere Suche nach einer bestimmten Ausbuchung oder Storno-Ausbuchung zu ermöglichen.
Hinweis Empfehlung, wenn Kunden abweichende Rechnungsempfänger haben
 | Eine Einschränkung nach Rechnungsempfänger kann nicht mit einem Einstiegsfeld vorgenommen werden - hier müssen Sie im Bedarfsfall den Standardfilter verwenden. Wenn Sie zum Kunden abweichende Rechnungsempfänger haben, beachten Sie bitte das Kapitel Empfehlung, wenn Kunden abweichende Rechnungsempfänger haben. |
Hinweis Fakturierung nach Abteilungsleitung oder Geschäftsführung
| Wird nach Abteilungsleitung oder Geschäftsführung abgerechnet (gesteuert über den LEA Parameter Abrechnung nach), steht auch hier dementsprechend ein weiteres Einstiegsfeld "Abteilungsleitung" oder "Geschäftsführung" zur Verfügung.   Diese beziehen sich im Gegensatz zu den Einstiegsfeldern im Programmteil Honorarnoten aber nicht auf die Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung, welcher der Kunde organisatorisch zugeordnet ist, sondern auf jene Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung, welcher der Mitarbeiter der Leistung organisatorisch zugeordnet ist. Zur Unterscheidung der beiden Betrachtungsweisen beachten Sie bitte das Kapitel Honorarbereiche mit Honorarverantwortung in der Themendokumentation LEA Organisation Stammdaten. |
Ausbuchungen
Der Bereich "Ausbuchungen" wird angezeigt, wenn die Combobox rechts oben im Bereich die Ausprägung "Ausbuchungen" aufweist.
In diesem Fall werden im Bereich "Ausbuchungen" alle Honorarpositionen gelistet, die aufgrund eines Geschäftsfall einer Ausbuchung (= aufgrund eines konkreten Ausbuchungsvorgangs) entstanden sind. Das bedeutet, jede Ausbuchung, die eine oder mehrere Leistungen umfasst und mit der Funktion "Ausbuchung" durchgeführt wird, erzeugt hier mindestens einen Eintrag. Das Ausbuchen kann entweder über die Funktion Ausbuchen im Fenster Rechnung bearbeiten oder über die Funktion Ausbuchen im Fenster Rechnung (Offene Leistungen anzeigen) erfolgen. Das Programm ermittelt beim Ausbuchungsvorgang den Kunden der auszubuchenden Leistungen und erzeugt je Kunde eine Honorarposition, um den Geschäftsfall auch je Kunde abzuspeichern.
Eine Ausbuchung kann parametergesteuert auch für nicht verrechenbare Leistungen automatisch bei der Autorisierung durchgeführt werden. Das wird über den LEA Parameter Ausbuchen wenn nicht verrechenbar geregelt und führt ebenfalls zu Geschäftsfällen von Ausbuchungen, die hier Einträge erzeugen.
Neben dem Kunden werden weitere wichtige Informationen zum Geschäftsfall ebenfalls auf der Honorarposition gespeichert:
Neben dem Kunden werden weitere wichtige Informationen zum Geschäftsfall ebenfalls auf der Honorarposition gespeichert:
- Rechnungsempfänger
Der Rechnungsempfänger wird von den Leistungen ermittelt (Feld Rechnungsempfänger). - Buchungsperiode
Da für die LEA Auswertungen die Buchungsperiode aller Geschäftsfälle interessant ist, erhalten diese Honorarpositionen ebenfalls eine Buchungsperiode (Felder Buchungsjahr und Buchungsmonat). Die Buchungsperiode wird anhand des aktuellen Tagesdatums im Zusammenspiel mit den geltenden Periodisierungsregeln der Periodenverwaltung ermittelt:
Wird ohne Periodenverwaltung gearbeitet, wird immer die ursprüngliche Buchungsperiode der betroffenen Leistung als Buchungsperiode für die Ausbuchung verwendet. Die Buchungsperiode wird somit von den Leistungen ermittelt (Felder Buchungsjahr und Buchungsmonat).
Ist eine Periodenverwaltung im Einsatz, so wird das Durchführungsdatum der Ausbuchung herangezogen, um das Buchungsjahr und den Buchungsmonat für die Ausbuchung zu ermitteln.
Die ermittelte Buchungsperiode wird auch auf den ausgebuchten Leistungen vermerkt, um auswerten zu können, in welcher Buchungsperiode sie ausgebucht worden sind. Dadurch können diese als nicht mehr relevant für die Abrechnung (als "erledigt") gekennzeichnet werden. Diese Information wird in den Feldern Erledigt-Jahr und Erledigt-Monat gespeichert.
Nähere Informationen zur Periodisierung von Geschäftsfällen finden Sie in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung.
- Verrechnungsfirma
Die Verrechnungsfirma wird von den Leistungen ermittelt (Feld Verrechnungsfirma). - Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung
Die Abteilungsleitung bzw. die Geschäftsführung wird von den Leistungen ermittelt, hier spielt aber nur wie oben erwähnt die mitarbeiterbezogene Betrachtungsweise eine Rolle (Felder Ma-Abteilungsleitung bzw. Ma-Geschäftsführung). - Honorar, Selbstkosten sowie Herstellkosten
Das Honorar wird bei der Ausbuchung auf den Wert "0,00" gestellt; Selbstkosten und Herstellkosten bleiben erhalten und werden von den Leistungen ermittelt (Felder Selbstkosten und Herstellkosten).
Mit diesen Informationen bleiben die getätigten Ausbuchungen zur Recherche im System abgebildet: Eine Ausbuchung entspricht also vereinfacht gesagt einer Honorarnote ohne Rechnungsnummer und erhält damit eine Honorarposition wie alle anderen Honorarnoten auch.
Die ausgebuchten Leistungen erscheinen weder in der Rechnungsbearbeitung noch in der Ansicht der Rechnung (Offene Leistungen anzeigen). Sie können nur mehr hier über die Funktion Leistungen ansehen zur jeweiligen Honorarposition angesehen werden. In den LEA Auswertungen (Honorarstatistiken) scheinen sie mit Honorar "0" und 100 % negativem DB auf.
Standardfeldauswahl Ausbuchungen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ansehen | Die Funktion "Ansehen" öffnet die markierte Honorarposition der Ausbuchung in der Einzelansicht.  |
| Leistungen ansehen | Die Funktion "Leistungen ansehen" öffnet das Fenster Leistungen ansehen. Dieses Fenster zeigt alle ausgebuchten Leistungen, die mit der zuvor markierten Honorarposition (= Geschäftsfall der Ausbuchung) ausgebucht worden sind. Es dient rein der Recherche, welche ausgebuchten Leistungen zu der markierten Ausbuchung gehören. |
| Offene Leistungen anzeigen | Die Funktion "Offene Leistungen anzeigen" wechselt in das Fenster Rechnung (Offene Leistungen anzeigen). Dieses Fenster wird zur Anzeige der offenen Leistungen genutzt und dient der schnellen Information, welche Leistungen für Kunden aktuell noch offen sind. In das Fenster wird jener Kunde als Person in das Einstiegsfeld Rechnungsempfänger übergeben, der aktuell in der Liste markiert ist. Haben Sie Ihre Recherchen (welche Leistung ist aktuell in welchem Zustand) abgeschlossen und sind notwendige Korrekturen in den Leistungen vorzunehmen, handelt es sich bei dieser Funktion um einen schnellen Weg, diese durchzuführen: Über das Fenster Rechnung (Offene Leistungen anzeigen) ist es z. B. möglich, offene Leistungen auszubuchen oder bereits ausgebuchte Leistungen wieder storno-auszubuchen. |
Stornierte Ausbuchungen
Der Bereich "Stornierte Ausbuchungen" wird angezeigt, wenn die Combobox rechts oben im Bereich die Ausprägung "Stornierte Ausbuchungen" aufweist.
In diesem Fall werden im Bereich "Stornierte Ausbuchungen" alle Honorarpositionen gelistet, die aufgrund eines Geschäftsfalls einer stornierten Ausbuchung (= aufgrund eines konkreten Storno-Ausbuchungsvorgangs) entstanden sind. Das bedeutet, jede stornierte Ausbuchung, die eine oder mehrere Leistungen umfasst und mit der Funktion "Ausbuchungen stornieren" durchgeführt wird, erzeugt hier mindestens einen Eintrag. Das Stornieren kann entweder über die Funktion Ausbuchungen stornieren im Fenster Rechnung bearbeiten oder über die Funktion Ausbuchungen stornieren im Fenster Rechnung (Offene Leistungen anzeigen) erfolgen. Das Programm ermittelt beim Ausbuchungsvorgang den Kunden der storno-auszubuchenden Leistungen und erzeugt je Kunde eine Honorarposition, um den Geschäftsfall auch je Kunde abzuspeichern.
Neben dem Kunden werden weitere wichtige Informationen zum Geschäftsfall ebenfalls auf der Honorarposition gespeichert:
- Rechnungsempfänger
Der Rechnungsempfänger wird von den Leistungen ermittelt (Feld Rechnungsempfänger). - Buchungsperiode
Da für die LEA Auswertungen die Buchungsperiode aller Geschäftsfälle interessant ist, erhalten diese Honorarpositionen ebenfalls eine Buchungsperiode (Felder Buchungsjahr und Buchungsmonat). Die Buchungsperiode wird anhand des aktuellen Tagesdatums im Zusammenspiel mit den geltenden Periodisierungsregeln der Periodenverwaltung ermittelt:
Wird ohne Periodenverwaltung gearbeitet, wird immer die ursprüngliche Buchungsperiode der betroffenen Leistung als Buchungsperiode für die stornierte Ausbuchung verwendet. Die Buchungsperiode wird somit von den Leistungen ermittelt (Felder Buchungsjahr und Buchungsmonat).
Ist eine Periodenverwaltung im Einsatz, so wird das Durchführungsdatum der stornierten Ausbuchung herangezogen, um das Buchungsjahr und den Buchungsmonat für die stornierte Ausbuchung zu ermitteln.
Die ermittelte Buchungsperiode wird auch auf den storno-ausgebuchten Leistungen vermerkt, um auswerten zu können, in welcher Buchungsperiode sie storno-ausgebucht worden sind. Diese Information wird in den Feldern Buchungsjahr und Buchungsmonat gespeichert. Somit werden diese Leistungen wieder verrechenbar und relevant für künftige Abrechnungen.
Nähere Informationen zur Periodisierung von Geschäftsfällen finden Sie in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung.
- Verrechnungsfirma
Die Verrechnungsfirma wird von den Leistungen ermittelt (Feld Verrechnungsfirma). - Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung
Abteilungsleitung bzw. Geschäftsführung werden nie ermittelt, die Felder der Honorarposition bleiben bei einer stornierten Ausbuchung somit immer leer. - Honorar, Selbstkosten sowie Herstellkosten
Das Honorar wird bei der stornierten Ausbuchung auf den ursprünglichen Wert zurückgestellt und von den Leistungen neu ermittelt, das ist mithilfe des Feldes Originalhonorar möglich. Selbstkosten und Herstellkosten bleiben erhalten und werden von den Leistungen ermittelt (Felder Selbstkosten und Herstellkosten).
Mit diesen Informationen bleiben die getätigten stornierten Ausbuchungen zur Recherche im System abgebildet: Eine stornierte Ausbuchung entspricht also vereinfacht gesagt einer Honorarnote ohne Rechnungsnummer und erhält damit eine Honorarposition wie alle anderen Honorarnoten auch.
Die storno-ausgebuchten Leistungen erscheinen wieder in der Rechnungsbearbeitung sowie in der Ansicht der Rechnung (Offene Leistungen anzeigen). Sie können wie gewohnt weiter fakturiert werden. Im Programmhintergrund werden jedoch je stornierter Leistung zwei weitere programminterne Leistungen erzeugt, um den Geschäftsfall zur Gänze abzubilden. Mithilfe dieser programminternen Leistungen kann nachvollzogen werden, was wann mit den Leistungen im Zeitablauf passiert ist. Diese programminternen Leistungen sehen Sie als Anwender aber nicht mehr.
Standardfeldauswahl Stornierte Ausbuchungen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Ansehen | Die Funktion "Ansehen" öffnet die markierte Honorarposition der stornierten Ausbuchung in der Einzelansicht.  |
| Leistungen ansehen | Die Funktion "Leistungen ansehen" öffnet das Fenster Leistungen ansehen. Dieses Fenster zeigt alle storno-ausgebuchten Leistungen, die mit der zuvor markierten Honorarposition (= Geschäftsfall der stornierten Ausbuchung) storno-ausgebucht worden sind. Es dient rein der Recherche, welche storno-ausgebuchten Leistungen zu der markierten stornierten Ausbuchung gehören. |
| Offene Leistungen anzeigen | Die Funktion "Offene Leistungen anzeigen" wechselt in das Fenster Rechnung (Offene Leistungen anzeigen). Dieses Fenster wird zur Anzeige der offenen Leistungen genutzt und dient der schnellen Information, welche Leistungen für Kunden aktuell noch offen sind. In das Fenster wird jener Kunde als Person in das Einstiegsfeld Rechnungsempfänger übergeben, der aktuell in der Liste markiert ist. Haben Sie Ihre Recherchen (welche Leistung ist aktuell in welchem Zustand) abgeschlossen und sind notwendige Korrekturen in den Leistungen vorzunehmen, handelt es sich bei dieser Funktion um einen schnellen Weg, diese durchzuführen: Über das Fenster Rechnung (Offene Leistungen anzeigen) ist es z. B. möglich, offene Leistungen auszubuchen oder bereits ausgebuchte Leistungen wieder storno-auszubuchen. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Informationen zum Leistungen aktualisieren
Die Hilfsprogramme Leistungen aktualisieren und Stundensätze/Artikelpreise korrigieren sowie Korrektur Leistungen behandeln ausgebuchte Leistungen genauso wie fakturierte Leistungen und storno-ausgebuchte Leistungen genauso wie offene Leistungen.
Das heißt im Detail:
- Ausgebuchte Leistungen werden bei den Hilfsprogrammen miteinbezogen, wenn im Filterfeld "Leistungsstatus" bzw. "Leistungen" die Option "Alle Leistungen" eingestellt ist.
- Storno-ausgebuchte Leistungen werden hingegen bereits berücksichtigt, wenn die Option "Offene Leistungen" eingestellt ist.
- Jene programminternen Leistungen, die im Zuge der Storno-Ausbuchung entstanden sind, werden ebenfalls berücksichtigt, wenn die Option "Alle Leistungen" gewählt wird.
Die Honorarpositionen der Ausbuchungen und stornierten Ausbuchungen, wie sie hier im Fenster gelistet werden, bleiben allerdings unberührt. Daher wirkt sich auch eine nachträgliche Korrektur eines Rechnungsempfängers nicht auf die Honorarpositionen aus, nur auf die Leistungen an sich.
Informationen zur Filterung in den LEA Auswertungen
Je LEA Auswertung kann mithilfe des Feldes Mit Ausbuchungen entschieden werden, ob die ausgebuchten Leistungen grundsätzlich mit in die Auswertung einfließen sollen oder nicht. Dies kann für die betreffenden Auswertungen im LEA Auswertungsdesigner aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ausnahmen: Für Auswertungen des Auswertungstyps Honorarvorschläge steht das Feld nicht zur Verfügung und für Auswertungen des Auswertungstyps Offene Leistungen aktuell macht es keinen Unterschied, wie das Feld gesetzt ist, da ausgebuchte Leistungen nie als offene Leistungen gezählt werden.
Empfehlung, wenn Kunden abweichende Rechnungsempfänger haben
Die Honorarposition der Ausbuchung sowie der stornierten Ausbuchung wird - wie oben angeführt - unter dem jeweiligen Kunden (und daher nicht unter dem Rechnungsempfänger) abgespeichert.
Führen Sie also Kunden mit abweichendem Rechnungsempfänger, ist es empfehlenswert, die Spalten "Empf.-Nr." und "Rechnungsempfänger" in der Liste zusätzlich einzublenden. Ist es notwendig, über die Rechnungsbearbeitung ausgebuchte Leistungen wieder storno-auszubuchen, werden diese im Fenster Ausbuchungen stornieren nur unter der Kundennummer des Rechnungsempfängers gelistet.
Beachten Sie für weiterführende Informationen bitte auch die Fensterhilfe Ausbuchungen stornieren.
