Feldauswahl Ausbuchungen: Standard

Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu jenen Feldern, welche im Auslieferungsstandard in den Ausbuchungen eingeblendet sind:

Kunden-Nr.

Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet.

Hinweis

Eine nachträgliche Änderung der Personennummer ist nur mit Hilfe der entsprechenden Hilfsprogramme möglich. Sie finden diese im Paket CRM unter Stammdaten → Hilfsprogramme. Bitte beachten Sie vor dem Ausführen einer Umstellung unbedingt die Hilfe zum Fenster im Umstellprogramm!

Kunde

Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.

Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"

Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).

Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!

BuJ

Dieses Feld enthält das Buchungsjahr des Geschäftsfalls. Das Buchungsjahr ist gemeinsam mit dem Buchungsmonat relevant für Auswertungen, d. h. in welcher Buchungsperiode der Geschäftsfall statistisch gerechnet werden soll. Dieses Jahr wird automatisch in das Feld Erledigt-Jahr jener Leistungen, welche durch diesen Geschäftsfall abgerechnet sind, übergeben.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Honorarnote, ist in diesem Feld das Buchungsjahr der Honorarnote ersichtlich, sobald die Honorarnote mit Rechnungsnummer gedruckt wird (Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken). Das Buchungsjahr wird zu diesem Zeitpunkt entweder vom Belegdatum oder vom Bis Leistungszeitraum ermittelt (lt. LEA Parameter Periodisierung Rechnung).

Das Buchungsjahr kann bei der Rechnungsfunktion Rechung abschließen nochmals neu aktualisiert werden, wenn mit aktiver Periodenverwaltung gearbeitet wird und der LEA Parameter Periodenwechsel nach Rechnungsdruck dementsprechend eingestellt ist.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Ausbuchung, eine stornierte Ausbuchung oder eine Umbuchung, ist in diesem Feld das Buchungsjahr der Ausbuchung (Ausbu-Jahr)/stornierten Ausbuchung bzw. Umbuchung ersichtlich. Das Buchungsjahr wird aufgrund der Periodenverwaltung ermittelt. Ist keine Periodenverwaltung aktiv, wird das Buchungsjahr 1:1 aus der Periode des ursprünglichen Geschäftsfalls ermittelt.

BuM

Dieses Feld enthält den Buchungsmonat des Geschäftsfalls. Der Buchungsmonat ist gemeinsam mit dem Buchungsjahr relevant für Auswertungen, d. h. in welche Buchungsperiode der Geschäftsfall statistisch gerechnet werden soll. Dieser Monat wird automatisch in das Feld Erledigt-Monat jener Leistungen, welche durch diesen Geschäftsfall abgerechnet sind, übergeben.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Honorarnote, ist in diesem Feld der Buchungsmonat der Honorarnote ersichtlich, sobald die Honorarnote mit Rechnungsnummer ausgedruckt wird (Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken). Der Buchungsmonat wird zu diesem Zeitpunkt entweder vom Belegdatum oder vom Bis Leistungszeitraum ermittelt (lt. LEA Parameter Periodisierung Rechnung).

Der Buchungsmonat kann bei der Rechnungsfunktion Rechung abschließen nochmals neu aktualisiert werden, wenn mit aktiver Periodenverwaltung gearbeitet wird und der LEA Parameter Periodenwechsel nach Rechnungsdruck dementsprechend eingestellt ist.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Ausbuchung, eine stornierte Ausbuchung oder eine Umbuchung, ist in diesem Feld der Buchungsmonat der Ausbuchung (Ausbu-Monat)/stornierte Ausbuchung bzw. Umbuchung ersichtlich. Der Buchungsmonat wird aufgrund der Periodenverwaltung ermittelt. Ist keine Periodenverwaltung aktiv, wird das Buchungsmonat 1:1 aus der Periode des ursprünglichen Geschäftsfalls ermittelt.

Buchungstext

Dieses Feld enthält den Buchungstext des Geschäftsfalls. Der Buchungstext kann für die Verbuchung der Honorarnote in die Fibu verwendet werden, wenn der LEA Parameter Buchungstext entsprechend hinterlegt ist.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Honorarnote, kann das Feld entweder manuell befüllt werden oder ermittelt werden.

Manuell befüllt werden kann der Buchungstext entweder über die Bearbeitungsfunktion F6 (je einzelner Honorarposition) oder im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken, indem das Feld Buchungstext im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken mit dem gewünschten Text befüllt wird (für die markierten Honorarpositionen).
Weiters ist eine manuelle Befüllung/Abänderung des Buchungstextes je Honorarnote in der Rechnungsbearbeitung über die Funktion Ändern Buchungstext möglich.
Für die automatische Ermittlung stehen folgende LEA Parameter zur Verfügung: Der LEA Parameter Auto-Buchungstext muss derart eingestellt werden, dass ein Buchungstext generiert werden soll. Entscheidet man sich für die Generierung mit einer Formel, ist die Formel im LEA Parameter Formel Buchungstext zu hinterlegen. Der LEA Parameter Generierung Buchungstext steuert, ob der Buchungstext im Zuge der Funktion Honorarnoten aufbereiten oder im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken erzeugt wird.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Ausbuchung oder eine stornierte Ausbuchung, ist dieses Feld immer leer, da keine automatische Ermittlung oder manuelle Befüllung vorgesehen ist.

Handelt es sich beim Geschäftsfall um eine Umbuchung, wird hier jener Umbuchungstext angezeigt, der im Zuge der Umbuchung manuell als Notiz zum Geschäftsfall vergeben wird.

Wenn man eine Leistung im Umbuchungsmanager (Rechnungsbearbeitung) oder Umbuchungsmanager (Leistungserfassung) betrachtet, heißt dieses Feld Umbuchungstext. Hier wird ebenso der Buchungstext des Umbuchungsgeschäftsfalls angezeigt.

Notiz

Dieses Feld dient zur Erfassung einer Notiz zur Honorarposition bzw. zum Geschäftsfall. In der Liste kann die Notiz einfach mit einem Doppelklick in die Spalte erfasst/bearbeitet werden. Ist eine Notiz zur Honorarposition/zum Geschäftsfall vorhanden, wird dies über das Notiz-Symbol

angezeigt.

Die Notiz kann unabhängig vom Status der Honorarposition/des Geschäftsfalls hinterlegt werden.

Die Notiz kann auch an folgenden weiteren Stellen für eine Honorarnote erfasst/bearbeitet werden, und wird auch dementsprechend wechselweise angeglichen:

In der Rechnungsbearbeitung im Einstiegsbereich mit dem Symbol "Notiz" .
Im Fenster Honorarnoten über den eigenen Bereich Notiz.

VerrechFirm-Nr

Dieses Feld beinhaltet jene eigene Firma, unter welcher die Honorarposition verrechnet wird bzw. welcher dieser Geschäftsfall zugerechnet wird.

Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Honorarnote, wird die Verrechnungsfirma beim Honorarnoten aufbereiten von der Verrechnungsfirma der Leistungen, die zu diesem Honorarnote gehören, ermittelt und ist immer eindeutig (siehe auch Ermittlung der Verrechnungsfirma).

Wenn Sie die Verrechnungsfirma bei einer bestehenden Honorarnote ändern und abspeichern, wird die neue Verrechnungsfirma auch auf die Leistungen der Honorarnote gesetzt. Der Grund dafür ist, dass die Verrechnungsfirma der Honorarnote immer mit jener Firma der darin abzurechnenden Leistungen übereinstimmen muss. Bitte beachten Sie, dass sich die Verrechnungsfirma der Leistungen nicht automatisch auf den ursprünglichen Zustand aktualisiert, wenn Sie die Honorarnote löschen.

Sobald sich die Verrechnungsfirma im gleichnamigen Feld ändert, wird - falls die Honorarnote bereits in der Honorarnoten-Vorschau angesehen worden ist - das Rechnungsdokument automatisch gelöscht.

Ändern Sie die Verrechnungsfirma am Honorarnotendatensatz, obwohl am Rechnungsdokument bereits textliche Änderungen vorgenommen worden sind, erhalten Sie die Meldung, dass durch das Ändern des Feldes die bereits manuell getätigten textlichen Änderungen verworfen werden und das Rechnungsdokument neu generiert wird. Zusätzlich wird eine eventuell bereits zugeordnete Eigene Bankverbindung gelöscht, da diese von der Verrechnungsfirma abhängig sind. Zu diesem Zeitpunkt kann das Löschen des bestehenden Rechnungsdokuments nur verhindert werden, wenn das Bearbeiten des Honorarnotendatensatzes mit "Abbrechen" beendet wird. Ein etwaiges Zurückstellen der Verrechnungsfirma auf den ursprünglichen Wert und das Speichern der Bearbeitung verhindern das Löschen des bestehenden Rechnungsdokuments nicht.

Das Ändern der Verrechnungsfirma ist nur im Status Offen möglich, danach ist das Feld für eine Änderung gesperrt.

Weiters wird eine Änderung der Verrechnungsfirma unterbunden, wenn mindestens ein Akonto oder eine Teilrechnung zugeordnet ist. In diesem Fall erhalten Sie beim Versuch, die Verrechnungsfirma zu ändern, eine Hinweismeldung.

Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Ausbuchung, stornierte Ausbuchung oder Umbuchung, wird die Verrechnungsfirma beim Ausführen der jeweiligen Funktion von der Verrechnungsfirma der Leistungen, die zum Geschäftsfall gehören, ermittelt.

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