Erhaltene Zahlungen
Grundlegende Informationen zum Thema Zahlung finden Sie unter Zahlungen (LEA).
Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Extras → Erhaltene Zahlungen Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Funktion "Rechnung bearbeiten" → Extras → Erhaltene ZahlungenDas Fenster "Erhaltene Zahlungen" beinhaltet Zahlungen zu LEA Rechnungen (d. h. Honorarnoten, Akontos, Teilrechnungen).
"Erhaltene Zahlungen" können auf zwei Wegen entstehen: Sie entstehen entweder aufgrund von Zahlungseingängen, die in der Fibu gebucht und in die LEA importiert worden sind. Aber auch eine manuelle Anlage von Zahlungen ist an dieser Stelle möglich.
Damit ist auch in der LEA die Information ersichtlich, welche Honorarnoten in welcher Höhe bezahlt worden sind, und nicht nur beispielsweise über die OP-Liste der Fibu.
Das Fenster "Erhaltene Zahlungen" können Sie auf zwei unterschiedlichen Wegen starten: Entweder direkt aus dem Fenster Honorarnoten für alle Honorarnoten oder aus der Rechnungsbearbeitung für eine konkrete Honorarnote. Statt des eigenen Fensters können Sie als Alternative aber auch den Reiter Erhaltene Zahlungen des Fensters Honorarnoten nutzen (siehe Hinweis Reiter "Erhaltene Zahlungen" in der Rechnungsbearbeitung).
Beim Start des Fensters aus dem Fenster Honorarnoten heraus erhalten Sie unter Extras → Erhaltene Zahlungen eine Liste zu allen erhaltenen Zahlungen aller Honorarnoten, unabhängig davon, welche Honorarnoten tatsächlich gerade gelistet sind.
Beim Start des Fensters aus der Rechnungsbearbeitung heraus erhalten Sie unter Extras → Erhaltene Zahlungen eine Liste zu allen erhaltenen Zahlungen zur aktuell bearbeiteten Honorarnote.
Hinweis Reiter "Erhaltene Zahlungen" in der Rechnungsbearbeitung
 | Eine weitere Variante, die erhaltenen Zahlungen zu einer bestimmten Honorarnote anzusehen, ist die Verwendung des Reiters Erhaltene Zahlungen, der als eigener Bereich im Rahmen der flexiblen Layoutgestaltung für das Fenster Honorarnoten eingeblendet werden kann.  Der Reiter "Erhaltene Zahlungen" weist dieselben Funktionen wie das Fenster "Erhaltene Zahlungen" auf und ist auch im Programmablauf in derselben Art und Weise eingebunden. Es ist also irrelevant, ob Sie das Fenster oder den Bereich nutzen. |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Erhaltene Zahlungen
Der Hauptzweck der Führung von erhaltenen Zahlungen ist es, zusätzlich zu den OP-Informationen in der Fibu auch in der LEA Informationen direkt bei der Honorarnote zu erhalten, ob und in welcher Höhe diese Honorarnote bereits bezahlt ist:
- Sind ein oder mehrere Zahlungen zur Honorarnote vorhanden, wird für die Honorarnote im Fenster Honorarnoten die Spalte Bezahlt mit dem Nettobetrag aller Zahlungen zur Honorarnote befüllt.
- Weiters kann in den Auswertungen über die Datenspalte Bezahlt ebenfalls der Nettobetrag aller Zahlungen zur Honorarnote ausgewertet werden.
Die Zahlungen, welche in der Fibu zu den LEA Honorarnoten gebucht wurden, sind aber grundsätzlich nicht automatisch hier in den erhaltenen Zahlungen gelistet. Diese müssen zuerst importiert (oder angelegt) werden.
Voraussetzung für den Import der Zahlungen ist das richtig eingestellte Zusammenspiel mit der BMD FIBU, welches auch schon für die Verbuchung der LEA Honorarnoten (Verbuchung der Honorarerlöse) eingerichtet werden muss (siehe Themendokumentation Honorarnoten in Fibu verbuchen). Weiters ist wichtig, dass in der Fibu beim Buchen der Zahlungseingänge eine korrekte Abstattung erfolgt - damit erkennt das Programm, welche Zahlung zu welcher Honorarnote gehört.
Erhaltene Zahlungen importieren
Voraussetzung für den Import der Zahlungen ist das richtig eingestellte Zusammenspiel mit der BMD FIBU, welches auch schon für die Verbuchung der LEA Honorarnoten (Verbuchung der Honorarerlöse) eingerichtet werden muss (siehe Themendokumentation Honorarnoten in Fibu verbuchen). Weiters ist wichtig, dass in der Fibu beim Buchen der Zahlungseingänge eine korrekte Abstattung erfolgt - damit erkennt das Programm, welche Zahlung zu welcher Honorarnote gehört.
Für diesen Import stehen verschiedene Varianten zur Verfügung:
- Manueller Import der Zahlung: Mit den Importfunktionen Zahlungen importieren und Alle Zahlungen importieren können die Zahlungen manuell importiert werden (siehe Funktionen).
- Automatischer Import der Zahlung: Für den automatischen Import von Zahlungen (zu allen Honorarnoten) steht ein Stapel mit der Stapelfunktion MCS_MDZAHLUNGENMGR_AUTOIMPORT zur Verfügung, welcher täglich ausgeführt werden könnte.
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Zahlungen importieren. |
Muss eine erhaltene Zahlung manuell anlegt werden, ist das ebenfalls möglich (etwa weil keine BMD FIBU existiert oder die Zahlungsinformation bereits vor der Zahlungsbuchung in der Fibu benötigt wird).
- Felder des Bereichs "Zahlung"
Mit Ausnahme des Feldes "Notiz" müssen bei einer manuellen Anlage einer Zahlung die Felder der Gruppe "Zahlung" befüllt werden.
(Bei Import oder Zuordnung einer Zahlung sind die Felder bereits befüllt.)
- Felder des Bereichs "Rechnung"
Die Felder des Bereichs "Rechnung" dürfen nicht befüllt werden (Ausnahme: Feld "Belegsymbol").
Bei offenen Rechnungen werden die Felder automatisch mit Rechnungsdaten vervollständigt, wenn die Rechnung, in welcher die Zahlung erfasst oder zugeordnet worden ist, mit der Rechnungsfunktion Ausdruck Rechnung mit Nummer mit Belegnummer und Belegdatum versehen worden ist.
(Bei Rechnungen mit Belegnummer/Belegdatum, für welche die Zahlung importiert worden ist, sind die Felder bereits befüllt, da die Informationen bereits auf der Zahlungsbuchung in der FIBU vorhanden sind.)
Achtung! Bitte entscheiden Sie sich, ob Sie Zahlungen importieren oder manuell anlegen möchten!
 | Da der Datenaustausch mit der BMD FIBU betreffend OP-Informationen also automatisch (Stapel) oder manuell angestoßen (Import-Funktionen) durchgeführt wird, ist für diesen Zweck eine gleichzeitige manuelle Anlage von Zahlungen in der LEA nur in Ausnahmefällen sinnvoll. Eine manuelle Anlage in der LEA ist nur empfehlenswert, wenn kein Import aus der BMD FIBU durchgeführt werden kann, da keine BMD FIBU geführt wird. |
Standardfeldauswahl Erhaltene Zahlungen
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Zahlungen importieren | Die Funktion "Zahlungen importieren" steht nur zur Verfügung, wenn das Fenster über die Rechnungsbearbeitung geöffnet worden ist. Weiters ist ein Import nur für Honorarnoten ab dem Status "Mit Rechnungsnummer" möglich. Mit dem Ausführen der Funktion werden alle in der Fibu verbuchten Zahlungseingänge, welche noch nicht in den erhaltenen Zahlungen vorhanden sind, zu dieser Honorarnote importiert. Im Zuge dessen wird auch überprüft, ob eine bereits importierte Zahlung noch in der Fibu vorhanden ist. Dieselben Ausführungen zur Funktion gelten, wenn die gleichnamige Funktion Zahlungen importieren am Reiter Erhaltene Zahlungen des Fensters Honorarnoten gestartet wird. |
| Alle Zahlungen importieren | Die Funktion "Alle Zahlungen importieren" steht nur zur Verfügung, wenn das Fenster über das Fenster Honorarnoten geöffnet worden ist. Sie erhalten mit dem Ausführen der Funktion das Dialogfenster Zahlungen importieren. In diesem Fenster geben Sie bekannt, von welchen LEA Rechnungsarten Zahlungen importiert werden sollen. Des Weiteren bestimmen Sie den Ermittlungszeitraum: Die Ermittlung von Zahlungen findet nur für Honorarnoten (Akontos, Teilrechnungen, Rechnungen inkl. Schlussrechnungen) statt, deren Belegdatum nicht älter als x Jahre zurückliegt. Weiters de/aktivieren Sie, ob in der Fibu gelöschte Zahlungen auch in der LEA wieder entfernt werden sollen.  Nach dem Bestätigen mit "Übernehmen" werden alle sich im Ermittlungszeitraum befindlichen Honorarnoten (Akontos, Teilrechnungen, Schlussrechnungen) ermittelt und deren in der Fibu verbuchten Zahlungseingänge, die noch nicht in den erhaltenen Zahlungen vorhanden sind, importiert. |
Weitere Programmabläufe mit Zahlungen
Neben dem Hauptzweck dieses Fensters (OP-Information, welche Zahlungen zur Honorarnote bereits eingegangen sind), spielen erhaltene Zahlungen auch für weitere Programmabläufe eine Rolle. Konkret wird bei folgenden Programmabläufen auf die erhaltenen Zahlungen zugegriffen:
Zahlungen zuordnen
Über die Rechnungsfunktion Zahlungen zuordnen können in der Fibu gebuchte Zahlungen, welche ohne vorherige Rechnungslegung vom Kunden geleistet worden sind, von der Honorarnote abgezogen werden. Am Rechnungsausdruck scheint dann nur mehr der verminderte Betrag als noch fällig auf.
Dieser Programmablauf funktioniert nur für offene Honorarnoten, d. h. Honorarnoten, die noch nicht mit Belegnummer ausgedruckt worden sind.
Sobald eine Zahlung zugeordnet worden ist, ist diese nicht nur im Fenster Zahlungen zuordnen sichtbar, sondern auch hier im Fenster "Erhaltene Zahlungen". Für Anwender ohne BMD FIBU kann zu diesem Zweck auch direkt in der Rechnungsbearbeitung über Extras → Erhaltene Zahlungen manuell eine Zahlung angelegt werden - jede manuell angelegte Zahlung ist automatisch auch der Honorarnote zugeordnet.
Die Honorarnote wird somit zu einer Schlussrechnung mit Zahlungsabzug. Näheres zu diesem Programmablauf finden Sie in der Themenhilfe Zahlungen (LEA).
Bezahltes Akonto zuordnen
Über die Rechnungsfunktion Akontos zuordnen werden einer Schlussrechnung ein oder mehrere Akontos zugeordnet. Weist der LEA Parameter Akontoabzug die Variante "Bezahltes Akonto abziehen" auf, so lässt das Programm das Zuordnen eines Akontos nur zu, wenn das Programm zum Akonto eine Zahlung aus der BMD FIBU ermitteln kann.
Mit dem "Zulassen" der Zuordnung wird die Zahlung nicht nur ermittelt, sondern auch hier im Fenster "Erhaltene Zahlungen" eingetragen.
Über den weiteren LEA Parameter Prüfung Zahlungstabelle kann das Akonto auch dann zugeordnet werden, wenn im Fenster "Erhaltene Zahlungen" des Akontos eine Zahlung eingetragen ist. Das bedeutet: Ist dieser Parameter aktiv, versucht das Programm, die Zahlung aus dem Fenster "Erhaltene Zahlungen" und erst in zweiter Instanz aus der BMD FIBU zu ermitteln.
Ist also eine manuelle Anlage einer Zahlung zum Akonto nötig, muss das in der Rechnungsbearbeitung des Akontos über Extras → Erhaltene Zahlungen vorgenommen werden.
Näheres zu diesem Programmablauf finden Sie in der Themendokumentation Akontos in der LEA.
Tipps und Hintergrundinformationen
Nachträgliches Ändern von Zahlungsbuchungen in der NTCS FIBU
Auch wenn Zahlungen bereits hier im Fenster "Erhaltenen Zahlungen" für eine Honorarnote aufscheinen, können die ursprünglichen Zahlungsbuchungen in der NTCS FIBU verändert (z. B. Betrags-, Buchungstext- oder Belegsymboländerungen) oder entfernt (z. B. weil sie gelöscht oder bei einem anderen offenen Posten zur Auszifferung verwendet worden sind) werden. Diese Änderungen werden nicht automatisch, also rein aufgrund der Änderung in der Fibu, übernommen.
Möchten Sie eine erhaltene Zahlung vor einer Änderung durch künftige Importe schützen, ist es wichtig, für diese erhaltene Zahlung in der LEA das Feld Fixiert zu aktivieren. In diesem Fall bleibt die erhaltene Zahlung - wie sie aktuell angelegt ist - erhalten und wird bei weiteren Importen ignoriert. Sie kann zudem auch nur mehr manuell gelöscht werden.
Für jede nicht fixierte erhaltene Zahlung gelten je nach Ablauf folgende Regeln:
Ablauf Zahlungen für eine Honorarnote importieren (siehe Zahlungen importieren)
- Eine reine Bearbeitung einer Zahlungsbuchung in der Fibu (z. B. Betragsänderung) wird durch einen neuerlichen Import auf die erhaltene Zahlung dieser Honorarnote übernommen. Die ursprüngliche erhaltene Zahlung wird gelöscht und die aktuelle Zahlungsbuchung wird als neue erhaltene Zahlung importiert.
- Wird die bereits übernommen Zahlungsbuchung in der Fibu gelöscht und durch eine neuerliche Zahlungsbuchung ersetzt, gilt dasselbe: Die ursprüngliche erhaltene Zahlung wird gelöscht und die aktuelle Zahlungsbuchung wird als neue erhaltene Zahlung importiert
- Ist eine Zahlungsbuchung in der Fibu gelöscht oder bei einem anderen offenen Posten zur Auszifferung verwendet worden, wird durch einen neuerlichen Import vom Programm eine Meldung ausgegeben, wie in diesem Fall weiter vorzugehen ist. Das Programm stellt fest, dass die zugeordnete Zahlung nicht mehr verfügbar ist und bietet Ihnen die Möglichkeit, die in der Meldung gelistete erhaltene Zahlung auch bei der Honorarnote zu entfernen.
Ablauf Zahlungen für alle Honorarnoten importieren (siehe Alle Zahlungen importieren)
- Achtung: Findet dieser neuerliche Import aber nicht je Honorarnote über die Funktion Zahlungen importieren, sondern für alle Honorarnoten über die Funktion Alle Zahlungen importieren statt, werden zugeordnete, aber nicht mehr in der Fibu verfügbare Zahlungen nicht geprüft und gemeldet. In diesem Ablauf wird dem Programm über die Option Gelöschte Zahlungen entfernen des Dialogfensters Zahlungen importieren bekannt gegeben, wie mit diesen Zahlungen umzugehen ist.
- Weiters werden oben beschriebene Änderungen hinsichtlich reiner Bearbeitung einer Zahlungsbuchung bzw. Ersatz einer Zahlungsbuchung nur für Honorarnoten berücksichtigt, wenn diese noch nicht zur Gänze bezahlt worden sind. Das Programm vergleicht an dieser Stelle die Höhe des Zahlungsbetrags (Spalte Bezahlt) mit dem Honorar je Honorarnote.
Ablauf Zahlungen zuordnen (siehe Zahlungen zuordnen)
- Ist die Zahlung aufgrund einer Zahlungszuordnung angelegt worden (siehe Zahlungen zuordnen), kann die Änderung der Zahlung nur auf die offene Honorarnote übernommen werden, indem die Zahlungszuordnung nochmals entfernt und neu zugeordnet wird. In einem späteren Zustand der Honorarnote kann eine Änderung der Zahlung nicht mehr ordnungsgemäß auf die bestehende Honorarnote übernommen werden - in diesem Fall ist das Verwerfen oder das Stornieren der Honorarnote nötig, um auf der neuen Honorarnote die richtige Zahlungszuordnung vornehmen zu können.
Ablauf Bezahltes Akonto zuordnen (siehe Bezahltes Akonto zuordnen)
- Ist die Zahlung eines Akontos aufgrund einer Akontozuordnung in der Schlussrechnung angelegt worden (siehe Bezahltes Akonto zuordnen), kann eine Änderung der Zahlungsbuchung durch einen neuerlichen Import oder eine neuerliche Zuordnung auf die "Erhaltene Zahlung" übernommen werden, sofern die Schlussrechnung noch offen ist (Ausnahme: Für die "Erhaltene Zahlung" ist das Feld Fixiert aktiviert). In einem späteren Zustand der Honorarnote kann derzeit mit Programmfunktionen keine Aktualisierung erreicht werden, hier wäre eine manuelle Korrektur in der Zahlungstabelle nötig.
Veränderung von Zahlungen nach textlichen Änderungen im Rechnungsdokument
Bereits vorgenommene textliche Änderungen in der Honorarnoten-Vorschau lösen beim nachträglichen Ändern einer erhaltenen Zahlung eine Meldung aus, da die Änderung in diesem Fall nicht mehr ohne weiteres möglich ist.
Anhand folgender Meldung können Sie entscheiden, ob die textlichen Änderungen verworfen werden sollen oder ob ein Abbruch der Bearbeitung der erhaltenen Zahlung erfolgen soll.
