XML-Rechnungen mit der NTCS LEA
Grundlegende Informationen zum Rechnungsversand per E-Mail finden Sie unter Rechnungsversand per E-Mail.
Einstellungen
Grundsätzlich beachten Sie bitte, dass für den XML-Ablauf in der LEA einige Erweiterungen in den Ausdrucksmodellen nötig sind. Diese können jedoch mithilfe einer eigens dafür vorgesehenen Funktion auf einfache Weise vorgenommen werden. Die Informationen dazu finden Sie im Kapitel Ausdrucksmodelle.
Andererseits müssen WWS Parameter und LEA Parameter sowie Stammdaten, wie z. B. Kundenstammdaten, Artikelstammdaten, Firmenstammdaten kontrolliert und gegebenenfalls angepasst werden, um gültige XML-Rechnungen zu erstellen. Die Informationen dazu finden Sie in den darauffolgenden Kapiteln.
Zwei wichtige Hinweise, die für den XML-Ablauf in der LEA wichtig sind, vorab:
Hinweis Hinterlegung eines EDI-Pfads in der LEA
 | Die XML-Rechnungen in der LEA werden unabhängig davon, ob ein EDI-Pfad existiert, für den beschriebenen Standardablauf erzeugt. Technisch gesehen wird die erzeugte XML-Datei immer im Temp-Verzeichnis zwischengespeichert, um diese Datei für ein späteres Einbetten (im Archivdokument, in der E-Mail) oder für die EDI-Nachrichtenverwaltung zur Verfügung zu haben. Ein EDI-Pfad wird nur benötigt, wenn Sie die XML-Datei zusätzlich in ein bestimmtes Verzeichnis exportieren möchten. Wenn Sie diesen Ablauf nicht benötigen, lautet die Empfehlung, den Pfad im Ausdrucksmodelldetail, in den WWS Parametern sowie im Kundenstamm leer zu lassen. Die Hinterlegung des EDI-Pfades am Ausdrucksmodelldetail übersteuert dabei jegliche Einstellungen von EDI-Pfaden auf Kundenstamm, Kundengruppen und globalem Pfad lt. WWS Parameter. Wenn es einen globalen Pfad für alle XML-Dateien geben soll, empfiehlt sich die Hinterlegung des Pfades unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenerfassung → Standardkundenkennzeichen → EDI-Pfad. |
Hinweis Lizenzen für den XML-Ablauf in der LEA
| Für das Erzeugen von XML-Rechnungen in der LEA wird für den beschriebenen Standardablauf keine zusätzliche Lizenz benötigt. |
Da die Erstellung einer XML-Rechnung über ein weiteres, eigenes Ausdrucksmodelldetail zur Ablaufart angesteuert wird, muss dieses im Fenster Ausdrucksmodelle ergänzt werden. Die XML-Rechnung kann nicht nur für Honorarnoten, sondern auch für Gutschriften, Stornorechnungen, Teilrechnungen und Akontos (und deren Schlussrechnungen) erzeugt werden.
Beachten Sie, dass im Bereich Ausdrucksmodelle jeweils das korrekte Ausdrucksmodell markiert ist (z. B. "Honorarnote"). Eine manuelle Anlage ist möglich, aber aufgrund der Vielzahl an nötigen Einstellungen nicht empfehlenswert. Für eine möglichst einfache Einrichtung steht Ihnen die Funktion Detail für EDI-Rechnung erstellen in den Ausdrucksmodelldetails zur Verfügung.
Führen Sie diese Funktion je benötigter Ablaufart aus, indem Sie zuvor immer das jeweilige Ausdrucksmodell markieren. Beachten Sie dabei aber, dass dies nur für die "Echtausdrucke" und nicht für die Kontrollausdrucke vorzunehmen ist.
Mit dieser Funktion gelangen Sie in das Dialogfenster Detail für EDI-Rechnung erstellen.
Folgende Felder sind dabei zu befüllen:
- Wählen Sie im Feld "EDI-Rechnungstyp" den gewünschten EDI-Rechnungstyp aus. Zur Verfügung steht für Österreich
das Format "ebInterface" (und für Deutschland 
die Formate "ZUGFeRD" oder "XRechnung"). - Legen Sie im Feld "Bezeichnung" die gewünschte Bezeichnung fest. Vorgeschlagen wird "EDI-Rechnung zu" kombiniert mit der "Bezeichnung" des ursprünglich markierten Ausdrucksmodells.
Die Funktion übernimmt automatisch alle notwendigen Schritte:
- Das passende Formular zum gewählten EDI-Rechnungstyp (z. B. "ebInterface" für Österreich bzw. "ZUGFeRD" für Deutschland) wird importiert (siehe Kapitel Reportformular für XML-Rechnung).
- Ein neues Ausdrucksmodelldetail für die EDI-Rechnung wird erstellt (siehe Kapitel Ausdrucksmodelldetail für XML-Rechnung).
- Die passenden Druckereinstellungen werden automatisch zugeordnet (siehe Kapitel Druckereinstellung für XML-Rechnung).
Reportformular für XML-Rechnung
Das passende Reportformular wird im Rahmen der Funktion Detail für EDI-Rechnung erstellen (siehe oben) automatisch importiert. Sollte es jedoch nötig sein, einen manuellen Import vornehmen zu müssen, gehen Sie wie folgt vor.
Im ersten Schritt muss das gewünschte XML-Reportformular im Fenster Rechnungsformulare importiert werden.
- Dazu wählen Sie im Fenster Rechnungsformulare unter Report → Importieren.
- Suchen Sie je nach Bedarf im NTCS Programmverzeichnis (PGM) im Verzeichnis ...\Daten\Standards\Commerce\STD:
- den Report mit dem Namen BMDStdXML_EBInterface_61.RPT (= ebInterface-XML-Standard für Österreich) oder
- den Report mit dem Namen BMDStdXML_XRechnung_302_UBL.RPT (= XRechnung-XML-Standard für Deutschland) oder
- den Report mit dem Namen BMDStdXML_ZUGFeRD_23_CII.RPT (= ZUGFeRD-XML-Standard für Deutschland) - Markieren Sie diesen und klicken Sie auf "Öffnen".
- Infolgedessen erscheint die Meldung "Der Import wurde erfolgreich abgeschlossen" bzw. "Dieser Report existiert bereits", Überschreiben/Duplizieren. Das bedeutet, dass der Report bereits importiert worden ist und überschrieben werden kann. Vorausgesetzt, der bereits existierende XML-Report ist sicher kein individuell angepasster Report, und soll mit dem Standardreport überschrieben werden. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, den existierenden Report zu kopieren (sichern), und diesen erst in Folge zu überschreiben.
Nachdem der XML-Report in den Rechnungsformularen zur Verfügung steht, können die Anpassungen in den Ausdrucksmodellen vorgenommen werden.
Ausdrucksmodelldetail für XML-Rechnung
Das passende Ausdrucksmodelldetail wird im Rahmen der Funktion Detail für EDI-Rechnung erstellen (siehe oben) automatisch angelegt.
Hinweis Korrekte Reihung der Ausdrucksmodelldetails
| Erstellen Sie ein Ausdrucksmodelldetail für den EDI-Rechnungstyp "ebInterface", erhalten Sie nach dem Dialogfenster Detail für EDI-Rechnung erstellen einen wichtigen Hinweis. Dieser informiert Sie, dass anhand der aktuellen Reihenfolge der Details die EDI-Rechnung als Duplikat gekennzeichnet wird.  Der EDI-Rechnungstyp "ebInterface" trägt eine Kennzeichnung, ob es sich um ein Original oder Duplikat handelt. Dieses Kennzeichen sollte "Original" aufweisen, bei Rechnungen an den Bund ist das Kennzeichen "Original" verpflichtend. Um dies zu gewährleisten, verschieben Sie das neue Ausdrucksmodelldetail mit dem Pfeilchen ganz nach oben an die erste Stelle.  |
Sollte es jedoch nötig sein, eine manuelle Anlage eines Ausdrucksmodelldetails vornehmen zu müssen, gehen Sie wie folgt vor.
Bisher war es in der LEA ausreichend, mit einem Ausdrucksmodelldetail je Ablaufart (Honorarnote, Gutschrift usw.) auszukommen (siehe Druckereinstellungen für Ablaufarten).
Da jedoch die XML-Erstellung ein EIGENES Ausdrucksmodelldetail zur Ablaufart darstellt, muss dieses im Fenster Ausdrucksmodelle durch eine Neuanlage ergänzt werden. Beachten Sie, dass im Bereich "Ausdrucksmodelle" das korrekte Ausdrucksmodell markiert ist (z. B. "Honorarnote").
Im Bereich "Ausdrucksmodelldetails" legen Sie für den XML-Ablauf ein zusätzliches Ausdrucksmodelldetail an.
Folgende Felder sind dafür relevant:
Hier erfolgt die Definition, um welchen Report es sich handelt (z. B. Mahnung, OP-Liste, Bestellung, Rechnung usw.) und je nach Paket und Lizenz werden die jeweils gültigen Reporttypen zur Verfügung gestellt und zum Teil automatisch richtig vorgeschlagen. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Bei den Formularen für OP-Liste, Avisobrief und Saldenbestätigung wird hier automatisch der richtige Reporttypname vorgeschlagen. Für das Mahnformular muss hier zwischen "Mahnung" und "Zahlschein Mahnung" unterschieden werden. Soll eine Mahnung mit Zahlschein ausgedruckt werden, müssen beide Typen als Ausdrucksmodelldetail angelegt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEAIn der LEA sind ausschließlich folgende Reporttypnamen gebräuchlich:
| |||
Dieses Feld gibt an, um welchen EDI-Rechnungstyp es sich handelt. Wenn das Ausdrucksmodelldetail für den Reporttypnamen "EDI-Rechnung" angelegt wird, ist der konkrete EDI-Rechnungstyp in diesem Feld festzulegen.
Hinweis Meldung für EDI-Rechnungstyp "ZUGFeRD (CII)"
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die LEA unterstützt folgende EDI-Rechnungstypen :
Weiters wird das EU-konforme und -genormte Format "EN16931 (UBL)" unterstützt. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Themendokumentation XML-Rechnungen mit der NTCS LEA. | |||
Die Bezeichnung kann frei vergeben werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In der LEA werden die Bezeichnungen wie folgt standardmäßig vergeben, können aber beliebig übersteuert werden:
| |||
Hier muss eine Druckereinstellung für das Ausdrucksmodelldetail hinterlegt bzw. angelegt werden, siehe Feldauswahl Druckereinstellungen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEAJedes Ausdrucksmodelldetail muss auch eine Druckereinstellung aufweisen. Speziell für die LEA gilt, dass grundsätzlich zuerst Druckereinstellungen für Ablaufarten angelegt werden und die Anlage der dazugehörigen Basis-Ausdrucksmodelldetails automatisch miterfolgt. Nur wenn zusätzlich ein weiteres Ausdrucksmodelldetail benötigt wird, ist dieses zuerst im System (programmunterstützt) anzulegen und es sind nachrangig die passenden Druckereinstellungen zu vergeben. Dies ist beispielsweise beim Einrichten des Ablaufs XML-Rechnungen mit der NTCS LEA oder des Ablaufs QR-Rechnungen erstellen (Schweiz)  der Fall.Theoretisch gilt, dass die Druckereinstellung einmal angelegt und hinterlegt werden kann (z. B. für die Ablaufart "Honorarnote") und bei weiteren Ablaufarten (Teilrechnung, Akonto ...) auch wiederverwendet werden kann. In der Praxis existieren aber Mechanismen im Programm, die Ihnen die manuelle Anlage und Hinterlegung von passenden Druckereinstellungen abnehmen können und bei denen jeweils eine 1:1 Anlage von Ausdrucksmodelldetail und Druckereinstellung erfolgt. Informationen dazu finden Sie ebenfalls in den oben genannten Themendokumentationen. Detaillierte Informationen zu den Ausdrucksmodellen in der LEA finden Sie unter Druckereinstellungen für Ablaufarten. | |||
Hier kann global ein fixer Pfad angegeben werden für die Erzeugung der EDI-/XML-Datei (z. B. EDI-Rechnung), welcher die Einstellung am Kundenstamm übersteuert. Alternativ kann hier auch der Dateiname mit der Endung .xml eingetragen werden. Es können dabei auch Platzhalter hinterlegt werden, z. B.: Laufwerk:\WWS\Rechnung $NUMMER-$KUNDENNUMMER | |||
Ist das Feld "EDI-Rechnung einbetten" aktiviert, werden XML-Dokumente (die aufgrund weiterer Ausdrucksmodelldetails im gleichen Ablauf erzeugt werden) in das PDF-Dokument, welches aufgrund dieses Ausdrucksmodells erzeugt wird, eingebettet. Dies bedeutet, dass z. B. beim gemeinsamen Mailversand von PDF-Rechnung und XML-Rechnung diese nicht separat im Anhang aufscheinen, sondern das XML-Dokument in das PDF-Dokument integriert wird. In den "Anlagen" würden Sie dies zum Beispiel über den Adobe Acrobat Reader sehen, wenn das PDF-Dokument geöffnet ist:  Besonderheiten dieses Feldes in der LEADas Feld ist somit für Ausdrucksmodelldetails aktivierbar, die unter dem Reporttypnamen "Rechnung" geführt sind (= alle Basis-Ausdrucksmodelldetails der LEA, wie z. B. Honorarnote, Akonto, Teilrechnung etc.). Diese Ausdrucksmodelldetails können Rechnungen in Form von PDF-Dateien erzeugen. Das Feld ist somit nicht für Ausdrucksmodelldetails aktivierbar, die unter dem Reporttypnamen "EDI-Rechnung" angelegt sind, da diese die XML-Dateien erzeugen. Das Feld "EDI-Rechnung einbetten" wird automatisch für ein Ausdrucksmodelldetail "Rechnung" aktiviert, wenn zu diesem Detail ein weiteres Ausdrucksmodelldetail für den EDI-Rechnungstyp "ZUGFeRD (CII)" über die Funktion Detail für EDI-Rechnung erstellen angelegt wird. Wird das weitere Ausdrucksmodelldetail manuell angelegt, passiert das nicht, der Anwender erhält aber einen Hinweis, dass ein zusätzliches Ausdrucksmodelldetail mit aktiviertem Feld "EDI-Rechnung einbetten" erforderlich ist (siehe Hinweis Meldung für EDI-Rechnungstyp "ZUGFeRD (CII)"). Dieses Feld kann, wenn gewünscht, auch für das Ausdrucksmodelldetail "Rechnung" aktiviert werden, wenn zu diesem Detail ein weiteres Ausdrucksmodelldetail für den EDI-Rechnungstyp "ebInterface (INVOICE)" angelegt wird, um das XML-Dokument in das PDF-Dokument zu integrieren. Nähere Informationen finden Sie in der Themendokumentation XML-Rechnungen mit der NTCS LEA. |
ab 01.01.2027 verwendet werden mussIm Anschluss daran sehen Sie zwei Ausdrucksmodelldetails. Achten Sie gegebenenfalls auf die korrekte Reihung der Ausdrucksmodelldetails (siehe Hinweis Korrekte Reihung der Ausdrucksmodelldetails).
Beachten Sie, dass Sie gegebenenfalls auch die angelegte Druckereinstellung nachwarten müssen (siehe nächstes Kapitel Druckereinstellung für XML-Rechnung).
Druckereinstellung für XML-Rechnung
Die passende Druckereinstellung wird im Rahmen der Funktion Detail für EDI-Rechnung erstellen (siehe oben) automatisch angelegt und dem richtigen Ausdrucksmodelldetail hinterlegt.
Sollte es jedoch nötig sein, eine manuelle Anlage eines Ausdrucksmodelldetails vornehmen zu müssen, gehen Sie wie folgt vor.
Im Zuge der Anlage des Ausdrucksmodelldetails für XML muss bereits eine Druckereinstellung zugeordnet oder neu anlegt werden, da es sich beim Feld Druckereinstellung um ein Pflichtfeld handelt.
Ist keine für den XML-Ablauf passende Druckereinstellung vorhanden, muss in diesem Fall also eine neue Druckereinstellung mit der F8-Funktion 
angelegt werden. Im Feld Reportnummer (ein Pflichtfeld für die Anlage der Druckereinstellung) muss der korrekte XML-Report mit F4 gewählt werden. Erst dann kann auch das manuell angelegte Ausdrucksmodell gespeichert werden.
angelegt werden. Im Feld Reportnummer (ein Pflichtfeld für die Anlage der Druckereinstellung) muss der korrekte XML-Report mit F4 gewählt werden. Erst dann kann auch das manuell angelegte Ausdrucksmodell gespeichert werden. 
Die übrigen Einstellungen sind entweder sofort bei Anlage oder dann in einem eigenen Schritt im Zuge einer Nachwartung wie im Ausdrucksmodelldetail für die Rechnung selbst zu setzen, sofern alle Punkte ausgeführt werden sollen, die auch für die Rechnung selbst ausgeführt werden. Im Ausdrucksmodelldetail der XML-Rechnung werden die Rubriken "Drucken" und "Hintergrundbild" jedoch nicht verwertet und sind zu vernachlässigen, da diese Einstellungen für die XML-Datei keinen Sinn machen würden.
Hinweis
| Es spricht nichts dagegen, die Druckereinstellung für den XML-Ablauf nur einmal anzulegen und für jede Ablaufart (Honorarnote, Gutschrift usw.), wo sie benötigt wird, wiederzuverwenden, außer die Einstellungen betreffend Mailen, Archivieren oder Post unterscheiden sich voneinander. |
Hinweis
| Wird mit der Funktionalität EDI-Datei einbetten in Kombination mit der Archivierung gearbeitet, so ist es nicht möglich, die XML-Rechnung separat zur PDF-Rechnung zu archivieren. In diesem Fall wird die XML-Rechnung immer auch im PDF-Archivdokument eingebettet. |
Hinweis
| Die Erstellung von XML-Rechnungen kann sowohl im Zuge des sofortigen Rechnungsversand per E-Mail als auch in Verbindung mit dem Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail) genutzt werden. Beim zeitverzögerten Rechnungsversand (per Mail) ist zu beachten, dass die XML-Datei am EDI-Pfad erst dann abgelegt wird, sobald die Rechnung verschickt und damit die Belegfreigabe erteilt worden ist. |
Beispiele Integration der XML-Rechnung in den bestehenden Rechnungsversand
Hier finden Sie Beispiele, wie Sie die XML-Rechnung in den bestehenden Rechnungsversand per E-Mail integrieren können.
PDF-Honorarnote mit separater XML-Rechnung mit Archivierung
Möchte man die PDF-Honorarnote per Mail versenden und archivieren und gleichzeitig die XML-Rechnung in einer gemeinsamen E-Mail versenden und ebenso separat archivieren, so ist Folgendes einzustellen:
- Am Ausdrucksmodell darf das Feld gesammelte E-Mail nicht auf die Option "Nein" gestellt sein.
- In den Druckereinstellungen des Ausdrucksmodelldetails der "Rechnung" sind die Felder "Ausdruck mailen" und "Ausdruck archivieren" zu aktivieren.
Dasselbe gilt für die Druckereinstellungen für das Ausdrucksmodelldetail der "EDI-Rechnung" (= XML-Rechnung). - Die Namen, die die Dateien jeweils im Anhang der E-Mail oder im Archiv bekommen, müssen für beide Ausdrucksmodelldetails jeweils in den entsprechenden Feldern in den Druckereinstellungen festgelegt werden.
- Ebenso müssen die Archiveinstellungen (Archivnummer, Kategorie ...) zusätzlich am Ausdrucksmodelldetail der "EDI-Rechnung" (= XML-Rechnung) festgelegt werden.
PDF-Honorarnote mit eingebetteter XML-Rechnung samt Archivierung
Möchte man die PDF-Honorarnote mit eingebetteter XML-Rechnung per Mail versenden und beides gemeinsam archivieren, so ist Folgendes einzustellen:
- Am Ausdrucksmodell darf das Feld gesammelte E-Mail nicht auf die Option "Nein" gestellt sein.
- Am Ausdrucksmodelldetail "Rechnung" muss das Feld EDI-Datei einbetten aktiviert werden.
- In den Druckereinstellungen des Ausdrucksmodelldetails der "Rechnung" sind die Felder "Ausdruck mailen" und "Ausdruck archivieren" zu aktivieren.
Dasselbe gilt für die Druckereinstellungen für das Ausdrucksmodelldetail der "EDI-Rechnung" (= XML-Rechnung). - Die restlichen Einstellungen des Ausdrucksmodelldetails der "EDI-Rechnung" (= XML-Rechnung) sind leer zu belassen und spielen keine Rolle.
- Die Namen, die die Dateien jeweils im Anhang der E-Mail oder im Archiv bekommen, müssen am Ausdrucksmodelldetail der "Rechnung" in den entsprechenden Feldern in den Druckereinstellungen festgelegt werden.
PDF-Honorarnote mit separater XML-Rechnung ohne Archivierung
Möchte man die PDF-Honorarnote per Mail versenden und archivieren und gleichzeitig die XML-Rechnung in einer gemeinsamen E-Mail versenden und dies jedoch NICHT archivieren, so ist Folgendes einzustellen:
- Am Ausdrucksmodell darf das Feld gesammelte E-Mail nicht auf die Option "Nein" gestellt sein.
- In den Druckereinstellungen des Ausdrucksmodelldetails der "Rechnung" sind die Felder "Ausdruck mailen" und "Ausdruck archivieren" zu aktivieren.
In den Druckereinstellungen des Ausdrucksmodelldetails der "EDI-Rechnung" (= XML-Rechnung) ist lediglich das Feld "Ausdruck mailen" zu aktivieren. - Die Namen, die die Dateien jeweils im Anhang der E-Mail oder im Archiv bekommen, müssen für beide Ausdrucksmodelldetails jeweils in den entsprechenden Feldern in den Druckereinstellungen festgelegt werden.
- Die Archiveinstellungen am Ausdrucksmodelldetail der "EDI-Rechnung" (= XML-Rechnung) sind leer zu belassen.
PDF-Honorarnote mit eingebetteter XML-Rechnung ohne Archivierung der XML-Rechnung
Möchte man die PDF-Honorarnote mit eingebetteter XML-Rechnung per Mail versenden, jedoch NUR die PDF-Rechnung ohne eingebettetes XML-Rechnung archivieren, so ist Folgendes einzustellen:
- Am Ausdrucksmodells darf das Feld gesammelte E-Mail nicht auf die Option "Nein" gestellt sein.
- Am Ausdrucksmodelldetail "Rechnung" muss das Feld EDI-Datei einbetten aktiviert werden.
- In den Druckereinstellungen des Ausdrucksmodelldetails der "Rechnung" sind die Felder "Ausdruck mailen" und "Ausdruck archivieren" zu aktivieren.
In den Druckereinstellungen des Ausdrucksmodelldetails der "EDI-Rechnung" (= XML-Rechnung) muss lediglich das Feld "Ausdruck mailen" aktiviert werden. - Die restlichen Einstellungen des Ausdrucksmodelldetails der "EDI-Rechnung" (= XML-Rechnung) sind leer zu belassen und spielen keine Rolle.
- Die Namen, die die Dateien jeweils im Anhang der E-Mail oder im Archiv bekommen, müssen am Ausdrucksmodelldetail der "Rechnung" in den entsprechenden Feldern in den Druckereinstellungen festgelegt werden
WWS Parameter
Unter Leistungserfassung → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standardkundenkennzeichen können globale Parameter für die EDI-Rechnung gesetzt werden, die sich auf das Erstellen der XML-Rechnung auswirken.
Definition, welcher Standard-/Rückfallwert für den Kundenstamm gelten soll. Hinweis: Kann am Kundenstamm oder auf den Kundengruppen übersteuert werden. | |
Definition, welcher Standard-/Rückfallwert für den Pfad bzw. Dateinamen zur Erstellung eines EDI-/XML-Files gelten soll. Hinweis: Der Pfad bzw. der Dateiname kann am Kundenstamm, auf den Kundengruppen oder über das Ausdrucksmodelldetail übersteuert werden. |
Kundenstamm
Falls benötigt, kann je Rechnungsempfänger im Kundenstamm entschieden werden, ob eine XML-Rechnung erstellt/nicht erstellt werden soll (und ob es für die XML-Datei einen kundenspezifischen EDI-Pfad) geben soll.
Folgende Felder am Kundenstamm sind dafür relevant:
Bestimmt, ob die Rechnung als XML-Dokument ausgegeben werden soll. Als Rückfallebene gelten die Einstellungen auf den Kundengruppen. Besonderheiten dieses Feldes im Paket LEA Im Feld "EDI-Rechnung" bestimmen Sie, ob speziell für diesen Rechnungsempfänger eine Honorarnote (auch) als XML-Rechnung ausgegeben werden soll. Dafür stehen Ihnen die Optionen "Ja" oder "Nein" zur Verfügung. Die Rückfallebene zu dieser kundenbezogenen Einstellung bildet der WWS Parameter EDI-Rechnung, wenn hier im Feld die Option "Standard" gewählt ist. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation XML-Rechnungen mit der NTCS LEA. Die Kundengruppen als Rückfallebene sind für die LEA jedoch nicht relevant, da sie ein WWS Spezifikum darstellen. | |
Speicherort für die zu erstellenden XML-Dokumente. Als Rückfallebene gelten hier die Einstellungen auf den Kundengruppen und in nächster Instanz die Hinterlegung des WWS Parameters EDI-Pfad-/Dateiname unter Standardkundenkennzeichen (Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung). Die Einstellung des Pfades (bzw. des Dateinamens) am Kundenstamm wird von der Einstellung des Pfades (bzw. des Dateinamens) am Ausdrucksmodelldetail übersteuert. Besonderheiten dieses Feldes im Paket LEA Das Feld "EDI-Pfad/-Dateiname" bleibt im Standard-Anwendungsfall der LEA leer. In welchen Fällen dieses nachzuwarten ist, erfahren Sie in der Themendokumentation XML-Rechnungen mit der NTCS LEA. Wenn nötig, tragen Sie hier den spezifischen Speicherort für die für den konkreten Rechnungsempfänger zu erstellenden XML-Rechnungen ein. Als letzte Rückfallebene gilt auch im Bereich der LEA der WWS Parameter EDI-Pfad-/Dateiname. Die Einstellungen des Feldes "EDI-Pfad/-Dateiname" werden, falls vorhanden, vom Feld EDI-Pfad-/Dateiname des Ausdruckmodelldetails übersteuert. Die Kundengruppen als Rückfallebene sind für die LEA jedoch nicht relevant, da sie ein WWS Spezifikum darstellen. | |
Die eigene Kunden-/Lieferantennummer, unter welcher die Firma beim Lieferanten bzw. Kunden geführt wird. Besonderheiten dieses Feldes im Paket LEA Die Lieferantennummer muss vom Rechnungsempfänger vergeben werden und ist ein fixer Bestandteil von XML-Rechnungen. Dies ist die Nummer, unter der man beim Kunden als Lieferant geführt wird. Bei Rechnungen an den Bund besteht diese meist aus 8 Ziffern oder "ES" und 8 Ziffern (ohne Leerzeichen). Die Nummer wird am Report unter Invoice → Biller im Feld "InvoiceRecipientsBillerID" ausgegeben. Bleibt das Feld "Eigene Kunden-/Lieferanten-Nr" im Kundenstamm leer, wird als "InvoiceRecipientsBillerID" als Rückfallebene die Personennummer des Rechnungsempfängers herangezogen. Für Österreich (Format "ebInterface") gilt: Für den Rechnungsaustausch mit den Bundesdienststellen in Österreich ist es zwingend notwendig, die eigene Lieferantennummer im Rechnungsempfängersystem am Kunden des Rechnungsempfängers (= Bundesdienststelle) zu hinterlegen.Nähere Informationen zur Erstellung von XML-Rechnungen (in diesem Zusammenhang auch "E-Rechnung" genannt) finden Sie in der Themendokumentation XML-Rechnungen mit der NTCS LEA. |
Hinweis
| Die Lieferantennummer muss vom Rechnungsempfänger vergeben werden und ist ein fixer Bestandteil von XML-Rechnungen. Dies ist die Nummer, unter der man beim Kunden als Lieferant geführt wird. Diese besteht bei Bund-Rechnungen meist aus 8 Ziffern oder "ES" und 8 Ziffern (ohne Leerzeichen). Diese wird am Report unter Invoice → Biller im Feld InvoiceRecipientsBillerID angegeben. |
Hinweis
| Unabhängig von der Einstellung des Parameters "Verhalten bei zentraler Rechnungsadresse" werden in den Feldern der Rechnungsadresse im XML-Modus in jedem Fall die Rechnungsadressdaten ausgegeben (siehe Hilfe zum Thema Offene Zugehörigkeit). |
Zusätzlich sind für die Erstellung von gültigen XML-Rechnungen folgende Kundenstamm-Felder zu befüllen:
Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person. Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Hinweis Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Tragen Sie hier die Straße ein.  Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | |||
Siehe Postleitzahl. | |||
Sitz des Unternehmens Der Sitz wird automatisch von der Postleitzahl der Hauptadresse übernommen, wenn der Sitz zum Zeitpunkt der Eingabe der Postleitzahl noch leer ist. Ist der Sitz bereits befüllt, wird dieser durch eine Änderung der Postleitzahl nicht aktualisiert. Hintergrund: Der Sitz ist der offizielle rechtliche Standort eines Unternehmens. Die Postleitzahl ist Teil der postalischen Adresse, unter der das Unternehmen im Alltag erreichbar ist. Die postalische Adresse kann vom eigentlichen Firmensitz abweichen. Ein Unternehmen kann beispielsweise seinen juristischen Sitz in einer kleinen Gemeinde haben, aber seine Post an ein Büro in einer Großstadt leiten lassen. | |||
In diesem Feld wird die Staatszugehörigkeit/Staatsangehörigkeit des Kunden oder Lieferanten hinterlegt. Wenn keine UID-Nummer am Personenkonto hinterlegt ist, wird über das Land geprüft, ob beim Buchen der Steuercode 5 (Drittland) vorgeschlagen wird. Das Land kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief angedruckt werden (Laut Postvorschriften: Bei Inlandsschreiben wird kein Land gedruckt, bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt.). Die Filialnummer aus dem FIBU-Konto-Reiter schreibt sich auf das Feld "Land" durch (umgekehrt nicht). Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zum Land des Rechnungsempfängers wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein. Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:
Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. |
Mitarbeiterstamm
Grundsätzlich ist es nicht zwingend erforderlich, für die Erstellung und Verwendung einer XML-Rechnung Mitarbeiterstammdaten speziell zu warten. Dennoch muss bei den Stammdaten jener Mitarbeiter, welche die XML-Rechnung zuerst ansehen, auf die Wartung der personenbezogenen Daten geachtet werden.
Wird eine XML-Rechnung erstellt, werden der Name, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des Mitarbeiterstamms des "Bearbeiters" - das ist jener Mitarbeiter, der die XML-Rechnung zuerst angesehen und somit das Rechnungsdokument erzeugt hat - in die XML-Datei übernommen und dort angedruckt. Oft werden am Mitarbeiterstamm private Mitarbeiterdaten hinterlegt, die für den Andruck in der XML-Datei unerwünscht sind (z. B. private Telefonnummer). Sollten Sie bzw. Ihre Mitarbeiter den Andruck dieser privaten Daten in der XML-Datei nicht wünschen, passen Sie die Daten am Mitarbeiterstamm bitte entsprechend an.
Die Wartung der XML-Formulare selbst kann in vollem Umfang ausschließlich in der BMD NTCS WWS unter Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodellmanagement → Bereich "Druckereinstellung" durchgeführt werden. BMD liefert standardisierte Reportformulare für XML-Rechnungen aus, die nur in Ausnahmefällen angepasst werden sollten. Wenn Sie dennoch eine Anpassung benötigen, melden Sie sich bitte zur Vereinbarung eines kostenpflichtigen Termins im LEA Support.
Stammdaten der Verrechnungsfirma
Zusätzlich sind für die Erstellung von gültigen XML-Rechnungen folgende Firmenstamm-Felder auf der Verrechnungsfirma zu befüllen:
Firmenname oder Firmenwortlaut bzw. Name der Filiale. Beim Update von Person auf Firma werden die Inhalte der Felder "Titel", "Name" und "Titel hinten" vom Kunden in diesem Feld zusammengesetzt. Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert. Besonderheiten dieses Feldes in CRM/LEA Das Feld kann für diverse Korrespondenzen in Standardbrief und LEA-Honorarnoten beispielsweise für Firmenkopf und -fuß verwendet werden. Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Für die Empfängerüberprüfung (VoP - Verification auf Payee) werden standardmäßig 50 Zeichen des Namens und 19 Zeichen des Vornamens herangezogen. Wenn Sie den vollständigen Namen für die Prüfung verwenden möchten, können Sie diesen im Feld Kontoinhaber hinterlegen. | |||||||||||
Tragen Sie hier die Straße ein. Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | |||||||||||
Siehe Postleitzahl. | |||||||||||
Sitz des Unternehmens | |||||||||||
Land der Firma. Da diese Information in den meisten Paketen von essentieller Bedeutung ist, sollte es jedenfalls korrekt befüllt werden. Besonderheiten dieses Feldes für die FIBU Bitte tragen Sie hier unbedingt das Land der betroffenen Firma ein. Alle steuerlichen Abläufe werden über das Feld "Land" gesteuert (Ermittlung der Steuercodes und Prozentsätze …). Dies hat Auswirkungen auf die Konten, die Buchungen, bis hin zur Umsatzsteuererklärung. Bis jetzt sind die steuerlichen Routinen nur für Österreich, Deutschland und Schweiz eingebaut, andere Länder folgen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Information zum Land der Verrechnungsfirma wird für die Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung benötigt. Das Feld "Land" muss für die LEA vor dem erstmaligen Ansehen/Druck der Honorarnote hinterlegt sein. Wenn die UID-Nummer des Rechnungsempfängers nicht mit einer tatsächlichen UID-Nummer lt. Norm befüllt ist (also leer oder anderweitig befüllt, z. B. mit "-"), wird das Land des Rechnungsempfängers mit dem Land der Verrechnungsfirma nach folgenden Regeln verglichen:
Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Logik Erlöskontenermittlung aus dem Erlöskontensatz der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung. | |||||||||||
E-Mail-Adresse | Die eigene E-Mail-Adresse der Firma ist für die Erstellung der XML-Rechnung zwingend zu hinterlegen. | ||||||||||
UID-Nummer | Die eigene UID-Nummer des Unternehmens ist für die Erstellung der XML-Rechnung zwingend notwendig. | ||||||||||
Das Feld "Bankkontonummer" bildet mit den Feldern Bankleitzahl, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer, Bankleitzahl und SWIFT/BIC ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Sobald die Bankkontonummer und die Bankleitzahl eingegeben worden sind, wird die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis: "Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."  Weitere Bankverbindungen können unter der F8-Funktion  erfasst werden.Hinweis
Kontrolle bei Änderung einer Bankverbindung In folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN oder Kontonummer auf einem Mitarbeiter, Lieferanten, Kunden oder einer Institution geändert wird: CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Workflow → 4 Parameter zur "Bankverbindung":
Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666" Möchten Sie eine neue/geänderte Bankverbindung automatisch über den Workflow für den Zahlungsverkehr sperren, solange bis sie vom Vorgesetzten freigegeben wird, können Sie z. B. folgenden Workflowaufbau verwenden:  Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Derzeit findet die Bankkontonummer nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Eine Besonderheit ergibt sich für die Freigabeart Scheck: Da ein Scheck an eine Person und nicht zwingend an eine Bank gerichtet ist, wird für die Überweisungsart, wenn bei der Person eine Bank hinterlegt ist (EU/Drittland), das Land der Bank verwendet. Ist bei der Person keine Bank hinterlegt, wird zur Bestimmung der Überweisungsart das Land der Person herangezogen. Es kann daher auch zu Freigaben kommen, wenn keine Bank bei der Person hinterlegt ist. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Bankkontonummer des Kunden ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt. Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnoten im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist. Besonderheiten Prüfung für Ungarn  Bei der Eingabe wird geprüft, ob die Kombination aus Bankkontonummer und Bankleitzahl die erlaubten 16 oder 24 Stellen besitzt. Ebenso wird eine Prüfsumme berechnet. Fällt die Prüfung negativ aus, erfolgt eine Meldung. | |||||||||||
Das Feld "Bankleitzahl" bildet mit den Feldern Bankkontonummer, IBAN, SWIFT/BIC die Bankverbindung. Wählen Sie mittels  F4 eine gewünschte Bank aus der Bankenliste aus. Sollten die Banken Ihrer Meinung nach nicht aktuell sein, können Sie diese unter CRM → Stammdaten → Import und Export → Import importieren. Im Dokument CRM Standarddaten lesen Sie, was dabei zu beachten ist.Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Sobald Bankleitzahl und Bankkontonummer eingegeben worden sind, wird auch die IBAN automatisch berechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie dort den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis: "Die IBAN wird durch eine Änderung einer Bankleitzahl, SWIFT/BIC oder Kontonummer nicht aktualisiert. Bitte prüfen Sie, ob auch die IBAN zu ändern ist."  Weitere Bankverbindungen können mithilfe der F8-Funktion erfasst werden.Hinweis
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Derzeit findet die Bankleitzahl nur beim Lieferantenzahlungsverkehr Anwendung. Die Bankleitzahlen für Österreich werden von BMD mit ausgeliefert. Achtung!
Die Banken für die Länder Deutschland, Schweiz, Kroatien, Tschechien, Ungarn, Slowenien und Slowakei können über CRM → Stammdaten → Import und Export → Import → "Import Standards" importiert werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Die Bankleitzahl der Person (Kunde) ist in diesem Feld zu hinterlegen - diese wird bei entsprechend vorhandenem Feld im Honorarnoten- oder Zahlscheinformular gedruckt. Das Feld "Bankleitzahl" sollte für die LEA vor der Aufbereitung der Honorarnoten im Stamm des Rechnungsempfängers hinterlegt sein, da es für Ansehen/Druck der Rechnung bzw. der Zahlungsart von Bedeutung ist. | |||||||||||
Die IBAN wird aus der Bankleitzahl und der Bankkontonummer errechnet, sofern sie zu diesem Zeitpunkt leer ist. (Beachten Sie den Hinweis zur IBAN-Berechnung). Ist das Feld "IBAN" bereits befüllt, lösen Änderungen an Bankleitzahl, Bankkontonummer und SWIFT keine automatische Neuberechnung der IBAN aus. Es erfolgt ein entsprechender Hinweis. Da IBANs, abhängig vom Land, unterschiedlich lang sind, passt sich die Eingabemaske nach der Eingabe der ersten beiden Zeichen (= Landkürzel) entsprechend an, wenn die IBAN manuell eingegeben wird. Bei der Eingabe einer IBAN werden aus dieser die Bankkontonummer und die Bankleitzahl ermittelt und in die betreffenden Felder übernommen. Achtung!
Hinweis
Betrugsbekämpfung In den folgenden Parametern können Sie einen CRM Workflow hinterlegen, um automatisch einen Vorgesetzten zu benachrichtigen, wenn eine IBAN auf einem Mitarbeiter, Lieferanten oder einer Institution geändert wird. CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemeine Einstellungen → Workflow:
Um eine Benachrichtigung zu erhalten, reicht es, einen einfachen Workflow mit einer Aufgabenaktion und der Spezialfunktion "Aufgabe zur Kenntnis" bzw. "E-Mail zur Kenntnis" zu aktivieren. Folgender Text wird als Standard bei der Aufgabe verwendet: "Beim Lieferanten 30000 Musterlieferant (Firma 1) wurde die IBAN geändert von AT79 3456 0000 0123 3456 auf AT79 3456 0000 9876 6666." | |||||||||||
Internationale Bankenkennung: Sollten Sie im Feld Bankleitzahl bereits eine Bank mit SWIFT/BIC ausgewählt haben, wird dieser in dieses Feld übernommen. Über F4 kann auch in diesem Feld eine Bank ausgewählt werden. Es kann auch ein SWIFT hinterlegt werden, zu dem in der NTCS keine Bank existiert. Hinweis
Weitere Informationen zum Feldverhalten:
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Artikelstamm
Zusätzlich sind für die Erstellung von gültigen XML-Rechnungen folgende Artikel-/Tätigkeitenstamm-Felder aller verwendeten Artikel/Tätigkeiten zu befüllen:
Grundeinheit des Artikels/der Tätigkeit. Die Grundeinheit des Artikels bzw. der Tätigkeit (Stk, Buchungszeilen, Dienstnehmer, Stunden) kann am Ausdruck der Honorarnote in den Details mitangedruckt werden. Besonderheiten des Feldes in der WWS Pflichtfeld am Artikelstamm. Es muss für jeden Artikel eine Grundeinheit hinterlegt werden (z. B. Stk, Kg, x, Std usw.). Für entsprechende Umrechnungen in der Einheitentabelle wird diese Grundeinheit anschließend als Basis herangezogen. Die Grundeinheit ist auch in der XML-Rechnung ein zwingender Bestandteil. Die Grundeinheit des Artikels bzw. der Tätigkeit kann in den gewünschten Ausdrucken mitangedruckt werden. Bei einem bereits verwendeten Artikel kann die Grundeinheit nicht mehr verändert werden. |
Hinweis
| Im Zusammenhang mit der XRechnung (XML-Standard Deutschland ) ist es zusätzlich nötig, ein EDI-Einheitenmapping einzusetzen, das Grundeinheiten in Standardeinheiten umwandelt (Gebühr = A9 = rate). Dieses Einheitenmapping kann unter Import importiert werden. |
LEA Parameter
Es ist empfehlenswert, den LEA Parameter Gruppierung Rechnungsdetails auf "Ja" zu setzen und die Details nicht nach zu vielen Kriterien zu trennen (nur nach Bezugsjahr). Ansonsten bilden sich zu viele Rechnungspositionen.
Sonstige zwingende Bestandteile der XML-Rechnung
ebInterface
Dieses Feld enthält das Belegdatum, das die Rechnung bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken erhält. Das Belegdatum ist frei wählbar und ist im Feld Rechnungsdatum im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken einzugeben. Dieses Datum entscheidet weiter, welcher Rechnungsnummernkreis angesprochen wird und somit, welche Rechnungsnummer in das Feld Belegnummer für die Rechnung fix erzeugt wird (siehe Thema Rechnungsnummernkreise). Da das Rechnungsdatum im Normalfall weiters auch die Buchungsperiode der Rechnung entscheidet (sprich der LEA Parameter Periodisierung Rechnung weist die Standardeinstellung Rechnungsdatum auf), ist die Vergabe des "richtigen" Rechnungsdatums auch in Kombination von den Periodeneinstellungen (siehe Thema Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung) zu sehen. Das bedeutet, auch die Felder Buchungsmonat und Buchungsjahr werden für die Rechnung aufgrund des Rechnungsdatums ergänzt und unabänderbar gespeichert. | |
Dieses Feld enthält die eindeutige Belegnummer, die die Rechnung bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken erhält. Aufgrund des gewählten Rechnungsdatums, das im Feld Rechnungsdatum im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken eingegeben worden ist, entscheidet das Programm automatisch, welcher Rechnungsnummernkreis angesprochen wird. Das Programm erzeugt in der Folge die korrekte, fortlaufende Rechnungsnummer für die Rechnung (siehe Thema Rechnungsnummernkreise). UmbuchungsNr Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Umbuchung, heißt dieses Feld UmbuchungsNr und wird nur befüllt, wenn der LEA Parameter Umbuchungsnummer aktiviert ist. In diesem Fall wird je Umbuchung eine fortlaufende Nummer, beginnend mit 1, erzeugt und auf dem Umbuchungsgeschäftsfall gespeichert. Ansonsten erhält der Geschäftsfall die Nummer 0. | |
Die Kundenbestellnummer entspricht der Auftragsreferenz, die (vom Bund) bei der Beauftragung bekannt gegeben wird, und die nur für die XML-Rechnung von Bedeutung ist. Die Kundenbestellnummer wird bei Stornos und Gutschriften von der ursprünglichen Honorarnote mitkopiert. Sobald eine Honorarnote den Status "Mit Rechnungsnummer" oder höher hat, kann die Kundenbestellnummer nicht mehr editiert werden. Besonderheiten dieses Feldes bei ebInterface In diesem Fall ist die Bestellnummer vom Bund einzutragen. Diese ist numerisch 10-stellig, wenn der Bund seine Bestellung in dessen System macht. Sollten Bestellungen außerhalb des Systems erzeugt werden, wird eine interne Referenznummer mitgeteilt, wobei die ersten 3 Zeichen die interne Abteilung (Einkäufergruppe) darstellen, z. B. F17:111599/0099-V/3/2099. Nach den ersten 3 Zeichen MUSS ein Doppelpunkt folgen. Die weitere Referenznummer ist ohne Leerzeichen zu erfassen. Diese wird am XML-Report unter "Invoice" - "InvoiceRecipient" - "OrderReference" im Feld "OrderID" angegeben. | |
Bestellpositionsnummer (KdBestPosNr) | Die laufende Bestellpositionsnummer ist in einer E-Rechnung ein verpflichtender Bestandteil, kann jedoch an der Programmoberfläche nicht manuell hinterlegt werden. Es wurde deshalb im Formular ein Makro hinterlegt, welches steuert, dass bei nicht Vorhandensein der KdBestellPosNr (LEA-Ablauf) die laufende PosNr des Auftrages verwendet wird. Diese wird am Report unter Invoice → Details → Itemlist → ListLineItem → InvoiceRecipientsOrderReference im Feld OrderPositionNumber angegeben. |
Daten zu verrechneter Ware/Leistung | Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis sind Anforderungen eines XML-Files. |
Gesamtpreis | Brutto, Netto, Umsatzsteuer |
Rechnung/Bestellung | Die Rechnung darf sich nur genau auf eine Bestellung beziehen. |
| Rechnungsposition/Bestellposition | Eine Rechnungsposition darf sich nur auf eine Bestellposition beziehen. |
| Anzahl Positionen | Die Rechnung darf maximal 999 Positionen enthalten. |
| Skontoprozentsätze | Es darf maximal 2 Skontoprozentsätze geben. |
XRechnung
Dieses Feld enthält das Belegdatum, das die Rechnung bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken erhält. Das Belegdatum ist frei wählbar und ist im Feld Rechnungsdatum im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken einzugeben. Dieses Datum entscheidet weiter, welcher Rechnungsnummernkreis angesprochen wird und somit, welche Rechnungsnummer in das Feld Belegnummer für die Rechnung fix erzeugt wird (siehe Thema Rechnungsnummernkreise). Da das Rechnungsdatum im Normalfall weiters auch die Buchungsperiode der Rechnung entscheidet (sprich der LEA Parameter Periodisierung Rechnung weist die Standardeinstellung Rechnungsdatum auf), ist die Vergabe des "richtigen" Rechnungsdatums auch in Kombination von den Periodeneinstellungen (siehe Thema Hintergrundinformationen: Periodenverwaltung) zu sehen. Das bedeutet, auch die Felder Buchungsmonat und Buchungsjahr werden für die Rechnung aufgrund des Rechnungsdatums ergänzt und unabänderbar gespeichert. | |
Dieses Feld enthält die eindeutige Belegnummer, die die Rechnung bei der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken erhält. Aufgrund des gewählten Rechnungsdatums, das im Feld Rechnungsdatum im Dialogfenster Rechnung mit Nummer drucken eingegeben worden ist, entscheidet das Programm automatisch, welcher Rechnungsnummernkreis angesprochen wird. Das Programm erzeugt in der Folge die korrekte, fortlaufende Rechnungsnummer für die Rechnung (siehe Thema Rechnungsnummernkreise). UmbuchungsNr Handelt es sich bei der Honorarposition um eine Umbuchung, heißt dieses Feld UmbuchungsNr und wird nur befüllt, wenn der LEA Parameter Umbuchungsnummer aktiviert ist. In diesem Fall wird je Umbuchung eine fortlaufende Nummer, beginnend mit 1, erzeugt und auf dem Umbuchungsgeschäftsfall gespeichert. Ansonsten erhält der Geschäftsfall die Nummer 0. | |
Die Kundenbestellnummer entspricht der Auftragsreferenz, die (vom Bund) bei der Beauftragung bekannt gegeben wird, und die nur für die XML-Rechnung von Bedeutung ist. Die Kundenbestellnummer wird bei Stornos und Gutschriften von der ursprünglichen Honorarnote mitkopiert. Sobald eine Honorarnote den Status "Mit Rechnungsnummer" oder höher hat, kann die Kundenbestellnummer nicht mehr editiert werden. Besonderheiten dieses Feldes bei ebInterface In diesem Fall ist die Bestellnummer vom Bund einzutragen. Diese ist numerisch 10-stellig, wenn der Bund seine Bestellung in dessen System macht. Sollten Bestellungen außerhalb des Systems erzeugt werden, wird eine interne Referenznummer mitgeteilt, wobei die ersten 3 Zeichen die interne Abteilung (Einkäufergruppe) darstellen, z. B. F17:111599/0099-V/3/2099. Nach den ersten 3 Zeichen MUSS ein Doppelpunkt folgen. Die weitere Referenznummer ist ohne Leerzeichen zu erfassen. Diese wird am XML-Report unter "Invoice" - "InvoiceRecipient" - "OrderReference" im Feld "OrderID" angegeben. | |
Daten zu verrechneter Ware/Leistung | Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis sind Anforderungen eines XML-Files. |
Gesamtpreis | Brutto, Netto, Umsatzsteuer |
Rechnung/Bestellung | Die Rechnung darf sich nur genau auf eine Bestellung beziehen. |
Ablauf der Übermittlung der E-Rechnung an den Bund (ebInterface/Österreich)
In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Punkte hinsichtlich der elektronischen Rechnungseinbringung (daher der Begriff der E-Rechnung) an die öffentliche Verwaltung zu beachten sind, wenn Sie Honorarnoten an den Bund übermitteln müssen.
Allgemeines
Die Registrierung am Unternehmensportal USP (Unternehmensservice Portal) kann nach 3 Arten erfolgen:
- mittels bestehender FinanzOnline-Zugangsdaten
- durch den FinanzOnline-Supervisor,
- durch den einzelvertretungsbefugten gesetzlichen Vertreter oder
- durch den Einzelunternehmer;
- mittels Bürgerkarte (Chipkarte oder ID-Austria-Signatur)
- durch den einzelvertretungsbefugten gesetzlichen Vertreter oder
- durch den Einzelunternehmer;
- mittels Registrierung im Infocenter Ihres Finanzamtes
- bei Fehlen einer FinanzOnline-Kennung,
- bei fehlender Bürgerkarte (Chipkarte oder ID-Austria-Signatur) oder
- bei fehlender Einzelvertretungsbefugnis.
Nach authentifizierter Anmeldung am Unternehmensserviceportal können Rechnungen
- händisch durch Online-Erfassung
- händisch durch Upload einer E-Rechnung im ebInterface oder PEPPOL-Format (XML Rechnung in einem einheitlichen EU Format)
- automatisiert mittels Webservice
übermittelt werden.
Bei Fragen zur E-Rechnung bzw. zur Übermittlung stehen Ihnen FAQs unter diesem Link zur Verfügung:
FAQs BMF zur E-Rechnung: https://www.erb.gv.at/files/erb_faqs.pdf
Manueller Upload einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung kann auch direkt hochgeladen werden über den Upload auf der Website: https://www.erechnung.gv.at/
Folgende Formate sind zulässig:
- XML für strukturierte E-Rechnungen
- PDF für alle anderen Dokumente
- XLS und XLSX für Excel Dokumente
- PNG für Bilder
Maximal 10 Beilagen mit einer Gesamtgröße von 15 MB dürfen hinzugefügt werden (andernfalls per Post oder Onlineportal übermitteln).
Mit der Schalfläche "Rechnung abschicken" wird die Richtigkeit und Vollständigkeit der Rechnung bestätigt und an die Bundesdienststelle übermittelt.
Bei fehlerhaften Rechnungsdaten wird der Rechnungsleger mittels EMail verständigt. Bei technischer und inhaltlicher Korrektheit wird der Download der PDF-Rechnung angeboten. Der Zeitpunkt des Rechnungseingangs gilt als Basisdatum für die Berechnung der Zahlungsfrist.
Hinweis
| Ab 1. Dezember 2014 treten folgende neue Regeln in Kraft, die Auswirkungen auf bestehende Verfahren zur Erstellung von E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung haben. Davon betroffen sind die Einbringung mittels Webservice oder über die Funktion Rechnung hochladen. Im strukturierten Format für die E-Rechnung an die öffentliche Verwaltung (ebInterface) werden die Datenfelder "Straße und Hausnr.", "PLZ", "Ort" sowie "Land" im Block Rechnungsempfänger/Bundesdienststelle zu Pflichtfeldern. Die Prüfung der entsprechenden verpflichtenden Inhalte gilt ab 1. Dezember 2014 für die Einbringung mittels Upload und Webservice. Das bedeutet, dass am Kundenstamm zwingend die Felder "Straße", "PLZ" und "Land" befüllt sein müssen, damit eine E-Rechnung korrekt an die öffentliche Verwaltung übermittelt werden kann. Ebenfalls ab 1. Dezember 2014 werden das Fälligkeitsdatum bzw. das Skontodatum (laut Zahlungskonditionen) dahingehend geprüft, dass die Fälligkeit der Rechnung nicht in der Vergangenheit liegen darf. Beide Felder bleiben optionale Felder und müssen weiterhin keine verpflichtenden Informationen enthalten. |
Testupload einer E-Rechnung
Ein Testupload einer E-Rechnung (z.B. eine XML-Rechnung aus der LEA) ist unter nachfolgendem Link möglich:
Automatischer Upload über Webservice-Anbindung (SOAP-Service)
Für die automatische Übermittlung einer E-Rechnung an den Bund über das Webservice sind zwar einerseits ein paar Einstellungen zu setzen, jedoch handelt es sich hierbei um die am meisten automatisierte Version der Übermittlung, die den geringsten Verwaltungsaufwand mit sich bringt.
Dazu sind in den Tools EDI-Nachrichtentypen einzustellen, Ausdrucksmodelle zu überarbeiten und Stapelschritte anzulegen und als geplante Ausführung einzurichten. Nähere Informationen finden Sie unter: XML Upload per Webservice
Hinweis
| Sollte es nötig sein, dass Rechnungen aus der NTCS LEA mit Anhängen über den EDI-Nachrichtendienst übermittelt werden, so ist der LEA Parameter XML-Rechnungen mit Anhängen zu aktivieren. Dabei werden beim Druck einer Rechnung mit Rechnungsnummer jene Dokumente berücksichtigt, welche zuvor manuell über eine Dokumentenzuordnung der Rechnung zugewiesen worden sind. Automatisch im Rechnungsablauf generierte Dokumente wie Rechnungsdokument, Leistungsverzeichnis oder XML-Rechnung werden für die Übermittlung niemals berücksichtigt. Auch Dokumentenzuordnungen, welche der Rechnung nach dem Druck mit Rechnungsnummer zugeordnet worden sind, können im Zuge der Übermittlung nicht berücksichtigt werden. Nur durch das Löschen der Rechnungsurkunde und dem folglich notwendigen neuerlichen Druck der Rechnung mit Rechnungsnummer werden wieder alle, zu diesem Zeitpunkt vorhandene Dokumente übergeben. |
Verbuchen von XML-Rechnungen im BMD Scan
XML-Rechnungen können in BMD NTCS automatisch verbucht werden.
Voraussetzung für die XML-Verbuchung ist, dass die PDF-Rechnung und das XML-File im selben Verzeichnis vorhanden sind und der Name des XML-Files und der PDF-Rechnung identisch ist! Es sei denn, das XML-File ist in die PDF-Rechnung integriert. In diesem Fall kann die Bezeichnung beider Dateien auch abweichend sein! Anhand der eindeutigen UID-Nummer wird das richtige Lieferantenkonto für die Verbuchung ermittelt.
Die Dokumentation des Papierlosen Verbuchens von XML-Rechnungen in der NTCS FIBU finden Sie unter: Papierlos Buchen (Verbuchen von XML-Anhang). Bei Fragen zum Papierlosen Verbuchen von XML-Rechnungen oder zur ER-Kontrolle kontaktieren Sie den BMD NTCS FIBU Support!
Tipps und Hintergrundinformationen
Behandlung von Menge 0
Für die Aufbereitung von XML-Dateien beim Rechnungsdruck muss die Menge anders als im Normalfall behandelt werden. In der XML-Datei darf es auf den Detailbändern nie die Menge 0 geben. Trifft dieser Fall trotzdem zu (Teilrechnung, Gutschrift) wird die Menge fix mit dem Wert 1 gesetzt und der Preis/Einheit mit dem nicht-rabattierten Nettohonorar der Position.
Somit ergibt sich folgende Rechnung (Beispielwerte angenommen):
Voraussetzung:
Menge: 0
Preis/Einheit: 0
Honorar: 100
Anpassung für XML-Fall:
Menge: 1
Preis/Einheit: 100
Honorar: 100
Somit ergibt sich folgende Rechnung (Beispielwerte angenommen):
Voraussetzung:
Menge: 0
Preis/Einheit: 0
Honorar: 100
Anpassung für XML-Fall:
Menge: 1
Preis/Einheit: 100
Honorar: 100
Grund für Steuerbefreiung
Werden Rechnungspositionen mit einem USt-Prozentsatz von 0 übergeben, so muss in vielen Fällen zusätzlich der Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden. Dieser "Grund für Steuerbefreiung" (TaxExamptionCode/TaxExamption) wird im Fenster Steuer-Text-Zuordnung im Feld "Steuer-Ausdruckskennz (Position)" bekanntgegeben. Es muss je Steuercode, der betroffen ist, eine eigene Steuer-Text-Zuordnung angelegt werden.
Nachlass in XML-Rechnungen
Damit in XML-Rechnungen mit Nachlässen gearbeitet werden kann, müssen in folgenden WWS Parametern Begründungen für Nachlässe (Rabatte) angegeben werden:
- Standard-Text für Rabatt-%-Satz 1
- Standard-Text für Rabatt-%-Satz 2
- Standard-Text für Rabatt-%-Satz 3
- Standard-Text für Rabatt-%-Satz 4
- Standard-Text für Rabatt-Betrag
