Überblick Abrechnungsvarianten der NTCS LEA
Grundlegende Informationen zu diesem Thema finden Sie unter Organisation Stammdaten.Allgemeines
In der NTCS LEA stehen, neben der Standardabrechnung nach Zeithonorar bzw. Honorar je Anzahl, mehrere verschiedene Abrechnungsvarianten/-methoden zur Verfügung. In diesem Hilfedokument soll veranschaulicht werden, wie sich die Abrechnungsvarianten unterscheiden, und wo jeweils die Stärken der einzelnen Varianten liegen.
Zusätzlich werden weiter unten im Dokument noch nützliche Hilfsmittel zusammengefasst, die als unterstützende Systeme in Kombination mit einer der möglichen Varianten genutzt werden können.
Überblick
Folgende Abrechnungsvarianten stehen zur Verfügung - sie unterscheiden sich durch folgende Faktoren:
| Abrechnungsart | Mögliche Intervalle | Schlussrechnung notwendig | Beschreibung |
| Pauschalen |
Neben diesen Standards können ebenso beliebige weitere Intervalle manuell angelegt werden. | Nein | Für diese Abrechnungsvariante werden Tätigkeitsbereiche angegeben, die mit einem definierten Betrag im definierten Intervall abgerechnet werden sollen. Dabei kann entweder nur dann eine Pauschale verrechnet werden, wenn überhaupt Leistungen für den gewählten Zeitraum erfasst und autorisiert wurden, oder selbst dann, wenn keine Leistungen vorhanden sind. Mit dem eigenen Aufbereitungsmodus Pauschalen werden nur in Pauschalen abgegoltene Leistungen aufbereitet. Über LEA Parameter kann erreicht werden, dass Pauschalen auch beim "normalen" Aufbereiten (z. B. nach Rechnungsempfänger) berücksichtigt werden und somit mit Sonder-/Zusatzleistungen gemeinsam in einer Honorarnote abgerechnet werden können. Diese Abrechnungsvariante eignet sich besonders gut, wenn für einzelne Tätigkeitsbereiche fixe Beträge abgerechnet werden sollen UND in derselben Honorarnote auch Sonder-/Zusatzleistungen abgerechnet werden sollen (die in keiner Pauschale enthalten sind). Sie kann in derselben Honorarnote auch mit der Abrechnungsvariante "Abrechnung mit Artikelumlagen" kombiniert werden. |
| Abrechnung mit Artikelumlagen |
| Nein | Bei dieser Abrechnungsvariante sind je Abrechnung immer zwei Bestandteile notwendig. Einerseits die erfasste Leistung des leistungserbringenden Mitarbeiters, andererseits eine Barauslage, die das Honorar dafür abbildet. Im Zuge der Aufbereitung der Honorarnote wird das Honorar der Barauslage(n) auf die betroffene(n) Zeitleistung(en) "umgelegt". Diese Abrechnungsvariante eignet sich besonders gut, wenn in Zusammenhang mit der Lohnverrechnung bzw. der Buchhaltung Lohnabrechnungen/Buchungszeilen über die Zeilenverrechnung importiert und in der LEA abgerechnet werden sollen. Sie kann in derselben Honorarnote auch mit der Abrechnungsvariante "Pauschale" kombiniert werden. |
| Monatsrechnungen |
Zusätzlich können jahresbezogene Tätigkeiten (Bilanz, JAB) in diesen Varianten abgerechnet werden. | Nein | Mit einer Monatsrechnung können monatliche/quartalsweise Rechnungen mit gleichbleibenden Beträgen an Kunden verrechnet und diesen Rechnungen nachträglich die entsprechenden Leistungen zugeordnet werden. Dabei ist der Aufwand für die fakturierende Stelle gering. Bei dieser Abrechnungsvariante ist besonders hervorzuheben, dass für die Erstellung der Monatsrechnungen noch keine Leistungen vorhanden sein müssen - diese werden erst nach Rechnungsabschluss über eigens dafür vorgesehene Funktionen automatisch zugeordnet. Im Fenster Monatsrechnungen erhält man eine übersichtliche Aufstellung aller Monatsrechnungen aller Kunden und kann somit rasch überprüfen, welche bereits abgerechnet worden sind. Es ist nicht möglich, Sonder-/Zusatzleistungen mit dieser Abrechnungsvariante in ein und derselben Honorarnote wie die Monatsleistungen abzurechnen. Weitere Informationen zur Fakturierung mit Monatsrechnungen finden Sie in der Themenhilfe Monatsrechnungen. |
| Akontos |
| Ja | Ein Akonto ist eine Möglichkeit, um periodisch gleichbleibende Rechnungen abzubilden und z. B. den monatlichen Fixbetrag für Buchhaltung und Lohnverrechnung einfach abzurechnen. In einer abschließenden Schlussrechnung müssen die gestellten Akontos den erbrachten Leistungen gegenübergestellt werden. Das Akonto wird für eine Vorschuss-Rechnung für Leistungen im Laufe der Arbeit (z. B. Abschlussprüfung) verwendet bzw. eher typischerweise VOR Erbringung der Leistungen (als Anzahlungsrechnung) erstellt. Die Leistungen werden endabgerechnet, wenn diese vollständig abgeschlossen sind. Das Akonto enthält keine tatsächlichen Leistungen und ist nicht erlöswirksam. Die Leistungen werden erst im Zuge der Schlussrechnungserstellung ("normale" Honorarnote abzüglich zugeordneter Akontos) aufbereitet. |
| Ja | Eine Teilrechnung ist eine Möglichkeit, um periodisch gleichbleibende Rechnungen abzubilden und z. B. den monatlichen Fixbetrag für Buchhaltung und Lohnverrechnung einfach abzurechnen. In einer abschließenden Schlussrechnung müssen die gestellten Teilrechnungen den erbrachten Leistungen gegenübergestellt werden. Die Teilrechnung wird zwar normal kontiert und wie der Erlös für die LEA Auswertungen behandelt, sie enthält jedoch keine tatsächlichen Leistungen. Die Leistungen werden erst im Zuge der Schlussrechnungserstellung ("normale" Honorarnote abzüglich zugeordneter Teilrechnungen) aufbereitet. | |
Keine Einschränkung - jedes beliebige Intervall möglich | Ja | In manchen Fällen erkennt die Finanzverwaltung eine sogenannte "Dauerrechnung", welche in der Regel einmal jährlich ausgestellt wird an. Diese erfolgt anstelle von periodisch gleichbleibenden Rechnungen. Der Ablauf in der NTCS LEA beginnt mit der Erstellung eines Vertrags/einer Vereinbarung mithilfe des NTCS Standardbriefs. In weiterer Folge ergehen unterjährige Zahlungen ausschießlich als Zahlungsbuchungen in der FIBU - ohne Honorarnoten, also nicht erlöswirksam. Am Jahres-/Periodenende wird eine Schlussrechnung gestellt, in der die erhaltenen Zahlungen den erbrachten Leistungen gegenübergestellt werden. |
Unterschiede Teilrechnung/Akonto/Zahlung
Der größte Unterschied zwischen Teilrechnung und Akonto besteht in der Verbuchung (Kontierung und Fälligkeit der Versteuerung) und der Erlöswirksamkeit. Die Begriffe "Teilrechnung" und "Akonto" sind in der LEA üblich, in der FIBU gilt das gleiche Vokabular für diese Rechnungsarten nicht! Die Zahlung wird hier nur zum Vergleichszweck angeführt.
Zahlung | |||
Motiv | Die Teilrechnung steht für eine Zwischenrechnung für eine abgeschlossene Leistung (z. B. Buchhaltung für einen best. Monat) mit Endabrechnung. Buchhalterisch wird diese Form auch Teilrechnung genannt (Ausnahme: Variante "Teilrechnung vor netto" stellt für die FIBU eine normale Rechnung dar) | Das Akonto kann für eine Teilrechnung für Leistungen im Laufe der Arbeit (z. B. Abschlussprüfung) verwendet werden bzw. wird diese eher typischerweise VOR Erbringung der Leistungen (als Anzahlungsrechnung) verwendet. Wobei die Leistungen erst endabgerechnet werden, wenn diese vollständig abgeschlossen sind. Buchhalterisch wird diese Form "Anzahlungsrechnung" genannt. Die BMD FIBU kennt diese auch als Ablauf "Teilrechnung". (Ausnahme: Variante mit Ablauf "Akontoforderung" = Spezieller Ablauf XAF-Storno) | Siehe Zahlung |
Rechnung wird ausgestellt | Ja (Teilrechnung) | Ja (Akonto) | Nein |
| Abzug erfolgt in Schlussrechnung | Ja | Ja | Ja |
Verbuchung: Kontierung und Versteuerung | Verbuchung wie eine "normale" Rechnung
| Separate Verbuchung
| Keine Auswirkung auf Verbuchung |
| Varianten | Die Teilrechnung kann von der Schlussrechnung so abgezogen werden, dass der Abzug nicht als eigene Position ersichtlich, sondern bereits beim Nettobetrag eingerechnet ist. Somit wird auch nur mehr der verminderte Betrag verbucht (es erfolgt kein Storno der Teilrechnung). | Es ist möglich, das Akonto sofort bei Zahlungseingang und nicht erst im Zuge der Schlussrechnung zu stornieren (Storno in Höhe der Zahlung). Dieser besondere Geschäftsfall ist in der NTCS FIBU als Ablauf Akontoforderung bekannt. (Der veraltete Ausdruck für diesen Geschäftsfall lautet "XAF-Storno" und stammt von dem Namen des Parameters, welcher in BMD 5.5 diesen Ablauf auslöste.) Dieser Ablauf wird dann verwendet, wenn mit dem Kunden Anzahlungen vereinbart wurden, um ...
In diesem Fall wird bei der Zahlung des Akontos diese in Höhe der Zahlung storniert, sodass nur mehr die Zahlung am Debitorenkonto stehen bleibt. Ein ev. nicht bezahlter Rest des Akontos wird im Zuge der Schlussrechnung storniert. Es wird somit auch nicht das Akonto, sondern die tatsächlich geleistete Zahlung zum geforderten Akonto in der Schlussrechnung abgezogen. | Siehe Zahlung |
| Betrag gilt in LEA Statistik als Erlös | Ja, der Betrag der Teilrechnung zählt ab dem Status "abgeschlossen" als Erlös (siehe Auswertungen mit Teilrechnung). | Nein, der Betrag des Akontos zählt nicht als Erlös (siehe Auswertungen mit Akonto). | Nein |
Hilfsmittel und unterstützende Systeme
Arbeitsgänge
Der Arbeitsgang ist ein Mittel, mit dem Zustände/der Status der Arbeiten in Evidenz gehalten werden. Der Status eines Arbeitsgangs gibt der Fakturierung Aufschluss darüber, ob die Arbeiten bereits fertig zum Fakturieren sind bzw. bereits fakturiert worden sind. Durch den Einsatz dieser Fertigstellungsevidenz kann man erzielen, dass Leistungen somit erst dann dem Kunden verrechnet werden, wenn die gesamte Leistung fertig erbracht worden ist.
Rechnungssperre
Die LEA Rechnungssperre bietet grundsätzlich zwei Einsatzmöglichkeiten.
- Sie dient einerseits dazu, bestimmte Kunden zwar in der Leistungserfassung zu verwenden (Leistungen werden auf diese Kunden erfasst), diesen jedoch bis auf weiteres keine Honorarnoten zu stellen. Dies kann beispielsweise erwünscht sein, wenn mit einem Kunden vereinbart worden ist, dass nur einmal jährlich eine Honorarnote gestellt wird. Um zu verhindern, dass diesem Kunden unterjährig eine Honorarnote gestellt wird, kann dieser "gesperrt" werden.
- Andererseits kann die "Rechnungssperre" verwendet werden, um rasch erkennen zu können, welche Honorarnoten unbedingt einer Überarbeitung bedürfen (weil z. B. der DBI der Honorarnote negativ ist). Der Anwender kann über eine "Rechnungssperre" und einen entsprechenden "Sperrgrund" darauf aufmerksam gemacht werden.
Diese beiden Varianten können auch kombiniert eingesetzt werden.
