LEA Rechnungssperre
Grundlegende Informationen zum Thema finden Sie unter Honorarnoten.Überblick
Die "Rechnungssperre" bietet grundsätzlich zwei Einsatzmöglichkeiten.
- Sie dient einerseits dazu, bestimmte Kunden zwar in der Leistungserfassung zu verwenden (Leistungen werden auf diese Kunden erfasst), diesen jedoch bis auf weiteres keine Honorarnoten zu stellen. Dies kann beispielsweise erwünscht sein, wenn mit einem Kunden vereinbart worden ist, dass nur einmal jährlich eine Honorarnote gestellt wird. Um zu verhindern, dass diesem Kunden unterjährig eine Honorarnote gestellt wird, kann dieser "gesperrt" werden.
- Andererseits kann die "Rechnungssperre" verwendet werden, um rasch erkennen zu können, welche Honorarnoten unbedingt einer Überarbeitung bedürfen (weil z. B. der DBI der Honorarnote negativ ist). Der Anwender kann über eine "Rechnungssperre" und einen entsprechenden "Sperrgrund" darauf aufmerksam gemacht werden.
Diese beiden Varianten können auch kombiniert eingesetzt werden.
Achtung!
 | Bevor die Rechnungssperre in Betrieb genommen wird, ist es nötig, alle momentan noch offenen Honorarnoten (Status kleiner als "Mit Rechnungsnummer") abzuschließen. |
Verwendungsbeispiele und Motive
Anhand von drei Verwendungsbeispielen sollen hier die gängigsten Motive und Beweggründe dargelegt werden, warum man diese Funktionalität einsetzt.
Motiv 1 - Unterjährige Honorarnoten verhindern
Sie als Kanzleileiter möchten nicht, dass bestimmte Kunden unterjährig Honorarnoten bekommen. Die fakturierende Stelle soll jedoch nicht damit konfrontiert werden, dass vom Programm Honorarnoten bewusst nicht erzeugt werden.
Einmal im Jahr wird die Rechnungssperre aufgehoben und für die betroffenen Kunden der Fakturierungslauf durchgeführt. Danach wird die Rechnungssperre wieder aktiviert, bis der nächste Fakturierungslauf für diese Kunden fällig ist.
Motiv 2 - Nicht kostendeckende Honorarnoten verhindern
Sie als Kanzleileiter möchten, dass Honorarnoten, welche einen negativen DBI haben (also für Sie nicht kostendeckend sind), ohne Ihr bewusstes Einverständnis nicht angesehen oder ausgedruckt werden. Die fakturierende Stelle muss vom Programm darauf hingewiesen werden und Sie anschließend verständigen, da die Rechnungssperre nicht von der fakturierenden Stelle aufgehoben werden kann.
Somit kann verhindert werden, dass derartige Honorarnoten an den Kunden gehen, bevor Sie sie abgesegnet haben.
Motiv 3 - Honorarnoten mit unvollständigen Umlagen verhindern
Sie als Kanzleileiter und/oder fakturierende Stelle möchten, dass Honorarnoten, welche nach dem Aufbereiten unvollständige Umlagen enthalten (Artikel oder Tätigkeit der Umlage fehlt), als gesperrt gekennzeichnet werden, bis der Umstand behoben wurde oder man bewusst entschieden hat, dass das in diesem Fall in Ordnung ist.
Darüberhinaus gibt es natürlich noch weitere Beweggründe, diese umfassende Funktionalität zu nutzen. Wie diese Rechnungssperre theoretisch eingesetzt werden kann, erfahren Sie im weiteren Verlauf dieser Themendokumentation. Außerdem finden Sie hier alle beachtenswerten Fakten und Parameter zu dieser Funktion.
Mögliche Einsatzvarianten
In diesem Kapitel werden alle nötigen Einstellungen und die wichtigsten Fakten zu den möglichen Einsatzvarianten der Rechnungssperre erklärt. Die Einstellungen zur Rechnungssperre betreffen immer alle Fakturatypen und Aufbereitungsmodi wie z. B. auch Teilrechnungen und Akontos.
Rechnungssperre am Rechnungsempfänger
Ist es beispielsweise erwünscht, dass gewissen Kunden nur einmal jährlich eine Rechnung gestellt wird, weil das mit diesen Kunden so vereinbart wurde, so kann dieser mit der Rechnungssperre am Rechnungsempfänger "gesperrt" werden. Dadurch wird verhindert, dass diesen Kunden unterjährig Rechnungen gestellt werden.
Folgende Voraussetzungen gelten für die Rechnungssperre am Rechnungsempfänger:
Kundenstamm
Damit ein Kunde für die Fakturierung gesperrt wird, muss am Kundenstamm das Feld Rechnungssperre angehakt werden.
LEA Parameter "Rechnungssperre am Kunden (Priorität 1)"
Damit die Rechnungssperre des Kundenstamms überhaupt wirksam wird, ist der LEA Parameter Rechnungssperre am Kunden (Priorität 1) zu aktivieren.
Mit der Ausprägung "Nicht verwenden" wird das Feld "Rechnungssperre" am Rechnungsempfänger nicht beachtet. Die Ausprägung "Rechnung nicht drucken" bedeutet, dass die Honorarnoten nicht mit Rechnungsnummer gedruckt werden können, solange die Rechnungssperre aktiv ist. Es besteht jedoch jederzeit die Möglichkeit, Honorarnoten für den Kunden aufzubereiten. Mit der Ausprägung "Honorarnote nicht aufbereiten" wird geregelt, dass für die betroffenen Kunden weder Honorarnoten aufbereitet noch Honorarnoten mit Rechnungsnummer gedruckt werden dürfen.
Rechnungssperre als Hilfsmittel der Fakturierung
Die "Rechnungssperre" kann auch dazu verwendet werden, um rasch erkennen zu können, welche Honorarnoten unbedingt einer Überarbeitung bedürfen (weil z. B. der DBI der Honorarnote negativ ist). Der Anwender kann über eine "Rechnungssperre" und einen entsprechenden "Sperrgrund" darauf aufmerksam gemacht werden.
Folgende Voraussetzungen gelten für die Rechnungssperre als Hilfsmittel der Fakturierung:
LEA Parameter "Priorität 2" bis "Priorität 6"
Über die LEA Parameter Priorität 2, Priorität 3, Priorität 4, Priorität 5 und Priorität 6 ist es möglich, zu definieren, unter welchen Umständen und in welcher Rückfallreihenfolge eine Rechnungssperre ausgelöst werden soll.
Diese Parameter entscheiden, ob einer der folgenden Umstände eine Rechnungssperre bewirkt:
| Keine Ermittlung | Ist dieser Wert eingestellt, so wird diese Priorität nicht geprüft. |
| Unvollständige Umlage | Hier wird ermittelt, ob unvollständige Umlagen (rote Glühbirnen würden im Rechnungsbearbeitungsmodus angezeigt werden) in der Honorarnote enthalten sind. |
| DBI Abweichung | Hier wird ermittelt, ob die Selbstkosten der gesamten Honorarnote um einen gewissen Prozentsatz vom Honorar abweichen. Ist diese Ausprägung gewählt, so wird der Prozentsatz im Parameter DBI-Abweichung in % berücksichtigt: Wird ein negativer Prozentwert (z. B. -10 %) hinterlegt, so werden alle Honorarnoten gesperrt, bei denen der tatsächliche "DBI in Prozent" kleiner als -10 % ist (z. B. -11 %, -12 % und -13 % usw.). Wird ein positiver Prozentwert (z. B. 20 %) hinterlegt, so werden alle Honorarnoten gesperrt, bei denen der tatsächliche "DBI in Prozent" größer als 20 % ist (z. B. 21 %, 22 % und 23 % usw.). |
| DBI ist negativ | Hier wird ermittelt, ob der DBI der gesamten Honorarnote negativ ist. |
| DBII Abweichung | Hier wird ermittelt, ob das Originalhonorar der gesamten Honorarnote um einen gewissen Prozentsatz vom Honorar abweicht. Ist diese Ausprägung gewählt, so wird der Prozentsatz im Parameter DBII-Abweichung in % berücksichtigt: Wird ein negativer Prozentwert (z. B. -10 %) hinterlegt, so werden alle Honorarnoten gesperrt, bei denen der tatsächliche "DBII in Prozent" kleiner als -10 % ist (z. B. -11 %, -12 % und -13 % usw.). Wird ein positiver Prozentwert (z. B. 20 %) hinterlegt, so werden alle Honorarnoten gesperrt, bei denen der tatsächliche "DBII in Prozent" größer als 20 % ist (z. B. 21 %, 22 % und 23 % usw.). |
| DBII ist negativ | Hier wird ermittelt, ob der DBII der gesamten Honorarnote negativ ist. |
Eine Rechnungssperre, die aus den Prioritäten 2 - 6 ermittelt wird, bewirkt immer, dass betroffene Honorarnoten weder angesehen noch gedruckt werden können. Eine Bearbeitung ist jedoch sehr wohl möglich.
Damit die Priorität unterhalb aktiviert werden kann, muss immer die hierarchisch übergeordnete Priorität aktiviert sein (Parameterwert ungleich "Keine Ermittlung").
Kombinierte Variante: Rechnungssperre am Rechnungsempfänger UND als Hilfsmittel der Fakturierung
Es ist ebenfalls möglich, die oberhalb genannten Varianten kombiniert einzusetzen. Dabei ist zu beachten, dass die Rechnungssperre am Rechnungsempfänger immer die erste Priorität der Hierarchie ist.
Das bedeutet, dass eine Rechnungssperre am Rechnungsempfänger immer mehr Gewichtung hat als ein anderweitig anfallender Grund für eine Rechnungssperre (z. B. DBI ist negativ), da diese Priorität 1 besitzt.
In diesem Fall werden jedenfalls der erste und ein weiterer LEA Parameter aktiviert, wobei die Konfiguration der Parameter nach Bedarf gewählt werden kann.
Beispiel
 | Eine mögliche Kombination der LEA Parameter könnte z. B. sich so auswirken, dass Honorarnoten nicht angesehen oder gedruckt werden können, wenn ...:
Trifft keiner der genannten Gründe zu, wird keine Rechnungssperre ausgelöst. Die Honorarnote kann ohne Einschränkung angesehen und gedruckt werden.  |
Ablauf
In folgendem Kapitel wird der Ablauf der Rechnungssperre genau erklärt. Bevor die Rechnungssperre in Betrieb genommen wird, ist es nötig, alle Honorarnoten, die momentan einen Status kleiner als "Mit Rechnungsnummer" haben, zumindest mit Rechnungsnummer zu drucken.
Ist eine Honorarnote bereits vor dem Setzen der Einstellungen zur Rechnungssperre mit Nummer gedruckt, sind die restlichen Schritte (In FIBU verbuchen, Zahlungsart erstellen, Rechnungsabschluss) richtigerweise möglich, da der Kunde die Honorarnote schon erhalten hat und daher kein Motiv mehr besteht, die Honorarnote zu sperren.
Varianten der Rechnungssperre
Nachfolgende Varianten der Rechnungssperre werden vom Programm unterschiedlich behandelt.
Honorarnote wird nicht aufbereitet
Ist der LEA Parameter Rechnungssperre am Kunden (Priorität 1) auf den Wert Honorarnote nicht aufbereiten gesetzt und zusätzlich auf dem betroffenen Kunden das Feld "Rechnungssperre" angehakt worden , sind folgende Aktionen blockiert:
- Manuelle Neuanlage einer Honorarnote für den betroffenen Kunden
- Rechnung ansehen (bei offenen Honorarnoten)
- Rechnung mit Nummer drucken (bei offenen Honorarnoten)
Wird versucht, eine manuelle Neuanlage durchzuführen, erscheint eine Meldung, dass für diesen Rechnungsempfänger die Rechnungssperre gesetzt ist:
Wird versucht, eine der anderen oben genannten Aktionen durchzuführen, erscheint eine Meldung, dass die Rechnungssperre gesetzt ist - mit Angabe des Grundes:
Darüber hinaus wird das Aufbereiten von Honorarnoten für diesen Kunden gänzlich unterbunden. Es erscheint dabei jedoch keine Meldung, die gesondert darauf hinweist. Das Programm zeigt dieselbe Meldung an, als würde es keine offenen Leistungen zu diesem Kunden geben ("Es wurde keine Honorarnote aufbereitet."):
Honorarnote kann nicht angesehen und gedruckt werden
Unter folgenden Umständen kann eine Honorarnote nicht gedruckt und angesehen werden:
- Es wurde der LEA Parameter Rechnungssperre am Kunden (Priorität 1) auf den Wert Rechnung nicht drucken gesetzt und zusätzlich auf dem betroffenen Kunden das Feld "Rechnungssperre" angehakt.
- Es wurde mindestens ein LEA Parameter Priorität 2, Priorität 3, Priorität 4, Priorität 5 oder Priorität 6 eingestellt und die betroffene Honorarnote wurde aufgrund einer dieser Prioritäten gesperrt.
In dieser Konstellation können zwar Honorarnoten aufbereitet, jedoch in weiterer Folge nicht mit Nummer gedruckt werden. Durch die Rechnungssperre werden somit bei offenen Honorarnoten folgende Aktionen blockiert:
- Rechnung ansehen
- Rechnung mit Nummer drucken
Wird versucht, eine dieser Funktionen durchzuführen, erscheint eine entsprechende Meldung, die Sie auf die Rechnungssperre hinweist. Im Folgenden ein paar Beispiele, wie diese Meldung aussehen kann:
Beachten Sie dazu auch die Hinweise zur Meldung Die Rechnung kann aufgrund einer Rechnungssperre (Grund [...]) nicht gedruckt werden!
Mögliche Ursachen der Rechnungssperre
Unter der Voraussetzung, dass der jeweilige LEA Parameter gesetzt worden ist, können Rechnungssperren der folgenden Ursachen nachfolgende Bedeutung haben:
| DBI ist negativ | Bedeutet kurz zusammengefasst, dass das verrechnete Honorar kleiner als die Selbstkosten ist (= nicht kostendeckend). Dies kann z. B. folgende Gründe haben:
Natürlich ist es auch möglich, dass in einer Honorarnote mehrere Gründe auf einmal zutreffen. |
| DBII ist negativ | Bedeutet kurz zusammengefasst, dass das verrechnete Honorar kleiner als das Originalhonorar ist. Dies kann z. B. folgende Gründe haben:
Natürlich ist es auch möglich, dass in einer Honorarnote mehrere Gründe auf einmal zutreffen. |
| DBI oder DBII Abweichung | Der DBI in % oder der DBII in % ist größer bzw. kleiner als der von Ihnen in den LEA Parametern hinterlegte Grenzwert. Die Gründe dafür sind jeweils dieselben wie bei den Punkten "DBI bzw. DBII ist negativ" mit dem Unterschied, dass die Rechnungssperre nicht aufgrund eines negativen Wertes, sondern aufgrund der unverhältnismäßig großen Abweichung ausgelöst wird. |
| Unvollständige Umlage | Bedeutet zusammengefasst, dass in den Artikelumlagen mindestens eine Artikelumlage für diesen Kunden/alle Kunden hinterlegt ist und ein Bestandteil der Umlage (Artikel oder Tätigkeit) in der betroffenen Honorarnote fehlt. Daher kann die Umlage nicht gebildet werden. Dies kann z. B. folgende Gründe haben:
Natürlich ist es auch möglich, dass in einer Honorarnote mehrere Gründe auf einmal zutreffen. |
Informationen zur Rechnungssperre ablesen
Wenn eine Rechnungssperre verhängt wurde, so wird dies auf der Honorarnote ersichtlich. Die Spalten Rechnungssperre und Sperrgrund sind entsprechend befüllt.
Des Weiteren ist dies in der Rechnungsbearbeitung am Symbol "Sperre" 
ersichtlich. Im Alternativtext dieser Funktion wird der Sperrgrund angeführt (z. B. "Unvollständige Umlage").
ersichtlich. Im Alternativtext dieser Funktion wird der Sperrgrund angeführt (z. B. "Unvollständige Umlage").
Eine Rechnungssperre wird bei jeder neuen Aufbereitung der Honorarnote neu ermittelt. Das bedeutet, dass im Zuge der Funktion Honorarnote neu erstellen jedes Mal wieder ermittelt wird, ob nun eine Rechnungssperre vorliegt oder nicht.
Rechnungssperre aufheben
Ursache des Sperrgrundes beheben
Wird eine Honorarnote mit Rechnungssperre belegt, so muss diese Rechnungssperre in jedem Fall aufgehoben werden, bevor die Honorarnote fakturiert werden kann. Wenn einer der Gründe aus dem Kapitel Mögliche Ursachen der Rechnungssperre zutreffen sollte und die Lösung des Problems organisatorischer Natur ist, so kann BMD die Entscheidung, wie diese Rechnungssperre aufgelöst werden muss, in der Regel nicht treffen. In vielen Fällen ist es nötig, die Honorarnote zu löschen und ganz neu aufzubereiten.
Die nötigen Schritte sind folgende:
- Identifizierung des Problems
- Ursache des Problems mit Hilfe des Kapitels Mögliche Ursachen der Rechnungssperre herausfinden
- Dieses Problem in den Stammdaten/Honorarfaktoren oder in der Leistungserfassung beheben
- Anschließend die Honorarnote neu aufbereiten.
Folgerichtig wird nach Behebung der Ursache das Problem nicht mehr als solches identifiziert und künftig für diese Honorarnote keine Rechnungssperre mehr ausgelöst. Es sei denn, es trifft nun ein nachrangiger Grund lt. LEA Parameter Priorität 2, Priorität 3, Priorität 4, Priorität 5 oder Priorität 6 zu.
Rechnungssperre manuell aufheben
Um in Einzelfällen Honorarnoten von der Rechnungssperre auszunehmen (oder die Rechnungssperre manuell zu setzen), gibt es die Funktion Rechnungssperre aufheben/setzen.
Die Rechnungssperre kann in der Rechnungsbearbeitung und im Fenster Honorarnoten über Extras → Rechnungssperre aufheben/setzen aufgehoben werden. Die Rechnungssperre kann ausschließlich einzeln je Honorarnote aufgehoben (oder gesetzt) werden, da dies nur in Ausnahmefällen vorkommen sollte.
In der Rechnungsbearbeitung kann die Rechnungssperre zusätzlich zur Funktion über das Symbol "Sperre" gesetzt bzw. über das Symbol "Sperre" 
aufgehoben werden.
gesetzt bzw. über das Symbol "Sperre" aufgehoben werden.Achtung!
| Wurde eine Rechnungssperre einmal aufgehoben, so wird sie auf der betroffenen Rechnung wieder gesetzt, wenn die Honorarnote neu aufbereitet bzw. gelöscht und wieder aufbereitet wird. Außerdem könnte man die Rechnungsperre manuell erneut setzen. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Rechnungssperre manuell setzen
Über die Funktion Rechnungssperre aufheben/setzen ist nicht nur das Auflösen, sondern auch das Setzen der Rechnungssperre möglich.
Wird eine Rechnungssperre manuell gesetzt und wurde zuvor keine anderer Sperrgrund identifiziert, so weist die Spalte Sperrgrund der Honorarnote den Wert "Manuell" auf.
Rechnungssperre bei Storno, Gutschrift, Teilgutschrift
Es gilt zu beachten, dass im Falle einer Rechnungssperre am Kunden/Rechnungsempfänger diese auch auf neue Stornos, Gutschriften und Teilgutschriften angewandt wird. Das bedeutet, dass diese zwar erstellt werden können, es werden jedoch (genauso wie bei normalen Honorarnoten) folgende Aktionen verhindert:
- Rechnung ansehen (bei offenen Rechnungen)
- Rechnung mit Nummer drucken (bei offenen Rechnungen)
Sollte es jedoch trotz Rechnungssperre nötig sein, Stornos, Gutschriften oder Teilgutschriften mit Rechnungsnummer zu drucken, kann die Rechnungssperre je Fall individuell aufgehoben werden (siehe Kapitel Rechnungssperre manuell aufheben).
Rechnungssperre bei Rechnungsurkunde löschen
Ein Sonderfall in puncto Rechnungssperre ist eine Honorarnote, welche bereits den Status "Mit Rechnungsnummer" hat und für welche die Funktion Rechnungsurkunde löschen ausgeführt werden muss. Hierbei wird ein erneuter Druck der Honorarnote mit Rechnungsnummer vorerst ebenfalls verhindert.
Um die Honorarnote erneut mit Rechnungsnummer drucken bzw. überhaupt ansehen zu können, ist es nötig, die Rechnungssperre für die betroffene Honorarnote manuell aufzuheben (siehe Kapitel Rechnungssperre manuell aufheben).
Rechnungssperre bei Rechnungsempfänger
Wenn Kunden Rechnungsempfänger aufweisen, so gilt, dass die Rechnungssperre des Rechnungsempfängers die ausschlaggebende Rechnungssperre ist. Eine etwaige Rechnungssperre am Kunden, für den die Leistung erbracht wird, hat hierbei keine Auswirkung.
