Hintergrundinformationen: Stundensätze
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.
Überblick
In dieser Themenhilfe finden Sie - nach Anwendungsgebiet geordnet - Tipps und Hintergrundinformationen zu den Stundensätzen.
Stammdaten
Historische Führung von Stundensätzen
Eine lückenlose historische Führung der Stundensätze und Vermeidung von Überschneidungen muss für die richtige Leistungsbewertung mit Stundensätzen gewährleistet sein.
Historisch bedeutet, dass ein Stundensatz einen Gültigkeitszeitraum aufweisen muss, der sich zudem nicht mit anderen Stundensätzen der gleichen Granularität überschneiden darf. Dieser Gültigkeitszeitraum ermittelt sich aus den Feldern Gültig ab und Gültig bis (wobei das Feld "Gültig bis" bei aktuell gültigen Stundensätzen leer gelassen wird).
Dabei bezieht sich der Gültigkeitszeitraum eines Stundensatzes auf das Leistungsdatum, nicht auf das aktuelle Erfassungsdatum der Leistung. Ist also ein Stundensatz ab 01.07.2023 gültig, bedeutet es, dass Leistungen mit einem Leistungsdatum größer oder gleich dem 01.07.2023 mit diesem Stundensatz bewertet werden, und nicht alle Leistungen, die ab dem 01.07.2023 erfasst werden. In vielen Fällen - wenn man etwa Leistungen für vergangene Tage erfasst - entspricht das Leistungsdatum nicht zwingend dem Erfassungsdatum.
Eine Maßnahme, auf die der Anwender weiters achten muss, ist, dass bereits angelegte Stundensätze nicht einfach geändert werden. Erhöht sich der Stundensatz, ist ein neuer Stundensatz mit richtigem "Gültig ab-Datum" anzulegen. Das Programm überprüft bei Speicherung, ob für dieselbe Kombination von Mitarbeiter - Tätigkeit/Tätigkeits(haupt)gruppe bereits ein Stundensatz existiert und meldet im Bedarfsfall "Gültigkeitszeitraum von bisher gültigen Stundensätzen wird automatisch geändert".
Der Sinn dieser Maßnahmen liegt darin, dass zu jedem Zeitpunkt (auch in die Vergangenheit für Umbuchungen/Stornierungen oder Korrekturprogramme, ev. ist auch ein nochmaliges Auflösen der Autorisierung und Bearbeiten der Leistung notwendig) der richtige, eindeutige Stundensatz ermittelt werden kann. Auch für die Rückverfolgbarkeit ist es sinnvoll, Datensätze wie die Stundensätze historisch zu führen.
Werden Stundensätze mit einem in der Vergangenheit liegenden "Gültig ab"-Datum angelegt, erfolgt ein Hinweis, dass möglicherweise Korrekturen von bereits autorisierten Leistungen mit dem Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren durchzuführen sind.
Die Meldung verlinkt auf die Hilfedokumentation Anwendungsfälle Stundensätze/Artikelpreise korrigieren.
Stundensätze für Berufsgruppen
Am Mitarbeiterstamm besteht die Möglichkeit, im Feld "Berufsgruppe" die Mitarbeiter historisch in unterschiedliche Berufsgruppen (wie zum Beispiel Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter usw.) zu unterteilen. Die Anlage der Stundensätze kann auch berufsgruppenbezogen erfolgen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn für alle Mitarbeiter einer Berufsgruppe derselbe Stundensatz gelten soll. Die Berufgruppe wird zwar bei der Autorisierung auf den Leistungsdatensatz geschrieben, für die Ermittlung des Stundensatzes wird jedoch immer die Berufsgruppe aus den historischen Mitarbeiterstammdaten bezogen.
Berufsgruppenstundensätze können für folgende Stundensätze angelegt werden:
- Interne Stundensätze
- Firmen-Verrechnungssätze
- Kundenkonzern-Verrechnungssätze
- Kunden-Verrechnungssätze
- Projekt-Verrechnungssätze
Ein mitarbeiterbezogener Stundensatz ist immer vorrangig. Es gelten die gleichen Rückfallebenen wie für den Mitarbeiterstundensatz. Die Anlage eines Stundensatzes ist nur entweder mitarbeiter- oder berufsgruppenbezogen möglich. Die Berufsgruppe wird historisch richtig ermittelt. Ein berufsgruppenbezogener Stundensatz kann in derselben Detailliertheit wie ein mitarbeiterbezogener Stundensatz anlegt werden.
Die Funktion Zeile kopieren ist für berufsgruppenbezogene Stundensätze nicht möglich, da man hier Mitarbeiter zuteilen müsste.
Stundensätze mit Datenbesitzergruppen sperren
Jeder einzelne Stundensatz kann mit Datenbesitzergruppen versehen werden, um die Wartung der Stundensätze nur für eingeschränkte Benutzergruppen zuzulassen. Dazu stehen die Felder Datenbesitzer für Ansehen und Datenbesitzer für Bearbeiten zur Verfügung.
Diese Hinterlegung nimmt keinen Einfluss auf die spätere Ermittlung des Stundensatzes sowie auf die Funktion Stundensatzursprung der Leistungserfassung.
Ein etwaiger Datenbesitzer auf einem Stundensatz wirkt sich beim Kopieren und Einfügen nicht aus. Dieser wird nur automatisch ermittelt, wenn ein Vorschlagswert (siehe letzter Absatz) definiert ist.
Bei den Funktionen CSV-Import und CSV-Export werden Stundensätze, welche durch einen Datenbesitzer für Ansehen geschützt und somit nicht sichtbar sind, nicht berücksichtigt. Die Datenbesitzer selbst werden weder exportiert noch importiert. Beim Abgleich von Stundensätzen (Replikation) werden die mit Datenbesitzer geschützten Stundensätze ebenfalls nicht von der Replikation erfasst, allerdings werden hier die Datenbesitzer-Informationen in der Datei mitgeliefert - der Datenbesitzer selbst wird exportiert und beim Import unverändert übernommen.
Die Datenbesitzergruppen können als Vorschlagswerte (d. h. später übersteuerbar und manuell abänderbar) auch je Benutzer, welcher die Stundensätze anlegt, ermittelt werden. Dazu ist es nötig, Datenbesitzer Vorschlagswerte für die Funktion Stundensatz zu definieren. Der Vorschlagswert gilt für sämtliche Stundensatzarten, die der User anlegt. Der Vorschlagswert ist auch allgemein definierbar, indem kein Benutzer zugeweisen wird.
Einzelne Stundensatzarten/Reiter mit Berechtigungen sperren
Für jede Stundensatzart / für jeden Reiter kann eine eigene Berechtigung vergeben werden. Damit stellen Sie sicher, dass gewisse Stundensatzarten/Reiter nur von berechtigten Benutzern gewartet werden können.
Eine derart gesperrte Stundensatzart / ein derart gesperrter Reiter wird dem nicht berechtigten Benutzer mit dem Hinweis auf die fehlende Berechtigung angezeigt:
Folgende Berechtigungen sind dafür je Reiter ausschlaggebend:
- Reiter "Interne Stundensätze": Funktion: 47246, "MCS_HONORARFAKTOREN_INTERN_STSATZ"
- Reiter "Firmen-Verrechnungssätze": Funktion: 47247, "MCS_HONORARFAKTOREN_FIRMA_VERRECHSATZ"
- Reiter "Kundenkonzern-Verrechnungssätze": Funktion: 47248, "MCS_HONORARFAKTOREN_KUKO_VERRECHSATZ"
- Reiter "Kunden-Verrechnungssätze": Funktion: 47249, "MCS_HONORARFAKTOREN_KUNDE_VERRECHSATZ"
- Reiter "Projekt-Verrechnungssätze": Funktion: 47250, "MCS_HONORARFAKTOREN_PRO_VERRECHSATZ"
- Reiter "Auswertungssätze": Funktion: 47251, "MCS_HONORARFAKTOREN_AUSWERTSATZ"
Möchten Sie einem Benutzer zur Gänze die Stundensatzwartung entziehen, ist es besser, die übergeordnete Berechtigung "Stundensätze" (Funktion: 30613, "MCS_FRMHONORARFAKTOREN_CREATE") zu sperren und damit automatisch die Sperre der untergeordneten Berechtigungen auf die Reiter auszulösen.
Haben Sie in Ihrer Programmumgebung den TOOLS Parameter Ausblenden von nicht berechtigten Paketen und Funktionen aktiviert, scheinen nicht berechtigte Reiter in den Stundensätzen nicht mehr auf.
Hinweis Eigene Berechtigungen für Fenster "Projekt-Verrechnungssätze"
 | Das Fenster Projekt-Verrechnungssätze, das über den Projekt-Navigator oder über die Projektliste aufgerufen werden kann, besitzt eigene Berechtigungen. Eine Berechtigungssperre des Reiters Projekt-Verrechnungssätze wirkt sich demnach nicht auf das Fenster Projekt-Verrechnungssätze aus. Auch umgekehrt sperrt eine Berechtigungssperre des Fensters Projekt-Verrechnungssätze den Reiter Projekt-Verrechnungssätze des Fensters Stundensätze nicht. Nähere Informationen dazu erhalten Sie in der Fensterhilfe Projekt-Verrechnungssätze. |
Ermittlung Stundensatz aus LOHN
Interne Stundensätze und Auswertungssätze können nicht nur manuell angelegt und verwaltet, sondern auch mithilfe von Formeln direkt aus dem LOHN ermittelt und importiert werden. Alle Informationen zu diesem Thema finden Sie in der Fensterhilfe Stundensätze aus Lohn ermitteln.
Stundensätze mit Filialen
Interne Stundensätze und Firmen-Verrechnungssätze können in komplexeren Organisationsformen filialbezogen geführt werden, sofern Filialen vorhanden sind und die Lizenz "LEA-Filialbetrieb" erworben worden ist.
Der LEA Parameter Filialen aktiviert dazu auf den betreffenden Reitern ein zusätzliches Einstiegsfeld "Filiale". Dieser Modus kann erstens mit einer Pflichteingabe der Filiale (siehe LEA Parameter Pflichteingabe Filiale) und zweitens im Zusammenhang mit speziellen Berechtigungsprüfungen (siehe Kapitel Stundensätze für mehrere Datenbankstandorte) kombiniert werden.
Ein Stundensatz ist für eine Filiale gültig, wenn bei Neuanlage des Stundensatzes ebendiese Filiale im Einstiegsfeld aktuell ausgewählt ist.
Unterschieden wird zwischen Verrechnungsfilialen (werden von Projekt bzw. Kunde ermittelt) und Mitarbeiterfilialen (werden vom Mitarbeiter ermittelt). Bei der Anlage gibt es keine unterschiedliche Vorgangsweise. Bei der Bewertung einer Leistung wird vorrangig ein für die Verrechnungsfiliale angelegter Stundensatz herangezogen, in diesem Fall wäre ein für die Mitarbeiterfiliale angelegter Stundensatz hinfällig. Auch bei der Funktion Stundensatzursprung der Leistungserfassung ist eine Besonderheit zu beachten - hier kann derzeit nicht zwischen den beiden Filialstundensatzarten unterschieden werden, eine Meldung erfolgt nur generell "filialbezogen".
Stundensätze für mehrere Datenbankstandorte
Betreiben Sie für mehrere Standorte jeweils eigene Datenbanken, die miteinander kommunizieren (siehe Datenbankstandorte), können Sie einige LEA Parameter zur einfacheren Verwaltung der Stundensätze setzen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um Themen handelt, die nur gemeinsam mit einem BMD Consultant umgesetzt werden sollten!
Die LEA Parameter Prüfung DB-Standort Firmen und Prüfung DB-Standort Filialen können zur Sperre eingesetzt werden, damit (datenbank-)standortfremde Mitarbeiter für das Bearbeiten bzw. Neuanlegen von Firmenstundensätzen bzw. Filialstundensätzen des eigenen Datenbankstandortes keine Rechte besitzen.
Der LEA Parameter Mitarbeiter für Stundensätze legt dabei weiter fest, ob nur für die Standort-Mitarbeiter Stundensätze erfasst werden dürfen oder ob für alle Mitarbeiter eine Stundensatz-Erfassung möglich ist.
Wenn einer oder mehrere der LEA Parameter Interne Stundensätze exportieren, Firmen-Verrechnungssätze exportieren, Kundenkonzern-Verrechnungssätze exportieren, Kunden-Verrechnungssätze exportieren, Projekt-Verrechnungssätze exportieren und/oder Auswertungssätze exportieren aktiviert sind, werden die betreffenden Stundensätze automatisch beim Speichern ins Export-Verzeichnis exportiert. Das Export-Verzeichnis wird in einem TOOLS Parameter (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Allgemeine Einstellungen → Import / Export) festgelegt:
Diese Einstellungen werden zum Abgleich von verschiedenen Datenbankstandorten eingesetzt. Nähere Informationen dazu erhalten Sie unter Export / Import XML.
Leistungserfassung/Tagesabschluss
Zeitpunkt der Bewertung mit Stundensätzen
Die Stundensätze werden erstmalig beim Speichern der Leistung und bei Autorisierung nochmals aktualisiert ermittelt und für die Bewertung herangezogen. Erfolgt die Fertigstellung der Leistung ausschließlich bei der Autorisierung, werden die Stundensätze erst zu diesem Zeitpunkt für die Bewertung ermittelt.
Rückfallebenen für die Ermittlung von Stundensätzen
Im nachfolgenden Kapitel finden Sie die Beschreibung aller Detail-Rückfallebenen, die im Zuge der Ermittlung der Internen Stundensätze, Verrechnungssätze und Auswertungssätze ausschlaggebend sind.
Interne Stundensätze
Für die Leistungsbewertung werden die Selbstkostensätze zuerst nach den allgemeinen Rückfallebenen für Selbstkostensätze ermittelt.
Innerhalb der einzelnen Ebenen wird die Suche nach dem passenden Selbstkostensatz wie folgt fortgesetzt (grundsätzlich gilt: je granularer der Stundensatz, desto höher seine Priorität in der Ermittlung):
- Mitarbeiter, Projekt und Tätigkeit
- Mitarbeiter, Projekt und Tätigkeitsgruppe
- Mitarbeiter, Projekt und Tätigkeitshauptgruppe
- Mitarbeiter und Projekt
- Mitarbeiter und Tätigkeit
- Mitarbeiter und Tätigkeitsgruppe
- Mitarbeiter und Tätigkeitshauptgruppe
- Mitarbeiter
- Berufsgruppe, Projekt und Tätigkeit
- Berufsgruppe, Projekt und Tätigkeitsgruppe
- Berufsgruppe, Projekt und Tätigkeitshauptgruppe
- Berufsgruppe und Projekt
- Berufsgruppe und Tätigkeit
- Berufsgruppe und Tätigkeitsgruppe
- Berufsgruppe und Tätigkeitshauptgruppe
- Berufsgruppe
Verrechnungssätze
Für die Leistungsbewertung werden die Verrechnungssätze zuerst nach den allgemeinen Rückfallebenen für Verrechnungssätze ermittelt.
Innerhalb der einzelnen Ebenen wird die Suche nach dem passenden Verrechnungssatz wie folgt fortgesetzt (grundsätzlich gilt: je granularer der Stundensatz, desto höher seine Priorität in der Ermittlung):
- Mitarbeiter und Tätigkeit
- Mitarbeiter und Tätigkeitsgruppe
- Mitarbeiter und Tätigkeitshauptgruppe
- Mitarbeiter
- Berufsgruppe und Tätigkeit
- Berufsgruppe und Tätigkeitsgruppe
- Berufsgruppe und Tätigkeitshauptgruppe
- Berufsgruppe
- Tätigkeit
- Tätigkeitsgruppe
- Tätigkeitshauptgruppe
- Standard (= keine weiteren Felder sind befüllt)
Auswertungssätze
Für die Leistungsbewertung werden die Verrechnungssätze zuerst nach den allgemeinen Rückfallebenen für Auswertungssätze ermittelt.
Innerhalb der einzelnen Ebenen wird die Suche nach dem passenden Auswertungssatz wie folgt fortgesetzt (grundsätzlich gilt: je granularer der Stundensatz, desto höher seine Priorität in der Ermittlung):
- Mitarbeiter und Tätigkeit
- Mitarbeiter und Tätigkeitsgruppe
- Mitarbeiter und Tätigkeitshauptgruppe
- Mitarbeiter
Stundensatzprüfung beim Speichern / bei Autorisierung der Leistung
Die LEA Parameter Prüfung Selbstkostensatz, Verrechnungssätze prüfen und Prüfung Herstellkostensatz legen fest, dass das Programm das Speichern der Leistung verhindern soll, wenn für die Leistung kein gültiger Selbstkostensatz und/oder Verrechnungssatz und/oder Herstellkostensatz gefunden wird.
Diese Meldungen gibt das Programm aus, wenn die entsprechenden Prüfungen über die jeweiligen LEA Parameter aktiviert sind:
"Es konnte kein Verrechnungssatz ermittelt werden! Der betreffende Tag kann nicht abgeschlossen bzw. die betreffende Leistung nicht autorisiert werden."
"Es konnte kein Selbstkostensatz ermittelt werden! Der betreffende Tag kann nicht abgeschlossen bzw. die betreffende Leistung nicht autorisiert werden."
"Es konnte kein Herstellkostensatz ermittelt werden! Der betreffende Tag kann nicht abgeschlossen bzw. die betreffende Leistung nicht autorisiert werden."
Die Prüfung erfolgt auch bei Autorisierung. Erfolgt die Fertigstellung der Leistung ausschließlich bei der Autorisierung, werden die Stundensätze erst zu diesem Zeitpunkt für die Bewertung ermittelt und die Prüfung wird erst zu diesem Zeitpunkt ausgeführt.
Wird die Autorisierung im Zuge des Tagesabschlusses mit ausgeführt, erhalten Sie hier ebenso die jeweilige Meldung falls der Stundensatz nicht ermittelt werden konnte.
Beachten Sie, dass die Meldung auch dieselben textlichen Hinweise ausgibt, wenn die Prüfung bereits das Speichern der Leistung verhindert. In diesem Fall könnte zwar der betreffende Tag nicht abgeschlossen bzw. die betreffende Leistung nicht autorisiert werden, aber das Fehlen des Stundensatzes verhindert bereits das Speichern der problematischen Leistung.
BMD empfiehlt, die Standardausprägungen bei diesen LEA Parametern zu belassen. Für Selbstkostensätze sowie für Verrechnungssätze wird der jeweilige LEA Parameter aktiviert ausgeliefert, damit es aufgrund neuer Mitarbeiter mit fehlenden Stammdaten/Stundensätzen oder fehlenden Rückfallebenen bei der Wartung der Stundensätze zu keinen Nullbewertungen der Leistungen kommt. Der LEA Parameter für den Herstellkostensatz wird deaktiviert ausgeliefert. Dieser LEA Parameter sollte auch nur dann aktiviert werden, wenn tatsächlich Herstellkostensätze in den Honorarfaktoren geführt werden.
Leistungsabrechnung/Hilfsprogramme
Hilfsprogramm "Stundensätze/Artikelpreise korrigieren"
Eine rückwirkende Neubewertung von bereits autorisierten Leistungen ist über das Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren möglich.
Typische Anwendungsfälle dafür sind zum Beispiel:
- Stundensätze wurden bei einem neuen Mitarbeiter erst angelegt, nachdem bereits Leistungen erfasst und autorisiert worden sind.
- Stundensatzerhöhungen sind erst Ende Jänner in den Honorarfaktoren nachgetragen worden und sollen aber eigentlich bereits seit Beginn des Monats angewendet werden.
- Das Von-/Bis-Datum des Stundensatzes wird hinsichtlich der Gültigkeit falsch als Erfassungszeitraum und nicht als Leistungszeitraum interpretiert.
Als Hilfestellung beachten Sie zusätzlich zur Fensterhilfe des Hilfsprogramms auch die Themendokumentation Anwendungsfälle Stundensätze/Artikelpreise korrigieren. Bei Unsicherheiten bei der Bedienung des Hilfsprogramms kontaktieren Sie Ihren/Ihre BMD Berater/Beraterin, um die falsche Bewertung von Leistungen zu korrigieren.
Auswertungen
Verwendung der Stundensätze für Auswertungen
Leistungen können in LEA Auswertungen mit unterschiedlichen Stundensatzarten alternativ bewertet werden, um Vergleiche bzw. Berechnungen zu ermöglichen. Für diesen Zweck steht im Spaltendesigner die Datenspalte Betrag zur Verfügung, für welche das Datenspalten-Feld Stundensatz auf die gewünschte Stundensatzart einzustellen ist. Die Datenspalte kann auch mehrfach innerhalb derselben Auswertung verwendet werden.
Informationen für Administratoren
Herkunft der Stundensätze/Artikelpreise in der Datenbank
Stundensätze und Artikelpreise der LEA werden datenbanktechnisch als Preistabellenpositionen unter Preistabellen in der WWS angelegt. Sie sind daher auch im Paket WWS zu sehen, obwohl sie an der dortigen Stelle nicht gewartet werden dürfen. (Achtung: Es gibt seltene Ausnahmen, dies doch zu tun. Sprechen Sie dazu bitte mit BMD, falls Sie berechtiges Interesse daran haben.)
Als Begleitmaßnahme können Sie daher in der LEA sowohl bei den Stundensätzen als auch bei den Artikelpreisen in der Spalte Herkunft genau ablesen, ob der Datensatz aus der LEA oder aus der WWS stammt. Weiters wird für Preistabellen, die aufgrund von LEA Funktionen angelegt worden sind, automatisch eine Bezeichnung eingetragen. Daher können Sie in der Spalte Preis-Tab-Bez die an Stundensatzarten bzw. Artikelpreisarten angelehnte Bezeichnung des Datensatzes ablesen, was eine eindeutige Identifizierung und Zuordnung erleichtert.
Beide Informationen sind auch in den WWS Preistabellen abzulesen:
Sonstiges
LEA Honorarfaktoren als vorgefertigte Tabellen im BMD Standardbrief
Kundenbezogene LEA Honorarfaktoren (zu denen die Stundensätze zählen), können als vorgefertigte Tabellen im BMD Standardbrief angedruckt werden. Dies ermöglicht einen übersichtlichen Ausdruck aller Honorarvereinbarungen, die mit einem Kunden getroffen worden sind. Sind Honorarfaktoren über eine vorgefertigte Tabelle in der Vorlage vorhanden, öffnet sich beim Generieren des Briefes das Dialogfenster Ermittlungsdatum für Kundenpreise, in dem Sie das Ermittlungsdatum bekanntgeben müssen. Nähere Informationen zur generellen Verwendung des BMD Standardbriefes finden Sie in der Pakethilfe Standardbrief kurz und bündig.
