Anwendungsfälle Stundensätze/Artikelpreise korrigieren
Grundlegende Informationen zu den Stundensätzen und Artikelpreisen finden Sie unter Stundensätze bzw. Artikelpreise. Überblick
Diese Themendokumentation erläutert die verschiedenen Anwendungsfälle des Hilfsprogramms Stundensätze/Artikelpreise korrigieren.
Stundensätze und Artikelpreise sind immer historisch zu führen. Dazu müssen die Felder "Gültig ab" und "Gültig bis" je Datensatz korrekt befüllt sein; "Gültig bis" kann natürlich bei aktuell gültigen Stundensätzen/Artikelpreisen leer sein. Wichtig zu wissen sind hier folgende zwei Punkte:
- Das "Gültig von"-Datum sowie das "Gültig bis"-Datum bezieht sich NICHT auf das Erfassungsdatum und auch NICHT auf das Autorisierungsdatum der Leistung, sondern auf das Leistungsdatum der Leistung.
- Die Bewertung von Leistungen mit Stundensätzen und Artikelpreisen findet erstmalig beim Speichern der Leistung statt. Die Bewertung wird aber nochmals bei Autorisierung aktualisiert. Erfolgt die Fertigstellung der Leistung ausschließlich bei der Autorisierung, werden die Stundensätze / Artikelpreise erst zu diesem Zeitpunkt für die Bewertung ermittelt.
Da die Leistungen somit fix zum Zeitpunkt der Autorisierung bewertet werden, müssen die Stundensätze/Artikelpreise nicht unbedingt bei der Erfassung vorhanden sein, es ist aber empfehlenswert. Zum Zeitpunkt der Autorisierung müssen Stundensätze/Artikelpreise korrekt angelegt sein.
Aus diesen Gründen werden bei der Anlage von Stundensätze oder Artikelpreise Meldungen ausgegeben: Wird ein Stundensatz / ein Artikelpreis mit einem in der Vergangenheit liegenden "Gültig ab"-Datum angelegt, erfolgt ein Hinweis auf eventuell benötigte Korrekturen bei bereits autorisierten Leistungen bzw. Artikeln.
Beispiel Historisch korrekte Führung eines Stundensatzes
 | Der Stundensatz ist historisch richtig geführt.  Die Erfassung/Autorisierung einer Leistung am 13.09.2023 bewirkt für eine Leistung mit Leistungsdatum 31.08.2023 eine Bewertung mit € 120,00 und für eine Leistung mit Leistungsdatum 01.09.2023 eine Bewertung mit € 125,00.  |
Nicht immer darf das Hilfsprogramm ohne Bedenken und sofort nach vorgenommener Änderung in den Stundensätzen/Artikelpreisen durchgeführt werden. Prüfen Sie zuerst jedenfalls, ob Ihre Stundensätze historisch richtig geführt sind! Es gibt keine Möglichkeit, das Hilfsprogramm rückgängig zu machen.
Je nach Anwendungsfall gibt es unterschiedliche Vorgehensweisen und andere Punkte, die zu beachten sind. Dabei wird auch unterschieden, ob es sich beim Anwender um einen Steuerberater (= Fakturierung mit der LEA) oder um ein Unternehmen / einen Wirtschaftskunden handelt.
Steuerberater / Fakturierung mit der LEA
Oft stehen im Rahmen des Jahreswechsels Anpassungen in den Stundensätzen bzw. Artikelpreisen an, die nicht sofort, sondern erst mit ein paar Tagen Verzögerung vorgenommen werden können. Ein ähnlicher Fall ist die Anlage eines neuen Mitarbeiters, dessen Stundensätze erst mit Verzögerung angelegt werden. Die Mitarbeiter erfassen aber weiter wie gewohnt und auch jene Personen, welche die Autorisierung der Leistungen vornehmen, warten unter Umständen nicht auf die Aktualisierungen.
So wird oft erst im Rahmen der Fakturierung festgestellt, dass die Leistungen (noch) nicht korrekt bewertet sind.
Sind Sie nun dafür zuständig, dass die Leistungen korrekt bewertet werden sollen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Stellen Sie sicher, dass die Stundensätze/Artikelpreise korrekt (= vollständig und historisch geführt) sind. Für nähere Hintergrundinformationen beachten Sie bitte die Themenhilfe Hintergrundinformationen: Stundensätze.
- Analysieren Sie, ob bereits Leistungen im System vorhanden sind, die neu bewertet werden müssen. Hier ist auch der Leistungsstatus der Leistungen zu prüfen, also ob die betroffenen Leistungen bereits durch die Autorisierung bewertet sind oder ob sie sich bereits sogar in der Fakturierung befinden.
Beides lässt sich gut in der Leistungsübersicht feststellen. Filtern Sie hier entsprechend nach sämtlichen Leistungen, die infrage kommen könnten. Blenden Sie die Spalte Status ein. Für die Analyse ist es ratsam, nach dieser Spalte zu sortieren. Mithilfe der Symbole erkennen Sie, in welchem Leistungsstatus sich die Leistungen befinden.
| 0 - Neu / In Bearbeitung | |
 | 1 - Abgegeben (= Tagesabschluss durchgeführt) |
 | 2 - Autorisiert (= Autorisierung durchgeführt) |
 | 3 - Umgebucht |
 | 4 - Ausgebucht |
 | 5 - Storno Ausgebucht |
 | 6 - Fakturiert |
Für einen besseren Überblick des Ist-Zustandes blenden Sie auch jene Spalte ein, welche die jeweilige Stundensatzart, die Sie aktualisieren möchten, beinhaltet (Stundensatz für Herstellkosten, Stundensatz für Selbstkosten, Stundensatz für Verrechnung).
Je nachdem, welche Umstände Sie vorfinden, lesen Sie im entsprechenden Kapitel weiter:
- Es existieren ausschließlich Leistungen, die sich im Status "Neu", "In Bearbeitung" und "Abgegeben" befinden.
- Es existieren zusätzlich bereits Leistungen, die sich im Status "Autorisiert" befinden.
- Es existieren zusätzlich bereits Leistungen, die sich im Status "Fakturiert" befinden.
- Es existieren zusätzlich bereits Leistungen, die sich im Status "Umgebucht", "Ausgebucht" oder "Storno ausgebucht" befinden.
Eine Alternative zum Ausführen des Hilfsprogramms stellt grundsätzlich in manchen Fällen das nochmalige Auflösen/Durchführen der Autorisierung dar. Diese Alternative ist aber nur bedingt einsetzbar! Bitte beachten Sie daher auch das Kapitel Alternative zum Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren.
Hinweis Funktion Stundensatzursprung in den Programmen der Leistungserfassung
 | Für jene Leistung, die aktuell markiert ist, können Sie mithilfe der Funktion Stundensatzursprung nachvollziehen, wie sich der Verrechnungssatz bzw. der Verrechnungspreis ermitteln würde. Sie erhalten eine Meldung mit Informationen, woher die Leistung ihren Verrechnungssatz bzw. den Verrechnungspreis bezieht. |
Anwendungsfall A: Es existieren ausschließlich Leistungen, die sich im Status "Neu", "In Bearbeitung" oder "Abgegeben" befinden.
In diesem Fall müssen Sie das Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren nicht ausführen. Da die betroffenen Leistungen noch nicht autorisiert sind, ist deren Bewertung noch nicht endgültig fixiert. Eine nochmalige Bearbeitung mit anschließendem Speichern (ohne zwingende Änderung) reicht bereits aus, um die Bewertung zu aktualisieren. Dies ist allerdings nicht notwendig, da die betroffenen Leistungen spätestens bei Autorisierung jedenfalls eine aktualisierte Bewertung aufweisen.
In diesem Fall können Sie das Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren ausführen. Bitte beachten Sie die Empfehlungen, die in der Fensterhilfe ausführlicher dargestellt sind:
- Stellen Sie im Feld "Auswahl" ein, ob Sie Stundensätze oder Artikelpreise korrigieren möchten.
- Stellen Sie das Vergleichsfeld "Leistungsstatus" auf die Ausprägung "Offene Leistungen".
- Filtern Sie mithilfe der Vergleichsfelder so genau wie möglich auf die betroffenen Leistungen.
Nach erfolgreichem Abschluss des Hilfsprogramms können Sie in der Leistungsübersicht feststellen, ob die Bewertung nun korrekt ist.
In diesem Fall könnten sowohl Leistungen, die sich noch in offenen Honorarnoten befinden, als auch Leistungen, die sich bereits in Honorarnoten mit Belegnummer oder auch in abgeschlossenen Honorarnoten befinden, enthalten sein.
Daher ist in diesem Fall eine weitere Analyse nötig.
Mithilfe der Funktion Verrechnungsstatus ermitteln können Sie für die betroffenen Leistungen einzeln überprüfen, in welchem Verrechnungsstatus sich die Leistung befindet. Befindet sich die Leistung bereits in einer Honorarnote, öffnet das Programm an dieser Stelle die betreffende Honorarnote zur Ansicht.
Stellt sich heraus, dass es sich ausschließlich um Leistungen handelt, die sich in offenen Honorarnoten befinden, und es gibt von Ihrer Seite her die Möglichkeit (keine Einwände), diese Honorarnoten noch einmal zu löschen, dann wäre das der empfohlene Weg:
- Betroffene Honorarnoten löschen.
- Weitere Vorgehensweise wie unter Anwendungsfall B angeführt ausführen.
Nach erfolgreichem Abschluss des Hilfsprogramms können Sie die Honorarnoten wieder aufbereiten und feststellen, ob die Bewertung nun korrekt ist.
Stellt sich heraus, dass es sich auch um Leistungen handelt, welche sich bereits in Honorarnoten mit Belegnummer oder abgeschlossenen Honorarnoten befinden, führen Sie bitte das Hilfsprogramm vorerst nicht aus. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an den LEA Support, um gemeinsam die weitere Vorgehensweise festzulegen und die Möglichkeiten zu besprechen.
In diesem Fall wenden Sie sich bitte an den LEA Support, um gemeinsam die weitere Vorgehensweise festzulegen und die Möglichkeiten zu besprechen.
Alternative zum Hilfsprogramm "Stundensätze/Artikelpreise korrigieren"
Nicht immer ist das Durchführen des Hilfsprogramms die einzige Möglichkeit, die Leistungen neu bewerten zu lassen. Eine Neubewertung wird grundsätzlich auch immer bei einer neuen Autorisierung vorgenommen. Daher wäre die Alternative zum Korrekturprogramm das Auflösen und nochmalige Vornehmen der Autorisierung der betroffenen Leistungen, nachdem die Honorarfaktoren richtiggestellt worden sind. Empfehlenswert ist diese Alternative aber nur bedingt, da dabei drei Umstände zu beachten sind:
- Das Auflösen der Autorisierung ist nur für offene Leistungen möglich.
- Das Auflösen der Autorisierung ist immer nur tageweise möglich.
- Im Rahmen der Autorisierung wird nicht nur die Bewertung vorgenommen, sondern auch z. B. die korrekte Periodisierung oder auch die Vervollständigung der Leistungsdaten (Ermittlung der Geschäftsführung etc.). Hier muss unbedingt abgewogen werden, ob durch das Auflösen und nochmalige Vornehmen der Autorisierung keine Folgeprobleme entstehen würden!
Wirtschaftskunden/Unternehmen
Ist eine Kore-Überleitung aufwandseitig im Einsatz und der Stundensatz wird angepasst, muss ZUERST eine Aufrollung der betroffenen Monate gemacht werden bzw. müssen die Tage aufgelöst werden. Erst danach ist das Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren durchzuführen. Andernfalls kann das sehr problematisch werden, da unter Umständen Kore-Stornos mit falschen Stundensätzen ausgelöst werden.
