FAQ Standardbrief
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.Wie können im Standardbrief oft verwendete Adressaten in Adressatenlisten abgespeichert bzw. wiederverwendet werden?
Wenn man eine gewisse Auswahl an Adressaten immer wieder benötigt, so kann man diese als Adressatenliste je Personenart (siehe Combobox rechts oben im Fenster "Standardbrief") speichern und bei Bedarf laden. Als Adressatenliste wird die Menge aller Empfänger bezeichnet, denen gleichzeitig derselbe Brief per Ausdruck oder E-Mail übermittelt wird.
Durch das Speichern der Adressatenliste ist die spätere Wiederverwendung genauso möglich wie die Recherche, an wen ein Brief gesendet worden ist.
Speichern von Adressatenlisten
Damit nun eine Adressatenliste gespeichert werden kann, sind die jeweiligen Adressaten auszuwählen. Dazu stehen verschiedene Funktionen in der "Adressatenliste" zur Verfügung:
- Hinzufügen
- Gruppe hinzufügen
- Erweitertes Hinzufügen
Danach können Sie mit dem Symbol 
die aktuell ausgewählte Adressatenliste speichern. Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie Angaben in Bezug auf den Namen und das Jahr der Liste machen und eine kurze Beschreibung dazu erfassen können.
die aktuell ausgewählte Adressatenliste speichern. Es öffnet sich folgendes Fenster, in dem Sie Angaben in Bezug auf den Namen und das Jahr der Liste machen und eine kurze Beschreibung dazu erfassen können.
Wird an einer dieser nun gespeicherten Adressatenliste weiter gearbeitet (z. B. werden neue Kunden hinzugefügt), ist das neuerliche "Speichern" nicht nötig, da alle Änderungen an der Adressatenliste sofort übernommen werden.
Adressatenlisten aus dem Kundenstamm öffnen
Die Adressatenliste kann auch direkt im Kundenstamm gewartet werden. Dies erreichen Sie, indem Sie einen Rechtsklick in der Kundenliste direkt auf den Kunden ausführen und "Adressliste Standardbrief" wählen. Es wird nun eine Liste mit allen verfügbaren Adressatenlisten geöffnet. Diese können dem Kunden direkt zugeordnet werden. Somit ist der Kunde in dieser Adressatenliste vorhanden und wird beim nächsten Öffnen im Standardbrief automatisch mitgeladen.
Laden von Adressatenlisten
Möchten Sie eine gespeicherte Adressatenliste laden, so steht Ihnen dazu die Funktion "Adressatenliste laden" zur Verfügung. Das Betätigen dieser Funktion 
öffnet eine gespeicherte Adressatenliste und lädt die dazugehörigen Adressaten in den Standardbrief.
öffnet eine gespeicherte Adressatenliste und lädt die dazugehörigen Adressaten in den Standardbrief.
Wenn eine Adressatenliste geladen ist, so ist das im Kopfbereich der Adressatenliste angezeigt. Hier wird sowohl der Name der Liste als auch ein gelber Hintergrund als Orientierungshilfe angeboten.
Was kann man tun, wenn die Wordvorschau im Standardbrief nicht funktioniert?
Es sollte in diesem Fall unbedingt geprüft werden, ob die installierte Wordversion in Ordnung ist und welchen Standarddrucker der Benutzer verwendet. Word zeigt diese Dokumente als Druckvorschau mit den Daten des Druckertreibers an. Daher könnte auch der Druckertreiber ein Problem darstellen.
Was ist zu tun, wenn die Schaltfläche "Druck/Versand" grau ist?
Um im Standardbrief die Funktion "Druck/Versand" zur Verfügung zu haben, muss ...
- eine Briefvorlage mit mindestens einem Adressaten ausgewählt sein
- sowie folgende Berechtigung grün sein:
Wie ist das "Abmelden vom Newsletter" im Standardbrief einzubauen?
Wenn Sie einen Newsletter versenden, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, dem Empfänger die Möglichkeit zu geben, sich vom Newsletter abzumelden.
Dies wird überlicherweise über einen Abmeldelink realisiert. Nachfolgend wird Ihnen erklärt, wie dieser im NTCS Standardbrief erstellt werden kann.
Zunächst fügen Sie in einer HTML-Standardbriefvorlage einen Hyperlink ein und im Linkverweis geben Sie den Befehl mailto: + "E-Mailadresse" ein, an welche die Abmeldung gesendet werden soll.
Beispiel
 | "mailto:abmelden@bmd.at" |
Den Betreff dieser E-Mail können Sie auch gleich festlegen und zwar mit dem Befehl ?subject=.
Auf diesen Link kann der Empfänger des Newsletters klicken und es wird eine neue E-Mail mit der E-Mailadresse und dem Betreff geöffnet.
Wie kann im Standardbrief der "Versand im Hintergrund" beobachtet werden bzw. gibt es eine Protokollierung dazu?
Es gibt im Standardbrief die E-Mail-Option "Mails im Hintergrund verschicken", welche immer den Mailserver zum Versenden der E-Mails anspricht. In diesem Fall öffnet sich das lokale Outlook mit dem E-Mail-Entwurf nicht! Sie können somit auch nicht im Outlook feststellen, welche Massenmails aus dem NTCS Standardbrief verschickt worden sind (Ausnahme: man archiviert die E-Mails ins DMS).
Möglichkeiten, um die E-Mails mitzuprotokollieren:
- In der NTCS gibt es in den TOOLS Parametern unter Gesamtsystem → "Standard-E-Mail" den Parameter "Versenden von E-Mails im Hintergrund protokollieren". Ist dieser auf "Ja" gesetzt, wird ein Protokoll dazu erfasst.Falls Sie E-Mails per SMTP versenden, wird empfohlen, diesen Parameter auf Ausprägung "1 - Ja" zu setzen.Sie finden die protokollierten E-Mails anschließend unter Tools → Administration → Kommunikation → Mail-Jobs → E-Mail-Protokoll ansehen
- Am Mailserver muss ein "Message Tracking" aktiviert sein. Ist diese Option am Mailserver verfügbar, so wird jedes E-Mail mitprotokolliert (Absender, Empfänger, Betreff). Mithilfe dieses Protokolls kann geprüft werden, ob die E-Mails versandt worden sind bzw. in welchem Status sich diese befinden. Diese Funktionalität ist nur direkt über die Verwaltungstools des Mailservers verfügbar, wenn entsprechende Rechte vorhanden sind. Am Client kann das Protokoll nicht angesehen werden.
Wie funktioniert im Standardbrief der Etikettendruck auf Endlosformularen?
Der Etikettendruck auf Endlosformularen ist grundsätzlich über den Standardbrief möglich. Erstellen Sie dazu ein neues Etikettenformat. Das Feld "Papierformat" muss auf "Benutzerdefiniert" gestellt werden und die Seitengröße muss einem Etikett entsprechen.
Beispiel
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 | Siehe auch: |