1.  Verknüpfung zwischen Mitarbeiter und Benutzer
2.  Verwaltung von Mitarbeitergruppen
3.  Geschäftsführer und Abteilungsleiter
3.1.  Anlage der Geschäftsführer und Abteilungsleiter
3.2.  Verwendung der Geschäftsführer- und Abteilungsleiterposition
4.  Sachbearbeiter und Stellvertreter
4.1.  Anlage und Verwendung Stellvertreter
4.2.  Anlage und Verwendung Sachbearbeiter
5.  Arbeiten mit Zuständigkeiten

Mitarbeiter sind in der NTCS ein zentraler Stammdatenbestand. Sie sind in der Personenverwaltung anzulegen bzw. zu verwalten und spielen in vielen Programmteilen eine wesentliche Rolle. Diese Dokumentation beschäftigt sich speziell mit Gruppierungen, Verbindungen oder Zuordnungen von Mitarbeitern für verschiedenste Anwendungen.

 Verknüpfung zwischen Mitarbeiter und Benutzer

Jeder Anwender benötigt in NTCS einen Login, um in das Programm einzusteigen. Hinter dem Login steckt eine Benutzer/User-ID, welcher verschiedenen Berechtigungsgruppen, Datenbesitzergruppen oder Rollen zugeordnet sind.

Hinweis 
Hinweis.png
Es wird grundsätzlich empfohlen, für jeden Anwender ein eigenes Benutzerkonto zu erstellen, denn damit kann nachvollzogen werden, wer welche Änderung im NTCS System durchgeführt hat.

Detailinformationen zur Anlage und zu den Einstellungsmöglichkeiten eines Benutzers finden Sie unter Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen.

Damit das System erkennt, welcher Mitarbeiter welchen Benutzer verwendet, ist es notwendig, Mitarbeiter und Benutzer miteinander zu verknüpfen. Öffnen Sie dazu im Paket CRM das Menü Stammdaten → Personen → Mitarbeiter. Starten Sie die Bearbeitung des Mitarbeiters mit F6 und hinterlegen Sie den Benutzer im Feld "User-ID".

Benutzer-ID des NTCS Benutzers dieses Mitarbeiters.

Wenn ein Mitarbeiter aktiv im Programm arbeitet, benötigt er eine Benutzer-ID. Nicht wenn er dort nur von anderen Benutzern verwaltet wird. Details zur User-ID lesen Sie unter Benutzer.

Mittels Funktion_F4.png- F4 wählen Sie aus der bestehenden Liste der Benutzer aus. Über Funktion_F8.png - F8 gelangen Sie in die Neuanlagenmaske für einen NTCS Benutzer.

Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern in der LEA vorgeschlagen wird, aber auch dafür, dass die Leistungen diverser Leistungsimportprogramme dem richtigen Mitarbeiter zugeordnet werden.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM
Die Hinterlegung der User-ID sorgt dafür, dass der richtige Mitarbeiter in allen dafür vorgesehenen Einstiegsfeldern CRM vorgeschlagen wird (z. B. in den verschiedenen Ansichten der Termine, Aufgaben, u.v.a.m.). Sobald mit Berechtigungen für Mitarbeiterdaten gearbeitet wird, brauchen Mitarbeiter, deren Daten geschützt werden sollen, ebenfalls eine Benutzer-ID.

Hinweis
Hinweis.png
Bei einer Änderung der User-ID am Mitarbeiter erhalten Sie unter Umständen folgende Meldung: "Die E-Mail-Adresse ist für die CRM-Synchronisierung nicht korrekt."

Ursache: Wenn die Synchronisierung aktiviert ist und der Zugangsdatenmodus (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem → "Synchronisation aktivieren" und "Zugangsdatenmodus") auf "Zugriff mit Administrator" oder "Zugriff mit DNC" eingestellt ist, wird geprüft, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit jener der am Mitarbeiter hinterlegten User-ID im Exchange zusammenpasst. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsprüfung, um ein Synchronisieren mit falschen Daten zu verhindern. Bei anderen Einstellungen im Zugangsdatenmodus erfolgt in dieser Hinsicht keine Prüfung der E-Mail-Adresse.

Für die anderen Programmpakete hat die Hinterlegung einer User-ID eine ähnliche Bedeutung. Ebenso kann damit in allen Paketen nachvollzogen werden, welcher Benutzer und damit welcher Mitarbeiter Datensätze erstellt und geändert hat.

Seitenanfang StartOfPage.png

 Verwaltung von Mitarbeitergruppen

Personengruppen stellen ein wichtiges Instrument zur Verwaltung Ihrer Mitarbeiter dar. Sie können Ihre Mitarbeiter nach beliebigen Kriterien manuell oder automatisch gruppieren und diese Gruppen in verschiedenen Anwendungen zuordnen.

Beispiele 
Beispiel.png

Zur Anlage bzw. Verwaltung einer Mitarbeitergruppe öffnen Sie Stammdaten → Personen → Mitarbeiter und wählen Sie im Fenstermenü unter Extras → Mitarbeitergruppen. In diesem Fenster starten Sie wiederum im Fenstermenü unter "Extras" die Gruppenverwaltung, wo sie neue Mitarbeitergruppen erstellen können. Details lesen Sie in der jeweiligen Hilfe zum Fenster.

Im Anschluss können Sie Ihre Mitarbeitergruppe vielseitig einsetzen, beispielsweise im Personengruppenbaum in Personenfenstern.

Seitenanfang StartOfPage.png

 Geschäftsführer und Abteilungsleiter

Sowohl Mitarbeiter als auch Kunden können in der NTCS hierarchischen bzw. funktionalen Ebenen zugeordnet werden. Damit besteht die Möglichkeit, die interne, organisatorische Struktur einer Firma (Kanzlei) in den Stammdaten abzubilden.

 Anlage der Geschäftsführer und Abteilungsleiter

Ein Geschäftsführer oder Abteilungsleiter wird wie ein normaler Mitarbeiter angelegt. Im Anschluss wird im Feld "Position" eingestellt, welche Position der Mitarbeiter einnimmt.

Definieren Sie hier die Position eines Mitarbeiters innerhalb der Firma.

0 - normaler Mitarbeiter
1 - Geschäftsführer
2 - Abteilungsleiter

Wird der Mitarbeiter als "Geschäftsführer" oder "Abteilungsleiter" definiert, kann er in den Stammdaten von Kunden und Mitarbeitern in den Feldern Geschäftsführer oder Abteilungsleiter ausgewählt werden. Die damit verbundenen Möglichkeiten lesen Sie in den dortigen Feldhilfen.

1087147213003399936.png

Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt.

Seitenanfang StartOfPage.png

 Verwendung der Geschäftsführer- und Abteilungsleiterposition

Mitarbeiter, die im Feld "Position" als Geschäftsführer oder Abteilungsleiter definiert wurden, können im Anschluss bei anderen Mitarbeitern bzw. Kunden als solche in den entsprechenden Feldern hinterlegt werden.

Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Geschäftsführung aus den eigenen Firmen zu.

Eine Geschäftsführung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Geschäftsführung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden. Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Geschäftsführung auf einem Mitarbeiter hinterlegt wird.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM
  • Geschäftsführung - Mitarbeiter: Die Geschäftsführung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleiche, herangezogen werden.

  • Geschäftsführung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Geschäftsführung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen.

  • Geschäftsführung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Geschäftsführung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlicher Geschäftsführung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL.

  • Geschäftsführung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden.
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
  • Geschäftsführung - generell: Die Information, zu welcher Geschäftsführung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Geschäftsführung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden.

  • Geschäftsführung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Geschäftsführung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Geschäftsführung vonstattengehen soll. Die Zuordnung der Geschäftsführung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Geschäftsführung verwendet werden kann.

  • Geschäftsführung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Geschäftsführung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).

Ordnen Sie der Person hier eine verantwortlichen Abteilungsleitung aus den eigenen Firmen zu.

Dieses Feld wird auch unter den Historischen Mitarbeiterdaten geführt, wenn eine Abteilungsleitung bei einem Mitarbeiter hinterlegt wird.

Eine Abteilungsleitung ist ein Mitarbeiter, der in den Mitarbeiterstammdaten im Feld Position als Abteilungsleitung definiert wird. Diese können dann hier ausgewählt werden.

Besonderheiten dieses Feldes im CRM
  • Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Die Abteilungsleitung eines Mitarbeiters kann in den Terminen für die Genehmigung von Terminen, wie z. B. Urlaube und Zeitausgleich, herangezogen werden.

  • Abteilungsleitung - Mitarbeiter: In den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten können Vorschläge erstellt werden, die die Abteilungsleitung als Berechtigten für Daten seiner Mitarbeiter ausweisen.

  • Abteilungsleitung - Kunde: Die Quotenverwaltung kann nach Abteilungsleitung aufbereitet/erzeugt werden, wodurch auch eine Verbindung zwischen verantwortlichem Abteilungsleitung und dem jeweiligen Quotenfall hergestellt werden kann. Details lesen Sie auch in der Quotenfeldhilfe GF/AL.

  • Abteilungsleitung - Kunde: Im Bereich der Auswertungen können in der Kontaktkontrolle Kontaktjournaleinträge angezeigt werden.
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
  • Abteilungsleitung - generell: Die Information, zu welcher Abteilungsleitung ein Mitarbeiter oder ein Kunde zugeordnet ist, wird zum Zeitpunkt der Autorisierung von den Stammdaten auf die Leistung übertragen. Die Abteilungsleitung wird für Auswertungen, insbesondere den sogenannten "Leistungstausch", verwendet und kann für diesen Zweck in diesem Feld hinterlegt werden.

  • Abteilungsleitung - Mitarbeiter: Eine spezielle Rolle kommt der Abteilungsleitung des Mitarbeiters zu, wenn die Erlöskontenermittlung abhängig von dieser Abteilungsleitung stattfinden soll. Die Zuordnung der Abteilungsleitung im Mitarbeiterstamm bewirkt auch, dass die Tagesabschluss-Übersicht Tagesabschluss Abteilungsleitung verwendet werden kann.

  • Abteilungsleitung - Kunde: Leistungen können getrennt nach Abteilungsleitung aufbereitet werden (siehe LEA Parameter Abrechnung nach).

Seitenanfang StartOfPage.png

 Sachbearbeiter und Stellvertreter


 Anlage und Verwendung Stellvertreter

Ein Stellvertreter ist ein ganz normaler Mitarbeiter, der bei einem anderen Mitarbeiter im Feld "Stellvertreter" hinterlegt ist. Ein Stellvertreter hat für den zu vertretenden Mitarbeiter weitergehende Befugnisse.

Hier können ein oder mehrere Stellvertreter des Mitarbeiters eingegeben werden.

Erfassen Sie den Haupt-Stellvertreter direkt in dem Feld. Mittels Funktion_F8.png-F8 können Sie noch weitere Stellvertreter zuordnen. Ohne weitere Einstellungen hat dieses Feld nur Info-Charakter.

Besonderheiten im Paket CRM
  • in den Terminen kann der Haupt-Stellvertreter für die Genehmigung von Terminen herangezogen werden (siehe auch Termin genehmigen).

  • im Allgemeinen dürfen die Stellvertreter auch aus diversen Workflows (z. B. aus der Kampagne) entstandene Aufgaben für die tatsächlichen Besitzer ausführen bzw. erledigen.

  • Ebenso können im Bereich der Termine sowie Aufgaben Neuanlagen- und Bearbeitungssperren per Parameter aktiviert werden, die nur für den Anwender selbst und seine Stellvertreter nicht gelten (CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM):

    Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Aufgaben anzulegen oder nur für sich selbst.

    0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern Aufgaben anlegen.

    1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Aufgaben anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter darf für diesen Mitarbeiter auch Aufgaben anlegen.

    Hinweis 
    Hinweis.png
    Dieser Parameter wird bei automatischen Aufgabenanlagen im Hintergrund (z. B. Workflowaufgaben, Abwesenheitsmanager ...) nicht geprüft, weil hier sichergestellt werden muss, das alle Aufgaben erzeugt werden.
    Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, die Aufgaben aller Mitarbeiter zu bearbeiten oder nur die eigenen.

    0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann die Aufgaben aller anderen Mitarbeiter bearbeiten.

    1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigenen Aufgaben bearbeiten. Der Ersteller der Aufgabe sowie der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter können diese jedoch weiterhin bearbeiten.  
    Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, für alle anderen Mitarbeiter Termine anzulegen oder nur für sich selbst.

    0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann allen anderen Mitarbeitern öffentliche Termine anlegen.

    1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur für sich selbst Termine anlegen. Einzige Ausnahme, der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter, darf für diesen Mitarbeiter auch Termine anlegen.
    Über diesen Parameter können Sie steuern, ob Ihre Mitarbeiter die Erlaubnis haben, die Termine aller Mitarbeiter zu bearbeiten oder nur die eigenen.

    0 - Nein: Jeder Mitarbeiter kann die Termine aller anderen Mitarbeiter bearbeiten.

    1 - Ja: Jeder Mitarbeiter kann nur seine eigenen Termine bearbeiten. Der Ersteller des Termins sowie der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Stellvertreter können diese jedoch weiterhin bearbeiten. 

Seitenanfang StartOfPage.png

 Anlage und Verwendung Sachbearbeiter

Ein Sachbearbeiter ist ein ganz gewöhnlicher Mitarbeiter, der einem Kunden im Feld "Sachbearbeiter" als Sachbearbeiter zugeordnet ist.

Hinterlegen Sie jenen Mitarbeiter, der für diese Person als Sachbearbeiter zuständig ist.
Der Sachbearbeiter wird von vielen Funktionen zur Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters verwendet. Details zur Mitarbeiterermittlung finden Sie in der jeweiligen Hilfe zur entsprechenden Funktion.

Hinweis 
Hinweis.png
Für die Ermittlung des zuständigen Mitarbeiters steht Ihnen zusätzlich die Zuständigkeiten-Verwaltung zur Verfügung (im CRM Paket unter Stammdaten → Zuständigkeiten). Es besteht die Möglichkeit, den zuständigen Mitarbeiter zwischen dem Feld "Sachbearbeiter" am Kundenstamm und einem bestimmten Zuständigkeitsbereich in der Zuständigkeitsverwaltung automatisch zu synchronisieren. Dazu können Sie unter Stammdaten → Zuständigkeiten → Zuständigkeitsbereiche im Feld "Sachbearbeiter aktualisieren" je Zuständigkeitsbereich einstellen, wie dieser Bereich mit dem Feld "Sachbearbeiter" am Kundenstamm abgeglichen werden soll.

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang zusätzlich die Feldhilfe des Feldes Sachbearbeiter aktualisieren bei den Zuständigkeitsbereichen.

Seitenanfang StartOfPage.png

 Arbeiten mit Zuständigkeiten

In den Zuständigkeiten können Sie für verschiedene Zuständigkeitsbereiche einen zuständigen Mitarbeiter je Kunde definieren.
Sie finden die entsprechenden Fenster unter Stammdaten → Zuständigkeiten.
Seitenanfang StartOfPage.png
1097582601000001570.png