NTCS LEA in mehreren Ländern, Sprachen, Währungen
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA. Vorbemerkung
Der Betrieb einer NTCS LEA in mehreren Ländern (eventuell sogar in und außerhalb der EU) ist nicht gleichbedeutend mit einer LEA, die Fremdwährungen oder Fremdsprachen verwendet! Es bedeutet vielmehr, dass die Komplexität der bestehenden NTCS LEA mit den Faktoren Fremdwährungen und Fremdsprachen kombiniert (multipliziert) wird.
Beachten Sie bitte auch folgende bestehende Dokumentationen:
Diese ersetzen jedoch nicht den Inhalt und die Empfehlungen der vorliegende Themendokumentation.
Hinweise für Mehrländerbetrieb
Wird die LEA in mehreren Ländern betrieben, so bedeutet das im Regelfall, dass sich diese Länder in Sprache, Währung und Honorarnotenlayout unterscheiden können.
Wenn das Honorarnotenlayout zwischen den Ländern völlig übereinstimmt und weder Mehrwährungs- noch Mehrsprachen-Honorarnoten gedruckt werden müssen, dann kann mit EINEM Honorarnotenlayout das Auslangen gefunden werden, da das Programm Sprache und Währung richtig an das Formular übergeben kann.
Fremdwährungshonorarnoten sind somit von Mehrwährungshonorarnoten zu unterscheiden.
Wenn das Honorarnotenlayout zwischen den Ländern völlig übereinstimmt und weder Mehrwährungs- noch Mehrsprachen-Honorarnoten gedruckt werden müssen, dann kann mit EINEM Honorarnotenlayout das Auslangen gefunden werden, da das Programm Sprache und Währung richtig an das Formular übergeben kann.
Fremdwährungshonorarnoten sind somit von Mehrwährungshonorarnoten zu unterscheiden.
Grundsätzlich ist anhand dieser Themendokumentation zu erfahren, wie das System bei Preisvereinbarungen in Stammwährung konfiguriert werden muss.
Hinweis Preisvereinbarungen in Fremdwährungen
 | Eine Preisvereinbarung (Stundensätze, Artikelpreise, Pauschalen etc.) nicht in der Stammwährung der Verrechnungsfirma, sondern in der Währung des Kunden im System anzulegen, ist nicht möglich! |
Fremdwährungshonorarnoten
Von einer Fremdwährungshonorarnote spricht man, wenn nur eine Währung (nämlich die Fremdwährung) auf der Honorarnote gedruckt werden soll.
In diesem Fall muss das Feld Währung in den Stammdaten des Rechnungsempfängers (oder des Sammelprojektes) gesetzt sein. Die Währung wird beim Erstellen der Honorarnote auf die Honorarposition der Honorarnote übergeben, kann aber im Einzelfall im Fenster Honorarnoten vom Anwender manuell über "Bearbeiten" platziert/überschrieben werden. Ist hier keine Währung angegeben, so verwendet das Programm die Währung der Verrechnungsfirma.
Betragsfelder, die auf der Honorarnote platziert sind und nicht extra mit "Zweitwährung" markiert sind, werden in dieser (Erst-)währung gedruckt.
Der verrechnenden Firma muss die Kurstabelle zugewiesen werden, in der der Kurs für die entsprechende Währung hinterlegt sein muss.
In diesem Fall muss das Feld Währung in den Stammdaten des Rechnungsempfängers (oder des Sammelprojektes) gesetzt sein. Die Währung wird beim Erstellen der Honorarnote auf die Honorarposition der Honorarnote übergeben, kann aber im Einzelfall im Fenster Honorarnoten vom Anwender manuell über "Bearbeiten" platziert/überschrieben werden. Ist hier keine Währung angegeben, so verwendet das Programm die Währung der Verrechnungsfirma.
Betragsfelder, die auf der Honorarnote platziert sind und nicht extra mit "Zweitwährung" markiert sind, werden in dieser (Erst-)währung gedruckt.
Der verrechnenden Firma muss die Kurstabelle zugewiesen werden, in der der Kurs für die entsprechende Währung hinterlegt sein muss.
Hinweis
| Auch in dieser Variante können zumindest die Bemessungsgrundlagen für die Umsatzsteuer sowie die Umsatzsteuer und Gesamtbeträge in Stammwährung (Währung der Verrechnungsfirma) dargestellt werden. Dazu stehen jeweils eigene Felder im Honorarnotenformular zur Verfügung, die den Zusatztext "... (Stammwährung)" aufweisen.  |
Mehrwährungshonorarnoten
Von einer Mehrwährungshonorarnote spricht man, wenn zwei unterschiedliche Währungen auf einer Honorarnote gedruckt werden sollen.
In diesem Fall muss das Feld Zweitwährung in den Stammdaten des Rechnungsempfängers (oder des Sammelprojekts) gesetzt sein. Die Zweitwährung wird beim Erstellen der Honorarnote auf die Honorarposition der Honorarnote übergeben, kann aber im Einzelfall im Fenster Honorarnoten vom Anwender manuell über F6 platziert/überschrieben werden.
Ist hier keine Zweitwährung angegeben, so verwendet das Programm die Währung der Verrechnungsfirma (wenn sich diese von der Währung der Honorarnote unterscheidet) oder die Zweitwährung der Verrechnungsfirma.
In diesem Fall muss das Feld Zweitwährung in den Stammdaten des Rechnungsempfängers (oder des Sammelprojekts) gesetzt sein. Die Zweitwährung wird beim Erstellen der Honorarnote auf die Honorarposition der Honorarnote übergeben, kann aber im Einzelfall im Fenster Honorarnoten vom Anwender manuell über F6 platziert/überschrieben werden.
Ist hier keine Zweitwährung angegeben, so verwendet das Programm die Währung der Verrechnungsfirma (wenn sich diese von der Währung der Honorarnote unterscheidet) oder die Zweitwährung der Verrechnungsfirma.
Besonderheiten der Mehrwährungshonorarnote
In den meisten Fällen soll die Zweitwährung auf einer Honorarnote nur dann gedruckt werden, wenn es tatsächlich eine Zweitwährung gibt. Das heißt, man muss im Formular Bedingungen verwenden, unter denen Zweitwährungsbeträge und der dazu passende Text gedruckt werden. Das kann mit folgenden Mitteln erfolgen:
- Mehrwährungshonorarnoten als eigenes Honorarnotenformular und dafür eigene Druckereinstellungen für Ablaufarten, die am Kunden, an der Firma oder an der Sprache hängen. Der Nachteil ist eine Vervielfachung der Druckereinstellungen für Ablaufarten, welche für ausländische Firmen wahrscheinlich unvermeidlich ist.
- Mehrwährungshonorarnoten als eigenes Honorarnotenformular ohne eigens angelegte Druckereinstellungen für Ablaufarten. Die Mehrwährungshonorarnote wird bei seltener Verwendung manuell im Feld Report im Fenster Honorarnoten mit F6 auf der Honorarposition eingetragen.
- Alle Bausteine der Honorarnote (Kopf, Fuss) in die Rechnungstexte auslagern und dort firmenspezifisch beispielsweise die Zweitwährung platzieren
- Zweitwährungsfelder mit Formeln bzw. Makros an den gewünschten Stellen im Honorarnotenformular oder in den Rechnungstexten platzieren. (Sinngemäß mit der Syntax "WENN Währung ISTUNGLEICH Zweitwährung DANN "Drucke Text/Betragsfeld" SONST "Drucke nichts".)
Variante der Mehrwährungshonorarnote
a) Zweitwährungsbetrag in einer Vorspalte zu jedem Betrag
Diese Zweitwährungsbeträge werden dann häufig in kleinerer Schrift, kursiv oder in Klammer angeführt. Problematisch ist diese Praxis, wenn außerdem noch Nachlässe und/oder Teilrechnungsanteile bei der einzelnen Position angeführt werden sollen. Dann ist die Kombination der Möglichkeiten mit Makro fast nicht mehr umsetzbar. Außerdem kann in diesem Fall kein Textbaustein (mit mehreren Wörtern/Feldern) mit Makrobedingung eingefügt werden, weil sich ein Textbaustein über die ganze Seitenbreite erstreckt. In diesem Fall muss dieselbe Makrobedingung für jedes Wort, jeden Betrag wiederholt werden.
Diese Zweitwährungsbeträge werden dann häufig in kleinerer Schrift, kursiv oder in Klammer angeführt. Problematisch ist diese Praxis, wenn außerdem noch Nachlässe und/oder Teilrechnungsanteile bei der einzelnen Position angeführt werden sollen. Dann ist die Kombination der Möglichkeiten mit Makro fast nicht mehr umsetzbar. Außerdem kann in diesem Fall kein Textbaustein (mit mehreren Wörtern/Feldern) mit Makrobedingung eingefügt werden, weil sich ein Textbaustein über die ganze Seitenbreite erstreckt. In diesem Fall muss dieselbe Makrobedingung für jedes Wort, jeden Betrag wiederholt werden.
Beispiel
 | Beispiel: EUR (CZK) 1.234,00 (15.789,10) |
b) Zweitwährungsbeträge als Gesamtausweis im Gesamtsummenband der Honorarnote
Hier könnte über die Zweitwährungsbedingung ein Textbaustein platziert werden, der einige Wörter sowie Nettobetrag, USt-Betrag und Gesamtsumme in einem Block druckt. Diese Variante wird von BMD ausdrücklich empfohlen!
Hier könnte über die Zweitwährungsbedingung ein Textbaustein platziert werden, der einige Wörter sowie Nettobetrag, USt-Betrag und Gesamtsumme in einem Block druckt. Diese Variante wird von BMD ausdrücklich empfohlen!
Fremdsprachige Honorarnoten
Die Honorarnote wird in der Sprache gedruckt, die auf der Honorarposition im Fenster Honorarnoten mit F6 eingetragen worden ist, oder vom Feld Sprache des Rechnungsempfängers (oder Sammelprojekts) dorthin vererbt wurde. Voraussetzung für die Verwendung dieser Sprache ist, dass es zum entsprechenden Ausdrucksmodell unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Ausdrucksmodelle auch ein Ausdrucksmodelldetail in dieser Sprache gibt.
Kann das Programm in der gewünschten Sprache kein Ausdrucksmodelldetail finden, wird stattdessen die Standardsprache des Benutzers für die Honorarnote verwendet (sofern in dieser Sprache ein Ausdrucksmodelldetail vorhanden ist).
Achtung!
 | Das Fenster "Ausdrucksmodelle" wird aus der WWS herangezogen und stellt die Grundlage für die Organisation der (fremdsprachigen) Honorarnoten im Hintergrund dar. Bitte melden Sie sich im BMD LEA Support, bevor Sie hier Änderungen an den Datensätzen durchführen (z. B. weil die falsche Sprache in der Honorarnote verwendet wird). Sollten Sie Änderungen an den Einstellungen zu den Ablaufarten (z. B. Auswahl des Rechnungsformulars, E-Mail-Versand, Archivierung) benötigen, führen Sie diese bitte unter Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Druckereinstellungen für Ablaufarten durch. |
Existiert am Honorarnotendatensatz im Feld "Sprache" keine Sprache, versucht das Programm, diese zunächst aus den Stammdaten des Rechnungsempfängers zu holen. Ist auch dort keine Sprache hinterlegt, wird die Sprache des aktuellen Benutzers verwendet. Diese wird hinterlegt im TOOLS Parameter "Sprache" unter TOOLS → Tools → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Eigene Einstellungen → Gesamtsystem.
Mit "in der Sprache gedruckt" ist gemeint, dass das Programm die Honorarnote anweist, alle übersetzten Texte/Textbausteine/Datumsfelder/Betragsfelder in der gewünschten Sprache zu drucken.
Die Honorarnote kennt nur EINE Sprache. Sollten also mehrere Sprachen auf der Honorarnote verwendet werden, dann darf das nicht mit Textbausteinen gemacht werden, für die durch Sprachumschaltung eine Übersetzung hinterlegt wurde, sondern muss das mit Textbausteinen erfolgen, die in der Hauptsprache einen Block in Hauptsprache und einen weiteren Block in Zweitsprache enthalten.
Diese Praxis kann dazu führen, dass man ein Sprachenproblem bekommt: Für manche Kunden möchte man nur slowenische Texte drucken, für manche Kunden möchte man Slowenisch mit deutscher Übersetzung.
Die Lösung:
Diese Praxis kann dazu führen, dass man ein Sprachenproblem bekommt: Für manche Kunden möchte man nur slowenische Texte drucken, für manche Kunden möchte man Slowenisch mit deutscher Übersetzung.
Die Lösung:
- Für die rein slowenischen Kunden den slowenischen Textbaustein erfassen.
- Für die slowenisch/deutschen Kunden einen slowenisch/deutschen Textbaustein in einer zusätzlichen beliebigen Sprache "Slowenisch/Deutsch" erfassen.
Hinweis
| Es besteht darüber hinaus die Möglichkeit, in den Rechnungstexten die Bezugszeiträume (auch bei gemischten Sprachen) in der gewünschten Sprache zu drucken. Dies ermöglicht, in einem Textbaustein den Bezugszeitraum in mehrere Sprachen zu übersetzen. Dabei ist auf Folgendes zu achten:
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Empfehlungen für den Mehrländerbetrieb
Gehen Sie den Anforderungen Ihrer Auslandsfirmen genau auf den Grund. Viele Gründe, die Sie scheinbar zwingen, komplizierteste Einstellungen vorzunehmen und zu administrieren, sind keine gesetzlichen Notwendigkeiten sondern einfach nur die bisherige Praxis.
Weisen Sie Zweitwährungen nicht bei jedem Betrag, sondern nur am Ende der Honorarnote aus.
Lagern Sie so viel Inhalt wie möglich aus der Honorarnote in die Rechnungstexte aus. Die dort erfassten Textbausteine werden automatisch vom Programm anstelle des Textbausteins der Standardsprache herangezogen, wenn auf dem Honorarnotendatensatz dieselbe Fremdsprache im Feld Sprache eingetragen ist. Wird in der Sprache des Honorarnotendatensatzes kein Rechnungstext gefunden, erfolgt der Rückfall beim Rechnungsdruck immer auf die Textbausteine in der jeweiligen Standardsprache.
Weisen Sie Zweitwährungen nicht bei jedem Betrag, sondern nur am Ende der Honorarnote aus.
Lagern Sie so viel Inhalt wie möglich aus der Honorarnote in die Rechnungstexte aus. Die dort erfassten Textbausteine werden automatisch vom Programm anstelle des Textbausteins der Standardsprache herangezogen, wenn auf dem Honorarnotendatensatz dieselbe Fremdsprache im Feld Sprache eingetragen ist. Wird in der Sprache des Honorarnotendatensatzes kein Rechnungstext gefunden, erfolgt der Rückfall beim Rechnungsdruck immer auf die Textbausteine in der jeweiligen Standardsprache.
Diese Textbausteine können einzeln übersetzt werden, die Honorarnote als Ganze nicht. Wenn mehrere Honorarnotenformulare nötig sind, bedeutet das eine Vervielfachung der Druckereinstellungen für Ablaufarten und damit mehr Wartungsaufwand.
Gestaltung des Honorarnotenformulars mit Zweitwährung
Man kann jedes beliebige Betragsfeld einfügen und diesem die Eigenschaft "Zweitwährung" vergeben (über die rechte Maustaste und die Funktion "Formatieren"). Für die Berechnung wird von der eigenen Firma die Zweitwährung und die Kurstabellennummer herangezogen.
Wenn entweder die Honorarposition oder der Kunde (als Rückfallebene) als Währung die Zweitwährung der Verrechnungsfirma aufweisen, dann wird automatisch als Zweitwährung auf der Honorarnote die Währung der Verrechnungsfirma eingesetzt.
Wenn entweder die Honorarposition oder der Kunde (als Rückfallebene) als Währung die Zweitwährung der Verrechnungsfirma aufweisen, dann wird automatisch als Zweitwährung auf der Honorarnote die Währung der Verrechnungsfirma eingesetzt.
Beispiel
| Die betreffenden Betragsfelder müssen mit der Eigenschaft "Zweitwährung" versehen werden, z. B. Nettohonorar.  Für den Andruck der Währung selbst ist die "Zweitwährung" bzw. das "Zweitwährungskürzel" zu wählen. Auch Kurswert und Kursdatum der Zweitwährung können angedruckt werden (Felder "Kurswert Zweitwährung" und "Kursdatum Zweitwährung").  |
Hinweis Abzug Zahlung / Akonto in Fremdwährung
| Um zu erreichen, dass Zahlungen oder speziell Zahlungen zu Akontos auch in Fremdwährung von einer Schlussrechnung abgezogen werden können, stehen auf der Zahlung (siehe Erhaltene Zahlungen) folgende Fremdwährungsfelder zur Verfügung: Das Feld Fixiert auf der Zahlung stellt sicher, das der Anwender die Fremdwährungsbeträge nach manuellem Eingriff vor zukünftigen Neuberechnungen im Zuge einer neuerlichen Zahlungsermittlung schützen kann. Das bedeutet: Wird eine Zahlung mit dem Kennzeichen "fixiert", so wird diese Zahlung beim neuerlichen Aufrufen des Fensters Akonto zu Schlussrechnung zuordnen nicht neu aus der FIBU ermittelt. Ist nun die Schlussrechnung nicht in der Grundwährung, so erfolgt auch der Abzug der (Akonto-)Zahlung in der Fremdwährung. Dabei ist Folgendes zu beachten:
|
Einstellungen im Firmen- und Fibustamm: Währungen und Kurstabelle
Währung / Zweitwährung
Währung / Zweitwährung sind im Firmenstamm verfügbar.
Beispiel
| Tschechische Kronen als Hauptwährung und Euro als Zweitwährung  |
Kurstabelle
Die Kurstabelle wird in folgender Reihenfolge ermittelt:
- Kurstabellennummer der zur Firma zugehörigen NTCS FIBU
- Kurstabellen-Nr der eigenen Firma (Verrechnungsfirma)
Die Kurstabelle selbst samt den Kursen ist unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Kurse zu hinterlegen.
Andruck von Leistungsdatum und Ausstellungsdatum
Für osteuropäische Rechnungslegung ist es wichtig, dass sowohl das Leistungsdatum als auch das Ausstellungsdatum auf die Honorarnote gedruckt werden.
Begriffserklärungen:
Leistungsdatum | Datum, an dem die Leistung erbracht worden ist |
Rechnungsdatum /(Belegdatum) | Datum, an dem die Honorarnote ausgestellt worden ist |
Fälligkeitsdatum | Rechnungsdatum inklusive Zahlungsziel |
Beispiel
| Die Leistungen für den Kunden besitzen das Leistungsdatum 20.07.2023 und 08.09.2023. Die Honorarnote wird am 17.08.2023 aufbereitet und auf 15.08.2023 datiert. Am Kundenstamm wurde eine Kondition mit Zahlungsziel 30 Tage hinterlegt. Ergebnis:
|
Hinweis Ermittlung des Zahlungsziels aufgrund Leistungsdatum bei Honorarnoten für Abrechnung laufende Dienstleistung
| Das Zahlungsziel kann auf Grundlage des Rechnungsdatums (Belegdatums) angedruckt werden, dazu muss das Feld "Fälligkeitsdatum" in der Honorarnote hinterlegt werden. Hinweis: Jenes Datum, welches sich aus dem Leistungsdatum + Zahlungsziel ergibt, kann nicht berechnet bzw. angedruckt werden. Wenn laufende Dienstleistungen abgerechnet werden, entspricht allerdings das Leistungsdatum rechtlich dem Rechnungsdatum. Aus diesem Grund ist diese Anforderung ebenfalls durch das "Fälligkeitsdatum" abdeckbar. |
Hinweis Übergabe des Leistungsdatums in die BMD FIBU
| Das Leistungsdatum muss von der Rechnung in die FIBU übergeben werden, da dieses für die UVA relevant ist. Handelt es sich um eine einmalige Dienstleistung, muss der Tag der Leistungserbringung als Leistungsdatum übergeben werden. Wenn es sich um laufende Leistungen handelt, wird im Normalfall das Leistungsdatum vom Rechnungsdatum plus Zahlungsziel (= Fälligkeitstag) berechnet. Eine manuelle Übersteuerung ist im Einzelfall möglich. Das Leistungsdatum muss somit nicht mit dem Rechnungsdatum - letzteres entspricht im Regelfall dem Tagesdatum - übereinstimmen. Als Leistungsdatum kann über den LEA Parameter FIBU-Leistungsdatum entweder
Dieser LEA Parameter kann auf zwei Arten übersteuert werden: Entweder direkt je Kunde im Kundenfeld "FIBU-Leistungsdatum" oder auf der jeweiligen Honorarposition (muss den Rechnungsstatus "offen" aufweisen) im Feld "FIBU-Leistungsdatum". Letzte Einstellung besitzt die höchste Priorität. Für die Ermittlung des Von-Leistungsdatums und des Bis-Leistungsdatums ist zu beachten, dass dieser Zeitraum an verschiedenen Stellen im Programm übersteuert werden kann. In der FIBU ist das Leistungsdatum erst auf der Buchung selbst im Feld "Leistungsdat." abzulesen. |
Ausweis der Umsatzsteuer
Wird innerhalb eines weiteren Verrechnungslandes fakturiert, so müssen für das Verrechnungsland im Standardkontorahmen zuerst eigene Konten angelegt werden. Diesen Konten müssen dann jeweils gültige Prozentsätze zugeordnet werden, welche wiederum zuvor in den Prozentsätzen für die jeweiligen Länder anzulegen sind, damit sie bei der Kontoanlage zur Verfügung stehen. Damit kann das Programm den für das jeweilige Land gültigen Prozentsatz ermitteln.
In den Kontentabellen müssen für alle Verrechnungsfirmen auf der rechten Seite neue Erlöskontensätze unter der Rechnungsart "Standard-Rechnung" angelegt werden. Hier sind die entsprechenden Konten zuzuweisen, damit der richtige Umsatzsteuerprozentsatz ermittelt werden kann.
Wenn eine Honorarnote ausgestellt wird, gelten für die Beziehung zwischen ausstellender Kanzlei und dem Kunden wieder dieselben Rückfallebenen wie bei der "normalen" Fakturierung (siehe Erlöskonto- und Umsatzsteuerfindung).
Ausstellung einer Rechnung für ausländische Firmen im Firmenkonzern
Die NTCS LEA kann im beschriebenen Modus nur in einer Währung geführt werden. Wird innerhalb eines Firmenkonzerns eine ausländische Verrechnungsfirma geführt, können für diese Firma Honorarnoten in Fremdwährung ausgestellt werden.
Dazu muss am Firmenstamm der Verrechnungsfirma das Feld "Währung" mit EUR befüllt werden und das Feld "Zweitwährung" beispielsweise mit Tschechischen Kronen. Am Honorarnotenformular muss die Feldeigenschaft "Zweitwährung" verwendet werden. Des weiteren ist die Anlage einer eigenen "Rechnungsart" in der Kontentabelle für die ausländische Verrechnungsfirma notwendig, sowie die Zuweisung eines Kontos, das über die Kontenstammdaten einen ausländischen Prozentsatz besitzt. Am Kundenstamm sind für diesen Fall keine abweichenden Einstellungen notwendig.
Dazu muss am Firmenstamm der Verrechnungsfirma das Feld "Währung" mit EUR befüllt werden und das Feld "Zweitwährung" beispielsweise mit Tschechischen Kronen. Am Honorarnotenformular muss die Feldeigenschaft "Zweitwährung" verwendet werden. Des weiteren ist die Anlage einer eigenen "Rechnungsart" in der Kontentabelle für die ausländische Verrechnungsfirma notwendig, sowie die Zuweisung eines Kontos, das über die Kontenstammdaten einen ausländischen Prozentsatz besitzt. Am Kundenstamm sind für diesen Fall keine abweichenden Einstellungen notwendig.
