Verwaltungspauschale
Grundlegende Informationen zur Fakturierung finden Sie unter Honorarnoten.Die Verwaltungspauschale ist ein prozentueller Betragsaufschlag, der vom Programm automatisch beim Aufbereiten einer Honorarnote berechnet und über einen eigenen Artikel für die Verwaltungspauschale auf der Honorarnote ausgewiesen wird.
Damit werden meistens Verwaltungstätigkeiten bzw. EDV-Druckkosten, die automatisch bei bestimmten Arbeiten anfallen, dem Kunden weiterverrechnet.
Beispiel Einsatzmotiv einer Verwaltungspauschale
 | Mit der Tätigkeit 101 "Buchhaltung Sonderarbeiten" fällt auch immer ein gewisser Verwaltungsaufwand an, der pauschal mit 5 % in Höhe des tatsächlichen Honorars an den Kunden weiterverrechnet werden soll. Im Beispiel werden somit € 100,00 für die Sonderarbeiten abgerechnet, daher berechnet das Programm automatisch eine Verwaltungspauschale in Höhe von € 5,00.   |
Abgrenzung zu anderen Programmfunktionalitäten
Beachten Sie, dass parallel zur Verwaltungspauschale auch zusätzliche Leistungen über die Hinterlegung von Folgeartikeln anfallen können. Beide Abläufe verfolgen dasselbe Ziel (automatisch Leistungen zu erstellen, wenn bestimmte Tätigkeiten anfallen), sind aber völlig voneinander getrennte Abläufe und benötigen daher auch unterschiedliche Einstellungen. Für weitere Informationen zu den Folgeartikeln beachten Sie bitte die Themendokumentation Leistungen über Folgeartikel automatisch erzeugen.
Ähnlichkeiten zur Verwaltungspauschale weisen auch die Pauschale und der Zuschlag auf. Der Aufschlag ist in diesem Zusammenhang keine Alternative, da er direkt auf die Stundensätze wirkt. Die Verwaltungspauschale wird flexibel aufgrund des zu verrechnenden Honorarbetrages berechnet, ebenso wie eine prozentuelle Pauschale. Der Unterschied zu einer Pauschale besteht darin, dass der zusätzliche Honorarbetrag über einen eigenen Artikel abgewickelt wird.
Eine weitere Alternative ist, direkt in der Rechnungsbearbeitung einen prozentuellen Zuschlag über die Funktion Zuschlag zu erfassen. Gegen den Zuschlag spricht aber, dass dieser immer manuell und je Honorarnote erfasst werden muss. Weiters kann auch hier der zusätzliche Honorarbetrag nicht auf einen eigenen Artikel verrechnet werden.
Der Zuschlag kann im Gegensatz zur Verwaltungspauschale nicht auf der Honorarnote angedruckt werden und ist für den Kunden in der Honoarnote nicht sichtbar.
Einstellungen
Verwaltungspauschale aktivieren
Um die Verwaltungspauschale zu aktivieren, sind zwei Einstellungen nötig.
Im LEA Parameter Verwaltungspauschale - Prozent ist jener Prozentsatz einzutragen, der für die Berechnung der Verwaltungspauschale zur Anwendung kommen soll.
Sowohl bei den Tätigkeiten als auch bei den Artikeln ist es möglich, im Feld Artikel für Verwaltungspauschale einen Artikel einzutragen. Alle Tätigkeiten bzw. Artikel, für welche der zusätzliche Honorarbetrag für die Verwaltungspauschale berechnet werden soll, sind diesem Artikel zu hinterlegen.
Mit diesen beiden Hinterlegungen wird die Berechnung des Verwaltungspauschalbetrags ausgelöst.
Hinweis (De-)Aktivierung der Verwaltungspauschale je Rechnungsempfänger
 | Man kann den Prozentsatz für die Verwaltungspauschale auch je Rechnungsempfänger in den Kundeneinstellungen hinterlegen oder - falls notwendig - die Verwaltungspauschale je Rechnungsempfänger deaktivieren. Dies geschieht über die Felder Verwaltungspauschale % und Verwaltungspauschale. |
Artikel für Verwaltungspauschale einrichten
Der Artikel für Verwaltungspauschale ist jener Artikel, mit dem der Verwaltungspauschalbetrag in der Rechnungsbearbeitung sowie am Honorarnotendruck ausgewiesen wird.
Es sind keine speziellen Einstellungen am Artikel nötig, um ihn zu einem passenden Artikel für die Verwaltungspauschale zu machen. Folgende Hinweise sollten jedoch beim Anlegen des Artikels beachtet werden.
Artikelnummer | Die Artikelnummer kann nach Belieben vergeben werden, es empfiehlt sich eine Nummer am Ende des für "normale" Artikel gewählten Nummernkreises, um die Sonderstellung des Artikels deutlich zu machen. |
Artikelbezeichnung Kurzbezeichnung | Die Bezeichnung sowie die Kurzbezeichnung kann nach Belieben vergeben werden. |
Tätigkeitsgruppe | Im Gegensatz zu einem "normalen" Artikel muss der Artikel für die Verwaltungspauschale zwingend eine Tätigkeitsgruppe zugewiesen haben, ansonsten kann die Verwaltungspauschale nicht ordungsgemäß erzeugt werden. Bei Verwendung eines Artikels ohne Tätigkeitsgruppe können Rechnungsbearbeitungsfunktionen wie Ausbuchungen stornieren, Offene Leistungen hinzufügen oder Umlage auflösen nicht korrekt durchgeführt werden. |
Ausdruck auf Rechnung Ausdruck Detail Artikelbeschreibung | Sämtliche Einstellungen der Felder Ausdruck auf Rechnung, Ausdruck Detail und Artikelbeschreibung, die den Ausweis auf der Honorarnote definieren, werden wie bei "normalen" Artikeln berücksichtigt. |
| Eingabe Bezugszeitraum | Die Einstellung im Feld Eingabe Bezugszeitraum ist irrelevant. Die Leistung, mit welcher die Verwaltungspauschale ausgewiesen wird, erhält keine Information über den Bezugszeitraum. |
Kostenart Zeilenverrechnungstyp | Die Kostenart und somit auch der Zeilenverrechnungstyp sind irrelevant (Empfehlung: Beide Felder auf der Standardeinstellung des Feldes belassen). Die Selbstkosten werden nur aufgrund des LEA Parameters Verwaltungspauschale - Selbstkosten berechnet. |
Gruppennummer Ausdruck Gruppe | Sämtliche Einstellungen der Felder Gruppennummer und Ausdruck Gruppe, die die Gruppenbildung definieren, werden wie bei den "normalen" Artikeln berücksichtigt. |
| Verrechenbar | Die Einstellung des Feldes Verrechenbar ist irrelevant (Empfehlung: Feld wie im Standard aktiviert lassen). |
| Artikel für Verwaltungspauschale | Die Einstellung des Feldes Artikel für Verwaltungspauschale ist irrelevant - es wird für den Artikel selbst keine weitere Verwaltungspauschale erzeugt (Empfehlung: Feld wie im Standard aktiviert lassen). |
| Sonstige Felder | Alle anderen Felder können nach Belieben gesetzt werden. |
Weitere Einstellungen für die Verwaltungspauschale festlegen
Über folgende LEA Parameter können weitere Eigenschaften der Verwaltungspauschale festgelegt werden:
- Verwaltungspauschale - Basis: Entscheidet, ob die Verwaltungspauschale auf Basis des Honorars oder auf Basis der Selbstkosten der mit dem Artikel für Verwaltungspauschale hinterlegten Tätigkeiten bzw. Artikel berechnet wird.
- Verwaltungspauschale - Selbstkosten: Entscheidet, ob die Verwaltungspauschale auch Selbstkosten in Höhe des Honorars erhalten soll.
- Verwaltungspauschale - Rundung: Entscheidet, auf wieviele Nachkommastellen der Betrag der Verwaltungspauschale kaufmännisch gerundet wird.
- Verwaltungspauschale - Projekt: Entscheidet, ob die Verwaltungspauschale ein Projekt erhält.
Sollte ein LEA Parameter für Sie interessant sein, beachten Sie bitte auch die Informationen in der Hilfe zu den LEA Parametern.
Verhalten in Rechnungsbearbeitung
Die Berechnung der Verwaltungspauschale ist auch gekoppelt mit den Änderungen direkt in der Rechnungsbearbeitung. So wird der Betrag der Verwaltungspauschale automatisch angepasst, wenn z. B. pauschaliert wird, ein Zuschlag in der Rechnung eingegeben wird oder Leistungen hinzukommen/gesperrt werden.
Außerdem sind folgende Umstände in der Rechnungsbearbeitung in Zusammenhang mit einer Verwaltungspauschale zu beachten:
- Die Erfassung eines Nachlasses hat keinen Einfluss auf die Verwaltungspauschale.
- Die Verwaltungspauschale kann nicht im Leistungsdetail angezeigt werden.
- Eine manuelle Beeinflussung der Betragshöhe bzw. die Umbuchung einer Verwaltungspauschale ist nicht möglich.
- Wenn eine Verwaltungspauschale markiert wird und Sie die Funktionen Leistungen entfernen, Ausbuchung oder Sperren ausführen, so wird die Verwaltungspauschale nach dem Bestätigen der Meldung vollständig gelöscht:
Wird die Honorarnote neu aufbereitet, so wird die Verwaltungspauschale neu berechnet. - Mit dem Löschen der Honorarnote wird auch die Verwaltungspauschale wieder vollständig gelöscht.
Tipps und Hintergrundinformationen
Pauschalierung in Kombination mit Verwaltungspauschale
Die Verwaltungspauschale wird grundsätzlich nach der normalen Pauschalierung der Leistungen angewendet - der Betrag der Verwaltungspauschale wird also zusätzlich verrechnet.
Dabei gibt es eine Ausnahme: Ist der LEA Parameter Verwaltungspauschale - Basis auf "Selbstkosten" eingestellt, wird bei einer Pauschalierung in der Rechnungsbearbeitung der Betrag der Verwaltungspauschale von der eingegebenen Pauschale abgezogen. Nur der Restbetrag wird auf die zu pauschalierenden Leistungen aufgeteilt. Die Summe der pauschalierten Leistungen und der Verwaltungspauschale ergibt folglich die eingegebene Pauschale.
Achtung!
 | Die Verwaltungspauschale kann nicht berechnet werden, wenn die Aufbereitungsart "Pauschalen" gewählt wurde! |
Nachlassberechnung in Kombination mit Verwaltungspauschale
Bei der Berechnung der Verwaltungspauschale wird ein vorhandener Nachlass außer Acht gelassen. Das heißt, die Berechnung der Verwaltungspauschale findet immer aufgrund des Honorarbetrags ohne vorherigen Abzug des Nachlasses statt.
Aufbau der "Leistung" der Verwaltungspauschale
Die Verwaltungspauschale ist programmtechnisch ebenfalls eine Leistung. Folgende Besonderheiten sind in diesem Zusammenhang erwähnenswert.
- Sie erhält das Leistungsdatum des aktuellen Tages, an welchem sie erzeugt wurde. (Ist die Periodenkontrolle aktiviert, erhält sie den Monatsletzten der aktuell noch offenen Periode der Fakturierung als Leistungsdatum.) Daraus ergibt sich auch die Buchungsperiode der Leistung.
- Die Verwaltungspauschale erhält keinen Bezugszeitraum.
- Eine Verwaltungspauschale erhält keinen Mitarbeiterbezug und beeinflusst daher nicht den Deckungsbeitrag des Mitarbeiters. Sie scheint daher auch nicht in der Leistungsübersicht auf.
- Die Verwaltungspauschale besitzt kein Originalhonorar, folglich wird der Deckungsbeitrag II in voller Höhe der Verwaltungspauschale wirksam.
