Archivierung mit STAPARCH aus BMD 5.5
Staparch
Über diese Schnittstelle können viele Auswertungen aus der BMD Lohnverrechnung 5.5. automatisch in den Personalakt übernommen werden. Dazu wird monatlich in der Lohnverrechnung ein eigener STAPEL (Staparch) gestartet.
Einstellungen in der 5.5. LV
Pfade
Der erste Schritt ist die Hinterlegung eines Pfades, wo vorübergehend alle Lohnauswertungen abgelegt werden. Dazu muss über den 5.5. Programmaufruf das Programm "BMDDOCS" gestartet werden.
Gelbe Leiste → Parameter → Allgemein (F6) → 2 NTCS (Einstellungen zu NTCS)
Hier muss nun unter "Sammelordner Archivierung" und "Exportdatei Archivierung" ein Pfad eingegeben werden, worauf der NTCS Anwender Windows-Zugriffsrechte besitzt. Unter dem Feld "Exportdatei Archivierung" muss nach dem Pfad die Standard-Schnittstellendatei (\bmddocs.dok) angehängt werden.
Anlage STAPARCH Drucker
Um die Auswertungen für das NTCS bereitstellen zu können, benötigt man für den Stapel "Staparch" einen eigenen Drucker. Dieser muss im 5.5. Programm "DRUCKER" → "5 Systemdrucker bearbeiten" angelegt werden.
1 Systemdruckernummer | Hier kann eine beliebig freie Systemdruckernummer hinterlegt werden. |
2 Druckertreibername | bmddocss |
3 Druckerortangabe | leer |
4 Druckeranschluß | file |
Dieser Drucker muss nun unter dem Parameter 15 (Archivdrucker) des "STAPARCH" hinterlegt werden. Dieser Parameter wird automatisch beim erstmaligen Start des Staparch abgefragt:
Stapelverwaltung
LV001→ Stapel-Programm-Zuordnung
In diesem Programm können die gewünschten Lohnauswertungen für den Staparch definiert werden.
Dazu wird in der Listenansicht das Programm selektiert und mit der Funktionstaste "F2" aktiviert bzw. deaktiviert.
Firmen/Klientenstamm
LV040 → 1 Klient → Schirm 6
Hier sind diverse Einstellungen zu treffen, wie die Schnittstellendatei exportiert werden soll.
| 1. NTCS-Archiv-Nr. | Hinterlegung der Standardarchivnummer, in der die Dokumente abgelegt werden sollen. |
| 2. NTCS Archivkategorie | Hinterlegung einer beliebigen NTCS Archiv Kategorie, in der sämtliche Dokumente des Klienten/der Firma abgelegt werden (z. B. "LV"). Wird als Kategorie der Wert "prgnum" hinterlegt, wird das jeweilige Dokument unter der Programmnummer archiviert. z. B. - Lohnsets werden automatisch der Kategorie "LV106" zugeordnet. - Der Buchungsbeleg wird automatisch der Kategorie "LV131" zugeordnet. - Das Auszahlungsjournal wird automatisch der Kategorie "LV133" zugeordnet. |
| 3. NTCS Archivsteuerung | Wenn bestimmte mitarbeiterbezogene Auswertungen (z. B. Lohnsets), je Mitarbeiter abgelegt werden sollen, so ist hier der Punkt "3 - Personen als Mitarbeiter übergeben" zu definieren. Firmenbezogene Auswertungen (z. B. Buchungsbeleg) werden durch diesen Punkt trotzdem auf die hinterlegte NTCS-Kundennummer (Pkt. 5) archiviert. |
| 4. NTCS-Firmennr. | Hier muss für einen funktionierenden Abgleich die NTCS Firmennummer eingetragen werden. |
| 5. NTCS-Kundennummer | Hier ist die Kundennummer einzugeben, unter der die firmenbezogenen Auswertungen abgelegt werden sollen. Achtung! Die firmenspezifischen Auswertungen können nicht auf einer Firmennummer in NTCS archiviert werden. |
Durchführung Staparch
Nach der Abrechnung (Stap1) und den Auswertungen (Stap2), kann der Staparch, durch Eingabe der Klientennummer, gestartet werden.
Die Dokumente werden nun temporär in dem hinterlegten Pfad (BMDDOCS - z. B: D:\BMDDOKUMENT\) abgelegt. Zusätzlich wird eine Datei mit dem Namen "bmddocs.dok" generiert, in der alle Importparameter definiert abgespeichert sind.
Achtung!
 | Der Staparch kann nur dann geführt werden, wenn der aktuelle Monat noch nicht endverspeichert wurde. Bereits endverspeicherte Monate können nicht mehr automatisch übernommen werden! |
Import der 5.5 Dokumente
Damit die Dokumente von dem temporären Verzeichnis in das DMS Verzeichnis verschoben und die Dokumente auch in NTCS angezeigt werden, muss die "bmddocs.dok" Datei in NTCS importiert werden.
Im Programm "Dokumentenübersicht" (Modul CRM → DMS → Dokumentenübersicht), kann über die gelbe Liste "Export/Import" → "Import BMD-Dokumente", die Datei importiert werden. Die Dokumente sollten nun unter dem Kunden oder Mitarbeiter sichtbar sein.
