Standardbrief - Druck/Versand
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → CRM → Kommunikation → Standardbrief → Druck/VersandNachdem eine Briefvorlage und ein oder mehrere Adressaten ausgewählt worden sind, werden über die Schaltfläche "Druck/Versand" die Versandoptionen für den Brief angegeben. Es öffnet sich folgendes Fenster mit verschiedenen Druck- und Versandoptionen. Hier können die Briefe direkt (= ohne Ansehen/bearbeiten) gedruckt, per E-Mail versendet und/oder archiviert werden.
Mit Klick auf die Schaltfläche "Einstellungen" öffnen sich die Windows-Druckeinstellungen, die wie gewohnt verwendet werden können.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit einer Faxanbindung, die im Folgenden erklärt wird: Es ist möglich, mittels einer installierten Faxsoftware direkt aus dem Standardbrief über die Schaltfläche "Druck/Versand" Faxsendungen zu verschicken. Die Installation einer FaxSoftware (z. B. Tobit Fax Ware) ist Voraussetzung. Nach der Installation muss festgelegt werden, welcher Drucker als aktiver Fax-Drucker geführt wird. Dies ist in den TOOLS Parametern unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Report → "Standard-Faxdrucker" einzustellen.
Jeder Fax-Drucker (Tobit, GFI-FaxMaker etc.) hat andere Befehlssequenzen, welche ebenso in den TOOLS Parametern definierbar sind (z. B. Kennung für Faxnummer, Kennung Fax-Empfänger ...). Eine genaue Beschreibung der Sequenzen muss vom Fax-Hersteller besorgt werden.
Die Kundenstammdaten bzw. Kontaktpersonen müssen richtige Faxnummern (z. B. +43 (50) 883-xx) hinterlegt haben, um dem Standardbrief eine korrekte Übermittlung zu ermöglichen.
Mit Klick auf die Schaltfläche "Einstellungen" neben dem Drucker öffnet sich eine Liste aller installierten Drucker. Nun ist hier auch die Faxsoftware als Drucker auswählbar. Nach Auswählen des Faxdruckers und mit Klick auf die Schaltfläche "OK" werden die Daten von der NTCS an die Faxsoftware übermittelt. Die Faxsoftware wird angesprochen und das Fax wird verschickt.
Hinterlegen Sie hier den Namen Ihres Faxdruckers. Wird er verwendet, so versucht der Report, die Faxnummer an den Drucker zu übergeben. |
Jeder Fax-Drucker (Tobit, GFI-FaxMaker etc.) hat andere Befehlssequenzen, welche ebenso in den TOOLS Parametern definierbar sind (z. B. Kennung für Faxnummer, Kennung Fax-Empfänger ...). Eine genaue Beschreibung der Sequenzen muss vom Fax-Hersteller besorgt werden.
Die Kundenstammdaten bzw. Kontaktpersonen müssen richtige Faxnummern (z. B. +43 (50) 883-xx) hinterlegt haben, um dem Standardbrief eine korrekte Übermittlung zu ermöglichen.
Mit Klick auf die Schaltfläche "Einstellungen" neben dem Drucker öffnet sich eine Liste aller installierten Drucker. Nun ist hier auch die Faxsoftware als Drucker auswählbar. Nach Auswählen des Faxdruckers und mit Klick auf die Schaltfläche "OK" werden die Daten von der NTCS an die Faxsoftware übermittelt. Die Faxsoftware wird angesprochen und das Fax wird verschickt.
Mit Klick auf die Schaltfläche "Einstellungen" können Sie neben dem aktuellen Dokument einen zusätzlichen E-Mail-Text eingeben und beliebig viele weitere Dokumente als Anhang an die E-Mail anfügen. Wird der Brief als Acrobat-PDF-Datei angehängt stehen Ihnen verschiedene PDF-Einstellungen zur Verfügung. Details lesen Sie unter E-Mail-Einstellungen für Versand.
Archivieren
Mit Klick auf die Schaltfläche "Einstellungen" können Sie Einstellungen für die Archivierung vornehmen. Details finden Sie unter Archiveinstellungen für Versand.
Lohnportal
Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Standardbrief aus Lohnprogrammen aufgerufen wird. Mit dieser Funktion können Sie gleich Standardbriefe in das Lohnportal transferieren. Weitere Informationen zum Lohnportal erhalten Sie in der Dokumentation zu den BMD Com - LOHN - Funktionen.
Hintergrundinformationen
Wenn man eine leere HTML-Vorlage versenden möchte, erscheint eine Hinweismeldung, dass die Briefvorlage keinen Text enthält. Das Versenden wird verhindert. Damit wird sichergestellt, dass leere HTML-Briefe nicht versendet werden.
Verschicken Sie die E-Mails aus dem Standardbrief im Vordergrund, wird für alle Adressaten eine E-Mail geöffnet, die Sie dann versenden können. Schließen Sie während des Versandvorgangs eine dieser geöffneten E-Mails, wird der Versand an dieser Stelle abgebrochen.
Im Logfile Standardbrief.log sehen Sie genau, welche Briefe für welche Adressaten noch korrekt aufbereitet wurden und an welcher Stelle bei welchem Adressaten abgebrochen wurde. In diesem Logfile gilt ein Brief als OK (= korrekt versendet), wenn das E-Mail für den richtigen Adressaten geöffnet wird. Ob diese E-Mail dann auch tatsächlich versendet wird, können wir im NTCS nicht mehr feststellen und protokollieren.
