Hinweismeldungen beim Verbuchen der Honorarnote in die Fibu
Grundlegende Informationen zum Verbuchen von Honorarnoten in die Fibu finden Sie unter Honorarnoten in Fibu verbuchen.
Hinweismeldungen beim Verbuchen der Honorarnote in die Fibu
In diesem Dokument finden Sie Meldungen, die im Zuge der Verbuchung von Honorarnoten in die Fibu auftreten können. Bitte beachten Sie die Hinweise, die Ihnen helfen sollen, die Ursache für die Meldung herauszufinden.
Diese erhalten Sie unter gewissen Umständen, wenn Sie im Fenster Honorarnoten die Rechnungsfunktion In Fibu verbuchen aufgerufen haben (bzw. wenn Sie die Option "In Fibu verbuchen" über den Rechnungsstapel aktiviert haben) und die Fibu-Verbuchung nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnte.
Achtung!
 | Diese Hilfe befindet sich aktuell in Arbeit und wird laufend um Meldungen erweitert. |
Die Rechnung konnte nicht an die Databox des Mandanten übergeben werden.
Die Rechnung konnte nicht an die Databox des Mandanten übergeben werden. Grund: Es konnte keine Buchhaltung für Firma [...] ermittelt werden.
Diese Meldung besagt, dass für den Kunden zwar sämtliche Kundeneinstellungen bez. der Übergabe des Belegs als Eingangsrechnung in die Belegablage Databox der Mandantenfibu getroffen worden sind, aber unter jener Firma, die mit dem Kunden über das Feld "Entspricht Firma" verknüpft ist, keine Fibu angelegt ist. Als Folge davon merken Sie, dass die Spalte FIBU im Fenster Honorarnoten den Status "Ja, aber Fehler in Belegablage Databox" aufweist.
Die Verbuchung der Honorarnote in die kanzleieigene Fibu ist davon nicht betroffen, diese wurde erfolgreich abgeschlossen.
Mögliche Lösungen:
- Legen Sie eine Mandantenfibu unter der Firmennummer an, wenn die Anlage unabsichtlich vergessen worden ist. Kontrollieren Sie, ob die Firmennummer korrekt ist, und über das Feld "Entspricht Firma" korrekt mit dem Kunden verknüpft ist. Führen Sie im Anschluss daran nochmals die Funktion In Fibu verbuchen für die betreffende Honorarnote durch, um den Beleg nun korrekt zu übergeben und der Honorarnote den korrekten Status "Ja" für das Feld In Fibu verbucht (= die Spalte FIBU) zuzuweisen. Eine neuerliche Verbuchung in die kanzleieigene Fibu wird dadurch nicht ausgelöst.
- Stellen Sie die Kundeneinstellungen richtig, wenn Sie für diesen Kunden keine Übergabe des Belegs in die Belegablage Databox der Mandantenfibu wünschen.
Weitere Informationen zu den nötigen Voraussetzungen und Einstellungen finden Sie im Kapitel Ausgangsrechnung als Eingangsrechnung übergeben der Themendokumentation Honorarnoten in Fibu verbuchen.
Fibu-Verbuchung - Versandbereite Rechnung wurde noch nicht versendet
Fibu-Verbuchung - Versandbereite Rechnung wurde noch nicht versendet
Diese Meldung besagt, dass die Honorarnote noch nicht die Voraussetzung für die Fibu-Verbuchung erfüllt, da sie noch nicht versendet worden ist. In diesem Fall ist eingestellt, dass die Honorarnote zuerst die Belegfreigabe durchlaufen muss, bevor sie per E-Mail versendet werden kann. Erst wenn die Honorarnote tatsächlich versendet ist, kann auch das Verbuchen in die Fibu vorgenommen werden.
Lösung:
- Führen Sie am Reiter Versandbereite Rechnungen die Rechnungsfunktion Rechnung versenden aus. Führen Sie im Anschluss daran nochmals die Funktion In Fibu verbuchen für die betreffende Honorarnote durch.
Weitere Informationen zu den nötigen Voraussetzungen und Einstellungen zur Belegfreigabe finden Sie in der Themendokumentation Zeitverzögerter Rechnungsversand (per Mail).
Rechnungsurkunde wurde gelöscht - Bitte noch einmal Ausdruck Rechnung mit Nummer ausführen
Rechnungsurkunde wurde gelöscht - Bitte noch einmal Ausdruck Rechnung mit Nummer ausführen
Diese Meldung besagt, dass für die Honorarnote zuvor die Funktion Rechnungsurkunde löschen ausgeführt worden ist. Diese Funktion löscht die Rechnungsurkunde, die aber zwingend vor der Fibu-Verbuchung vorhanden sein muss. Beachten Sie hier für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung die Hilfe zur Funktion Rechnungsurkunde löschen.
Lösung:
- Ist die Honorarnote betraglich und textlich anschließend wieder in Ordnung, muss sie zwingend mit der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken nochmals gedruckt werden, damit die nötigen Informationen zur Honorarnote wieder korrekt im Hintergrund ermittelt werden (für Archivierung, Fibu-Verbuchung etc.). Belegnummer sowie Belegdatum bleiben in diesem Modus auf der Honorarnote erhalten. Führen Sie im Anschluss daran nochmals die Funktion In Fibu verbuchen für die betreffende Honorarnote durch.
Rechnung bereits in Fibu verbucht oder nicht notwendig!
Rechnung bereits in Fibu verbucht oder nicht notwendig!
Diese Meldung besagt zum einen, dass die Honorarnote bereits über die Funktion In Fibu verbuchen in die Fibu verbucht worden ist. Die Meldung tritt aber auch dann auf, wenn für die Honorarnote für das Feld In Fibu verbucht manuell bewusst der Fibu-Status "Nicht notwendig" gesetzt worden ist.
Da die Funktion In Fibu verbuchen für eine derartige Honorarnote nicht einzeln ausführbar ist, kann die Meldung nur auftreten, wenn die Funktion für mehrere Honorarnoten gleichzeitig bzw. über den Rechnungsstapel ausgeführt wird.
In diesem Fall soll die Meldung nur auf die Honorarnote hinweisen. Es sind keine weiteren Schritte nötig, da die Honorarnote bereits in die Fibu verbucht ist.
Die Rechnung kann nicht in die Fibu verbucht werden, da die Rechnung nicht den Status "Mit Rechnungsnummer" oder "Abgeschlossen" hat!
Die Rechnung kann nicht in die Fibu verbucht werden, da die Rechnung nicht den Status "Mit Rechnungsnummer" oder "Abgeschlossen" hat!
Diese Meldung besagt, dass die Honorarnote noch nicht den passenden Status hat. Eine der Grundvoraussetzungen, um die Funktion In Fibu verbuchen ausführen zu können, ist, dass die Honorarnote eine Belegnummer aufweist (also den Status "Mit Rechnungsnummer" oder "Abgeschlossen" besitzt).
Da die Funktion In Fibu verbuchen für eine derartige Honorarnote nicht einzeln ausführbar ist, kann die Meldung nur auftreten, wenn die Funktion für mehrere Honorarnoten gleichzeitig bzw. über den Rechnungsstapel ausgeführt wird.
Lösung:
- In diesem Fall soll die Meldung grundsätzlich nur auf die Honorarnote hinweisen. Wenn es unbedingt nötig ist, diese Honorarnote so schnell wie möglich in die Fibu zu verbuchen, stellen Sie zuvor sicher, dass die Honorarnote betraglich und textlich in Ordnung ist und führen Sie zumindest den Rechnungsdruck mit der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken aus. Führen Sie im Anschluss daran nochmals die Funktion In Fibu verbuchen für die betreffende Honorarnote durch.
Fehler bei der Rechnungsverbuchung!
Diese Meldung kann unterschiedliche Ursachen haben - genauere Details erfahren Sie im weiteren Hinweistext.
Das Erlöskonto einer Rechnungsposition konnte nicht ermittelt werden.
Das Erlöskonto einer Rechnungsposition konnte nicht ermittelt werden.
Diese Meldung tritt auf, wenn zu mindestens einer Rechnungsposition kein Erlöskonto ermittelt werden kann. Dies kann verschiedenste Ursachen haben.
Versuchen Sie zuerst, das Problem einzugrenzen, wie zum Beispiel:
- Tritt es für eine Honorarnote oder mehrere Honorarnoten auf?
- Tritt das Problem nur für einen bestimmten Fakturatyp (Teilrechnungen, Akontos) auf?
- Tritt das Problem nur bei einem bestimmten Rechnungsempfänger auf?
- Tritt es erst auf, seitdem Sie neue Positionen (neue Artikel, neue Tätigkeiten, neue Tätigkeitsgruppen) abrechnen?
Lösung:
Kontrollieren Sie anhand der gewonnenen Erkenntnisse und folgender Informationen die entsprechenden Programmstellen:
Die Ermittlung des Erlöskontos erfolgt mehrstufig und positionsbezogen nach einer fest definierten Programmlogik:
- Zuerst wird für jede Rechnungsposition die anzuwendende Kontentabelle ermittelt. Diese ist mit den relevanten LEA Stammdaten (z. B. am häufigsten mit der Tätigkeitsgruppe) verknüpft. Finden Sie daher zuerst heraus, welche Kontentabelle ermittelt wird.
- Gibt es innerhalb dieser Kontentabelle mehrere Erlöskontensätze (selten!), wird der gültige Erlöskontensatz anhand der definierten Unterscheidungskriterien (z. B. anhand der Firma) ermittelt.
- Aus dem ermittelten Erlöskontensatz wird versucht, das passende Erlöskonto zu ermitteln (Inland, EU oder Ausland). Dabei werden die umsatzsteuerlichen Rahmenbedingungen, die sich aufgrund der Geschäftsbeziehung zwischen Verrechnungsfirma und Rechnungsempfänger ergeben, berücksichtigt. Daher sind die Stammdaten dieser Firma/Person relevant.
Sie werden feststellen, dass Sie für diesen Anwendungsfall kein Erlöskonto hinterlegt haben oder dieses in der relevanten Fibu der Verrechnungsfirma nicht vorhanden ist. Da beim späteren Verbuchen in die Fibu sichergestellt ist, dass der Erlös auf genau dieses ermittelte Erlöskonto gebucht wird, muss dieses vorhanden sein.
Alle Detailinformationen zur Programmlogik finden Sie in der Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung.
Das Problem kann aber auch eine komplexere Ursache haben. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an den LEA Support.
In dieser Schlussrechnung wurden Teilrechnungen und Akontos abgezogen. Bitte kontrollieren Sie die Verbuchung in der Fibu.
In dieser Schlussrechnung wurden Teilrechnungen und Akontos abgezogen. Bitte kontrollieren Sie die Verbuchung in der Fibu.
Diese Meldung besagt, dass eine Schlussrechnung in die Fibu verbucht worden ist, die zugleich Schlussrechnung für eine/mehrere Teilrechnungen und ein/mehrere Akontos ist. Da dies einen unüblichen Geschäftsfall darstellt, ist im Programmablauf diese Meldung vorgesehen.
Lösung:
- In diesem Fall soll die Meldung grundsätzlich nur auf die Honorarnote und auf die Buchungen, die automatisch entstanden sind, hinweisen. Kontrollieren Sie daher zeitnah die Buchungen zu dieser Honorarnote in der Fibu.
Nähere Informationen finden Sie in den Themendokumentationen Teilrechnungen in der LEA und Akontos in der LEA.
FIBU-Verbuchung - Kein Versanddatum
FIBU-Verbuchung - Kein Versanddatum
Diese Meldung besagt, dass diese Honorarnote noch kein Versanddatum aufweist. Das Versanddatum ist im Feld Versanddatum vermerkt und wird unter bestimmten Umständen automatisch ermittelt. In den Druckereinstellungen für Ablaufarten wird festgelegt, ob im Zuge der Rechnungsfunktion Rechnung mit Nummer drucken zusätzlich zur Archivierung im DMS auch ein Poststück (versandfertig oder Postausgang) in der Post angelegt werden soll. Sobald dieses Poststück versendet worden ist, wird das Versanddatum auf die Honorarposition übertragen.
Diese Prüfung wird aber nur durchgeführt, wenn der LEA Parameter Prüfung vor Verbuchung auf die Option "Abgeschlossen und Postausgang" gestellt ist. Hier kann eine Prüfung aktiviert werden: Nur Honorarnoten, für die sowohl ein Rechnungsabschluss als auch ein Postausgang erfolgt ist, können über die Funktion In Fibu verbuchen verbucht werden.
Lösung:
- Überprüfen Sie, ob im Feld Versanddatum ein (korrektes) Datum eingetragen ist bzw. tragen Sie das korrekte Datum ein. Eventuell wurde dieses bewusst vorübergehend von der Honorarnote entfernt, um Korrekturen vorzunehmen. Führen Sie im Anschluss daran nochmals die Funktion In Fibu verbuchen für die betreffende Honorarnote durch.
- Sie sollten jedoch nicht den LEA Parameter für eine Problemlösung auf die Option "Keine Prüfung" umstellen, da dieser vermutlich bewusst auf diese schärfere Prüfung eingestellt ist.
FIBU-Verbuchung - Rechnung ist nicht abgeschlossen
FIBU-Verbuchung - Rechnung ist nicht abgeschlossen
Diese Meldung besagt, dass diese Honorarnote noch nicht den Status "Abgeschlossen" aufweist. Diesen Status erreicht eine Honorarnote erst, wenn die Rechnungsfunktion Rechnung abschließen ausgeführt worden ist.
Diese Prüfung wird aber nur durchgeführt, wenn der LEA Parameter Prüfung vor Verbuchung auf die Option "Abgeschlossen und Postausgang" gestellt ist. Hier kann eine Prüfung aktiviert werden: Nur Honorarnoten, für die sowohl ein Rechnungsabschluss als auch ein Postausgang erfolgt ist, können über die Funktion In Fibu verbuchen verbucht werden.
Lösung:
- Überprüfen Sie, ob der Status der Honorarnote im Feld Status bereits den Status "Abgeschlossen" aufweist. Dies wird nicht der Fall sein. Führen Sie daher die Funktion Rechnung abschließen, und im Anschluss daran nochmals die Funktion In Fibu verbuchen für die betreffende Honorarnote durch.
- Sie sollten jedoch nicht den LEA Parameter für eine Problemlösung auf die Option "Keine Prüfung" umstellen, da dieser vermutlich bewusst auf diese schärfere Prüfung eingestellt ist.
Achtung! Sie verbuchen ein Akonto für die Verrechnungsfirma [...] ohne Teil-/Schlussrechnungsablauf.
Achtung! Sie verbuchen ein Akonto für die Verrechnungsfirma [...] ohne Teil-/Schlussrechnungsablauf. Das ist nicht zulässig und verursacht gravierende Probleme in der NTCS FIBU. Nehmen Sie bitte schnellstmöglich Kontakt zu BMD auf, um die Einrichtung im Rahmen eines Termins vorzunehmen.
In nahezu allen Fällen ist für die Ausstellung von Akontos die Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs und die Hinterlegung der korrekten Nummer im CRM Parameter Ablaufnummer erforderlich. Darauf soll Sie diese Meldung hinweisen, um das korrekte Verbuchen von Akontos und deren Schlussrechnungen sicherzustellen. Sollte diese Hinterlegung noch nicht erfolgt sein, erhalten Sie bei der Verbuchung in die Fibu diese Hinweismeldung.
Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung nach dieser Hinweismeldung trotzdem ausgeführt wird und eine zeitnahe Kontrolle/Korrektur in der Fibu sowie eine korrekte Zuweisung des Teil- und Schlussrechnungsablaufs nötig sind!
Lösung für zukünftige (!) Fibu-Verbuchungen:
- Überprüfen Sie, ob im CRM Parameter Ablaufnummer die korrekte Ablaufnummer hinterlegt ist bzw. nehmen Sie die Hinterlegung der korrekten Ablaufnummer vor. Beachten Sie, dass diese Hinterlegung in erster Linie firmenbezogen vorgenommen wird!
- Der Teil- und Schlussrechnungsablauf an sich muss jedenfalls zuvor firmenbezogen angelegt sein.
Alle weiteren Details dazu finden Sie in den Kapiteln Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs und Hinterlegung eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs der Themendokumentation Akontos in der LEA.
Achtung! Sie verbuchen eine Teilrechnung für die Verrechnungsfirma [...] ohne Teil-/Schlussrechnungsablauf.
Achtung! Sie verbuchen eine Teilrechnung für die Verrechnungsfirma [...] ohne Teil-/Schlussrechnungsablauf. Das ist nicht zulässig und verursacht gravierende Probleme in der NTCS FIBU. Nehmen Sie bitte schnellstmöglich Kontakt zu BMD auf, um die Einrichtung im Rahmen eines Termins vorzunehmen.
In nahezu allen Fällen ist für die Ausstellung von Teilrechnungen die Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs und die Hinterlegung der korrekten Nummer im CRM Parameter Ablaufnummer erforderlich. Darauf soll Sie diese Meldung hinweisen, um das korrekte Verbuchen von Teilrechnungen und deren Schlussrechnungen sicherzustellen. Sollte diese Hinterlegung noch nicht erfolgt sein, erhalten Sie bei der Verbuchung in die Fibu diese Hinweismeldung.
Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung nach dieser Hinweismeldung trotzdem ausgeführt wird und eine zeitnahe Kontrolle/Korrektur in der Fibu sowie eine korrekte Zuweisung des Teil- und Schlussrechnungsablaufs nötig sind!
Lösung für zukünftige (!) Fibu-Verbuchungen:
- Überprüfen Sie, ob im CRM Parameter Ablaufnummer die korrekte Ablaufnummer hinterlegt ist bzw. nehmen Sie die Hinterlegung der korrekten Ablaufnummer vor. Beachten Sie, dass diese Hinterlegung in erster Linie firmenbezogen vorgenommen wird!
- Der Teil- und Schlussrechnungsablauf an sich muss jedenfalls zuvor firmenbezogen angelegt sein.
Alle weiteren Details dazu finden Sie in den Kapiteln Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs und Hinterlegung eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs der Themendokumentation Teilrechnungen in der LEA.
Achtung! Sie verbuchen eine Schlussrechnung für die Verrechnungsfirma [...] ohne Teil-/Schlussrechnungsablauf.
Achtung! Sie verbuchen eine Schlussrechnung für die Verrechnungsfirma [...] ohne Teil-/Schlussrechnungsablauf. Das ist nicht zulässig und verursacht gravierende Probleme in der NTCS FIBU. Nehmen Sie bitte schnellstmöglich Kontakt zu BMD auf, um die Einrichtung im Rahmen eines Termins vorzunehmen.
In nahezu allen Fällen ist für die Ausstellung von Schlussrechnungen (und vorgelagert bereits für die Ausstellung von Akontos oder Teilrechnungen) die Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs und die Hinterlegung der korrekten Nummer im CRM Parameter Ablaufnummer erforderlich. Darauf soll Sie diese Meldung hinweisen, um das korrekte Verbuchen von Schlussrechnungen sicherzustellen. Sollte diese Hinterlegung noch nicht erfolgt sein, erhalten Sie bei der Verbuchung in die Fibu diese Hinweismeldung.
Mit hoher Wahrscheinlichkeit haben Sie eine ähnliche Meldung bereits bei Fibu-Verbuchung der der Schlussrechnung zugeordneten Teilrechnungen oder Akontos erhalten, da hier ebenfalls dieselbe Prüfung anschlägt (siehe Kapitel oberhalb).
Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung nach dieser Hinweismeldung trotzdem ausgeführt wird und eine zeitnahe Kontrolle/Korrektur in der Fibu sowie eine korrekte Zuweisung des Teil- und Schlussrechnungsablaufs nötig sind!
Lösung für zukünftige (!) Fibu-Verbuchungen:
- Überprüfen Sie, ob im CRM Parameter Ablaufnummer die korrekte Ablaufnummer hinterlegt ist bzw. nehmen Sie die Hinterlegung der korrekten Ablaufnummer vor. Beachten Sie, dass diese Hinterlegung in erster Linie firmenbezogen vorgenommen wird!
- Der Teil- und Schlussrechnungsablauf an sich muss jedenfalls zuvor firmenbezogen angelegt sein.
Alle weiteren Details dazu finden Sie hier:
- Für Schlussrechnungen mit Teilrechnungsabzug: Kapitel Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs und Hinterlegung eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs der Themendokumentation Teilrechnungen in der LEA.
- Für Schlussrechnungen mit Akontoabzug: Kapitel Anlage eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs und Hinterlegung eines Teil- und Schlussrechnungsablaufs der Themendokumentation Akontos in der LEA.
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