Zahlscheindruck
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LEA.
Überblick
Anhand dieses Themas erhalten Sie einen Überblick über den Einsatz und die Erstellung von Zahlungsarten in der NTCS LEA.
Die Zahlungsart selbst wird im Rahmen der Fakturierung im Fenster Honorarnoten erstellt.
Die hier zur Verfügung stehende Funktion Zahlungsart erstellen bedeutet, dass mit einer gemeinsamen Funktion parallel Zahlscheindruck und theoretisch andere mögliche Zahlungsarten für die ausgewählten Honorarnoten abgewickelt werden. Das Programm erkennt dabei anhand der Zahlungsart der Honorarposition, welche Honorarnote mit welchen Einstellungen und mit welchem Formular abzuwickeln ist.
Die Zahlungsart für die Honorarnote bestimmt sich parametergesteuert bzw. aus dem Kundenstamm des Rechnungsempfängers.
Zahlungsarten und Druckereinstellungen
Allgemeines
Die Verwaltung der Zahlungsarten befindet sich unter Leistungserfassung → Stammdaten → Weitere Stammdaten.
Die Zahlungsarten dienen der Unterscheidung, wie der Zahlungsvorgang des Kunden vor sich gehen soll.
Mit der Zahlungsart sind über die Druckereinstellungen eine Reihe von Einstellungen verbunden, die regeln, wie die Erstellung der Zahlungsanweisung abgewickelt wird.
In den Druckereinstellungen wird unter anderem die Verbindung mit dem Report, welcher für die Zahlungsanweisung herangezogen werden soll, hergestellt.
Zahlungsarten
Zahlungsarten sind bereits in NTCS als Standard vorhanden bzw. können bei Bedarf über das Fenster Import importiert werden.
Damit die Zahlungsart in der LEA richtig verarbeitet werden kann, sind folgende Felder wichtig.
Bezeichnung der Zahlungsart | |
Wie wird die Zahlung abgewickelt?
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Soll der Kunde einen Ausdruck erhalten, muss das Feld die Einstellung "Ausdruck" aufweisen. Ansonsten kann der Zahlungstyp auf der Einstellung "Leer" belassen werden. | |
Hier kann mit F8 die hinterlegte Druckereinstellung bearbeitet werden oder mit F4 in die Suchroutine der vorhandenen Druckereinstellungen gewechselt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA In den Druckereinstellungen ist einerseits geregelt, welches Formular für den Ausdruck verwendet wird und andererseits, ob Abläufe wie Kopieren, Archivieren etc. gleichzeitig mit dem Ausdruck angesteuert werden. | |
Hier kann mit F8 ein neuer Zahlungsarttext erfasst werden (als Vorschlag wird die Bezeichnung des Zahlungsarttextes in den Report übergeben) bzw. mit F4 in die Suchroutine der vorhandenen Zahlungsarttexte gewechselt werden. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Der Zahlungsarttext wird auf der Honorarnote entsprechend der Zahlungsart der Honorarposition angedruckt, wenn im Honorarnotenformular das Feld "Zahlungsarttext" eingefügt wurde. |
Druckereinstellung
Mit den Zahlungsarten werden auch Standard-Druckereinstellungen importiert.
Die Druckereinstellungen sind jedoch nur relevant für jene Zahlungsarten, bei denen auch tatsächlich ein Ausdruck erfolgt (Zahlungstyp = Ausdruck). Typischer Anwendungsfall ist daher (nur) der Zahlschein. Folgende Felder sind in diesem Fall zu warten.
Hier wird eine Bezeichnung für die Druckereinstellung eingegeben. | |
Hier kann mit F8 ein neuer Report angelegt oder mit F4 ein bestehender Report hinterlegt werden. Wenn kein Report hinterlegt wird, wird der Standardreport verwendet. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellungen für Ablaufarten (z. B. Honorarnote) In diesem Feld muss den Druckereinstellungen für Ablaufarten ein Honorarnotenformular aus der Reportverwaltung für Honorarnotenformulare zugewiesen sein. Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist im Feld "Reportnummer" bereits grundsätzlich ein zur Ablaufart passendes Standard-Honorarnotenformular hinterlegt (sowohl bei den "Echt"-Ausdrucken als auch bei den Kontrollausdrucken). Bitte beachten Sie, dass selbst bei kleinen Anpassungswünschen diese Standardformulare nicht mehr verwendet werden können, da keine Abänderungen für Standards zulässig sind. BMD empfiehlt in diesen Fällen, Kopien der Standard-Honorarnotenformulare zu verwenden und diese im Feld "Reportnummer" zu hinterlegen. Beachten Sie bitte in diesem Zusammenhang auch das Kapitel Standard-Honorarnotenformulare importieren in der Fensterhilfe Reportliste. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA - Druckereinstellung Zahlschein In diesem Feld muss der Druckereinstellung für Zahlscheine ein Zahlscheinformular aus der Reportverwaltung für Zahlscheindruck zugewiesen werden.  Funktion F4Über die F4-Funktion öffnet sich die Reportliste, aus welcher ein bestehendes Formular ausgewählt werden kann.  Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich die Reportliste, in welcher ein bestehendes Formular zur Bearbeitung geöffnet werden kann. | |
Diese Option legt fest, ob der Ausdruck an den Drucker gesendet werden soll. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA Wurde eine Ablaufart aufgrund des Imports der LEA Standards angelegt, ist das Feld "Ausdruck drucken" für "Echt"-Ausdrucke deaktiviert und für Kontrollausdrucke aktiviert. Hintergrund ist, dass in vielen Fällen (weil Honorarnoten aus der LEA per E-Mail versendet werden sollen) bereits das Feld Ausdruck mailen für die "Echt"-Ausdrucke aktiviert ist. Das zusätzliche Erzeugen eines Papierausdrucks für Honorarnoten, welche bereits als E-Mail versendet werden, wird auch dann verhindert, wenn das Feld Ausdruck drucken aktiv wäre. Ein Ausdruck am Drucker wird für jene Kunden durchgeführt, für die ...
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Hier kann bei Bedarf ein spezieller Drucker bzw. Druckerschacht für die erste Seite gewählt werden. Wenn keine Hinterlegung eines Druckers erfolgt, wird der Standarddrucker herangezogen, welcher in der Systemsteuerung des PCs eingestellt ist. Für die weiteren Seiten kann davon abweichend ein Drucker für restliche Seiten (und auch ein spezieller Schacht) hinterlegt werden. Funktion F8Über die F8-Funktion öffnet sich das Fenster zum Einstellen des Druckers (Druckerauswahl).  | |
| Schacht der ersten Seite | In diesem Feld wird nach Auswahl eines speziellen Druckerschachtes im Feld Drucker für erste Seite die drucker-interne (!) Nummer des Schachtes ausgewiesen. |
| Sonstige Felder | Die sonstigen Einstellungsmöglichkeiten betreffend Archivieren, Mailen etc. sind für den LEA Zahlscheindruck nicht vorgesehen. |
Report
Ein Report muss nur für jene Zahlungsarten vorhanden sein, welche Druckereinstellungen hinterlegt haben. Damit ist im Bereich der LEA wieder (nur) der Zahlschein gemeint.
Die Verwaltung der Zahlscheinformulare kann über Leistungserfassung → Stammdaten → Ausdrucke → Zahlscheinformulare aufgerufen werden.
Es stehen Standards zur Verfügung: BMD liefert die BMDStdZahlschein_AT, den BMDStbZahlschein_SEPA_AT und den BMDStbZahlschein_SEPA_AT_QUER standardmäßig aus.
Um ein Zahlscheinformular abzuändern und zu gestalten, muss dieses mit der Funktion "Öffnen" (F8) bearbeitet werden. Hier ist es wie in jedem BMD Editor möglich, selbst Texte bzw. Felder hinzuzufügen oder zu ändern.
Hinweis
 | Einige Felder, welche in das Zahlscheinformular eingefügt werden können, erfordern noch eine ausführlichere Erklärung. Die Auflistung der Felder finden Sie unter der Hilfe zu verfügbaren Feldern im Zahlscheinformular. Hier werden auch die Standards kurz vorgestellt. |
Empfehlungen
Im Normalfall reicht es aus, die von BMD vorgegebenen Standard-Zahlungsarten zu verwenden. Die Hinterlegungen hinsichtlich Zahlungstyp und Druckereinstellungen (inkl. Standardzahlschein) sind im Normalfall bereits vorgegeben.
Am häufigsten werden seitens einer Kanzlei dem Kunden als mögliche Zahlungsarten die Überweisung (Zahlungsart 7) und der Zahlschein (Zahlungsart 2) angeboten.
Zahlschein
Für die Zahlungsart "Zahlschein" ist es wichtig, der Zahlungsart den Zahlungstyp "Ausdruck" zuzuweisen und im Druckermodell zu kontrollieren, dass das richtige Zahlscheinformular zugeordnet ist.
Bei Bedarf kann noch ein Zahlungsarttext angelegt werden, der den Kunden auf der Honorarnote an den beiliegenden Zahlschein erinnert.
Überweisung
Bei der Überweisung ist es am wichtigsten, dem Kunden auf der Honorarnote darauf hinzuweisen, wie die Zahlung erfolgen soll. Daher kommt dem Zahlungsarttext eine größere Bedeutung zu. Am Honorarnotenformular muss an der geeigneten Stelle das Feld "Zahlungsarttext" eingefügt werden, um den Textbaustein der Zahlungsart beim Ausdruck zu laden.
Da kein Ausdruck an sich erfolgt, ist der Zahlungstyp auf "leer" zu belassen.
Hinterlegung Zahlungsart
Um eine Zahlungsart je Honorarnote zu erstellen, muss die Honorarposition die Information hinterlegt haben, welche Zahlungsart anzuwenden ist. Diese Information befindet sich im Feld Zahlungsart.
Beim Aufbereiten oder bei der manuellen Anlage der Honorarnote wird die Zahlungsart des Rechnungsempfängers ermittelt, welche im Kundenstamm im Feld "Zahlungsart" eingetragen ist, und auf die Honorarposition übertragen.
Ansonsten kommt der LEA Parameter Standard-Zahlungsart zum Tragen. In diesem LEA Parameter wird im Standard die Zahlungsart "7 - Überweisung" ausgeliefert. Wenn Sie hauptsächlich Zahlscheine versenden, ist es also empfehlenswert, diese Standard-Zahlungsart auf die Zahlungsart "2 - Zahlschein" abzuändern. Die hier eingetragene Zahlungsart kommt als Rückfallebene zur Anwendung - diese wird allen Honorarnoten zugewiesen, für deren Rechnungsempfänger keine Zahlungsart im Kundenstamm vorhanden ist.
Tägliches Arbeiten
Die Erstellung der Zahlungsart findet im Rahmen der Fakturierung im Fenster Honorarnoten statt. Jede Honorarnote weiß aufgrund des Feldes Zahlungsart, welche Zahlungsart für sie anzuwenden ist.
Zahlungsarten, die auf einer textlichen Zahlungsanweisung (sprich über einen entsprechenden Zahlungsarttext am Honorarnotenformular) basieren, sind aufgrund des Rechnungsdrucks mit Nummer miterledigt.
Bleiben jene Zahlungsarten, welche über einen Ausdruck und ein Formular organisiert sind. Faktisch handelt es sich hierbei um die Zahlscheine. Für diese ist die Funktion Zahlungsart erstellen vorgesehen (entweder über die Rechnungsfunktionen oder im Rechnungsstapel).
Die Funktion kann erst verwendet werden, wenn die Honorarnote bereits mit Nummer gedruckt wurde und somit mindestens den Status "Mit Rechnungsnummer" hat.
Wird die Funktion für die markierten Honorarnoten ausgeführt, erhält der Anwender eine Abfrage, ob der Zahlschein lt. Druckereinstellungen oder nur in Vorschau gedruckt werden soll. Wird die Option "Ausdrucksvorschau" aktiviert, bedeutet das "in Vorschau". Bleibt die Option "Ausdrucksvorschau" deaktiviert, bedeutet das "lt. Druckereinstellungen".
Nach erfolgreichem Ausdruck (unabhängig ob in Vorschau oder am Drucker) erhält die Honorarnote ein grünes Häkchen 
im Feld Zahlungsart erstellt.
im Feld Zahlungsart erstellt. 
Ein neuerlicher Ausdruck ist nur möglich, wenn dieses Häkchen nochmals über "Bearbeiten" (F6) manuell entfernt wird.
Hinweise
| Wenn eine Honorarnote ein Honorar von 0,- aufweist, dann wird richtigerweise kein Zahlschein gedruckt. Folgerichtig wird das Kennzeichen Zahlungsart erstellt nicht gesetzt. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn eine Schlussrechnung und ihre zugeordneten Teilrechnungen dieselbe betragliche Höhe aufweisen. |
 | Sollte zum Zeitpunkt des Ausdrucks des Zahlscheins zu einer Honorarnote die darauf auszuweisende Bankverbindung nicht vollständig sein (IBAN und Bankkontonummer sind leer), so wird der Druck abgebrochen. |
 | Wird der Zahlschein für mehrere Honorarnoten gleichzeitig ausgedruckt (Multiselect oder Rechnungsstapel), so werden etwaige Meldungen unterdrückt und alle Zahlscheine, die nicht gedruckt werden können, ausgelassen. Folgerichtig wird bei diesen das Kennzeichen Zahlungsart erstellt nicht gesetzt. |
Tipps und Hintergrundinformationen
Unterschiedliche Formulare bzw. Texte
Immer wieder tritt die Anforderung auf, dass kundenspezifisch oder honorarnotenspezifisch unterschiedliche Zahlscheinformulare bzw. Zahlungsarttexte benötigt werden. Ist es nicht möglich, hier mit Textfeldern zu arbeiten, ist es am sinnvollsten, über die Anlage einer weiteren Zahlungsart den Sonderfall abzudecken und dieser neuen Zahlungsart den geänderten Text bzw. die abgeänderte Zahlscheinkopie zu hinterlegen.
Beispiel
 | Für bestimmte Kunden soll das Zahlscheinformular mit QR-Code ausgedruckt werden, für anderen Kunden ohne QR-Code. Auch der Zahlungsarttext soll entsprechend angepasst sein. |
Bankauszugsverbuchung und Verwendungszwecke
In Bezug auf die Bankauszugsverbuchung beachten Sie bitte die Dokumentationen Bankauszugsverbuchung und Verwendungszwecke.
