Kontaktperson
Beschreibung:
Eine Kontaktperson kann mehreren Kunden zugeordnet werden.
Ein Systembetreuer betreut zum Beispiel zehn Kunden des Steuerberaters. Oder ein Rechtsanwalt (diverse Person) betreut fünf verschiedene Kunden.
Hier wird festgehalten, welche Rolle die Kontaktperson spielt (Systembetreuer, Rechtsanwalt, ...).
Eine Kontaktperson kann aber bei einem Kunden mehrmals zugeordnet werden (einmal als Systembetreuer und einmal als Administrator).
Eine Kontaktperson kann mehreren Kunden zugeordnet werden.
Ein Systembetreuer betreut zum Beispiel zehn Kunden des Steuerberaters. Oder ein Rechtsanwalt (diverse Person) betreut fünf verschiedene Kunden.
Hier wird festgehalten, welche Rolle die Kontaktperson spielt (Systembetreuer, Rechtsanwalt, ...).
Eine Kontaktperson kann aber bei einem Kunden mehrmals zugeordnet werden (einmal als Systembetreuer und einmal als Administrator).
Hier kann speziell für diese Kontaktzuordnung eine E-Mail-Adresse aus den vorhandenen E-Mail-Adressen der Kontaktperson zugeordnet werden.
Für den Fall, dass eine Kontaktperson mehrere Mailadressen besitzt bzw. bei mehreren Kunden zugeordnet ist, kann damit für jede individuelle Kontaktzuordnung eine bestimmte Mail-Adresse definiert werden.
Beispiele:
Eine Kontaktperson wurde zu verschiedenen Kunden zugeordnet und hat je Zuordnung unterschiedliche E-Mail-Adressen.
Eine Kontaktperson wurde aufgrund verschiedener Rollen mehrmals zu einem Kunden zugeordnet und hat je Zuordnung unterschiedliche E-Mail-Adressen.
In der Liste der Kontaktpersonen wird eine solche Zuordnung mit einem Häkchen dargestellt.
Relevanz des Feldes im Standardbrief:
Im Standardbrief wird diese E-Mail-Adresse der Haupt-E-Mailadresse auf der Kontaktperson vorgezogen.
Im Standardbrief wird diese E-Mail-Adresse der Haupt-E-Mailadresse auf der Kontaktperson vorgezogen.
Standardbrief-Adresse PKZ_INPUT_ADRESSTYPE
Hier können Sie festlegen, welche Adresse für den Standardbrief herangezogen werden soll.
| Standard | Dabei überlagert die Adresse der Kontaktperson die Adresse des Kunden, etc., bei dem sie zugeordnet ist. |
| Adresse der Zugehörigkeit | Egal ob bei der Kontaktperson eine Adresse hinterlegt ist oder nicht, es wird auf jeden Fall die Adresse des Kunden, etc., bei dem sie zugeordnet ist, herangezogen. Das ist meist die beste Lösung für Kunden (Einzelfirmen, Gesellschafter, etc.), die bei anderen Kunden als Kontakt zugeordnet sind! Beispiel: Der Kunde A, zugeordnet beim Kunden X, bekommt dann die Schreiben an die Adresse der Zugehörigkeit, also an die des Kunden X. |
| Adresse der Hauptzuordnung | Jeder Kontakt hat einen Kunden, etc., bei dem er hauptzugeordnet ist. Egal bei welchen anderen Kunden die Kontaktperson noch zugeordnet ist, es wird immer die Adresse der Hauptzuordnung herangezogen. |
Im Zusammenhang mit diesem Feld kann auch das Feld Zustellanweisung relevant sein. Bei der Ausprägung "Adresse der Hauptzuordnung" ist es beispielsweise naheliegend, dass eine c/o-Zustellanweisung gewählt wird. Details lesen Sie in der Hilfe zum besagten Feld.
Durchwahl PKZ_INPUT_KLAPPE
Durchwahl der Kontaktzuordnung. Diese wird beispielsweise im Telefonprotokoll mit der Hauptnummer der Zugehörigkeit (z. B. Kunde) zusammengesetzt um eine vollständige Nummer zu erhalten, diese aber nicht auf allen relevanten Personen warten zu müssen.
Durchwahl der Kontaktzuordnung. Diese wird beispielsweise im Telefonprotokoll mit der Hauptnummer der Zugehörigkeit (z. B. Kunde) zusammengesetzt um eine vollständige Nummer zu erhalten, diese aber nicht auf allen relevanten Personen warten zu müssen.
Kontakt E-Mail-Adresse PKZ_INPUT_KONTAKTEMAIL
Hinterlegen Sie hier im Rahmen der Kontaktzuordnung eine E-Mail-Adresse aus den vorhandenen E-Mail-Adressen der Kontaktperson.
Für den Fall, dass eine Kontaktperson mehrere Mailadressen besitzt bzw. bei mehreren Kunden zugeordnet ist, kann damit für jede individuelle Kontaktzuordnung eine bestimmte Mail-Adresse definiert werden.
Beispiele:
Eine Kontaktperson wurde zu verschiedenen Kunden zugeordnet und hat je Zuordnung unterschiedliche E-Mail-Adressen.
Eine Kontaktperson wurde aufgrund verschiedener Rollen mehrmals zu einem Kunden zugeordnet und hat je Zuordnung unterschiedliche E-Mail-Adressen.
In der Liste der Kontaktpersonen wird eine solche Zuordnung mit einem Häkchen dargestellt.
Relevanz des Feldes im Standardbrief:
Im Standardbrief wird diese E-Mail-Adresse der Haupt-E-Mailadresse auf der Kontaktperson vorgezogen.
Im Standardbrief wird diese E-Mail-Adresse der Haupt-E-Mailadresse auf der Kontaktperson vorgezogen.
Kontaktende PKZ_INPUT_KONTAKTENDE
Über das Kontaktende können Kontaktpersonen, zu denen kein Kontakt mehr besteht, entsprechend gekennzeichnet und ausgeschieden werden. Dies ist auch die von BMD empfohlene Vorgehensweise, anstatt die Kontaktperson bzw. Kontaktzuordnung zu löschen.
- Wenn auf allen Kontaktzuordnungen einer Kontaktperson ein Kontaktende in der Vergangenheit eingegeben wird, wird automatisch auch das Feld "Aktiv" deaktiviert.
- Wenn auf einer Kontaktzuordnung ein aktuelles oder zukünftiges Kontaktende eingegeben wird, wird das Feld "Aktiv" nicht automatisch deaktiviert und die Kontaktperson bleibt aktiv.
- Wenn das Kontaktende auf einer Kontaktzuordnung wieder entfernt wird, wird die Person wieder aktiviert.
Hinweis
 | Das Kontaktende bezieht sich auf die Kontaktzuordnung, das Aktiv-Kennzeichen bezieht sich auf die Kontaktperson als Ganzes. Da eine Kontaktperson mehrere Kontaktzuordnungen haben kann, wird der Status im Feld "Kontaktende" immer auf allen Zuordnungen geprüft, bevor der Aktiv-Status einer Kontaktperson automatisch geändert wird. Beachten Sie, dass in der Liste der Kontaktpersonen ein Aktiv-Status nur für Personen der Personenart KO vergeben werden kann - also wenn es sich um "echte" Kontaktpersonen handelt. Beispiel: Wenn Sie einen Kunden als Kontakt zuordnen, wird dieser NICHT dadurch inaktiv, dass Sie ein Kontaktende auf der Kontaktzuordnung eingeben. Bei solchen Kontaktzuordnungen von anderen Personenarten ist auch das Feld "Aktiv" in der Liste der Kontaktpersonen gesperrt. |
Für Kontaktzuordnungen kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Kontaktende erreicht ist. So kann auch ein Kontaktende in der Zukunft eingegeben werden, und die Kontaktperson wird automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Eine Kontaktperson wird durch den Stapel auf "inaktiv" gestellt, wenn:
- das Kontaktende auf allen Zuordnungen erreicht bzw. überschritten wurde.
- es sich um eine "echte" Kontaktperson handelt (Personenart "KO"). Andere Personenarten, welche ev. als Kontakt zugeordnet sind und ein Kontaktende eingetragen haben, werden nicht auf "inaktiv" gestellt.
Stapel
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Kontaktperson bei Kontaktende deaktivieren. |
In der Liste der Kontaktpersonen können Sie über das Menü "Ansicht" zwischen aktiven und ausgeschiedenen Kontaktpersonen umschalten.
Das Kontaktende steht ebenfalls im Zusammenhang mit dem Feld "Hauptzuordnung". Wird auf einer Hauptzuordnung ein vergangenes Kontaktende eingegeben, wird das Kennzeichen "Hauptzuordnung" automatisch entfernt.
Beim Ausscheiden eines Kunden/Lieferanten über das Fenster Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten kann das Feld bei allen Kontaktzuordnungen automatisch mit dem Austrittsdatum befüllt werden.
Relevanz des Feldes im Standardbrief:
Für Kontaktpersonen mit Kontaktende wird im Standardbrief kein Brief mehr erzeugt, auch wenn diese in der Adressatenliste enthalten sind.
Personenkennzeichen PKZ_INPUT_PERSONENKZ
Hinterlegen Sie hier, in welcher Rolle/Funktion die Kontaktperson bei der Zugehörigkeit tätig ist. Dazu haben Sie hier Zugriff auf die Liste der Personenkennzeichen, die Sie beliebig erweitern können, um die nötigen Rollen abzubilden.
Hinterlegen Sie hier, in welcher Rolle/Funktion die Kontaktperson bei der Zugehörigkeit tätig ist. Dazu haben Sie hier Zugriff auf die Liste der Personenkennzeichen, die Sie beliebig erweitern können, um die nötigen Rollen abzubilden.
Kontakt PKZ_INPUT_PERSONENNR
Existiert die Person, die Sie als Kontaktperson zuordnen möchten, bereits im System?
Existiert die Person, die Sie als Kontaktperson zuordnen möchten, bereits im System?
Suchen Sie in diesem Feld in allen Personen und übernehmen die Person gegebenenfalls. Vermeiden Sie so redundante Personenführungen.
Zustellanweisung PKZ_INPUT_ZUSTELLANWEISUNG
Wie soll in Korrespondenzen an die Kontaktperson im betreffenden Kontaktzuordnungskontext adressiert werden. (z.H., c/o,..).
Details lesen Sie unter Zustellanweisungen.
Hauptzuordnung PKZ_ISTHAUPTKONTAKT
Zeigt an, ob es sich bei dieser Kontaktzuordnung um eine Hauptzuordnung handelt.
Zeigt an, ob es sich bei dieser Kontaktzuordnung um eine Hauptzuordnung handelt.
Das Feld wird benötigt, wenn eine Kontaktperson mehrere Zugehörigkeiten hat, um die wichtigste Zuordnung zu kennzeichnen. Jede Kontaktperson kann immer nur je eine Hauptzuordnung zu einer Person und einer Institution haben.
Hinweis
|
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Durchwahl PKZ_KLAPPE
Durchwahl DIESER Kontaktzuordnung. Die Durchwahl wird beispielsweise im Telefonprotokoll mit der Hauptnummer der Zugehörigkeit (z. B. Kunde) zusammengesetzt, um eine vollständige Nummer zu erhalten. Sie müssen somit nicht die komplette Telefonnummer auf allen Kontaktpersonen warten.
Durchwahl DIESER Kontaktzuordnung. Die Durchwahl wird beispielsweise im Telefonprotokoll mit der Hauptnummer der Zugehörigkeit (z. B. Kunde) zusammengesetzt, um eine vollständige Nummer zu erhalten. Sie müssen somit nicht die komplette Telefonnummer auf allen Kontaktpersonen warten.
Über das Kontaktende können Kontaktpersonen, zu denen kein Kontakt mehr besteht, entsprechend gekennzeichnet und ausgeschieden werden. Dies ist auch die von BMD empfohlene Vorgehensweise, anstatt die Kontaktperson bzw. Kontaktzuordnung zu löschen.
- Wenn auf allen Kontaktzuordnungen einer Kontaktperson ein Kontaktende in der Vergangenheit eingegeben wird, wird automatisch auch das Feld "Aktiv" deaktiviert.
- Wenn auf einer Kontaktzuordnung ein aktuelles oder zukünftiges Kontaktende eingegeben wird, wird das Feld "Aktiv" nicht automatisch deaktiviert und die Kontaktperson bleibt aktiv.
- Wenn das Kontaktende auf einer Kontaktzuordnung wieder entfernt wird, wird die Person wieder aktiviert.
Für Kontaktpersonen kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Kontaktende erreicht ist. So kann auch ein Kontaktende in der Zukunft eingegeben werden, und die Kontaktperson wird automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Eine Kontaktperson wird durch den Stapel auf "inaktiv" gestellt, wenn:
- das Kontaktende auf allen Zuordnungen erreicht bzw. überschritten wurde.
- es sich um eine "echte" Kontaktperson handelt (Personenart "KO"). Andere Personenarten, welche ev. als Kontakt zugeordnet sind und ein Kontaktende eingetragen haben, werden nicht auf "inaktiv" gestellt.
Stapel
| Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Kontaktperson bei Kontaktende deaktivieren. |
Hinweis
| Das Kontaktende bezieht sich auf die Kontaktzuordnung, das Aktiv-Kennzeichen bezieht sich auf die Kontaktperson als Ganzes. Da eine Kontaktperson mehrere Kontaktzuordnungen haben kann, wird der Status im Feld "Kontaktende" immer auf allen Zuordnungen geprüft, bevor der Aktiv-Status einer Kontaktperson automatisch geändert wird. Beachten Sie, dass in der Liste der Kontaktpersonen ein Aktiv-Status nur für Personen der Personenart KO vergeben werden kann - also wenn es sich um "echte" Kontaktpersonen handelt. Beispiel: Wenn Sie einen Kunden als Kontakt zuordnen, wird dieser NICHT dadurch inaktiv, dass Sie ein Kontaktende auf der Kontaktzuordnung eingeben. Bei solchen Kontaktzuordnungen von anderen Personenarten ist auch das Feld "Aktiv" in der Liste der Kontaktpersonen gesperrt. |
In der Liste der Kontaktpersonen können Sie über das Menü "Ansicht" zwischen aktiven und ausgeschiedenen Kontaktpersonen umschalten.
Das Kontaktende bezieht sich ebenfalls auf das Feld "Hauptzuordnung". Wird auf einer Hauptzuordnung ein vergangenes Kontaktende eingegeben, wird das Kennzeichen "Hauptzuordnung" automatisch entfernt.
Beim Ausscheiden eines Kunden/Lieferanten über das Fenster Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten kann das Feld bei allen Kontaktzuordnungen automatisch mit dem Austrittsdatum befüllt werden.
Relevanz des Feldes im Standardbrief:
Im Standardbrief wird für für Kontaktpersonen mit Kontaktende kein Brief mehr erzeugt, auch wenn diese in der Adressatenliste enthalten sind.
Personen-ID PKZ_KONTAKT_PERSONENID
"Setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KL1999201001"
"Setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KL1999201001"
Personen-ID PKZ_PERSONENID
"Setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KL1999201001"
"Setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und PersonenNr: KL1999201001"
Personenkennzeichen PKZ_PERSONKZNR
Hinterlegen Sie hier, in welcher Rolle/Funktion die Kontaktperson bei der Zugehörigkeit tätig ist. Dazu haben Sie hier Zugriff auf die Liste der Personenkennzeichen, die Sie beliebig erweitern können, um die nötigen Rollen abzubilden.
Standardbrief-Adresse PKZ_STDBRF_ADRESSTYPE
Hier können Sie festlegen, welche Adresse für den Standardbrief herangezogen werden soll.
Hier können Sie festlegen, welche Adresse für den Standardbrief herangezogen werden soll.
| Standard | Dabei überlagert die Adresse der Kontaktperson die Adresse des Kunden, etc., bei dem sie zugeordnet ist. |
| Adresse der Zugehörigkeit | Egal ob bei der Kontaktperson eine Adresse hinterlegt ist oder nicht, es wird auf jeden Fall die Adresse des Kunden, etc., bei dem sie zugeordnet ist, herangezogen. Das ist meist die beste Lösung für Kunden (Einzelfirmen, Gesellschafter, etc.), die bei anderen Kunden als Kontakt zugeordnet sind! Beispiel: Der Kunde A, zugeordnet beim Kunden X, bekommt dann die Schreiben an die Adresse der Zugehörigkeit, also an die des Kunden X. |
| Adresse der Hauptzuordnung | Jeder Kontakt hat einen Kunden, etc., bei dem er hauptzugeordnet ist. Egal bei welchen anderen Kunden die Kontaktperson noch zugeordnet ist, es wird immer die Adresse der Hauptzuordnung herangezogen. |
Im Zusammenhang mit diesem Feld kann auch das Feld Zustellanweisung relevant sein. Bei der Ausprägung "Adresse der Hauptzuordnung" ist es beispielsweise naheliegend, dass eine c/o-Zustellanweisung gewählt wird. Details lesen Sie in der Hilfe zum besagten Feld.
Zustellanweisung PKZ_ZUSTELLANWEISUNG
Wie soll in Korrespondenzen an die Kontaktperson im betreffenden Kontaktzuordnungskontext adressiert werden? (z.H., c/o,..).
Wie soll in Korrespondenzen an die Kontaktperson im betreffenden Kontaktzuordnungskontext adressiert werden? (z.H., c/o,..).
Wählen Sie zwischen folgenden Ausprägungen:
- zu Handen
- c/o
- Nur namentlich (ohne "zu Handen")
- c/o Umkehrung
Die hier hinterlegte Zustellanweisung wird als Vorschlagswert an die Adressatenliste im Standardbrief übergeben, wenn Sie dort einen Adressaten mit der entsprechenden Kontaktperson einfügen. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit, die Zustellanweisung im gleichnamigen Feld direkt in der Adressatenliste manuell abzuändern, wenn Sie im Einzelfall eine abweichende Zustellanweisung verwenden möchten.
Eine Änderung der Zustellanweisung in der Adressatenliste gilt nur für den einen Fall und wird nicht in die Kontaktzuordnung zurückgeschrieben. Details zur Verwendung von Zustellanweisungen lesen Sie in der Dokumentation BMD-Adressmakros für den Standardbrief unter dem Punkt "Zustellanweisungen für Kontaktpersonen".