Sollten größere Aktualisierungen aufgrund wichtiger gesetzlicher Änderungen nötig sein, werden auch Gesundheitskassen, Sozialversicherungen, Gewerkschaften, Feiertage u. a. beim Update auf eine neue Version automatisch eingespielt. Über alle Aktualisierungen informieren wir Sie in den Updatehinweisen.

Sollte in der Zwischenzeit ein Update auf die aktuellsten Daten gewünscht werden, so kann dies manuell ausgelöst werden:
Öffnen Sie Stammdaten → Import und Export → Import. Wählen Sie in diesem Fenster nach Auswahl des Landes, dessen Daten importiert werden sollen, links "Importe Standards" aus und haken Sie hier die gewünschten Bereiche an. Mit Klick auf "OK" werden diese Daten schnell aktualisiert.

Seitenanfang

2. Warum können Standarddaten wie z. B. Institutionen nicht bearbeitet werden?

Standardmäßig ist eine Bearbeitung von beispielsweise Institutionen oder Orten für bestimmte Länder nicht vorgesehen, da diese Standarddaten regelmäßig von BMD ausgeliefert werden. Bitte importieren Sie immer die aktuellsten Daten, bevor Sie eine manuelle Bearbeitung vornehmen, da wir die gewünschten Daten wahrscheinlich schon in der aktuellsten Importdatei ausliefern! Dieser Import wird mit wenigen Mausklicks angestoßen - die Vorgehensweise finden Sie in der FAQ Die Daten der Institutionen (Banken, Gerichte, Gemeinden …) sind nicht korrekt. Wie/Wann werden diese Standarddaten upgedatet?.

Ist eine manuelle Bearbeitung dennoch notwendig, aber nicht möglich, so prüfen Sie folgende Punkte:

1. Prüfen Sie Ihre grundlegenden NTCS Berechtigungen (unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen): Ist laut Berechtigungen für diesen User eine Bearbeitung erlaubt?

Haben Sie die geforderten Berechtigungen für Ihren User und eine Bearbeitung ist dennoch nicht möglich, so prüfen Sie folgende Einstellung:

2. Für eine Bearbeitung muss der jeweilige Parameter für die entsprechende Datenart unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → BMD Standards umgestellt werden.

Detailerklärungen zu den einzelnen Ausprägungen finden Sie in der Hilfe zum Parameter unten im Parameterfenster.

3. Falls die Bearbeitung der Orte noch immer nicht möglich ist, so kann hier eine Einstellung am Länderstamm der Grund sein. Prüfen Sie unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Länder beim jeweiligen Land das Feld "Manuelle Neuanlage Orte". Ist dies auf "Nein" gesetzt, können Orte nicht manuell angelegt oder importiert werden.

Seitenanfang

3. Postleitzahlen - Orte - Ortschaften

3.1. Was ist zu tun, wenn Länderdaten (ISO-Code, PLZ-System, internat. Vorwahl etc.) nicht korrekt sind?

Unter Stammdaten → Import und Export → Import → "Importe Standards" muss ein Import angestoßen werden, wodurch die aktuellsten Daten ins System importiert werden. Haken Sie dort "Länder" an und starten Sie den Import.

Prüfen Sie danach, ob die gewünschten Länderdaten nun in der NTCS verfügbar sind. Die Daten werden regelmäßig aktualisiert und sind jederzeit zum Import bereit (werden aber nicht alle automatisch importiert!). Jedoch erhalten auch wir nicht von allen Änderungen sofort Kenntnis! Sollte die Unstimmigkeit weiterhin bestehen, bitten wir Sie, die korrekten Daten mit einer offiziellen Quellenangabe an crm@bmd.at zu senden.

Hinweis

Ob ein Land eine PLZ hat oder nicht, was diese bedeutet und wo sie bei der Adressierung platziert werden muss, finden Sie hier (mit Beispielen):
http://www.upu.int/en/activities/addressing/postal-addressing-systems-in-member-countries.html

Zu welchem Land welcher ISO-Code gehört, finden Sie bei der ISO-Organisation:
https://www.iso.org/obp/ui/#search

Seitenanfang

3.2. Wie kann ich die Länderbezeichnungen auf eine andere Sprache umstellen (z. B. NTCS Standort Great Britain und Länderbezeichnungen sollen englisch sein)?

BMD liefert Ländertabellen in folgenden Sprachen aus: DEU, ENG, SVK, CZH und HUN.
Wenn Sie die Länderbezeichnungen in Ihrer NTCS Umgebung Ihrem Betriebsland/Ihrer Betriebssprache anpassen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

Unter Stammdaten → Import und Export → Import muss ein Import angestoßen werden, wodurch die aktuellsten Daten ins System importiert werden.

Benötigen Sie Daten für ein anderes Land als Österreich, wählen Sie bitte unter "1 Einstellungen" das Land aus. Importiert man die Länderliste für ein anderes Land als Österreich, so ist der Inhalt grundsätzlich gleich, nur die Ländernamen sind in der jeweiligen Sprache, z. B. Großbritannien - englisch. Diese sind auch für SVK, CZH, HUN verfügbar.

Der anderssprachige Ländername wird nun in der Kundenmaske hinter dem Feld angezeigt und auf allen Ausdrucken, z. B. im Standardbrief, angedruckt (außer bei Adressen innerhalb des Betriebslandes).

Hinweis

Dies hat keinen Zusammenhang mit der Sprachversion, die in den TOOLS Parametern einzustellen ist.

Seitenanfang

3.3. Was ist zu tun, wenn eine Postleitzahl, ein Ort bzw. eine Ortschaft in den NTCS Stammdaten fehlt?

Importieren Sie bitte zuerst die Orte, damit Ihre NTCS auf dem neuesten Stand ist. Ein Import ist möglich unter Stammdaten → Import und Export → Import → Importe Standards. Haken Sie dort "Orte" an und starten Sie den Import. Benötigen Sie Orte für ein anderes Land, wählen Sie bitte vorher unter "Einstellungen" das Land aus. BMD stellt Orte für folgende Länder zur Verfügung: Österreich, Deutschland, Schweiz, Liechtenstein, Slowenien, Slowakei, Tschechien, Ungarn, Kroatien und Italien. Prüfen Sie danach, ob die gewünschte Postleitzahl nun in der NTCS verfügbar ist.
Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie unter den von der österreichischen Post im Postlexikon bereitgestellten Informationen zu den PLZ in Österreich prüfen, ob die PLZ aktuell existiert.
Das Postlexikon finden Sie unter https://www.post.at/g/c/postlexikon, es enthält folgende Listen:
- PLZ-Verzeichnis: Liste aller PLZ, enthält auch die Postfach-PLZ
- PLZ-Bestimmungsort: Liste aller Orte mit Ortschaften und PLZ

Diese Listen werden monatlich aktualisiert.

Für die Suche nach deutschen Postleitzahlen können Sie die PLZ-Suche der Deutschen Post verwenden: https://www.postdirekt.de/plzserver/

Finden Sie die gewünschte PLZ bei der Post, aber nicht in der NTCS, handelt es sich um eine Neuerung, die von BMD noch nicht ausgeliefert worden ist. Sollte die PLZ weder bei der Post noch in der NTCS verfügbar sein, haben Sie die Möglichkeit, die Postleitzahl in Ihren Daten manuell anzulegen. Das gilt auch für alle Länder, für die wir keine Orte ausliefern.

Einen neuen Ort können Sie unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Orte mit "Neu (F5)" anlegen. Achten Sie bitte darauf, vorher das Land auszuwählen.

Von BMD ausgelieferte und von Ihnen veränderte Orte werden beim nächsten Import dieser Daten wieder mit BMD Inhalten überschrieben. Orte, die Sie selber neu anlegen, sind davon nicht betroffen. Die Einstellung des zugehörigen Parameters unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → BMD Standards → Orte verhindert möglicherweise eine Neuanlage oder Bearbeitung, in diesem Fall fragen Sie Ihren NTCS Verantwortlichen bzw. Administrator.

Orte

Einstellung, ob die Wartung der Daten durch BMD erfolgen soll.

1 - Beim Update werden BMD Standards automatisch eingespielt, wenn BMD dies mit einer bestimmten Version für erforderlich hält. In einem solchen Fall ergeht jedoch mit dem Update eine Information an die Kunden. Das bedeutet, dass Sie in den Updatehinweisen darauf hingewiesen werden, dass neue BMD Standards ausgeliefert wurden. Eine manuelle Änderung ist NICHT möglich.

2 - Beim Update werden BMD Standards automatisch eingespielt, wenn BMD dies mit einer bestimmten Version für erforderlich hält. In einem solchen Fall ergeht jedoch mit dem Update eine Information an Sie. Das bedeutet, dass Sie in den Updatehinweisen darauf hingewiesen werden, dass neue BMD Standards ausgeliefert wurden. Eine manuelle Änderung ist möglich.
Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn beispielsweise eine Adressänderung eines Finanzamts oder einer Bank erfolgt, aber deswegen nicht sofort ein neues Update eingespielt werden soll.

Ausnahme: Die Datenänderung ist aufgrund öffentlich-rechtlicher Aspekte von einer derart strukturellen Natur, dass kein Kunde ohne sie auskommt bzw. dadurch ein weiterer korrekter Programmablauf gewährleistet wird.

4 - Ist der Parameter auf diesen Wert gesetzt, werden - wie bei der Ausprägung 3 - beim Update keine BMD Standardorte automatisch importiert. Zusätzlich gilt bei dieser Ausprägung folgendes Verhalten für den Import per "Personen importieren", PR01-Import und Import von Dienstnehmern, bei Ländern, für welche BMD einen Ortestandard ausliefert: Wird der Ortsname zu einer importierten Postleitzahl nicht in der NTCS Ortetabelle gefunden, wird nicht der Hauptort verwendet, sondern der Ort wird neu angelegt. Bei allen anderen Ausprägungen wird der Hauptort ermittelt. Die so neu entstandenen Orte werden mit einer PLZ-Unternummer >=600 angelegt, damit es keine Überschneidungen mit den PLZ-Unternummern des BMD Standard geben kann.

BMD empfiehlt diese Ausprägung nicht, da hier keinerlei programmgesteuerte Regeln für eine sauber geführte Orteliste bestehen!

Alle diese Daten werden von uns regelmäßig und bei aktuellem Bedarf (z. B. bei Gemeindeumstellungen) gewartet und an Sie ausgeliefert. Sollten Sie dennoch über eine aktuelle Information zu einer neuen Postleitzahl, einer PLZ-Änderung oder der Änderung von Orts- oder Gemeindenamen verfügen, so würden wir uns freuen, wenn Sie uns solche Informationen mit einer zuverlässigen Quellenangabe an crm@bmd.at weiterleiten.

Gleiches gilt auch für Informationen zu allen Institutionen wie Gemeinden, Gesundheitskassen, Banken, Finanzämtern, Gerichten oder Betrieblichen Vorsorgekassen.

Seitenanfang

3.4. Wie finde ich eine Ortschaft in den NTCS Stammdaten oder warum gibt es kein Christkindl?

Beispiel

Sie haben einen neuen Kunden Franz Atschreiter und dieser gibt Ihnen seine Adresse an mit: 4400 Christkindl, Angerholz 13
Sie wollen diese Adresse in der Kundenmaske erfassen, finden den Ort "Christkindl" aber nicht.

Suche nach Namen: Hier gibt es keine Treffer.

Suche nach PLZ: Hier bekommen Sie über die Schnellsuche 4 Orte zur Auswahl, die offenbar auch nicht passen.

Nach Bestätigung mit ENTER öffnet sich in beiden Fällen die Orteliste zur genaueren Auswahl.

Ursache: Bei "Christkindl" handelt es sich um eine Ortschaft, nicht um einen Ort.

Empfehlung, um die gewünschte Ortschaft zu suchen und zu finden:

Blenden Sie sich in der Orteliste über die Feldauswahl (am besten dauerhaft) zusätzlich die Spalte "Ortschaft" (und "PLZ-UNr") ein.
Suchen Sie im Feld "Ortschaft" oder im Feld "Matchcode" nach z. B. "%Christki".
Der gesuchte Ort - hier "Garsten" mit der Ortschaft "Christkindl" wird nun aufgelistet und kann mit "Übernehmen" in die Adresse übernommen werden.
Alternativ können Sie in der Orteliste auch nach PLZ 4400 suchen und den passenden Ort mit der gewünschten Ortschaft manuell aus der Treffer-Liste auswählen.

Ergebnis:

Den Namen der Ortschaft oder die PLZ-UNr können Sie an dieser Stelle nicht sehen. Diese können nur über eine (kostenpflichtige) Datenverknüpfung eingeblendet werden.

Die Speicherung der Adresse erfolgt jedoch im Hintergrund sowohl mit der PLZ als auch mit der PLZ-UNr, wodurch immer sichergestellt ist, dass die so ausgewählte Ortschaft auch wirklich am Kunden hinterlegt ist. Wenn Sie die Ortschaft in den BMD Adressmakros mit andrucken möchten, können Sie dies über das Feld "Ortschaft drucken" bei den Personen auf der Adresse einstellen. Der Andruck der Ortschaft im Briefkopf erfolgt dann zusätzlich zur Ortsangabe.

Briefkopf mit Adressmakro:

Was kann ich tun, wenn ich die Ortschaft "Christkindl" gern als Ort in der NTCS zur Auswahl hätte?
Nur in Einzelfällen benötigt man tatsächlich einen bestimmten Wortlaut für eine Adresse, z. B. weil die Adresse auf der Bilanz mit der im Firmenbuch hinterlegten Adresse 1:1 übereinstimmen muss. Es steht natürlich jedem Anwender frei, sich zusätzliche Orte anzulegen und diese dann auch selbst zu warten. Wenn Sie dafür Unterstützung benötigen, melden Sie sich bitte beim CRM Support. Beachten Sie jedoch, dass es mit solchen Adressen zu Problemen mit der zeitgerechten Zustellung kommen kann, denn die österreichische Post verarbeitet Briefe digital: "Korrektes und maschinenlesbares Adressieren beschleunigt die Zustellung."

Weitergehende Informationen:

Hier finden Sie die Adressiervorgaben der österreichischen Post: Adressieren - PostAG (https://www.post.at/p/c/adressieren)
Siehe auch im unter: 3.3. Was ist zu tun, wenn eine Postleitzahl, ein Ort bzw. eine Ortschaft in den NTCS Stammdaten fehlt?

Hintergrund: Warum gibt es aber in der NTCS keinen Ort mit dem Namen "Christkindl"?

BMD richtet sich nach den von der österreichischen Post bereitgestellten Daten.
Landläufig spricht man von der Ortschaft als eigenem Lebensmittelpunkt und verwendet diese Ortschaft auch als Angabe für die eigene Adresse. Die Ortschaft kennzeichnet jedoch nicht die korrekte Adresse für die Post, sondern stellt eine Zusatzinformation zum Bestimmungsort (= Ortsname) dar. Dies spiegelt sich in den PLZ-Zustellbereichen der österreichischen Post wieder.
Gemeinden werden vermehrt zusammengelegt oder wünschen für ihre zugehörigen Orte und Ortschaften einheitliche PLZ und Namen. So kommt es, dass es zu einem Ortsnamen immer häufiger sehr viele Ortschaften dahinter gibt. Für viele Menschen bleibt jedoch - verständlicherweise - nach einer solchen postalischen Vereinheitlichung ihre Ortschaft im Sprachgebrauch weiter ihr Ort. Die korrekte Adressierung muss aber immer mit dem Ortsnamen erfolgen und nur in Ausnahmefällen zusätzlich mit dem Ortschaftsnamen. Dazu gibt es bei den Personen (bei der Adresse) in der NTCS ein Feld "Ortschaft drucken", mit dem sich das einstellen lässt. Hiermit ist es möglich, die Ortschaft zusätzlich zur Ortsangabe bei Verwendung der Standardbrief-Adressmakros anzudrucken.
Die PLZ-Zustellbereiche sind auch nicht immer identisch mit den kommunalen Verwaltungseinheiten auf Gemeindeebene. Wir können in der NTCS leider nicht alles berücksichtigen. Es ist nicht immer leicht zu verstehen, aber BMD kann hier nur die offizielle postalische Sicht ausliefern. Es steht Ihnen aber frei, sich zusätzliche Orte anzulegen oder auch die Erstellung und Wartung der Orte komplett selbst zu übernehmen (Letzteres wird allerdings nicht empfohlen).

3.5. Wie werden Orte/PLZ für Länder ohne Postleitzahlen angelegt?

Für Länder ohne Postleitzahlen (zum Beispiel Vereinigte Arabische Emirate) sollten Sie folgende Maßnahmen treffen:

In der Ländertabelle (Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Länder) müssen Sie für Länder ohne Postleitzahl das Feld "Postleitzahl-System" auf "Land hat keine Postleitzahlen" setzen, sofern dies nicht schon voreingestellt ist. In der Folge wird im Standardbrief im Feld "PLZ, Ort" die Kombination von PLZ und Ort immer in der richtigen Reihenfolge gedruckt.

Erfassen Sie die Orte einfach mit einer fortlaufenden Nummer im Feld "PLZ".

Bitte beachten Sie die Hilfe zum Fenster unter Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Orte.

Seitenanfang

3.6. Warum können für manche Länder keine Orte angelegt oder bearbeitet werden?

Neben generellen Berechtigungseinstellungen (Funktionsberechtigungen) kann die Neuanlage bzw. das Bearbeiten von Orten durch folgende Einstellungen unterbunden sein:

Parameter für Standarddatenwartung: Als CRM-Standarddaten werden allgemein gültige Stammdaten verstanden (z. B. Banken, Orte, Finanzämter ...), die von BMD ausgeliefert und gewartet werden. Standarddaten werden von den verschiedensten NTCS Programmpaketen verwendet. Über Parameter kann eingestellt werden, ob diese Standarddaten durch den User manuell verändert werden dürfen. Öffnen Sie im Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → BMD Standards.

Ist der Parameter "Orte" auf Ausprägung "1 - Automatisch aktualisieren ohne Änderungsmöglichkeit" eingestellt, können die Orte aller Länder, für die BMD Standarddaten ausliefert (z. B. Österreich, Deutschland etc.), nicht manuell geändert werden. Auch Neuanlagen sind dann nicht möglich. Für Länder, deren Orte BMD nicht mit den Standards ausliefert, können Orte auch bei dieser Einstellung weiterhin manuell bearbeitet und angelegt werden.
Einstellung am Länderstamm: Über den Länderstamm kann eingestellt werden, dass für ein Land keine manuelle Neuanlage von Orten möglich ist. Öffnen Sie im Paket CRM → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Adressendetails → Länder. Öffnen Sie das jeweilige Land mit "F6 - Bearbeiten".

Folgendes Feld steuert, ob die Anlage von Orten unter diesem Land möglich ist:

Seitenanfang

3.7. Wie werden Länder mit einem speziellen/teilweisen PLZ-System in der NTCS gehandhabt?

Ist es in einem Land unüblich, Postleitzahlen zu verwenden, aber für eine bestimmte Stadt bzw. Region in diesem Land wird eine PLZ verwendet, so kann im System nicht nach einzelnen Regionen des Landes differenziert werden.

Das Land kann somit ohne PLZ eingestellt werden und bei Orten mit PLZ wird die PLZ als Teil der Ortsbezeichnung eingegeben

Um die aktuellsten Daten vorliegen zu haben, muss der Import manuell angestoßen werden, da mehrmals pro Jahr Aktualisierungen vorgenommen werden.

Achtung!

Man kann das Feld "PLZ-System" selbst umstellen auf "2 - keine PLZ", aber beim Import der Länder würde dieser Wert wieder überschrieben werden.

Seitenanfang

3.8. Wie sind Bundesländer, Regionen und Orte miteinander verknüpft?

Bei den von BMD ausgelieferten Orten gibt es eine Verknüpfung zum jeweiligen Bundesland, sofern die Bundesländer des Landes von BMD ausgeliefert werden. Bundesländer werden im Moment zu OES, DEU, SCH, HUN und ITA ausgeliefert.
Sollten Orte selbst (manuell oder durch einen Import) angelegt werden, so müssen diese auch manuell dem Bundesland zugeordnet werden!

Eine Verknüpfung von Orten und Bundesländern zu Regionen ist im Programm nicht vorgesehen.

(Regionen sind im Moment nur für die Lohnverrechnung in der Reisekostenabrechnung von Bedeutung.)

Wenn zum Land keine Bundesländer in NTCS verfügbar sind und Sie benötigen diese für ein bestimmtes Land, kann BMD gern kostenpflichtig behilflich sein.

Sollten Sie detaillierte Fragen zum Import von Orten oder Regionen haben oder Hilfe dazu benötigen, kann ebenso ein kostenpflichtiger Termin vereinbart werden.

Seitenanfang

3.9. Gibt es eine Möglichkeit, die Bundesländer für verschiedene Länder zu importieren?

Für die Länder, für die BMD generell Daten ausliefert, ist der Import über "Schnittstellen CRM" möglich. Beim Import von Orten werden Bundesländer immer mitaktualisiert.

Diese finden Sie im Paket CRM unter Stammdaten → Import und Export → Import:

Wählen Sie hier das gewünschte Land und unter "Importe Standards" die benötigten Importe:

Mit Klick auf "Ok" wird der Import gestartet.

Seitenanfang

4. Institutionen

4.1. Wie können die aktuellsten Banken/Gerichte/Gemeinden … geladen werden?

Diese Standarddaten werden grundsätzlich regelmäßig automatisch importiert und somit auf den aktuellsten Stand gebracht.

Sollten dennoch Daten fehlen, können jederzeit die derzeit aktuellsten Daten über einen manuellen Import geladen werden.

Öffnen Sie dazu Stammdaten → Import und Export → Import.
Stellen Sie im Punkt "Einstellungen" das Land auf das jeweilige Land, dessen Daten importiert werden sollen.
Aktivieren Sie anschließend im Punkt "Importe Standards" die Banken, Gerichte, Gemeinden … und bestätigen Sie dann mit "Ok".

Seitenanfang

4.2. Warum haben manche Institutionen keine Straße mehr?

Adressierungen

Es sind grundsätzlich zwei verschiedene Adressierungen möglich:

Hausanschrift/Hausadresse, auch Lieferanschrift: PLZ, Ort, Straße und Hausnummer (kein Postfach!)
Postanschrift/Postadresse:
a) Hausanschrift - falls b) und c) nicht vohanden sind
b) Postfach: Postfach-PLZ (ist häufig anders als die normale PLZ), Ort, Postfach (keine Straße!)
c) Großkunden-PLZ: Großkunden besitzen eine eigene PLZ, die sogenannte Großkunden-PLZ. Diese hat weder Straße noch Postfach, z. B. große Banken, Finanzämter oder Gerichte.

In der NTCS lässt sich bei den Institutionen im Unterschied zu Kunden, Lieferanten, Firmen, Mitarbeitern u. a. nur jeweils eine Adresse hinterlegen. Da Sie eher Briefe schreiben und nicht persönlich zu einer Institution gehen, liefern wir seit 2015 bei allen Institutionen (in allen Ländern) als Adresse die Postadresse aus. Wenn eine Institution ein Postfach hat, dann wird die zugehörige Postfach-PLZ ausgeliefert, das Feld "Straße" bleibt dann leer bzw. wird gelöscht.

Beispiele für verschiedene Adressierungen

Institution	Hausanschrift/Lieferanschrift	Postanschrift
Österreichische Nationalbank	Otto-Wagner-Platz 3 1090 Wien	Postfach 61 1011 Wien
Finanzamt Passau mit Außenstellen (Finanzamtsnummer: 9153)	Innstraße 36 94032 Passau	Postfach 1450 94030 Passau
Amtsgericht Frankfurt am Main	Gerichtsstraße 2 60313 Frankfurt am Main	60256 Frankfurt am Main

Wenn Sie bei einer Institution unbedingt auf die Angabe einer Hausanschrift bestehen, können Sie diese Institution entweder als "Diverse Person" anlegen (Empfehlung) oder eine Aktualisierung bestimmter Institutionen durch BMD mittels Parameter verhindern. Dies wird nicht empfohlen, da sich die Parametereinstellung immer auf alle Länder bezieht und weitere Aktualisierungen in der Zukunft bei Ihnen nicht mehr erfolgen.

Rechtlicher Hintergrund zur Postfachangabe
In Deutschland und Österreich existiert immer nur "entweder - oder": Straße oder Postfach. In der Schweiz und in Liechtenstein ist die gleichzeitige Angabe von Straße und Postfach erlaubt bzw. normal. Dort gibt es auch keine von der Bestimmungsort-PLZ verschiedene Postfach-PLZ.

Deutschland
Hat man in DEU ein Postfach, muss man es auch benutzen!

Siehe AGB: https://shop.deutschepost.de/shop/agb/AGB_Deutsche_Post_Shop.pdf

"Teil V. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Deutschen Post AG für die Vermietung von Postfächern (AGB Postfach), unter Punkt 5 Rechte und Pflichten des Hauptnutzers:
2) Der Hauptnutzer sorgt dafür, dass die an ihn gerichteten Sendungen mit der Postfachanschrift versehen sind."

Österreich
In Österreich kann der Kunde "die Abholung der an seine Postfachanschrift gerichteten Sendungen (Postfach Privat oder Postfach Business) sowie der an die Wohn- bzw. Firmenanschrift gerichteten Sendungen (Postfach Privat Plus oder Postfach Business Plus) bei dafür vorgesehenen Stellen mit der Post vereinbaren (ausgenommen sind RSa- und RSb-Briefe)."

Weiterführende Informationen
Universal Postal Union - korrekte Adressierungen für (fast) alle Länder mit Beispielen: http://www.upu.int/en/activities/addressing/postal-addressing-systems-in-member-countries.html

Österreich: https://www.post.at/geschaeftlich-brief-richtig-adressieren.php

Deutschland: https://www.deutschepost.de/de/c/clever-briefe-versenden.html#richtigbeschriften (https://www.deutschepost.de/de/b/briefumschlag-richtig-beschriften.html oder https://www.deutschepost.de/de/b/briefe-ins-ausland/brief-beschriften.html)

Seitenanfang

4.3. Warum liefert BMD keine Bankverbindungen zu den Gemeinden aus?

Bankverbindungen sind sehr sensible Daten. BMD kann nicht sicherstellen, dass diese Bankverbindungen in der NTCS stets aktuell sind. Die Korrektheit dieser Daten liegt allein in Ihrer Verantwortung!

Lösung:
Jeder Kunde hat ein paar wenige Gemeinden in seinem Umfeld und kann sich die nötigen Bankverbindungen für die Kommunalsteuer-Überweisungen dort selbst anlegen und auch warten.

Sollte bei Ihnen zu einer Gemeinde bereits eine Bankverbindung hinterlegt sein, ist diese bei Ihnen schon vor einiger Zeit selbst angelegt worden (wahrscheinlich im Zusammenhang mit der Gemeindezuordnung zur Lohnfirma → Feld "Bank Empfänger") und kann jederzeit aktualisiert werden.

Möglicherweise haben Sie für die Neuanlage oder Bearbeitung einer Bankverbindung keine Berechtigung, weil dazu die Bearbeitung der Gemeinden selbst freigeschaltet sein muss (siehe auch Punkt 2.)

Bitte stimmen Sie sich dazu ggf. mit Ihrem NTCS Administrator ab, um den folgenden Parameter vorher auf die Ausprägung "2 - Automatisch aktualisieren mit Änderungsmöglichkeit" umzustellen:

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → BMD Standards → Gemeinden

Gemeinden

Einstellung, ob die Wartung der Daten durch BMD erfolgen soll.

1 - Beim Update werden BMD Standards automatisch eingespielt, wenn BMD dies mit einer bestimmten Version für erforderlich hält. In einem solchen Fall ergeht jedoch mit dem Update eine Information an die Kunden. Das bedeutet, dass Sie in den Versionsnews darauf hingewiesen werden, dass neue BMD Standards ausgeliefert wurden. Eine manuelle Änderung ist NICHT möglich.

2 - Beim Update werden BMD Standards automatisch eingespielt, wenn BMD dies mit einer bestimmten Version für erforderlich hält. In einem solchen Fall ergeht jedoch mit dem Update eine Information an Sie. Das bedeutet, dass Sie in den Versionsnews darauf hingewiesen werden, dass neue BMD Standards ausgeliefert wurden. Eine manuelle Änderung ist möglich.
Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn beispielsweise eine Adressänderung eines Finanzamtes oder einer Bank erfolgt, aber deswegen nicht sofort ein neues Update eingespielt werden soll.

3 - Die Daten werden beim Update NICHT automatisch EINGESPIELT. Sie können aber jederzeit manuell importiert werden (Sofern eine gültige CRM Rechtsversion für das betreffende Land lizenziert ist). Eine manuelle Änderung ist möglich.
Ausnahme: Die Datenänderung ist aufgrund öffentlich-rechtlicher Aspekte von einer derart strukturellen Natur, dass kein Kunde ohne sie auskommt bzw. dadurch ein weiterer korrekter Programmablauf gewährleistet wird.

Hintergrund
In Österreich gibt es nirgendwo eine zuverlässige Liste mit allen Gemeindebankverbindungen und/oder mit allen Adressen der Gemeindeämter. Diese Informationen unterliegen zum Teil den geltenden Datenschutzbestimmungen und können oft nur direkt von den einzelnen Behörden bzw. Ämtern zur Verfügung gestellt werden. Die meisten dieser Daten lassen sich nur mühsam einzeln suchen, teils von den Homepages der Gemeinden. In Österreich gibt es über 2000 Gemeinden, hier ist der Aufwand hoch, um die Gemeindedaten immer aktuell zu halten.

Sobald wir als BMD die Bankverbindungen ausliefern, müssten wir auch sicherstellen können, dass sie korrekt sind und in sehr regelmäßigen Abständen aktualisiert werden können. Ohne eine verlässliche Liste ist das durch uns leider nicht zu gewährleisten. Eine nicht aktuelle oder fehlerhafte Auslieferung von Bankverbindungen ist daher sehr kritisch zu sehen ist, da Sie dorthin Geld überweisen (Kommunalsteuer). Ändert eine Gemeinde ihre Bankverbindung, erfahren wir das nicht. Sie als Steuerberater oder Unternehmer erhalten von Ihren Gemeinden vor Ort diesbezüglich schnellere und verlässlichere Informationen.

Hinweis

Bestehende Bankverbindungen können nur aktualisiert, jedoch nicht gelöscht werden, da sie in der Datenbank mit Zahlungsdaten verknüpft sind. Wenn Sie eine neue zusätzliche Bankverbindung anlegen möchten, können sie jedoch die alte Bankverbindung auf inaktiv setzen, so dass diese nicht mehr sofort bei der Auswahl aufscheint. Eine neu angelegte Bankverbindung muss vorher als Hauptbankverbindung gekennzeichnet werden.

Seitenanfang

5. Wann verwende ich Institutionen, wann Diverse Personen bzw. wie unterscheide ich im täglichen Arbeiten?

Institutionen haben in BMD spezielle Funktionen und werden im Rahmen der Standarddaten ausgeliefert. Wenn Sie beispielsweise Korrespondenzen für weitere Institutionen oder Pseudo‐Institutionen erfassen möchten, welche im Programm über keine direkte spezielle Funktion verfügen, legen Sie diese als "Diverse Person" an. Darunter würden z. B. eine Rechtsanwaltskanzlei oder diverse nicht erfasste Ämter fallen.

Siehe auch:

Institution

BMD empfiehlt rund um dieses Thema folgende Seminare:

Webinar "Der Kundenstamm mit NTCS"
Programmseminar "Stammdaten, Termine und Aufgaben mit NTCS"

FAQ Standarddaten