Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.

CRM und DMS → Stammdaten → Hilfsprogramme → Zusammenspielen → Kunden/Lieferanten zusammenspielen

Hinweis

Mit den Hilfsprogrammen können versierte Benutzerinnen und Benutzer Korrekturen bei den Personennummern bzw. Stammdaten durchführen. Achten Sie gegebenenfalls durch entsprechende Berechtigungen/Sperren darauf, dass diese Aktionen auch wirklich nur von Mitarbeitenden ausgeführt werden können, die sich auch der Auswirkungen bewusst sind!

Mit diesem Hilfsprogramm können Sie die Daten zweier Personen innerhalb der gleichen Firma/Firmengruppe zusammenspielen. Kunde A wird beispielsweise auf Kunde B überspielt und anschließend gelöscht.

Achtung!

Das Zusammenspielen von Kunden/Lieferanten ist ein Vorgang, der sich auf mehrere BMD Pakete (FIBU, CRM, WWS ...) auswirkt und nicht rückgängig gemacht werden kann. Sollte man diese Programmfunktion nicht genau kennen, empfehlen wir die Rücksprache mit dem BMD Support!

Bei folgenden Personenarten ist ein Zusammenspielen möglich:

Kunden
Interessenten
Lieferanten
Mögliche Lieferanten
Diverse Personen (nur mit CSV-Datei)
Kontaktpersonen (nur mit CSV-Datei)

Achtung!

Bitte beachten Sie vor dem Ausführen des Hilfsprogramms die Hinweise unter dem Punkt Hintergrundinformationen!

Felder

Firma

Hier ist auszuwählen, in welcher Firma Kunden/Lieferanten zusammengespielt werden sollen. Gehört die eingegebene Firma zu einer Firmengruppe, können alle Kunden/Lieferanten dieser Firmengruppe ausgewählt werden.

Hinweis

Personen können immer nur innerhalb der gleichen Firma bzw. Firmengruppe zusammengespielt werden.

Kunde/Lieferant

Hier ist auszuwählen, welcher Kunde/Interessent bzw. Lieferant/möglicher Lieferant mit einer anderen Person zusammengespielt werden soll.

Auf Kunde/ Lieferant

Hier ist auszuwählen, auf welche Zielperson die Daten gespielt werden sollen.

LEA Leistungen

Stellen Sie ein, ob Sie alle oder nur offene LEA Leistungen auf den Zielkunden übernehmen möchten.

Bei der Ausprägung Nur offene werden folgende Leistungen auf den Zielkunden übernommen:

Alle offenen Leistungen.
Alle autorisierten Leistungen in offenen Honorarvorschlägen.
Alle Teilrechnungen/Akontos, die noch keiner Schlussrechnung zugeordnet worden sind oder bei noch offenen Schlussrechnungen (Rechnungsstatus kleiner als "Mit Rechnungsnummer") zugeordnet sind.
Alle offenen Rechnungen (Rechnungsstatus kleiner als "Mit Rechnungsnummer"), wobei offene Gutschriften/Stornos ausnahmslos auf dem VON-Kunden bleiben und niemals auf den AUF-Kunden umgestellt werden.

Abgerechnete bzw. erledigte Leistungen (z. B. ausgebuchte Leistungen) verbleiben beim VON-Kunden. Werden nachträglich Rechnungen vom alten Kunden storniert, müssen die daraus entstehenden offenen Leistungen manuell auf den Zielkunden umgebucht werden.

Kundenbezogene LEA Auswertungen zeigen demnach alle Werte immer getrennt zwischen VON- und AUF-Kunden.

Hinweis

Bei der Ausprägung "Nur offene" bleiben beim Zusammenspielen Daten auf der VON-Person erhalten. Die Person kann daher in diesem Fall nicht gelöscht werden und wird automatisch nach dem Zusammenspielen auf inaktiv gesetzt.

FIBU

Stellen Sie ein, ob beim Zusammenspielen in der FIBU die Konten abgeschlossener FIBUs ebenfalls umgestellt werden, oder unter der VON-Person erhalten bleiben sollen. Eine FIBU gilt als abgeschlossen, wenn auf der FIBU das Kennzeichen "Jahresabschluss gesperrt" auf JA gesetzt ist.

Nicht umgestellte Daten verweisen weiterhin auf den ursprünglichen Kunden.

Hinweis

Bei der Ausprägung "Alle nicht Jahresabschluss gesperrten" bleiben beim Zusammenspielen Daten auf der VON-Person erhalten. Die Person kann daher in diesem Fall nicht gelöscht werden und wird automatisch nach dem Zusammenspielen auf inaktiv gesetzt.

Folgende Funktionen stehen Ihnen über die Menüleiste zur Verfügung:

Extras
CSV-Umstellung Kunde/Lieferant	Öffnet ein Fenster, um die CSV-Datei auszuwählen, mit der die Kunden/Lieferanten zusammengespielt werden sollen.
CSV-Umstellung Diverse Person	Öffnet ein Fenster, um die CSV-Datei auszuwählen, mit der die Diversen Personen zusammengespielt werden sollen.
CSV-Umstellung Kontaktperson	Öffnet ein Fenster, um die CSV-Datei auszuwählen, mit der die Kontaktpersonen zusammengespielt werden sollen.
CSV-Umstellung Gesell/Angehörige	Öffnet ein Fenster, um die CSV-Datei auszuwählen, mit der die Gesellschafter/Angehörigen umgestellt werden sollen. Ein Zusammenspielen von Gesell/Angehörigen ist nicht möglich!
CSV-Umstellung Kundenkonzern	Öffnet ein Fenster, um die CSV-Datei auszuwählen, mit der die Kundenkonzerne umgestellt werden sollen. Ein Zusammenspielen von Kundenkonzernen ist nicht möglich!

Hintergrundinformationen

Beim Ausführen der Funktion werden die Daten der Von-Person (A) auf die Ziel-Person (B) übernommen.

Können nicht alle Datenbankeinträge richtig von A auf B umgeschlüsselt werden oder kann Person A nicht gelöscht werden, so erfolgt ein Rollback - d. h., alle Aktionen werden rückgängig gemacht. Zur Sicherheit kann vorher von beiden Kunden ein Kundenstammblatt ausgedruckt werden, um eliminierte Stammdaten dann nachzubessern.

Beachten Sie folgende Besonderheiten zu paketspezifischen Daten:

CRM

Wenn Sie zwei Kunden zusammenspielen, die beide mit einem Gesellschafter verknüpft sind, wird am Gesellschafterstamm der VON-Person die neue Personennummer im Feld "Entspricht Person" NICHT automatisch eingetragen. Sie müssen den entsprechenden Gesellschafterstamm manuell anpassen.
Zusammenspielen von Kunden: Es werden nur die Kunden zusammengespielt. Eine ev. zur VON-Person vorhandene Mandantenfirma bleibt davon unverändert. Firmen können nicht zusammengespielt werden.

FIBU

Das Zusammenspielen von Personen wird ausschließlich im Paket CRM ausgeführt!

Werden mit dem Hilfsprogramm Personen zusammengespielt, wirkt sich das nicht nur auf die Person selbst aus, sondern es werden ebenfalls die Personenkonten in allen betroffenen FIBUs zusammengespielt. Es existiert anschließend nur mehr ein Personenkonto. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellung zu den offenen FIBU Konten.

Achtung!

Stimmen Sie eine beabsichtigte Umstellung zuvor mit Ihrem Steuerberater/Mandanten ab, falls bei Ihnen ein Transfer von Finanzbuchhaltung(en) zwischen Unternehmen und Steuerberater stattfindet. Ansonsten besteht auf beiden Seiten das Risiko erheblicher Probleme beim Import der FIBUs!

Beim Zusammenspielen werden alle FIBU-Tabellen berücksichtigt. Das heißt, auch Buchungen auf Konten, Erfassungen in der ER-Kontrolle usw. werden zusammengespielt.
Zwei Personen können nicht zusammengespielt werden, wenn zu diesen Personen FIBU-Konten existieren und sich gleichzeitig Personennummer und Firmennummer unterscheiden. Dadurch soll verhindert werden, dass im Hintergrund irrtümlich zwei falsche Konten zusammengespielt werden. Wird eine solche Umstellung gestartet, wird der Vorgang abgebrochen und wie folgt im KUNDENUMST.LOG protokolliert:

Möchten Sie dennoch Personen unter den genannten Umständen zusammenspielen, müssen zuerst mittels Hilfsprogramm Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen die Firmen-/Personennummern der beiden Personen soweit angeglichen werden, dass sich nur mehr ein Kriterium unterscheidet - d. h. Firmennummer oder Personennummer zwischen den Personen angleichen.

LEA

Informationen zur Berücksichtigung der LEA Honorarfaktoren, Einstellungen und Leistungen, sowie der Honorarvorschläge beim Zusammenspielen von Kunden:

Monatsrechnungs-Vorlagen: Es werden nur jene Vorlagen vom Quell-Kunden auf den Ziel-Kunden übernommen, die beim Ziel-Kunden auch manuell angelegt werden könnten. Das bedeutet, dass pro Kunde jede Tätigkeitsgruppe nur ein Mal je Gültigkeitszeitraum verwendet werden darf. Alle Monatsrechnungs-Vorlagen, die beim Ziel-Kunden zu einer Tätigkeitsgruppenüberschneidung führen würden, werden vom Quell-Kunden gelöscht.
Für restliche LEA Honorarfaktoren gilt: Es werden nur Datensätze übernommen, die beim Ziel-Kunden noch nicht vorhanden sind. Jene, die beim Ziel-Kunden bereits vorhanden sind, werden beim Quell-Kunden gelöscht.
Kundeneinstellungen - Artikeleinstellungen: Es werden nur Datensätze übernommen, deren Artikel-Nummer noch nicht am Ziel-Kunden existieren. Alle übrigen werden vom Quell-Kunden gelöscht.
Kundeneinstellungen - Stammdaten: Wurden die Einstellungen "Eigene Rechnung", "Verwaltungspauschale" und/oder "Verwaltungspauschale %" beim Ziel-Kunden getroffen, so werden diese nicht vom Quell-Kunden übernommen. Wurden diese Einstellungen nur beim Quell-Kunden, jedoch nicht beim Ziel-Kunden getätigt, so werden diese auf den Ziel-Kunden übernommen.
Gegenstandswerte: Nur wenn dieselbe Kombination aus BJ, BM Gegenstand nicht beim Ziel-Kunden vorhanden ist, wird ein Gegenstandswert vom Quell-Kunden übernommen. Asonsten wird der Gegenstandswert vom Quell-Kunden gelöscht.
Folgende Daten werden auf jeden Fall vom Quell-Kunden auf den Ziel-Kunden übertragen: Leistungen (Arbeitsberichte und Barauslagen), Honorarnoten (aller Rechnungsarten - Storno, Gutschrift ...), Ausbuchungen, Umbuchungen, Zahlungen, Rechnungsvorlagen.

Hinweis
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Einstellung zu den offenen LEA Leistungen.

Kostenrechnung

Ist bei Kunden/Interessenten bzw. Lieferanten ein Update in die Kostenrechnung aktiviert (Kostentypenfindung), beachten Sie bitte, dass beim Zusammenspielen dieser Personen die ursprünglichen Kostenstammdaten in der Kostenrechnung erhalten bleiben. Prüfen Sie bitte daher in diesem Fall, ob auch in der Kostenrechnung eine Umstellung über die Funktion Kostennummer ändern in den Kostenstammdaten erfolgen muss. Prüfen Sie bitte auch die Hinterlegungen in den jeweiligen Stammdaten anderer Pakete.

Bilanzierung und Steuererklärungen

Ein Verschieben von Steuererklärungen ist grundsätzlich nur dann möglich, wenn auf der VON-Person und der Zielperson zum Zeitpunkt der Umstellung keine gleichen Steuererklärungen vorhanden sind (gleiches Jahr und Modell). Wenn Sie zwei Personen mit gleichen Steuererklärungen zusammenspielen, werden Sie in einer Meldung darauf aufmerksam gemacht und können entscheiden, wie Sie weiter vorgehen. Mit Klick auf "Weiter" werden von der VON-Person nur jene Erklärungen übernommen, die noch nicht auf der Zielperson vorhanden sind.

Alternativ können Sie die Steuererklärungen vor dem Zusammenspielen der Personen manuell auf der VON-Person oder der Zielperson löschen.

Arten der Datenübernahme

Beim Zusammenspielen von Personen kommen drei Arten der Datenübernahme zur Anwendung:

Vereinigungsmenge (doppelte Einträge werden entfernt)
Datenübernahme (diese Daten werden von der Von-Person auf die Ziel-Person übernommen)
Nicht übernommene Daten (bei diesen Daten bleiben die Werte der Ziel-Person unverändert erhalten)

Vereinigungsmenge (doppelte Einträge werden entfernt):

Gesellschafter
Kontaktpersonen
Bankverbindungen: Jegliche Bankverbindungen der Quellperson werden als weitere Bankverbindungen auf die Zielperson übernommen. Sofern zum Zeitpunkt des Zusammenspielens noch keine Hauptbankverbindung auf der Zielperson existiert, wird die Hauptbankverbindung der Quellperson als solche auf die Zielperson übernommen.
Zuständigkeiten

Adressen: Alle Weitere Adressen (z. B. Rechnungsadressen, Lieferadressen ...) werden unverändert auf die Zielperson übernommen. Ausnahme: Es existieren bereits Adressen unter der jeweiligen Adressart bei der Zielperson und über Parameter ist eingestellt, dass nur eine Adresse je Adressart angelegt werden darf. In diesem Fall wird die Adresse der Von-Person als inaktiv auf die Zielperson übernommen. Sie finden den entspechenden Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemein → Erfassen Adressen:

Erfassen Adressen

Dieser Parameter bezieht sich auf die Erfassung von weiteren Adressen.

1 - Je Adressart eine Adresse: Pro Person und Adressart darf immer nur eine aktive Adresse angelegt werden. Sollte bei einer Person bereits eine inaktive Adresse der jeweiligen Adressart existieren, können Sie also dennoch eine zusätzliche aktive Adresse anlegen. Wenn allerdings eine neue aktive Adresse zur jeweiligen Adressart erfasst wurde, kann die ursprüngliche inaktive Adresse nicht mehr auf "aktiv" gestellt werden.

2 - Je Adressart mehrere Adressen: Pro Person und Adressart dürfen mehrere Adressen angelegt werden.

Diese Einstellung beeinflusst auch das Verhalten beim "Adressen importieren".

Die Hauptadresse des Quellkunden wird als "Zustelladresse" auf den Zielkunden übernommen, da es nur eine Hauptadresse auf der Person geben darf.

Hinweis

Prüfen Sie jedenfalls vor dem Zusammenspielen die Adressen auf der Quellperson (Von-Person) und entfernen Sie diese, falls Sie sie auf der Zielperson nicht mehr benötigen. Es könnten ansonsten beim Zusammenspielen ungewollte Redundanzen entstehen.
Beispiel Zustelladressen: Durch die Übernahme der Hauptadresse sowie anderer Zustelladressen der Quellperson als Zustelladressen auf der Zielperson, können auf der Zielperson mehrere Zustelladressen entstehen. Dies könnte zu Problemen führen, falls Sie im Standardbrief über die Adressart Zustelladresse korrespondieren.
Zwei Kunden, die beide über Rechnungsadressen verfügen, welche beide bereits in LEA Honorarfakturen verwendet worden sind, sollten nicht ohne Weiteres zusammengespielt werden.

Datenübernahme (diese Daten werden von der Von-Person auf die Ziel-Person übernommen):

Kontaktjournale
Ressourcen
Telefonprotokolle
Dokumente
Termine
Projekte
Kundeninfos
Aufgaben
Poststücke
Fristen
Quoteninformationen

Nicht übernommene Daten (bei diesen Daten bleiben die Werte der Ziel-Person unverändert erhalten):

Personendaten
Telefonnummern
E-Mail-Adressen
Finanzämter
ÖGKs
Gemeinden
Gerichte
Branchen
Ges_EntsprichtKunden
Gruppenzuordnungen
Rechnungsempfänger
Protokolle: das Datensatzprotokoll der VON-Person wird gelöscht.

CSV-Umstellungen

Es besteht neben der Verwendung der Umstellmaske auch die Möglichkeit, eine Zusammenspielung via CSV-Datei durchzuführen. Diese Variante empfiehlt sich insbesondere dann, wenn viele Personen gleichzeitig zusammengespielt werden sollen bzw. wenn es sich um eine Personenart handelt, welche ausschließlich via CSV-Datei umgestellt werden kann.

Nach der Umstellung wird in einer Meldung angezeigt, ob bzw. wie viele Datensätze korrekt zusammengespielt worden sind. Es werden alle Datensätze zusammengespielt, welche sich in der verwendeten CSV-Datei befinden. Eine Überschriftenzeile ist in der CSV-Datei nicht notwendig.

Folgende Funktionen stehen Ihnen zum Zusammenspielen über die Menüleiste des Hilfsprogramms zur Verfügung:

CSV-Umstellung Kunde/Lieferant

Hier ist das Zusammenspielen für mehrere Kunden/Lieferanten gleichzeitig möglich.

Satzaufbau:

VonFirmenNr; VonPersonenNr; AufFirmenNr; AufPersonenNr; Umstellungskennzeichen; Personenkennzeichen; OffeneLeistungen; OffeneFibus

Umstellungskennzeichen (diese Aktion wird ausgeführt):

1 = zusammenspielen

Das Umstellungskennzeichen muss als Ziffer in der CSV-Datei enthalten sein!

Wenn Sie das Umstellungskennzeichen 1 verwenden, und unter der eingegebenen AufPersonenNr existiert noch keine Person, wird automatisch die Funktion "umstellen" anstatt "zusammenspielen" verwendet. Details zur Umstellung einer Person lesen Sie unter Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen.

Personenkennzeichen

1 = Kunde

2 = Lieferant

3 = Interessent

4 = Möglicher Lieferant

Das Personenkennzeichen muss als Ziffer in der CSV-Datei enthalten sein!

Offene Leistungen (bezieht sich auf die Übernahme der LEA Leistungen)

1 = nur offene

0 = alle

Offene FIBUs (bezieht sich auf die Übernahme von Konten)

1 = nur offene

0 = alle

Wenn die Spalten für offene Leistungen und offene FIBUs weggelassen werden, wird die Einstellung "Alle" verwendet.

Hinweis

Konstellationen, wonach bereits auf Konten gebucht wurde, welche aber mit einer inaktiven Person verknüpft sind, während die Bewegungsdaten hingegen auf eine aktive Person laufen, können durch das Zusammenspielen von zwei Personen-IDs (z. B. KL2000200330 und KL1999250450) komfortabel aufgelöst werden.

CSV-Umstellung Diverse Person

Hier ist das Zusammenspielen von mehreren Diversen Personen gleichzeitig möglich.

Satzaufbau:

VonFirmenNr; VonPersonenNr; AufFirmenNr; AufPersonenNr; Personenkennzeichen; Umstellungskennzeichen

Personenkennzeichen

11 = Diverse Person

Umstellungskennzeichen (diese Aktion wird ausgeführt):

1 = zusammenspielen

Das Umstellungskennzeichen muss als Ziffer in der CSV-Datei enthalten sein!

Hinweis

Das Zusammenspielen von Diversen Personen ist ausschließlich über CSV-Datei möglich!

CSV-Umstellung Kontaktperson

Hier ist das Zusammenspielen von mehreren Kontaktpersonen gleichzeitig möglich.

Satzaufbau:

VonFirmenNR; VonPersonenNR; AufFirmenNR; AufPersonenNr; Umstellungskennzeichen

Umstellungskennzeichen (diese Aktion wird ausgeführt):

1 = zusammenspielen

Hinweis

Das Zusammenspielen von Kontaktpersonen ist ausschließlich über CSV-Datei möglich!

CSV-Umstellung Gesell/Angehörige

Das Zusammenspielen von Gesellschaftern oder Angehörigen ist nicht möglich!

Dieser Aufruf dient lediglich der Umstellung dieser Personenart. Weitere Informationen zur Umstellung von Gesell/Angehörigen finden Sie in der Dokumentation Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen.

CSV-Umstellung Kundenkonzern

Das Zusammenspielen von Kundenkonzernen ist nicht möglich!

Dieser Aufruf dient lediglich der Umstellung von Kundenkonzernen.

Motiv

Wird die Personenerfassung von einer dezentralen auf eine zentrale Personenerfassung (Personenerfassung unter Hauptfirma) umgestellt, sind jene Kundenkonzerne, welche nicht unter der Hauptfirma erfasst worden sind, in verschiedenen Programmteilen nicht mehr sichtbar. Der Kundenkonzern ist aber weiterhin unter der ursprünglichen Firmennummer angelegt. Durch das Umstellprogramm kann dieser auf die Hauptfirma umgestellt werden.

Weitere Informationen zur Umstellung von Kundenkonzernen finden Sie in der Dokumentation Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen.

Seitenanfang

Siehe auch:

Kunden/Lieferanten/Diverse Personen umstellen

Kunden

Gesellschafter

Kontaktpersonen