FAQ Export/Import
Grundlegende Informationen zum FIBU-Export /-Import, finden Sie unter Export/Import. Inhalt
Was bedeutet beim Import der Buchhaltung das Feld Firmen-/Personenstammdaten und dessen Ausprägungen?
Bei den Firmen-/Personenstammdaten handelt es sich um:
- Personenkonten
- TR-/SR-Abläufe
- Rechnungsschemen
- Zessionstexte und Abgabenarten
Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Kein Import: Wenn keine Personen bzw. keine Buchungen vorhanden sind, dann wird hier automatisch auf "kein Import" umgestellt und die Combobox ist deaktiviert.
Möglicherweise handelt es sich um eine defekte FIBU-Datei. Um das auszuschließen, fordern Sie bitte eine neue FIBU-Datei an.
Neuanlage: Bei Neuanlage werden alle neu angelegten Stammdaten importiert - Änderungen werden nicht importiert. Diese Option sollte man zum Beispiel wählen, wenn die Buchhaltung vom Steuerberater zurückkommt und importiert wird.
Neuanlage/Überschreiben: Es werden Neuanlagen und Änderungen importiert. Diese Option sollte zum Beispiel der Steuerberater wählen, wenn er die Buchhaltung vom Klienten bekommt um wieder auf dem aktuellsten Stand zu sein.
Was bedeutet der Hinweis: "Achtung folgende Daten werden vor dem Import gelöscht und durch die Daten aus der Importdatei ersetzt..."?
→ Dieser Hinweis wird nur dann angezeigt, wenn der Import auf eine bestehende FIBU durchgeführt wird.
Diese Meldung weist darauf hin, dass bestehende Buchungen und UVA-Werte gelöscht werden. Im Anschluss werden die Daten aus der Import-Datei übernommen.
Haben Sie z. B. eine falsche FIBU ausgewählt, kann hier der Import noch abgebrochen werden.
Werden beim Export/Import einer FIBU alle Daten wie z. B. Automatikbuchungen, Regeln Bankauszugsverbuchung ... berücksichtigt?
Beim Export bzw. Import werden grundsätzlich alle vorhandenen Daten berücksichtigt.
Die Daten der folgenden Programme werden nicht automatisch exportiert, da sie - wenn sie nicht benötigt werden - die Exportdatei unnötig vergrößern.
Sollten diese Daten dennoch exportiert werden, können Sie unter dem Punkt Einstellungen → Finanzbuchhaltung explizit ausgewählt werden.
Hinweis
 | Ist ein Feld inaktiv und kann nicht zusätzlich markiert werden, bedeutet das, dass in diesem Bereich keine exportierbaren Daten vorhanden sind. |
Programme, die nicht automatisch berücksichtigt werden:
- Vorerfassung Buchungen
- ER-Kontrolle
- Intrastat
- Wareneingangsbuch
- Mahnung (nur Stammdaten - keine Formulare)
- Vorsteuererstattung
- Automatikbuchungen
- Abgrenzungsmodelle
- Regeln Bankauszugsverbuchung
- FIBU Stamm-Checkliste
- Dokumente - betrifft nur Dokumente auf den Buchungen (ist dieser Punkt inaktiv, so sind in dieser FIBU keine oder nur externe Dokumente - z.B. durch den Import von Dokumenten vorhanden)
Kann der Import einer FIBU für einen einzelnen oder für bestimmte Monate durchgeführt werden?
Der Import einer FIBU kann nicht nach Monaten eingeschränkt werden.
Wird eine FIBU importiert, werden die Buchungen so aus der Datei übernommen, wie diese auch exportiert wurden.
Einzelne Monate können mittels einer Datei importiert werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Buchungen importieren. Voraussetzung für den Import von Buchungen ist eine bereits bestehende FIBU.
Was ist beim Re-Import vom Steuerberater bzw. Klient einer Fibu-Datei zu beachten?
Beim Re-Import wird eine FIBU auf die bereits bestehende FIBU vom Steuerberater oder vom Klienten zurückgespielt.
Wird die FIBU importiert sollte beim Import der CRM-Stammdaten folgendes beachtet werden:
Import FIBU beim Klienten vom Steuerberater: Wir empfehlen die FIBU mit der Ausprägung "Neuanlage" zu importieren. Hier werden nur Stammdaten importiert welche vom Steuerberater angelegt wurden.
Import FIBU beim Steuerberater vom Klienten: In diesem Fall empfehlen wir die Ausprägung "Neuanlage / Überschreiben". In diesem Fall werden sämtliche Neuanlagen und Änderungen importiert.
Ist ein laufender Austausch von Dokumenten zwischen Steuerberater und Klient möglich?
Schickt der Klient die FIBU zur Bilanzierung an seinen Steuerberater, so besteht die Möglichkeit, auf den Buchungen zugeordnete Dokumente dem Steuerberater zur Verfügung zu stellen.
Dazu kann der Klient beim Export der FIBU die Dokumente am Reiter Finanzbuchhaltung mitanhaken. Dem Steuerberater stehen dann beim Import diese Dokumente als "fibdoc" zur Verfügung.
Nach Abschluss der Bilanzierung sendet der Steuerberater die Daten an den Klienten zurück. Dabei wird die fibdoc-Datei nicht erneut eingespielt, weil die Dokumente bereits im Archiv des Klienten vorhanden sind. Der Klient importiert ausschließlich die aktualisierte FIBU, wobei sämtliche zuvor übermittelte Dokumente weiterhin sicher im eigenen Archiv erhalten bleiben.
Für den Datenaustausch von Dokumenten ist diese Funktion jedoch keinesfalls gedacht!
Hinweis
| Es wird grundsätzlich empfohlen, ausschließlich Dokumente der Kontenklasse "0" zu exportieren. In der Praxis werden sämtliche Dokumente nur in Ausnahmefällen vom Steuerberater benötigt. Die Beschränkung auf die Kontenklasse "0" sorgt für Übersichtlichkeit und vermeidet unnötige Datenflut. Die Standardeinstellung in BMD sieht vor, dass nur Dokumente der Kontenklasse "0" exportiert werden. Diese Vorgehensweise entspricht auch der klaren Empfehlung seitens BMD. Über die Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Fibu-Paramter → Import/Export → Dokumente können Sie individuell festlegen, welche Kontenklassen beim Export berücksichtigt werden sollten. Diese Einstellung betrifft ausschließlich Buchungsdokumente und hat keine Auswirkung auf Dokumente aus der ER-Kontrolle, Vorerfassung Buchungen, ... |
Warum ist die erzeugte FIBUDOC-Datei so klein, obwohl alle Dokumente für den Export ausgewählt wurden?
Ursachen:
- Zu wenig freier Speicher im benutzerbezogenen TEMP-Ordner oder im Zielverzeichnis
- Nicht ausreichender Arbeitsspeicher während des Exports
Durch ausreichende Speicherressourcen und gestaffelte Exporte erhalten Sie vollständige FIBDOC-Dateien.
- Speicher prüfen: Stellen Sie sicher, dass im TEMP-Ordner und im Zielverzeichnis genügend freier Festplattenspeicher vorhanden ist.
- Export in Teilmengen: Bei sehr vielen Dokumenten exportieren Sie in mehreren Schritten (z. B. Klasse 1-5 im ersten Durchlauf, Klasse 6-9 im zweiten Durchlauf. Eventuell benötigt der Steuerberater auch nicht alle Dokumente, sondern es genügen die Dokumente der Kontenklasse "0".
- Remote-Zugriff nutzen: Bei großen Datenmengen kann ein Remote-Zugriff auf das eigene System für den Steuerberater sinnvoll sein.
Wenn ich eine FIBU auf eine weitere Unternummer innerhalb derselben Firma oder auf eine neue Firma kopiere, habe ich dann Zugriff auf die Dokumente?
Ja, bei einem Import auf eine neue Unternummer innerhalb der Firma muss der Sicherungsimport aktiviert werden.
Bei einem Import auf eine neue Firma als Kopie erfolgt der Import der Dokumentenzuordnungen automatisch.
Wie können Daten für die Betriebsprüfung exportiert werden?
Der Export erfolgt unter FIBU → Spezial → Export für Betriebsprüfung. Die Dateien können wahlweise in ein Verzeichnis abgespeichert oder sofort per E-Mail versendet werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Export für Betriebsprüfung.
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