Um archivieren zu können, muss ein Archiv für die jeweilige Firma angelegt sein. Nähere Informationen zur Anlage eines Archivs finden Sie unter Anlage (Mandanten-)Archiv.

Drag & Drop

Dokumente Zuordnen bzw. Drag & Drop kann im Buchungsprogramm nur bei Buchungen durchgeführt werden, welche auch bearbeitet werden können. Wenn z. B. der Buchungskreis schon gesperrt ist, können Sie Dokumente zwar nicht in der Buchungsmaske, aber immer noch am Kontoblatt oder Journal auf eine Buchung zuordnen.

Sind die Buchungen bearbeitbar und Drag & Drop funktioniert trotzdem nicht, dann sollten Sie überprüfen, ob z. B. bei einer neuen Buchung im Feld "Dokument" mit F4 ein Dokument archiviert werden kann oder ob die Archivierung über BMD Scan möglich ist. Es erscheint dann eine Fehlermeldung mit der Erklärung, warum die Archivierung fehlgeschlagen ist (z. B. fehlende Berechtigungen).

Ein mögliches Problem kann auch der Pfad sein, wo die Datei abgelegt ist. Wenn im Pfad Umlaute vorkommen, kann es ebenfalls Probleme beim Archivieren mit Drag & Drop geben.

Dokument geöffnet

Ist das Dokument, welches archiviert werden soll, vielleicht gerade in einem anderen Programm geöffnet? In so einem Fall wird eine entsprechende Meldung angezeigt, da die Archivierung nicht durchgeführt werden kann.

Alle Einstellungen sind richtig hinterlegt und das Archivieren funktioniert plötzlich nicht mehr

Bitte halten Sie in dem Fall mit dem CRM Support Rücksprache (vor allem bei Verwendung von BMDGhost). Vom EDV-Administrator kann gegebenenfalls der Archivierungsdienst am Server "BMDNTCSSVC" neu gestartet werden, wodurch die Archivierung wieder funktioniert. Weiters sollten der Arbeitsspeicher und der Speicherplatz am Server kontrolliert werden, falls dennoch Probleme bei der Archivierung auftreten sollten.

1.2. In der Dokumentenübersicht unter CRM → DMS ist ein Dokument nicht zu finden?

Die NTCS benötigt für die Archivierung immer ein Personenkonto. Wenn keine Person ermittelt werden kann, z. B. bei einer Buchung Sachkonto/Sachkonto, wird die hinterlegte Standardperson am Archiv verwendet. Ist keine Standardperson hinterlegt, wird die Diverse Person "1 - DMS Standardperson" automatisch auf den Archivstamm übernommen und für die Archivierung verwendet. Am besten Sie steigen in der Dokumentenübersicht unter dem Reiter "Kunden/Lieferanten" bzw. "Diverse Personen" ein und suchen auf der (laut Archivstamm) hinterlegten Standardperson nach dem Dokument. Es ist außerdem möglich über den Reiter "Sachkonten", direkt vom Sachkonto aus nach dem Dokument zu suchen.

Kategorie

Damit ein Dokument archiviert werden kann, muss die Kategorie angelegt sein. Für die Kategorieermittlung gibt es folgende Reihenfolge:

Kategorie von den DMS-Vorschlagswerten (sofern vorhanden)
Kategorie laut Buchungssymbol - gesucht wird im Feld "Matchcode". Wenn unter CRM → DMS → Dokumentenkategorien das Buchungssymbol als Kategorie angelegt ist, wird dieses verwendet. Wird keine Kategorie gefunden und die Automatische Kategorienanlage laut Buchungssymbol ist aktiviert, wird die Kategorie automatisch angelegt.
Rückfallsebene: Standardkategorie vom Archiv (CRM → DMS → Archive → am jeweiligen Archiv im Feld "8 Standardkategorie")

Wird keine passende Kategorie gefunden, wird das Dokument ohne Kategorie archiviert, was die Suche des Dokuments im Archiv zu einem späteren Zeitpunkt erschwert. Deshalb empfehlen wir, pro Buchungssymbol eine Kategorie anzulegen bzw. die Automatische Kategorienanlage zu verwenden. Nähere Informationen zu den Kategorien finden Sie unter Exkurs: Anlage der Kategorien.

1.3. Wenn zu einer Splittbuchung ein Dokument zugeordnet wird, welches Konto wird für die Archivierung herangezogen?

Wird eine Splittbuchung erfasst, in welcher Sach- und Personenkonten vorkommen, wird das erste Personenkonto zur Archivierung herangezogen, welches erfasst wurde. Es wird selbst dann herangezogen, wenn das Personenkonto das letzte erfasste Konto der Splittbuchung ist.

Werden bei der Splittbuchung nur Sachkonten angesprochen, wird für die Archivierung die Standardperson bzw. diverse Person verwendet.

Hinweis

Wird zu einer Splittbuchung (durch Drag & Drop, BMD Scan oder über Dokumente zuordnen) ein Dokument archiviert bzw. auf die Buchung übernommen, so wird dieses Dokument immer der gesamten Splittbuchung zugeordnet. Es ist nicht möglich, ein Dokument auf eine einzelne Splitt-Aufteilungsbuchung zu übernehmen.

1.4. Warum verschwindet nach dem Speichern einer Buchung das Dokument nicht aus dem Verzeichnis bzw. BMD Scan?

Die Funktionen "ab Seite mehrfach verbuchen", "bis Seite mehrfach verbuchen" und "mark. Seite(n) mehrfach verbuchen" bewirken, dass das Dokument nicht verschoben wird.

Das Dokument kann mehrfach auf verschiedenste Buchungen übernommen werden (z. B. bei einem Bankkontoauszug notwendig) und bleibt so lange im BMD Scan bzw. im ursprünglichen Verzeichnis, bis es mit "ab Seite verbuchen", "bis Seite verbuchen" oder "mark. Seite verbuchen" auf die letzte Buchung übernommen und ebenso ins Archiv verschoben wird.

Es sollte außerdem kontrolliert werden, von welchem Laufwerk aus die Dokumente papierlos gebucht werden. Wird mit gemappten Laufwerken (beispielsweise \\remotePC\) gearbeitet, so kann es vorkommen, dass die Verarbeitung bzw. das Entfernen von Dokumenten aus einem gemappten Laufwerk länger dauert als auf einem Laufwerk, welches direkt angesprochen werden kann (K:, D: etc).

1.5. Wie wird die Kategorie eines Dokuments für die Archivierung ermittelt?

Grundsätzlich gilt folgende Reihenfolge für die Ermittlung der Kategorien bei der Archivierung:

Kategorie von den DMS-Vorschlagswerten (sofern vorhanden)
Kategorie laut Buchungssymbol - gesucht wird im Feld "Matchcode". Wenn unter CRM → DMS → Dokumentenkategorien das Buchungssymbol als Kategorie angelegt ist, wird dieses verwendet. Wird keine Kategorie gefunden und die Automatische Kategorienanlage laut Buchungssymbol ist aktiviert, wird die Kategorie automatisch angelegt.
Rückfallsebene: Standardkategorie vom Archiv (CRM → DMS → Archive → am jeweiligen Archiv im Feld "8 Standardkategorie")

Wird zu keinem der drei Punkte eine Hinterlegung gefunden, wird ohne Kategorie archiviert!

1.6. Wie wird der Betreff eines Dokuments für die Archivierung ermittelt?

Dokumente, welche beim papierlos Buchen archiviert werden, bekommen als Betreff den Buchungstext der Buchung. Dies kann mittels Einstellung in den DMS-Vorschlagswerten übersteuert werden.

Wenn ein Dokument auf mehrere Buchungen zugeordnet wird, wird der Buchungstext der ersten Buchung als Betreff übernommen, auf welche zuerst archiviert wurde. Auch wenn die Dokumentenzuordnung im Nachhinein verschoben oder kopiert wird, ändert sich der Betreff des Dokuments nicht mit.

Hinweis

Beim Ändern einer Buchung mit Dokument, werden nur dann die gesamten Dokumentendaten wie Betreff, Kategorie, Belegdatum, Belegnummer, Kostendaten und das Sachkonto von der Buchung auf das zugeordnete Dokument abgeglichen, wenn das Dokument und die Dokumentenzuordnung von der FIBU erstellt wurden (Papierlos Buchen, ER-Kontrolle, Verbuchung Bankauszugsverbuchung etc.).

Wird beispielsweise eine Buchung mit Dokument bearbeitet, welche ursprünglich aus der Warenwirtschaft, Anlagenbuchhaltung etc. stammt, werden nur die Kostendaten und das Sachkonto abgeglichen.

1.7. Wieso landet beim Löschen einer Buchung das archivierte Dokument nicht im hinterlegten Sicherungsverzeichnis?

Bei Dokumenten, die via Drag & Drop archiviert wurden, wird das Sicherungsverzeichnis nicht berücksichtigt. Die Dokumente sind in der Dokumentenübersicht unter "Gelöschte Dokumente" ersichtlich:

CRM → DMS → Dokumentenübersicht → Extras

Das Sicherungsverzeichnis wird nur bei Belegen, die über den BMD Scan papierlos verbucht wurden, herangezogen.

Nähere Informationen finden Sie unter Parameter Sicherungsverzeichnis.

1.8. Darf ich die Belege nach dem Buchen vernichten?

Wenn Sie oder Ihre Klienten Rechnungen scannen, stellt sich danach eine sehr wichtige Frage: Darf ich die Belege vernichten?

Welche Belege müssen wie lange aufbewahrt werden?
Wieso darf ich die Papierbelege vernichten? Stichwort: Voraussetzung
Wie erhält ein Betriebsprüfer die elektronischen Daten?
Darf ich die Vernichtung der Belege empfehlen?
Wie sieht das mit der Haftung aus?
Welche IT-Voraussetzungen gibt es dafür?

Antworten auf diese und weitere spannende Fragen bekommen Sie im Live-Webinar "WebAkademie: LIVE - Papierbelege vernichten - ja klar!".

1.9. Warum sind meine Dokumente nicht mehr im BMD Scan ersichtlich, obwohl diese noch nicht verbucht worden sind?

Wenn Dokumente für das papierlose Buchen zuerst in die Belegablage Databox geladen werden, werden diese Dokumente, sobald der BMD Scan geöffnet wird, heruntergeladen und automatisch im BMD Scan angezeigt. Wenn diese Dokumente im BMD Scan nicht mehr aufscheinen, kontrollieren Sie den Parameter "Databox Downloadpfad". TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Databox → Allgemein

In diesem Ordner werden die PDF-Dokumente kurzzeitig abgespeichert. Ist hier kein Pfad eingetragen, werden die Dokumente im Temp-Ordner abgelegt und dieser wird je nach individueller Einstellung regelmäßig automatisch geleert. In der Databox sind die Dokumente sichtbar und in der Spalte "Angesehen am" ist ein Datum eingetragen. Um diese Dokumente wieder neu in den BMD Scan einlesen zu können, führen Sie in der Belegablage Databox mit rechter Maustaste am jeweiligen Dokument die Funktion "Status 'bereits heruntergeladen' zurücksetzen" durch.

Wir empfehlen einen Pfad im Parameter "Databox Downloadpfad" zu hinterlegen!

1.10. Warum werde ich beim papierlos Buchen immer nach einem Archiv gefragt bzw. warum öffnet sich immer der Archivierungsdialog?

Der Grund, warum Sie beim papierlos Buchen immer nach einem Archiv gefragt werden, kann verschiedene Ursachen haben.

Gibt es für die Firma kein oder mehrere Archive?

Wenn es für eine Firma kein Archiv oder mehrere Archive gibt und keine DMS-Vorschlagswerte angelegt sind, dann kommt beim Archivieren die Abfrage nach dem Archiv.

Unsere Empfehlung ist, nur ein Archiv pro Firma zu verwenden!

Ist ein DMS-Vorschlagswert hinterlegt?

Wenn für die Firma und für die Dokumentenherkunft ein DMS-Vorschlagswert vorhanden ist, dann kann am Vorschlagswert das Feld "Archivierung mit Dialog" aktiviert werden. Wenn das Feld aktiviert ist, dann wird beim Archivieren immer das Dialogfenster geöffnet.

Parametereinstellungen

Ist der Parameter "Archivierungsart" abweichend vom Standard gesetzt, kann es ebenfalls dazu führen, dass sich der Archivierungsdialog öffnet. Dieser Parameter ist nur in ganz seltenen Ausnahmefällen, in Absprache mit dem FIBU Support, abweichend vom Standard zu setzen.

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Archiv

Standardperson

Wenn am Archiv keine Standardperson hinterlegt ist und eine Sachkontobuchung erfasst wird, öffnet sich der Archivierungsdialog.

Wir empfehlen, immer eine Standardperson am Archiv zu hinterlegen.

2. Nützliche Funktionen

2.1. Wie kann ein Dokument nachträglich einer Buchung zugeordnet werden?

Wurde zu einer Buchung kein Dokument archiviert, kann es nachträglich am schnellsten mittels Drag & Drop (einfaches Ziehen und Fallenlassen) im Buchungsprogramm, am Kontoblatt oder im Journal einer Buchung zugeordnet werden.

Dazu wählen Sie das Dokument im Datei-Explorer oder auch direkt einen E-Mail-Anhang mit der linken Maustaste aus und halten die Maustaste gedrückt. Ziehen Sie das Dokument auf die gewünschte Buchung bis die Zeile grün markiert wird und der Mauszeiger sich verändert:

Danach lassen Sie die Maustaste los und das Dokument wird zu der gewünschten Buchung archiviert (Buchung wird grün markiert).

Es ist auch möglich, ein Dokument mehreren Buchungen zuzuordnen. In diesem Fall müssen die Buchungen davor mittels STRG-Taste markiert werden. Anschließend kann das Dokument über Drag & Drop auf eine der markierten Buchungen gezogen werden. Danach ist das Dokument auf jeder markierten Buchung ersichtlich.

2.2. Wie können Dokumente einzelner/mehrerer Rechnungen exportiert werden?

Am Bildschirmkontoblatt oder in der Bildschirmansicht Journal können Sie einzelne oder mehrere Buchungen mittels Multiselect (STRG + Klick) markieren und mit rechter Maustaste die Funktion "Export Dokumente markierter Buchungen" ausführen.

2.3. Wie können zu einem Dokument mehrere Buchungen erstellt werden, ohne dass das Dokument aus dem Verzeichnis verschwindet?

Die Funktionen "ab Seite mehrfach verbuchen", "bis Seite mehrfach verbuchen" und "mark. Seite(n) mehrfach verbuchen" bewirken, dass das Dokument nicht verschoben wird.

Das Dokument kann mehrfach auf verschiedenste Buchungen übernommen werden (z. B. bei einem Bankkontoauszug notwendig) und bleibt so lange im BMD Scan, bis es mit "ab Seite verbuchen", "bis Seite verbuchen" oder "mark. Seite verbuchen" auf die letzte Buchung übernommen und ebenso ins Archiv verschoben wird.

2.4. Wie kann direkt am Dokument eine Notiz bzw. ein Text eingefügt werden?

Dokument wurde noch nicht archiviert

Ist das Dokument noch nicht archiviert worden, können Sie direkt im BMD Scan Notizen und Texte am Dokument einfügen. Am Reiter "WERKZEUGE" finden Sie dazu das Symbol "ab" zum Erfassen eines Textes und das Symbol für die Notiz, welches an ein Post-it erinnert:

Sobald eine Funktion ausgewählt wird, können Sie an der gewünschten Stelle am Dokument mit der Maus ein Textfeld aufziehen und danach die Notiz erfassen:

Dokument befindet sich bereits im Archiv

Ist das Dokument bereits archiviert, können Sie mit der rechten Maustaste → DMS → "Dokumente in Vorschau anzeigen" das Dokument im Dokumentenviewer anzeigen lassen. Mittels der Schaltfläche "Bearbeiten" können Sie die Dokumentenbearbeitung aktivieren und am Reiter "BEARBEITEN" finden Sie diverse Bearbeitungsmöglichkeiten, u. a. auch hier die Funktion zum Erfassen eines Textes und das Symbol für die Erfassung einer Notiz:

2.5. Warum kann am Dokument kein Text bzw. keine Notiz erfasst werden?

Wenn Sie - wie in der Frage oben beschrieben - einen Text, eine Notiz oder Ähnliches auf dem Dokument erfassen möchten und die Schaltflächen dafür sind inaktiv, kann dies mehrere Gründe haben:

Dokument enthält eine Signatur

Signierte Dokumente dürfen in der NTCS grundsätzlich nicht verändert werden. Sobald ein Dokument eine Signatur enthält, wird ein entsprechender Hinweis oberhalb des Dokuments angezeigt:

Sollte es notwendig sein, solche Dokumente trotzdem zu bearbeiten, können Sie dies in den BMD Scan-Parametern unter Allgemein → "Bearbeitung von signierten Dokumenten erlauben" einstellen.
Achtung: Die Signatur des Dokuments verliert somit seine Gültigkeit!!

Es handelt sich um ein PDF/A-Dokument

Ein PDF-Dokument kann in einem speziellen Format erzeugt werden, beispielsweise im PDF-Typ "PDF/A". Diese Dokumente sind dann speziell geschützt und dürfen in der NTCS ebenfalls nicht verändert werden:

Sollte es notwendig sein, solche Dokumente trotzdem zu bearbeiten, können Sie dies in den BMD Scan-Parametern unter Allgemein → "Bearbeitung von PDF/A Dokumenten erlauben" einstellen.

Das Dokument ist mit einem Berechtigungskennwort geschützt

Ist am Dokument ein Berechtigungskennwort hinterlegt worden, kann es ebenfalls nicht bearbeitet werden. Folgender Hinweis wird angezeigt:

Sobald das Berechtigungskennwort im BMD Scan unter DATEI → Ver-/Entschlüsseln entfernt worden ist, können am Dokument wieder Änderungen vorgenommen werden.

2.6. Wie kann ein PDF in ein "suchbares" PDF konvertiert werden?

Mit der Funktion "PDF konvertieren nach..." am Reiter "DATEI" können Bilddateien oder Dokumente (z. B. *.jpg, *.jpeg, *.png, *.tif, *.tiff, *.ico) in ein PDF konvertiert werden.

Sie können mit der erweiterten Auswahl ein Dokument oder alle Dokumente im jeweiligen Ordner, in suchbare PDF-Dateien konvertieren. In welchen PDF-Typ konvertiert wird (Standard oder PDF/A), wird im Parameter PDF-Typ eingestellt.

Ob Ihr PDF bereits suchbar ist, sehen Sie anhand des PDF-Symbols rechts unten im BMD Scan:

	suchbares PDF
	kein suchbares PDF

Hinweis

Wenn Ihr Dokument noch nicht durchsuchbar ist, erzeugen Sie vor der OCR-Erkennung am besten ein suchbares PDF, da dann die OCR-Erkennung wesentlich rascher durchgeführt werden kann.

Viele Scanprogramme oder Scanner können automatisch durchsuchbare PDF-Dateien erzeugen.

2.7. Kann pro Firma ein eigenes Verzeichnis hinterlegt werden, welches im BMD Scan automatisch geöffnet wird, um papierlos zu buchen?

Wird das BMD Scan über Buchen → Funktionen → Papierlos Buchen gestartet, wird immer der zuletzt verwendete Ordnerpfad im BMD Scan vorgeschlagen.

Bei einem Steuerberater gäbe es aber folgende Einstellungsmöglichkeit:

Im Parameter unter Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → 7 - BMD Com → 3 - Databox → "Databox Downloadpfad" können Sie ein Verzeichnis hinterlegen, in welchem alle Buchhalter Zugriff haben. (z. B. Z:\PaperlessBooking\) Falls Sie Ihren Klienten das BMD Com zur Verfügung stellen, ist hier schon ein Verzeichnis hinterlegt.

Wichtig ist, dass der Ordner, unter welchem dann die Unterordner pro Klient erstellt werden, die Bezeichnung "PaperlessBooking" erhält. In diesem Ordner können Sie dann pro Klient einen Ordner im Format "KL2000+Klientennummer" anlegen und dort dann die Dokumente ablegen.

Steigen Sie beispielsweise im Buchen mit der Firma 200111 ein und starten das Papierlose Buchen, prüft die NTCS automatisch, ob im Verzeichnis "Z:\PaperlessBooking\KL2000200111" PDF-Dokumente vorhanden sind und steigt dann automatisch in dieses Verzeichnis ein.

2.8. Wie können Dokumente bzw. mehrere Dokumente auf einmal gelöscht werden?

In der Dokumentenübersicht bzw. Dokumentenliste können Sie ein Dokument bzw. mehrere Dokumente markieren und mit der F7-Funktion oder mit der rechten Maustaste → Löschen entfernen.

3. OCR-Erkennung

3.1. Warum werden mit der OCR-Erkennung keine Rechnungsdaten ausgelesen/erkannt?

Erfahrungsgemäß wird das Arbeiten mit XML-Rechnungen (ebInterface, ZUGFeRD ...) bzw. QR-Code empfohlen, da mit dieser Methode die Werte direkt aus der XML-Datei bzw. aus dem QR-Code ausgelesen werden und somit eine 100%ige Trefferquote gegeben ist.

Sind diese beiden Methoden nicht möglich, kann mit der OCR-Erkennung gearbeitet werden. Diese Methode hat jedoch eine geringere Trefferquote und die erkannten Werte müssen unbedingt einer Kontrolle unterzogen werden.

Um eine bestmögliche Erkennungsrate erzielen zu können, wird bei eingescannten Rechnungen eine Auflösung von 300*300 dpi empfohlen. Wir empfehlen, das Dokument in Schwarz-Weiß zu scannen.

Nähere Informationen finden Sie unter Automatisches Verarbeiten von Rechnungsmerkmale.

3.2. Können Zahlungsbedingungen je Rechnung mittels OCR-Erkennung ausgelesen werden?

Das Auslesen von Zahlungsbedingungen über die OCR-Erkennung ist nicht möglich.

3.3. Warum wird beim papierlos Buchen das Personenkonto nicht anhand der UID-Nummer ermittelt?

Das Personenkonto wird beim papierlosen Buchen nur dann vorgeschlagen, wenn das Konto eindeutig aus den elektronischen Rechnungsdaten bzw. OCR-Daten ermittelt werden konnte. Die UID-Nummer des Personenkontos und/oder die IBAN muss eindeutig zuordenbar sein. Erst wenn beide Prüfungen auf das gleiche Konto verweisen, wird das Konto übernommen.

Wird zur ermittelten UID-Nummer bzw. zur ermittelten IBAN kein Personenkonto gefunden, kann das Konto neu angelegt werden, wobei die ausgelesenen Rechnungsdaten bei der Kontenanlage automatisch vorgeschlagen werden. Weitere Informationen finden Sie im Punkt Kontenanlage.

3.4. Warum wird die OCR-Erkennung abgebrochen, sobald der BMD Scan geöffnet wird?

Wenn mehrere Dokumente in die Belegablage Databox unter dem Typ "Papierlos Buchen" hochgeladen werden, wird pro Dokument die OCR-Erkennung im Hintergrund durchgeführt. Wenn aber unmittelbar danach der BMD Scan geöffnet wird, werden alle Dokumente in den Paperless Booking Ordner heruntergeladen, auch jene, wo die OCR-Erkennung noch läuft. Wenn das Dokument noch nicht OCR erkannt ist, dann bricht die OCR-Erkennung ab.

In so einem Fall muss die OCR-Erkennung im BMD Scan nochmals neu gestartet werden.

3.5. Kann ich im BMD Scan weitere Felder hinzufügen?

Im BMD Scan können keine weiteren Felder hinzugefügt werden. Die Felder im grauen Bereich sind fix definiert

Welche Felder ausgelesen werden, kommt auf die Rechnung an. Bei XML-Rechnungen wird die OCR-Erkennung nicht durchgeführt, da alle relevanten Rechnungsdaten bereits in der XML-Datei enthalten sind.

Siehe auch:

Papierlos Buchen
Optimale Belegverarbeitung

FAQ Papierlos Buchen