Standardbrief Adressatenliste
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte CRM.
CRM und DMS → DMS → Standardbrief → Bereich Adressatenliste → Funktionen → Adressatenliste ladenAdressatenliste
Als Adressatenliste wird die Menge aller Empfänger bezeichnet, denen gleichzeitig derselbe Brief per Ausdruck oder E-Mail übermittelt wird. Durch das Speichern der Adressatenliste ist die spätere Wiederverwendung genauso möglich wie die Recherche, an wen ein Brief gesendet worden ist.
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Bearbeiten | Öffnet den Datensatz des Adressaten zum Bearbeiten. Beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Adressaten. | |||||
 Hinzufügen | Fügt einen oder mehrere Adressaten der ausgewählten Personenart hinzu. Es öffnet sich ein entsprechendes Suchfenster, wenn im Standardbrieffenster rechts oben im Auswahlmenü eine eindeutige Personenart gewählt ist. Steht das Auswahlmenü auf "Alle Personen", so muss vor dem Hinzufügen noch die Personenart ausgewählt werden. | |||||
 Gruppe hinzufügen | Personengruppen können auf einmal in die Adressatenliste übernommen werden. Es öffnet sich ein entsprechendes Suchfenster, wenn im Standardbrieffenster rechts oben im Auswahlmenü eine eindeutige Personenart gewählt ist. Steht das Auswahlmenü auf "Alle Personen", so muss vor dem Hinzufügen noch die Personenart ausgewählt werden. | |||||
 Erweitertes Hinzufügen | Diese Funktion ermöglicht es, mehrere Kunden, Lieferanten ... gleichzeitig zu finden und zu Adressatenlisten hinzuzufügen. Weitere Informationen zum Erweiterten Hinzufügen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erweitertes Hinzufügen. | |||||
 Entfernen | Entfernt den markierten Adressaten. | |||||
 Kontaktpersonen ermitteln | Ist der Parameter "Kontaktermittlung mit PersonenKz" (TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Standardbrief - Einstellungen) in den Einstellungen aktiviert, kann bei den ausgewählten Kunden die zuständige Kontaktperson (z. B. Personenkennzeichen "Geschäftsführer") automatisch ermittelt werden.
Hinweis
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| Alle entfernen | Entfernt alle ausgewählten Adressaten. | ||||||||||||
 Aktivieren | Ist ein Adressat in der Adressatenliste deaktiviert (Kennzeichnung von "deaktiviert" ist ein durchgestrichener Adressat), kann dieser durch diese Funktion wieder aktiviert werden. Aktiviert bedeutet, dass dieser bei "Brief ansehen" mit aufbereitet wird. | ||||||||||||
 Deaktivieren | Hier kann ein Adressat deaktiviert werden. Wird diese Funktion ausgeführt, wird der Adressat in der Adressatenliste durchgestrichen angezeigt und beim Aufbereiten des Briefes nicht mit berücksichtigt. | ||||||||||||
| Alle aktivieren | Aktiviert alle Adressaten in der Adressatenliste unten. | ||||||||||||
| Alle deaktivieren | Deaktiviert alle Adressaten in der Adressatenliste unten. | ||||||||||||
 Verwendete FIBU zu diesem Adressaten anzeigen | Zeigt Informationen zur verwendeten Finanzbuchhaltung an. | ||||||||||||
 Neue Adressatenliste | Legt eine neue, leere Adressatenliste an. Diese Funktion ist erst aktiv, wenn bereits eine Adressatenliste geladen ist. | ||||||||||||
 Adressatenliste laden | Öffnet eine gespeicherte Adressatenliste und zeigt die Listenelemente an. Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie unter Adressatenliste. | ||||||||||||
 Adressatenliste speichern | Speichert eine "neue Adressatenliste" mit Namen ab; wird an einer bereits bestehenden Adressatenliste gearbeitet, ist das neuerliche "Speichern" nicht nötig, da alle Änderungen an der Adressatenliste sofort übernommen werden. Beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Adressatenliste. Die Adressatenliste kann auch direkt im Kundenstamm gewartet werden. Mit rechter Maustaste in der Kundenliste direkt auf Kunden stellen und Adressliste Standardbrief wählen. Es wird nun eine Liste mit allen verfügbaren Adressatenlisten geöffnet. Diese können dem Kunden direkt zugeordnet werden. Somit ist der Kunde in dieser Adressatenliste vorhanden und wird beim nächsten Öffnen im Standardbrief automatisch mit geladen. | ||||||||||||
 Adressatenliste updaten | Auf die ausgewählte Adressatenliste kann der Geschäftsführer upgedatet werden. Dies gilt nur für die gerade in der Liste ersichtlichen Personen und wird nicht auf den Personenstamm zurückgeschrieben. Beachten Sie dazu die Hilfe zum Fenster Adressatenliste updaten. | ||||||||||||
 Kontaktpersonen zurücksetzen | Löscht die ermittelten Kontaktpersonen aus der Adressatenliste. Die ursprüngliche Adressatenliste bleibt davon unberührt. | ||||||||||||
| Kontaktperson auswählen | Öffnet die Kontaktpersonen zum unten markierten Kunden. Hier kann eine Kontaktperson ausgewählt werden, die anschließend in den Standardbrief übernommen wird. | ||||||||||||
 Ganze Liste löschen | Achtung: Löscht sowohl die Einträge als AUCH die Adressatenliste. Die Funktion ist nur aktiv, wenn eine Adressatenliste ausgewählt ist. | ||||||||||||
 Duplizieren | Erstellt eine Kopie der Liste samt Inhalt und fordert die Namenseingabe für die neue Liste. Generell wird empfohlen, die Adressatenliste vor jeglicher Änderung zu duplizieren und dann zu ändern. Die Funktion ist nur aktiv, wenn eine Adressatenliste ausgewählt ist. | ||||||||||||
| Eigenschaften | Ermöglicht das Bearbeiten der Adressatenliste hinsichtlich Bezeichnung, Datenbesitzer etc. Die Funktion ist nur aktiv, wenn eine Adressatenliste ausgewählt ist. | ||||||||||||
| Lokale Einstellungen | Hier können weitere Einstellungen zum Standardbrief getroffen werden. Genaueres dazu finden Sie unter Lokale Einstellungen. | ||||||||||||
 Adressatenlisten vergleichen | Ermöglicht das Vergleichen der bestehenden Adressatenliste mit einer anderen Adressatenliste. Das Feld "Ist auch in Liste" muss dazu eingeblendet sein. | ||||||||||||
 Adressatenlisten vereinigen | Vereinigt die aktuelle Adressatenliste mit einer auszuwählenden Adressatenliste. Achtung: Bevor diese Aktion ausgeführt wird, sollten die Adressatenlisten dupliziert werden, da die ursprünglichen Adressatenlisten nach dieser Aktion nicht mehr existieren! | ||||||||||||
 Schnittmenge mit Adressatenliste bilden | Bildet eine Schnittmenge der aktuellen Adressatenliste mit einer auszuwählenden Adressatenliste. Achtung: Bevor diese Aktion ausgeführt wird, sollten die Adressatenlisten dupliziert werden, da die ursprünglichen Adressatenlisten nach dieser Aktion nicht mehr existieren! | ||||||||||||
Doppelte Adressaten entfernen | Entfernt doppelte Adressaten aus der Adressatenliste. | ||||||||||||
 Robinsonliste prüfen | Über diese Funktion können Sie prüfen, ob sich die E-Mail-Adressen der Personen in der Adressatenliste in der Robinsonliste befinden. Wird eine E-Mail-Adresse in der Robinsonliste gefunden, wird eine Meldung ausgegeben und zum Adressaten in der Adressatenliste gesprungen: "Die E-Mail-Adresse ist in der Robinsonliste registriert." Je Prüflauf wird immer nur der erste Treffer angezeigt. Ist die Adresse korrigiert worden, ist der Prüflauf entsprechend neu zu starten. Wird keine der E-Mail-Adressen mehr in der Robinsonliste gefunden, erhalten Sie eine Erfolgsmeldung. Diese Prüffunktion ist optional und verhindert nicht, dass der Brief an eine bestimmte E-Mail-Adresse versendet wird. | ||||||||||||
 Etiketten... | In diesem Fenster können die Einstellungen für den Etikettendruck getroffen werden. | ||||||||||||
| Import/Export |
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Adressenliste importieren - CSV
Adressenliste exportieren - CSV Textdatei importieren - Adressatenliste | Diese Funktion ermöglicht Ihnen den Import von Adressaten aus einer Textdatei. Weitere Informationen zum Import einer CSV-Datei finden Sie in der Hilfe zum Fenster Standardimport Textdatei. |
 Textdatei exportieren - Adressatenliste | Mit dieser Funktion können Sie die in der Liste angezeigten Adressaten in eine CSV-Datei exportieren. Weitere Informationen zum Vorgehen beim Export erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardexport Textdatei. |
Zusätzliche Schaltflächen in der Adressatenliste:
| Adressart | Diese Schaltfläche steuert, ob die Hauptadresse oder z. B. die Lieferadresse verwendet werden soll. Die eingestellte Adressart ist immer rechts neben dieser Schaltfläche ersichtlich. Wird die Adressart auf eine andere umgestellt, merkt sich das Programm die Einstellung und startet beim nächsten Aufruf den Standardbrief wieder mit der ausgewählten Adressart. | ||||
| E-Mail-Adressart | Im Standardbrief haben Sie die Möglichkeit, anhand der E-Mail-Adressart zu steuern, an welche E-Mail-Adresse einer Kontaktperson bzw. einer Person der Versand von Standardbriefen erfolgen soll. Über diese Schaltfläche können Sie die E-Mail-Adressart festlegen, unter der die E-Mail-Adresse für den Versand ermittelt werden soll. Die eingestellte E-Mail-Adressart ist immer rechts neben dieser Schaltfläche ersichtlich. Hinweis
Wenn Sie eine E-Mail-Adressart ausgewählt haben, wird beim nächsten Klick auf diese Schaltfläche diese wieder auf Standard zurückgesetzt, ohne dass das Fenster zur Auswahl der E-Mail-Adressart geöffnet wird. Mit dieser Einstellung wird die hinterlegte Haupt-E-Mail-Adresse der Kontaktperson bzw. Person herangezogen. Beim nächsten Klick auf diese Schaltfläche wird wieder der Auswahldialog für die E-Mail-Adressart geöffnet. Hinweis
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| Firma Abs. | Mit dieser Schaltfläche können Sie die Ermittlung der Absenderfirma steuern und zwischen der Standardfirma, der STB-Firma bzw. der Ausprägung Letzte Eingabe <FirmenNr> umschalten. Wenn Sie nun Adressaten zu dieser Adressatenliste hinzufügen, wird die Absenderfirma entsprechend dieser Schaltfläche gewählt. Bei der Ausprägung Letzte Eingabe <FirmenNr> merkt sich NTCS nach einer manuellen Änderung der Absenderfirma in der Adressatenliste diese benutzerbezogen. Beim nächsten Hinzufügen dieser Person wird automatisch die zuletzt verwendete Absenderfirma dieses Benutzers vorgeschlagen. Diese Einstellung ist dann sinnvoll, wenn Sie regelmäßig Briefe unter einer anderen Absenderfirma als der der Kunden- bzw. der Steuerberaterfirma schreiben. Hinweis
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| Combobox | Mit dieser Combobox können Sie die Adressatenliste nach aktiven bzw. inaktiven Adressaten filtern oder alle anzeigen. Ob ein Adressat aktiv oder inaktiv ist, wird über die gleichnamige Funktion im Funktionsmenü der Adressatenliste gesteuert. |
Hintergrundinformationen – Adressatenliste
Übergabe Personen in die Adressatenliste aus Terminen, Aufgaben, Fristen
Wenn am Termin / auf der Aufgabe die Person/Institution befüllt ist, dann wird diese Person in die Adressatenliste übergeben, wenn die Funktion "Standardbrief für Termine" / "Standardbrief für Aufgaben" gestartet wird.
Wenn bei der Frist die Person befüllt ist, dann wird diese Person in die Adressatenliste übergeben, wenn die Funktion "Standardbrief für Termine" gestartet wird.
Wenn die Kontaktperson am Termin / auf der Aufgabe / bei der Frist befüllt ist, dann wird diese zusätzlich in die Adressatenliste übergeben und ist in der Spalte "Kontaktperson" bei der Person ersichtlich.
Zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten
Beachten Sie zusätzlich folgende Einstellungsmöglichkeiten:
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein
Wenn am Kundenstamm die Felder "Abteilungsleiter", "Geschäftsführer" oder "Austrittsdatum" geändert werden, kann ein automatisches Stammdatenupdate in alle Adressatenlisten erfolgen, in denen der Kunde enthalten ist. Der Mitarbeiter, der auf der Adressatenliste als Sachbearbeiter hinterlegt ist, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung. Möchten Sie das Update aktivieren? 0 - Nein 1 - Ja |
Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Adressatenliste
Soll beim Hinzufügen einer Person zu einer Standardbrief Adressatenliste der "Datenbesitzer bearbeiten" der Person geprüft werden? Diese Einstellung bezieht sich nur auf die Funktion "Adresslisten Standardbrief" im Personenstamm. Sie hat keine Auswirkung auf das Hinzufügen im Standardbrief. 1 - Beim Hinzufügen prüfen: Befindet man sich nicht in der zugeordneten Datenbesitzergruppe, darf man keine Zuordnung der Person durchführen. 2 - Beim Hinzufügen nicht prüfen: Es erfolgt keine Prüfung und man ist zur Zuordnung der Person berechtigt. | |
Soll beim Hinzufügen einer Person zu einer Standardbrief Adressatenliste der "Datenbesitzer bearbeiten" der Adressatenliste geprüft werden? Diese Einstellung bezieht sich nur auf die Funktion "Adresslisten Standardbrief" im Personenstamm. Sie hat keine Auswirkung auf das Hinzufügen im Standardbrief. 1 - Beim Hinzufügen prüfen: Befindet man sich nicht in der zugeordneten Datenbesitzergruppe, darf man keine Zuordnung der Person durchführen. 2 - Beim Hinzufügen nicht prüfen: Es erfolgt keine Prüfung und man ist zur Zuordnung der Person berechtigt. |
Standardfeldauswahl Adressatenliste
 | Siehe auch: |
Lernvideo: