Automatische Archivierung von E-Mail aus dem Standardbrief
Allgemein
Sie haben die Möglichkeit alle über den Standardbrief versendeten E-Mails, egal ob diese im Vordergrund oder im Hintergrund versendet werden, automatisch ins DMS archivieren zu lassen. Diese E-Mails aus dem Standardbrief werden als BCC-Kopie an eine definierte Mailbox gesendet von wo aus sie dann archiviert werden. In dieser Dokumentation werden alle Einstellungen beschrieben die getroffen werden müssen, damit die Archivierung funktioniert.
Einstellungen
In diesem Abschnitt werden grundsätzlich alle Einstellungen beschrieben, die für eine automatische Archivierung von Standardbrief E-Mails notwendig sind.
Hinweis
 | Es gibt aber noch die Möglichkeit einer halbautomatischen Archivierung dieser E-Mails. Welche zusätzlichen Einstellungen dafür getroffen werden müssen bzw. welche entfallen können, wird zu jedem Punkt als Hinweis beschrieben. |
Exchangekonto anlegen
Für die automatische Archivierung von Standardbrief E-Mails müssen Sie ein eigenes Exchangekonto anlegen, an welches die Standardbrief E-Mails automatisch BCC gesendet werden sollen.
Hinweis
| Für die halbautomatische Archivierung können Sie auch ihr eigenes Exchangekonto verwenden und einen Ordner unterhalb der Rubrik Posteingang anlegen. Die E-Mails aus dem Standardbrief werden dann automatisch BCC an dieses Exchangekonto geschickt, archiviert werden aber nur jene, die Sie auch in den dafür angelegten Ordner verschieben.  Die weiteren Einstellungen dafür entnehmen Sie bitte dem Hinweis unter Punkt 2.2 Archiv-Mailbox. |
Archiv-Mailbox
Damit die E-Mails auch als BCC-Kopie versendet werden, müssen Sie eine Mailbox im Parameter Postfach für Mail-Archivierung hinterlegen. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Standardbrief - Einstellungen.
In diesem Parameter können Sie eine Mailbox hinterlegen, an welche die versendeten E-Mails aus dem Standardbrief als BCC-Kopie gesendet werden sollen. Diese E-Mails können dann vom BMD Archivierungsdienst automatisch gleich nach dem Posteingang ins BMD DMS archiviert werden. Detaillierte Informationen, welche Einstellungen noch getroffen werden müssen, damit die BCC-E-Mail überhaupt versendet wird bzw. in weiterer Folge auch automatisch archiviert wird, erhalten Sie in der Dokumentation Automatische Archivierung von E-Mails aus dem Standardbrief. |
Hinweis
| Diese Einstellung kann nicht nur global, sondern je Briefvorlage individuell aktiviert werden! |
Sie können auch gleich direkt bei diesem Parameter die Neuanlage einer Archiv-Mailbox für das bereits angelegte Exchangekonto durchführen. Mit dem Klick auf den blauen F4-Pfeil gelangen Sie in das Fenster Mailboxen, in dem Sie die Neuanlage durchführen können.
Hinweis
| Wichtig bei dieser Neuanlage ist, dass Sie im Feld Mailbox-Typ die Ausprägung Archiv-Mailbox auswählen. Die Bezeichnung können Sie frei vergeben, aber das Feld E-Mail-Adresse muss befüllt werden. Die Zugangsdaten müssen je Mailbox hinterlegt werden - dies können Sie im Fenster "Mailboxen" im Fenstermenü unter Mailboxen → Zugangsdaten erledigen.  Zum Testen, ob die hinterlegten Zugangsdaten korrekt sind, können Sie die Funktion  Zugangsdaten prüfen im sich öffnenden Fenster ausführen. Weitere Informationen zu den Mailboxen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Mailboxen. |
Damit die E-Mail dann auch automatisch archiviert werden kann, sobald diese im Posteingang der Mailbox ist, müssen Sie noch den Parameter Automatische E-Mail-Verarbeitung aktivieren auf "Ja" stellen. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Kommunikationssystem.
Mit diesem Parameter können Sie die automatische E-Mail-Verarbeitung ein- oder ausschalten (für MailReply, Archiv-Mailbox). |
Achtung!
 | Sollten Sie beim Speichern der Parameter die Meldung bekommen, dass Sie kein Recht haben, in die SyncService.ini zu schreiben, brauchen Sie einen Administratorbenutzer, der Schreibrechte für diese Datei besitzt. Folgender Eintrag muss in dieser INI-Datei vorhanden sein: MAILREPLY_ACTIVE=1. Bei Bedarf kann dieser auch manuell in diese Datei geschrieben werden. Sollten Sie Cloud-Kunde bei BMD sein, muss diese Einstellung von der BMD Technik durchgeführt werden. |
Hinweis
| Für die halbautomatische Archivierung können Sie im Feld Posteingang Unterverzeichnis den Ordner definieren, von dem aus die E-Mails für die Archivierung gesucht werden. Die E-Mails aus dem Standardbrief kommen aber trotzdem ganz normal als BCC-E-Mail in den Posteingang des hinterlegten Exchangekontos.  Da hier in den Mailboxeinstellungen ein Unterverzeichnis definiert ist, wird nur dieses Verzeichnis auf neue E-Mails für die Archivierung geprüft. Das heißt, bei dieser Variante werden nicht alle aus dem Standardbrief versendeten E-Mails automatisch beim Eingang archiviert. Sie selbst können noch entscheiden, welche E-Mails tatsächlich archiviert werden sollen. Dazu müssen Sie diese per Drag & Drop in das definierte Unterverzeichnis verschieben, die Archivierung selbst wird dann automatisch durchgeführt. |
Postfach je Briefvorlage hinterlegen
Die Einstellung im Standardbrief, dass die gesendeten E-Mails automatisch im DMS archiviert werden, kann nicht nur global, sondern je Briefvorlage individuell aktiviert werden. Hierzu können Sie in den Briefeinstellungen jeder Standardbriefvorlage ein "Postfach für E-Mail-Archivierung" hinterlegen. Dadurch wird die E-Mail als BCC-Kopie an die gewünschte Mailbox gesendet.
Alle anderen Einstellungen bleiben unverändert und entsprechen der Variante der generellen Archivierung aller gesendeten Standardbriefe. Weitere Details finden Sie unter Archiv-Mailbox.
BMD Dienste
Am Server, wo die BMD NTCS installiert ist, müssen diese beiden Dienste BMDNTCSSyncService und BMDNtcsSvc verfügbar bzw. aktiv sein.
Hinweis
| Der Dienst BMDNTCSSyncService prüft in regelmäßigen Abständen, ob neue E-Mails im Postfach für die Archivierung ins DMS verfügbar sind, der Dienst BMDNtcsSvc ist dann für die tatsächliche Archivierung der E-Mail zuständig. Diese beiden Dienste müssen auch bei der halbautomatischen Archivierung der E-Mails gestartet sein. |
Ermittlung der Daten für Archivierung
Die Felder für die Archivierung ins DMS können entweder von den Einstellungen auf der Briefvorlage bzw. vom DMS-Vorschlagswert CRM - Automatische E-Mailarchivierung Standardbrief ermittelt werden. Bitte beachten Sie, wenn Sie keinen DMS-Vorschlagswert erfassen, muss in den Einstellungen der Briefvorlage zumindest ein Archiv definiert sein, ansonsten kann die automatische Archivierung nicht durchgeführt werden.
Hinweis
| Wenn Sie sowohl einen DMS-Vorschlagswert erfasst haben und Einstellungen auf der Briefvorlage gesetzt sind, zieht aktuell der DMS-Vorschlagswert mit höherer Priorität. Das heißt, es wird in das Archiv, auf die Kategorie etc. archiviert, die im DMS-Vorschlagswert definiert sind. |
Ablauf
In diesem Abschnitt wird ein Beispielablauf beschrieben bzw. welche Möglichkeiten zur Analyse es im Falle einer nicht korrekten Archivierung einer solchen E-Mail gibt.
Versand des Standardbriefs
Der Versand im Standardbrief funktioniert für Sie als Anwender genau gleich wie vorher. Sie definieren die Adressatenliste, wählen die entsprechende Briefvorlage aus und versenden anschließend die Briefvorlagen per E-Mail. Durch den Versand wird automatisch eine BCC-Mail an das im oben genannten Parameter hinterlegte Postfach für Mail-Archivierung geschickt.
Hinweis
| Die BCC-Mail wird sowohl beim Versand über die Funktion "Druck/Versand" im Standardbrief an dieses Postfach geschickt als auch beim Versand direkt aus der Briefvorschau. |
Weitere Information zum Versenden von Standardbriefen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardbrief.
Archivierung der E-Mails
Die Archivierung der E-Mails erfolgt dann automatisch, ohne dass Sie eine Aktion setzen müssen. Einzige Voraussetzung ist, dass die beiden Dienste BMDNTCSSyncService und BMDNtcsSvc gestartet sind.
Grundsätzlich funktioniert die automatische Archivierung,
- bei allen drei Vorlagentypen (Standardbriefvorlage, Wordvorlage, HTML-Vorlage),
- es ist egal, ob die E-Mail im Vorder- bzw. Hintergrund versendet wird und
- ob Sie die Standardbriefvorlage einbetten oder als Anhang versenden.
Einzige Kombination, wo die automatische Archivierung der BCC-Mail nicht erfolgt, ist, wenn Sie eine Standardbriefvorlage eingebettet im Hintergrund versenden. Bei dieser Variante wird zwar auch das BCC-Mail verschickt, aber dieses kann nicht automatisch archiviert werden, weil die Daten für die Archivierung bei dieser Art des Versands nicht in der E-Mail eingebettet werden können.
Hinweis
| Wenn Sie in Outlook die Spalte BMD ARCHIV einblenden, können Sie hier gleich erkennen, ob die Archivierung funktioniert hat oder nicht bzw. was der Grund für die Nichtarchivierung war.  |
Tools für Analyse
Zuerst müssen Sie feststellen, ob die E-Mail Archivierung in keinem Fall funktioniert oder nur in bestimmten Fällen nicht klappt. Funktioniert die E-Mail Archivierung in keinem Fall, dann führen Sie bitte zuerst die Prüfungen unter dem Punkt 3.3.1 Prüfung der Grundeinstellungen durch. Funktioniert die Archivierung nur in bestimmten Fällen nicht, dann kontrollieren Sie bitte die unter Punkt 3.3.2 Detaillierte Analyse von Einzelfällen beschriebenen Punkte.
Prüfung der Grundeinstellungen
Sollte die Archivierung nicht funktionieren, sollten im ersten Schritt folgende zwei Einstellungen geprüft werden.
- Laufen die für die automatischen Archivierung benötigten BMD Dienste?
- Mit der Funktion
Zugangsdaten-Test prüfen Sie, ob die auf der Mailbox hinterlegten Zugangsdaten korrekt sind.
Konnten bei diesen beiden Tests keine Fehler festgestellt werden und die Zugangsdaten der Mailbox korrekt sein, sollte die generelle automatische Archivierung von E-Mails aus dem Standardbrief möglich sein.
Detaillierte Analyse von Einzelfällen
Hier kann zwischen zwei verschiedenen Arten von Problemen unterschieden werden.
Zur weiteren Ursachenfindung können Sie in das Fenster E-Mail-Protokoll einsteigen, hier können Sie je versendetem Standardbrief sehen, ob der Versand bzw. die Archivierung korrekt durchgeführt wurde.
Alle Einträge mit dem Wert 1 - SMTP im Feld "Mailtyp" protokollieren den Versand der E-Mails. Im Feld Status können Sie erkennen, ob der Versand dieser E-Mail korrekt (= 1 - OK) durchgeführt wurde oder nicht (= 2 - Error).
Hinweis
| Damit der Versand der E-Mails in diesem Fenster protokolliert wird, müssen Sie den Parameter "Versenden von E-Mails im Hintergrund protokollieren" aktivieren. Diesen Parameter finden Sie unter TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Standard-E-Mail. |
Die Einträge mit dem Wert 5 - Archiv im Feld "Mailtyp" protokollieren die Archivierung der zuvor versendeten Mails. Auch bei diesen Einträgen wird im Feld "Status" protokolliert, ob die Archivierung durchgeführt wurde "1 - OK" bzw. nicht durchgeführt wurde "2 - Error".
Sollte die Archivierung einer E-Mail nicht erfolgt sein, können Sie in diesem Protokoll erkennen, ob schon der Versand nicht funktioniert hat oder nur die Archivierung nicht erfolgreich war. In beiden Fällen steht beim Eintrag "2- Error" im Feld Status im Feld "Fehlermeldung" eine detaillierte Info, aus welchen Gründen der Versand bzw. die Archivierung nicht erfolgt ist.
Beispiel
 | Sollte im Fenster E-Mail-Protokoll ein Eintrag mit der Fehlermeldung "Archivierung nicht möglich → Daten unvollständig" erscheinen, dann konnten die Pflichtfelder für die Archivierung nicht ermittelt werden.  Zum Beispiel könnte der Fall eintreten, wenn Sie eine neue Standardbriefvorlage anlegen, aber in den Briefeinstellungen die notwendigen Einstellungen zum Archivieren (Archiv, Kategorie, Betreff) nicht hinterlegen. Dadurch weiß der Archivierungsdienst nicht, in welches Archiv bzw. auf welche Kategorie archiviert werden soll und die Archivierung wird abgebrochen. |
Nacharchivierung der fehlenden E-Mails
Wenn Sie die notwendigen Einstellungen getroffen haben, dass die zukünftige Archivierung dieser E-Mails funktioniert, sollten Sie noch jene E-Mails nacharchivieren, die laut Protokoll nicht archiviert worden sind. Dazu selektieren Sie im Fenster "E-Mail-Protokoll" einen Eintrag mit der Fehlermeldung "Archivierung nicht möglich --> Daten unvollständig" und klicken auf die Funktion "Archivieren" in der gelben Menüleiste unter dem Punkt "E-Mail-Protokoll". Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich zuerst der Archivsuchdialog zur Auswahl des gewünschten Archivs und anschließend die Beschlagwortungsmaske zur Eingabe der Daten für die Archivierung.
Hinweis
| Sollte der Versand einer E-Mail nicht funktionieren (aus welchen Gründen auch immer), können Sie sich auch aktiv darüber informieren lassen. Sie haben die Möglichkeit auf der Mailbox die Felder Benutzer (Administrator) und EMailadresse (Administrator) zu befüllen und sich somit per E-Mail oder interner Nachricht im Fehlerfall informieren zu lassen. |
Hintergrundinformationen
Sollte der Fall eintreten, dass die E-Mail zwar archiviert wird, aber nicht in das von Ihnen gewünschte Archiv bzw. auf die erwartete Person oder Kategorie, können Sie die Einträge im Logfile BMDCREATEDOCSEXTERN.LOG prüfen.
In diesem Logfile werden die Daten (Archiv, Person, Kategorie ...) protokolliert, die bei der Archivierung ins DMS übergeben werden. Sie können dann feststellen, ob diese Daten schon vor der Archivierung "falsch" geliefert werden oder erst bei der Archivierung verändert wurden.
Sollten Sie bei dieser Analyse Hilfe benötigen, kontaktieren Sie bitte den CRM-Support.
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