Workflow
In dieser Tabelle werden alle in NTCS angelegten Workflows verwaltet.
In diesem Feld können Sie definieren, ob Workflowaufgaben asynchron gestartet werden sollen. Wird ein Workflow gestartet, kann über dieses Feld eingestellt werden, dass danach die Weiterverarbeitung und Anlage der nächsten Aufgabe asynchron weiterlaufen soll, damit der ausführende User sofort weiterarbeiten kann. Die Einstellung kann je Workflow definiert werden.
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Die verfügbaren Standardworkflows mit dem Workflowtyp "LEA/PLE" sind als asynchron startender Workflow definiert. Für diese ist das Feld "Workflow im Hintergrund starten" aktiviert. Nähere Informationen zu diesen Standardworkflows finden Sie in den Themendokumentationen Honorarnotenfreigabe mit Workflow und LEA-KORE-Überleitung mit Workflow.
Verwendungszweck CWF_SUBTYPE
In diesem Feld können Sie zusätzlich zum Workflowtyp noch eine genauere Kategorisierung des Workflows vornehmen.
In diesem Feld können Sie zusätzlich zum Workflowtyp noch eine genauere Kategorisierung des Workflows vornehmen.
Hinweis
 | Wenn der Verwendungszweck am Workflow nachträglich verändert wird, kommt eine Hinweismeldung. Die Meldung weist darauf hin, dass Workflows durch die Änderung nicht mehr korrekt ausgeführt werden können. Dieser Hinweis betrifft nur Workflows mit den Workflowtypen "CRM", "PI", "LEA/PLE" und "WWS".  |
Besonderheiten dieses Feldes im CRM
Es gibt unterschiedliche Verwendungszwecke für Workflows, die neben der besseren Kategorisierung von Workflows zusätzlich noch steuern, welche Tabellen für Feldwertprüfungen zur Verfügung stehen. Eine Feldwertprüfung ist bei Workflows des Typs "CRM" nur möglich, wenn der passende Verwendungszweck im Workflow hinterlegt ist. Bei Workflows des Typs "DMS" ist dafür kein Verwendungszweck nötig, für Kampagnenworkflows ist eine Feldwertprüfung nicht vorgesehen.
Details zur Feldwertprüfung erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow unter dem Punkt CRM Prüfung Ja/Nein.
Details zur Feldwertprüfung erhalten Sie in der Dokumentation zum Workflow unter dem Punkt CRM Prüfung Ja/Nein.
Ad-hoc-Workflowtyp CWF_ADHOC_TYPE
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, für Workflows vom Typ CRM die Ausprägung "Kunden und Lieferanten", "Projekt" oder "Mitarbeiter" auszuwählen. Wird dann zum Kunden/Lieferanten bzw. Projekt ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur jene CRM Workflows zur Auswahl, die den jeweiligen Ad-hoc-Workflowtyp aufweisen. Wird im Fenster "Mitarbeiter" ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur die Workflows mit dem Ad-hoc-Workflowtyp "Mitarbeiter" zur Verfügung. Wenn zu Telefonprotokoll, Kundentelefonate oder Mitarbeitertelefonate ein Workflow gestartet wird, stehen in der Liste die Workflows mit dem Ad-hoc-Workflowtyp "Kunden und Lieferanten" zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflow starten.
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, für Workflows vom Typ CRM die Ausprägung "Kunden und Lieferanten", "Projekt" oder "Mitarbeiter" auszuwählen. Wird dann zum Kunden/Lieferanten bzw. Projekt ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur jene CRM Workflows zur Auswahl, die den jeweiligen Ad-hoc-Workflowtyp aufweisen. Wird im Fenster "Mitarbeiter" ein Workflow gestartet, stehen in der Liste nur die Workflows mit dem Ad-hoc-Workflowtyp "Mitarbeiter" zur Verfügung. Wenn zu Telefonprotokoll, Kundentelefonate oder Mitarbeitertelefonate ein Workflow gestartet wird, stehen in der Liste die Workflows mit dem Ad-hoc-Workflowtyp "Kunden und Lieferanten" zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Workflow starten.
Änderungsdatum CWF_AENDERUNGSDATUM
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Workflows angezeigt.
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Workflows angezeigt.
Aktiv CWF_AKTIV
In diesem Feld können Sie definieren, ob es sich um einen aktiven bzw. inaktiven Workflow handelt. Wenn Workflows auf "Inaktiv" gesetzt werden, können diese künftig nicht mehr verwendet werden. Auch bereits verwendete Workflows können inaktiv gesetzt werden, Sie bekommen aber eine Hinweismeldung mit der Auflistung jener Stammdaten, bei welchen der Workflow hinterlegt ist.
In diesem Feld können Sie definieren, ob es sich um einen aktiven bzw. inaktiven Workflow handelt. Wenn Workflows auf "Inaktiv" gesetzt werden, können diese künftig nicht mehr verwendet werden. Auch bereits verwendete Workflows können inaktiv gesetzt werden, Sie bekommen aber eine Hinweismeldung mit der Auflistung jener Stammdaten, bei welchen der Workflow hinterlegt ist.
Beispiel
 | Meldung beim Inaktiv-Setzen eines bereits verwendeten DMS-Workflows:  Eine solche Meldung dient allerdings nur als Hinweis, der Workflow wird nicht automatisch von den Kategorien gelöscht. Damit Sie sichergehen können, dass der Workflow nicht mehr verwendet wird, müssen Sie diesen von den Kategorien, bei denen er vor dem Inaktiv-Setzen des Workflows hinterlegt gewesen ist, löschen. Meldung beim Inaktiv-Setzen eines CRM Workflows, welcher auf einer Pipelinestufe im Leadmanagement hinterlegt ist:  |
Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Auch den LEA Workflow für die Honorarnoten-Freigabe mit Workflow können Sie auf "Inaktiv" stellen, wenn dieser nicht mehr benötigt wird. Das hat zur Folge, dass der deaktivierte Workflow bei neu aufzubereitenden Rechnungen weder über den Aufbereitungsdialog noch über eine manuelle Hinterlegung ausgewählt werden kann.
Honorarnoten, die sich während des Inaktiv-Setzens des Workflows noch im Workflowprozess befinden, werden dadurch nicht verändert und können noch den gesamten Prozess durchlaufen. Aus diesem Grund erhalten Sie beim Entfernen des Aktiv-Kennzeichens bei LEA Workflows keine Hinweismeldung mit einer Auflistung, wo der Workflow hinterlegt worden ist.
Firma CWF_BASIS_PRO_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der die Checkliste angelegt ist.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der die Checkliste angelegt ist.
Checklistvorlage (alt) CWF_BASIS_PROJEKTNR
In diesem Feld können Sie eine Checklistvorlage am Workflow hinterlegen. Weitere Informationen zu den Checklisten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Vorlagen. Dieses Feld ist nur mehr aktiv, wenn bereits eine Projektcheckliste am Workflow hinterlegt ist, für neu angelegte Workflows ist nur mehr das Feld Checklistvorlage aktiv.
In diesem Feld können Sie eine Checklistvorlage am Workflow hinterlegen. Weitere Informationen zu den Checklisten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Vorlagen. Dieses Feld ist nur mehr aktiv, wenn bereits eine Projektcheckliste am Workflow hinterlegt ist, für neu angelegte Workflows ist nur mehr das Feld Checklistvorlage aktiv.
Workflow CWF_BA_WORKFLOW
In diesem Einstiegsfeld können Sie den Workflow auswählen, für den die vorhandenen Workflowinstanzen angezeigt werden sollen.
In diesem Einstiegsfeld können Sie den Workflow auswählen, für den die vorhandenen Workflowinstanzen angezeigt werden sollen.
Ist Standard CWF_BMDSTANDARD
Dieses Feld gibt Auskunft, ob der Workflow ein ausgelieferter BMD Standardworkflow ist.
Dieses Feld gibt Auskunft, ob der Workflow ein ausgelieferter BMD Standardworkflow ist.
Checklistenvorlage CWF_CLVNR
In diesem Feld können Sie eine 
Checkliste hinterlegen, die dann im Workflow verwendet werden kann. Mit dem F8-Symbol 
vor diesem Feld können Sie Checklisten hinterlegen, vorausgesetzt Sie haben unter "Stammdaten → Einstellungen → Checklistvorlagen" Vorlagen angelegt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklistvorlagen.
Checkliste hinterlegen, die dann im Workflow verwendet werden kann. Mit dem F8-Symbol vor diesem Feld können Sie Checklisten hinterlegen, vorausgesetzt Sie haben unter "Stammdaten → Einstellungen → Checklistvorlagen" Vorlagen angelegt. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Checklistvorlagen.Dieses Feld ist bei neu angelegten Workflows immer aktiv, nur bei bestehenden Workflows, wenn bereits eine Projektcheckliste (Feld: Checklistvorlage (alt)) am Workflow hinterlegt ist, kann hier keine Checkliste ausgewählt werden.
Workflow-ID CWF_CWFID
In diesem Feld wird die eindeutige ID des Workflows angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
In diesem Feld wird die eindeutige ID des Workflows angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
Diagramm-Nr CWF_DIAGRAMMNR
In diesem Feld wird die Nummer des Diagramms angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
In diesem Feld wird die Nummer des Diagramms angezeigt, diese wird automatisch vergeben und kann von Ihnen nicht verändert werden.
Datenbesitzer für Bearbeiten CWF_EDIT_DOG
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegen. Dieser Workflow kann dann nur von jenen Benutzern bearbeitet werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegen. Dieser Workflow kann dann nur von jenen Benutzern bearbeitet werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.
Erstelldatum CWF_ERSTELLDATUM
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Workflow erstellt wurde.
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem der Workflow erstellt wurde.
Ersteller CWF_ERSTELLUSER
In diesem Feld wird die User-ID des Mitarbeiters angezeigt, der diesen Workflow erstellt hat.
In diesem Feld wird die User-ID des Mitarbeiters angezeigt, der diesen Workflow erstellt hat.
Feldauswahl CWF_FELDAUSWAHL
In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, zu definieren, welche Felder einer Workflowaufgabe immer an die Folgeworkflowaufgaben innerhalb dieses Workflows weitergegeben werden sollen. Mit dem 
F8-Symbol vor diesem Feld wird eine Feldauswahl gestartet, in der Sie die gewünschten Felder zuordnen können. Grundsätzlich stehen Ihnen hier folgende Felder der Aufgaben zur Verfügung:
F8-Symbol vor diesem Feld wird eine Feldauswahl gestartet, in der Sie die gewünschten Felder zuordnen können. Grundsätzlich stehen Ihnen hier folgende Felder der Aufgaben zur Verfügung:- Projekt
- Farbcode
- Alle Freifelder
Das heißt, Sie können zu einer Workflowaufgabe bestimmte Informationen in Freifeldern erfassen, einen Farbcode definieren oder ein Projekt hinterlegen. Beim Erledigen Ihrer Aufgabe werden diese Felder, sofern im Workflow definiert, an die nächste Aufgabe im Workflow weitergegeben. Dadurch hat der nächste Sachbearbeiter alle benötigten Informationen, um seine Workflowaufgabe zu erledigen.
Feldauswahl CWF_FELDAUSWAHLID
In diesem Feld wird Ihnen die ID der definierten Feldauswahl für die Übernahme der Felder auf Workflowaufgaben angezeigt.
In diesem Feld wird Ihnen die ID der definierten Feldauswahl für die Übernahme der Felder auf Workflowaufgaben angezeigt.
Firma CWF_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, für die der Workflow angelegt wurde.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, für die der Workflow angelegt wurde.
Hat Instanz CWF_HATINSTANZ
In diesem Feld können Sie anhand des grünen Häkchens
erkennen, ob zu einem Workflow bereits Instanzen vorhanden sind. Alle vorhandenen Instanzen eines Workflows können Sie sich im Fenster Workflowinstanzen ansehen.
In diesem Feld können Sie anhand des grünen Häkchens
erkennen, ob zu einem Workflow bereits Instanzen vorhanden sind. Alle vorhandenen Instanzen eines Workflows können Sie sich im Fenster Workflowinstanzen ansehen. Instanz löschen CWF_INSTANZ_LOESCHEN
Über dieses Feld können Sie steuern, ob die Workflowinstanzen nach dem korrekten Durchlauf des Workflows bis zum Ende gelöscht werden sollen. Bei den Workflowtypen Kampagne und DMS-Workflow ist es nicht möglich, die Workflowinstanzen automatisch nach dem Beenden des Workflows zu löschen.
Über dieses Feld können Sie steuern, ob die Workflowinstanzen nach dem korrekten Durchlauf des Workflows bis zum Ende gelöscht werden sollen. Bei den Workflowtypen Kampagne und DMS-Workflow ist es nicht möglich, die Workflowinstanzen automatisch nach dem Beenden des Workflows zu löschen.
Beispiel
| Wenn Sie bei einem Termingenehmigungsworkflow dieses Feld aktiviert haben, werden die Workflowinstanzen nur solange gespeichert, solange die Termingenehmigungsaufgabe des zuständigen Mitarbeiters noch nicht erledigt wurde. Erledigt dieser die Termingenehmigungsaufgabe und der Workflow kommt somit zum Ende, wird auch die daraus entstandene Workflowinstanz gelöscht. |
| Für jeden Start des Workflows wird eine Instanz angelegt, das heißt, eine Workflowinstanz stellt einen Workflowablauf dar. Im Fenster Workflowinstanzen erhalten Sie weitere Informationen zu dieser Thematik. Dieses Fenster steht primär den Administratoren zur Verfügung. Dieser kann hier relativ schnell feststellen, wo ein Workflow "hängengeblieben" ist und welche Aufgaben erzeugt worden sind und welche nicht. Außerdem können bereits erzeugte Instanzen hier wieder gelöscht werden, falls sie versehentlich erzeugt worden sind. |
Hinweis
| Wenn am Workflow "Instanz löschen" aktiviert ist, sobald die Ende-Aktion des Workflows erreicht wird, wird die Workflowinstanz inklusive der Aufgaben gelöscht. In diesem Fall werden keine E-Mail-Benachrichtigungen über das Löschen der Aufgaben versendet. |
Letzter User CWF_LETZTERUSER
In diesem Feld wird Ihnen die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der diesen Workflow zuletzt bearbeitet hat.
In diesem Feld wird Ihnen die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der diesen Workflow zuletzt bearbeitet hat.
Matchcode CWF_MATCHCODE
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Workflows eintragen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Bezeichnung des Workflows automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Workflows eintragen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Bezeichnung des Workflows automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
Mitarbeiter CWF_MITARBEITER
In diesem Pflichtfeld müssen Sie einen Mitarbeiter definieren, der Verantwortlicher des Workflows ist bzw. als letzte Rückfallebene bei der Ermittlung des Sachbearbeiters für die Aufgabe dient, sollte durch den Workflow kein Mitarbeiter ermittelt werden können. Mit dem blauen Pfeil
vor diesem Feld können Sie die Mitarbeitersuche öffnen, in diesem Fenster werden Ihnen dann die Mitarbeiter jener Firma angezeigt, unter der Sie den Workflow erfassen.
In diesem Pflichtfeld müssen Sie einen Mitarbeiter definieren, der Verantwortlicher des Workflows ist bzw. als letzte Rückfallebene bei der Ermittlung des Sachbearbeiters für die Aufgabe dient, sollte durch den Workflow kein Mitarbeiter ermittelt werden können. Mit dem blauen Pfeil
vor diesem Feld können Sie die Mitarbeitersuche öffnen, in diesem Fenster werden Ihnen dann die Mitarbeiter jener Firma angezeigt, unter der Sie den Workflow erfassen. Hinweis
| Kommt diese Rückfallebene zur Anwendung, wird in den Aufgaben in der Spalte Workflow zusätzlich zum Workflowsymbol ein Rufzeichen  angezeigt. Dies dient als Hinweis für den Workflowverantwortlichen, dass die Mitarbeiterermittlung im Workflow nicht korrekt funktioniert hat und er sich diese ansehen soll. Diese Aufgaben können dann manuell an den zuständigen Sachbearbeiter delegiert werden. Bei diesem Vorgang wird das Rufzeichen beim Workflowsymbol wieder entfernt, weil die Aufgabe jetzt beim zuständigen Sachbearbeiter liegt und das Rufzeichen in diesem Fall verwirrend wäre. |
Firma CWF_PER_FIRMENNR
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der am Workflow hinterlegte Mitarbeiter geführt wird.
In diesem Feld wird die Nummer jener Firma angezeigt, unter der der am Workflow hinterlegte Mitarbeiter geführt wird.
Verantwortlicher Mitarbeiter CWF_PERSONENID
In diesem Feld wird die Personen-ID des am Workflow hinterlegten Mitarbeiters angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und Personen-Nr. z. B. MA2000395
In diesem Feld wird die Personen-ID des am Workflow hinterlegten Mitarbeiters angezeigt. Diese setzt sich zusammen aus Personenart, Personenkennung und Personen-Nr. z. B. MA2000395
Datenbesitzer für Ansehen CWF_SHOW_DOG
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieser Workflow kann dann nur von jenen Benutzern gesehen werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieser Workflow kann dann nur von jenen Benutzern gesehen werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.
Bezeichnung CWF_WORKFLOWBEZ
In diesem Feld können Sie die Bezeichnung des Workflows nach Ihren Wünschen eintragen.
In diesem Feld können Sie die Bezeichnung des Workflows nach Ihren Wünschen eintragen.
Workflownummer CWF_WORKFLOWNR
In diesem Feld können Sie dem Workflow eine Nummer zuteilen. Bei der Neuanlage eines Workflows wird Ihnen automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Sie können aber auch eine von Ihnen gewünschte Nummer für den Workflow vergeben.
In diesem Feld können Sie dem Workflow eine Nummer zuteilen. Bei der Neuanlage eines Workflows wird Ihnen automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Sie können aber auch eine von Ihnen gewünschte Nummer für den Workflow vergeben.
Workflowtyp CWF_WORKFLOWTYP
In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Typ des Workflows (CRM Workflow, DMS-Workflow ...) angeben. Anhand des Workflowtyps wird ermittelt, in welchem Programmteil Sie den Workflow später einsetzen können. Zum Beispiel muss ein Dokumentenworkflow mit dem Typ DMS-Workflow erfasst werden, damit dieser zu einem Dokument gestartet werden kann.
In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Typ des Workflows (CRM Workflow, DMS-Workflow ...) angeben. Anhand des Workflowtyps wird ermittelt, in welchem Programmteil Sie den Workflow später einsetzen können. Zum Beispiel muss ein Dokumentenworkflow mit dem Typ DMS-Workflow erfasst werden, damit dieser zu einem Dokument gestartet werden kann.