Diese Dokumentation zeigt Ihnen aus der Perspektive des jeweiligen Programmpakets, welche Vorteile der Einsatz eines Projekts bringt und wann dieser sinnvoll ist.

Ein Projekt fungiert als zentrale Ablage für alle Informationen, die für die Auftragsabwicklung eines Geschäftspartners erforderlich sind. Neben den spezifischen Projektfeldern lassen sich dabei zahlreiche weitere Funktionen und Daten nahtlos mit dem Projekt verknüpfen.

1. CRM

Im CRM dienen Projekte an verschiedenen Stellen als weitere Beschlagwortungs-/Differenzierungsoption:

Fristen (insbesondere in der Steuerberatung), Termine, Telefonate, Aufgaben, Leads und Events können mit Projekten verknüpft werden.
Dokumente können zugeordnet werden und je Projekt angezeigt werden.

Diese tiefe Integration ermöglicht die nahtlose Nutzung spezialisierter Programmfunktionen wie:

Projekt-Cockpit
Kunden-Cockpit
Projektkalender
Projekt-Navigator
Kontaktjournal

Auswertung von Daten

Über die Projektstatistik bieten Projekte eine fundierte Datenbasis zur Auswertung aller projektrelevanten Kennzahlen.

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2. LEA

Bezogen auf das Paket LEA beachten Sie bitte die Unterschiede, je nachdem, ob Sie die LEA in einer Kanzlei (LEA für STB) oder in einem Unternehmen (LEA für ERP) einsetzen.

2.1. LEA für ERP

Im Bereich der Wirtschaftskunden und Unternehmen wird in den meisten Fällen mit Projekten gearbeitet. Sobald in der Leistungserfassung z. B. ein Kostenträger benötigt wird, kann der Kostentyp direkt vom Projekt ermittelt und in die Kore übergeleitet werden (siehe LEA-KORE-Anbindung (aufwandsseitig)).

2.2. LEA für STB

Die Führung von Projekten in der LEA für Steuerberater bedeutet, dass für bestimmte oder alle "Aufträge" des Kunden an die eigene Firma anstatt der allgemeinen Möglichkeit, Leistungen nur auf bestimmte Tätigkeiten/Tätigkeitsgruppen und Bezugsjahre/-monate zu erfassen, wirklich ein konkretes Projekt geführt wird. Damit wird bei der Leistungserfassung zusätzlich zum Kunden eine weitere Differenzierungsebene angeboten.

Durch die Einführung anderer Pakete (BILANZ) können bereits Projekte vorhanden sein. Bei der Leistungserfassung wird paketübergreifend auf (auch bereits bestehende) Projekte zugegriffen. Der Wunsch nach einer Projekt-LEA entsteht demnach auch aus dem Gedanken, die Leistung z. B. dem korrekten, bereits existierenden Bilanzprojekt zuzuweisen.

Sind Leistungen mit Projektbezug erfasst, kann in weiterer Folge nach Projekten fakturiert und ausgewertet werden.

In der Regel ist eine LEA mit Projekten nur bei großen Kanzleien im Einsatz, denn die Einführung einer Projekt-LEA ist mit einem bestimmten Aufwand verbunden. Dieser Aufwand rechtfertigt sich vor allem dann, wenn die zukünftige Organisation der Projektführung, Leistungserfassung und -abrechnung dadurch gestrafft wird.

Sollte der Aufwand von Beratung, automatischer Projektanlage und zukünftiger manueller Projektstammdatenpflege in keinem Verhältnis zu dem zu erwartenden Nutzen stehen, wird von einer (auch teilweisen) Projektführung in der LEA abgeraten. Bei teilweiser Projektführung kann die Projekteingabe nicht durch Pflichtfelder erzwungen werden, daher werden die Mitarbeiter Projekte auch dann nicht konsequent erfassen, wenn es möglich und sinnvoll ist.

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3. FIBU/KORE

3.1. FIBU

In der FIBU gibt es in der Regel keinen gestalterischen Spielraum für den Einsatz von Projekten, da dieser systemseitig vorgegeben ist. Ein klassisches Beispiel ist die projektbezogene Vorsteuerkürzung, bei der die Nutzung von Projekten ohnehin zwingend erforderlich ist.

Zusätzlich bietet das Arbeiten mit Projekten in der FIBU Vorteile für diverse Abläufe:

ER-Kontrolle: Ermittlung des Freigabe-Mitarbeiters über Workflow (am Projekt mehr Felder als in KORE)
Teil-/Schlussrechnungen: Aus einem Projekt kann ein Teil-/Schlussrechnungsablauf erzeugt werden.
Buchen: Vereinfachung der Buchungen auf Kostendaten (Finanzbuchhaltung → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Kostenrechnung: Vorschlag Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich)
Dokumente (AR/ER): Auch auf Projekte im DMS (leichtere Auffindbarkeit)

3.2. KORE

In der Kore hingegen bieten Projekte strategische Vorteile. Ein wesentliches Motiv ist der Bedarf an erweiterten Stammdatenfeldern, die sich direkt im Kostenstamm gar nicht oder nur mit erheblichem Aufwand abbilden lassen. Ein weiterer Vorteil liegt in der vereinfachten Berechtigungssteuerung: Soll ein Benutzer lediglich Projekte anlegen dürfen, entfällt im Vergleich zum Kostenstamm die komplexe Konfiguration über Datenbesitzer.

Ein weiterer Vorteil ist die automatische Anlage von Kostentypen beim Erstellen eines Projektes mittels Kostentypenfindung. Detaillierte Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Dokument Kostentypenfindung.

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4. BILANZ/WP

Im Bereich der Bilanzierung werden Projekte gezielt im Zuge des Jahresabschlusses sowie für Wirtschaftsprüfungen verwendet. Diese dienen als Basis, um die entsprechenden Projektvorlagen zu hinterlegen und anzustoßen. Der Einsatz ist hierbei oft zwingend erforderlich: Einige essenzielle Kernfunktionen - wie beispielsweise Firmenbuchoffenlegungen - lassen sich ausschließlich über diese Projekte und die darin integrierten Checklisten starten.

Durch den BMD Abschluss-Navigator (Jahresabschluss mit erweiterter Funktionalität) werden Bilanzierungsaufgaben strukturiert und zuverlässig durchgeführt und durch den BMD Prüfungsnavigator wird das Arbeiten mit dem WP-Projekt systemunterstützt geführt und beinhaltet auch unterschiedliche Dokumentationsmöglichkeiten.

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5. WWS

Im Paket Warenwirtschaft (WWS) können Projekte an verschiedenen Stellen eingesetzt werden. Dabei können entweder Daten am Projekt hinterlegt werden, die in der Warenwirtschaft Verwendung finden, oder das Projekt stellt eine Art "Sammelnummer" dar, auf die alle relevanten Daten zugeordnet werden können. Unter anderem gibt es folgende Einsatzmöglichkeiten für Projekte in der Warenwirtschaft:

WWS-relevante Daten am Projekt
Am Projekt können WWS-relevanten Daten hinterlegt werden: z. B. Konditionen, Rechnungsschema, Kunde, Rechnungsempfänger, Rechnungsadresse, Lieferempfänger, Lieferadresse ...
Projektbezogene Preise, Rabatte und Aufschläge
Preise, Rabatte und Aufschläge können je Projekt geführt werden (Zuordnung von Preis- bzw. Rabatttabellen zu Projekten über das Preismanagement).
Bestellanlage
Bestellungen können zu einem Projekt zusammengefasst werden, indem am Bestellkopf das Projekt ausgewählt wird (Projektbezogenen Bestellungen). Gilt auch für Anfragen und Ankäufe.
Auftragserstellung
Aufträge können zu einem Projekt zusammengefasst werden, indem am Auftragskopf das Projekt ausgewählt wird. Gilt auch für Angebote. Die Projektnummer dient dabei als "Sammelnummer" (z. B. im Baugewerbe). Dokumente werden dann auch im Archiv unter dieser Projektnummer abgelegt (z. B. Prototypenbau). Zahlungskonditionen, Rechnungsschemen, Personen (Kunde, Rechnungsempfänger, Lieferempfänger), Adressen (Rechnungsadresse, Lieferadresse), Kontaktpersonen, Erlöskennzeichen etc. können vom Projekt auf den Auftrag übernommen werden. Sammellieferschein bzw. Sammelrechnung können je Projekt erstellt werden.
Import über die Auftragsvorerfassung
Aufträge können je Projekt getrennt erstellt werden.
Teil-/Anzahlungs- und Schlussrechnung
Das Rechnungsschema kann vom Projekt kommen: Übernahme Rechnungsschema von Projekt/Kunde/Erfkz auf Auftrag. Weiters kann bei den Rechnungsschemen eingestellt werden, dass die Projektnummer als Ablaufnummer verwendet werden soll.
Projekt-Chronik
Bei den Erfassungen (Angebot, Auftrag, Anfrage, Bestellung und Ankauf) kann eingestellt werden, dass nach der Auswahl des Projekts die Projekt-Chronik angezeigt wird.
Projekt-E-Mail-Adressen
Diese können z. B. für die Hinterlegung des Architekten verwendet werden, damit dieser jede Rechnung in CC bekommt.
Kostentypenfindung mit der Funktionsart "Hauptprojekt"
Am Projekt können Kostennummern hinterlegt werden, die dann über die Kostentypenfindung z. B. auf den Auftrag übernommen werden können.
Provisionen, Vertreterabrechnung
Provisionstabellen können je Projekt geführt werden (Zuordnung der Provisionstabellen zu Projekten über das Provisionsmanagement).
Verleih
Anlage von Projektlagern
Kasse
Am Bonkopf kann ein Projekt ausgewählt werden.
Projekt-Navigator
Im Projekt-Navigator gibt es einen eigenen Ordner "WWS", in dem viele Fenster bezogen auf das Projekt aufgerufen werden können. Ist z. B. ein Projekt auf den Aufträgen hinterlegt, können im Projekt-Navigator in Folge alle Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen zu dem Projekt angezeigt werden.
Projekt-Cockpit
Im Projekt-Cockpit stehen viele Bereiche der WWS zur Verfügung, um schnell einen Überblick zu einem Projekt zu erhalten.

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6. ZEIT

In der ZEIT ist der Einsatz von Projekten besonders in zwei Szenarien empfehlenswert:

Wenn direkt über die Zeitbuchung mehrere Dimensionen (wie Kostenstelle, Kostenträger oder Dimensionen) konsolidiert verbucht werden sollen.
Wenn für spätere Auswertungen eine zusätzliche Ebene benötigt wird.

Darüber hinaus vereinfacht die Projektnummer den Buchungsprozess: Sie dient als Filter und gibt steuernd vor, welche spezifischen Tätigkeiten überhaupt auf das jeweilige Projekt gebucht werden dürfen.

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7. PEP

Projekte im Paket PEP unterstützen die strukturierte Planung und Abwicklung von Aufträgen. Sie können sowohl für die Projektplanung als auch für die Personaleinsatzplanung genutzt werden. Dabei lassen sich Vorgänge/Einsätze planen und Ist-Daten erfassen. Die Planung hilft, geplante Arbeiten und verfügbare Mitarbeiter gegenüberzustellen, um die Auslastung zu bewerten und Optimierungen abzuleiten. Ob ein detaillierter Projektplan erforderlich ist, hängt von der Projektstruktur ab:

Mit Strukturbedarf: Der Projektplan dient dazu, Projekte übersichtlich in Pakete und Vorgänge zu strukturieren. Dabei werden Meilensteine sowie Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben dargestellt. So wird sichergestellt, dass alle Arbeitsschritte in einer klar definierten Reihenfolge und strukturiert abgearbeitet werden können.
Ohne Strukturbedarf: Es können auch mehrere unabhängige Einsätze einem Projekt zugeordnet werden, ohne hierarchische Gliederung.

Folgende Werkzeuge stehen Ihnen zur Verfügung, um die Arbeit mit Projekten zu unterstützen und den Überblick zu behalten:

Projektstakeholder: Erfassung Verwaltung aller am Projekt beteiligten oder interessierten Personen
Projektscorecard: Übersichtliche Bewertung und Steuerung des Projektfortschritts anhand definierter Kennzahlen
Projektrisikoanalyse: Identifikation, Bewertung und Überwachung möglicher Projektrisiken

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Siehe auch:

Strukturelle Eigenschaften von Projekten